Giáo trình Tin học: Phần 2 - CĐ Du lịch Hà Nội

(NB) Giáo trình Tin học: Phần 2 cung cấp những kiến thức về soạn thảo văn bản Microsoft Word 2003. Phần này gồm có các chương sau: Chương 4: tổng quan về soạn thảo văn bản, chương 5: định dạng văn bản, chương 6: bảng biểu, chương 7: một số chức năng đặc biệt, chương 8: bảo vệ và in ấn văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo.

PHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD 2003

CHƯƠNG 4

TỔNG QUAN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN

4.1 GIỚI THIỆU CHUNG

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy dưới môi trường Windows gọi tắt là Word, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, sách vở, tạp chí, phục vụ cho công tác văn phòng Word có các tính năng mạnh như: giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống Menu và các hộp thoại với hình thức thẩm mỹ rất cao, có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác, có các bộ chương trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản dạng đặc biệt, có các chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt, Macro, giúp người sử dụng soạn thảo các văn bản nước ngoài và tăng tốc độ xử lý văn bản: chức năng tạo biểu bảng mạnh và dễ dùng,

4.1.1 Các khái niệm cơ bản

Mục tiêu:

Sau khi học xong chương 4, người học sẽ:

- Hiểu được tầm quan trọng của chương trình soạn thảo văn bản Word ứng dụng trong công tác văn phòng

- Biết được các bộ gõ và bảng mã tiếng Việt để từ đó gõ được tiếng Việt trên máy tính

- Hiểu rõ các thành phần trên màn hình soạn thảo, các nút chức năng, các thanh công cụ và thành thạo các thiết lập ban đầu của soạn thảo văn bản như: khởi động chương trình soạn thảo, tạo tài liệu mới, lưu tài liệu, đóng tài liệu, thoát khỏi soạn thảo văn bản đồng thời biết được các thao tác thiết lập khổ giấy, lề văn bản của tài liệu

- Từ (Word): Là tập hợp các ký tự được đặt giữa hai ký tự trắng (dấu cách)

- Câu (Sentence): Là một tập hợp gồm các từ đặt giữa hai dấu chấm câu (dấu chấm (.))

- Dòng (Line ): Là một tập hợp gồm các từ, bắt đầu từ lề trái đến lề phải trên màn hình

- Đoạn (Paragraph): Là một tập hợp gồm các từ, các câu, được đặt giữa hai dấu phân đoạn (dấu Enter)

- Trang (Page ): Là tập hợp gồm các dòng, đoạn, các đối tượng khác được hiển thị trên màn hình

- Chương (Section): Là tập hợp gồm các đoạn, các trang được đặt giữa hai dấu ngắt chương (End of Section)

- Tài liệu (Document): Là tập hợp gồm các chương và được lưu trên đĩa với một tệp tin

4.1.2 Cách gõ tiếng Việt theo chế độ Telex

- Phím số 6 = Dấu mũ của chữ â, ê và ô

- Phím số 7 = Dấu râu của chữ ơ và ư

- Phím số 8 = Dấu trăng của chữ ă

- Phím số 9 = Dấu gạch ngang của chữ đ

4.1.4 Giới thiệu bộ gõ vietkey

- Chạy Vietkey, chọn Kiểu gõ Hộp thoại xuất hiện:

- Chọn Bảng mã, hộp thoại xuất hiện:

Chọn chế

độ gõ tiếng Việt kiểu Telex hay VNI

Đặt chương trình Vietkey hiển thị trên Desktop

Đặt chương trình Vietkey hiển thị trên Taskbar

Chọn bộ mã

để gõ tiếng Việt

Chọn chế độ

gõ giữa các ngôn ngữ

Chọn cơ chế

bỏ dấu kho

gõ tiếng Việt

4.1.5 Khởi động Word

Trước khi khởi động Word, ta phải khởi động Windows Trên màn hình của Windows ta luôn thấy một mũi tên hay con trỏ nhỏ, đó chính là con chuột để điều khiển con trỏ này, di chuyển chuột sẽ làm cho con trỏ tương ứng trên màn hình di chuyển theo

Để khỏi động Word ta làm như sau:

- Cách 1: Nháy chuột trái vào nút Start, chọn Program, chọn tiếp Microsoft Word

- Cách 2: Nháy chuột trái vào biểu tượng của Word (biểu tượng ) trên thanh công cụ

- Cách 3: Vào Start, chọn Run Sau đó gõ từ khoá Word tại dòng lệnh để khởi động chương trình soạn thảo

4.1.6 Thoát khỏi soạn thảo văn bản

Bước 1: Vào menu File, chọn Exit Nếu văn bản chưa ghi lại thì xuất hiện

hộp thoại sau:

Bước 2: Nhấn chọn các nút chức năng:

Yes: Nếu muốn ghi lại văn bản và đặt tên tài liệu

(Trường hợp tài liệu chưa chưa có tên cụ thể)

No: Không lưu lại văn bản

Cancel: Không thoát khỏi soạn thảo văn bản

4.2 GIỚI THIỆU MÀN HÌNH SOẠN THẢO

4.2.1 Thanh tiêu đề (Title bar)

Thanh chứa tên của tệp văn bản, tên của chương trình đang làm việc

Cụ thể: Tên chương trình đang làm việc là Microsoft Word

Tên tài liệu đang mở là Tổng hợp (trường hợp chưa có tên cụ thể thì Word

sẽ gán cho một tên ngầm định Document 1 hay Document 2 )

4.2.2 Thanh menu chính (Main menu)

Là thanh Menu chứa toàn bộ các chức năng của soạn thảo Word

File: Chứa các chức năng liên quan đến File văn bản

Edit: Chứa các chức năng về sửa chữa văn bản

View: Chứa các năng về chế độ nhìn

Insert: Chứa các chức năng về chèn các đối tượng vào văn bản

Format: Chứa các chức năng về định dạng văn bản

Tools: Chứa các công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản

Table: Chứa các chức năng về bảng biểu

Window: Chứa danh sách các File văn bản đang mở

Help: Trợ giúp người sử dụng

Lưu ý:

- Để mở các menu này, ngoài thao tác nháy chuột vào chính menu này có thể dùng tổ hợp phím nóng để mở ở tên mỗi menu có một ký tự được gạch chân Kết hợp hợp tổ hợp phím Alt + ký tự được gạch chân sẽ mở được menu tương ứng

- Để đóng (thoát khỏi) menu, ngoài cách nháy chuột ra chỗ khác có thể dùng cách nháy lại vào tên menu đang mở hoặc nhấn phím ESC từ bàn phím

4.2.3 Thanh công cụ (Standard)

Print Preview Xem văn bản trước khi in

Spelling and Grammar Kiểm tra ngữ pháp và chính tả

Format Painter Sao chép định dạng (thuộc tính)

Insert Table Chèn bảng biểu vào trong văn bản

Insert Worksheet Chèn một bảng tính Excel vào trong văn bản

4.2.4 Thanh định dạng (Formatting)

Chứa các thuộc tính thường dùng của văn bản

Normal Kiểu của văn bản (ngầm định là Normal)

Font Size Cỡ của Font (ngầm định là 13 hoặc 14)

Align Left Căn lề bên trái

Align Right Căn lề bên phải

Numbering Đánh số đầu dòng

Decrease Indent Lùi về bên trái 1 đoạn tương ứng 1 Tab Increase Indent Tiến về phải một đoạn tương ứng 1 Tab Outside Border Chọn đường viền của bảng

4.2.7 Thanh cuốn dọc và ngang (Horizontal &Vertical Scroll bar)

- Khi di chuyển theo chiều dọc toàn bộ văn bản dùng thanh cuốn dọc

- Di chuyển theo chiều ngang để của văn bản dùng thanh cuốn ngang

4.2.8 Thanh trạng thái (Status bar)

Hiển thị tình trạng (trạng thái) của tài liệu như số thứ tự trang (Page), số thứ

tự của đoạn (Sec), tổng số trang của tài liệu, vị trí của con trỏ như dòng và cột (ln, col)

4.3 CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI FILE VĂN BẢN

4.3.1 Lưu giữ văn bản

- Vào menu File, chọn Save, hộp thoại xuất hiện:

- Save In cho biết tài liệu của mình nằm ở thư mục nào (ngầm định là

trong thư mục My Documents) Có thể thay đổi thư mục chứa tài liệu bằng cách chọn thư mục khác trong ô Save In

- Nhập tên tài liệu vào ô File name (Lưu ý: tên tài liệu được phép viết

cách và gõ ở chế độ không dấu) Sau khi nhập tên văn bản xong, nhấn phím

Enter từ bàn phím hoặc nháy vào nút Save ở bên phải

Chú ý: Muốn lưu lại văn bản với một tên khác Nhấn File, chọn Save as, đặt tên

mới

4.3.2 Mở tài liệu

Bước 1: Vào menu File, chọn Open, hộp thoại xuất hiện

Bước 2: Chọn tài liệu cần mở trên danh sách tên file Sau đó nhấn vào nút Open

Chú ý: Muốn mở văn bản mới Nhấn menu File, chọn New, chọn Ok hoặc

nhấn lên biểu tượng New trên thanh Standard, cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl +N

4.3.3 Đóng văn bản đang mở

Nhấn menu File, chọn Close Hoặc nhấn vào dấu

4.3.4 Thiết lập trang văn bản

- First Page: Trang đầu

- Other page: Trang khác

4.3.4.2 Thiết lập lề văn bản

Bước 1: Nhấn menu File, chọn Page Setup, chọn tiếp Margin Hộp thoại

xuất hiện như sau:

+ Top: Khoảng cách từ dòng đầu của trang đến mép trên của trang + Bottom: Khoảng cách từ dòng cuối cùng của trang đến mép dưới của trang

+ Left: Khoảng cách từ ký tự đầu tiên của dòng đến mép trái của trang + Right: Khoảng cách từ ký tự cuối cùng của dòng đến mép phải của trang

+ Gutter: Khoảng cách gáy của trang in

Orientation: Hướng in

+ Portrait: Đặt dọc khổ giấy

+Landscape: Xoay ngang khổ giấy

Apply to: Phạm vi áp dụng

+ Whole document: áp dụng toàn bộ văn bản

+ Selected text: áp dụng với khối văn bản được chọn

Bước 2: Nhấn OK khi đã chọn định dạng xong

CHƯƠNG 5

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

5.1 DI CHUYỂN CON TRỎ VĂN BẢN

5.1.1 Di chuyển con trỏ văn bản bằng bàn phím

- Về đầu đoạn văn bản hiện hành: Ctrl + 

- Về đầu đoạn văn bản kế tiếp sau: Ctrl + 

- Lên trên một trang màn hình: Page Up

- Xuống dưới một trang màn hình: Page Down

- Đến vị trí đầu tiên của trang màn hình hiện tại: Ctrl + Alt + Page Up

- Đến vị trí cuối cùng của trang màn hình hiện tại: Ctrl + Alt + Page Down

- Đến vị trí đầu tiên của tài liệu: Ctrl + Home

- Đến vị trí cuối cùng của tài liệu: Ctrl + End

Mục tiêu

Sau khi học xong chương 5, người học sẽ:

- Biết được cách di chuyển con trỏ văn bản bằng bàn phím, cách đánh dấu văn bản và sao chép, di chuyển văn bản

- Hiểu được cách định dạng văn bản để từ đó vận dụng vào trình bày văn bản

5.1.2 Di chuyển con trỏ văn bản bằng Chuột

Muốn di chuyển con trỏ văn bản về vị trí nào thì di chuyên con trỏ chuột

về vị trí đó, khi đó con trỏ chuột xuất hiện I, nhấn và giữ phím chuột trái, kéo rê đến vị trí mong muốn

5.2 ĐÁNH DẤU MỘT KHỐI VĂN BẢN (CHỌN VĂN BẢN)

Khi muốn thao tác định dạng trên một khối văn bản, chúng ta hãy đánh dấu chúng (chọn văn bản, bôi đen văn bản)

5.2.1 Đánh dấu khối văn bản dùng chuột

- Di chuyển con trỏ văn bản đến đầu khối văn bản cần chọn

- Nhấn và giữ phím trái của chuột, di chuyển đến cuối khối văn bản rồi thả tay nhấn chuột

Lưu ý: Chỉ nên thả tay nhấn chuột sau khi đã đánh dấu (chọn đúng) văn bản cần đánh dấu vì trong quá trình di chuyển chuột có thể lệch chuột nên đánh dấu nhầm

Ngoài ra, còn có các cách nháy chuột để đánh dấu văn bản một cách nhanh chóng và chính xác

Một từ Nháy đúp vào từ đó

Một dòng Đưa con trỏ về phía trái dòng, khi nào con trỏ chuột có

dạng mũi tên màu trắng thì nháy chuột trái một lần Một câu Nhấn Ctrl + nháy vào vị trí bất kỳ trong câu

Một đoạn Nháy chuột 3 lần vào vị trí bất kỳ trong đoạn hoặc nháy

kép chuột vào phía trái của đoạn

Cả tài liệu Nháy chuột 3 lần vào phía trái của một dòng nào đó Một khối hộp Nhấn phím Alt rồi rê chuột

Để huỷ đánh dấu bạn chỉ cần nháy chuột vào vị trí bất kỳ ngoài vùng đánh dấu hay nhấn phím mũi tên

5.2.2 Đánh dấu văn bản dùng bàn phím

Từ vị trí con trỏ văn bản về đầu từ đang đứng Ctrl + Shift + 

Từ vị trí con trỏ văn bản về cuối từ đang đứng Ctrl + Shift + 

Từ vị trí con trỏ văn bản về đầu dòng đang đứng Shift + Home

Từ vị trí con trỏ văn bản về cuối dòng đang đứng Shift + End

Từ vị trí con trỏ văn bản tới đầu đoạn văn bản hiện hành Ctrl + Shift + 

Từ vị trí con trỏ văn bản tới cuối đoạn văn bản hiện hành Ctrl + Shift + 

Từ vị trí con trỏ đến vị trí đầu tiên của tài liệu Ctrl + Shift + Home

Từ vị trí con trỏ đến vị trí cuối cùng của tài liệu Ctrl + Shift + End

5.2.3 Sửa và xoá văn bản

Trong quá trình soạn thảo văn bản, có thể bạn gõ sai hoặc phát hiện ra các lỗi ở các vị trí khác trong văn bản, bạn cần chỉnh sửa chúng cho đúng

- Muốn xóa những ký tự bên phải con trỏ văn bản dùng phím Delele

- Muốn xóa những ký tự bên trái con trỏ văn bản dùng phím Back space

- Khôi phục lại đoạn văn bản vừa xoá hoặc một thao tác vừa làm dùng phím Ctrl + Z (hoặc vào menu Edit, chọn Undo)

Lưu ý: Nếu khối lượng văn bản định xoá nhiều có thể đánh dấu đoạn văn bản đó

5.3 SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN VĂN BẢN

5.3.1 Sao chép văn bản

Bước 1: Đánh dấu khối văn bản cần sao chép

Bước 2: Nhấn Menu Edit, chọn Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C,

hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, biểu tượng Copy)

Bước 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần sao chép văn bản

Bước 4: Nhấn Menu Edit, chọn Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V,

hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, biểu tượng dán)

5.3.2 Di chuyển văn bản

Bước 1: Đánh dấu khối văn bản cần di chuyển

Bước 2: Nhấn menu Edit, chọn Cut (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X,

hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, biểu tượng cắt)

Bước 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần di chuyển văn bản

Bước 4: Nhấn Menu Edit, chọn Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V,

hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, biểu tượng dán)

Bước 2: Nhấn Menu Format, chọn

Font Khi đó trên màn hình xuất hiện một

Form như sau:

Font : là các Font chữ cần thay đổi

Trong hộp thoại Font phải chọn

một kiểu Font chữ bắt đầu bằng ký tự

".Vn" để gõ được tiếng Việt

+ Font style : Kiểu của Font chữ

- Regular : Kiểu bình thường

- Italic : : Kiểu chữ nghiêng

Cỡ chữ

Kiểu

in đậm

Kiểu in nghiên

g

Kiểu gạch chân

+ Alignment : Căn biên

- Left : Căn biên trái

- Right : Căn biên phải

- Centered : Căn giữa

- Justified : Căn hai bên

+ Indentation: Lề

- Left : Khoảng cách cách lề trái

- Right : Khoảng cách cách lề phải

+ Special : Đặc biệt

- None : Không áp dụng chức năng Special

- First line : Lùi dòng đầu tiên của đoạn vào bên trong một khoảng cách, mặc định bằng độ dài của phím Tab

- Hanging : Lùi tất cả các dòng trong đoạn trừ dòng đầu

+ Spacing : Khoảng cách

- Before: Khoảng cách đoạn văn bản đang chọn cách đoạn văn bản trước

- After : Khoảng cách đoạn văn bản đang chọn cách đoạn văn bản sau

- Line spacing : Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

 Single : Đơn (chế độ bình thường)

 1.5 lines : Giãn gấp rưỡi

 Double : Giãn gấp đôi

 At least : Tối thiểu

 Exactly : Chính xác

 Multiple : Tuỳ chọn

5.4.2.2 Dùng bàn phím

Chọn đoạn văn bản cần định dạng

- Ctrl + L : Căn biên trái

- Ctrl + R : Căn biên phải

- Ctrl + E : Căn giữa

- Crtl + J : Căn hai bên

- Ctrl + 5 : Giãn khoảng cách giữa các dòng gấp 1.5 lần

- Ctrl + 2 : Giãn khoảng cách giữa các dòng gấp đôi

5.4.2.3 Dùng thanh công cụ

- Căn biên trái

- Căn giữa

- Căn biên phải

- Căn hai bên

CHƯƠNG 6

BẢNG BIỂU

6.1 TẠO BẢNG

Bước 1: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần chèn bảng

Bước 2: Nhấn Menu Table, chọn Insert, chọn Table Hộp thoại xuất hiện

Number of columns: Số lượng cột

Number of rows: Số lượng hàng

Fixed Column width: Độ rộng của cột

AutoFit to contents: Độ rộng của cột phù hợp với nội dung

AutoFit to window: Độ rộng của cột phù hợp với độ rộng cửa sổ

Bước 3: Nhập số cột của bảng biểu cần chèn vào ô Number of columns,

Mục tiêu

Sau khi học xong chương 6, người học sẽ:

- Biết được các thao tác tạo, sửa, xóa và trình bày dữ liệu trong bảng biểu

- Vận dụng các kiến thức đã học làm bài tập thực hành

6.2 CHỈNH SỬA BẢNG BIỂU

6.2.1 Di chuyển con trỏ văn bản trong bảng

- Nhảy đến ô kế tiếp dùng phím: Tab

- Nhảy đến ô trước dùng phím: Shift + Tab

- Di chuyển sang trái, phải một ký tự: ,

- Di chuyển lên trên, xuống dưới một dòng: ,

- Về ô đầu của hàng đang đứng: Alt + Home

- Về ô cuối của hàng đang đứng: Alt + End

- Về ô đầu của cột đang đứng: Alt + Page Up

- Về ô cuối của cột đang đứng: Alt + Page Down

Chú ý: Nếu đang ở ô cuối cùng của bảng mà nhấn Tab thì sẽ thêm 1 hàng mới

Cách 1: Di chuyển con trỏ văn bản đến ô đầu tiên của hàng, nhấn phím

trái (hoặc giữ phím Shift) sau đó di chuyển đến ô cuối cùng của hàng thì nhả tay chuột hoặc thả phím Shift

Cách 2: Di chuyển đến một ô bất kỳ của hàng, sau đó vào Menu Table

Cách 3: Đưa con trỏ chuột về đầu (bên trái) của hàng cần chọn, khi đó

con trỏ chuột xuất hiện mũi tên màu trắng quay về phía hàng cần chọn thì nhấn chuột trái một lần

Chú ý:

- Nếu chọn nhiều hàng thì làm tương tự như trên bằng cách kéo chuột qua các hàng cần chọn hoặc nháy chuột vào bên trái hàng đầu tiên cần chọn sau đó kéo xuống những hàng dưới,

- Cũng có thể tổng hợp dùng cả bàn phím và chuột bằng cách nháy vào ô đầu tiên của hàng đầu tiên, sau đó nhấn Shift và nháy vào ô cuối cùng của hàng cuối cùng cần chọn

6.2.3.2 Chọn cột

Cách 1: Di chuyển con trỏ văn bản đến ô đầu tiên của cột, nhấn phím trái

(hoặc giữ phím Shift) sau đó di chuyển đến ô cuối cùng của cột thì nhả tay chuột hoặc thả phím Shift

Cách 2: Di chuyển đến một ô bất kỳ của cột, sau đó vào Menu Table chọn

- Cũng có thể tổng hợp dùng cả bàn phím và chuột bằng cách nháy vào ô đầu tiên của cột đầu tiên, sau đó nhấn Shift và nháy vào ô cuối cùng của cột cuối cùng cần chọn

6.2.3.3 Chọn ô

- Chọn ô hiện tại dùng phím Shift + End hoặc nháy chuột vào phía trên bên tay trái của ô

- Nếu chọn nhiều ô liên tục thì nhấn giữ phím Shift và liên tục nhấn phím mũi tên hoặc di chuyển đến ô đầu tiên của khối ô cần chọn sau đó nhấn trái chuột kéo đến ô cuối cùng

6.2.3.4 Cách chọn toàn bộ bảng biểu

Bước 1: Đưa con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong bảng

Bước 2: Nhấn Table chọn Select, chọn Table

6.2.4 Thay đổi độ rộng của cột, chiều cao của hàng

6.2.4.1 Thay đổi độ rộng của cột

Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột vào đường viền của cột

Bước 2: Khi nào con trỏ chuột có hình thì nhấn chuột trái, kéo sang trái hoặc sang phải

Lưu ý:

Cũng có thể di chuyển con chuột trên cột mốc đánh dấu cột (Column market) của thanh thước kẻ, sau đó nhấn chuột trái khi có hình dạng dưới đây

Các tuỳ chọn bổ xung thêm khi chỉnh độ rộng một cột:

- Giữ phím Shift trong khi kéo thì độ rộng cột bên phải không thay đổi

- Giữ phím Ctrl trong khi kéo thì độ rộng các cột bên phải tương ứng thay đổi theo

- Giữ phím Alt trong khi kéo thì hiện kích thước trên thanh Ruler

6.2.4.2 Thay đổi chiều cao của hàng

Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột vào đường viền thứ hai của hàng Bước 2: Khi nào con trỏ chuột có hình thì nhấn chuột trái, kéo lên trên hoặc xuống dưới

Lưu ý:

Muốn thay đổi chiều cao của hàng nếu không nhất thiết phải cần chiều cao chính xác bằng bao nhiêu thì không cần phải làm như trên Người ta chỉ cần dùng chức năng Paragraph để định dạng chiều cao của hàng ở lựa chọn Before

Bước 2: Nhấn Table, chọn Split Cells Hộp thoại xuất hiện:

Number of columns : Nhập số lượng cột

Number of rows : Nhập số lượng hàng

Lưu ý:

- Muốn số lượng ô đã chọn tách ra bao nhiêu cột thì nhập số lượng cột vào ô Number of columns và tách ra bao nhiêu hàng thì nhập số lượng hàng vào

ô Number of Rows

- Nếu muốn nhập toàn bộ số lượng ô đã chọn sau đó mới tách ra thì "tick "

 vào ô Merge cells before split

6.2.6 Thêm hàng, cột, ô

6.2.6.1 Thêm ô

Bước 1: Chọn ô hoặc khối ô có vị trí mà bạn muốn chèn các ô mới vào vị

trí đó

Bước 2: Nhấn Menu Table, chọn Insert Cells Hộp thoại xuất hiện:

Shift cells right : Đẩy ô cũ sang bên phải

Shift cells down : Đẩy ô cũ xuống dưới

Insert entire row : Chèn cả hàng, hàng chứa ô đã chọn bị đẩy xuống dưới

Insert entire column: Chèn cả cột, cột chứa ô đã chọn bị đẩy sang phải

Cách 1: Di chuyển con trỏ văn bản đến ô cuối cùng (ô nằm ở cột cuối

cùng, hàng cuối cùng) của bảng Sau đó nhấn phím Tab trên bàn phím thì chèn thêm một hàng mới vào cuối bảng

Cách 2: Hoặc di chuyển con trỏ văn bản xuống phía cuối ra ngoài bảng

Sau đó vào menu Table, chọn Insert Rows Hộp thoại xuất hiện:

Nhập số lượng hàng cần chèn vào ô Number of rows Nhấn <OK> để kết

thúc, <Cancel> để huỷ bỏ

 Lưu ý:

Bạn cũng có thể dùng phương pháp khác để chèn hàng không nhất thiết là hàng cần chèn sẽ nằm ở cuối bảng hay không bằng cách: Di chuyển con trỏ văn bản vào điểm ngoài ở cuối một hàng và gõ Enter hoặc nháy vào nút Insert Rows Above, Insert Rows Below trên thanh công cụ của bảng biểu Hàng mới được chèn sẽ nằm ngay tại hàng đang chọn, hoặc ngay sau hàng mà bạn để con trỏ văn bản

6.2.6.3 Thêm cột

Bước 1: Chọn cột (bôi đen) tại vị trí sẽ chèn cột mới vào vị trí đó

Bước 2: Nhấn vào menu Table chọn Insert, chọn Columns to the Left

Nếu chọn Columns to the Right thì cột mới được thêm nằm bên tay phải cột đang chọn Hoặc nhấn vào vào biểu tượng trên thanh công cụ của bảng biểu, sau đó chọn Columns to the Left thì cột mới thêm sẽ nằm đúng vị trí cột

đã được chọn, còn cột cũ bị đẩy sang phải, nếu chọn Insert chọn Columns to the Right thì cột mới sẽ được đẩy sang bên tay phải cột đang chọn

6.2.7 Xoá ô, hàng, cột

6.2.7.1 Xoá ô

Bước 1: Chọn ô hoặc các ô cần xoá

Bước 1: Nhấn Menu Table, chọn Delete, chọn Cells Hộp thoại xuất hiện:

Shift cells left: Xoá ô đã chọn và đẩy các ô bên phải ô đã chọn sang trái Shift cells up: Xoá ô đã chọn và đẩy ô phía dưới ô đã chọn lên trên Delete entire row: Xoá cả hàng chứa ô đã chọn

Delete entire column: Xoá cả cột chứa ô đã chọn

Bước 3: Nhấn <OK> để kết thúc, <Cancel> để huỷ bỏ

6.2.7.2 Xoá hàng

Bước 1: Chọn hàng hoặc các hàng cần xoá

Bước 2: Nhấn Menu Table, chọn Delete, chọn Rows

6.2.7.3 Xoá cột

Bước 1: Chọn cột hoặc các cột cần xoá

Bước 2: Nhấn menu Table, chọn Delete Columns

6.2.8 Chỉnh cho các cột có độ rộng, các hàng có chiều cao bằng nhau

Bước 1: Chọn các cột, hàng cần thay đổi độ rộng

Bước 2: Nhấn menu Table, chọn AutoFit, chọn Distribute Columns

6.2.9 Tạo các đường viền cho bảng

6.2.9.1 Tạo đường viền cho bảng biểu

Bước 1: Chọn phạm vi cần thay đổi kiểu đường viền

Bước 2: Nhấn menu Format, chọn Borders and Shading, chọn thẻ

Borders Hộp thoại xuất hiện:

* Setting: Thiết lập hiển thị đường viền

None : Ẩn toàn bộ các đường viền

Box : Cho phép hiển thị 4 đường viền bên ngoài, còn ẩn các đường viền bên trong của bảng

All : Hiển thị tất cả mọi đường viền của bảng

Style: Các kiểu của đường viền

Color: Màu của đường viền

Width: Độ rộng của đường viền

Preview: Xem trước khi áp dụng Dưới hoặc bên trái mỗi đường viền ở

khung Preview có những nút ẩn và hiện Nhấn vào những nút này

để ẩn hoặc hiển thị những đường viền của bảng

Apply to: Phạm vi áp dụng

Table: Áp dụng toàn bộ bảng biểu Cells: Chỉ áp dụng những ô đã được chọn

Bước 3: Nhấn OK để kết thúc

6.2.9.2 Ẩn đường viền của bảng biểu

Bước 1: Chọn khối ô cần ẩn đường viền

Bước 2: Nhấn menu Format, chọn Borders and Shading, chọn thẻ

Borders Hộp thoại xuất hiện:

Bước 3: Muốn ẩn nét đường viền nào của bảng biểu thì nhấn vào các biểu

tượng đường viên trong Priview để nét đường viên

6.2.10 Lặp lại tiêu đề của bảng

Nếu một bảng trải trên nhiều trang, bạn có thể làm cho tiêu đề của bảng tự động lặp lại sau mỗi trang Ta làm như sau:

Bước 1: Chọn hàng chứa tiêu đề của bảng biểu

Bước 2: Nhấn Menu Table, chọn Heading Row Repeat

6.2.11 Sắp xếp thông tin trong bảng

Có thể sắp xếp thông tin theo trật tự chữ cái, chữ số hay theo ngày tháng Cũng có thể sắp xếp văn bản hay danh sách được đánh theo cột, các cột ngăn cách bởi các dấu Tab, dấu phẩy hay các dấu chỉ định khác Ngầm định là Word

sẽ sắp xếp các hàng theo nội dung của cột đầu tiên Tuy nhiên bạn có thể chỉ ra một hay các cột khác làm cơ sở cho việc sắp xếp

Bước 2: Nhấn menu Table, chọn Sort Hộp thoại xuất hiện:

Bước 3: Chọn cột cần sắp xếp đầu tiên (khoá chính) ở ô Sort by

Bước 4: Trong hộp Type chọn kiểu của cột sắp xếp (Text: văn bản,

Number: số, Date: ngày)

- Chọn mục Ascending để sắp xếp tăng hoặc Descending để sắp xếp giảm

- Chọn các cột sắp xếp kế tiếp ở ô Then by và các kiểu của nó

- Chọn Option để đặt các thông số khác ví dụ như có phân biệt chữ hoa, chữ thường

Bước 5: Chọn <OK> để kết thúc, <Cancel> để huỷ bỏ

6.2.12 Tạo danh sách trong bảng

6.2.13 Tính toán đơn giản trong bảng biểu

Có thể cộng, trừ, nhân, chia hay tính trung bình các ô, hoặc tính phần trăm

Ví dụ:

= Sum(A1,A3): Tính tổng của hai ô A1 và A3

= Sum(A1:A3): Tính tổng của khối ô từ A1 đến A3 (bao gồm 3 ô: A1,A2 và A3)

Để tính toán trên một bảng ta làm như sau:

Bước 1: Chọn ô cần chèn công thức

Bước 2: Nhấn Menu Table, chọn Formula Hộp thoại xuất hiện:

- Trong ô Formula, Word đề xuất một công thức chẳng hạn như Sum(left) Nếu không cần dùng thì xoá đi

Ví dụ: Muốn tính trung bình của các ô từ A2 đến C3 thì trong ô Paste

function chọn Average và nhập tiếp địa chỉ ô từ A2 đến C3 trong dấu ngoặc (Average(A2:C3))

- Trong ô Number Format, nhập một định dạng thể hiện kết quả Ví dụ chọn định dạng kết quả là phần trăm thập phân thì chọn 0.00%

6.2.14 Thay đổi hướng của văn bản trong ô

Bước 1: Chọn ô hoặc khối ô có khối văn bản muốn thay đổi hướng

Bước 2: Nhấn menu Format, chọn Text Direction Hộp thoại xuất hiện:

Orientation: Chọn hướng của văn bản bằng cách nháy chuột vào ô Text

có hướng cần chọn

Bước 3: Nhấn <OK> để kết thúc, <Cancel> để huỷ bỏ

CHƯƠNG 7

MỘT SỐ CHỨC NĂNG ĐẶC BIỆT

7.1 CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT

Để chèn vào văn bản các ký tự như ,, ,  thì ta làm như sau:

Bước 1: Di chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần chèn ký tự

Bước 2: Vào Menu Insert, chọn Symbol Hộp thoại xuất hiện:

Mục tiêu

Sau khi học xong chương 7, người học sẽ:

- Thành thạo các thao tác khi chèn các đối tượng đặc biệt vào tài liệu như: chèn các ký tự đặc biệt, chèn tranh, chữ nghệ thuật, các thao tác trình bày cột báo

- Biết được các chức năng hỗ trợ quá trình soạn thảo văn bản như tìm kiếm và thay thế, các chức năng sửa chữa tự động

hình trên Khi đã tìm đúng ký tự cần chèn, nhấn vào nút Insert phía dưới Lúc này nút Cancel tự động đổi thành nút Close và ta nhấn vào nút Close này để kết

thúc quá trình chèn ký tự

Lưu ý: Trong một số trường hợp có thể trên bảng ký tự không tìm thấy ký

tự cần chèn thì ta có thể chọn bảng ký tự khác bằng cách nháy chuột vào ô Font

ở phía trên để tìm bảng ký tự khác

Trường hợp ký tự đặc biệt cần phải chèn nhiều lần ta có thể đặt phím tắt bằng cách chọn ký tự cần chèn, sau đó nhấn Shortcut Key, chọn ký tự thay thế, chọn Assign, chọn close Sau khi đặt xong ta chỉ việc nhấn phím vừa đặt là ký tự cần chèn sẽ tự động được chèn ra

7.2 CHÈN TRANH, CHỮ NGHỆ THUẬT

7.2.1 Chèn tranh

Muốn chèn một bức tranh hay hình ảnh vào văn bản ta làm như sau:

Bước 1: Nhấn Menu Insert chọn Picture, chọn tiếp Clip Art, chọn

Organize Clips, chọn Office Collections Hộp thoại tranh xuất hiện

Bước 2: Chọn tranh cần chèn theo các chủ đề tranh trong hộp thoại

Collections list, chọn tranh cần chèn, nhấn chuột phải chọn Copy, đóng cửa sổ chèn tranh lại, nhấn chuột phải chọn Paste

7.2.1.1 Đặt chế độ hiển thị tranh

Bước 2: Nhấn Fomat chọn Picture, chọn Layout khi xuất hiện:

+ In front of text : hiển thị tranh lên trên văn bản

+ Behind text : Ẩn tranh sau văn bản

+ Tight: Giãn văn bản vừa đủ để đặt tranh

+ Square: Giãn văn bản thành hình vuông để đặt tranh

+ In line with text: Giãn dòng văn bản

7.2.1.2 Chỉnh sửa tranh

Bước 1: Chọn tranh cần phóng to, thu nhỏ

Bước 2: Nhấn format, chọn Picture, chọn Size,hộp thoại sau xuất hiện:

+ Height: Thay đổi chiều cao của tranh

+ Width : Thay đổi chiều rộng của tranh

+ Rotation: Xoay tranh

7.2.1.3 Xoá tranh:

Bước 1: Chọn tranh cần xoá

Bước 2: Nhấn Delete trên bàn phím

7.2.2 Chèn chữ nghệ thuật

Bước 1: Nhấn Menu Insert, chọn Picture, chọn tiếp WordArt Hộp thoại

xuất hiện:

Bước 2: Chọn kiểu chữ cần chèn, sau đó nhấn <OK> Hộp thoại Edit

WordArt text xuất hiện:

Xoá chữ Your Text Here và nhập nội dung chữ nghệ thuật Để hiển thị

tiếng Việt phải nháy chuột vào ô Font ở phía trên của hộp thoại để tìm font chữ Việt

7.2.2.1 Đặt chế độ hiển thị chữ

Bước 1: Chọn tranh cần chèn

Bước 2: Nhấn Fomat chọn WordArt, chọn Layout khi xuất hiện:

+ In front of text : Hiển thị tranh lên trên văn bản

+ Behind text : Ẩn tranh sau văn bản

+ Tight : Giãn văn bản vừa đủ để đặt chữ

+ Square : Giãn văn bản thành hình vuông để đặt chữ

+ In line with text : Tranh nằm cùng với dòng văn bản

7.2.2.2 Chỉnh sửa kích cỡ chữ

Cách 1: Muốn chỉnh sửa tranh hay chữ thì phải chọn tranh hoặc chữ cần

chỉnh sửa, khi đó xung quanh tranh hoặc chữ xuất hiện những ô vuông như hình dưới đây

- Để thu hẹp hay mở rộng bề ngang của chữ hoặc tranh: di chuyển con trỏ chuột vào ô vuông ở giữa cạnh trái hoặc cạnh phải, sau đó kéo sang trái hoặc sang phải để thay đổi bề ngang của chữ hoặc tranh

- Để giảm hay tăng chiều cao của tranh hoặc chữ: di chuyển con trỏ chuột vào ô vuông ở giữa cạnh trên hoặc cạnh dưới, sau đó kéo lên trên hoặc kéo xuống dưới để tăng hay giảm chiều cao của chữ hoặc tranh

- Để cùng lúc tăng hay giảm cả chiều cao và độ rộng của chữ hoặc tranh người ta làm như sau: di chuyển chuột lên ô vuông ở 4 góc, sau đó kéo vào

trong để giảm kích cỡ hoặc ra ngoài để tăng kích cỡ

Cách 2: Có thể làm cách sau để thay đổi kích cỡ của tranh hoặc chữ:

Bước 1: Chọn tranh, chữ cần thay đổi

Bước 2: Nhấn menu Format, chọn Picture (nếu thay đổi kích cỡ của tranh)

hoặc WordArt (nếu muốn thay đổi kích cỡ của chữ) Hộp thoại Format Picture/WordArt xuất hiện Sau đó tăng giảm chiều cao (Height) và độ rộng (Width) ở phiếu Size của hộp thoại

7.3 CHIA VĂN BẢN THÀNH CỘT BÁO

Muốn chia văn bản thành những cột báo, ta làm như sau:

Bước 1: Chọn khối văn bản muốn chia thành cột báo

Bước 2: Nhấn menu Format, chọn Columns Hộp thoại xuất hiện:

- Width and Spacing : Độ rộng và khoảng cách

Width : Độ rộng của cột (Col#) Spacing : Khoảng cách giữa các cột

- Line between : Cho phép giữa các cột có đường ngăn cách

- Apply to : Phạm vi áp dụng

Whole Document: Toàn bộ tài liệu Selected text: Chỉ áp dụng những khối văn bản đã được chọn

Bước 3: Nhấn <OK> để kết thúc

7.4 TẠO CHỮ HOA ĐẦU CỘT BÁO

Bước 1: Chọn ký tự đầu cột báo

Bước 2: Vào menu Format, chọn

Drop Cap Hộp thoại xuất hiện:

Distance from text: Khoảng cách từ Drop Cap đến các chữ thụt cấp

Bước 3: Nhấn <OK> để kết thúc, <Cancel> để huỷ bỏ

Ví dụ:

Văn bản đã

7.5 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ

7.5.1 Tìm kiếm

Trong quá trình soạn thảo có thể bạn cần tìm một từ, cụm từ nào đó một cách nhanh chóng Ta làm như sau:

Bước 1: Nhấn menu Edit, chọn Find Hộp thoại xuất hiện:

Bước 2: Trong mục Find what, bạn nhập cụm văn bản cần tìm Có thể cắt

Bước 3: Lựa các tuỳ chọn mà bạn cần:

- Match case: Có sự phân biệt chữ hoa và chữ thường

- Find whole word only: Tìm chính xác văn bản cần chỉ định

- Sound like: Tìm những từ có phát âm tương tự (tiếng Anh) như

Color và Colour,

Bước 4: Chọn phạm vi tìm kiếm trong hộp Search:

All: Tìm toàn bộ văn bản Down: Tìm từ vị trí con trỏ văn bản xuống phía dưới tài liệu

Lưu ý: Nếu tìm thấy một cụm văn bản cần tìm, nhấn nút Find Next để

Bước 2: Nhập nội dung cụm văn bản cần tìm để thay thế vào ô Find What

và các định dạng giống như chức năng Find ở trên

Bước 3: Nhập nội dung cụm văn bản cần thay thế vào ô Replace, các định

dạng cũng như trên

- Các tuỳ chọn như sau:

Replace: Thay thế văn bản và tiếp tục tìm kiếm

Replace all: Thay thế tất cả

Find next: Không thay thế và tiếp tục tìm

Ví dụ: Để tìm cụm từ CNTT và thay thế bởi cụm từ Công nghệ thông tin ta làm như sau:

- Nhập cụm từ Công nghệ thông tin vào ô Replace

- Muốn thay thế tất cả chọn Replace all, nếu tìm kiếm và thay thế từng cụm từ chọn Replace Sau đó chọn nút Find Next để tìm tiếp, nếu thay thế chọn Replace, nếu không thay thế thì chọn Find Next để tiếp tục tìm

7 6 CHỨC NĂNG SỬA CHỮA TỰ ĐỘNG

Trong quá trình soạn thảo văn bản, bạn thấy một cụm từ nào đó xuất hiện nhiều lần hoặc qúa dài Bạn có thể thay thế cụm từ đó bằng một nhóm ký tự ngắn hơn để khi gõ đến cụm từ đó, thay bằng phải gõ lại hoặc gõ dài thì bạn chỉ cần gõ nhóm ký tự được thay thế sau đó Word tự sửa

Ví dụ: Để không phải gõ cụm từ Công nghệ thông tin ta chỉ cần gõ CNTT thì Word tự sửa thành Công nghệ thông tin Để làm được điều đó, ta làm như sau:

Bước 1: Vào menu Tools, chọn AutoCorrect Hộp thoại xuất hiện:

- Trong hộp Replace, nhập từ cần thay thế (CNTT)

- Trong hộp With, nhập cụm từ được thay thế (Công nghệ thông tin) (Lưu ý: Trong hộp này không hiển thị được tiếng Việt dạng bảng mã TCVN3)

- Để Word thay thế ngay sau khi bạn gõ, hãy đánh dấu  vào ô Replace