Thực hành soạn thảo văn bản nâng cao

- Thiết lập các định dạng tạo Style mới Ở phía dưới hộp thoại, bạn có thể chọn để thêm vào từ Quick Styles List hoặc chỉ áp dụng nó trong tài liệu này.. Thiết kế bảng biểu và cài làm mẫu

Bài 1 MICROSOFT WORD 2010 1.1 Thực hành soạn thảo văn bản nâng cao

1.1.1 Tạo Tab làm việc

Một trong những công cụ được sử dụng nhiều trong Word để trình bày văn bản đẹp và thẳng hàng là việc sử dụng các điểm dừng tab (Tab Stops)

Cài đặt điểm dừng tab (Tab Stops):

Để việc cài đặt các điểm dừng tab một cách thuận tiện nhất các bạn nên hiển thị thanh thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách vào thẻ View tại nhóm Show kích chọn vào ô vuông phía trước Ruler như hình minh họa sau:

Word hỗ trợ các loại tab như sau:

 Tab trái: đặt vị trí bắt đầu của văn bản mà khi nhập liệu văn bản sẽ chạy qua bên phải

 Tab giữa: đặt vị trí chính giữa của văn bản khi nhập liệu văn bản sẽ tự động được canh giữa so với vị trí đặt tab

 Tab phải: đặt vị trí bắt đẩu của văn bản mà khi nhập liệu văn bản sẽ chạy qua bên trái

 Tab thập phân: đặt vị trí ở đó là nơi phân tách phần nguyên và phần thập phân

 Tab đường kẻ thẳng đứng (Bar tab): đặt vị trí tại đó sẽ chèn một thanh thẳng đứng

 Thụt lề dòng đầu tiên: Đặt vị trí dòng đầu tiên của đoạn văn bản bắt đầu hiển thị

 Thụt lề các dòng khác dòng đầu của đoạn: Đặt vị trí các dòng khác dòng đầu tiên hiển thị

Khi đặt các điểm dừng tab trên thanh thước ngang nếu không thể xác định chính xác vị trị trên thanh thước ngang chi kích chuột lên thanh thước ngang, bạn có thể sử dụng hộp thoại Tabs bằng cách nhấn đúp chuột vào một vị trí bất kỳ trên thanh thước ngang để mở hộp thoại

Xóa các tab dừng: Để xóa một tab trên thanh thước ngang các bạn kích chuột vào tab

đó, giữ nguyên chuột và kéo tab đó ra khỏi thanh thước ngang, hoặc để xóa hết toàn bộ các tab đã thiết lập trên thanh thước ngang của dòng hiện tại các bạn đặt con trỏ chuột ở vị trí

dòng cần xóa, bấm tổ hợp phím Ctrl + Q

1.1.2 Tìm kiếm, thay thế, di chuyển nâng cao theo định dạng, book mark

Để sử dụng chức năng tìm kiếm, thay thế, di chuyển theo định dạng chúng ta chọn biểu tượng Find, Replace hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+G(H):

Để tìm kiếm nâng cao theo định dạng, chúng ta lựa chọn theo hộp thoại:

Bookmark: Khi sử dụng các tài liệu Word, nhất là đối với các văn bản khá dài thì việc tìm lại một dòng hoặc một trang văn bản quan trọng nào đó đã đọc qua trước đó là rất mất thời gian Để tìm và di chuyển trong file văn bản Word chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Để tạo Bookmark (đánh dấu văn bản), trước hết bạn đặt trỏ chuột hoặc bôi đen dòng muốn đặt liên kết, sau đó vào menu Insert chọn Bookmark… trong danh sách hiện

ra Cửa sổ bookmark hiện ra, bạn nhập nội dung tên của bookmark vào mục Bookmark name

Khi nhập tên xong, bạn nhấn nút Add để tiến hành lưu bookmark vừa tạo Tiếp tục tạo những bookmark khác mà bạn muốn

Bước 2: Để truy cập đến Bookmark mong muốn, vào Insert chọn Bookmark như lúc tạo, sau

đó chọn tên cần chuyển trỏ chuột đến và nhấn Go to Bạn cũng có thể bấm phím tắt Ctrl +

G để mở hộp thoại Go to

Trong mục Go to what chọn Bookmark, sau đó chọn tên bookmark cần xem và nhấn Go to

