Lập hồ sơ và Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

Bài giảng chuyên đề Lập hồ sơ và Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ

VÀO LƯU TRỮ

(Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

vào Lưu trữ cơ quan)

Chuyền đề IV

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Phần I Lập hồ sơ

1. Lập hồ sơ là gì?

2. Nội dung lập hồ sơ gồm những công việc gì?

3. Ai là người có trách nhiệm trong việc lập hồ sơ?

Phần II Nộp hồ sơ vào Lưu trữ

PHẦN I

LẬP HỒ SƠ

1 Hồ sơ là một tập văn, tài liệu có liên quan với

nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng

cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM

2 Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài

liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành

hồ sơ Lập hồ sơ có thể xẩy ra trong các trường hợp sau:

Do cán bộ, công chức, viên chức thực hiện ngay khi tiến hành theo dõi, giải quyết công việc được giao Lập hồ sơ trong trường hợp này thường chủ động, dễ làm và hiệu quả.

Do cán bộ lưu trữ thực hiện khi tài liệu thu về Lưu trữ

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM

II TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ

1. Đối với cá nhân: giúp cho giải quyết công việc được

nhanh chóng, chính xác

2. Đối với cơ quan, tổ chức:

 Quản lý được công việc;

 Quản lý được tài liệu và giữ được bằng chứng để bảo

vệ quyền lợi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi cần;

 Tạo điều kiện để lựa chọn những hồ sơ có giá trị vào

Lưu trữ và lưu gữi được chứng cứ về hoạt động của cơ quan cho muôn đời sau

III TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI

VIỆC LẬP HỒ SƠ

Điều 9 Luật Lưu trữ năm 2011 và Điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ về công tác văn thư có quy định trách

nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu

vào lưu trữ hiện hành như sau:

1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm

chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ

chức thuộc phạm vi quản lý của mình

2 Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính,

người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức

3 Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu

trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

4 Cá nhân: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công

việc phải lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn

5 Lưu trữ cơ quan: hướng dẫn việc lập hồ sơ

III TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI

VIỆC LẬP HỒ SƠ

IV YÊU CẦU CƠ BẢN ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐƯỢC LẬP

1. Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan/đơn vị;

2. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự

liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công

v NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP

LẬP HỒ SƠ

1. Mở hồ sơ:

 Người mở: cá nhân được giao chủ trì theo dõi, giải

quyết công việc thực hiện

 Cách mở: Lấy một tờ bìa in sẵn (TCVN 9231:2012 Bìa

hồ sơ lưu trữ và căn cứ vào DMHS (nếu có) điền các thông tin lên bìa Trường hợp không có DMHS thì viết tên việc được giải quyết lên trên bìa (tiêu đề hồ sơ)*

Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian Tuỳ theo loại hồ sơ được lập mà sắp xếp các yếu tố thông tin trên trong tiêu đề cho

phù hợp

2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào

hồ sơ

 Phải thu đủ và kịp thời những văn bản, tài liệu hình

thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ;

 Văn bản, tài liệu liên quan đến việc nào phải đưa

vào đúng hồ sơ đÓ

v NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP

LẬP HỒ SƠ

3 Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc kết thúc thì hồ sơ kết thúc Khi hồ sơ kết

thúc cần tiến hành:

 Kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ;

 Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ và xác định giá trị

tài liệu có trong hồ sơ để loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp và những văn bản, giấy tờ, tài liệu không

còn giá trị;

 Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ; có thể theo trình tự

giải quyết công việc (nếu là hồ sơ việc); theo số thứ tự (nếu là tập lưu văn bản đi); theo vần chữ cái (nếu là tập báo cáo do các cơ quan gửi đến); theo địa dư…;

 Đánh số tờ; lập mục lục văn bản có trong hồ sơ theo

mẫu quy định; viết chứng từ kết thúc (đối với hồ sơ

giữ lại bảo quản vĩnh viễn hoặc có thời hạn bảo quản trên 20 năm);hoàn thiện bìa hồ sơ

v NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP

LẬP HỒ SƠ

Tác giả của VB Tên loại và trích yếu nội dung VB Tờ số Ghi chú

LẬP HỒ SƠ TRONG MÔI

TRƯỜNG MẠNG

(Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày

14/3/2009)

Văn bản đến, văn bản đi

có cùng

mã hồ sơ (1)

