được thành lập theoquy định của pháp luật và Điều lệ Công ty, được Công ty giao tài sản, tiền vốn để hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý đầu tư..., hạch toán độc lập hoặcphụ thuộc Cô
Trang 1CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP
Trang 2CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆN MÁY VÀ DỤNG CÔNG NGHIỆP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 467/QĐ-HĐQT-IMI ngày 28/12/2018
của Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp)
–––––––––––––––––––
Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 Điều khoản chung.
1 Công ty cổ phần Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp (sau đây gọi tắt là Côngty) được thành lập, tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp của nướcCộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Điều lệ tổ chức hoạt động của Côngty
2 Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế tự chủ về mặt tàichính, tự chịu trách nhiệm trong phạm vi Vốn điều lệ Công ty, có các quyền vànghĩa vụ dân sự theo quy định của pháp luật Công ty chịu sự kiểm tra, giámsát về mặt tài chính kế toán của Ban kiểm soát và các cơ quan quản lý Nhànước
3 Công ty được mở tài khoản giao dịch bằng đồng Việt Nam và bằng ngoại tệ tạicác Ngân hàng và Kho bạc Nhà nước Việt Nam;
4 Công ty có các đơn vị trực thuộc (gọi tắt là đơn vị):
a) Các Chi nhánh, Nhà máy sản xuất, Ban quản lý dự án được thành lập theoquy định của pháp luật và Điều lệ Công ty, được Công ty giao tài sản, tiền vốn
để hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý đầu tư , hạch toán độc lập hoặcphụ thuộc Công ty (có con dấu, tài khoản riêng), không có tư cách pháp nhântheo luật pháp Việt Nam
b) Các Tổ chức khoa học và công nghệ trực thuộc: Trung tâm nghiên cứu, pháttriển công nghệ; Viện nghiên cứu được thành lập và được cấp Giấy chứngnhận hoạt động KH&CN theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty ; đượcCông ty giao tài sản, tiền vốn để hoạt động nghiên cứu khoa học, nghiên cứutriển khai và phát triển công nghệ, có con dấu, tài khoản riêng (không thuộccác loại hình doanh nghiệp theo quy định);
c) Công ty TNHH 1TV do Viên IMI nắm giữ 100% vốn điều lệ ;
d) Các đơn vị khác theo quyết định của HĐQT và phù hợp quy định hiện hành
5 Công ty giữ vai trò trung tâm chi phối và liên kết các hoạt động của các đơn vịnhằm đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học
và đào tạo
Trang 36 Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm quản lý tốt tài sản, vật tư, tiền vốn được giao và chịu trách nhiệm bồi hoàn thiệt hại nếu làm thất thoát.
7 Các đơn vị chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính kế toán, chịu sự chỉđạo, quản lý, điều hành, kiểm tra giám sát của Công ty, Ban kiểm soát và các
cơ quan quản lý Nhà nước về các hoạt động tài chính của đơn vị theo quy địnhtại Điều lệ của Công ty, các quy định cụ thể của Công ty và của các cơ quanNhà nước Đồng thời thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo của các cơ quanquản lý Nhà nước, Ban kiểm soát và Công ty
Điều 2 Đối tượng áp dụng và phạm vi điều chỉnh.
1 Quy chế được áp dụng trong nội bộ Công ty cổ phần Viện Máy và Dụng cụcông nghiệp Đối tượng thi hành Quy chế tài chính là Công ty, các đơn vị trựcthuộc, toàn thể người lao động trong Công ty và người đại diện phần vốn đầu
tư của Công ty tại các doanh nghiệp khác
2 Quy chế tài chính được ban hành nhằm cụ thể hóa những nguyên tắc về quản
lý tài chính trong Điều lệ của Công ty, xây dựng các quy định cụ thể, xác lậpmối quan hệ điều hành tài chính về quyền hạn trách nhiệm của Hội đồng quảntrị, Tổng Giám đốc Công ty và các Giám đốc đơn vị
3 Quy chế này quy định phương thức quản lý tài chính của Công ty và quản lý vốn góp của Công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác
4 Mọi hoạt động tài chính, kế toán của Công ty đều thuộc phạm vi điều chỉnhcủa Quy chế này, trong trường hợp Quy chế này không có các quy định tươngứng thì sẽ áp dụng các quy định pháp luật hiện hành
Điều 3 Nguyên tắc quản lý tài chính.
1 Công ty thực hiện theo các quy định về quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước và Điều lệ của Công ty
2 Công ty thực hiện theo nguyên tắc quản lý tài chính tập trung, tự chủ và có sự
ủy quyền phân cấp cho các đơn vị trực thuộc phù hợp với các quy định củapháp luật, của Điều lệ Công ty và của Quy chế này Công ty có trách nhiệmquản lý, bảo toàn và phát triển các nguồn vốn kinh doanh
3 Công ty chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính của các cơ quan quản lýNhà nước, Ban kiểm soát theo quy định pháp luật, nội dung quy định trongĐiều lệ của Công ty và Quy chế này
Điều 4 Quyền quản lý tài chính của Công ty.
1 Sử dụng vốn của Công ty để phục vụ các nhu cầu về đầu tư phát triển, sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn vốn và sinh lời
2 Nhượng bán hoặc cho thuê những tài sản không còn phù hợp với điều kiện sảnxuất kinh doanh hoặc chưa sử dụng hết công suất và thanh lý tài sản đã hết giátrị sử dụng
3 Phát hành và chuyển nhượng cổ phần, trái phiếu theo quy định của pháp luật.Được cầm cố, thế chấp các tài sản, giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tàisản trên đất thuộc quyền quản lý của Công ty theo quy định của pháp luật
Trang 44 Quyết định và phân phối phần lợi nhuận còn lại cho các cổ đông sau khi đãthực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước; lập và sử dụng các quỹ theo quyđịnh của pháp luật, Điều lệ của Công ty.
5 Công ty trực tiếp vay vốn ngân hàng và các tổ chức tín dụng, có quyền sửdụng ngoại tệ thu được theo chế độ quản lý ngoại hối hiện hành của Nhà nước
6 Công ty có các quyền khác về tài chính theo Điều lệ của Công ty và theo quy định của pháp luật có liên quan
7 Công ty thực hiện quyền quản lý tài chính bằng việc kiểm tra, giám sát cáchoạt động tài chính trong toàn Công ty trong việc tuân thủ các quy định củaQuy chế này
8 Công ty có quyền thay đổi cơ cấu vốn, tài sản phù hợp với phương án sản xuấtkinh doanh được Công ty phê duyệt
9 Mọi hành vi gây tổn thất về vốn; thiệt hại, hư hỏng tài sản hoặc sử dụng vốntài sản sai mục đích, đối tượng gây thiệt hại phải chịu trách nhiệm vật chất trừtrường hợp bất khả kháng và các trường hợp khác do Hội đồng quản trị quyếtđịnh
Điều 5 Nghĩa vụ quản lý tài chính của Công ty.
1 Thực hiện đúng chế độ về quản lý vốn, tài sản, phân chia các quỹ, hạch toán,thống kê, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do pháp luật và Điều lệ củaCông ty quy định; chịu trách nhiệm về tính chính xác của các báo cáo tàichính của Công ty
2 Bảo toàn và phát triển vốn
3 Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hàng năm theo quy định tại Điều lệ của Công ty và các quy định của pháp luật có liên quan
4 Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ của Công ty
và Quy chế này
Chương II QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN
Điều 6 Vốn điều lệ.
1 Vốn điều lệ được quy định cụ thể tại Điều 14 Điều lệ của Công ty
2 Vốn điều lệ của Công ty phải được quản lý, hạch toán theo Điều lệ Công ty vàquy định của pháp luật, cụ thể:
- Số tiền, hình thức và thời gian góp vốn của các cổ đông phải được phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời trong sổ cổ đông của Công ty
- Toàn bộ số vốn góp của các cổ đông phải được xác nhận bằng sổ cổ đông cóchữ ký của người đại diện theo pháp luật của Công ty và được đóng dấucủa Công ty
- Số vốn góp phải được hạch toán kịp thời và theo dõi trên sổ sách kế toán của Công ty
Điều 7 Quản lý nguồn vốn và quỹ.
Trang 51 Công ty quản lý các nguồn vốn và quỹ tập trung, Công ty và các đơn vị đượctoàn quyền sử dụng các nguồn vốn và quỹ đang quản lý vào các hoạt động củaCông ty và đơn vị theo nguyên tắc bảo toàn vốn, đúng mục đích và có hiệuquả.