Muốn xóa bookmark nào bạn mở cửa sổ bookmark lên sau đó chọn và nhấn Delete

1.1.3 Thiết kế các Styles theo phong cách riêng

Sử dụng Styles trong Word sẽ cho phép bạn định dạng nhanh một tài liệu với một cách nhìn nhất quán và chuyên nghiệp Styles có thể được lưu để sử dụng trong nhiều tài liệu

Áp dụng các Styles có sẵn: Có nhiều kiểu styles có sẵn trong Word mà bạn có thể sử dụng Để xem các styles có sẵn, kích hộp thoại Styles trên nhóm Styles trong tab Home Để

áp dụng một Styles:

- Lựa chọn đoạn văn bản muốn áp dụng

- Kích vào hộp thoại Styles

- Chọn Styles bạn muốn

Tạo Styles mới:

- Kích vào hộp thoại Styles

- Chọn nút New Style

- Thiết lập các định dạng tạo Style mới

Ở phía dưới hộp thoại, bạn có thể chọn để thêm vào từ Quick Styles List hoặc chỉ áp dụng

nó trong tài liệu này

1.1.4 Thiết kế bảng biểu và cài làm mẫu cho các văn bản sau

- Hiển thị ký tự trong 2 cột với 1 phần văn bản, sau đó quay trở về chế độ bình thường

- Hiển thị các phần header và footer khác nhau trong từng phần của trang văn bản

Do vậy, chúng ta có thể hiểu nôm na rằng quá trình phân chia văn bản tài liệu thành nhiều phần section khác nhau, qua đó sẽ áp dụng được nhiều kiểu định dạng khác nhau tùy theo nhu cầu

Để chèn thêm 1 phần Section Break, các bạn nhấn Page Layout\Page Setup

\Breaks, bảng điều khiển như hình dưới sẽ hiển thị:

Tại đây, chúng ta sẽ có nhiều tùy chọn về Section để áp dụng Ví dụ như:

- Next Page: bắt đầu 1 trang mới và chèn section mới trên trang này

- Continuous: chức năng này sẽ không tạo mới 1 trang văn bản, do vậy chúng ta có thể tạo được nhiều section trên trang này Các bạn nên dùng continuous break nếu muốn

áp dụng nhiều kiểu định dạng trên cùng 1 trang Hoặc đơn giản hơn, tùy chọn này sẽ giúp chúng ta chèn 1 Section mới kể từ vị trí của con trỏ

- Even và Odd: tính năng này sẽ tự động chèn thêm những đoạn section break tương ứng, sau đó lại bắt đầu section mới trên trang văn bản được đánh số tiếp theo (Even

là trang được đánh số chẵn, còn Odd là trang lẻ)

Còn khi muốn xóa 1 đoạn Section Break, thì các phần văn bản được áp dụng định dạng bên trong Section đó sẽ bị “vỡ” Lưu ý rằng chúng ta không thể thấy được hành động này trong chế độ view Print Layout mặc định, do vậy hãy chuyển sang Draft bằng cách nhấn View\Document Views\Draft Tại đây, chúng ta sẽ thấy các đường kẻ chấm cũng như các kiểu định dạng của section break hiện tại Và để xóa Section Break, nhấn vào đường kẻ chấm đó và nhấn phím Delete

1.1.6 Chèn chữ ẩn vào văn bản

Chữ ẩn là một ảnh trong suốt được ẩn dưới văn bản Để tạo chữ ẩn chúng ta chọn Page Layout\ Page Background\ Watermark

Để bỏ chữ ẩn chúng ta cũng chọn như trên, sau đó chọn Remove Watermark

1.1.7 In văn bản

1.2 Thực hành với các đối tượng đồ họa

Trong Word, các đối tượng đồ họa (Illustrations) được chia làm 05 loại: Picture (ảnh chụp), ClipArt (ảnh vẽ có sẵn khi cài đặt), Shapes (các hình vẽ cơ bản), SmartArt (các hình

vẽ, sơ đồ đặc biệt), Chart (đồ thị) và WordArt (chữ nghệ thuật – nằm trong nhóm Text)

Quá trình thao tác được thực hiện qua hai phần: tạo đối tượng và định dạng đối tượng

Để khởi tạo đối tượng, ta chọn menu Insert rồi chọn nhóm đối tượng trong phần Illustrations

