Quản lý văn thư – lưu trữ tại UBND xã hạ mỗ

MỤC LỤC Phần I. KHẢO SÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ HẠ MỖ 1 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ 1 1.1. Vị trí địa lý 1 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ 1 1.2.1. Chức năng của UBND xã Hạ Mỗ 1 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ 2 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng ở UBND xã Hạ Mỗ 6 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 6 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của Văn phòng 6 2.1.1.1. Chức năng 6 2.1.1.2. Nhiệm vụ 7 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ 9 2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng. 9 2.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ 9 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND xã Hạ Mỗ về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 9 2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 10 2.2.3. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ 11 2.2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý ở UBND xã Hạ Mỗ 11 2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở UBND Hạ Mỗ 12 2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý ở UBND xã Hạ Mỗ 12 2.2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 14 2.2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến. 14 2.2.4.1.1. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi 14 2.2.4.1.2. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến 15 2.2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành ở UBND xã Hạ Mỗ 17 2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hạ Mỗ 17 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng ở UBND xã Hạ Mỗ 18 3.1 Khảo sát và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 18 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị cho một phòng làm việc của văn phòng hiện đại và đề xuất văn phòng tối ưu( phụ lục 2) 18 3.3 Khảo sát và thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng. 18 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ HẠ MỖ 19 LỜI CẢM ƠN 20 LỜI CAM ĐOAN 21 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 22 LỜI MỞ ĐẨU 23 1. Lý do chọn đề tài 23 2. Lịch sử nghiên cứu 23 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 24 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 24 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 24 6. Giả thuyết khoa học 24 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 24 8. Cấu trúc của đề tài 25 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 26 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung công tác văn thư 26 1.1.1.Khái niệm công tác văn thư 26 1.1.2. Vai trò của công tác văn thư 26 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư 26 1.1.4. Nội dung của công tác văn thư 27 1.2. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung công tác lưu trữ 27 1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 27 1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ 28 1.2.3. Nội dung công tác lưu trữ 29 1.3. Mối quan hệ của công tác văn thư – lưu trữ 30 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ HẠ MỖ 31 2.1. Công tác văn thư 31 2.1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 31 2.1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 32 2.1.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản 32 2.1.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản 32 2.1.2.3. Thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản 33 2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản 33 2.1.3.1. Quản lý văn bản đi 33 2.1.3.2. Quản lý văn bản đến 34 2.1.3.3. Lập Hồ sơ hiện hành, lưu và nộp vào lưu trữ cơ quan 35 2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 36 2.1.4.1. Quản lý con dấu 36 2.1.4.2. Sử dụng 36 2.1.4.3. Bảo quản con dấu 36 2.2. Công tác lưu trữ 36 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 36 2.2.2. Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ UBND xã Hạ Mỗ 37 2.2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 37 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ 39 3.1. Nhận xét 39 3.1.1. Ưu điểm 39 3.1.2. Hạn chế 39 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn thư – lưu trữ 39 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 Phần III: PHỤ LỤC 43

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

Phần I 1

KHẢO SÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1

CỦA UBND XÃ HẠ MỖ 1

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ 1

1.1 Vị trí địa lý 1

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ 1

1.2.1 Chức năng của UBND xã Hạ Mỗ 1

1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ 2

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ 5

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng ở UBND xã Hạ Mỗ 6

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 6

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của Văn phòng 6

2.1.1.1 Chức năng 6

2.1.1.2 Nhiệm vụ 7

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ 8

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng 9

2.2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ 9

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND xã Hạ Mỗ về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 9

2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 10

2.2.3 Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ 10

2.2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý ở UBND xã Hạ Mỗ 11

2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở UBND Hạ Mỗ 12

2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý ở UBND xã Hạ Mỗ 12

2.2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 14

2.2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến 14

2.2.4.1.2 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến 14

2.2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành ở UBND xã Hạ Mỗ 17

2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hạ Mỗ 17

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng ở UBND xã Hạ Mỗ 17

3.1 Khảo sát và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 17

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị cho một phòng làm việc của văn phòng hiện đại và đề xuất văn phòng tối ưu( phụ lục 2) 18

3.3 Khảo sát và thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng 18

Phần II 19

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP - QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 19

TẠI UBND XÃ HẠ MỖ 19

LỜI CẢM ƠN 20

LỜI CAM ĐOAN 21

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 22

LỜI MỞ ĐẨU 23

1 Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài) 23

2 Lịch sử nghiên cứu 23

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 24

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 24

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 24

6 Giả thuyết khoa học 24

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 24

8 Cấu trúc của đề tài 25

Chương 1 26

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 26

1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung công tác văn thư 26

1.1.1.Khái niệm công tác văn thư 26

1.1.2 Vai trò của công tác văn thư 26

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư 26

1.1.4 Nội dung của công tác văn thư 27

1.2 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung công tác lưu trữ 27

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 27

1.2.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ 28

1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ 29

1.3 Mối quan hệ của công tác văn thư – lưu trữ 30

Chương 2 31

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ 31

TẠI UBND XÃ HẠ MỖ 31

2.1 Công tác văn thư 31

2.1.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 31

2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 32

2.1.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản 32

2.1.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản 32

2.1.2.3 Thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản 33

2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản 33

2.1.3.1 Quản lý văn bản đi 33

2.1.3.2 Quản lý văn bản đến 34

2.1.3.3 Lập Hồ sơ hiện hành, lưu và nộp vào lưu trữ cơ quan 35

2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 36

2.1.4.1 Quản lý con dấu 36

2.1.4.2 Sử dụng 36

2.1.4.3 Bảo quản con dấu 36

2.2 Công tác lưu trữ 36

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 36

2.2.2 Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ UBND xã Hạ Mỗ 37

2.2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 37

Chương 3 39

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC 39

QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ 39

3.1 Nhận xét 39

3.1.2 Hạn chế 39

3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn thư – lưu trữ 39

KẾT LUẬN 41

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

Phần III: PHỤ LỤC 43

Phần I KHẢO SÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Xã nằm ở phía Đông Bắc của huyện Đan phượng cách Trung tâm thành phố

Hà Nội khoảng 20km theo quốc lộ 32

Địa giới hành chính của xã Hạ Mỗ như sau:

Phía Bắc và phía Đông giáp xã Trung Châu, Hồng Hà, Liên Hồng, Liên Hà, Liên Trung

Phía Tây giáp xã Tân Lập, Tân Hội

Phía Nam giáp xã Phương Đình

Với vị trí địa lý thuận lợi và quỹ đất cho phép, Hạ mỗ đã và đang thu hút được sự quan tâm của các nhà đầu tư lớn trong và ngoài nước Từ đó, tạo tiền đề thúc đẩy kinh tế, văn hóa, xã hội của xã

Trên địa bàn xã hiện nay đã có trên 50 doanh nghiệp lớn nhỏ và trong thời gian tới sẽ có thêm nhiều dự án đầu tư Vì thế, đây chính là một thế mạnh của Hạ

Mỗ để thúc đẩy phát triển kinh tế, chuyển dịch cơ cấu kinh tế và cơ cấu lao động của xã

Dưới sự lãnh đạo của Đảng, nhân dân xã Hạ Mỗ từ trước đến nay luôn kế thừa và phát huy truyền thống yêu nước, hăng hái thi đua lao động sản xuất nhằm cải thiện cuộc sống của người dân và tạo bước chuyển biến to lớn trong nền kinh

tế của xã Đồng thời, nhân dân xã Hạ mỗ cũng luôn một lòng tin yêu nước, học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, không ngừng phấn đấu để đưa

Hạ Mỗ ngày một phát triển góp phần vào công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ

1.2.1 Chức năng của UBND xã Hạ Mỗ

UBND xã Hạ Mỗ do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật pháp và các văn bản Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp, nhằm đảm

bảo thực hiện chủ trương phát triển kinh tế xã hội và thực hiện chủ trương chính sách trên địa bàn.

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương cho tới địa phương

1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ

Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã đã được quy định rõ tại Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp năm 2003 Cụ thể như sau:

* Trong lĩnh vực Kinh tế, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND Huyện phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước ở địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại để phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư nghiệp, Thủy lợi và Tiểu thủ công nghiệp:

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo

vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật;

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề

* Trong lĩnh vực Xây dựng, Giao thông vận tải:

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Xã hội, Văn hóa và Thể dục thể thao:

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi;

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở ở địa phương;

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương

tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương

* Trong lĩnh vực Quốc phòng, An ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện,

sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

Nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

* Trong việc thi hành pháp luật:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền;

Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

Ngoài các nhiệm vụ quyền hạn trên UBND xã còn thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau:

Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã về việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự, vệ sinh sạch

sẽ làng xóm, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan làng xóm; quản lý dân cư trên địa bàn;

Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;

Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn xã theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của pháp luật;

Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn xã; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ

UBND xã Hạ mỗ có cơ cấu tổ chức tương đối ổn định Gồm lãnh đạo UBND và 07 phòng, ban chuyên môn:

02 Phó Chủ tịch:

+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế tổng hợp;

+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn xã và Nông lâm

Các Phó Chủ tịch thực hiện nhiệm vụ do Chủ tịch xã phân công hoặc được Chủ tịch ủy nhiệm giải quyết công việc và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch

Hàng tuần báo cáo kết quả công tác với Chủ tịch, những công việc phức tạp, đột xuất thì cần xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch để giải quyết

* Các phòng, ban chuyên môn gồm:

- Văn phòng

- Phòng Tài chính - Kế toán

- Phòng Địa chính - Xây dựng – Nông nghiệp – Tài nguyên & Môi trường

- Phòng Văn hóa xã hội

- Phòng Tư pháp - Hộ tịch

- Ban Công an

- Ban Chỉ huy quân sự

Tổng số cán bộ, nhân viên của UBND xã Hạ mỗ gần khoảng hơn 50 cán bộ, nhân viên Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên UBND xã Hạ Mỗ đều có trình

độ chuyên môn nghiệp vụ, được đào tạo đúng chuyên ngành, có tinh thần hăng hái, nhiệt tình trong công tác, nhiệm vụ được phân công.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Hạ Mỗ

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng ở UBND xã Hạ Mỗ

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của Văn phòng

2.1.1.1 Chức năng

Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ là cơ quan chuyên môn tham mưu, tổng hợp

và phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của Thường trực UBND xã; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND xã; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND huyện

Chức năng tham mưu: Tư vấn cho lãnh đạo ban hành quyết định và các văn bản khác một cách hiệu quả, đưa ra các phương án khác nhau để lãnh đạo chọn lựa phương án tối ưu nhất Văn phòng phải tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý hành chính, xây dựng kế hoạch công tác

Chức năng tổng hợp: Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo, lập chương trình kế hoạch, tiếp khách, đón khách giúp Thủ trưởng cơ quan

Chức năng hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của

cơ quan, tổ chức

Phó Chủ tịch phụ trách

Văn hóa - Xã hội

Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế - Xã hội

Xã hội

Công chức Địa chính -Xây dựng

Công chức

Kế toán ngân sách

Ban Công an

Công chức

Tư pháp –

Hộ tịch

Ban Chỉ huy Quân sự

Chủ tịch UBND xã

Ngoài ra, Văn phòng còn có chức năng quản lý văn bản, tiếp đón khách, theo dõi phong trào thi đua khen thưởng, hướng dẫn kiểm tra hoạt động tôn giáo

và quản lý công tác một cửa của cơ quan

2.1.1.2 Nhiệm vụ

Trực tiếp tham mưu hoặc phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp, các cơ quan chuyên môn có liên quan giúp UBND xã ban hành các Nghị quyết, Quyết định, các văn bản điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng của xã theo quy định hiện hành

Xây dựng chương trình làm việc của UBND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã; giúp UBND xã giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, giúp UBND xã quản lý theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện các chương trình đó; giúp UBND tổ chức các kỳ họp, các kỳ sinh hoạt và các phiên họp;

Phối hợp các cơ quan chuyên môn tham mưu cho UBND xã chuẩn bị báo cáo kết quả về hoạt động của UBND, biên tập và quản lý hồ sơ, biên bản, Nghị quyết các kỳ họp UBND, các cuộc họp và làm việc của UBND và Chủ tịch UBND xã; tổ chức soạn thảo các đề án do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã trực tiếp giao;

Giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác thi đua khen thưởng, dân tộc, lưu trữ…;

Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật, các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác); tham gia ý kiến về việc chuẩn bị nội dung, hình thức văn bản;

về tư liệu…đáp ứng với yêu cầu của UBND xã;

Thẩm tra đề án các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã trình cấp có thẩm quyền quyết định;

Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã chuẩn bị các chương trình, đề án phát triển kinh tế - xã hội để UBND xã xem xét, quyết định hoặc trình UBND xã, Đảng ủy thông qua;

Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin được thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của Đảng ủy, Thường trực HĐND và sự chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND xã;

Kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện và giải quyết công việc đúng thời hạn, tiến độ mà UBND giao;

Giúp UBND xã thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên UBND huyện và các

cơ quan nhà nước cấp trên theo đúng quy định;

Phối hợp với các cụm dân cư tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri của Đoàn Đại biểu HĐND huyện, Tổ đại biểu HĐND xã chuẩn bị cho kỳ họp; tổng hợp ý kiến

cử tri để Thường trực HĐND báo cáo tại kỳ họp; theo dõi, đôn đốc các cơ quan được UBND xã giao nhiệm vụ xử lý những ý kiến đề xuất của cử tri mà Đoàn Đại biểu HĐND xã chuyển đến;

Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã chỉ đạo công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND các cấp theo quy định của pháp luật;

Phối hợp với Văn phòng Đảng ủy và các Ban của Đảng trong việc tổ chức mối quan hệ làm việc giữa UBND xã với Đảng ủy, HĐND và Ủy ban Mặt trận

Tham mưu và giúp UBND xã tổ chức công bố, truyền đạt Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND, Chỉ thị của UBND huyện và xã cho các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp thực hiện Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị đó;

Tổ chức và phục vụ các phiên họp, các kỳ họp của UBND và kịp thời tổng hợp và ban hành thông báo nội dung các kỳ họp, phiên họp của UBND xã;

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, đảm bảo đúng quy định hiện hành của pháp luật;

Tổ chức, quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ của UBND, kiểm tra các phòng ban chuyên môn thuộc UBND xã về công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính thống nhất theo quy định của nhà nước;

Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho UBND để làm việc có hiệu quả;Quản lý tổ chức, biên chế CBCC, ngân sách, tài sản được giao theo quy định của nhà nước;

Xây dựng chương trình công tác và báo cáo thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của UBND Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của UBND

Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp của lãnh đạo cơ quan Tổ chức ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị

Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của cơ quan với các cơ quan khác và với nhân dân;

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, theo sự phân công của Chủ tịch UBND xã

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ

- Lãnh đạo Văn phòng là chủ tịch UBND: Chủ tịch UBND là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND, về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.

- Do đặc thù cấp xã không có lãnh đạo Văn phòng nên cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ có 03 người:01 cán bộ văn phòng được biên chế,

02 cán bộ bán chuyên trách

+ 01 người phụ trách công tác xây dựng chương trình, lịch làm việc; thống

kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉ đạo thực hiện; giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi cấp trên; quản lý công văn, sổ sách, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo thống kê, theo dõi biến đọng số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã.+ 02 người làm công tác giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HĐND hoặc cấp

có thẩm quyền giải quyết; đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp HĐND, cho công việc của UBND; giúp HĐND và UBND thực hiện công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật về công tác được giao; công tác thi đua khen thưởng”

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng.

Công tác tổ chức của văn phòng được thực hiện một cách chặt chẽ và nghiêm túc, cán bộ công chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình Đi làm đúng giờ theo quy định của pháp lệnh cán bộ công chức và luật lao động (ngày làm 08 tiếng) vào các ngày lễ tết, thứ bảy, chủ nhật được nghỉ

* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng ( phụ lục 1)

2.2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND xã Hạ Mỗ về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;

- Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2016 của Quốc hội khóa XIII quy định về ban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Luật số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội khóa XIII về Luật tổ chức chính quyền địa phương

2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác

- Công tác văn thư là tất cả các công việc liên quan đến các loại công văn, giấy tờ bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản

Văn thư tại xã Hạ Mỗ do cán bộ văn phòng quản lý được tổ chức theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả.Các phương tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị như : Tủ tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, cũng như việc quản lý văn bản Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học

*Ưu điểm :

- Công tác văn thư ở xã Hạ Mỗ được tổ chức theo mô hình tập trung Chính

vì thế nó giúp giảm bớt các thủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác Việc tìm kiếm văn bản, giấy tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm kiếm sẽ mất ít thời gian

-Có các trang thiết bị đầy đủ nên thuận lợi trong việc lưu trữ tài liệu

*Nhược điểm :

- Do quản lý theo mô hình tập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến tình trạng công việc quá nhiều, chồng chéo lên nhau khiến cán bộ văn phòng kiêm thêm công việc của công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng, làm nhanh theo kịp thời gian, tiến độ dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong công việc

- Cơ quan không có kho lưu trữ vì vậy công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan không được quy định

2.2.3 Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ Văn bản là phương tiện giao tiếp mà các cá nhân, tổ chức, cơ quan dùng để

truyền đạt ý trí, nguyện vọng cá nhân, tổ chức, cơ quan nhằm dạt đến mục đích thông báo điều chỉnh hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành

vi nhất định của người viết bằng ngôn ngữ trên giấy

- Văn bản của UBBND xã Hạ Mỗ soạn thảo dựa trên các văn bản sau:

+ Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2016 của Quốc hội khóa XIII quy định về ban hành văn bản quy phạm pháp luật

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư

2.2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý ở UBND xã Hạ Mỗ

- UBND xã Hạ Mỗ có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như: Quy định, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo…

Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM) UBND ký các văn bản của UBND

Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch thay mặt UBND, ký thay (KT) những văn bản ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Cán bộ văn phòng có thẩm quyền được phép ký một số giấy tờ, giấy mời, giấy đi đường

*Ưu điểm:

- Nhìn chung việc ban hành văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ là đúng thẩm quyền Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bản ban hành ra không bị chồng chéo sai quy định Đồng thời tạo thuân lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liên quan đến văn bản

- Lãnh đạo UBND xã Hạ Mỗ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo

*Nhược điểm:

- Tuy quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bản nhưng quy định này không được cụ thể hóa nên đôi khi xảy ra tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản

- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫn đến thẩm quyền ký văn bản cũng như thể thức để ký đôi khi còn chưa chuẩn

2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở UBND Hạ Mỗ

- Việc sọan thảo văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ dựa theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Mô tả Quy trình thực hiện:

- Bước 1: Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì Chủ tịch UBND xã sẽ chỉ định cho một phòng/cá nhân phối hợp phòng liên quan soạn thảo; hoặc phát sinh từ nhu cầu công việc của phòng cần phải có văn bản thì phòng tiến hành rà soát lại các văn bản pháp quy, các thông tin thực tiễn liên quan đến các vấn đề cần ban hành văn bản để xác định loại văn bản; đồng thời xem xét lại các quy định trước đây đã áp dụng (nếu có), tình hình thực tế tại phòng cần cải tiến hoặc quy định mới để phân tích, chọn lọc thông tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, đúng quy định, khả thi Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng thông qua mới tiến hành xây dựng dự thảo

- Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan và thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự thảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế, thông báo, quy trình, ) và bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn bản

Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo soát xét, điều chỉnh nội dung, hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý kiến

Đối với văn bản quản lý: Trình lãnh đạo xét, điều chỉnh nội dung, hình thức Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo chuyển các

phòng ban liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày bắt đầu góp ý và ngày chuyển trả lời góp ý).

- Bước 3: Lãnh đạo phòng ban được chuyển góp ý phải phân công người nghiên cứu, góp ý toàn bộ nội dung văn bản cần góp ý; trong đó chú trọng các nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách Các nội dung góp ý phải

cụ thể (sửa đổi, bổ sung hoặc loại bỏ), nếu được thì gợi ý chỉnh sửa nguyên văn của cụm từ, đoạn văn cho đúng hơn Trường hợp phát hiện được những bất cập

mà không thuộc phạm vi chuyên môn của phòng thì gợi ý cụ thể để phòng soạn thảo tham khảo ý kiến của phòng chuyên môn hoặc nghiên cứu chỉnh sửa lại cho phù hợp Trường hợp phòng thống nhất với dự thảo thì phải xác nhận thống nhất với dự thảo vào phiếu chuyển và chuyển trả phòng dự thảo đúng ngày quy định Lưu ý: Cán bộ soạn thảo phải tham khảo kỹ ý kiến chuyên môn của các ban

có liên quan đến nội dung dự thảo Sau khi Chủ tịch UBND ký ban hành đưa vào áp dụng, nếu văn bản quản lý vướng mắc, sai quy định thì người soạn thảo

và lãnh đạo ban đó chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Chủ tịch

+ Sau khi tập hợp đầy đủ ý kiến góp ý của các phòng (kể cả không góp ý), phòng soạn thảo phải thống kê thông tin góp ý, nếu một nội dung có từ 02 ý kiến trở lên góp ý tương tự nhau thì phải chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đưa vào

dự thảo

+ Đối với các góp ý về chuyên môn, chế độ chính sách mà phòng soạn thảo không đưa vào dự thảo thì phải chú thích cụ thể lý do không đưa vào dự thảo trong Bảng thống kê thông tin góp ý

- Bước 4: Sau khi hoàn chỉnh lại nội dung dự thảo văn bản quản lý theo ý kiến góp ý, phòng dự thảo chuyển bảng dự thảo và Bảng thống kê thông tin góp

ý về Văn phòng để xét lần cuối, tham mưu Chủ tịch UBND ban hành

Đối với văn bản thông thường: lãnh đạo xét nội dung, thể thức văn bản (nếu cần thiết tham khảo ý kiến Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực) Nếu cần phải hoàn chỉnh lại chuyển trả bước 1, nếu đồng ý dự thảo ký tắt

Đối với văn bản quản lý: Văn phòng nhận được dự thảo trình ký của phòng dự thảo phải cử người soát xét lần cuối cùng về nội dung văn bản theo các góp ý, soát xét bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định Nếu cần thiết phải chỉnh sửa tiếp (bố cục, hình thức hoặc các nội dung góp ý đúng, khả thi mà phòng dự thảo chưa đưa vào dự thảo) thì phải trả lời cho phòng dự thảo biết rõ nội dung cần chỉnh sửa lần cuối cùng trước khi trình ký (trả về bước 3) Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả thi thì tham mưu Chủ tịch quyết định ban hành hoặc phê duyệt

- Bước 5: Chủ tịch, Phó Chủ tịch căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban hành hoặc phê duyệt văn bản Nếu nhận thấy văn bản chưa đúng quy

định, nội dung chưa phù hợp, không khả thi thì chuyển trả lại ban dự thảo chỉnh sửa cho phù hợp và trình ký lại.

- Bước 6: Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc cán bộ văn phòng phê duyệt văn bản và cho phép ban hành thì: Văn phòng thông báo cho nhân viên Văn thư biết để đăng ký văn bản

- Bước 7: Sau khi đã đăng ký văn bản, thì văn thư in ấn nhân bản đúng số lượng cần phát hành, đóng dấu (kể cả dấu giáp lai nếu có)

- Bước 8: Văn bản các phòng căn cứ nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ, văn bản và phát hành đầy đủ, kịp thời (mọi việc giao nhận đều phải được ký nhận vào sổ) Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu đã gửi đi

2.2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.

2.2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến.

2.2.4.1.1 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi

Đơn vị/ cá

nhân thực hiện

Trình tự thực hiện

- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản+ Số được đánh theo số thứ tự trong vòng 01 năm, bắt đầu từ số 01

+ Ngày tháng của văn bản: văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy

- Nhân bản: Căn cứ vào nơi nhận để nhân đủ số lượng bản

- Cán bộ văn thư và cán bộ xử lý văn bản có trách nhiệm phối hợp thực hiện việc chuyển phát văn bản, quyết định và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Cán bộ văn thư lưu 01 văn bản gốc tại lưu trữ của UBND xã , 01 bản chính lưu tại hồ sơ cá nhân

- Cán bộ xử lý văn bản lưu 01 bản chính vào hồ

sơ hiện hành để theo dõi và báo cáo

2.2.4.1.2 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến

-Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ Văn thư có nhiệm

vụ xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có gửi cho Trung tâm không, có còn nguyên vẹn không Nếu không đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi Nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản

+ Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho UBND Xã.Đối với loại phải đăng ký thì tiếp tục quy trình tiếp theo

- Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…thì cán bộ văn thư có trách nhiệm gửi đến cho người nhận ghi trên địa chỉ

Cán bộ phụ

trách văn thư

Bóc bì văn bản đến

- Khi bóc bì không được làm rách , mất phần số, ký hiệu đã đựơc ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì

- Đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì với số, ký hiệu ghi trên văn bản Phát hiện sai sót gửi lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó

- Đối với văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản với ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa, đơn thư tố giác, khiếu nại phải giữ lại phong bì

Cán bộ phụ

trách văn thư

- Đóng dấu văn bản đến vào sổ văn bản-Đăng ký văn bản đến

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến vào phiếu xử

lý văn bản+ Số đến là số thứ tự của các văn bản đến UBND Xã trong vòng 01 năm, bắt đấu từ số 01

+ Ngày đến là ngày văn thư nhận được văn bản

- Vào sổ đăng ký văn bản/máy tính

- Chuyển văn bản và phiếu xử lý văn bản đến cán bộ văn phòng Hành chính, tổng hợp và truyền thông

Cán bộ văn

phòng tổng hợp

Trình Chủ tịch phê duyệt

- Ghi ý kiến phân phối văn bản đến đơn vị/cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Chủ tịch

- Xem xét và phê duyệt ý kiến phân phối, giải quyết văn bản

- Ký phê duyệt ý kiến phân phối lên phiếu xử lý văn bản đến

Cán bộ phụ

trách văn thư

- Phân phối và chuyển giao văn bản đến

- Nhân viên văn thư tiếp tục vào máy/sổ đăng ký văn bản đến ý kiến phân luồng và ý kiến chỉ đạo giải quyết khác của lãnh đạo (nếu có), sau đó tiến hành sao chụp

để gửi cho các đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết Văn bản khi chuyển giao phải đảm bảo chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết ngay trong ngày qua mạng internet hoặc theo đường công văn thông thường (có ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản), không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay Bản chính được lưu tại văn thư hoặc giao cho đơn

vị, cá nhân có trách nhiệm chính, chủ chốt

- Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó Trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết một văn bản thì

bộ phận văn thư có trách nhiệm sao văn bản ra làm nhiều bản khác nhau rồi chuyển đến từng đơn vị, cá nhân nhưng bản chính phải lưu hoặc giao cho đơn vị,

cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính

- Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn

vị đó trực tiếp giải quyết

- Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết,

xử lý kịp thời các vấn đề đó Những công việc liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác khi chưa có ý kiến của trưởng phòng

Đơn vị/cá nhân

có trách nhiệm

- Giải quyết văn bản đến - Theo quy trình Soạn thảo văn bản

- Chủ tịch có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước

- cán bộ văn phòng có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản

-Nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản

2.2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành ở UBND xã Hạ Mỗ

*Ưu điểm:

Tài liệu của UBND cán bộ văn phòng phụ trách văn thư đã giữ lại và sắp xếp theo danh mục hồ sơ để bảo quản tài liệu giúp công tác kiểm tra, tìm kiếm khi cần thiết được nhanh chóng, thuận tiện Ngoài ra, UBND xã Hạ Mỗ đã đầu

tư trang thiết bị và một phòng riêng để lưu trữ hồ sơ đảm bảo tính khoa học

*Nhược điểm:

Trang thiết bị đầu tư cho công tác lập hồ sơ hiện hành còn chưa được hiện đại và đẩy đủ

2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hạ Mỗ

- UBND xã Hạ Mỗ thực hiện việc tổ chức lưu trữ theo các văn bản hiện hành như:

+ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ

Về số lượng cán bộ lưu trữ: UBND xã Hạ Mỗ có 01 cán bộ văn phòng bán chuyên trách phụ trách công tác lưu trữ

Kho lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ có diện tích 25m2 với đẩy đủ các trang thiết bị như: giá để đồ, hộp tài liệu, quạt trần Tuy nhiên, kho lưu trữ của UBND

xã Hạ Mỗ vẫn còn chưa được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản chống mốc

và chống ẩm cho tài liệu

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng ở UBND xã Hạ Mỗ

3.1 Khảo sát và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Trang thiết bị văn phòng gồm: 3 bàn ghế làm việc có tủ đựng đồ, 2 máy vi

tính được kết nối internet và mạng Lan, 2 máy in, có 3 tủ đựng hồ sơ để tiện cho việc lưu trữ hồ sơ, 01 máy fax và 01 máy photocopy

Nhìn chung, trang thiết bị của văn phòng được trang bị khá đầy đủ và hiện đại giúp công việc được giải quyết nhanh chóng, không bị ùn tắc, không ảnh hưởng đến công việc của cơ quan và tiết kiệm được thời gian

+ Có đầy đủ tủ đựng tài liệu được kê hợp lý với bàn ghế và trang thiết bị trong phòng giúp cho việc bảo mật tài liệu

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị cho một phòng làm việc của văn phòng hiện đại và đề xuất văn phòng tối ưu( phụ lục 2)

3.3 Khảo sát và thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng.

- Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan

là phần mềm quản lý nhân sự và quản lý văn bản

+ Phần mềm quản lý nhân sự giúp cho cán bộ văn phòng làm công tác thống kê nắm rõ về số lượng cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ bán chuyên trách đang làm việc ở UBND xã, nắm rõ về quá trình công tác, quá trình đảm nhiệm chức vụ, các loại giấy khen, bằng khen nhận được trong quá trình công tác, nắm rõ về hoàn cảnh bản thân và gia đình của cán bộ, công chức, cán bộ bán chuyên trách, quá trình chuyển đổi công tác, tăng lương đều được lưu trữ trong phần mềm quản lý nhân sự

+ Phần mềm quản lý văn bản giúp cho việc cập nhật văn bản được liên tục

và thuận lợi hơn trong quá trình tìm kiếm, trách làm thất thoát các văn bản đi văn bản đến của cơ quan Khi ứng ụng phần mềm quản lý văn bản giúp cho cán

bộ văn phòng có thể tìm kiếm được các văn bản khi cần thiết ngay khi không có mặt ở cơ quan thông qua cổng thông tin điện tử

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP - QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

TẠI UBND XÃ HẠ MỖ

LỜI CẢM ƠN

Ông cha ta thường nói “ học phải đi đôi với hành” để phát triển toàn diện con người không những phải thường xuyên trau dồi, tích lũy kiến thức, nâng cao hiểu biết của mình mà còn cần phải có vốn kinh nghiệm và những hiểu biết qua quá trình hoạt động và thực tiễn làm việc của bản than Do đó việc kết hợp giữa

lý thuyết với thực tế là điều vô cùng quan trọng

Tám tuần thực tập (từ 04/7/2016 – 26/8/2016) tại UBND xã Hạ Mỗ với đề tài “Quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND xã Hạ Mỗ ” không phải là thời gian dài nhưng dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trong bộ phận văn phòng đặc biệt là chị Phạm Thị Huyền Trang, tôi đã học được rất nhiều điều bổ ích, tích lũy được nhiều kinh nghiệm và nắm bắt được những khâu cơ bản của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Tôi có thể trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết của nghiệp vụ quản lý công tác văn thư cho công việc sau này

Để hoàn thành bản báo cáo thực tập đúng thời gian quy định, tôi còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô và cơ quan thực tập Vì vậy, nhân dịp này tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất đối với Khoa, Nhà trường và đặc biệt là Thầy Nguyễn Mạnh Cường cùng toàn thể các thầy, cô giáo đang giảng dạy tại Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức từ lý luận đến thực tiễn về công tác văn phòng một cách cụ thể, chi tiết và rõ ràng nhất.đã tận tâm hướng tôi về các chuyên đề thực tập Tiếp đó tôi xin gửi lời cảm ơn tới các cô, các chú lãnh đạo UBND xã Hạ Mỗ cùng các anh, chị đang công tác tại văn phòng UBND đã giúp tôi hoàn thành chương trình thực tập của mình

Trong thời gian thực tập cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã

có sự chuẩn bị từ trước song tôi vẫn gặp phải nhiều khó khăn nhất định do thời gian tìm hiểu, nghiên cứu còn ít do vậy không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn Những thiếu sót này tôi rất mong được sự cảm thông, quan tâm giúp đỡ đóng góp những ý kiến quý báu của các cô, chú lãnh đạo UBND và các anh, chị trong Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ cùng các thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài này là do tự bản thân thực hiện và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng mình Các thông tin được sử dụng trong đề tài là có nguồn gốc rõ ràng tại UBND xã Hạ

Mỗ Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của đề tài

Hạ Mỗ, ngày tháng 8 năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Dung

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

4 UBND-HĐND Ủy ban nhân dân - Hội đồng nhân dân

LỜI MỞ ĐẨU

1 Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài)

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, công tác văn thư – lưu trữ ngày càng được Đảng và Nhà nước quan tâm và chú trọng Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối với hoạt động quản lý nhà nước, do đó việc làm công văn, giấy tờ và quản lý chúng là hai công tác không thể được trong hoạt động đó Toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của các cơ quan gọi là công tác văn thư

Công tác văn thư –lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hay nói một cách khác, công tác văn thư – lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các

cơ quan) Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt là trong những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ thì nhiệm vụ của công tác văn thư càng phải được quan tâm và đổi mới hơn nữa

Những năm gần đây lý luận và thực tiễn trong quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở nước ta đã có những bước phát triển mới, phong phú và rất đa dạng Đặc biệt trong mỗi một cơ quan lại có một thực tế và yêu cầu riêng biệt Vì thế

mà việc gắn lý thuyết với thực tế cũng là một vấn đề thật không đơn giản Chính

vì vậy trong thời gian thực tập tại UBND xã Hạ Mỗ với mong muốn tìm hiểu sâu hơn nữa về công tác quản lý văn thư, lưu trữ do vậy em đã chọn đề: “Quản

lý văn thư – lưu trữ tại UBND xã Hạ Mỗ” làm đề tài nghiên cứu viết báo cáo thực tập của mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Nói đến công tác quản lý văn thư - lưu trữ đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học, nhà quản lý đề cập đến, một số công trình nghiên cứu về quản lí văn thư - lưu trữ tiêu biểu như:

- “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, PGS Vương Đình Quyền, NXB Chính trị Quốc gia, 2007,

- “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”, Hoàng Lê Minh, NXB Văn hóa thông tin, 2009,

- “Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ”, Nguyễn Thị Ngọc An và Đồng Thị Thanh Phương, NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh, 2011,

Những tài liệu trên là gợi ý quý báu có giá trị tham khảo giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “Khảo sát đánh giá công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư

- lưu trữ tại UBND xã Hạ Mỗ”

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND xã Hạ Mỗ

3.2 Phạm vi và giới hạn nghiên cứu

- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ trong những năm gần đây được nghiên cứu tại văn phòng UBND xã Hạ Mỗ, địa chỉ: Hạ Mỗ - Đan Phượng – Hà Nội tập trung vào

3 năm 2014, 2015, 2016

- Không gian nghiên cứu: Công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND xã Hạ Mỗ, con người trong bộ phận văn phòng UBND xã Hạ Mỗ phụ trách về công tác văn thư lưu trữ

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đánh giá thực trạng công tác quản lý văn thư, lưu trữ của UBND xã Hạ

Mỗ Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý văn thư, lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;

+ Nguồn tin từ mạng Internet;

+ Thông tin từ báo cáo định kỳ của UBND xã Hạ Mỗ

6 Giả thuyết khoa học

Đề tài có nhiều ứng dụng và là tài liệu tham khảo cho những người đi sau ứng dụng vào việc quản lý công tác VTLT tại cơ quan

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài nâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân

- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng hoàn thiện quản lý công tác văn thư lưu trữ giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã Hạ Mỗ

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm 03 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về quản lí văn thư lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn thư lưu trữ tại UBND xã Hạ MỗChương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn thư lưu trữ tại UBND xã Hạ Mỗ