Luận văn Tình hình phát triển của hoạt động PR của công ty Cổ phần Văn hóa và Truyền thông Nhã Nam

Luận văn Tình hình phát triển của hoạt động PR của công ty Cổ phần Văn hóa và Truyền thông Nhã Nam

Lời nói đầu

Trên thế giới hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh xuất bản phẩm vàcác nhà xuất bản đã áp dụng Quan hệ công chúng vào trong hoạt độngcủa mình nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình và họ đã thuđược những kết quả đáng kể Và quan hệ công chúng (Public Relations -PR) đã bước đầu được các doanh nghiệp kinh doanh Xuất bản phẩm ViệtNam đưa vào trở thành một công cụ hữu ích để tăng hiệu quả kinh doanhcủa mình

Công ty Cổ phẩn Văn hoá và Truyền thông Nhã Nam là một doanhnghiệp tư nhân, tuy mới chỉ tham gia vào thị trường xuất bản trong mộtthời gian chưa lâu nhưng đã đạt được những hiệu quả kinh doanh mànhiều doanh nghiệp xuất bản phẩm khác phải ngưỡng mộ nhờ nhữngchiến lược kinh doanh đúng đắn và sự áp dụng hoạt động PR vào trongcác chiến lược xúc tiến kinh doanh của công ty Trong quá trình thực tậptại Nhã Nam, em đã có những kiến thức nhất định về hoạt động Quan hệ

công chúng của công ty vì vậy em chọn chủ đề “ Tình hình phát triển của hoạt động PR của công ty Cổ phần Văn hóa và Truyền thông Nhã Nam”.Thông qua bài viết em xin đưa ra một vài ý kiến đánh giá và một

số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động PR của doanh nghiệp cũng nhưcủa các doanh nghiệp xuất bản phẩm của chúng ta hiện nay

Trong suốt quá trình thực tập và làm bài chuyên đề này, em đã nhận được

sự hướng dẫn tận tình của Giảng viên Khoa phát hành xuất bản phẩm –Thạc sỹ Nguyễn Văn Minh cùng các thầy cô trong khoa Em xin chânthành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy

1 Khái niệm về PR

Hiện nay có rất nhiều định nghĩa về PR Những người làm PR đưa ranhững cách hiểu khác nhau về nghề này Điều đó cũng dễ hiểu vì PR làmột lĩnh vực hoạt động rất phong phú và những người làm PR có thể tiếpcận nó từ nhiều góc độ khác nhau

- Frank Jefkins đã đưa ra định nghĩa về PR như sau: “PR bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và bên ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau.”

- Một định nghĩa khác về PR do Viện Quan hệ công chúng Anh (IPR)

đưa ra cũng bao hàm những yếu tố cơ bản nhất của hoạt động PR: “PR là những nỗ lực một cách có kế hoạch, có tổ chức của một cá nhân hoặc tập thể nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ cùng có lợi với đông đảo công chúng của nó.”

- Đại hội đồng Quốc tế của những người làm PR tổ chức tại Mexico

tháng 8/1978 đã đưa ra một định nghĩa khá toàn diện về PR: “ PR là một ngành khoa học xã hội nhân văn, phân tích những xu hướng, dự đoán những kết quả, tư vấn cho các nhà lãnh đạo của tổ chức và thực hiện các chương trình hành động đã được lập kế hoạch để phục vụ quyền lợi của

cả tổ chức và công chúng.”

công chúng” và phải giành được sự đồng thuận và ủng hộ của họ

Một cách ngắn gọn, PR là quá trình truyền thông nhiều chiều được xâydựng, duy trì và phát triển nhằm tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp Cácnhiệm vụ của PR bao gồm:

- Truyền thông tức là đề xuất hoặc trao đổi ý tưởng, ý kiến hoặcthông điệp qua các phương tiẹn khác nhau như hình ảnh, văn bảnhoặc đối thoại trực tiếp

- Công bố trên báo chí tức là các thông điệp đã được lập kế hoạchvới mục đích rõ ràng, đăng tải trên các phương tiện truyển thôngđại chúng một cách có lựa chọn nhằm nâng cao lợi ích cho tổ chức

- Quảng bá tức là các hoạt động được thiết kế nhằm tạo ra và kích sựquan tâm vào một cá nhân, một sản phẩm, một tổ chức hoặc mộtvấn đề nào đó

- Tạo thông tin trên báo chí tức là tạo ra các câu chuyện tin phản ánh

về phong cách sống, những thể loại thông tin “mềm”, thường liênquan đến các thông tin giải trí

- Tham gia cùng với marketing tức là PR cùng chung mục đích vớicác hoạt động tiếp thị hoặc quảng cáo để phục vụ lợi ích của tổchức

- Quản lí các vấn đề tức là nhận dạng, theo dõi và tiến hành cácchính sách liên quan tới công chúng vì lợi ích của tổ chức

2 Tình hình hoạt động PR trong Công ty Cổ phần Văn hoá và Truyền thông Nhã Nam

2.1 Vài nét về Công ty Văn hóa và Truyền thông Nhã Nam.

Vào tháng 2 năm 2005, Nhã Nam, với tên đầy đủ là Công ty Cổ phầnVăn hóa và Truyền thông Nhã Nam, tên giao dịch quốc tế là Nha NamPublishing and Communications Joints Stock Company, chính thức gia

nhập thị trường sách với tư cách là một công ty cổ phần chuyên về xuấtbản và phát hành.

Công ty có trụ sở chính tại số 59, phố Đỗ Quang, Khu Đô thị Trung Hòa– Nhân Chính, Cầu Giấy, Hà Nội và có chi nhánh ở miền Nam tại địa chỉ

015, lô B, chung cư 43 Hồ Văn Huê, phường 9, quận Phú Nhuận, Thànhphố Hồ Chí Minh

Fanpage Facebook : http://www.facebook.com/nhanampublishing

Website : http://nhanam.vn/

Email : nhanamtrans@gmail.com

Kênh Video : http://www.youtube.com/user/NhanamVideoChannel

Blog : http://nhanambook.wordpress.com/

Và đây là logo và sologan của công ty Nhã Nam:

Nhã Nam hiện đang tập trung chính vào mảng văn học dịch và thườngchọn dịch những tác phẩm mới thành công trên thế giới nhưng chưa đượcdịch sang tiếng Việt, trong đó có những tác giả được giải Nobel như:Elfriede Jelinek, Orhan Pamuk; giải Booker: Yann Martel, John Banville;giải Goncourt: Laurent Gaudé và các tác giả ăn khách trên thế giới nhưMurakami Haruki, Marc Levy

Những cuốn sách mà công ty Nhã Nam đã xuất bản nổi bật nhất có thể kểđến:

* Nhật ký Đặng Thùy Trâm (Ấn phẩm tạo nên "hiện tượng" xuất bảncủa công ty)

* Cuộc đời của Pi (Life of Pi) ( đoạt giải tác phẩm dịch của Hội Vănhọc Hà Nội 2004 )

* Thiếu nữ đánh cờ vây (La joueuse de go)

* Búp bê Bắc Kinh (北京娃娃, Bắc Kinh oa oa)

* Balzac và cô bé thợ may Trung Hoa (Balzac et la petite tailleusechinoise)

* Rừng Na Uy (ノルウェイの森の森森, Noruwei no mori)

* Nếu em không phải một giấc mơ (Et si c'était vrai )

* Chuyện dài bất tận

* Nhóc Nicolas, những chuyện chưa kể…

Sau một thời gian hoạt động, Nhã Nam đã có được lòng tin nơi độc giả

và dần dần khẳng định ví trị của mình với những tác phẩm có giá trị,được biên dịch chính xác và chu đáo trong khâu biên tập cũng như trìnhbày

2.2 Công tác PR trong hoạt động của công ty Nhã Nam

2.2.1 Vai trò của hoạt động PR

Để đánh giá tầm quan trọng của PR trong hoạt động của Nhã Namchúng ta có thể xem xét vai trò và chức năng của PR trong tổ chức bộmáy vận hành của công ty

GIÁM ĐỐC

- Nơi đảm nhiệm thực hiện chức năng PR cho Nhã Nam là phòng PR nội

bộ của công ty (Nhã Nam không sử dụng dịch vụ PR của các công ty

cung cấp dịch vụ PR bên ngoài) Bộ phận PR nội bộ của Nhã Nam có 3

người bao gồm 1 lãnh đạo truyền thông cấp cao và 2 chuyên viên PR

Phòng PR nội bộ trong công ty làm nhiệm vụ đại diện cho công ty nên bộ

phận này nắm bắt các vấn đề và liên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác

trong nội bộ Bên cạnh đó, họ có chức năng truyền đạt thông tin, cố vấn

và hoạch định chiến dịch cũng như phải xây dựng mối quan hệ với độc

giả, những tác giả, những nhà xuất bản cũng như những đại lý, cửa hàng

cũng như các mối quan hệ khác

-Các hoạt động của phòng PR nội bộ của Nhã Nam có thể liệt kê như sau:

+ Viết và phân bố các thông cáo báo chí, hình ảnh và bài điểm tin cho

giới báo chí, thu thập và lưu trữ danh sách báo chí

+ Tổ chức các buổi họp báo, các sự kiện giới thiệu sách

+ Duy trì bộ phận chuyên cung cấp thông tin cho các phương tiện

PHÓ GIÁM ĐỐC TRUYỀN THÔNG

Chuyên viên PR

Chuyên viên PR

+ Sắp xếp, tổ chức và thực hiện các buổi phỏng vấn với đài phátthanh, đài truyền hình, báo chí cho ban lãnh đạo Điểm đặc biệt ở NhãNam là trưởng bộ phận PR- truyền thông cũng chính là phó giám đốccủa công ty nên đa phần tất cả các bài trả lời phỏng vấn báo chí,truyền hình đều do chính phó giám đốc phụ trách.

+ Viết và cập nhật blog của công ty

Việc sử dụng phòng PR nội bộ đảm nhiệm hoạt động PR của công ty dẫntới một số đặc điểm sau:

- Thu nhập được những thông tin một cách nhanh chóng, và nắm rõtình hình của công ty mình

- Xử lý ngay các trường hợp khẩn cấp ( như các thông tin về thu hồisách, bị đình chỉ, cấm xuất bản …)

Chúng ta có thể thấy là tuy quy mô của bộ phận PR của Nhã Nam khônglớn nhưng xét với quy mô của doanh nghiệp thì nó hoàn toàn phù hợp vàđiều quan trọng là qua việc có bộ phận PR trong cơ cấu của Nhã Nam,chúng ta thấy được ban lãnh đạo của Nhã Nam đã xác định được tầmquan trọng của hoạt động này trong toàn bộ quá trình kinh doanh củacông ty

Hơn nữa, qua sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Nhã Nam thì chúng tathấy rằng người quản lý truyền thông, đối ngoại cũng là một trong nhữngthành viên có quyền quyết định trong công ty Điều này có nghĩa là PRđóng vai trò chiến lược trong hoạt động của Nhã Nam Công tác PR trongcông ty được thực hiện nghiêm túc và chủ động bởi nhà quản trị truyềnthông cấp cao trong công ty có vị thế lớn trong bộ máy điều hành Nhiệm

vụ của người lãnh đạo truyền thông này là tư vấn cho những lãnh đạoquản trị cấp cao khác, và có trách nhiệm toàn diện đối với chiến lượctruyền thông của tổ chức ( bao gồm chiến lược tiếp thị, quảng cáo và

quảng bá toàn diện) Từ đó chúng ta thấy rằng thành công trong hoạtđộng truyền thông của Nhã Nam không chỉ đơn thuần là đóng góp củariêng lẻ bộ phận truyền thông mà nó còn có sự phối hợp chặt chẽ trongvới các lĩnh vực chuyên môn có liên quan

2.2.2 Các hoạt động PR thực tiễn ở công ty Nhã Nam

Để thực hiện những chức năng PR cho công ty, bộ phận PR của NhãNam đã tổ chức các hoạt động sau :

- Báo chí

- Các công cụ internet : Website, Blog, Fanpage

- Tổ chức sự kiện, hội thảo

- Thành lập các câu lạc bộ những người hâm mộ các tác giả

- Tham gia các hoạt động xã hội

- Những hoạt động trong công ty

Báo chí

- Cung cấp thông cáo báo chí là cách chủ yếu để xuất hiện trên TV,radiohoặc báo chí Thông cáo báo chí đơn giản chỉ là bản tin của công ty đượcviết theo văn phong báo chí Các phóng viên báo đài sẽ dựa trên thông tinnày để thu thập thông tin, số liệu và cương lĩnh của công ty

- Nhằm đảm bảo có được bản tin tốt về công ty thì thông cáo báo chíthường công bố những điều tích cực, hấp dẫn giới truyền thông Những

thông tin này có thể là: những sản phẩm mới của công ty - cuốn sách mới ra; những hoạt động của công ty cuộc sự kiện, hội thảo, hội nghị được công ty tổ chức; việc công ty tham gia những hội trợ, triển lãm; thông tin khi công ty mua được bản quyền của các cuốn sách; giải thưởng đạt được; đại lý và cơ sở mới;…

- Thông cáo báo chỉ phải súc tích và chứa đầy đủ những sự kiện Nó phải bao gồm 5W là :

+Ai ( Who) sẽ tiến hành hoạt động? Có thể là một người, một tổ chức hoặc cả hai

+Nội dung của thông cáo báo chí ( What) ? Có thể là một hoạt động hoặcthông báo

+Thông cáo báo chí được làm khi nào ( When) ?

+Sự kiện xảy ra ở đâu ( Where)?

+Tại sao đưa ra thông cáo báo chí ( Why) ?

Thông cáo báo chí là một cách hiệu quả để đưa doanh nghiệp, công

ty đến với giới truyền thông cũng như các doanh nghiệp khác Nó giúpcho các thông tin từ doanh nghiệp đến với giới truyền thông nhanh hơn

và từ đó tới bạn đọc, khách hàng và những nhà đầu tư khác một cáchchính xác và tốc độ

Một đặc điểm của Nhã Nam mà chúng ta cần phải đặc biệt chú ý

đó là những người sáng lập ra Nhã Nam có xuất phát là những nhà báo.Đây là một thuận lợi rất lớn cho doanh nghiệp trong việc quan hệ với giớitruyền thông Thông thường, thông cáo báo chí được Nhã Nam gửi chocác tờ báo, họ sẽ dựa trên thông cáo báo chí để viết tin, bài về Nhã Nam.Khi chuẩn bị có một đầu sách mới đưa ra thị trường thì bộ phận PR củaNhã Nam thường tập trung vào khai thác các tin về mua thành công bảnquyền của cuốn sách, đưa thông tin về tác giả và hé lộ với công chúng vềquyển sách sắp ra mắt bạn đọc

Thông thường, một thông cáo báo chí của Nhã Nam được gửi đibao gồm dạng văn bản của thông cáo và những hình ảnh đi kèm để minhhọa rõ hơn cho nội dung của thông cáo ( nếu có) Hiện nay đa phần các

thông cáo báo chí này đều được gửi qua thư điện tử nên cũng góp phầntiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Qua những phần tin tức mà các báo đã đưa về cuốn sách mới củadoanh nghiệp chúng ta có thể phần nào thấy rõ hơn hiệu quả của thôngcáo báo chí đối với việc quảng bá các sách mới

Các công cụ internet : Website, Blog, Fanpage

Website ( http://nhanam.vn/ ) là một công cụ cung cấp thông tin quantrọng của Nhã Nam không những cho đối tượng khách hàng mà còn chocác đối tượng khác như: nhà đầu tư, cổ đông, đối tác, thông tin đại chúng,độc giả

Ngoài ra, các ứng dụng web rất phong phú và đa dạng có thể ứng dụngtrong rất nhiều hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp nhưliên kết quảng cáo, download sách audio, sách điện tử miễn phí, hoạtđộng phản hồi trực tiếp qua email…

Một trang web không đơn thuần chỉ là một phương tiện truyền thông đạidiện cho công ty , nó là một hình thức của phương tiện thông tin mà từ đómọi người có thể thu được thông tin Bất kỳ tập thể, cá nhân nào cówebsite cũng có thể sử dụng phương tiện truyền thông này để bán khônggian quảng cáo hay liên kết không gian quảng cáo với các doanh nghiệpkhác

Bất kỳ một doanh nghiệp bao gồm cả Nhã Nam khi xây dựng và hoànthiện website của mình không thể không biết đến ba từ không thể thiếu “website chuyên nghiệp” với sự hội tụ đầy đủ các tiện ích sau với chứcnăng cung cấp thông tin :

• Thông tin dễ dàng cập nhật, thay đổi, khách hàng có thể xem thông tinngay tức khắc 24/7, ở bất kỳ nơi nào

• Tiết kiệm chi phí in ấn, gửi bưu điện, fax, thông tin không giới hạn (muốn đăng bao nhiêu thông tin cũng được, không giới hạn số trang, diệntích bảng in ) và không giới hạn phạm vi khu vực (toàn thế giới có thể truy cập với nhiề loại ngôn ngữ khác nhau)

• Thông tin hình ảnh được thể hiện một cách sống động, linh hoạt làm cho việc giới thiệu trở nên ấn tượng

• Rất dễ để người khác nhớ đến, bởi vì chỉ với 1 tên website nó chứa tất

cả những gì công ty muốn giới thiệu, ví dụ: http://nhanam.vn/ , khi cần người ta sẽ nhớ đến tên website , tên doanh nghiệp

• Chỉ với 1 địa chỉ website, khách hàng sẽ giữ được liên lạc với doanh nghiệp, cho dù doanh nghiệp có thay đổi địa điểm, số điện thoại thì kháchhàng vẫn tìm lại được nhờ website, vậy có thể nói website là “danh

thiếp”

Dưới đây là hình ảnh về website của công ty :

Blog ( http://nhanambook.wordpress.com/) là từ viết tắt của thuật ngữWeblog Có thể hiểu nôm na Blog là những ghi chép trực tuyến, mộtdạng Website cá nhân

Blog cho phép người viết có cơ hội nói lên những suy nghĩ của họ hayđơn giản là chia sẻ những thông tin bổ ích Mọi người có thể truy cập vàoBlog của nhau để thảo luận, tiếp nhận thông tin và giải trí Theo thống kêhiện nay, có đến 8.5 triệu người hiện đang sử dụng blog và cứ 7 giây cómột blog mới được viết

Điều đáng nói là Blog đang được xem như là một công cụ PR mới hiệnnay Các doanh nghiệp nhìn thấy Blog là mảnh đất màu mỡ để quảng báthương hiệu và sản phẩm của mình một cách nhanh nhất, và cộng đồngBlog đang ngày một phát triển rộng rãi Một vài dòng cảm nhận chânthực nhất đi kèm với hình ảnh, thông tin về sản phẩm hay doanh nghiệp

sẽ được các đối tượng tham gia blog (bloggers) để mắt tới và phát tánbằng những "friend connecting" (kết nối bạn bè) Nếu những mẩu quảng

cáo đó ấn tượng, sẽ nhận được "feedback" (phản hồi) nhanh hơn email rấtnhiều lần Hơn thế, họ sẽ đồng ý tiếp nhân thông tin về sản phẩm hoặcdoanh nghiệp một cách liên tục qua hệ thống truyền tin RSS (nếu có).Blog của Nhã Nam được ra đời vào tháng 1 năm 2011 và cho tới nay- tức

là khoảng gần 3 năm sau khi thành lập thì số lượng lượt truy cập của nó

là 264,921 lượt xem

Blog được Nhã Nam lực chọn để cung cấp thông tin tới bạn đọc bởi :blog là 1 sản phẩm có tính mở rất lớn, dễ sử dụng, nó không quá phứctạp, không đòi hỏi người quản trị phải có nhiều kiến thức chuyên sâu vềlập trình mạng Thứ hai, ở thời gian hiện tại blog là thứ được nhữngngười trẻ rất thích, nó giúp họ liên kết với nhau một cách dễ dàng hơn.Hướng tới đối tượng độc giả trẻ nên việc sử dụng blog- 1 thứ mà họ thích

là điều tất yếu Điểm đặc biệt mà blog thu hút người trẻ là nó giúp cho

họ cập nhật thông tin về Nhã Nam nhưng thông tin đó không chỉ mộtchiều mà những bạn đọc, đối tượng tiếp nhận thông tin qua blog cũng cóthể đưa thông tin phản hồi, đưa ra những ý kiến, những cảm nhận của họ

và những đóng góp từ đó Nhã Nam tiếp thu để xây dựng

Để có được số lượng người truy cập đáng kể như thế này, công ty NhãNam đã thường xuyên cập nhật tin tức về sách, về tác giả hay nhữngthông tin liên quan đến cuốn sách sắp được ra mắt độc giả Điều này đãlàm cho người xem blog- đồng thời cũng là những người mua sách củaNhã Nam luôn luôn cảm thấy hứng thú

Khi Nhã Nam chưa tung ra trang web chính thức của mình thì hiện tạikênh thông tin trên blog vẫn là kênh thông tin chính thức của Nhã Nam.Nhã Nam dùng blog không đơn thuần chỉ là cung cấp thông tin sách mớicho bạn đọc mà còn đưa ra những sự kiện của công ty mình, từ đó kéođộc giả đến gần Nhã Nam hơn