Soạn thảo và Ban hành văn bản

Bài giảng Chuyên đề Soạn thảo và Ban hành văn bản

Chuyên đề II

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG

1 Văn bản là gì?

2 Văn bản có vai trò như thế nào?

3 Việc xây dựng văn bản phải tuân thủ nguyên tắc nào?

4 Người soạn thảo văn bản phải đáp ứng những yêu cầu gì

khi tiến hành soạn thảo văn bản?

II HÌNH THỨC VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH

III THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

IV TRÌNH TỰ/QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN

BẢN

V VĂN PHONG HÀNH CHÍNH

VI KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1 Khái niệm văn bản

Nghĩa rộng:

Văn bản là khái niệm chỉ vật mang tin (đất, đá, tre,

gỗ, lá, giấy, phim, ảnh, băng, đĩa…) được ghi/viết/in bằng ngôn ngữ/ký hiệu nhất định tạo thành một

chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

Nghĩa hẹp:

Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình

thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

2 Vai trò của văn bản

• Góc độ thông tin: là phương tiện dùng để ghi lại và

truyền đạt thông tin đến các đối tượng có liên quan

• Góc độ của quản lý: là phương tiện để quản lý điều hành

công việc theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức

• Góc độ văn hóa: là sản phẩm của hoạt động tư duy sáng

tạo của con người

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

3 Nguyên tắc xây dựng văn bản

Phải bảo đảm nội dung

• Bảo đảm hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của hệ thống

• Tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng,

ban hành văn bản

• Bảo đảm tính công khai trong quá trình xây dựng và tính minh

bạch trong các quy định

• Bảo đảm tính khả thi

Phải bảo đảm hình thức (đúng thẩm quyền hình thức/thể thức

và kỹ thuật trình bày/diễn đạt bằng văn phong hành chính

(chuẩn mực, chính xác/lịch sự, khách quan/ngắn gọn, dễ hiểu, khuôn mẫu)

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

4 Yêu cầu đối với người soạn thảo văn bản

Ngoài am hiểu công việc và nắm chắc chủ

trương, đường lối của Đảng và pháp luật của

III THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT

TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Thể thức: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao

III THỂ THỨC VĂN BẢN QPPL &

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Thông tư 25/25/2011/TT-BTP 27/ 12/ 2011 và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày19/ 01/2011

THÀNH PHẦN CHUNG CỦA VĂN BẢN:

1 Quốc hiệu

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 Số và ký hiệu văn bản

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có

thẩm quyền

8 Dấu của cơ quan, tổ chức

9 Nơi nhận

THÀNH PHẤN BỔ SUNG:

1 Dấu chỉ mức độ mật

2 Dấu chỉ mức độ khẩn

3 Dấu chỉ phạm vị phổ biến/thu hồi

4 Địa chỉ giao dịch (công văn)

5 Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản đánh máy

6 Số trang văn bản

III THỂ THỨC VĂN BẢN QPPL &

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản

thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy

đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy xác nhận, phiếu

gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải

có tất cả các thành phần thể thức trên*

III THỂ THỨC VĂN BẢN QPPL &

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

IV TRÌNH TỰ SOẠN THẢO VÀ

BAN HÀNH VĂN BẢǸ

Trình tự/Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ các bước công việc

được thực hiện theo một trình tự nhất định

từ khi chuẩn bị thảo văn bản cho đến khi văn bản được ký phát hành.

IV.1.TRÌNH TỰ SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VBQPL

1 Chuẩn bị

2 Soạn thảo

3 Lấy ý kiến

4 Nghiên cứu tiếp thu ý kiến và lập hồ sơ trình cấp có

thẩm quyền thẩm định

5 Thẩm định

6 Nghiên cứu tiếp thu ý kiến thẩm định; hoàn thiện hồ

sơ trình cấp có thẩm quyền thông qua hoặc người có thẩm quyền ký ban hành

7 Thông qua hoặc ký ban hành

IV.2 QUY TRÌNH SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VBHC

1 Chuẩn bị

2 Soạn thảo

3 Lấy ý kiến (nếu cần)

4 Nghiên cứu tiếp thu ý kiến

5 Kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn

V VĂN PHONG*

1 Ngôn ngữ: viết, tiếng Việt (có thể dịch ra tiếng dân dộc

thiểu số và tiếng nước ngoài);

2 Từ ngữ: Phải là từ phổ thông và từ đơn nghĩa; nếu là từ

ngữ chuyên ngành thì phải có giải thích;

3 Câu văn: Diễn đạt đơn giản, rõ ràng, mạch lạc (câu mệnh

lệnh/câu khẳng định/câu phủ định)

4 Số liệu phải chính xác

5 Căn cứ viện dẫn phải cụ thể

6 Mang tính khuôn mẫu (Căn cứ …, Theo đề nghị…;Trả lời

công văn số…; Để giải quyết vấn đề trên…;Vậy xin đề

nghị, xin báo cáo, xin kính trình….cho ý kiến/phê duyệt…)

7 Viết đúng chính tả và các dấu phải trình bày đúng*

VI PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO

MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN

THÔNG DỤNG

1 SOẠN THẢO CÔNG VĂN

a) Khái niệm: Công văn là một trong những

hình thức văn bản hành chính được sử dụng

phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để phúc đáp/trả lời; để yêu cầu, đề nghị, hướng dẫn một vấn đề nào đó

hoặc để mời họp, để cảm ơn, để thăm hỏi…

1 SOẠN THẢO CÔNG VĂN

b) Các loại công văn

• Công văn phúc đáp/trả lời

• Công văn yêu cầu

• Công văn đề nghị

• Công văn hướng dẫn

• Công văn mời họp…

c) Bố cục chung của một công văn gồm có 3 phần:

PHẦN MỞ ĐẦU: nêu lý do

PHẦN NỘI DUNG: nêu những vấn đề cần phúc đáp, cần

hướng dẫn, cần yêu cầu

PHẦN KẾT THÚC: Tuỳ thuộc vào từng loại công văn

1 SOẠN THẢO CÔNG VĂN

d) Thể thức và kỹ thuật trình bày

Thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

SOẠN THẢO CÔNG VĂN*

a) Khái niệm: Quyết định là một trong những

hình thức văn bản được sử dụng phổ biến

trong hoạt động của các cơ quan nhằm điều

chỉnh quan hệ xã hội (nếu là VBQPPL) hoặc để quyết định một việc nào đó (nếu là quyết định

cá biệt)

2 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

2 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

b) Các loại Quyết định

• Có quyết định mang tính quy phạm (Quyết định của Chủ

tịch nước/Thủ tướng Chính phủ/Tổng Kiểm toán nhà

nước/Uỷ ban nhân dân) thường là để ban hành điều lệ, quy chế, quy định…

• Có quyết định mang tính cá biệt để điều hành công việc

có tính chất một lần hoặc riêng biệt đối với 1 đối tượng nào đó.

2 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

c) Bố cục chung của Quyết định

• Phần căn cứ ra quyết định

• Phần quyết định

2 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

Phần nội dung được thể hiện thành các điều Số

lượng các điều tuỳ thuộc vào nội dung quyết

định

Điều 1 Nêu quyết định chính

Điều 2 Nêu quyết định bổ sung

Điều 3 Nêu điều khoản thi hành

2 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH*

d) Thể thức và kỹ thuật trình bày

Thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

3 SOẠN THẢO BÁO CÁO

a) Khái niệm: là một trong những văn bản

hành chính dùng để trình bày những kết

quả đạt được trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

b) Các loại báo cáo

• Báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm)

• Báo cáo đột xuất (vụ án mạng, một vụ hỏa hoạn, một thảm họa thiên tai…)

• Báo cáo chuyên đề (phòng chống tham nhũng, cải cách hành chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo…)

• Báo cáo thống kê…

Mỗi loại báo cáo có bố cục riêng

3 SOẠN THẢO BÁO CÁO

SOẠN THẢO BÁO CÁO

d) Thể thức và kỹ thuật trình bày

Thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chínhminhhoa\soanbao cao MH.ppt

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN