CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH S.W.O.T - S.W.O.T ANALYSIS

Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi chúng ta sẽ có những lúc phải trình bày về một vấn đề gì đó cho ai đó hiểu, nhưng đa số chúng ta lại gặp phải những cảm giác lo lắng, hồi hộp, không kiểm s

T r a n g 1 | 103

CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH S.W.O.T - S.W.O.T ANALYSIS

Mỗi một chủ thể tồn tại trong xã hội đều chịu tác động của các yếu tố nội tại bên trong và các yếu bên ngoài môi trường Tập hợp các yếu tố bên trong và bên ngoài đó được gọi là S.W.O.T Vì vậy, phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hiệu quả để xác định các điểm mạnh, điểm yếu của một cá nhân hay một tổ chức, các cơ hội để phát triển và cả các thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ chức đó sẽ phải đương đầu Thực hiện phân tích S.W.O.T giúp chúng ta tập trung các hoạt động của chúng ta vào những lĩnh vực mà chúng ta đang có lợi thế và nắm bắt được các cơ hội mà chúng ta có được Phân tích S.W.O.T ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực khác, tuy nhiên trong tài liệu này chỉ đề cập đến việc phân tích S.W.O.T cho các cá nhân nhằm giúp các bạn sinh viên hiểu và phân tích được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân; xác định được cơ hội và thách thức đối với họ trong giai đoạn bắt đầu việc học tập tại trường để có thể xác định và đưa ra những công việc

cụ thể nhằm phát triển bản thân cho phù hợp Ngoài ra, các bạn sinh viên sau khi làm quen còn có thể tiếp tục rèn luyện và phát triển thành một kỹ năng quan trọng để áp dụng vào công việc thực tiễn sau này

1.1 KHÁI NIỆM S.W.O.T

S.W.O.T là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của 4 từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách

thức)

Trong mục này chúng ta sẽ đi tìm hiểu thế nào là điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một chủ thể

1.1.1 Thế nào là điểm mạnh, điểm yếu của chủ thể?

Điểm mạnh (Strenghts): Là những yếu tố tích cực nổi trội bên trong bản thân mỗi chủ thể có thể kiểm soát được và ta cần duy trì và phát huy các yếu tố này

Điểm yếu (Weaknesses): Là những yếu tố tiêu cực bên trong bản thân mỗi chủ thể

có thể kiểm soát được và ta cần khắc phục hoặc loại bỏ các yếu tố này

T r a n g 2 | 103

Một số ví dụ về điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân:

- Thiếu kinh nghiệm

- Kĩ năng nghề nghiệp chưa cao

- Kĩ năng giao tiếp, ứng xử kém

- Đặc điểm cá nhân tiêu cực

- …

1.1.2 Cơ hội và thách thức là gì?

Cơ hội (Opportunities): Là những yếu tố tích cực bên ngoài mà chúng ta không thể kiểm soát được nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của chúng ta

Thách thức (Threats): là những yếu tố tiêu cực bên ngoài mà chúng ta không thể kiểm soát được nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của chúng

ta

- Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở

- Một dự án đầy hứa hẹn được giao

phó

- Học hỏi được những kỹ năng hay

kinh nghiệm mới

- Sự xuất hiện của công nghệ mới

- Một số kỹ năng trở nên lỗi thời

- Bạn không sẵn sàng với phát triển của công nghệ

- Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty cũng như với cá nhân

- ………

Bài tập: Xác định cơ hội và thách thức đối với ngành vận tải biển trong thời điểm hiện nay?

Tham khảo: Theo dự báo của các chuyên gia, giai đoạn từ năm 2012 - 2014 nền

kinh tế vẫn còn nhiều khó khăn, chưa thể thoát ra được cuộc khủng hoảng chung toàn cầu Cũng như nhiều ngành nghề khác trong cả nước, lĩnh vực vận tải biển sẽ gặp rất nhiều thách thức

Những thành tựu và chiến lược phát triển

Với lợi thế về vị trí địa lý, vận tải biển là lĩnh vực phát triển mạnh mẽ nhất trong

số lĩnh vực vận tải công nghiệp ở Việt Nam Từ nhiều năm nay, lượng hàng hóa thông qua cảng biển tăng trưởng bình quân đạt tốc độ 15%/năm Theo báo cáo của Cục Hàng hải Việt Nam, năm 2011 lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam đạt xấp xỉ 290 triệu tấn Dự báo lượng hàng thông qua toàn bộ hệ thống cảng biển như sau: 500 - 600 triệu tấn/năm vào năm 2015; 900 - 1.100 triệu tấn/năm vào năm 2020; 1.600 - 2.100 triệu tấn/năm vào năm 2030

T r a n g 4 | 103

Có thể thấy, quy hoạch phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 đã có những thay đổi có tính chiến lược, nhằm phát triển hệ thống cảng biển xứng tầm quốc tế, thu hút được sự quan tâm của hãng tàu lớn, nhà khai thác cảng hàng đầu thế giới đến đầu tư và thúc đẩy phát triển ngành Hàng hải Việt Nam Cụ thể, tập trung xây dựng một số cảng nước sâu cho tàu trọng tải lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế như Vân Phong - Khánh Hòa để tiếp nhận được tàu container sức chở 9.000 - 15.000 TEU hoặc lớn hơn, tàu chở dầu 30 - 40 vạn DWT; cảng cửa ngõ quốc

tế tại Hải Phòng, Bà Rịa - Vũng Tàu để tiếp nhận được tàu trọng tải 8 - 10 vạn DWT, tàu container sức chở 4.000 - 8.000 TEU và vùng kinh tế trọng điểm khác khi có điều kiện; cảng chuyên dùng cho các liên hợp hóa dầu, luyện kim, trung tâm nhiệt điện chạy than (tiếp nhận được tàu trọng tải 10-30 vạn DWT hoặc lớn hơn)

Khó khăn và thách thức

Cục hàng hải cho biết, năm 2012 do tác động chung của hoạt động hàng hải - thương mại thế giới và những khó khăn trong nước (thiếu tàu dầu, tàu chở khí hóa lỏng, tàu container; giá cước vận tải giảm, giá nhiên liệu tăng, trượt giá ) nên phần lớn các doanh nghiệp vận tải biển (nhất là các chủ tàu tư nhân) đều có lợi nhuận thấp và vẫn gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, phổ biến là tình trạng khan hiếm nguồn hàng; không ít phương tiện chỉ vận tải hàng một chiều hoặc chạy “rỗng”; nhiều tuyến phải đỗ dài ngày do thiếu hàng chuyên chở Do đó thu không đủ bù chi phí, riêng phần trả lãi ngân hàng có thời điểm lãi suất vay lên tới 21% năm Nhiều doanh nghiệp bị nợ quá hạn kéo dài, nguy cơ dẫn đến phá sản là không thể tránh khỏi Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vận tải biển lại bị thiệt thòi bởi khó tiếp cận với nguồn tài chính hỗ trợ thông qua các gói kích cầu của Chính phủ

