Quản trị khoa học

Đề bài: Hãy phân tích những đặc trưng chủ yếu, những ưu điểm, nhược điểm của trường phái quản trị Khoa học, những bài học rút ra khi nghiên cứu trường phái này trong công tác quản trị ở

Đề bài: Hãy phân tích những đặc trưng chủ yếu, những ưu điểm, nhược điểm của trường phái quản trị Khoa học, những bài học rút ra khi nghiên cứu trường phái này trong công tác quản trị ở nước ta hiện nay.

1 Đặt vấn đề

Từ cuối thế kỷ 19, những nỗ lực nghiên cứu và đưa ra những lý thuyết quản trị đã được tiến hành rộng khắp Và chính F.W Taylor ở đầu thế kỷ 20 với tư tưởng quản trị khoa học của mình đã là người đặt nền móng cho quản trị hiện đại và từ đó đến nay các lý thuyết quản trị đã được phát triển nhanh chóng, góp phần tích cực cho sự phát triển kỳ diệu của xã hội loài người trong thế kỷ 20

Để có thể hiểu rõ hơn về tư tưởng quản trị khoa học đấy, em sẽ đi sâu phân tích những đặc trưng chủ yếu, những ưu điểm và hạn chế của trường phái quản trị khoa học Qua đó, đúc rút ra bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị của nước ta hiện nay

2 Những nguyên lý cơ bản của trường phái quản trị khoa học.

Quản trị khoa học là một hệ thống lý thuyết quản trị tập trung nghiên cứu về các mối quan hệ giữa cá nhân người công nhân với máy móc trong các nhà máy Mục tiêu của các nhà quản trị theo trường phái này là thông qua những quan sát, thử nghiệm trực tiếp tại xưởng máy nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả và cắt giảm

sự lãng phí

Gần một thế kỷ qua, trường phái này đã có nhiều tên gọi khác nhau như quản trị khoa học, khoa học quản trị, nghiên cứu thao tác hay quản trị hiệu quả Những người sáng lập và phát triển tư tưởng quản trị này là Frederick W.Taylor, Frank và Lillian Gilbreth, Henry L.Gantt

2.1 Lý thuyết quản trị khoa học của F.W Taylor (1856 -1915)

Sinh năm 1856, là con trai của một luật sư, F.W Taylor là trường hợp điển hình về một người tự lập Do thị lực tạm thời bị giảm sút nên không cho phép ông vào học tại Đại học Harvard mà bắt đầu sự nghiệp bằng cách làm một công nhân thường tại một xưởng cơ khí nhỏ ở Philadelphia Sau 4 năm, ông chuyển sang làm việc tại nhà máy thép Midvale, (cũng tại Philadelphia), tại đây ông thăng tiến khá nhanh và theo học một lớp kỹ sư cơ khí ban đêm

Là đại biểu ưu tú nhất của trường phái này và được gọi là cha đẻ của phương pháp quản trị khoa học Tên gọi của lý thuyết này xuất phát từ nhan đề trong tác phẩm của Taylor “Các nguyên tắc quản trị một cách khoa học” (Principles of scientific management) xuất bản lần đầu tại ở Mỹ vào năm 1911 Trong thời gian làm nhiệm vụ quản trị ở các xí nghiệp, nhất là trong xí nghiệp luyện kim, ông đã tìm ra và chỉ trích mãnh liệt các nhược điểm trong cách quản lý cũ, theo ông các nhược điểm chính là:

1) Thuê mướn công nhân trên cơ sở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp của công nhân

2) Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có hệ thống tổ chức học việc

3) Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp Công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc

4) Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho người công nhân 5) Nhà quản trị làm việc bên cạnh người thợ, quên mất chức năng chính là lập kế hoạch và tổ chức công việc Tính chuyên nghiệp của nhà quản trị không được thừa nhận

Trong quá trình nghiên cứu thực nghiệm, Taylor đã tiến hành phân tích về dây chuyền sản xuất, giám sát kỹ thuật, mức độ mệt mỏi cùng nghiên cứu về thao tác và cách thức sử dụng thời gian của công nhân

Sự nghiên cứu về thời gian và thao tác bao hàm việc nhận rõ và đo lường

mức độ tiêu hao sức lực của người công nhân khi thực hiện nhiệm vụ và sau đó so sánh, phân tích kết quả công việc Khi nhịp độ sản xuất chậm lại thì năng suất và kết quả công việc đều giảm Sự loại trừ những cử động thừa và xác định rõ sự phối hợp chính xác các hoạt động có tác dụng giảm số lượng thời gian, tiền bạc và sức

lực cần thiết để sản xuất ra sản phẩm Đó là đặc điểm thứ nhất, huấn luyện hằng

ngày và tuân theo nguyên tắc Chỉ khi được huấn luyện hằng ngày thì công nhân

mới làm tốt công việc và nhiệm vụ được giao Trên nguyên tắc đảm bảo thực hiện các nguyên tắc của nhà quản trị

Taylor cũng đưa ra nhận định rằng có một phương pháp tốt nhất để thực

hiện bất cứ nhiệm vụ nào Đây là đặc điểm thứ hai, có một phương pháp tốt nhất

để hoàn thành công việc của trường phái quản trị khoa học Cũng giống như

Weber, ông cho rằng một tổ chức sẽ hoạt động hữu hiệu nhất khi được xác định rõ nhiệm vụ, dự kiến trước phương pháp, logic hành động và tất cả những yếu tố này được tiêu chuẩn hoá thành những nguyên tắc Taylor cho rằng hiệu quả sẽ tăng khi những người công nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ hàng ngày của họ mà không đòi hỏi họ phải ra các quyết định Mục tiêu của việc thể hiện ở số lượng sản phẩm, nhằm hoàn thành những vấn đề đã được đặt ra với các nhà quản trị

Một ý tưởng khác của Taylor dựa trên nguyên lý về sự chuyên môn hoá Ông cho rằng sự giám sát là nguồn gốc duy nhất của quyền lực và một đốc công hay quản đốc không thể đảm nhiệm toàn bộ các nhiệm vụ giám sát Bởi vậy ông đề nghị mỗi đốc công chỉ phụ trách một lĩnh vực chuyên môn nhất định và đó là phạm

vi quyền lực của người đó Taylor gọi giải pháp của ông là hệ thống giám sát theo chức năng, hệ thống này được thiết kế với 8 đốc công trong mỗi khu vực làm việc

Bốn người trong số họ chịu trách nhiệm về hoạch định, điều hành tiến độ sản xuất, theo dõi thời gian và thao tác, duy trì kỷ luật Bốn người còn lại giải quyết những công việc như bảo trì, vận hành máy móc, điều phối nguyên liệu và phối hợp các hoạt động trong bộ phận

Đối với công nhân, Taylor cho rằng động lực thúc đẩy họ tốt nhất là sử dụng biện pháp khuyến khích vật chất bằng cách trả lương theo mức độ hoàn thành công

việc Đây là đặc điểm thứ ba, động viên bằng vật chất của trường phái quản trị

khoa học Theo ông nếu như người công nhân đạt một mức tiêu chuẩn sản xuất nào

đó, thì họ được trả lương theo quy định Khi công nhân sản xuất vượt mức chuẩn quy định thì sản phẩm vượt mức chỉ tiêu đó được nhận mức lương ở tỷ lệ cao hơn

Taylor cho rằng công nhân sẽ hoàn toàn có lý khi họ tuân theo mệnh lệnh của các nhà quản trị, sản xuất ngày càng nhiều hơn để đáp ứng những ham muốn thu được nhiều tiền hơn Các nhà quản trị sẽ sử dụng các biện pháp khuyến khích vật chất nếu họ tin tưởng rằng sự gia tăng năng suất sẽ nâng cao thu nhập của công nhân

Những nguyên lý quản trị khoa học của Taylor có thể được tóm tắt như sau: 1) Phân chia công việc của mỗi cá nhân thành nhiều thao tác đơn giản 2) Áp dụng phương pháp tốt nhất một cách khoa học để thực hiện mỗi thao tác này

3) Lựa chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học, mỗi công nhân chuyên về một thao tác để anh ta có thể thực hiện nó hiệu quả nhất

4) Trả lương theo sản phẩm và thưởng cho những sản phẩm vượt định mức

2.2 Những người tiếp bước F.W Taylor

Trường phái quản trị khoa học có khá nhiều môn đệ, nhưng trong số họ nổi bật là vợ chồng Frank - Lillian Gilbreth và Henry L.Gantt

2.2.1 Frank và Lillian Gilbreth

Được những công trình nghiên cứu về thời gian và thao tác của Taylor truyền cảm hứng, Frank (1868 - 1924) biến những nghiên cứu thao tác thành một khoa học chính xác

Ông đi tiên phong trong việc sử dụng những bức ảnh thao tác để nghiên cứu

và sắp xếp hợp lý các thao tác làm việc Ông là người mở đường cho việc đơn giản hoá công việc bằng sự phân chia công việc thành 17 loại thao tác bằng tay khác nhau

Frank đã cống hiến ý tưởng về việc tìm một phương pháp tốt nhất để thực hiện mọi công việc Ngày nay nhiều kỹ sư đã kết hợp phương pháp của ông với

phương pháp của Taylor nhằm làm cho công việc đạt hiệu quả cao hơn

Sau khi Frank mất, bà Lillian (1878 - 1972) đã tiếp tục công việc của chồng

và tập trung nhiều hơn vào khía cạnh con người của kỹ thuật công nghệ Bà đưa ra

ý tưởng về việc công nhân cần được làm việc trong những điều kiện đảm bảo an toàn, có số ngày làm việc tiêu chuẩn, được nghỉ giải lao giữa giờ làm và được nghỉ

ăn trưa vào giờ quy định Bà đã làm cho tư tưởng của Frank sống mãi trong cuốn sách và bộ phim cùng tên "Rẻ hơn một tá"

2.2.1 Henry L.Gantt (1861 – 1919)

Là một cộng sự của Taylor, Gantt đã có nhiều đóng góp cho lý thuyết quản trị khoa học thông qua việc hoàn thiện các kỹ thuật kiểm soát chi phí và kiểm soát

sản xuất Ông đã đưa ra nhiều loại biểu đồ, trong đó nổi tiếng nhất là sơ đồ Gantt,

nhằm theo dõi tiến độ sản xuất, lựa chọn phương án sản xuất tối ưu Những biểu đồ này mang tên ông và ngày nay nhiều biến thể của chúng vẫn được áp dụng trong quản trị sản xuất

Mặt khác, ông cũng bổ sung vào phương pháp trả lương theo sản phẩm của

Taylor một hệ thống tiền thưởng cho những sản phẩm vượt định mức, đó là hệ thống thưởng năng suất Gantt là người đi tiên phong trong việc nhấn mạnh tầm

quan trọng của nhân tố con người và thuyết phục các nhà quản trị cần đặt trọng tâm vào sự phục vụ hơn là chú trọng vào lợi nhuận

3 Những ưu điểm của trường phái quản trị khoa học

Thứ nhất, trường phái quản trị khoa học có nhiều đóng góp giá trị cho sự

phát triển của tư tưởng quản trị Giúp nhà quản tị có cách thức nhìn nhận, giao việc hợp lý, họ sẽ hình dung các công việc được tiến hành như thế nào, có thuận lợi và khó khăn gì, trên cơ sở đó hướng dẫn, tạo điều kiện cho người lao động thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao

Thứ hai, họ phát triển kỹ năng quản trị qua phân công và chuyên môn hoá

quá trình lao động hình thành quy trình sản xuất dây chuyền để tăng năng suất Chú ý phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân, một cách nhịp nhàng, hiệu quả

Thứ ba, nhấn mạnh việc giảm giá thành để tăng hiệu quả, dùng những

phương pháp có tính hệ thống và hợp lý để giải quyết các vấn đề quản trị

Thứ tư, Coi quản trị như một đối tượng nghiên cứu khoa học

Thứ năm, quan tâm đến việc xây dựng định mức lao động và trả công hợp lý

để kích thích người lao động

4 Những hạn chế của trường phái quản trị khoa học

Thứ nhất, chỉ áp dụng được trong môi trường ổn định

Thứ hai, Quá đề cao bản chất kinh tế và duy lý của con người mà đánh giá

thấp nhu cầu xã hội và tự thể của con người

Thứ ba, Không có tính linh hoạt.

Thứ tư, cố áp dụng những nguyên tắc quản trị phổ quát cho mọi hoàn cảnh

mà không nhận thấy tính đặc thù của môi trường, và họ cũng quá chú tâm đến vấn

đề kỹ thuật

5 Những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị ở nước ta

Thứ nhất, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ làm công tác quản trị đủ năng lực,

kỹ năng, chân thành và có tư duy nhạy bén Nhằm nhìn nhận và sắp xếp công việc cho tổ chức một cách hợp lý Người quản trị phải trước hết phải làm gương cho cấp dưới noi theo, có khả năng lãnh đạo và ra quyết định sáng suốt nhằm tránh lãng phí nguồn lực của tổ chức

Thứ hai, xây dựng được quy trình cho từng bộ phận, chuyên môn hoá quá

trình để đạt năng suất lao động cao nhất Điều này đòi hỏi các tổ chức phải có đội ngũ đào tạo học việc, nâng cao trình độ cho nhân viên Thường xuyên kiểm tra tay nghề của công nhân và nhân viên để phát hiện và đào tạo lại để cải thiện năng suất

Thứ ba, quan tâm đến đời sống của công, nhân viên Người quản trị phải là

sẵn sàng lắng nghe các tâm tư, nguyện vọng của công, nhân viên nhằm đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả Qua việc giao tiếp với nhân viên, cũng tạo thiện cảm

và thúc đẩy họ làm việc

Thứ tư, khen thưởng những công, nhân viên có khả năng hoàn thành nhiệm

vụ tốt, vượt mức kế hoạch mà nhà quản trị giao cho Khen thưởng họ trước đám đông giúp họ cảm thấy tự tin hơn, mạnh dạn hơn và đó cũng là tấm gương để các nhân viên khác noi theo

Thứ năm, nhà quản trị cần có khả năng quan sát để nắm bắt tình hình doanh

nghiệp, từ đó có những đề xuất lên cấp cao hơn nhằm xử lý một cách kịp thời Tránh buông lỏng quản lý, thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhân viên làm việc phải đảm bảo an toàn, vệ sinh sạch sẽ

Thứ sáu, hiện nay việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp cũng là điều mà các

nhà quản trị cần phải làm Văn hoá doanh nghiệp là định hướng lâu dài cho nhà quản trị Mỗi khi nhớ đến văn hoá doanh nghiệp, công nhân viên sẽ nhớ đến đường hướng, mục tiêu mà nhà quản trị chọn Từ đó họ cố gắng và phấn đấu hơn trong công việc

Thứ bảy, coi trọng yếu tố con người về mọi mặt Phải đặt con người trong

một môi trường tổ chức mở rộng để con người có thể thích nghi, tiếp thu Cũng quan tâm đến mọi mặt của người công nhân viên tránh bệnh quan liêu mà xa rời, gây khó dễ cho công nhân viên

6 Kết luận

Qua phân tích những đặc trưng chủ yếu, những ưu điểm và hạn chế của trường phái quản trị khoa học Em nhận thấy rằng, những nguyên tắc của Taylor và các nhà nghiên cứu khác đưa ra để nâng cao hiệu quả sản xuất vẫn được công nhận

và áp dụng trong nhiều tổ chức

Tuy vậy, trường phái quản trị khoa học lại có hạn không quan tâm đến nhu cầu xã hội của con người Taylor và Frank đều cho rằng công nhân được thúc đẩy chủ yếu bằng sự phục vụ để thu được tiền bạc nhằm thoả mãn nhu cầu kinh tế và vật chất Tuy nhiên, trên thực tế họ còn có các nhu cầu xã hội, các điều kiện làm việc, và sự thoải mãn công việc còn quan trọng hơn tiền bạc

Sau khi đi sâu vào phân tích, em cũng đã rút ra được bài học kinh nghiệm từ những mặt ưu điểm còn phù hợp với công tác quản trị của nước ta hiện nay và khắc phục những hạn chế để rút ra bài học kinh nghiệm nhằm đề xuất cho các nhà quản trị, các nhà quản lý và hoạch định chính sách các giải pháp để có thể vận dụng cho công tác quản trị của nớc ta hiện nay