2 Công ty và các đơn vị chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông, Hội đồngquản trị về bảo toàn và phát triển vốn; đảm bảo quyền lợi của những người cóliên quan và người lao động thuộc Công ty, đơn vị
3 Trường hợp Công ty, đơn vị sử dụng nguồn vốn và quỹ đang quản lý vào cácmục đích ngoài quy định thì phải được Hội đồng quản trị xem xét quyết địnhtrên cơ sở Tờ trình của Tổng Giám đốc, đề nghị của Giám đốc đơn vị và phảituân thủ nguyên tắc hoàn trả Nếu sử dụng vốn và quỹ để đầu tư xây dựng cơbản thì phải tuân theo quy định của Nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng cơbản
Điều 8 Bảo toàn vốn.
Công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn của các cổ đông Công ty bằng các biện pháp sau đây:
- Thực hiện đúng chế độ quản lý sử dụng vốn, tài sản, phân phối lợi nhuận,chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước,Điều lệ Công ty và Quy chế này
- Tìm mọi biện pháp trong sản xuất kinh doanh, đầu tư, hoạt động tài chính
để sử dụng đồng vốn có hiệu quả nhất
- Mua bảo hiểm tài sản (nếu cần) theo quy định của pháp luật để bù đắp cho những rủi ro bất khả kháng
- Xử lý kịp thời giá trị tài sản tổn thất theo Điều 18 và các khoản nợ không
có khả năng thu hồi theo Điều 21 của Quy chế này; thực hiện trích lập cáckhoản dự phòng rủi ro theo quy định của Bộ Tài chính
- Các biện pháp khác về bảo toàn vốn theo quy định của pháp luật
Điều 9 Huy động vốn.
1 Công ty được huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theoquy định của pháp luật để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảohiệu quả sử dụng vốn huy động, hoàn trả đầy đủ gốc và lãi vay theo cam kết
2 Việc huy động vốn của các tổ chức và cá nhân nước ngoài theo quy định của Chính phủ về quản lý nợ vay nước ngoài
3 Hình thức huy động vốn là phát hành trái phiếu, vay vốn, hợp tác kinh doanh
và các hình thức huy động khác theo quy định của pháp luật Việc huy độngvốn không được làm thay đổi hình thức sở hữu của Công ty
- Phát hành trái phiếu:
+ Trong trường hợp cần thiết phải huy động thêm vốn kinh doanh, Công
ty được phát hành trái phiếu để huy động vốn Mọi thủ tục phát hànhphải tuân thủ đúng pháp luật và Điều lệ của Công ty
- Vay vốn:
Trang 6+ Công ty được vay vốn của ngân hàng, của các tổ chức tài chính trong
và ngoài nước và các phương thức khác theo quy định của pháp luật.Công ty được quyền sử dụng vốn này và có trách nhiệm hoàn trả đúnghạn cả vốn và lãi Công ty phải chấp hành và tôn trọng các giới hạnkhống chế về mức huy động, dự trữ tối thiểu bắt buộc và biện phápđảm bảo an toàn về vốn
+ Trường hợp vay vốn của cá nhân, pháp nhân không phải là tổ chức tíndụng, Công ty được vay với mức lãi suất không quá 1,5 lần mức lãisuất cho vay cùng thời điểm của ngân hàng thương mại có quan hệgiao dịch với Công ty
- Hình thức huy động khác:
+ Công ty được tiếp nhận vốn đầu tư và phát triển của các cá nhân và tổchức trong và ngoài nước và các loại vốn khác theo đúng pháp luậthiện hành để bổ sung vốn cho hoạt động của Công ty
+ Công ty được quyền huy động vốn thông qua hình thức thuê tài chính
để đầu tư tài sản cố định, với điều kiện mức lãi suất không cao hơnmức lãi suất cho vay cùng thời điểm của ngân hàng thương mại cóquan hệ giao dịch với Công ty Việc thuê tài chính phải tuân thủ đúngpháp luật và Điều lệ của Công ty
4 Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị chủ trương vay vốn, kế hoạch, hạnmức vay vốn hàng năm phục vụ nhu cầu đầu tư phát triển, sản xuất kinh doanhcủa Công ty
5 Tổng Giám đốc quyết định hợp đồng vay vốn có giá trị đến dưới 35% tổng giátrị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty Các trường hợpvay vốn khác cần phải có sự chấp thuận của Hội đồng quản trị
Điều 10 Đầu tư vốn ra ngoài Công ty.
1 Công ty được quyền sử dụng vốn, tài sản thuộc quyền quản lý của Công ty đểđầu tư ra ngoài Công ty, việc đầu tư ra ngoài Công ty có liên quan đến đất đaiphải tuân thủ các quy định của pháp luật về đất đai Việc đầu tư ra ngoài Công
ty phải tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo nguyên tắc có hiệuquả, bảo toàn và phát triển vốn, tăng thu nhập và không làm ảnh hưởng đếnmục tiêu hoạt động của Công ty
2 Các hình thức đầu tư ra ngoài Công ty:
- Góp vốn để thành lập công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công tyhợp danh, công ty liên doanh, góp vốn hợp đồng hợp tác kinh doanh khônghình thành pháp nhân mới;
- Mua cổ phần hoặc góp vốn tại các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữuhạn, công ty liên doanh, công ty hợp danh;
- Mua lại một Công ty khác;
- Mua công trái, trái phiếu;
- Các hình thức đầu tư khác theo quy định của pháp luật
3 Hội đồng quản trị có quyền quyết định, phê duyệt các phương án, dự án đầu tưvốn ra ngoài Công ty, trừ trường hợp khoản đầu tư có giá trị từ 35% trở lên
Trang 7tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty thì phải được Đại hội đồng cổ đông phê duyệt.
Chương III THẨM QUYỀN QUYẾT ĐỊNH VÀ KÝ KẾT
CÁC HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Điều 11 Quy định về ký kết các hợp đồng kinh tế.
1 Tổng Giám đốc là người đại diện hợp pháp để ký các hợp đồng mua, bán, vay,cho vay, cung cấp dịch vụ, hàng hóa và hợp đồng khác của Công ty Trườnghợp cần thiết, Tổng Giám đốc có thể ủy quyền cho người khác ký hợp đồngkinh tế và chịu trách nhiệm trước pháp luật, HĐQT về việc ủy quyền củamình
2 Giám đốc đơn vị trực thuộc nêu tại Khoản 4 Điều 1 Quy chế này được ký kếtcác hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh theo quy định tạiĐiều lệ hoặc Quy chế hoạt động của đơn vị trực thuộc phù hợp quy định phápluật
Điều 12 Thẩm quyền quyết định các hợp đồng kinh tế.
1 Tổng Giám đốc được quyền quyết định các hợp đồng mua, bán, vay, cho vay,cung cấp dịch vụ, hàng hóa và hợp đồng khác có giá trị đến dưới 35% tổnggiá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty Cáctrường hợp khác Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt hợp đồngtrước khi ký
2 Trường hợp hợp đồng mua, bán tài sản của Công ty và/hoặc tại đơn vị trực thuộc phải tuân thủ quy định pháp luật, Điều lệ Công ty và Quy chế này
3 Ngoài các quy định trên, một số loại hợp đồng phải có sự chấp thuận của Hộiđồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông Công ty theo quy định tại khoản 2, Điều
30 Điều lệ của Công ty
Chương IV QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÔNG TY
- Thẩm quyền phê duyệt mua sắm, đầu tư xây dựng mới, cải tạo mở rộng tài sản cố định:
Trang 8+ Hội đồng quản trị có quyền quyết định, phê duyệt giá trị đầu tư đến dưới35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất củaCông ty Trường hợp giá trị đầu tư bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tàisản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty phải được Đạihội đồng cổ đông phê duyệt.
+ Tổng Giám đốc được quyết định, phê duyệt giá trị đầu tư, mua sắm tài sản cố định từ một (01) tỷ đồng trở xuống
Điều 14 Cho thuê, cầm cố, thế chấp tài sản.
1 Công ty có quyền cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản của Công ty theo nguyêntắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn Việc sử dụng tài sản để cho thuê,thế chấp, cầm cố phải tuân theo đúng các quy định của Nhà nước, cụ thể :
- Đối với tài sản cho thuê hoạt động, Công ty phải trích khấu hao, mức trích khấu hao do Tổng Giám đốc quyết định theo quy định của Bộ Tài chính
- Công ty được đem tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng để cầm cố, thếchấp vay vốn hoặc bảo lãnh tại các tổ chức tín dụng theo đúng trình tự, thủtục quy định của pháp luật
- Trường hợp những tài sản nhận cầm cố, nhận thế chấp của các tổ chức, cánhân, doanh nghiệp khác đã quá hạn theo cam kết thì được xử lý theo quyđịnh pháp luật
- Tài sản đem cầm cố, thế chấp phải có chứng từ, tài liệu chứng minh, tổng hợp và giải trình trong báo cáo tài chính hàng năm
2 Phân cấp thẩm quyền quyết định việc sử dụng tài sản để cho thuê; để cầm cố,thế chấp nhằm huy động vốn phục vụ mục tiêu sản xuất kinh doanh thực hiệntheo phân cấp thẩm quyền phê duyệt hợp đồng vay vốn nêu tại Điều 9 Quychế này
Điều 15 Khấu hao tài sản cố định.
1 Tất cả tài sản cố định hiện có của Công ty, của đơn vị đều phải trích khấu hao,gồm cả tài sản cố định không cần dùng, chờ thanh lý, trừ những tài sản cốđịnh thuộc công trình phúc lợi công cộng Đối với các tài sản cố định đã khấuhao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thìkhông phải trích khấu hao nữa
2 Tổng Giám đốc Công ty, Giám đốc đơn vị quy định thời gian trích khấu hao
cụ thể cho từng tài sản theo quy định của Bộ Tài chính về thời gian sử dụngtối thiểu, tối đa cho từng loại tài sản Khấu hao tài sản cố định dựa trên nguyêntắc khấu hao nhanh để thu hồi vốn để tái đầu tư, thay đổi công nghệ
3 Chi phí khấu hao tài sản cố định được hạch toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
4 Đối với những tài sản cố định chưa khấu hao hết đã hư hỏng, mất mát phải xácđịnh nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý, bồi thường theoquy định tại Điều 16 Quy chế này Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sảnvới tiền bồi thường và giá trị thu hồi được hạch toán vào chi phí khác củaCông ty
Trang 9Điều 16 Thanh lý, nhượng bán tài sản và các khoản đầu tư dài hạn.
1 Công ty chủ động nhượng bán, thanh lý để thu hồi vốn đối với tài sản lạc hậu
kỹ thuật, tài sản hư hỏng không phục hồi được, tài sản đã hết thời gian sửdụng, tài sản không có nhu cầu sử dụng hoặc không sử dụng được và cáckhoản đầu tư dài hạn không có nhu cầu tiếp tục đầu tư;
2 Khi nhượng bán, thanh lý tài sản, vật tư phải lập Hội đồng thanh lý để xácđịnh tình trạng kỹ thuật và giá trị, thông báo rộng rãi việc bán tài sản và tổchức bán đấu giá công khai theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật
về bán đấu giá tài sản (khi thấy cần thiết)
3 Phụ tùng, phế liệu thu hồi được từ tài sản thanh lý nếu được sử dụng cho sảnxuất kinh doanh, Công ty phải tổ chức đánh giá lại giá trị Tổng Giám đốcquyết định giá trị tài sản thu hồi
4 Hạch toán nguyên giá, giá trị còn lại và chi phí thanh lý nhượng bán tài sản phải tuân thủ chế độ kế toán hiện hành
5 Tổng Giám đốc quyết định nhượng bán, thanh lý đối với những tài sản lànguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ; tài sản cố định (trừ tài sản cố định là bấtđộng sản) có giá trị còn lại từ một (01) tỷ đồng trở xuống Trường hợp nhượngbán, thanh lý tài sản cố định khác và các khoản đầu tư dài hạn, Tổng Giám đốcphải trình Hội đồng quản trị phê duyệt Trường hợp nhượng bán, thanh lý tàisản cố định và các khoản đầu tư dài hạn có giá trị còn lại bằng hoặc lớn hơn35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công tythì phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua
Điều 17 Kiểm kê tài sản.
1 Công ty, đơn vị phải tổ chức kiểm kê, xác định số lượng tài sản (tài sản cốđịnh và đầu tư dài hạn, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn), đối chiếu cáckhoản công nợ phải trả, phải thu khi khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chínhnăm
2 Việc kiểm kê, đối chiếu xác định số lượng, chất lượng tài sản được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Kiểm kê, đối chiếu định kỳ hàng năm ít nhất một lần (vào ngày 31/12 hàng năm)
- Theo yêu cầu của Hội đồng quản trị Công ty, Ban kiểm soát
- Kiểm kê để thực hiện chia tách, sát nhập, hợp nhất, chuyển đổi chủ sở hữu
- Kiểm kê theo yêu cầu của các cơ quan chức năng Nhà nước
3 Khi tiến hành kiểm kê Tổng Giám đốc, Giám đốc các đơn vị phải thành lậpBan kiểm kê tài sản để xác định chính xác số lượng, chất lượng các tài sảnđó
4 Đối với tài sản thừa, thiếu, không thu hồi được, nợ quá hạn cần xác định rõnguyên nhân, trách nhiệm của những người có liên quan và xác định mức bồithường vật chất theo đúng quy định của Công ty và pháp luật hiện hành
Điều 18 Xử lý tổn thất tài sản.
Trang 101 Khi xảy ra tổn thất tài sản (mất mát, thiếu hụt, hư hỏng, kém phẩm chất, làmgiảm giá trị của tài sản) Công ty phải tiến hành xác định nguyên nhân, mức độtổn thất, quy trách nhiệm và lập phương án xử lý theo các nguyên tắc sau:
- Đối với những tổn thất do nguyên nhân chủ quan thì cá nhân, tập thể gây ra tổn thất phải bồi thường;
- Tài sản đã mua bảo hiểm nếu tổn thất thì xử lý theo hợp đồng bảo hiểm;
- Giá trị tài sản tổn thất sau khi đã bù đắp bằng tiền bồi thường của cá nhân,tập thể, của tổ chức bảo hiểm, nếu thiếu được bù đắp từ khoản dự phòng.Trường hợp các khoản dự phòng không đủ bù đắp thì phần thiếu được hạchtoán vào chi phí trong kỳ
2 Những trường hợp đặc biệt do thiên tai hoặc do nguyên nhân bất khả khánggây thiệt hại nghiêm trọng, Công ty không thể tự khắc phục được thì Công typhải lập phương án xử lý tổn thất trình Đại hội đồng cổ đông và cơ quan cóthẩm quyền
3 Công ty có trách nhiệm xử lý kịp thời các khoản tổn thất tài sản, trường hợp
để các khoản tổn thất tài sản không được xử lý, Tổng Giám đốc chịu tráchnhiệm trước cổ đông như trường hợp báo cáo không trung thực tình hình tàichính doanh nghiệp
4 Phân cấp xử lý tổn thất tài sản:
- Hội đồng quản trị quyết định mức bồi thường tổn thất về tài sản với mức độtổn thất của một vụ việc với giá trị bằng hoặc lớn hơn 100 triệu đồng saukhi đã được bồi thường từ các tổ chức bảo hiểm (nếu có) và tự chịu tráchnhiệm về quyết định của mình
- Tổng Giám đốc quyết định mức bồi thường tổn thất về tài sản với mức độtổn thất của một vụ việc với giá trị nhỏ hơn 100 triệu đồng sau khi đã đượcbồi thường từ các tổ chức bảo hiểm (nếu có) và tự chịu trách nhiệm vềquyết định của mình
Điều 19 Đánh giá lại giá trị tài sản.
- Công ty thực hiện đánh giá lại giá trị tài sản trong những trường hợp sau:+ Theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
+ Thực hiện chuyển đổi hình thức sở hữu Công ty;
+ Dùng tài sản để đầu tư ra ngoài Công ty;
+ Các trường hợp khác theo quy định
- Việc kiểm kê, đánh giá lại giá trị tài sản và hạch toán chênh lệch tăng hoặcgiảm giá trị tài sản do đánh giá lại phải theo đúng các quy định hiện hànhcủa Nhà nước
Điều 20 Quản lý hàng tồn kho.
1 Hàng tồn kho là hàng hoá mua về để bán còn tồn kho, nguyên liệu, vật liệu,công cụ, dụng cụ tồn kho hoặc đã mua đang đi trên đường, sản phẩm dở dangtrong quá trình sản xuất, sản phẩm hoàn thành nhưng chưa nhập kho, thànhphẩm tồn kho, thành phẩm đang gửi bán và hàng hóa tại kho người bán chưanhận về kho
Trang 112 Công ty có trách nhiệm kiểm tra, xử lý ngay những hàng hoá tồn kho kémphẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển để thu hồi vốn Nguyên tắc xử lý vàphân cấp quyết định mức bồi thường thực hiện theo Điều 18 Quy chế này.
3 Giá hàng hóa tồn kho được xác định theo giá gốc bao gồm: giá mua, chi phínghiên cứu, thiết kế, chế tạo và các chi phí khác liên quan như chi phí vậnchuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu (nếucó) để đưa hàng hóa tồn kho về địa điểm và trạng thái hiện tại Cuối kỳ kếtoán, khi giá gốc hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thểthực hiện được thì Công ty, đơn vị phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồnkho theo quy định hiện hành
Điều 21 Quản lý các khoản nợ phải thu.
1 Công ty, đơn vị tổ chức quản lý nợ phải thu khó đòi theo các quy định củapháp luật hiện hành về quản lý, xử lý nợ tồn đọng, mở sổ theo dõi các khoản
nợ theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luânchuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đối chiếu công nợ, đônđốc thu hồi nợ
2 Công ty, đơn vị được quyền bán các khoản nợ phải thu để thu hồi vốn theoquy định của pháp luật, gồm cả khoản nợ phải thu trong hạn, nợ phải thu khóđòi, nợ phải thu không đòi được Giá bán các khoản nợ do hai bên thoả thuận
3 Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trênhợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng đốitượng thiếu nợ khó có khả năng thanh toán Công ty, đơn vị phải trích lập quỹ
dự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định hiện hành
4 Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, Công ty có trách nhiệm xử
lý Số nợ không có khả năng thu hồi được sau khi trừ tiền bồi thường của cánhân, tập thể có liên quan được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khóđòi, nếu còn thiếu thì hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty,đơn vị
5 Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và cổ đông về cáckhoản nợ phải thu của Công ty, đơn vị Khi ký hợp đồng phải tính toán khảnăng thanh toán, thời hạn thanh toán và hiệu quả kinh tế của từng hợp đồng
6 Các tổn thất do không thu hồi nợ kịp thời, đầy đủ, do nguyên nhân chủ quangây ra, cá nhân, tập thể liên quan vi phạm phải bồi thường Nguyên tắc xử lý
và phân cấp quyết định mức bồi thường thực hiện theo Điều 18 Quy chế này
7 Xử lý các khoản nợ khó đòi phải có đủ căn cứ tài liệu chứng minh, tổng hợp
và giải trình trong báo cáo tài chính hàng năm Số công nợ thực sự không đòiđược đã được xử lý, kế toán phải tiếp tục theo dõi để khi thu được nợ phảihạch toán vào thu nhập của Công ty, đơn vị
Điều 22 Quản lý các khoản nợ phải trả.
1 Công ty, đơn vị có trách nhiệm mở sổ sách theo dõi, hạch toán đầy đủ các khoản nợ phải trả theo từng đối tượng nợ, đối chiếu công nợ theo quy định
Trang 122 Thanh toán các khoản nợ phải trả theo đúng thời hạn đã cam kết; thườngxuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả năng thanh toán nợ; phát hiện sớmtình hình khó khăn trong thanh toán nợ để có giải pháp khắc phục kịp thời,không để phát sinh các khoản nợ quá hạn.
Điều 23 Công nợ tạm ứng.
1 Tạm ứng là việc ứng trước một khoản tiền cho cán bộ công nhân viên nhằmgiải quyết các công việc phát sinh thường xuyên hoặc giải quyết một vụ việc
cụ thể nào đó đã được Lãnh đạo Công ty, đơn vị phê duyệt
2 Bộ phận, cá nhân tạm ứng chỉ được chi tiêu tiền đã tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt
3 Đối với khoản tạm ứng mang tính chất thường xuyên như: chi phí nhiên liệucho xe, vé cầu, phà, chi phí điện, nước, hoa tươi, trà nước tiếp khách, vănphòng phẩm, Định kỳ hoặc sau khi có chứng từ các khoản chi thực tế đãphát sinh, cá nhân (bộ phận) tạm ứng tiền lập Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
để thanh toán số tiền đã chi
4 Đối với khoản tạm ứng cho một công việc cụ thể, căn cứ dự toán được duyệthoặc từng công việc phát sinh đã được Lãnh đạo Công ty, đơn vị đồng ý, cánhân (bộ phận) thực hiện tiến hành các thủ tục tạm ứng tiền Sau khi công việc
đã hoàn tất, chậm nhất là 30 ngày cá nhân (bộ phận) đã tạm ứng phải làm thủtục thanh quyết toán tạm ứng
5 Thủ tục tạm ứng: người thực hiện lập Giấy đề nghị tạm ứng theo đúng biểumẫu quy định của Bộ Tài chính, có ký xác nhận của phụ trách bộ phận kèmtheo các tài liệu liên quan gửi về phòng kế toán kiểm tra, kiểm soát tính hợppháp, hợp lệ của chứng từ Kế toán trưởng, phụ trách kế toán đơn vị ký vàtrình Lãnh đạo Công ty, đơn vị ký duyệt, gửi lại phòng kế toán mới có giá trịthực hiện
6 Kế toán quản lý công nợ tạm ứng có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, đôn đốc thanh toán các khoản công nợ tạm ứng
7 Các đối tượng có biểu hiện dây dưa công nợ thì phải giải quyết dứt điểm công
nợ cũ mới được tiếp tục tạm ứng mới Trường hợp dây dưa công nợ phòng kếtoán không xử lý được, phải báo cáo Lãnh đạo Công ty, đơn vị để xử lý
8 Trường hợp phát hiện người tạm ứng chiếm đoạt tiền tạm ứng, phòng kế toán phải báo ngay cho Lãnh đạo Công ty, đơn vị để xử lý kịp thời
Điều 24 Quản lý tiền mặt tại quỹ.
1 Công ty khuyến khích sử dụng phương thức thanh toán qua Ngân hàng nhằmhạn chế sử dụng tiền mặt Việc thu, chi bằng tiền mặt phải đúng đối tượng vàphải lập phiếu thu, phiếu chi Mọi khoản thanh toán bằng tiền mặt trên 10 triệuđồng phải có báo cáo của cá nhân (bộ phận) thực hiện và được Lãnh đạo Công
ty, đơn vị chấp thuận Không thanh toán bằng tiền mặt với các khoản chi trên
20 triệu đồng (trừ tiền lương, thưởng, công tác phí, trợ cấp, phụ cấp khác).Nghiêm cấm hành vi thủ quỹ chi tiền mặt khi chưa có phiếu chi
Trang 132 Cá nhân (bộ phận) nhận tiền mặt từ khách hàng (nếu có) phải nộp vào phòng
kế toán Công ty/đơn vị ngay sau khi thu tiền về Mọi sự chậm trễ và các phátsinh do người nhận tiền gây ra sẽ bị xử lý theo quy định
3 Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt tại quỹ Két đựngtiền phải để tại nơi an toàn, đảm bảo phòng cháy chữa cháy tốt, tránh ẩm mốc,nước tràn, Khi tiền mặt tồn quỹ bị mất trộm, phòng kế toán Công ty/đơn vịphải lập ngay biên bản đồng thời báo cáo với Lãnh đạo Công ty, đơn vị để xửlý
4 Phòng kế toán Công ty/đơn vị phải tiến hành kiểm quỹ tiền mặt đột xuất ít nhất một lần hàng tháng
5 Khi kết thúc tháng, quý, năm, thủ quỹ phải tiến hành kiểm quỹ tiền mặt, lập biên bản và đối chiếu số liệu giữa thực tế và sổ sách
Điều 25 Quản lý tiền gửi ngân hàng.
1 Công ty, đơn vị được phép chủ động mở một hay nhiều tài khoản giao dịch tạicác ngân hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty,đơn vị
2 Công ty, đơn vị phải chịu trách nhiệm về việc mở tài khoản giao dịch tại ngânhàng Trước khi mở tài khoản, Công ty, đơn vị phải đánh giá khả năng quản lýcủa mình, đồng thời xem xét để lựa chọn ngân hàng có khả năng đáp ứng tốtnhu cầu giao dịch và bảo toàn tiền gửi cho Công ty, đơn vị
Chương V QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Điều 26 Quản lý doanh thu và thu nhập khác.
1 Doanh thu và thu nhập khác của Công ty bao gồm: doanh thu từ hoạt độngkinh doanh thông thường, doanh thu từ hoạt động tài chính và thu nhập hợppháp khác
a) Doanh thu hoạt động kinh doanh thông thường là toàn bộ số tiền phải thu phát sinh trong kỳ từ việc :
- Doanh thu từ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ của Công ty
- Doanh thu từ hoạt động hợp tác kinh doanh, khai thác sử dụng cơ sở hạ tầng, đất đai và các tài sản gắn liền trên đất theo quy định;
- Doanh thu hoạt động kinh doanh khác
b) Doanh thu từ hoạt động tài chính bao gồm: các khoản thu phát sinh từ tiền lãicho vay, lãi tiền gửi, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, lãi đầu tư trái phiếu, tínphiếu, chiết khấu thanh toán được hưởng do mua hàng hóa, dịch vụ; cổ tức,lợi nhuận được chia từ việc đầu tư ra ngoài Công ty; thu nhập về hoạt độngđầu tư mua, bán chứng khoán ngắn hạn, dài hạn; lãi chuyển nhượng vốn khithanh lý các khoản vốn góp liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết, công tycon và đầu tư vốn khác; lãi tỷ giá hối đoái, gồm cả lãi do bán ngoại tệ; cáckhoản doanh thu hoạt động tài chính khác