Bên cạnh đó, hiện nay, hạ tầng giao thông kết nối cảng biển với các khu dân cư, khu công nghiệp mặc dù đã được Chính phủ quan tâm đầu tư xây dựng, tuy nhiên vẫn chưa đồng bộ với đầu tư xây dựng hạ tầng cảng biển, chưa đáp ứng được nhu cầu lưu thông hàng hóa xếp dỡ qua hệ thống cảng biển Tình trạng trên là một trong những nguyên nhân dẫn đến ách tắc giao thông và ứ đọng hàng hóa tại các cảng biển

T r a n g 5 | 103

Đáng chú ý, thời gian gần đây, tai nạn hàng hải có xu hướng tăng lên Tai nạn xảy ra trên hải phận quốc tế và trên các luồng hàng hải Việt Nam Đã xảy ra tàu vận tải Việt Nam bị cướp biển tấn công bắt giữ tống tiền Những vấn đề này dẫn đến tổn thất to lớn về người và tài sản cho các doanh nghiệp hàng hải Việt Nam Bên cạnh đó,

số lượng tàu vận tải của các doanh nghiệp Việt Nam bị lưu giữ tại các cảng nước ngoài

do khiếm khuyết kỹ thuật vẫn chưa giảm, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phát triển chung của Ngành

Ngoài ra, vận tải hàng hóa bằng đường biển đang gặp khó khăn do sự cạnh tranh khốc liệt với đội tàu trong và ngoài nước Cước phí vận tải giảm trong khi giá nhiên liệu tăng Giá xếp dỡ hàng hóa tại cảng biển (đặc biệt là hàng container) thấp do đội tàu Việt Nam không giành được quyền vận tải và bị các hãng tàu nước ngoài ép phí THC (phí xếp dỡ tại cảng) Như vậy, trong khi nhà xuất khẩu của Việt Nam vẫn phải trả phí THC cao mà các nhà khai thác cảng của Việt Nam chỉ thu được một phần (khoảng một nửa), phần còn lại các hãng tàu nước ngoài thu mà không phải bỏ ra bất

cứ khoản chi phí nào cả

Mô hình quản lý cảng theo các chuyên gia đánh giá vẫn còn nhiều bất cập Mặc

dù có nhiều cơ quan, tổ chức đồng thời tham gia vào công tác quản lý hoạt động tại cảng biển, nhưng chưa có cơ quan chịu trách nhiệm điều phối chung về sự đồng bộ trong đầu tư khai thác hạ tầng cảng biển và hạ tầng kết nối cảng biển, dẫn đến hiệu quả khai thác cảng thấp

Giải pháp nào để vượt qua khó khăn, thách thức của ngành vận tải biển?

Thực trạng nêu trên cho thấy, để phát triển năng lực vận tải biển Việt Nam đáp ứng nhu cầu lưu thông hàng hóa, hành khách quốc tế và giữa các vùng miền trong nước, ngành Hàng hải phải chú trọng thực hiện các biện pháp cấp bách trong năm

2012 này, cùng với đó cần tiếp tục thực hiện những chiến lược dài hơi hướng tới sự phát triển bền vững ổn định của ngành vận tải biển

Cụ thể, về chiến lược lâu dài ngành hàng cải cần quyết liệt trong chỉ đạo triển khai bảo đảm chất lượng, tiến độ các dự án đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng giao thông vận tải nối cảng với mạng lưới giao thông quốc gia đã được phê duyệt và đẩy nhanh

T r a n g 6 | 103

tiến độ chuẩn bị đầu tư các dự án khác, đặc biệt là những dự án ở các khu trọng điểm phía Bắc, khu vực thành phố Hồ Chí Minh - Đồng Nai - Bà Rịa Vũng Tàu và đồng bằng sông Cửu Long Bên cạnh đó, cần triển khai các dự án luồng hàng hải như dự án luồng Cái Mép-Thị Vải cho tàu có trọng tải lớn trên 160.000 DWT, luồng vào các cảng trên sông Hậu… Đặc biệt, cần tập trung chỉ đạo nhằm tăng cường hiệu quả xây dựng pháp luật, chính sách phát triển và đề xuất ký kết, gia nhập điều ước, thỏa thuận quốc tế an toàn hàng hải, an ninh hàng hải và bảo vệ môi trường mà Việt Nam tham gia, nhất là pháp luật trong nước và các Điều ước quốc tế có liên quan Tăng cường công tác kiểm tra của Nhà nước tại cảng biển (PSC) đảm bảo tàu trong điều kiện kỹ thuật thật sự an toàn mới được rời cảng

Ngoài ra, trong năm 2012, ngành hàng hải cần ban hành mức giá sàn xếp dỡ áp dụng cho các cảng; áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, điều hành và các hoạt động của các dịch vụ một cách có hiệu quả; liên kết chặt chẽ với nhau, xây dựng một hiệp hội có tiếng nói thống nhất để tạo sức mạnh cạnh tranh đối với các đội tàu nước ngoài Có chính sách huy động nguồn vốn đầu tư nhằm hiện đại hóa và phát triển đội tàu biển Việt Nam; phát triển các trung tâm phân phối hàng hóa gắn liền với các bến cảng container, đặc biệt là ở các cảng cửa ngõ, cảng trung chuyển quốc tế; phát triển dịch vụ logistics và dịch vụ vận tải đa phương thức; áp dụng chính sách ưu đãi cho đội tàu biển Việt Nam được giảm giá hoặc hỗ trợ giá xăng dầu trong giai đoạn khó khăn như hiện nay

Một việc cần phải chú trọng nữa, đó là nghiên cứu đổi mới phương thức đào tạo, tiêu chuẩn đào tạo lực lượng lao động vận tải biển như ưu tiên và đãi ngộ kinh phí đào tạo cho học viên ngành Hàng hải, đầu tư công nghệ cao cho các trường hàng hải Đồng thời, nghiên cứu, đề xuất chính sách ưu đãi đối với lực lượng lao động trong Ngành, nhằm khuyến khích lực lượng lao động gắn bó lâu dài với nghề

Cuối cùng, cần nghiên cứu xây dựng cơ quan quản lý cảng đủ mạnh (có thể theo

mô hình chính quyền cảng) phù hợp với thông lệ quốc tế và điều kiện của Việt Nam và

áp dụng thí điểm để điều hành và liên kết các cảng trong khu vực, bảo đảm thống nhất

T r a n g 7 | 103

quản lý toàn diện quy hoạch phát triển, nhu cầu thị trường, cạnh tranh giữa các cảng, quy hoạch nguồn nhân lực, ban hành các thể chế, quy định vận hành chung các cảng

1.2 PHÂN TÍCH S.W.O.T

Mô hình phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra

quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ mỗi cá nhân hay tổ chức kinh doanh nào nhằm cung cấp một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng

phát triển của mỗi người hay của một dự án, một đề án S.W.O.T phù hợp với làm việc

và phân tích theo nhóm hoặc đối với một cá nhân, được sử dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, phát triển sản phẩm và dịch vụ Để phân tích S.W.O.T thuận tiện người ta tổng hợp 4 yếu tố S, W,

O, T vào một bảng gồm 4 ô và gọi là ma trận S.W.O.T

1.2.1 Khái niệm ma trận S.W.O.T

Để nhận biết đâu là ưu và nhược của bản thân, trước tiên bạn phải hiểu vai trò của chính bạn, nghĩa là hiểu cách bạn làm việc, cách bạn học, cách bạn đối phó với khó khăn Bạn có thể lập một ma trận S.W.O.T ngắn gọn, trong đó liệt kê những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức

Hình 1.1: Ma trận S.W.O.T

Ma trận S.W.O.T là một ma trận vuông gồm có 2 hàng và 2 cột (có 4 ô) tương ứng với 4 yếu tố (S.W.O.T) của S.W.O.T Nó được dùng liệt kê các điểm mạnh, điểm yếu,

T r a n g 8 | 103

cơ hội và thách thức đối với một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó nhằm đánh giá một cách chính xác về các yếu tố chủ quan bên trong cũng như các yếu tố khách quan bên ngoài giúp cho các cá nhân, tổ chức có thể đưa ra được các quyết định ứng biến hợp lí nhất trước các sự việc…

5 Phân tích ý nghĩa của các yếu tố

6 Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại

bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy

cơ, rủi ro

7 Định kỳ cập nhật biểu đồ S.W.O.T, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả cho kế hoạch gây dựng sự nghiệp, chắc chắn tìm ra con đường dẫn đến thành công, và hạn chế tối đa những rủi rõ có thể gặp phải

Bài tập: Xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của ông Hùng trong tình huống sau đây?

Ông Hùng dự định mở một cơ sở sửa chữa mua bán trao đổi phụ tùng xe máy, đặc biệt là xe tay ga tại quốc lộ 13, thành phố Thủ Dầu Một Ông Hùng đã tốt nghiệp khóa học sửa xe gắn máy tại Trung Tâm Dạy Nghề Sửa Xe Gắn Máy Bình Dương vào tháng 09/2010 Do khó khăn trong tài chính và mặt bằng ông phải đi làm công cho một cơ sở

T r a n g 9 | 103

sửa xe gắn máy nổi tiếng tại Thủ Dầu Một Ở đây ông có điều kiện trau dồi thêm kỹ năng nghề và giao tiếp tốt với khách hàng Thị trường xe gắn máy ngày càng phát triển Dân cư thành phố ngày càng đông đúc, tuy đó có một số tiệm sửa xe trên địa bàn nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Nắm bắt được thông tin thị trường cộng với sự giúp đỡ của gia đình bạn bè, ông Hùng nhận thấy mình có thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng ông quyết định mở cơ sở hành nghề

Theo bạn ông Hùng có cơ hội thành công?

Tham khảo kết quả phân tích S.W.O.T

- Kĩ năng giao tiếp tốt

W (Weaknesses – Điểm yếu)

- Thiếu kiến thức quản trị kinh doanh

- Có kinh nghiệm quản lý nhưng chưa nhiều

- Thiếu kinh nghiện thương trường

O (Opportunities – Cơ hội)

- Nhu cầu khách hàng tăng

- Đường sá còn hạn chế, mau xuống

cấp

- Phương tiện đi lại chủ yếu là xe

máy

T (Threats – Thách thức)

- Nhiều đối thủ cạnh tranh

- Giá cả nguyên liệu phụ sinh hoạt tăng

(Cơ sở mới mở có thể ảnh hưởng tới giá thành)

1.2.3 Phân tích ma trận S.W.O.T

Phân tích S.W.O.T thực chất là công việc phân tích ma trận mà ta đã xây dựng được, trên cơ sở đó ta có thể nhìn nhận một cách thấu đáo hơn về bản thân và các điều

T r a n g 10 | 103

kiện cụ thể của bản thân để đưa ra các chiến lược nhằm cải thiện bản thân tốt hơn Ta

có thể thấy các chiến thuật cụ thể như sau (tham khảo hình vẽ):

1 S.O: Tận dụng cơ hội kết hợp với điểm mạnh để phát huy tốt hơn các điểm mạnh

2 S.T: Phát huy các điểm mạnh để khắc chế, ngăn chặn các thách thức, đôi khi có thể biến thách thức thành cơ hội

3 W.O: Tận dụng cơ hội để hạn chế hoặc khắc phục các điểm yếu

4 W.T: Các thách thức sẽ làm bộc lộ ra các điểm yếu, nhờ đó mà chúng ta nhận ra được các điểm yếu của bản thân để tìm cách để hạn chế hoặc khắc phục các điểm yếu

Nhìn chung phân tích S.W.O.T là mộ công cụ rất linh hoạt và hữu hiệu trong việc đánh giá bản thân và đưa ra các hành động cần thiết để cải thiện bản thân Bên cạnh

đó, phân tích S.W.O.T cũng giúp cho chúng ta có cái nhìn chính xác, thấu đáo hơn về các cơ hội và các thách thức đang chờ đợi chúng ta Tùy vào mỗi cá nhân và điều kiện

cụ thể, mỗi người sẽ có cách tổng hợp khác nhau và hiệu quả của nó vì thế cũng rất khác nhau Hãy sử dụng nó thành thạo bạn sẽ có thể tạo cho mình một kỹ năng để phân tích quen thuộc trước khi bạn muốn thực hiện một công viêc nào đó

Hình 1.2: Mối liên hệ giữa các yếu tố trong ma trận S.W.O.T

- Có nhiều khóa học và học bổng tài trợ

- Sách dạy kĩ năng xuất hiện nhiều

1 Yêu cầu kinh nghiệm ở một số việc làm

2 Cuộc sống hiện đại với nhiều áp lực nặng nề

ST

S1,S3,T1: Tìm kiếm trải nghiệm qua các công việc, hoạt động

Weaknesses

1 Nóng vội

2 Thiếu tính kiên trì

WO

W1,O2,O5: Rèn luyện tính kiên trì qua việc đọc sách, tham gia các khóa học

WT

W1,T1: Rèn luyện tính kiên trì và tích lũy kinh nghiệm thực tế

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng rất quan trọng, một người có kĩ năng thuyết trình tốt sẽ có khả năng truyền đạt ý kiến của mình trước nhiều người một cách hiệu quả, vì thế khả năng thành công của họ sẽ cao hơn rất nhiều

Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi chúng ta sẽ có những lúc phải trình bày về một vấn đề gì đó cho ai đó hiểu, nhưng đa số chúng ta lại gặp phải những cảm giác lo lắng, hồi hộp, không kiểm soát được lời nói, hành động của bản thân mỗi khi trình bày, nhất

là khi phải trình bày trước nhiều người dẫn đến kết quả của bài thuyết trình thường không cao Vì vậy, mục đích của bài này là hướng dẫn cho sinh viên các kiến thức cơ bản trong quá trình thuyết trình nhằm nâng cao chất lượng của bài thuyết trình Khi đã nắm vững được các kiến thức cơ bản, kết hợp với quá trình tập luyện, thực hành thường xuyên thì sinh viên sẽ có được kĩ năng thuyết trình hiệu quả, giúp cho sinh viên dễ dàng thành công hơn trong tương lai

T r a n g 13 | 103

2.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH

Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: “Không chuẩn bị là chuẩn

bị cho thất bại” Trong quá trình thuyết trình luôn phát sinh các tình huống bất ngờ, khó

xử, do đó công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành công của chúng ta càng lớn Sau đây là các công việc chuẩn bị mà chúng ta cần thực hiện để có được một bài thuyết trình thành công

2.2.1 Xác định tình huống

- Giới hạn các vấn đề

Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề khán giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta hiểu biết sâu Ngoài ra, chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của tổ chức nơi người nghe công tác

Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó thì bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không có trọng tâm Để tránh tình trạng này thì ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói” và ý nào

“nên nói” Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những ý “bắt buộc” trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần nói” và các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng

- Đánh giá môi trường bên ngoài

T r a n g 14 | 103

Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi rất nhanh Do đó, ta cần cập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề sẽ thuyết trình sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của khán giả khi thuyết trình Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngày, từng giờ, thì trước khi thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa

2.2.2 Phân tích khán giả và diễn giả

“Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng” Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà còn cả của khán giả Phân tích diễn giả và khán giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình

- Phân tích khán giả:

Càng hiểu về khán giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu của họ Những thông tin chúng ta cần thu thập để phân tíchlà: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm của họ, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn

bị trước những bảng danh sách phân loại khán giả để dễ dàng tiếp cận hơn Nếu biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn thì hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn

đề gây tranh cãi khi chúng ta đã có những chứng cứ, lập luận thuyết phục Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước là cần thiết, nhưng đôi khi không đúng lúc lại trở thành

- Phân tích diễn giả:

Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu:

- Chúng ta muốn gì?

- Mong muốn đạt được điều gì?

- Quan hệ của chúng ta với khán giả ra sao?

- Chúng ta có thể ảnh hưởng tới khán giả như thế nào?

- ………

T r a n g 16 | 103

Sau khi trả lời hết các câu hỏi trên thì chúng ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình

2.2.3 Xác định mục đích và mục tiêu

Khi thuyết trình thì hiển nhiên là chúng ta phải biết mục đích của bài thuyết trình

là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì Tuy nhiên, đôi khi chúng ta lại coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình khán giả vẫn không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v Những điều càng cơ bản thì chúng ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan Một bài thuyết trình được coi là thành công nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau:

- Không làm mất thời gian của người nghe

- Cấu trúc bài thuyết trình tốt

- Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn

- Nhấn mạnh được những điểm quan trọng

- Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

T r a n g 17 | 103

- Mục đích tổng quát

Khi đã có chủ đề rồi thì chúng ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì:

- Mục đích cung cấp thông tin gì cho khán giả?

- Mục đích thuyết phục khán giả thực hiện điều gì?

- Hay chỉ đơn thuần là giải trí?

Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp

- Mục tiêu cụ thể

Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Cụ thể, rõ ràng (Specific)

- Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được (Mesurable)

- Có thể đạt được (Attainable)

- Có tính thực tiễn (Realistic)

bề ngoài của mình

Tóc: Tóc phải được cắt tỉa gọn gàng, có thể sử dụng một ít gel để giữ dáng cho

tóc, nhất là trong các buổi thuyết trình dài, trong điều kiện nóng nực tóc của bạn có thể

bị rối và xõa xuống, điều này sẽ gây ra ấn tượng không tốt

Trang phục: Hãy chọn bộ trang phục mà bạn cảm thấy thỏai mái và hoàn toàn tự

tin, bởi toàn bộ ánh mắt của khán giả sẽ tập trung vào bạn Hãy chọn bộ trang phục phù hợp với nội dung bài nói, tránh những trang phục quá chật, khó cử động bởi nó sẽ làm cho khán giả không tập trung vào những gì bạn nói, mà chú ý đến vẻ không thỏai mái của bạn Một bộ trang phục vừa người hoặc hơi rộng hơn chút ít sẽ làm bạn thỏai mái

và tự tin hơn

T r a n g 19 | 103

Nếu bạn hơi mập, bụng hơi to thì bạn nên chọn một bộ vest vừa người, có cài khuy, hạn chế sử dụng các loại áo khoác có mở nút trước Một điều cũng rất nên làm, nếu có thể, đó là kiểm tra trước xem sân khấu hay bục mà bạn sẽ đứng nói có màu sắc như thế nào để bạn chọn một bộ trang phục có màu sắc tương phản, hoặc một màu gì

đó tôn bạn lên, như vậy bạn sẽ tránh được trường hợp màu trang phục của bạn bị hòa vào màu sân khấu

Ngoài ra, màu trang phục còn phải hợp với màu da cũng như màu tóc Nếu bạn có vóc dáng bé nhỏ thì các trang phục màu sáng sẽ giúp bạn nổi bật hơn trước đám đông khán giả

Trước khi lên nói cần kiểm tra, chỉnh trang lại vẻ bề ngoài, bỏ hết các thứ không cần thiết ra khỏi túi quần, túi áo, hoặc các thứ có thể đung đưa, phát ra tiếng kêu khi bạn di chuyển

Bạn nên mang theo một bộ trang phục dự phòng, bởi bạn có thể gặp phải một vài

sự cố bất ngờ, nhất là khi bạn phải tiếp tục thuyết trình sau bữa ăn, mà trong bữa ăn bạn

vô tình để rơi đồ ăn lên áo…

Bạn không nên mặc bộ đồ mà bạn định mặc lên thuyết trình để đi một quãng đường

xa, bụi bặm vì nó sẽ trở nên nhàu nát và nhạt màu…

Giày: Đánh bóng đôi giày để hoàn tất vẻ bề ngoài lịch sự và chứng tỏ bạn tôn

trọng khán giả

Kính: Nếu bạn đeo kính thì hãy đảm bảo nó không phải là mắt kính phản quang,

tốt nhất là bạn nên sử dụng kính sát tròng để bạn có thể giao tiếp bằng mắt với khán giả

2.2.5 Phương tiện, tuyến đường di chuyển và địa điểm thuyết trình

Chúng ta phải nắm rõ được loại phương tiện, tuyến đường di chuyển để đảm bảo đến địa điểm thuyết trình đúng như dự kiến, tốt nhất là chúng ta đến trước 30 phút đề phòng kẹt đường, hỏng xe…

T r a n g 20 | 103

Đến sớm kiểm tra địa điểm sẽ thuyết trình để chắc chắn chỗ đứng của bạn, chỗ ngồi của khán giả cùng với những thiết bị hỗ trợ như bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh… đều thuận tiện cho bạn Đến sớm đồng thời giúp bạn có thể làm quen với khán giả và có thời gian chuẩn bị tinh thần, chỉnh trang lại trang phục, đầu tóc và giảm bớt căng thẳng, hồi hộp Chào hỏi và nói chuyện với một vài khán giả khi họ đến Như chúng ta biết, nói chuyện với một nhóm bạn chắc chắn sẽ dễ hơn với những người xa lạ, vì vậy đến sớm để nói chuyện, làm quen trước với khán giả là một điều quan trọng

2.2.6 Thiết bị hỗ trợ

Cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ mà bạn dự định sẽ sử dụng, đảm bảo tất cả chúng phải hoạt động tốt và bạn biết cách sử dụng chúng

Tối ưu nhất là đặt camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình Quá trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta cũng có một bài thuyết trình sinh động

T r a n g 22 | 103

2.3 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH

Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ có kết cấu hợp lí Cũng làm

từ cácbon nhưng than bùn thì siêu rẻ còn kim cương thì siêu đắt là bởi vì chúng có cấu trúc khác nhau Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có ấn tượng, có chặt chẽ, thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó

2.3.1 Dàn bài của một bài thuyết trình

Cấu trúc của một bài thuyết trình gồm có 3 phần: Mở đầu, thân bài và kết luận Vấn đề quan trọng là chúng ta phải biết tổ chức và thể hiện các phần cho thật hiệu quả Khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta thường có những câu hỏi kiểu như:

- Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lôi cuốn, ấn tượng?

- Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp?

- Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người?

Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta giống như “cái đinh”

Chức năng của từng phần:

 Phần mở bài

Phần mở bài giống như cái mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được qua lớp gỗ đầu tiên Vì vậy phần mở bài phải sắc sảo để có thể:

- Thu hút người nghe ngay từ khi bắt đầu thuyết trình

- Tạo bầu không khí hào hứng ban đầu

- Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái chú ý lắng nghe

T r a n g 23 | 103

 Phần thân bài

Phần thân bài giống như cái Thân đinh Thân đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như vậy phần thân của bài thuyết trình cần được thiết kế phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của khán giả, thời gian và bối cảnh của khán phòng Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại một bài thuyết trình quá dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc Vậy yêu cầu là bài thuyết trình phải có một độ dài và nội dung phù hợp với người nghe

 Phần kết luận

Phần kết luận giống như mũ đinh Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh không có mũ Vậy khi kết thúc thuyết trình, người nghe cũng không thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận Phần kết luận giúp cho khán giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn giả và bài thuyết trình

Khi đã xây dựng được dàn bài cơ bản thì chúng ta sẽ tiến hành khai triển các ý lớn, các luận điểm lớn thành các ý nhỏ nhằm thể hiện nội dung của bài thuyết trình một cách sắc sảo, thú vị và thuyết phục nhất có thể

2.3.2 Cách thể hiện các phần của một bài thuyết trình

ta không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu”

- Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết

kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về huy động tiết kiệm

- Sử dụng các số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn

- Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có

được sự đồng cảm của khán giả

- Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói

cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú

ý của khán giả

- Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau

- Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính của bài thuyết trình:

Sau khi có được sự chú ý của khán giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho

họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công

Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình

 Phần thân bài

- Lựa chọn nội dung quan trọng:

Một lỗi chúng ta thường gặp khi thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản sau:

Thứ nhất: không xác định được đâu là thông tin bắt buộc khán giả phải biết, đâu

là cần biết và nên biết

T r a n g 25 | 103

Thứ hai: sợ khán giả không hiểu những gì mình nói Nhưng chúng ta cần nhớ:

“Đa thư thì loạn tâm”, nếu chúng ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm khán giả rối trí không nhớ được gì

Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là thông tin nên biết Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là giới hạn các điểm chính hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng để trình bày

- Chia thành các phần dễ tiếp thu

Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần Các phần này được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định Lôgíc có thể theo trình tự thời gian,

có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả

- Phân bổ thời gian cho từng nội dung

Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ thời gian phù hợp cho từng nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho khán giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung

 Phần kết luận

Trong phần thân bài có thể chúng ta đã trình bày quá nhiều nội dung nên người nghe mất tập trung, không thể tiếp thu hết được toàn bộ thông tin mà chúng ta đã thuyết trình Phần kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến khán giả Với thông điệp cốt lõi này, khán giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình

- Thông báo trước khi kết thúc

Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại ; để kết thúc, tôi tóm tắt lại ; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày Việc

và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục chính của bài thuyết trình kèm những ý cần nhấn mạnh

2.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BÀI THUYẾT TRÌNH

2.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng tích cực dẫn đến thành công của bài thuyết trình

Để thành công trong việc thuyết trình trước đám đông thì bạn phải là người làm chủ được mọi tình huống, để đạt được điều đó thì bạn cần tự đặt ra các câu hỏi như sau:

- Bạn thuyết trình vì mục tiêu gì?

- Bạn sẽ thuyết trình cái gì?

- Người nghe sẽ cảm nhận như thế nào?

- Người nghe sẽ thay đổi như thế nào?

- Bạn sẽ thuyết trình ở đâu?

- Bạn sẽ thuyết trình khi nào? Trong bao lâu?

- Thuyết trình như thế nào?

Để trả lời một cách hiệu quả các câu hỏi trên, bạn cần giải quyết tốt các vấn đề sau đây:

2.4.1.1 Sắp xếp nội dung theo trình tự logic

Sắp xếp những nội dung bạn phải nói theo một trình tự thật hợp lý Sự lô-gic của bài thuyết trình sẽ giúp người nghe chú ý và dễ dàng tiếp thu những gì bạn nói hơn Hãy làm cho bài thuyết trình lôi cuốn để khán giả không có cảm giác bị lãng phí thời gian

T r a n g 27 | 103

khi ngồi nghe bạn thuyết trình Có như vậy người nghe mới luôn tập trung chú ý và chờ đợi những thứ bạn sẽ trình bày

2.4.1.2 Âm điệu giọng nói thuyết phục

Âm điệu và giọng nói đóng vai trò rất quan trọng trong thuyết trình Nói chậm rãi, phát âm rõ ràng, biểu lộ cảm xúc hợp lí với những điều bạn trình bày sẽ giúp bạn thiết lập được mối liên hệ với khán giả và khán giả sẽ tập trung theo dõi bạn hơn Hãy cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy bạn Thường xuyên thay đổi âm điệu của bạn và kịch tính hoá nếu cần thiết Nếu dùng micro thì hãy điều chỉnh micro và giọng nói cho phù hợp

2.4.1.3 Ngôn từ thích hợp

Sử dụng ngôn từ thích hợp rất quan trọng đối với thuyết trình Ngoài ngôn từ bằng lời nói còn sử dụng ngôn ngữ phi ngôn từ (ngôn ngữ cơ thể) Khán giả thích chúng ta đứng hoặc di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước

Dùng mắt tiếp xúc với khán khán giả một cách thân mật Chú ý đến nguyên tắc 3 giây, nghĩa là nếu có nhìn thẳng vào một vị khán giả nào đó thì cũng chỉ trong vòng 3 giây Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông và thỉnh thỏang liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy họ đang thực

sự tham gia vào vấn đề Tuy nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt khán giả quá lâu vì như vậy sẽ làm họ bối rối và đôi khi chính bản thân diễn giả cũng trở nên bối rối Trong một hội trường lớn với một lượng đông khán giả thì cách nhìn tốt nhất là nhìn theo hình chữ W hoặc M

Nói chuyện với khán giả, lắng nghe những câu hỏi và trả lời khán giả đem lại hiệu quả rất cao cho bài thuyết trình, vì khán giả sẽ cảm thấy họ thực sự được tham gia vào bài thuyết trình và các nội dung bạn đang nói là khách quan vì có sự đóng góp ý kiến của mọi người

T r a n g 29 | 103

Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu thì bạn phải tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi thuyết trình thành công nên trước hết bạn phải nắm vững kĩ năng về giao tiếp

Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất

Tạm dừng để chính bạn và khán giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn không thật sự hiểu bạn đang nói gì, và hơn nữa chính bạn và khán giả sẽ cảm thấy mệt mỏi

Thêm chất hài hước: Để có một thuyết buổi trình tốt và để lại ấn tượng thì nên có thêm yếu tố hài hước Hài hước là chất xúc tác tuyệt vời, tuy nhiên hài hước phải đúng lúc, đúng chỗ, phải biết sử dụng nó vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực

Cần nắm được thời điểm ngừng bài thuyết trình Bạn nên sử dụng đồng hồ bấm giờ

để tính thời gian khi bạn luyện tập ở nhà Khi kết thúc bài thuyết trình thì nhất thiết phải tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình Cuối cùng bạn cần cảm ơn khán giả vì đã chú ý lắng nghe bạn nói và chúc họ những lời chúc tốt lành

Để thuyết trình thành công bạn cần biết kết hợp hiệu quả giữa các yếu tố: Ngôn từ, phi ngôn từ, sự thông minh, sáng tạo, hài hước và vốn kiến thức về vấn đề đó

Thường thì thuyết trình không chỉ có nói không mà còn có các thiết bị và công cụ

hỗ trợ Các thiết bị và công cụ hỗ trợ chủ yếu được sử dụng khi thuyết trình hiện nay là Projector (máy chiếu) dùng để chiếu các slide (chuẩn bị bằng phần mềm Power Point), video hoặc các file sử dụng phần mềm khác; bảng trắng, bảng đen, biểu đồ, sơ đồ, hình vẽ… Như vậy, điểm mấu chốt của thuyết trình không chỉ là nói giỏi mà còn biết phối hợp tốt giữa nói và các thiết bị hỗ trợ Vì vậy, diễn giả cũng cần phải nắm rõ các kiến thức về các thiết bị hỗ trợ để sử dụng chúng một các có hiệu quả

T r a n g 30 | 103

2.4.2 Các yếu tố ảnh hưởng tiêu cực dẫn đến sự thất bại của bài thuyết trình

Bạn đã mất rất nhiều công sức để chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình và mong muốn người nghe sẽ lắng nghe những gì bạn nói, vậy đừng để mắc phải những lỗi sau đây

2.4.2.1 Sai số liệu

Tính nhầm, thiếu số liệu hoặc công bố những số liệu không chính xác là những lỗi rất nghiêm trọng Hãy đảm bảo những số liệu bạn đưa ra là chính xác và sát với tình hình hiện tại nhất

2.4.2.2 Lỗi thiết kế file thuyết trình

Sử dụng nhiều font chữ trong một slide, kích cỡ chữ quá bé hoặc sử dụng màu chữ

và màu phông nền gần giống nhau khiến cho các dòng chữ bị hòa vào phông nền làm khán giả khó theo dõi là các lỗi rất thường gặp khi thiết kế file trình chiếu Chúng ta nên sử dụng nhất quán một phông nền, không sử dụng quá nhiều màu sắc, vì như thế sẽ gây xao lãng cho người theo dõi Nên chọn màu chữ tương phản với màu phông nền để làm nổi bật chữ Màu chữ nên chọn các màu cơ bản (đỏ, xanh lá, xanh lam) vì các màu

cơ bản sẽ không bị mờ khi chiếu lên màn chiếu Không nên sử dụng hiệu ứng nhiều quá

vì sẽ khiến cho khán giả có cảm giác mệt mỏi và tốn thời gian

Slide quá nhiều chữ cũng là một trong các lỗi rất nhiều người mắc phải Có một nguyên tắc chung cần phải nắm được khi thiết kế file Powerpoint trình chiếu là không quá 6 gạch đầu dòng trên một slide, không quá 6 từ cho mỗi gạch đầu dòng (Quy tắc 6x6)

2.4.2.3 Quay lưng về phía người nghe

Một số người khi thuyết trình thường quay lên nhìn slide để đọc nên vô tình quay lưng về phái khán giả Đó là không nên, bạn phải nhớ đừng bao giờ quay lưng về phía người nghe quá 2 giây trong lúc thuyết trình mà hãy quay mặt về phía khán giả, nhìn vào mắt họ trong khi nói sẽ giúp bạn thành công hơn

T r a n g 31 | 103

2.4.2.4 Kết thúc không tốt

Kết thúc bài thuyết trình sao cho thật hiệu quả cũng không phải là một việc dễ làm Kết thúc không chỉ đơn giản là tóm tắt lại bài thuyết trình của bạn và nói lời cảm

ơn Mà khi kết thúc bài thuyết trình bạn đừng quên đặt những câu hỏi cho người nghe

về cảm nhận của họ cũng như dành thời gian để họ đặt câu hỏi về những vấn đề họ chưa hiểu hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn Sau đó bạn phải ghi nhận lại các đánh giá, các câu hỏi của khán giả đồng thời cho họ các địa chỉ liên hệ để bạn giải đáp các thắc mắc của

họ

2.4.2.5 Không tìm hiểu kĩ về người nghe

Nếu không tìm hiểu trước về đối tượng người nghe, bạn sẽ không có một bài thuyết trình phù hợp do vậy không thuyết phục được họ Ví dụ: Nếu bạn thuyết trình về vấn

đề máy móc thì bài thuyết trình của bạn sẽ không có tác dụng với những người quan tâm đến lĩnh vực kinh tế

Nếu bạn không tìm hiểu kĩ về người nghe, không biết họ cần gì, mong muốn nhận được điều gì từ bài thuyết trình của bạn thì bạn sẽ không chuẩn bị được một nội dung phù hợp, lúc đó người nghe sẽ không quan tâm đến những gì bạn nói và bài thuyết trình của bạn sẽ thất bại

2.4.2.6 Bỏ qua các rủi ro

Mọi vấn đề đều có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro Bạn cho rằng chỉ trình bày về lợi ích

và cơ hội của vấn đề trình bày mà không cần nhắc đến những rủi ro sẽ làm yên lòng khán giả? Trên thực tế thì không phải vậy Hoàn toàn bỏ qua các nguy cơ rủi ro sẽ khiến khán giả cho rằng đây là một diễn giả không có cái nhìn thực tế và có thể bạn sẽ không thuyết phục được họ Vì vậy, trong bài thuyết trình của bạn cần phải bao gồm tất cả rủi

ro, nguy cơ của vấn đề trình bày mà người nghe có thể gặp phải, như vậy không phải là làm cho họ thấy lo lắng mà là để họ cảnh giác hơn, chuẩn bị các phương án đối phó, và trên hết là họ thấy được bạn là người thực tế

T r a n g 32 | 103

2.5 NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH

2.5.1 Tính toán thời gian hợp lý

Lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm khoảng 75% lượng thời gian ước lượng, 25% thời gian còn lại để người nghe cùng tham gia Tuy nhiên, các bạn cũng cần phải chuẩn bị sẵn phương án để lấp đầy 25% thời gian dành cho khán giả nếu khán giả không nhiệt tình tham gia như bạn dự kiến Tránh trường hợp khán giả không tham gia đóng góp ý kiến mà bạn cũng không còn gì để nói thì bài thuyết trình sẽ kết thúc sớm hơn dự kiến, như thế sẽ không tốt Một số cách có thể dùng để lấp đầy khoảng 25 % thời gian khán giả không tham gia như: kể các câu chuyện, chiếu các clip, tổ chức các trò chơi hoặc các tình hướng nhập vai… có liên quan đến nội dung bài thuyết trình

2.5.2 Nội dung phù hợp

Khi chuẩn bị bài thuyết trình, bạn hãy xác định những nội dung “bắt buộc”, “cần”

và “nên” trình bày đến cho người nghe Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình và sự quan tâm của người nghe để tránh trình bày bài thuyết trình dài hơn hoặc ngắn hơn thời gian quy định cũng như cao hơn hoặc thấp hơn trình độ, kiến thức của người nghe khiến cho người nghe nhàm chán

T r a n g 33 | 103

2.5.3 Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn

Trong quá trình thuyết trình nên đưa vào các câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ, một chút hài hước để bài thuyết trình thêm hấp dẫn, thuyết phục và lôi cuốn thay vì chỉ đưa ra những dữ liệu đơn thuần sẽ làm cho khán giả cảm thấy nhàm chán và không thu hút

2.5.4 Lập dàn ý cho riêng mình:

Để tránh nhầm lẫn và bỏ sót hoặc trình bày lặp lại các ý chính thì chúng ta nên liệt

kê ra các ý chính bằng các gạch đầu dòng và sử dụng các từ khóa thay vì dùng cả câu văn dài dòng Có thể bôi đậm những chỗ quan trọng để dễ theo dõi trong quá trình bày Trong quá trình thuyết trình có thể nhìn vào bản dàn ý của bạn nhưng không nên nhìn quá nhiều sẽ khiến khán giả cảm thấy các bạn đang đọc lại nội dung chứ không phải thuyết trình

2.5.5 Luyện nói to, rõ ràng và có âm điệu

Hãy nói thật rõ ràng, hạn chế sử dụng các từ ngữ địa phương gây hiểu nhầm cho người nghe Nếu hội trường lớn thì cần sử dụng thiết bị hỗ trợ như micro và loa để đảm bảo mọi người trong khán phòng đều có thể nghe rõ ràng những gì bạn nói Nói chậm rãi, không nhanh quá để đảm bảo người nghe có đủ thời gian ghi nhớ những gì bạn đã trình bày Các bạn luôn ghi nhớ rằng một bài hát hay không chỉ vì ca từ mà còn vì giai điệu của bài hát, vì vậy trong quá trình trình bày các bạn nên lên giọng, xuống giọng hợp lí để tạo sự thu hút cho bài thuyết trình

2.5.6 Dẹp bỏ sự lo lắng

Run sợ, hồi hộp, lo lắng ảnh hưởng không tốt đến quá trình thuyết trình rất nhiều Bạn hãy tự kiểm soát sự run sợ này bằng cách hít vào thật sâu rồi thở ra thật mạnh và tưởng tượng mình sẽ kết thúc bài thuyết trình thành công Bạn cũng có thể co duỗi các ngón tay, nhảy lên nhảy xuống vài cái, dẫm chân xuống sàn vài cái thật mạnh hoặc làm vài động tác thể hiện quyết tâm để giảm bớt căng thẳng và hồi hộp

T r a n g 34 | 103

Trong lúc hồi hộp có thể bạn sẽ làm vài động tác tay thừa, để hạn chế các động tác thừa đó bạn nên kiếm vật gì đó để cầm, ví dụ như bút, hoặc cuốn sổ nhỏ có viết các

ý chính mà bạn sẽ trình bày, tuy nhiên đừng nên cầm một tờ giấy mỏng vì nó sẽ làm lộ

rõ bàn tay bạn đang run khi bạn cầm nắm nó Nếu có bục để bạn đứng thuyết trình thì ban đầu bạn có thể chống tay lên thành bục cho bớt run

Điểu quan trọng nhất đó là nếu bạn chuẩn bị tốt cho bài thuyết trình thì bạn sẽ tự tin và giảm bớt được đáng kể sự hồi hộp và căng thẳng

2.5.7 Sôi nổi và nồng nhiệt

Thái độ nhiệt tình, sôi nổi khi thuyết trình sẽ rất lôi cuốn khán giả, họ sẽ tập trung lắng nghe những gì bạn nói và như vậy bài thuyết trình của bạn sẽ thành công hơn Sự nhiệt tình và sôi nổi thể hiện chủ yếu qua giọng nói, giọng nói biểu cảm kết hợp với các

cử chỉ sinh động, trông bạn sẽ tự tin và cuốn hút hơn Vì vậy, luyện tập để có được một giọng nói biểu cảm cũng rất quan trọng

2.5.8 Nghĩ trước tất cả những câu hỏi mà bạn sẽ hỏi khán giả và cả những

câu hỏi mà khán giả có thể hỏi bạn

Một bài thuyết hấp dẫn, thu hút và thành công khi người thuyết trình tương tác được với khán giả Để tương tác được với khán giả thì không có cách nào khác ngoài việc đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi của khán giả Phần đặt và trả lời câu hỏi trong và sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính bài thuyết trình

Như vậy, chúng ta phải đặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả? Để trả lời được câu hỏi đó bạn phải luôn nhớ rằng hai mục đích chính của việc đặt câu hỏi là:

- Tạo sự chú ý, quan tâm của khán giả đến bài thuyết trình, đánh giá xem khán giả hiểu được những gì bạn đã trình bày đến mức độ nào, tạo dựng quan hệ với khán giả

- Có được câu trả lời tốt nhất có thể

T r a n g 35 | 103

Như vậy, một câu hỏi được cho là hiệu quả khi đạt được đồng thời cả hai mục đích này Để đạt được cả hai mục đích này thì khi muốn đặt câu hỏi cho khán giả thì các bạn nên hỏi tất cả các khán giả trong khán phòng, tôi nhấn mạnh lại rằng các bạn nên hỏi tất cả khán giả trong khán phòng thay vì hỏi bất kì một ai đó Khi đã đặt câu hỏi rồi thì các bạn phải dành một khoảng thời gian đủ dài để khán giả suy nghĩ câu trả lời, chúng

ta sẽ không có câu trả lời chính xác ngay sau khi được hỏi mà không cần suy nghĩ Sau khi dành thời gian cho người nghe suy nghĩ rồi thì các bạ yêu cầu tinh thần xung phong của người nghe ở dưới, vì những người xung phong trả lời thường sẽ là những người tự tin nhất về câu trả lời của mình và là người tự tin trước đám đông nên xác suất bạn nhận được câu trả lời tốt nhất là cao nhất Nếu không có ai xung phong trả lời thì các bạn có thể gợi ý câu trả lời, nhưng nếu sau khi gợi ý mà vẫn không có ai trả lời thì bạn có thể mời một ai đó đứng dậy trả lời, nhưng lưu ý là lúc này nên mời những người tập trung chú ý ngay từ ban đầu và phải đặt câu hỏi và thông báo là sẽ mời một người đứng dậy trả lời trước khi gọi họ đứng dậy trả lời Hãy lưu ý rằng đầu óc chúng ta có thể trở nên trống rỗng nếu bị đưa vào thế bị động, nhất là đối với những người thiếu tự tin trước đám đông

Cuối cùng, để có thể hỏi và trả lời các câu hỏi một cách hiệu quả thì các bạn phải chuẩn bị trước các câu hỏi để hỏi khán giả cũng như lường trước các câu hỏi mà khán giả có thể hỏi trước khi các bạn thuyết trình

T r a n g 36 | 103

2.5.9 Tuân thủ nguyên tắc thuyết trình: 3T

Trong quá trình thuyết trình, bạn cần làm được 3 điều sau đây (được gọi là nguyên tắc 3T):

