Tổng quan về Quản lý văn thư lưu trữ

Bài giảng chuyên đề Tổng quan về Quản lý văn thư lưu trữ

Trang 1

TỔNG QUAN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Trang 2

CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ

Đặc điểm chung: có cùng 1 đối tượng “văn bản, giấy tờ”

=> Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hoạt

động gắn liền với văn bản, giấy tờ hình thành

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Trang 3

HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ

LƯU TRỮ

1 Lựa chọn, bổ sung tài

liệu (thu thập, xác định

giá trị, chỉnh lý)

2 Bảo quản tài liệu (kho

tàng, kỹ thuật bảo quản,

tu bổ phục chế, bảo hiểm)

3 Tổ chức sử dụng tài

liệu (xây dựng hệ thống

công cụ tra cứu, sử dụng tài liệu)

VĂN THƯ

1 Soạn thảo (xây dựng)

và ban hành văn bản

2 Quản lý văn bản

 Quản lý văn bản đi

 Quản lý văn bản đến

 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan

3 Quản lý và sử dụng

con dấu

Trang 4

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

NỘI DUNG

QUẢN LÝ

TRÁCH NHIỆM

QUẢN LÝ

Trang 5

I NỘI DUNG QUẢN LÝ

VĂN THƯ-LƯU TRỮ

1 Xây dựng cơ chế chính sách (quy hoạch, kế

hoạch, nhiệm vụ chiến lược, đề án, dự án, văn bản quản lý chỉ đạo: văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ văn thư-lưu trữ

2 Tổ chức triển khai thực hiện cơ chế chính sách

3 Thanh tra, kiểm tra việc thi hành

4 Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia

5 Nghiên cứu và ứng dụng khoa học, công nghệ

6 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

7 Hợp tác về văn thư-lưu trữ

Trang 6

1 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có

nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ:

a) Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước

b) Quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia

c) Thực hiện một số dịch vụ công theo quy định của pháp

luật

II TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC

Trang 7

2 Chi cục Văn thư-Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ (Thông

tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010): giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh:

a) Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa

phương

b) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh

(Hướng dẫn cơ quan, tổ chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ;thu thập; phân loại, chỉnh lý,

xác định giá trị, thống kê; bảo vệ, bảo quản;tu bổ

phục chế; phục vụ sử dụng; thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ)

Trang 8

3 Cán bộ chuyên trách thuộc Phòng Nội vụ: giúp

UBND huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương theo phân cấp của tỉnh với các nhiệm vụ sau:

1. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định

về VTLT đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và xã

2. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về VTLT

3. Sơ kết, tổng kết công tác VTLT

4. Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo

hướng dẫn của Sở NV

5. Thực hiện một số dịch vụ công về VTLT

Trang 9

4 Phòng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ giúp

Chánh VP tham mưu cho Bộ trưởng, thủ trưởng cơ

quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ:

a) Quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và

các đơn vị trực thuộc Bộ;

b) Thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan;

c) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan

Tại Tổng cục, cục (và tổ chức tương đương); đơn

vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước tùy theo khối lượng công việc mà thành lập phòng, tổ

hoặc bố trí công chức văn thư, lưu trữ cho phù hợp (gọi tắt là Văn thư cơ quan hoặc Lưu trữ cơ quan)

Trang 10

5 Tại mỗi cơ quan, tổ chức pháp nhân

Người đứng đầu: Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư-lưu

trữ (ban hành văn bản, lập tổ chức, bố trí biên chế, cơ

sở vật chất, kinh phí)

Chánh VP có nhiệm vụ tham mưu giúp người đứng đầu

quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ (tổ chức xây

dựng văn bản và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện

văn bản; Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;Tổ chức

nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong công tác văn thư-lưu trữ; trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ Văn thư cơ quan và nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan)

Trang 11

II.TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC

Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan (Vụ

trưởng/Trưởng phòng/Trưởng ban…):

a) Tổ chức thực hiện việc soạn thảo văn bản; kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung VB trình ký;

b) Tổ chức việc lập hồ sơ trong đơn vị;

c) Tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu của đơn vị;

c) Tổ chức lựa chọn và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan

CBCCVC chuyên môn:

a) Soạn thảo văn bản;

b) Lập hồ sơ về việc được giao giải quyết;

c) Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn

Trang 12

Văn thư cơ quan có nhiệm vụ:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

2 Trình, chuyển giao văn bản đến

3.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

4.Tiếp nhận dự thảo văn bản đi trình người có thẩm

quyền xem xét, duyệt, ký ban hành

5 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đi;

6.Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản đi

7 Lập và phục vụ sử dụng bản lưu văn bản đi

8.Quản lý sổ sách và CSDL đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;

9.Bảo quản, sử dụng con dấu

II.TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC

Trang 13

CHẾ ĐỘ ĐỐI VỚI CÁN BỘ LƯU TRỮ

3 Chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật: thực hiện theo

hướng dẫn tại Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày

13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Có 3 mức cho 1 ngày làm việc hoặc trên 4 giờ:

- 4.000,đ/ngày = 2/10 hộp sữa (tiếp xúc trực tiếp với tài liệu)

- 6.000, đ/ngày= 3/10 hộp sữa (tu bổ, vệ sinh, in

tráng phim ảnh )

- 8.000, đ/ngày=4/10 hộp sữa (khử trùng)

Chi phí này được hạch toán vào trong kinh phí chi

thường xuyên (đối đơn vị hành chính sự nghiệp) và vào giá thành hoặc phí lưu thông (đối với đơn vị sản xuất kinh doanh)

Trang 14

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN

Tiêu đề	Tổng quan về quản lý văn thư lưu trữ
Thể loại	Chuyên đề

Định dạng
Số trang	14
Dung lượng	126,5 KB