ĐỀ tài dự án CYBER – CATION CAFÉ

“Cyber – cation café” là một kế hoạch xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ thông tin của một quán Café Internet, đồng thời hệ thống này cũng cung cấp các dịch vụ phục vụ cho giáo dụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

BÁO CÁO QUẢN LÝ DỰ ÁN

ĐỀ TÀI:

DỰ ÁN CYBER – CATION CAFÉ

GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN LỚP: MBA11B

HỌC VIÊN: PHẠM NỮ ÁNH HUYÊN

MỤC LỤC

1 MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN (OBJECTIVES) 1

2 QUY MÔ DỰ ÁN (SCOPE STATEMENTS) 2

3 CÁC GIẢ ĐỊNH (ASSUMPTIONS) 2

4 CÁC RÀNG BUỘC (CONSTRAINTS) 2

4.1 Ràng buộc thời gian 2

4.2 Ràng buộc ngân sách 2

4.3 Ràng buộc về nguồn lực 3

4.4 Ràng buộc về chất lượng 3

4.5 Các phương tiện và nguồn lực 3

4.5.1 Văn phòng làm việc 3

4.5.2 Phần cứng 4

4.5.3 Phần mềm 4

5 CÁC LOẠI TRỪ (EXCLUSIONS) 4

6 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN (RELATED PROJECTS) 5

7 WBS CỦA DỰ ÁN (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) 5

8 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (WORKPLAN) 7

8.3 Giai đoạn thiết kế 9

8.4 Giai đoạn triển khai 9

8.5 Giai đoạn bàn giao 10

9 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (PROJECT CONTROL) 10

9.1 Đánh giá tình trạng 10

9.1.1 Tiến độ dự án 10

9.1.2 Ngân sách dự án 11

9.1.3 Bảng phân bố ngân sách dự án 12

9.2 Phân tích Earned Value và xác định nguyên nhân gây ra chênh lệch 14

10 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN (ORGANIZATION CHART) 16

11 MA TRẬN PHÂN CÔNG DỰ ÁN (RESPONSIBILITY ASSIGNMENT MATRIX) 17

12 RACI CỦA DỰ ÁN (RACI MATRIX) 19

13 QUẢN LÝ RỦI RO (RISK AND CONTROL) 19

13.1 Các nguồn phát sinh rủi ro 19

13.2 Danh sách các rủi ro 20

13.3 Thời gian và ngân sách dùng cho việc quản lý rủi ro 20

13.4 Chính sách phòng ngừa rủi ro 22

14 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA (PROJECT COMMUNICATION PLAN) 24

14.1 Hình thức triển khai 25

14.2 Báo cáo 25

14.3 Liên lạc 26

15 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN (SUCCESS RATE) 26

16 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN CỦA DỰ ÁN (NEED TO IMPROVE ITEMS) 28

17 CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM TỪ THỰC TẾ DỰ ÁN (LESSONS LEARNT) 30

17.1 Hoạch định phạm vi mục tiêu dự án 30

17.2 Hoạch định thời gian thực hiện 30

17.3 Hoạch định chi phí dự án 31

17.4 Hoạch định chất lượng dự án 31

17.5 Quản lý truyền thông 31

17.6 Quản lý con người 31

17.7 Quản lý rủi ro 32

“Cyber – cation café” là một kế hoạch xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ thông tin của một quán Café Internet, đồng thời hệ thống này cũng cung cấp các dịch vụ phục vụ cho giáo dục và một số lĩnh vực khác như hosting, thiết kế, in ấn… Trong khi có rất nhiều quán cà phê Internet khác đang hoạt động kinh doanh, thì lợi thế cạnh tranh được đặt ra là ngoài dịch vụ Internet ra thì Cyber – cation café còn cung cấp các dịch vụ khác như:

+ Gói E-learning cho ngành công nghiệp chứng nhận

+ Dịch vụ in ấn, photo

+ Thiết kế, đồ họa

+ Dịch vụ máy chủ, hosting, tên miền…

+ Các dịch vụ liên minh

1 MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN (OBJECTIVES)

Mục tiêu của dự án bao gồm các mục tiêu về: phần cứng, phần mềm, mạng lưới lắp đặt …

+ Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động kinhdoanh Cụ thể 100% các bộ phận, các phòng ban được kết nối vào mạng truyền dẫn tốc độ cao, an toàn,bảo mật của dự án