- Tình bày những gì Sẽ trình bày

- Trình bày những gì Cần trình bày

- Trình bày tóm tắt những gì Đã trình bày

2.6 BÍ QUYẾT ĐỂ THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG

Phần này sẽ đề cập đến 5 bí quyết giúp cho các bạn thuyết trình thành công trước đám đông

2.6.1 Phải biết mình nói gì

Đây là quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ nói những gì cho người nghe Một khi đã nắm được những nội dung cần nói cho người nghe biết thì nhất thiết bạn phải liệt kê chúng ra giấy và soạn bài thuyết trình của mình tập trung vào những nội dung này, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp ý

2.6.2 Thực hành, nhưng không cần quá nhiều

Thực hành trước khi thuyết trình là điều rất cần thiết, nó giúp cho bạn tự tin hơn

và chắc chắn là bạn sẽ nói lưu loát hơn, trôi chảy hơn khi thuyết trình thật Ngoài ra, khi luyện tập trước bạn sẽ nắm rõ được kết cấu và bố cục của bài thuyết trình, bạn sẽ biết được thứ tự của các slide nên sẽ không bị bất ngờ khi thuyết trình Tuy nhiên bạn không nên học thuộc lòng bài thuyết trình, vì khi đã thuộc lòng bài thuyết trình thì sẽ làm giảm bớt sự ngẫu hứng của bạn, cảm xúc trong lời nói của bạn cũng sẽ giảm đi Khi thực hành thuyết trình bạn nên canh thời gian, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian khi thuyết trình thật

2.6.3 Hãy là chính mình

Nhiều người thường dùng cách rập khuôn theo phong cách thuyết trình của một diễn giả nổi tiếng, thành công nào đó khi thuyết trình vì nghĩ rằng họ thuyết trình như

T r a n g 37 | 103

vậy thành công thì chắc mình cũng sẽ thành công, tuy nhiên đó là một suy nghĩ sai lầm

vì có thể những người đó thành công nhờ họ có những kĩ năng, năng khiếu nào đó mà chúng ta không có, vì vậy khi chúng ta rập khuôn theo phong cách của họ thì chúng ta

sẽ bị gượng ép và không tự nhiên Như vậy chúng ta nên thuyết trình theo cách của riêng mình, tạo lập một phong cách riêng mà có thể tận dụng được tối đa các điểm mạnh, hạn chế tối đa các điểm yếu của bản thân để chúng ta luôn tự tin thể hiện bài thuyết trình một cách tự nhiên nhất

2.6.4 Xem khán giả là bạn bè

Khán giả ở đó bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và muốn nghe bạn nói

về vấn đề đó Họ muốn bạn phải làm tốt nhưng đừng vì vậy mà tự gây áp lực cho bản thân Đừng nghĩ khán giả là một khối người sẽ đối đầu với bạn, luôn sẵn sàng bắt bẻ lại bạn mà thực ra họ chỉ là một nhóm cá nhân riêng lẻ Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc, khi đó người đó sẽ cảm thấy họ thật sự tham gia vào buổi thuyết trình, họ sẽ chăm chú lắng nghe bạn và có thể sẽ đóng góp cho bạn các ý kiến quý báu, giúp bài thuyết trình sôi nổi, thành công hơn

T r a n g 38 | 103

2.6.5 Hãy tin rằng bạn sẽ làm được

Nhiều người bị thở dốc, có cảm giác hụt hơi, thậm chí là quên mất tên mình khi thuyết trình trước đám đông, việc đó hoàn toàn bình thường nhưng bạn đừng nghĩ rằng bạn cũng sẽ bị như vậy và không thể thực hiện bài thuyết trình được Bằng cách sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi thuyết trình bạn sẽ loại bỏ được các cảm giác đó Bạn

có thể tìm một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật mạnh, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng Lắc bàn tay và co duỗi nắm tay sẽ làm tay bạn bớt run Nếu tay bạn vẫn không hết run thì hãy nắm lấy một vật gì đó, như là một cây viết, vài tờ giấy có viết nội dung chính của bài thuyết trình hay nắm vào bục diễn thuyết khi thuyết trình Dùng hai bàn tay xoa bóp vùng mặt để làm thư giãn các cơ mặt của bạn, tránh khán giả nhận ra vẻ căng thẳng trên khuôn mặt bạn Hít thật sâu và thở mạnh ra tiếng để làm ấm giọng của bạn Tưởng tượng rằng bạn sẽ hoàn thành bài thuyết trình thành công, khán giả vỗ tay khen ngợi bạn và sau đó bạn trở về căn nhà yêu thương với những người thân của bạn

2.7 KỸ THUẬT KÉO DÀI VÀ RÚT NGẮN BÀI THUYẾT TRÌNH

2.7.1 Kỹ thuật kéo dài bài thuyết trình

2.7.2 Kỹ thuật rút ngắn bài thuyết trình

Ngược lại, nếu các bạn chuẩn bị nội dung bài thuyết trình dài hơn so với thời gian của buổi thuyết trình; bạn trình bày quá chậm; hoặc khán giả tham gia quá nhiệt tình,

T r a n g 39 | 103

đặt ra cho bạn quá nhiều câu hỏi… thì bạn có thể sử dụng một số phương pháp sau đây

để rút ngắn thời gian thuyết trình:

- Loại bỏ bớt các hoạt động, các nội dung ít quan trọng

- Tập trung vào những điểm chính của bài trình bày

- Nêu vấn đề và khẳng định sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau

2.8 CÁCH SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ

Các phương tiện hỗ trợ là không thể thiếu trong quá trình thuyết trình trước đám đông Phần này sẽ nêu ra các điểm chúng ta cần lưu ý khi sử dụng các phương tiện hỗ trợ thuyết trình

2.8.1 Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ trong thuyết trình

Khi sử dụng các thiết bị hỗ trợ thuyết trình cần đảm bảo các yếu tố sau đây:

- Đảm bảo tất cả khán giả đều nhìn thấy được

- Thông tin viết không mâu thuẫn với thông tin nói

- Thu hút khán giả bằng cách sử dụng màu sắc: cần chú ý rằng việc trang trí này nhằm hỗ trợ chứ không được làm sao lãng các thông tin

- Thông tin trình bày trên các phương tiện hỗ trợ phải rõ nghĩa, chính xác, cô đọng

và trình bày đẹp

- Cần phải nhấn mạnh được các điểm chính

- Phải có tiêu đề cho từng phần

2.8.2 Một số phương tiện hỗ trợ và cách sử dụng

 Bảng trắng:

- Kiểm tra đúng loại bút viết bảng và bút phải có mực

- Đậy nắp sau khi sử dụng

- Có khăn lau bảng tránh dùng giấy để lau

- Chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn thấy…

 Bảng giấy

T r a n g 40 | 103

- Sử dụng bút nhiều màu và bút phải có mực

- Đậy nắp sau khi sử dụng

- Đủ số lượng giấy và bút

- Tiêu đề nên viết chữ in hoa

- Chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn được

 Thẻ màu

- Chọn màu bút thích hợp với màu giấy

- Không viết quá sát lên mép trên

- Viết theo chiều ngang của thẻ

- Chọn màu phù hợp với từng mục tiêu

- Viết ý chính của nội dung cần trình bày