1.3 Thực hành tạo danh mục tự động, trộn thư

1.3.1 Tạo danh mục lục tự động

Để tạo mục lục tự động là tận dụng các Heading Styles mà bạn muốn gộp chúng trong mục lục hoặc tạo cấp độ cho từng mục tại lụa chọn References\Add Text|… Ví dụ: Có Heading 1, Heading 2, …tùy theo nội dung của tài liệu Khi thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa Khi bạn tạo một mục lục tự động, điều đầu tiên bạn nghĩ là đánh dấu các mục trong tài liệu Mục lục được định dạng lựa vào các cấp độ của các Heading Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu Heading 1

Bước 1: Đánh dấu mục lục

Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau:

sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng

- Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading

- Chọn tab Home

- Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy theo cấp độ)

Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles

 Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents

 Chọn Level muốn áp dụng nội dung

 Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading

Bước 3: Cập nhật Table of contents

Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó Bảng mục lục

sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu Chỉ cần thực hiện 2 bước sau: Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents

Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang

Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi Để thay đổi nội dung trong

bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau

đó click Update Table

1.3.2 Tạo danh sách bảng, hình vẽ tự động

Chọn bảng hay hình sẽ đánh số rồi vào thẻ References, tại nhóm Captions bạn bấm Insert Caption

Trong hộp Caption bạn bấm New Label

Bạn nhập tên của nhãn (Hình, Bảng) vào rồi bấm OK

 Trở ra, bạn chọn vị trí chèn tại Position là Below selected item đối với hình (chèn dưới hình) và với bảng thì chọn Above selected item (chèn trên bảng) rồi bấm OK để chèn, sau đó nhập chú thích vào

 Kể từ lần thứ hai trở đi thì bạn chỉ cần chọn vào đối tượng rồi bấm Insert Caption và chọn OK để chèn Nếu thực hiện cho cả bảng và hình thì bạn tạo hai nhãn khác nhau

và thêm bước chọn Bảng hay Hình ở Label

 Muốn tạo mục lục cho hình, bảng thì bạn đặt trỏ chuột đến vị trí muốn chèn rồi vào thẻ References, tại nhóm Captions bạn bấm Insert Table of Figure

 Ở Caption label bạn chọn nhãn (nếu tạo nhiều nhãn) rồi bấm OK Việc cập nhật cho mục lục này tương tự như đã trình bày

1.3.3 Tạo các tham chiếu trong văn bản

Tạo và sửa chỉ mục

Để giúp người đọc tìm các khái niệm và thuật ngữ có thể không được dễ dàng bằng cách nhìn vào một bảng nội dung cụ thể, bạn có thiết lập một chỉ số vào cuối của một tài liệu Word sẽ tạo ra một chỉ mục bằng cách kết hợp một danh sách chữ cái với số trang dựa trên trường chỉ mục mà bạn đánh dấu trong tài liệu Cũng với một bảng nội dung, một chỉ mục được chèn vào tại vị trí trỏ như là một trường (field)

Trong trong khái niệm chỉ mục, một chỉ mục có thể áp dụng cho một từ hoặc cụm từ xuất hiện trên một trang hay được tham chiếu đến một số trang, các mục có thể có các mục

con liên quan Ví dụ, trong các chỉ mục cho một cuốn sách, chỉ mục “text effects” văn bản

có thể có các chỉ mục con “applying” và “live preview of” Một chỉ mục cũng có thể bao gồm các mục tham chiếu chéo trực tiếp tới các mục có liên quan Ví dụ, chỉ mục là “text wrapping breaks” có thể tham chiếu chéo tới “line breaks”

Để chèn một trường chỉ mục vào tài liệu, chọn văn bản bạn muốn, và nhấn vào nút Mark Entry trong các nhóm Index trên tab References để mở hộp thoại Mark Index Entry, khi đó bạn có thể thực hiện:

 Sử dụng văn bản được chọn, sửa đổi mục nhập, hoặc thêm một mục con

 Định dạng mục nhập, ví dụ làm xuất hiện in đậm hoặc in nghiêng trong các chỉ mục, bằng cách nhấp chuột phải, nhấp vào Font, và chọn tùy chọn bạn muốn, hoặc bằng cách sử dụng phím tắt

 Chỉ định mục như một tham chiếu chéo, mục nhập trên một trang, hoặc trên một dãy trang

 Xác định các định dạng số trang của mục

Sau khi đã thiết lập các tùy chọn trong hộp thoại theo cách bạn muốn, bạn có thể chèn một trường chỉ mục liền kề với văn bản được chọn bằng cách nhấn vào Mark, hoặc liền kề với mỗi lần xuất hiện của văn bản đã chọn trong tài liệu bằng cách nhấn vào Mark All Hộp thoại Mark Index Entry vẫn còn mở để đơn giản hóa quá trình chèn nhiều trường chỉ mục,

vì vậy bạn không cần phải nhấn vào nút nhập Mark Entry cho mỗi mục mới Bạn có thể di chuyển hộp thoại sang một bên để nó không chặn các văn bản mà bạn đang làm việc

Trường chỉ mục được định dạng ẩn, bạn không thể nhìn thấy chúng trừ khi bạn nhấp vào nút Show / Hide ¶ trong nhóm Paragraph trên tab Home để bật, tắt ký tự định dạng ẩn Khi trường chỉ mục có thể nhìn thấy, nó xuất hiện trong các tài liệu kèm theo dấu ngoặc kép trong khung dấu chấm

Để tạo chỉ mục dựa trên chỉ mục trong một tài liệu, bạn đặt con trỏ nơi bạn muốn chỉ mục xuất hiện và sau đó nhấp vào nút Insert Index trong nhóm Index trên tab References Hộp thoại Index mở ra, và sau đó bạn có thể xác định như sau:

 Có hay không định dạng chỉ mục nên sử dụng kiểu từ các mẫu hiện tại hoặc được dựa trên một trong bốn định dạng được xác định trước mà bạn có thể xem trước trong hộp Print Preview

 Có hay không số trang nên được căn, nếu như vậy nên để đường dấu chấm, nét đứt, đường dẫn

 Có hay không chỉ mục nên được thụt vào cho mỗi chỉ mục con trên một dòng riêng biệt dưới các mục chính, hoặc các mục con trên cùng một dòng như các mục chính

 Số lượng các cột mà bạn muốn

Khi bạn nhấn OK trong hộp thoại Index, Word sẽ tính toán số trang của tất cả các mục

và mục con, hợp nhất chúng, và chèn các chỉ mục như một trường với định dạng quy định trong các tài liệu

Bạn có thể chỉnh sửa các văn bản của các chỉ mục được tạo ra từ các mục, nhưng những thay đổi bạn thực hiện không phải là vĩnh viễn, có thể tạo lại chỉ mục phục hồi các mục gốc Điều đó hiệu quả cho việc chỉnh sửa các văn bản trong dấu ngoặc kép trong các trường chỉ mục Để xóa một chỉ mục, bạn chọn toàn bộ trường ẩn và sau đó bấm phím Delete Bạn có thể di chuyển và sao chép các mục chỉ mục bằng cách sử dụng các kỹ thuật mà bạn sẽ sử dụng cho văn bản thông thường

1.3.4 Trộn văn bản

Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau:

 Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần

điền

Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh…

 Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống

trong văn bản đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu trong MS Word hoặc Excel

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo văn bản gốc theo mẫu với các yêu cầu sau: khổ giấy A5, font Times New Roman, size 12, kích thước các lề 2cm

Bước 2: Tạo danh sách theo mẫu bằng MS Word hoặc MS Excel

Truong Huu Thang 01/02/1989 Ha Noi

Le Phuc Chu 09/12/1991 Kom Tum

Do Thi Hong Gam 11/11/1989 Sai Gon

Bui Hong Thanh 11/03/1990 Binh Thuan

Truong Thi Hai Van 04/09/1988 Ha Bac

Nguyen Trung Thanh 22/02/1991 An Giang

Nguyen Thi Ai Thi 28/10/1990 Hai Phong

Tran Dinh Chuong 02/06/1898 An Giang

Bước 3: Mở Văn bản gốc trong Word

Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail

Merge Wizard…

Bước 4: Chọn Letters và nhấn Next

Bước 5: Chọn Use the current document và chọ Next

Bước 6: Chọn Use an existing list chọn Browse

Bước 7: Chọn va mở file danh sách

Chọn OK xuất hiện bảng dữ liệu:

Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không

muốn tạo thư mời

Nhấn OK Nhấn Next

Bước 8: Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…

Bước 9: Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt

chèn các field vào trong Văn bản gốc