+ Đáp ứng 100% máy tính mới hoàn toàn, cấu hình mạnh, đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu củakhách hàng

+ Xây dựng một hệ thống thông tin nền tảng quy mô lớn nhằm tạo môi trường làm việc điện tửgiữa các phòng ban, các bộ phận trực thuộc hệ thống Trong đó, 70% các văn bản, tài liệu, hóa đơnđược thực hiện hoàn toàn dưới dạng điện tử; bảo đảm 100% các cuộc họp có thể được thực hiện trênmôi trường mạng; 100% hồ sơ quản lý nhân viên có thể được quản lý chung trên mạng với quy mô lớn+ Sử dụng một hệ thống phần mềm đủ mạnh với đầy đủ các chức năng chính phục vụ nhu cầu của

hệ thống

+ Tiến hành đào tạo, training cho các nhân viên nhằm đạt mục tiêu 100% các nhân viên đều biết

sử dụng máy tính

2 QUY MÔ DỰ ÁN (SCOPE STATEMENTS)

Xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ thông tin của một quán café internet, đồng thời hệthống này cũng cung cấp các dịch vụ phục vụ cho giáo dục và một số lĩnh vực khác như hosting, thiết

kế, in ấn …

 Tổng kinh phí ước tính: 300.000.000 VNĐ

 Thời gian thực hiện: 65 ngày làm việc

3 CÁC GIẢ ĐỊNH (ASSUMPTIONS)

+ Dự án xây dựng cơ sở vật chất – hạ tầng Cyber-cation hoàn thành đúng tiến độ

+ Dự án đã được đồng tình của các bên liên quan

+ Các nguồn lực được các bên cung cấp đầy đủ

4 CÁC RÀNG BUỘC (CONSTRAINTS)

4.1 Ràng buộc thời gian

- Thời gian thực hiện dự án: 65 ngày làm việc

- Hệ thống phần mềm phải thoả mãn các yêu cầu khách hàng

- Tiện lợi cho sử dụng: giao diện dễ sử dụng và đẹp mắt

- Hệ thống mang tính ổn định qua thời gian

- Đảm bảo rằng tất cả các thành viên dự án đều sử dụng cùng một phiên bản mã của ứng

dụng Khi chuẩn bị bàn giao ứng dụng đó, phải chắc chắn rằng tất cả các phiên bản mới nhất phảiđược ghi lại

4.5 Các phương tiện và nguồn lực

4.5.1 Văn phòng làm việc

- 2 phòng cho nhân viên lập trình

- 1 phòng làm việc cho đội phân tích và thiết kế hệ thống

- 1 phòng riêng cho người quản lý dự án

- 2 phòng họp chung để các bộ phận trao đổi thông tin với nhau

- Có 1 đường dây liên lạc nội bộ giữa các bộ phận với nhau

- Mạng Wifi phủ sóng tất cả các phòng ban

- Tất cả đều có các trang thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại

- Không chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của quán Cyber – cation cafe

- Không chịu trách nhiệm bảo hành các thiết bị phần cứng, thiết bị ngoại vi

- Không chịu trách nhiệm về bản quyền các phần mềm sử dụng cho quán

6 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN (RELATED PROJECTS)

- Dự án xây dựng Cyber – cation cafe

- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên Cyber – cation café

- Dự án cung cấp thiết bị ngoại vi, máy tính … cho quán

7 WBS CỦA DỰ ÁN (WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

8 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (WORKPLAN)

Các mốc sự kiện quan trọng & Các hạng mục bàn giao chính:

Bàn giao báo cáo phân tích sơ bộ 1 ngày 25/09/2010 Kết quả giai đoạn phân tích sơ bộBàn giao báo cáo khả thi 1 ngày 29/09/2010 Sau khi ký kết hợp đồng, nhóm dự

án tiến hành đánh giá khả thi vàthông báo với các bên liên quanBàn giao báo cáo phân tích yêu

cầu

1 ngày 7/10/2010 Đánh dấu kết thúc quá trình phân

tích yêu cầu khách hàngBàn giao báo cáo phân tích kỹ

thuật

1 ngày 12/10/2010 Đánh dấu kết thúc quá trình phân

tích kỹ thuậtTỏng hợp ý kiến khách hàng 1 ngày 27/11/2010 Đánh dấu việc hoàn thành qua

trình triển khai và khách hàngdùng thử

Báo cáo đánh giá chất lượng 1 ngày 3/12/2010 Hoàn thành đánh giá chất lượng hệ

thốngBàn giao hệ thống 1 ngày 18/12/2010 Hoàn thành kết thúc dự án

Các giai đoạn của dự án (được lên kế hoạch bằng chương trình MS Project)

8.1 Giai đoạn khởi tạo

8.2 Giai đoạn phân tích

8.3 Giai đoạn thiết kế

8.4 Giai đoạn triển khai

8.5 Giai đoạn bàn giao

9 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (PROJECT CONTROL)

Dự án The Cyber - cation cafe đã dùng phương pháp giá trị đạt được EVM (Earned Value

Method) để kiểm soát trong giai đoạn thực hiện dự án, qua số liệu báo cáo cách thức theo dõi

tiến trình thực hiện dự án như sau:

9.1 Đánh giá tình trạng

9.1.1 Tiến độ dự án

Để thực hiện EVM đánh giá tình trạng tiến độ của dự án, trước hết ta dùng tiến độ ngang đểkiểm soát tiến trình thực hiện dự án theo EVM

Ta có bảng báo cáo tiến trình dự án tại ngày 28/10/2010 như sau :

Các giai đoạn % hoàn thành dự kiến

ngày 28/10/2010

% hoàn thành thực tế ngày 28/10/2010

Đánh giá quá trình

Khởi tạo 100% 100% Công tác thực hiện

đúng dự kiếnPhân tích 100% 100% Công tác thực hiện

đúng dự kiến

Thiết kế 100% 90% Công tác thực hiện

chậm hơn dự kiếnTriển khai 0% 0% Chưa bắt đầu

Bàn giao 0% 0% Chưa bắt đầu

Các giả định cho tiến trình dự án tại ngày 28/10/2010

Không thay đổi hoặc phát sinh thêm công việc

Các nhân viên tham gia thực hiện công việc bình thường và không nghỉ phép

Khối lượng công việc thực hiện tuyến tính đều theo thời gian

- Ngân sách dự án dự kiến ngày 28/10/2010: 66,5 triệu đồng

- Ngân sách thực kế ngày 28/10/2010: 64,6 triệu đồng

 BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) = Giá trị tích lũy mà dự án đã dự trù của công

việc theo kế hoạch tại ngày 28/10 = 66,5 (tr.đ)

 SV (Scheduling Variance) = Sự chênh lệch về tiến độ được đo bằng tiền = BCWP –

BCWS = 64,6 – 66,5 = - 1,9 (tr.đ)

9.1.3 Bảng phân bố ngân sách dự án

Sau khi đã có tiến độ dự án và ngân sách dự án, chúng ta sẽ phân bổ chi phí theo thời gian Có 2

cách phân bổ: phân bổ đều và phân bổ không đều

Dự án này đã dùng phương pháp phân bổ đều để kiểm soát

Sau khi phân bổ ngân sách dự án, chúng ta sẽ cộng ngân sách theo các ngày và tích lũytheo thời gian

Các cột mốc quan trọng của dự án Giai đoạn Thời gian hoàn thành Bắt đầu Kết thúc

Toàn bộ dự án 65 ngày làm việc 20/09/2010 20/12/2009

Phân tích 10 ngày làm việc 30/09/2010 13/10/2010

Thiết kế 12 ngày làm việc 14/10/2010 28/10/2010

Triển khai 33 ngày làm việc 30/10/2010 15/12/2010

Bảng phân bố ngân sách tại các cột mốc quan trọng

Tổng Ngân sách dự kiến (Tr.đ) 1 7 47.5 66.5 224.5 227.2

Tổng Ngân sách thực tế (Tr.đ) 1 7 47.5 64.6

21-Sep 28-Sep 13-Oct 28-Oct 15-Dec 18-Dec

 Earned Value là giá trị của công việc đã được hoàn thành

 Phân tích Earned Value cung cấp một hệ thống kiểm soát toàn chi phí dự án

Trong dự án này, tại ngày 28/10, kết quả đo lường tiến trình dự án như sau (đvt: triệu đồng)

 Budgeted Cost of Work Scheduled: BCWS = 66.5 (tr.đ)

 Budgeted Cost of Work Performed: BCWP = 64,6(tr.đ)

 Budgeted Cost at Completion: BAC = 272,2 (tr.đ)

Đánh giá tiến trình thực hiện dự án về tiến độ, chúng ta dùng 4 chỉ số sau:

 BCWP = 64,6(tr.đ)

 BCWS = 66,5(tr.đ)

 Đánh giá tiến trình theo SV

Phương sai của tiến độ $SV = - 1,9(tr.đ)

 Tiến độ thực hiện dự án muộn so với kế hoạch đã lập

 Giá trị công việc bị chậm trễ là -1,9 (tr.đ)

 Đánh giá tiến trình theo (%) SPI(Scheduling Performance Index)

Chỉ số thực hiện tiến độ SPI = BCWP/BCWS = 64,6/66,5 = 0.971 = 97,1%

 Dự án đã thực hiện được hơn 97% so với dự trù tính tới thời điểm ngày 28/10

 Tiến độ thực hiện dự án chậm so với tiến độ dự kiến là không nhiều, thời gian chậm hơn gần 1ngày

Kết luận: Khi SV < 0 và SPI < 1, nên tiến hành họp các bên liên quan (project parties), để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục Trong trường hợp này cần lên kế hoạch chi tiết cho công tác thiết kế và đề xuất thêm ngày nghỉ 29/10 để hoàn thành công việc trước khi qua ngày 30/10 để bắt đầu công tác mới là triển khai dự án.

Nguyên nhân chậm trễ là trong công tác thiết kế, bộ phận thiết kế gặp một số khó khăn trong

công tác “ mô tả quy trình nghiệp vụ mới “ và “ demo” gặp 1 số vấn đề  dẫn đến trễ tiến độ.

10 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN (ORGANIZATION CHART)

Quản lý DA Tên Trách nhiệm chính

Trần Trọng Tri Trưởng ban quản lý dự án

Thành viên

chủ chốt

Nguyễn Văn Hậu Trưởng ban quản lý

rủi ro

Phụ trách phân tích các rủi ro có thể cócủa dự án

Ngô Đức Sơn Phó ban quản lý dự

án, Trưởng ban quản

lý chất lượng

Giám sát chất lượng hệ thống dựa vàonhững chi tiêu ban đầu

tạo và quản lý nhân viênNguyễn Lý Phi Trưởng ban quản lý

kế toán thu mua

Quản lý tài chính của dự án, hạn mục về

cơ sở hạ tầng …Bùi Thái Bình Quản lý phân tích

thiết kế

Phụ trách về mặt thiết kế và phân tích hệthống của dự án

11 MA TRẬN PHÂN CÔNG DỰ ÁN (RESPONSIBILITY ASSIGNMENT MATRIX)

Trần Trọng Tri

Nguyễn Văn Hậu

Ngô Đức Sơn

Đỗ Thành Luân

Nguyễn Lý Phi

Bùi Thái Bình Khởi tạo

12 RACI CỦA DỰ ÁN (RACI MATRIX)

CÔNG VIỆC Bên có trách nhiệm

- R

Chịu trách nhiệm trước – A

Phối hợp với – C

Báo tin cho

- I

Khởi tạo Nhà thầu Chủ đầu tư Chủ đầu tư Chủ đầu tư

Phân tích Nhà thầu Chủ đầu tư Chủ đầu tư Chủ đầu tư

Thiết kế Nhà thầu Chủ đầu tư Nhà cung cấp Chủ đầu tư

Triển khai Nhà thầu Chủ đầu tư Nhà cung cấp Chủ đầu tư

Bàn giao Nhà thầu Chủ đầu tư Chủ đầu tư Chủ đầu tư

13 QUẢN LÝ RỦI RO (RISK AND CONTROL)

13.1 Các nguồn phát sinh rủi ro

 Rủi ro về kỹ thuật – công nghệ

Được nhận dạng là các rủi ro như sự xuất hiện của công nghệ mới, hoặc kỹ thuật công nghệ hiệntại không đáp ứng được các chỉ tiêu đề ra, hoặc các yêu cầu về các chỉ tiêu chất lượng quá cao

 Rủi ro từ tổ chức

Được nhận dạng là các rủi ro thường liên quan đến vấn đề tài chính của tổ chức, có thể làm ảnhhưởng đến nguồn tài trợ mà tổ chức dành cho dự án Là các rủi ro có thể xuất phát từ sự bất đồng quanđiểm giữa các vị lãnh đạo cấp cao trong tổ chức với giám đốc dự án

 Rủi ro từ hoạt động quản lý dự án

Được nhận dạng là các rủi ro liên quan đến việc ước tính các nguồn lực của dự án, ước tính vềthời gian và chi phí thiếu hợp lý, thiếu tính chính xác Là các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình điềukhiển kiểm soát tiến trình dự án: về mặt thời gian, chi phí, nhân sự, chất lượng…

 Rủi ro từ các yếu tố bên ngoài

Các rủi ro xuất phát từ các yếu tố bên ngoài như rủi ro từ phía nhà cung cấp, rủi ro từ sự biếnđộng của thị trường (kinh tế, chính trị) hay là các rủi ro bất khả kháng do thiên tai

 Rủi ro từ phía người dùng

Do sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng

13.2 Danh sách các rủi ro

 Chi phí tăng cao hơn dự kiến

 Chậm trễ trong việc bàn giao kết quả qua các giai đoạn

 Nhà cung cấp không cung ứng máy đúng hạn

 Dự án bị trì hoãn

Không đáp ứng được yêu cầu của Khách hàng

 Hệ thống đưa vào triển khai bị lỗi hoặc xảy ra sự cố

 Thiết bị được giao không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật

 Chất lượng các bản phân tích và bản thiết kế không đạt yêu cầu

 Hệ thống hoạt động thiếu chức năng

 Không đủ nhân viên để thực hiện khảo sát

 Xảy ra tình trạng thiếu hụt nhân sự trong quá trình thực thi dự án

13.3 Thời gian và ngân sách dùng cho việc quản lý rủi ro

 Chi phí để phòng ngừa tất cả các rủi ro được tính vào tổng chi phí của dự án

 Chi phí để xử lý tất cả các rủi ro được tính vào tổng chi phí quản lý rủi ro của dự án

 Thời gian để khắc phục tất cả các rủi ro phát sinh trong quá trình diễn ra dự án, thời gian nàyđược tính vào tổng thời gian của dự án

Bảng dự tính thời gian dành cho việc khắc phục rủi ro Tên rủi ro Mức độ rủi ro Đề xuất khắc phục rủi ro Thời gian khắc phục dự tính

Chi phí tăng cao hơn dự

Sử dụng nguồn ngân sách dựphòng 1 – 2 ngày

Nhà cung cấp không

cung ứng máy đúng hạn L

Tiến hành phạt nhà cung cấptheo hợp đồng, đồng thờiyêu cầu nhà bảo hiểm thựchiện hợp đồng đã ký từ trước

5 – 6 ngày

Máy được giao không L Quy định trách nhiệm vận 2 – 3 ngày

1 – 2 ngày

Hệ thống đưa vào triển

khai bị lỗi hoặc xảy ra

sự cố

M

- Quy trách nhiệm và phạtcác nhân viên cụ thể

đến

20/12/2010

tăng caohơn dựkiến

cho dự án thiếuchính xác

- Tỷ giá tăng khiếnchi phí tăng

ro

03/11/2010

Nhà cungcấp khôngcung ứngthiết bịđúng hạn

- Trục trặc trongquá trình vậnchuyển

- Khó khăn trongsản xuất và thươngmại

- Nêu rõ trong hợp đồng về ngày giờ,địa điểm

- Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín

- Mua bảo hiểm thực hiện hợp đồng

- Ràng buộc mức phạt cao

Thuyênchuyển rủi ro

06/11/2010

đến

07/11/2010

Thiết bịđược giaokhôngđúng tiêuchuẩn kỹthuật

- Do chất lượng sảnphẩm của nhà cungcấp

- Các sản phẩmkhông tương thích

Quy định trách nhiệm vận hành vàbảo hành sản phẩm với các nhà cungcấp theo hợp đồng

- Nhân viên phântích thiết kế hệthống không amhiểu rõ về hệ thốnginternet café

- Làm tốt giai đoạn tuyển dụng

- Quy rõ trách nhiệm của từng nhânviên tham gia thiết kế

-Có dự phòng về nhân sự

Hạn chế vàtránh rủi ro

29/09/2010

đến

09/10/2010

Chấtlượng cácbản phântích khôngđạt yêucầu

- Nhân viên thiếu

kỹ năng nghiệp vụ,thiếu trách nhiệm

- Làm tốt giai đoạn tuyển dụng

- Quy rõ trách nhiệm của từng nhânviên tham gia nghiên cứu và phântích

- Sử dụng nhân lực bổ sung để tăng

Tránh rủi ro