Phần mềm quản lý khách sạn

PHẦN MỞ ĐẦU

Tên đề tài

Xây dựng chương trình “ Quản lý khách sạn ”

Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, ngành du lịch đã ghi nhận mức tăng trưởng cao nhất cả nước Nhiều khách sạn không ngừng phát triển về quy mô và chất lượng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của xã hội.

Hiện nay, khách sạn phải quản lý một lượng lớn khách hàng đa dạng và nhiều dịch vụ phát sinh theo nhu cầu của họ Điều này khiến cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của khách sạn trở nên phức tạp hơn bao giờ hết.

Công tác quản lý khách sạn không chỉ đơn thuần là theo dõi lưu lượng khách và sử dụng dịch vụ, mà còn bao gồm việc báo cáo doanh thu và tình hình kinh doanh để định hướng phát triển Tuy nhiên, việc quản lý thủ công hiện tại tốn nhiều thời gian và nhân lực mà hiệu quả không cao Do đó, cần thiết phải tin học hóa quản lý bằng cách xây dựng phần mềm quản lý toàn diện, thống nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Với nhu cầu ngày càng cao trong ngành dịch vụ, em đã quyết định chọn đề tài “Quản lý khách sạn” để tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kinh doanh.

Mục đích của hệ thống

Xây dựng ứng dụng quản lý lễ tân khách sạn nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng lợi nhuận Phần mềm này giúp giảm thiểu công sức và thời gian, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động khách sạn Hệ thống cũng hỗ trợ hoạch định kế hoạch phát triển kinh doanh thông qua việc tổng hợp và phân tích thị hiếu của khách hàng.

Các nguồn điều tra

 Khảo sát hệ thống thực tế

 Các tài liệu mô tả quy trình, chức trách

 Các thông báo, chứng từ, hóa đơn …

- Xác định các phạm vi và hạn chế

- Xác định các mục tiêu và ưu tiên cho dự án

- Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi

- Lập kế hoạch và triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu

- Chạy chương trình và kiểm thử.

Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện việc xây dựng hệ thống được chính xác, đầy đủ sát với thực tế

Chúng tôi đã thực hiện khảo sát thực tế về tình hình quản lý tại khách sạn Phượng Hoàng và đồng thời tham khảo các quy định chung từ những khách sạn khác.

Sau khi khảo sát hệ thống, tôi quyết định chọn ngôn ngữ lập trình C# để thực hiện chương trình C# sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như khả năng chạy trên nền tảng Windows, thư viện lập trình mạnh mẽ và dễ dàng tương tác với các ứng dụng khác Chính vì vậy, C# là lựa chọn lý tưởng để hiện thực hóa ý tưởng của tôi.

KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

Khảo sát hệ thống khách sạn

2.1.1 Khảo sát sơ bộ hệ thống

Khách sạn Phượng Hoàng, tọa lạc tại 199 Đường Lê Duẩn, TP Vinh, Nghệ An, là một trong những khách sạn có truyền thống lâu đời trong lĩnh vực khách sạn và du lịch Với vị trí đẹp và giao thông thuận tiện, khách sạn sở hữu khuôn viên rộng 3.250m2 với nhiều cây xanh, không gian hài hòa cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm Khách sạn cung cấp dịch vụ với giá cả hợp lý và hệ thống phòng nghỉ đa dạng, gồm 36 phòng được trang bị hiện đại và sang trọng Tuy nhiên, quy trình quản lý và kinh doanh vẫn còn mang tính thủ công.

Cơ cấu tổ chức của khách sạn:

Giám đốc khách sạn chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của khách sạn, mọi vấn đề phát sinh đều phải được trình bày và phê duyệt qua giám đốc Ông/bà có quyền quyết định tất cả các thông tin và quy trình xử lý liên quan đến khách sạn.

Phòng tiếp tân có vai trò quan trọng trong việc hoàn thành quy trình đăng ký và giao phòng cho khách, đồng thời thu hồi phòng và lập phiếu thanh toán Ngoài ra, phòng tiếp tân cũng chịu trách nhiệm nhận yêu cầu của khách hàng, giới thiệu dịch vụ và giải đáp mọi thắc mắc của họ.

Phòng bảo vệ tại khách sạn có trách nhiệm quan trọng trong việc giữ xe, khuân hành lý và duy trì an ninh trật tự Đội ngũ bảo vệ không chỉ theo dõi các thiết bị trong khách sạn mà còn đảm bảo hệ thống ánh sáng hoạt động hiệu quả.

* Phòng phục vụ: Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu

 Số lượng phòng của mỗi loại

 Giá cả, tiện nghi của từng loại

2.1.2 Tóm tắt về dự án

2.1.2.1 Tóm tắt hoạt động của dự án

Phần mềm quản lý lễ tân khách sạn:

 Cho phép người quản lý phòng cho khách sạn: số phòng và trang thiết bị trong phòng

 Cho phép người này quản lý thông tin khách hàng

 Cung cấp chức năng đặt phòng trước cho khách hàng: liên hệ qua điện thoại hoặc đặt trước trực tiếp

 Cung cấp chức năng check in, check out

 Cung cấp chức năng quản lý các phòng dịch vụ phòng

 Thiết lập và in ấn các mẫu biểu báo cáo nghiệp vụ: phiếu thanh toán phòng, báo cáo doanh thu, hiệu quả khai thác phòng

2.1.2.2 Phạm vi hệ thống được sử dụng

 Được sử dụng chung cho các khách sạn vừa và nhỏ

2.1.2.3 Đối tượng sử dụng chính

Ngành kinh doanh khách sạn đang phát triển mạnh mẽ toàn cầu, đặc biệt tại Việt Nam với tiềm năng du lịch phong phú Khách sạn Phương Hoàng, một cơ sở vừa nằm trên đường Lê Duẩn, chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng Hoạt động kinh doanh của khách sạn được triển khai một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Khi khách hàng đến khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ tiếp đón và thực hiện thủ tục thuê phòng Đầu tiên, nhân viên cần tìm hiểu yêu cầu của khách và xác định xem khách sạn có khả năng đáp ứng những nhu cầu đó hay không Nếu không thể đáp ứng, nhân viên sẽ xin lỗi và từ chối; nếu có thể, họ sẽ tiến hành làm thủ tục thuê phòng cho khách.

Mỗi khách hàng khi thuê phòng tại khách sạn sẽ được cấp một mã khách và mã check-in để thuận tiện cho việc quản lý thông tin Các thông tin cần thiết bao gồm mã khách, mã check-in, tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại, ngày đến và số ngày thuê Tất cả thông tin này được lưu trữ để phục vụ cho lần quay lại sau này Nếu khách hàng trở lại khách sạn, họ sẽ được cung cấp mã cũ để dễ dàng nhận diện, từ đó khách sạn có thể phân biệt giữa khách thường xuyên và khách lẻ Đối với khách hàng thường xuyên, khách sạn sẽ áp dụng mức giá ưu đãi hơn.

Để nâng cao trải nghiệm của khách hàng trong thời gian lưu trú, khách sạn cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung như ăn uống, giặt là và giải trí Các dịch vụ này được quản lý thông qua mã check-in của khách, bao gồm thông tin chi tiết về mã dịch vụ, tên dịch vụ và giá cả Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ, số lượng dịch vụ sẽ được ghi nhận thêm.

Khi khách trả phòng, nhân viên lễ tân kiểm tra thời gian trả phòng và áp dụng phạt 10% nếu khách trả phòng trước hạn Nhân viên lập hóa đơn thanh toán, cung cấp mã checkout cho khách, bao gồm thông tin như mã checkout, mã checkin, mã khách, số hóa đơn, tên khách, tiền phòng, tiền dịch vụ và ngày lập Mỗi nhân viên được cấp một username và password để truy cập hệ thống, với quyền quản lý toàn bộ chương trình hoặc chỉ quản lý phòng, dịch vụ và thanh toán Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên, địa chỉ, điện thoại, mã sử dụng, password và quyền hạn, được lưu trữ và cập nhật khi cần thiết.

Hàng tháng, khách sạn thực hiện báo cáo thống kê về doanh thu, dịch vụ, số lượng khách và phản hồi của khách hàng để cung cấp cho ban quản lý Những thông tin này giúp xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý và hiệu quả.

2.1.4 Xác định yêu cầu của khách hàng

Hệ thống Aplication cần cung cấp chức năng sau:

Dựa vào tên đăng nhập và mật khẩu, hệ thống cấp quyền cho người dùng Nhân viên chỉ có quyền truy cập vào các biểu mẫu như quản lý khách hàng, quản lý dịch vụ, check-in và check-out.

Quản lý đơn đặt phòng trực tiếp : thêm, sửa thông tin đơn đặt phòng và khách hàng Trong quản lý phòng sẽ thực hiện quản lý khách hàng

Theo dõi các dịch vụ mà khách đã sử dụng do nhà hàng cung cấp, số lượng và đơn giá của từng loại dịch vụ

Dành cho người quản lý quản lý nhân viên trong khách sạn:

- Thêm sửa, xóa, tìm kiếm các thông tin liên quan đến nhân viên

- Cung cấp use, mật khẩu và phân quyền cho nhân viên khi sự dụng chương trình Quản lý khách sạn

2.1.4.5 Quản lý check in, check out :

- Làm thủ tục nhận phòng cho khách hàng

- Làm thủ tục trả phòng cho khách hàng

- In hóa đơn cho khách hàng

- Khách vào ra theo ngày, tuần ,tháng …

- Phòng thuê theo ngày, tháng,…

- Doanh thu theo ngày, tháng,…

Phân tích yêu cầu của khách hàng

2.2.1 Biểu đồ UserCase tổng quát

Quản lý thuê - trả phòng

Ban quản lý Đăng nhập

2.2.2 Biểu đồ Usecase phân rã

2.2.2.1 Usecase quản lý đăng nhập hệ thống ĐĂNG NHẬP

Thiết lập thông tin ôextendsằ ôextendsằ Đăng nhập Nhân viên

 Mô tả usecase Đăng nhập:

- Tác nhân thực hiện : Quản lý, Nhân viên

- Mục đích : Sử dụng các chức năng của hệ thống

- Điều kiện thực hiện : Tác nhân phải có tài khoản đăng nhập

- Đảm bảo tối thiểu : Nhân viên không vào được phần quản trị hệ thống

- Đảm bảo thành công: Nhân viên và người quản lý nhập tài khoản và sử dụng được các chức năng quản lý của hệ thống

2.2.2.2 Usecase quản lý phân quyền

USE - quản lý nhân viên - phân quyền

Quản lý quyền đăng nhập

Quyền truy cập thêm mới NV

Xoá thông tin nhân viên, tìm kiếm nhân viên, thêm mới dữ liệu nhân viên, sửa thông tin dữ liệu nhân viên.

Mô tả usecase Phân quyền :

- Tác nhân : Ban quản lý

- Mục đích :Thay đổi tài khoản đang tồn tại

- Điều kiện thực hiện : Tác nhân phải đang ở trong phiên làm việc của Quản trị hệ thống và tài khoản cần thay đổi đang tồn tại

- Đảm bảo tối thiểu : Thông tin của tài khoản thay đổi trong CSDL

- Đảm bảo thành công : Tài khoản đăng nhập được vào hệ thống theo

- Thông tin đã thay đổi

 Luồng sự kiện chính của usecase :

- Người quản lý chọn tài khoản cần thay đổi trên form Danh sách nhân viên

- Người quản lý chọn chức năng Thay đổi tài khoản trên form Danh sách nhân viên

- Hệ thống hiển thị form Thay đổi tài khoản có hiển thị thông tin cũ của tài khoản

- Người quản trị gõ thông tin mới của tài khoản và ấn nút Thay đổi trên form Thay đổi tài khoản

- Hệ thống xác nhận lại thao tác Thay đổi tài khoản

- Người quản lý chọn nút Hủy, hệ thống quay trở lại form Danh sách tài khoản và thông tin tài khoản vẫn được giữ nguyên

Người quản lý nhấn nút Xác nhận để hệ thống kiểm tra tên đăng nhập trong cơ sở dữ liệu (CSDL) Nếu tên đăng nhập chưa tồn tại, thông tin tài khoản sẽ được cập nhật trong CSDL Ngược lại, nếu tên tài khoản đã có, hệ thống sẽ thông báo và đưa người quản trị trở lại form Thay đổi tài khoản để nhập lại tên đăng nhập.

2.2.2.3 Usecase quản lý thuê - trả phòng

USE Case Quản lý thuê - trả phòng

Làm thủ tục thuê phòng ôextendsằ

Nhập phòng ôextendsằ ôextendsằ ôusesằ ôusesằ ôextendsằ

Kiếm tra số lượng phòng ôextendsằ

Quản lý thuê - trả phòng Đăng nhập

 Mô tả usecase Quản lý thuê trả phòng :

Mục đích của việc thay đổi phòng là nhằm cải thiện trải nghiệm của khách hàng, bao gồm thủ tục thuê và trả phòng một cách thuận tiện Đồng thời, việc lập hóa đơn và báo cáo thống kê giúp ban quản lý nắm bắt tình hình hoạt động hiệu quả hơn.

- Điều kiện thực hiện : Phòng và khách cần thay đổi đang được tồn tại trong CSDL

- Đảm bảo tối thiểu : Thông tin của phòng và khách được thay đổi trong CSDL

- Đảm bảo thành công : Quản lý thay đổi được thông tin phòng

- Người quản lý chọn phòng cần thay đổi trên form Danh sách phòng

- Người quản lý chọn chức năng Thay đổi thông tin phòng trên form Danh sách phòng

- Hệ thống hiển thị form Thay đổi phòng có hiển thị thông tin cũ của phòng cần thay đổi

- Người quản trị gõ thông tin mới của phòng và ấn nút Thay đổi trên form Thay đổi phòng

- Hệ thống xác nhận lại thao tác Thay đổi phòng

- Người quản trị chọn nút Hủy, hệ thống quay trở lại form Danh sách phòng và thông tin phòng cũ vẫn được giữ nguyên

Khi người quản trị nhấn nút Xác nhận, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin phòng trong cơ sở dữ liệu (CSDL) Nếu thông tin phòng chưa tồn tại, nó sẽ được cập nhật vào CSDL Ngược lại, nếu thông tin đã có, hệ thống sẽ thông báo và đưa người quản trị trở lại form Thay đổi phòng để nhập lại thông tin.

2.2.2.4 Usecase quản lý thông tin

Qlý TT Nhân viên ôextendsằ ôextendsằ thêm TT sửa TT tìm TT xoá TT ôextendsằ ôextendsằ ôextendsằ ôusesằ ôusesằ ôusesằ ôusesằ ôextendsằ ôextendsằ ôextendsằ ôextendsằ ôextendsằ

Quản lý Thông tin Nhân viên ôextendsằ

Ban quản lý ôextendsằ ôextendsằ ôextendsằ ôextendsằ

 Mô tả usecase Quản lý thông tin :

- Mục đích : quản lý thông tin phòng, khách hàng, nhân viên

Tìm kiếm hóa đơn ôextendsằ ôextendsằ

Tìm kiếm phòng ôextendsằ tìm TT ôusesằ

Khách hàng Đăng nhập ôusesằ ôusesằ

 Mô tả usecase Tìm kiếm :

- Tác nhân : Nhân viên, Khách hàng

- Mục đích : tìm kiếm phòng, khách hàng, nhân viên

2.2.2.6 Usecase báo cáo - thống kê

USE Báo cáo thống kê

TKDM Phòng ôextendsằ ôextendsằ ôextendsằ ôusesằ ôusesằ ôusesằ

Báo cáo thông kê Đăng nhập

 Mô tả usecase Báo cáo thống kê :

- Mục đích : Báo cáo doanh thu, danh sách khách hàng, phòng theo tháng và năm

2.2.3.1 Activity thuê phòng khách hàng nhân viên kiểm tra số lượng phòng khách yêu cầu làm thủ tục cung cấp thông tin phòng lưu lại thông tin khách hàng và phòng thuê cung cấp thông tin khách hàng

[co phong dap ung yeu cau] Thong Bao Het Phong yeu cau dat phong

2.2.3.2 Activity dịch vụ khách hàng nhân viên phục vụ gán mã dịch vụ cung cấp dịch vụ sử dụng dịch vụ lưu thông tin dịch vụ sử dụng yêu cầu dịch vụ

2.2.3.3 Activity trả phòng nhân viên khách hàng kiểm tra thông tin phòng trả thủ tục trả phòng [dung thoi han] lập thóa đơn gán mã check out

Hệ thống Nhân viên / Ban quản lý

Cung cấp thông tin khách hàng

Lưu thông tin KH [Chua co]

Nhập thông tin khách hàng cần xoá

Xoá khách hàng [Dung tt]

Nhân viên Ban quản lý Hệ thống

Nhập thông tin nhân viên mới

Cấp quyền + user + pass cho nhân viênCung cấp thông tin nhân viên

Hệ thống Ban quản lý

Nhận thông tin mới về nhân viên

Sửa thông tin nhân viên Cung cấp thông tin cần sửa

Ban quản lý Hệ thống

Chọn nhân viên cần xoá

Xoá thông tin nhân viên[Dung]

2.2.3.10 Activity báo cáo – thống kê

Nhân viên Hệ thống Ban quản lý

Tiền dịch vụ [Tien dich vu]

Thông tin nhân viên kết quả kiểm tra

TB: đăng nhập thành công

Để đổi mật khẩu thành công, người dùng cần thực hiện các bước xác nhận đăng nhập vào hệ thống Sau khi hoàn tất, thông báo sẽ hiển thị là "đổi thành công" Hãy chắc chắn rằng bạn đã nhập đúng thông tin xác định để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.

Form quản lý khách hàng

Yêu cầu thêm mới KH hiển thị Form khách hàng nhập thông tin khách hàng mới

Tạo đối tượng mới: themMoiKH xác thực thành công

TB: Thành công mã khách Nhân Viên

Xác thực khách hàng: xoaTTKH xác thực thành công TB: đã xoá bảng Khách hàng

2.2.4.4 Biểu đồ thêm nhân viên

Form Nhân viên table Nhân viên thông tin nhân viên mới thêm Nhân viên TB: Thành công

Cấp quyền hạn cho nhân viên

Table Quyền xác định quyền NV

TB: thành công TT: Quyền và trách nhiệm của nhân viên

2.2.4.5 Biểu đồ sửa nhân viên

Yêu cầu sửa thông tin nhân viên

Thông tin nhân viên Thông tin nhân viên cần sửa

Thông tin mới của nhân viên Cập nhật thông tin: suaTTNV

TB: thành công TB: Thành công

2.2.4.6 Biểu đồ xóa nhân viên

Form Nhân viên table Nhân viên

Thông tin nhân viên xoá xóa TT Nhân viên

TB: xoá thành công xoaTTNV

2.2.4.7 Biểu đồ lập hóa đơn

Table KhachHang Table luu tru Table HoaDon

Thông tin khách Kiểm tra khách

Kết quả kiểm tra Kết quả kiểm tra

Thông tin phòng thuê kiểm tra phòng kết quả xác thực kết quả thêm Hóa Đơn Hoa Don Hoa Don

Table Dịch vụ thông tin dịch vụ thông tin dịch vụ sử dụngThông tin phòng thuêThông tin khách thuê

Tổng tiền phòng tổng tiền phòng tổng tiền dịch vụ

Tổng kháchTổng kháchThông tin cần báo cáo

2.2.4.9 Biểu đồ thuê phòng khách hàng Nhân viên form checkin thông tin phòng thuê thêm khách table Phong table Khachhang thông tin phòng trống thông tin phòng form luutru kiểm tra phòng thông tin phòng trống gán macheckin thông tin khách hàng lưu khách thuê lưu phòng thuê thành công thành công thành công nhập thông tin khách

Form check out Table KhachHang Table luu tru Table HoaDon

Thông tin khách hàng Thông tin khách kiểm tra khách Kết quả kiểm tra

Kết quả kiểm tra Thông tin phòng thuê

Thông tin phòng thuê kiểm tra phòng kết quả xác thực kết quả thêm Hóa Đơn

Khách hàng gán mã checkout cho khách thông tin dịch vụ sử dụng

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.3.1 Xây dựng sơ đồ quan hệ thực thể

-sophong : string -tinhtrang : string -kieuphong : string -tenloaiphong : string -mota : string -gia phong

-madichvuanuong : string -mamonan : string -ngay : string -macheckin : string -gia : float dichvuanuong

-madichvugiaitri : string -magiaitri : string -ngay : string -macheckin : string -gia : float dichvugiaitri

-madichvugiatla : string -maquanao : string -ngay : string -macheckin : string -gia : float dichvugiatla

-magiaitri : string -tengiaitri : string -gia : float giaitri

-maquanao : string -loaiquanao : string -gia : float giatla -mamonan : string

-tenmonan : string -gia : float monan

-makhach : string -tuoi : int -quoctinh : string -chungminh : string -dienthoai : string -ngaydatphong -songay : int -phongdon : int -phongdoi : int -loaidoi : string -loaidon : string khach

-mahoadon : string -tenhoadon : string -ngaynhap : string -nhanvien : string -phong : string -dichvugiatla : string -dichvugiaitri : string -dichvuanuong : string hoadon

Tên thực thể Thuộc ttính

2.3.2 Bảng Cơ sở dữ liệu

2.3.2.7 Bảng dịch vụ ăn uống

2.3.2.9 Bảng dịch vụ giặt là

2.3.2.11 Bảng dịch vụ giải trí

GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Form tìm khách hàng

3.9 Form nhập thông tin nhân viên