Ý kiến chỉ đạo,

ý kiến đóng góp có cùng mã

hồ sơ (1)

Văn bản tài liệu khác .có cùng mã

hồ sơ (1)

Lưu trữ cơ quan (5)

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

Hồ sơ bảo quản

có thời hạn

Hồ sơ có chung một mã theo khung phân loại

hồ sơ (2)

Hồ sơ về việc đã giải quyết xong (3)

Tài liệu được loại

ra khỏi

hồ sơ (3)

Hồ sơ nộp vào Lưu trữ

cơ quan

Hồ sơ không nộp vào Lưu trữ

cơ quan

Hồ sơ giữ tại đơn vị (4)

In ra giấy

PHẦN II

GIAO NỘP TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ

Tài liệu

hình thành

trong qu á trình

theo dõi, giải quyết

công việc và được

lập thành hồ sơ

1 năm

/03 tháng LƯU TRỮ CƠ QUAN

Hồ sơ bảo quản

có thời hạn Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

10 năm LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Hết thời hạn Huỷ

Hồ sơ việc hoặc hồ sơ lập theo đặc trưng chung với thời hạn bảo quản: vĩnh viễn và có thời hạn

(5,10.15…)

GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO

LƯU TRỮ CƠ QUAN

II NGUỒN NỘP LƯU

1. Lãnh đạo cơ quan

2. Các đơn vị tham mưu giúp việc

3. Cơ quan trực thuộc giải thể không

thuộc diện nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

III TÀI LIỆU NỘP LƯU

1 Chỉ nộp vào Lưu trữ cơ quan những hồ sơ tài liệu về

những việc đã giải quyết xong

2.Chỉ nộp vào Lưu trữ cơ quan những hồ sơ, tài liệu được xác định là có giá trị lưu trữ, bao gồm hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ bảo quản có thời hạn tính bằng năm

cụ thể

HỒ SƠ BẢO QUẢN VĨNH VIỄN

 Hồ sơ xây dựng chế độ, chính sách quản lý, chỉ đạo,

điều hành ngành, lĩnh vực của cơ quan; đề án, dự

 Hồ sơ kiểm tra, thanh tra vụ việc quan trọng;

Hồ sơ các vụ việc, sự kiện quan trọng trong cơ

HỒ SƠ CÓ THỜI HẠN BẢO QUẢN

TÍNH BẰNG NĂM

 Phản ánh các vấn đề, các vụ việc không quan trọng

mà gía trị thông tin tài liệu trong đó chỉ cần giữ lại

để tham khảo trong một khoảng thời gian nhất

định

 Thông tin chứa trong tài liệu đã đã bị tổng hợp

trong những văn bản khác (tháng, quý-năm)

 Không chứa thông tin có gía trị cho nghiên cứu lịch

sử sau này

MỨC BẢO QUẢN CÓ THỜI HẠN

IV THỜI HẠN GIAO NỘP

Khoản 1 Điều 11 Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

 Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết

thúc;

 Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình

được quyết toán đối với hồ sơ xây dựng cơ bản

V TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP

1. Người đứng đầu: Chỉ đạo

2. Chánh Văn phòng hoặc người được giao nhiệm

vụ:

 Tham mưu cho người đứng đầu chỉ đạo, kiểm tra,

hướng dẫn việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới

 Tổ chức thực hiện việc giao nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ

3 Trưởng các đơn vị trong cơ quan:

 Tổ chức giao nộp hồ sơ có giá trị lưu trữ của đơn vị

vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn

 Chỉ đạo công chức, viên chức trong đơn vị lựa chọn hồ

sơ để nộp vào Lưu trữ cơ quan và thống kê thành

MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU.

V TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP

4 Cá nhân:

 Phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ

vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo

đúng thời hạn quy định

 Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác

khác đều phải bàn giao lại hồ sơ cho đơn vị hay người

kế nhiệm

V TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP

5 Lưu trữ cơ quan:

 Lập kế hoạch thu tài liệu

 Phôí hợp với các đơn vị, cá nhân xác định những

tài liêu cần thu

 Hướng dẫn việc chuẩn bị hồ sơ giao nộp và thống

kê thành “Mục lục hồ sơ nộp lưu”

 Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp

nhận

 Tổ chức tiếp nhận và lập “Biên bản giao nhận tài

liệu”.

V TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP