nhóm 7 phân loại và cách thức soạn thảo văn bản

- Văn bản quy phạm pháp luật: Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, họp ký thứ 9 thông qua ngà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA KINH TẾ

BÀI TẬP NHÓM 7 – 59QTKD2 MÔN: QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG

CHỦ ĐỀ: PHÂN LOẠI VÀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO VĂN BẢN

DANH SÁCH NHÓM

Khánh Hòa, ngày 15 tháng 11 năm 2020

MỤC LỤC

A TRẢ LỜI CÂU HỎI 2

Câu 1: Văn bản là gì? 2

Câu 2: Thế nào là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường? 2

Câu 3: Thể thức văn bản? 7

Câu 4: Quy chế pháp lý về chữ ký, con dấu và nguyên tắc ra văn bản? 8

Câu 5: Cách thức soạn thảo một số loại văn bản? Hãy soạn thảo một văn bản cụ thể nào đó? .11 B PHẦN NỘI DUNG 12

1 PHÂN LOẠI VĂN BẢN 12

1.1 Định nghĩa văn bản 12

1.2 Các căn cứ để phân loại văn bản 12

1.3 Văn bản quy phạm pháp luật (Văn bản pháp quy) 12

1.4 Văn bản cá biệt 18

1.5 Văn bản hành chính thông thường 19

2 THỂ THỨC VĂN BẢN 19

3 QUY CHẾ PHÁP LÍ VỀ CHỮ KÝ, CON DẤU VÀ NGUYÊN TẮC RA VĂN BẢN 19

3.1 Chứ ký 19

3.2 Hình thức ký văn bản 21

3.2 Con dấu 23

3.3 Nguyên tắc soạn thảo văn bản 26

4 CÁCH THỨC SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN 27

4.1 Cách thức soạn thảo văn bản hành chính 27

4.2 Soạn thảo văn bản hành chính thông thường 31

4.3 Soạn thảo văn diễn thuyết 37

4.3.2 Soạn thảo văn bản đáp từ 40

4.3.3 Soạn thảo điếu văn (lời điếu) 41

4.4 Soạn thảo thư từ giao dịch có tính xã hội 45

4.5 Soạn thảo thư từ giao dịch trong thương mại 53

CHƯƠNG 6 PHÂN LOẠI VÀ CÁCH SOẠN THẢO VĂN BẢN

A TRẢ LỜI CÂU HỎI

Câu 1: Văn bản là gì?

Văn bản là phương tiện ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ

thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó

Câu 2: Thế nào là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt và văn bản hành

chính thông thường?

- Văn bản quy phạm pháp luật:

Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 đã được Quốc

hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, họp ký thứ 9 thông qua

ngày 22 tháng 06 năm 2015, theo điều 2:

“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban

hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật

này.Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm

quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản

quy phạm pháp luật.”

Ví dụ: Nghị quyết 158/NQ-CP năm 2020 về giao kế hoạch đầu tư trung hạn vốn

ngân sách trung ương giai đoạn 2016-2020 cho Ngân hàng Phát trienr Việt Nam do

Về việc giao kế hoạch đầu tư công trung hạn vốn ngân sách trung ương giai

đoạn 2016 - 2020 cho Ngân hàng Phát triển Việt Nam

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 138/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ ban hành Quy chế làm việc của Chính phủ;

Xét đề nghị của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư tại văn bản số 6666/BKHĐT-TCTT ngày 07 tháng 10 năm 2020;

Trên cơ sở kết quả biểu quyết của các Thành viên Chính phủ,

QUYẾT NGHỊ:

Điều 1 Thông qua nội dung Tờ trình của Chính phủ về việc giao kế hoạch

đầu tư công trung hạn vốn ngân sách trung ương giai đoạn 2016 - 2020 cho Ngânhàng Phát triển Việt Nam như đề nghị của Bộ Kế hoạch và Đầu tư tại văn bản số6666/BKHĐT-TCTT ngày 07 tháng 10 năm 2020

Trên cơ sở ý kiến các Thành viên Chính phủ, giao Bộ trưởng Bộ Kế hoạch vàĐầu tư thừa ủy quyền Thủ tướng Chính phủ, thay mặt Chính phủ ký Tờ trình báocáo Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Quốc hội về việc giao kế hoạch đầu tư công trunghạn vốn ngân sách trung ương giai đoạn 2016 - 2020 cho Ngân hàng Phát triển ViệtNam theo quy định Các Bộ: Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính chịu trách nhiệm về cácthông tin, số liệu báo cáo, bảo đảm chặt chẽ, đúng quy định pháp luật

Điều 2 Nghị quyết này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Thủ trưởng các cơ quan có liên

quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị quyết này./

Nguyễn Xuân Phúc

- Văn bản cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên và quy định quy phạm của cơ quan đó nhằm giải quyết công việc cụ thể

Ví dụ: Chỉ thị 1671/CT-TTCP của Thanh tra Chính phủ về việc phát động phong

trào thi đua thực hiện nhiệm vụ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống

tham nhũng, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội 05

năm (2016-2020) theo Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng

VỀ VIỆC PHÁT ĐỘNG PHONG TRÀO THI ĐUA THỰC HIỆN NHIỆM VỤ

THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO, PHÒNG, CHỐNG

THAM NHŨNG, GÓP PHẦN THỰC HIỆN THẮNG LỢI NHIỆM VỤ PHÁT

TRIỂN KINH TẾ - XÃ HỘI 05 NĂM (2016-2020) THEO NGHỊ QUYẾT ĐẠI

HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ XII CỦA ĐẢNG

Thực hiện Chỉ thị số 18/CT-TTg ngày 19/5/2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc

phát động phong trào thi đua thực hiện thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội

năm 2016 và Kế hoạch 05 năm (2016-2020) theo Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn

quốc lần thứ XII của Đảng, Tổng Thanh tra Chính phủ phát động phong trào thi đua

05 năm (2016-2020) với chủ đề: “Đoàn kết, kỷ cương, trách nhiệm và đổi mới”.

Để đảm bảo thực hiện có hiệu quả Chỉ thị, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ

chính trị của ngành Thanh tra nói chung và Thanh tra Chính phủ nói riêng, Tổng

Thanh tra Chính phủ yêu cầu Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngành Thanh tra; các

cục, vụ, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ; Thanh tra các bộ, ngành, tỉnh, thành phố

trực thuộc Trung ương:

1 Tiếp tục quán triệt sâu sắc tư tưởng Hồ Chí Minh về thi đua ái quốc; Chỉ thị số

34-CT/TW ngày 07/4/2016 của Bộ Chính trị về việc “Tiếp tục đổi mới công tác thi

đua, khen thưởng”; Chỉ thị số 05-CT/TW ngày 15/5/2016 của Bộ Chính trị “Về đẩy

mạnh học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh”; các văn

bản pháp luật của Nhà nước về thi đua, khen thưởng; nâng cao nhận thức và vai trò

lãnh đạo của cấp ủy Đảng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị, ý thức tự giác và trách

nhiệm của mỗi cá nhân, tập thể đối với công tác thi đua, khen thưởng, tạo thành cao

trào hành động cách mạng, góp phần tích cực thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trịcủa cơ quan, đơn vị, của ngành Thanh tra.

2 Tiếp tục tuyên truyền, phát hiện, bồi dưỡng và nhân rộng các điển hình tiêntiến, các mô hình mới, nhân tố mới, coi đây là nhiệm vụ trọng tâm của công tác thiđua, khen thưởng Phải có kế hoạch cụ thể để bồi dưỡng, xây dựng các mô hình mới,nhân tố mới trong từng năm, trong cả giai đoạn, được thực hiện từ cơ sở và thựchiện đồng bộ tốt cả 4 khâu: phát hiện - bồi dưỡng - tổng kết - nhân điển hình tiêntiến Đề cao trách nhiệm của người đứng đầu trong việc phát hiện, biểu dương, khenthưởng các tổ chức, cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ chuyênmôn Xây dựng kế hoạch, phối hợp với các cơ quan thông tin đại chúng tăng cườngcông tác tuyên truyền về cơ quan, đơn vị, về ngành Báo Thanh tra, Tạp chí Thanhtra, Trung tâm Thông tin mở các chuyên trang, chuyên mục để tuyên truyền tư tưởngthi đua yêu nước của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các chủ trương, chính sách của Đảng,pháp luật của Nhà nước về thi đua, khen thưởng, đăng tải các bài viết về các tập thể,

cá nhân là gương điển hình tiên tiến của ngành Thanh tra Công tác khen thưởngphải kịp thời, công khai, minh bạch và đúng quy định của pháp luật Khen thưởngphải lựa chọn các tập thể, cá nhân có thành tích tiêu biểu, dẫn đầu các phong trào thiđua để biểu dương, tôn vinh, khen thưởng kịp thời Chú trọng khen thưởng đối vớicông chức, viên chức không giữ chức vụ lãnh đạo, người lao động trực tiếp

3 Tiếp tục hoàn thiện các văn bản pháp luật, quy chế, quy định, hướng dẫn

về công tác thi đua, khen thưởng; tiếp tục củng cố, nâng cao vai trò trách nhiệm củaHội đồng Thi đua - Khen thưởng ngành Thanh tra cũng như của Thanh tra các bộ,ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; đảm bảo ổn định để thực hiện đúngchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tácthi đua, khen thưởng Bố trí đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làmcông tác thi đua, khen thưởng có phẩm chất chính trị, có năng lực, tinh thần tráchnhiệm nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và nâng cao chất lượng công tác tham mưucho lãnh đạo trong việc tổ chức phong trào thi đua yêu nước, thực hiện chính sách,pháp luật về thi đua, khen thưởng

4 Tổ chức thực hiện:

Vụ Tổ chức Cán bộ, Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngànhThanh tra làm tốt vai trò tham mưu cho Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngànhThanh tra trong phát động phong trào thi đua theo đợt, theo chuyên đề, hàng năm;xây dựng tiêu chí thi đua, thang điểm thi đua phù hợp; thường xuyên đôn đốc, kiểmtra, sơ kết, tổng kết, đánh giá hiệu quả các phong trào thi đua yêu nước trên cơ sởđánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị, của ngành Thanhtra và báo cáo Tổng Thanh tra Chính phủ kết quả việc thực hiện Chỉ thị này./

Nơi nhận:

- Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ;

Phan Văn Sáu

- Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường hay văn bản chỉ đạo điều hành bao gồm những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức

Ví dụ: Công văn 1202/UBDT-TCCB năm 2020 về Khen thưởng phong trào thi đua

“Cả nước chung tay vì người nghèo - Không để ai bị bỏ lại phía sau”

ỦY BAN DÂN TỘC

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-Số: 1202/UBDT-TCCB

V/v Khen thưởng phong trào

thi đua “Cả nước chung tay vì

người nghèo - Không để ai bị

bỏ lại phía sau”

Hà Nội, ngày 21 tháng 9 năm 2020

Kính gửi: Văn phòng Chính phủ

Phúc đáp Văn bản số 7547/VPCP-TCCB ngày 11/9/2020 của Văn phòng Chính phủ

về việc Khen thưởng phong trào thi đua “Cả nước chung tay vì người nghèo -

Không để ai bị bỏ lại phía sau” Sau khi nghiên cứu, Ủy ban Dân tộc có ý kiến như sau:

Ủy ban Dân tộc không đề nghị tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba đợt này, đồng thời đề xuất giới thiệu đơn vị: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là đơn vị tiêu biểu để xét tặng Huân chương Lao động hạng Ba

Trân trọng./

2) Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

c) Số, ký hiệu của văn bản

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

e) Nội dung văn bản

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; so Fax

Câu 4: Quy chế pháp lý về chữ ký, con dấu và nguyên tắc ra văn bản?

Ký thay: tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký

ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.

Thay mặt: tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký

ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan,

tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách”.

Ký thừa ủy quyền: tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy

định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình

ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.

Ký thừa lệnh: tại Khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy

định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc

cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”.

b) Quy chế về con dấu

Điều 32 Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản

lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định

2 Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền Việc bàn giao con dấu, thiết

bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện

3 Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật

Điều 33 Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản

- Cách thức đóng dấu: Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định Thông

thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính

- Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020

- Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó

mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản

3 Đóng dấu giáp lai

- Cách thức đóng dấu: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản

Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

cơ quan cấp trên

3 Hình thức văn bản phải đúng theo quy định: Thể loại, thể thức, thủ tục, cách viết,văn phong

4 Nội dung văn bản chỉ nên tập trung giải quyết vấn đề có trọng điểm, trọng tâm Không đưa quá nhiều nội dung, chi tiết vào một văn bản

5 Các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian thực hiện phải phù hợp điều kiện thực

tế để đạt mục đích của văn bản

6 Văn bản ra sau không được trái hoặc mâu thuẫn với văn bản ra trước có cùng nội dung Văn bản cấp dưới không được trái với văn bản của cấp trên, không trái với văn bản pháp lý cao hơn (trừ trường hợp văn bản ra sau để bãi bỏ, bổ sung hoặc sửa đổi văn bản trước đó)

Câu 5: Cách thức soạn thảo một số loại văn bản? Hãy soạn thảo một văn bản cụ thể nào đó?

Mục 4 trang 25

B PHẦN NỘI DUNG

1 PHÂN LOẠI VĂN BẢN

1.1 Định nghĩa văn bản

- Nói chung: Văn bản là phương tiện ghi nhận những thông tin, truyền đạt các

thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhấtđịnh nào đó

- Ở nghĩa hẹp: Văn bản được hiểu là những tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong các

hoạt động của cá nhân, tổ chức xã hội, và của các cơ quan Nhà nước ghi nhậnmục đích, hành vi hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khácnhau

- Ví dụ: Bia đá, Hợp đồng; Hóa đơn; Chứng chỉ, văn bằng (các loại bằng cấp); Sec;

Di chúc; Điều lệ chính trị; Tuyên ngôn độc lập; Luật, Nghị định, Nghị quyết,Pháp lệnh, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị…

1.2 Các căn cứ để phân loại văn bản

- Phân loại văn bản theo tác giả (Cơ quan ban hành): Hệ thống văn bản của Sở

Giáo dục & Đào tạo Hà Nội, hệ thống văn bản của Bộ Tài chính,

- Phân loại theo tên gọi (Tên loại văn bản): Quyết định, chỉ thị, báo cáo, tường

trình, hợp đồng, thuận lợi cho việc lập hồ sơ và công tác văn thư

- Phân loại theo nội dung: Các văn bản hướng dẫn các thao tác nghiệp vụ như sổ

sách, biểu mẫu, văn bản kỹ thuật (ví dụ: các bản vẽ, các đề tài, )

- Phân loại theo tính chất pháp lý ( gồm vb quy phạm pháp luật, vb cá biệt, vb hành

chính thông thường)

1.3 Văn bản quy phạm pháp luật (Văn bản pháp quy)

Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 đã được Quốchội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, họp ký thứ 9 thông quangày 22 tháng 06 năm 2015, theo điều 2 “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản cóchứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự,thủ tục quy định trong Luật này.Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng đượcban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luậtnày thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật.”

Một văn bản quy phạm pháp luật phải có đầy đủ các yếu tố sau:

- Là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với hình thức được

quy định

- Việc ban hành theo thủ tục, trình tự được quy định.

- Văn bản có chứa các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần đối với mọi

đối tượng hoặc một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc hoặctừng địa phương

- Văn bản được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp như tuyên truyền,

giáo dục, thuyết phục, các biện pháp về tổ chức… áp dung các biện pháp cưỡngchế thi hành và quuy định chế tài đối với hành vi vi phạm

1.3.1 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi 2020 chính thức có hiệu lực thihành từ ngày 01/01/2021, trong đó bổ sung thêm một số loại văn bản quy phạmpháp luật

Cụ thể, bổ sung vào hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: Nghị quyết liên tịch giữa

Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Đoàn Chủ tịch Ủy ban Trung ương Mặttrận Tổ quốc Việt Nam; Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước, Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

Như vậy, theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 (15)

(1) Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội;

(2) pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội

(3) Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

(4) Nghị quyết của Chính phủ

(5) Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

(6) Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Thông tư củaChánh án Tòa án nhân dân tối cao

(7) Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

(8) Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

(9) Quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước;

(10) Quyêt định liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ với cơquan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội

(11) Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởngViện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ tướng cơ quan ngang Bộ vớiChánh án Tòa án Nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;giữa các Bộ trưởng, Thủ tướng và cơ quan ngang bộ

(12) Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân

(13) Quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước;

(14) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh;

(15) Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

(16) Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính kinh tế đặc biệt;

-(17) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp huyện;

(18) Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện;

(19) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã;

(20) Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã

1.3.2 Nội dung văn bản quy phạm pháp luật

1.3.2.1 Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội

1 Quốc hội làm Hiến pháp và sửa đổi Hiến pháp

Việc soạn thảo, thông qua, công bố Hiến pháp, sửa đổi Hiến pháp và thủ tục, trình tựgiải thích Hiến pháp do Quốc hội quy định

2 Luật của Quốc hội quy định các vấn đề cơ bản thuộc lĩnh vực kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh, tài chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tôn giáo, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, đối ngoại, tổ chức và hoạt động của

bộ máy nhà nước, chế độ công vụ, cán bộ, công chức, quyền và nghĩa vụ của công dân

3 Nghị quyết của Quốc hội được ban hành để quyết định nhiệm vụ phát triển kinh

tế - xã hội; dự toán ngân sách nhà nước và phân bổ ngân sách trung ương; điều chỉnh ngân sách nhà nước; phê chuẩn quyết toán ngân sách nhà nước; quy định chế

độ làm việc của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Ủy

ban của Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội, phê chuẩn điều ước quốc tế và quyết định các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội.

1.3.2.2 Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội

1 Pháp lệnh của Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định những vấn đề được Quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét, quyết định ban hành luật

2 Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội được ban hành để giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh; hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân; quyết định tuyên bố tình trạng chiến tranh, tổng động viên hoặc động viên cục bộ; ban bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc ở từng địa phương và quyết định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Ủy ban thường vụ Quốc hội

1.3.2.3 Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước được ban hành để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch nước do Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định

1.3.2.4 Nghị định của Chính phủ

Nghị định của Chính phủ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây:

1 Quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;

2 Quy định các biện pháp cụ thể để thực hiện chính sách kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh, tài chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tôn giáo, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, đối ngoại, chế độ công vụ, cán bộ, công chức, quyền, nghĩa vụ của công dân và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý, điều hành của Chính phủ;

3 Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ;

Quy định những vấn đề cần thiết nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội Việc ban hành nghị định này phải được sự đồng ý của Ủy ban thường vụ Quốc hội 1.3.2.5 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

Quyết định của Thủ tướng Chính phủ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây:

1 Biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, chế độ làm việc với các thành viên Chính phủ,

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.

2 Biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ; kiểm tra hoạt động của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dâncác cấp trong việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước

1.3.2.6 Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây:

1 Quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

2 Quy định về quy trình, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành,lĩnh vực do mình phụ trách;

3 Quy định biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề khác do Chính phủ giao

1.3.2.7 Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao được ban hành để hướng dẫn các Tòa án áp dụng thống nhất pháp luật

1.3.2.8 Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sátnhân dân tối cao

1 Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao được ban hành để thực hiện việc quản lý các Tòa án nhân dân địa phương và Tòa án quân sự về tổ chức quy định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao

2 Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được ban hành để quy định các biện pháp bảo đảm việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân địa phương, Viện kiểm sát quân sự, quy định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

1.3.2.9 Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước

Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước được ban hành để quy định, hướng dẫn các chuẩn mực kiểm toán nhà nước, quy định cụ thể quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểmtoán

1.3.2.10 Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch

1 Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơquan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội được ban hành để hướng dẫn thi hànhnhững vấn đề khi pháp luật quy định về việc tổ chức chính trị - xã hội đó tham gia quản lý nhà nước.

2 Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh

án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được ban hành để hướng dẫn việc áp dụng thống nhất pháp luật trong hoạt động tố tụng và những vấn đề khác liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó

3 Thông tư liên tịch giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành để hướng dẫn thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ có liên quan đến chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của bộ, cơ quan ngang bộ đó

1.3.2.11 Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân được ban hành theo nội dung, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân được ban hành dưới hình thức nghị quyết Văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân được ban hành dưới hình thức quyết định, chỉ thị

Cần lưu ý rằng, trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, hình thức được sử dụngkhá phổ biến là Nghị quyết, Quyết định và Chỉ thị Nhưng không phải mọi Nghị quyết, Quyết định và Chỉ thị đều là văn bản quy phạm pháp luật Nếu không đủ các yếu tố của một văn bản quy phạm pháp luật, thì Nghị quyết, Quyết định và Chỉ thị chỉ là văn bản cá biệt (văn bản áp dụng)

1.4 Văn bản cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên và quy định quy phạm của cơ quan đó nhằm giải quyết công việc cụ thể

Nó bao gồm các quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt như: quyết định nâng lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, chỉthị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt văn bản cá biệt thường gặp

là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức

1.5 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường hay văn bản chỉ đạo điều hành bao gồm những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức

Về cơ bản, văn bản này chủ yếu gồm hai loại chính:

- Công văn (hay văn bản không có tên loại) dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể Ở đầu của văn bản này không thể hiện tên loại văn bản Ví dụ: Công văn góp ý, công văn đề nghị, công văn yêu cầu

- Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi như thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)

Các văn bản hành chính phổ biến trong các cơ quan, tổ chức (quy chế;quy định; thông cáo; báo cáo; hướng dẫn; chương trình; kế hoạch; phương án; đề án; dự án; báo cáo; biên bản; tờ trình; hợp đồng; công văn; công diện; bản ghi nhớ; bản cam kết; bản thỏa thuận; giấy chứng nhận; giấy ủy quyền; giấy mời; giấy giới thiêu; giấy nghỉ phép; giấy đi đường; giấy biên nhận hồ sơ; phiếu gửi; phiếu chuyển; thư

trưởng(Tổ chức có 1 người đứng đầu và

ra mọi quyết đinh)

- Người đứng đầu ký tất cả các văn bản

- Người đứng đầu có thể giao cho cấp

Trang Ký quyết định hỗ trợ sinh viên do

dịch COVID 19

Khoản 2 : Làm việc theo chế độ tập

thể(Cá nhân lãnh đạo và chọn ra 1người

đứng đầu)

a) Đối với những vấn đề quan trọng phải

được thảo luận và quyết định theo số

b) Đối với các văn bản khác quy định

theo điều 1 của điều này

Ví dụ: Tổng giám đốc công ty Tân

Quang Minh thay mặt công tý Ký thư

gửi đến trường đại học Nha Trang Về

việc nhận thực tập sinh

Khoản 3: Người đứng đầu có thể thừa

ủy quyền cho 1 cán bộ ký thay các văn

bản theo các văn bản thuộc quyền phụ

trách

- Người thừa ủy quyền không được ủy

quyền lại cho người khác

6 Bổ sung khoản 3-Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức

và đóng dấu của tổ chức ủy quyền

Khoản 4: Người đứng đầu có thể giao

cho Chánh Văn Phòng, Trưởng phòng

Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị

ký thừa lệnh (TL)

- Việc giao ký thừa lệnh phải được quy

định củ thể trong hoạt động của tổ chức

- Ký thay (K/T): Áp dụng cho cấp phó khi được cấp trung ủy quyền giải quyết một

số công việc cụ thể của cơ quan, đơn vị

- Q (Ký quyền): Áp dụng trong trường hợp cấp phó được cơ quan có thẩm quyền

giao cho thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ trưởng cơ quan khi thủ trưởng

cơ quan phải vắng mặt trong thời gian dài hoặc cấp phó chưa được bổ nhiệm chính thức khi khuyết thủ trưởng

- TUQ (Thừa ủy quyền): Áp dụng trong trường hợp đặc biệt khi thủ trưởng cơ quan

ủy quyền cho cán bộ phụ trách cấp dưới của mình cấp ký những văn bản theo luật

lệ Thủ trưởng cơ quan phải ký

- T/L (Thừa lệnh) Áp dụng trong trường hợp ngoài những văn bản theo luật lệ Thủ

tướng phải ký, thì cán bộ phụ trách cấp dưới Thủ tướng cơ quan một cấp có thể được ủy nhiệm thừa lệnh ký

Điều 5 Điều kiện sử dụng con dấu

1 Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng

2 Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

3 Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi

4 Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do

cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi

- Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu

3.2.2 Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Được quy định tại điều 25 và điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư:

Điều 25 Quản lý và sử dụng con dấu

1 Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này

2 Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người

có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ

3 Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn

vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn đượcgiao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó

Điều 26 Đóng dấu

1 Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định

2 Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3 Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyếtđịnh và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục

4 Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

3.2.3 Hình thức con dấu

Được quy định tại điều 3 và điều 4 Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Điều 3 Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu cóhình quốc huy

1 Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

2 Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;

3 Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;

7 Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp;

8 Cơ quan thi hành án dân sự;

9 Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

10 Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, gồm

Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tếtiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;

11 Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;

12 Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép

Điều 4 Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy:

1 Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

2 Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự các cấp;

3 Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;

4 Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;

5 Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động;

6 Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này;

7 Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép

8 Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam

3.3 Nguyên tắc soạn thảo văn bản

1 Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp

- Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với hiến pháp và Luật pháp hiện hành

- Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên

- Các văn bản quy pham pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải ddược cơ quan nhà nước có thẩmquyền bãi bỏ, đ́ình chỉ việc thi hành

2 Phải xác định được mục đích của văn bản để xác định đối tượng bị tác động, điều chỉnh Đồng thời căn cứ các quy định của pháp luật, các văn bản và quy định của cơ quan cấp trên

3 Hình thức văn bản phải đúng theo quy định: thể loại, thể thứ, thủ tục, cách viết, văn phong

4 Nội dung văn bản chỉ nên tập trung giải quyết vấn đề có trọng điểm, trọng tâm Không đưa quá nhiều nội dung, chi tiết vào một văn bản

5 Các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian thực hiện phải phù hợp điều kiện thực

tế để đạt mục đích của văn bản

6 Văn bản ra sau không được trái hoặc mâu thuẫn với văn bản ra trước có cùng nội dung Văn bản cấp dưới không được trái với văn bản của cấp trên, không trái với văn bản pháp lý cao hơn (trừ trường hợp văn bản ra sau để bãi bỏ, bổ sung hoặc sửa đổi văn bản trước đó)

4 CÁCH THỨC SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN

4.1 Cách thức soạn thảo văn bản hành chính

4.1.1 Những yêu cầu cơ bản của soạn thảo văn bản hành chính

4.1.1.1 Nắm vững những yêu cầu có tính nguyên tắc đối với việc soạn thảo văn bản hành chính

- Văn bản phải có tính mục đích: Văn bản quản lý hành chính Nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết một vấn đề cụ thể thuộc chức năng hay nhiệm vụ của cơ quan đó

Do đó việc tiến hành soạn thảo văn bản phải có tính mục đích rõ ràng cụ thể

- Văn bản phải có tính khoa học: Văn bản phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng,

dễ hiểu, thể thức theo quy định Nhà nước và nội dung phải nhất quán và đảm bảo:(1) Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lí và đảm bảo chính xác

(2) Logic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề

(3) Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, các ý trong văn bản phải theo một trình tự hợp lí đảm bảo tính hệ thống của văn bản

- Văn bản phải có tính đại chúng: Văn bản pahỉ được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung đối với mọi đối tượng liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm vững nội dung văn bản một cách đầy đủ Văn bản quản lí hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đối với người dân nên đảm bảotối đa tính phổ cập nhưng vẫn đảm bảo tính nghiêm túc chặt ché khoa học của vănbản.

- Văn bản phải đảm bảo tính công quyền: Nhà nước đảm bảo việc thực hiện văn bản theo pháp luật, thông qua văn bản để truyền đạt các chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, vì vậy phải có tính bắt buộc thực hiện

Để đảm bảo tính công quyền văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền

- Văn bản phải có tính khả thi: Sau khi kết hợp bốn tính chất trên thì văn bản có được tính khả thi khi đưa vào thực hiện, tính khả thi của văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:

(1) Phù hợp với trình độ, năng lưc, khả năng vật chất và khả năng thi hành của của chủ thể

(2) Khi quy định về quyền cho chủ thể phải kèm theo điều kiện để đảm bảo thực hiện chúng

(3) Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của các đối tượng liên quan nhằm xác định trách nhiệm chính xác

4.1.1.2 Những yêu cầu đối với người soạn thảo văn bản

- Người soạn thảo văn bản phải có kiến thức về hệ thống tổ chức của Bộ máy Nhànước, tổ chức kinh tế - xã hội, hệ thống luật lệ, chính sách, quy định của Nhà nước và tại địa phương

- Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành

- Nắm rõ quy định của Nhà nước về công tác văn thư, giấy tờ, …

- Có trình độ chuyên môn văn hóa: văn hóa, kinh tế, chính trị xã hội,

4.1.2 Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan Nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và banhành văn bản Tùy theo tính chất nội dung và hiệu lực pháp lí từng loại văn bản mà

có thể xây dựng trình tự tương ứng

Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các bước sau:

- Đề xuất văn bản;

- Khởi thảo văn bản;

- Sửa chữa dự thảo;

- Duyệt dự thảo;

- Đánh máy (soạn thảo) văn bản;

- Chỉnh lí bản đánh máy;

- Kí duyệt văn bản & vào sổ;

- Gửi văn bản đi;

- Xác định đối tượng nhận văn bản: là các cơ quan cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp, hay công dân, cán bộ thuộc đối tượng quản lí

- Xác định nội dung cần trình bày: Vấn đề hay nội dung trình bày trong văn bản tùythuộc vào mục đích hay yêu cầu và đối tượng nhận văn bản.

4.1.2.2 Xây dựng kết cấu và làm dàn ý chi tiết:

- Phần mở đầu: đặt vấn đề, giới thiệu vấn đề, nói rõ lí do, mục đích của vấn đề đặt ra

- Phần nội dung: có thể có nhiều ý chính, mỗi ý chính trình bày thành một đoạn văn

và tùy vào mục đích, phạm vi và tính chất của vấn đề

- Phần kết thúc: Trong trường hợp phần nội dung chưa nêu bật ý chính thì cần có phần kết để nhấn mạnh và chốt lại vấn đề

4.1.2.3 Phác thảo văn bản

4.1.2.4 Sửa chữa và kiểm tra lại bản thảo, trình duyệt kí ban hành

4.1.3 Những biện pháp kĩ thuật làm cho văn bản được soạn thảo có chất lượng và hiệu quả cao.

- Xây dựng kết cấu chặt chẽ, diễn đạt nội dung bằng những luận cứ khoa học và lí

lẽ sắc bén

- Viết rõ ràng, sáng sủa

- Viết đúng và phù hợp

4.1.4 Yêu cầu về ngôn ngữ sử dụng trong văn bản

- Sử dụng ngôn ngữ viết đơn giản, dễ hiểu

- Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếukhông thật sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần có giải thích

- Không lạm dụng viết tắt các từ và cụm từ không thông dụng Đối với những từ, cụm từ sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các từ cụm từ viết tắt lần đầu phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó