Để có thể tiến hành trộn được tài liệu, ta cần chuẩn bị ít nhất là 2 tập tin văn bản word: Tập tin thứ nhất là tập tin chứa dữ liệu: vd: danh sách khách mời Được tổ chức dưới dạng bả[r]
Các cách khởi động
Có nhiều cách để khởi động phần mềm Word, tùy thuộc vào mục đích làm việc và sở thích của người dùng Một trong những cách đơn giản là sử dụng lệnh Start của Windows, theo đường dẫn Start | Programs | Microsoft Word Ngoài ra, người dùng cũng có thể khởi động Word bằng cách nháy kép chuột vào biểu tượng của phần mềm trên thanh tác vụ hoặc trên màn hình nền Desktop.
Các thành phần cửa sổ
Cửa sổ Word bao gồm nhiều thành phần đồ họa như bảng chọn, thanh công cụ và các nút lệnh, giúp người dùng dễ dàng thao tác với chương trình Việc làm quen với các thành phần này sẽ giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả trong quá trình làm việc.
Cửa sổ Word có nhiều thành phần tương tự như các chương trình khác trong hệ điều hành Windows Hình minh họa dưới đây thể hiện các yếu tố chính trong cửa sổ Word.
Thanh tiêu đề là phần nằm ở đỉnh cửa sổ, hiển thị tên ứng dụng cùng với tên tài liệu hiện tại Đối với các hộp thoại, thanh tiêu đề sẽ hiển thị tên của hộp thoại đó.
Thanh thực đơn lệnh trong Word là danh sách các menu lệnh và tùy chọn có sẵn, được đặt ngay dưới thanh tiêu đề, giúp người dùng dễ dàng truy cập vào các chức năng cần thiết.
Thanh công cụ chuẩn là công cụ giúp người dùng truy cập nhanh vào các chức năng soạn thảo thường dùng Ví dụ, để lưu văn bản, người dùng chỉ cần nhấn nút có biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ này Thanh công cụ chuẩn được bố trí ngay dưới thanh bảng chọn, tạo sự thuận tiện trong quá trình làm việc.
Thanh công cụ định dạng cung cấp các nút lệnh cho phép người dùng truy cập nhanh vào các chức năng định dạng phổ biến Tên các nút lệnh sẽ hiển thị khi bạn di chuột qua chúng.
Điểm chèn, hay còn gọi là con trỏ văn bản, là một vệt thẳng đứng nhấp nháy trong cửa sổ văn bản, cho biết vị trí mà ký tự tiếp theo sẽ xuất hiện khi bạn gõ từ bàn phím.
Để chọn toàn bộ dòng văn bản, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột vào miền giữa cạnh bên trái của cửa sổ và cạnh bên trái của văn bản, sau đó nháy chuột Khi con trỏ chuột nằm trong miền chọn, nó sẽ chuyển thành mũi tên trỏ sang phải.
Thước là công cụ hiển thị trên thanh công cụ, cho phép người dùng điều chỉnh mức thụt lề của các đoạn văn, thiết lập lại lề trang (khoảng cách giữa cạnh giấy và văn bản) và điều chỉnh chiều rộng của cột Thước thường được chia theo đơn vị cm.
Thanh cuốn là công cụ hiển thị các vùng khác nhau của văn bản, bao gồm thanh cuốn đứng dọc bên phải cửa sổ và thanh cuốn ngang nằm dưới cửa sổ, ngay trên thanh trạng thái.
- Nút di chuyển: Các nút , , , , trên thanh cuốn đứng được dùng để di chuyển các vùng văn bản theo những cách khác nhau
- Thanh trạng thái: Thanh trạng thái đáy cửa sổ hiển thị thông tin về văn bản hiện thời và trạng thái thực hiện lệnh của chương trình
- Nút cực tiểu hóa: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ thu cửa sổ thành một nút trên thanh công việc Windows
Nút Maximize/Restore Down nằm ở góc trên bên phải cửa sổ, cho phép người dùng chuyển đổi giữa chế độ hiển thị cửa sổ ở kích cỡ tối đa và phục hồi kích thước cửa sổ về trạng thái trước đó.
- Nút Close: Nút cũng ở góc trên bên phải cửa sổ và đóng cửa sổ hay ứng dụng hiện thời
- ScreenTip: Thông tin mục trợ giúp hiển thị tên nút lệnh khi để con trỏ chuột nằm trên nút lệnh hay đối tượng trên màn hình
Ngăn công việc trong Word giúp tổ chức các lệnh liên quan đến một công việc chung, nằm ở cửa sổ bên phải vùng hiển thị văn bản Khi mở Word, ngăn New Document sẽ hiển thị các lệnh để mở và tạo văn bản Bạn có thể dễ dàng hiện hoặc ẩn ngăn công việc bằng cách truy cập vào bảng chọn View, chọn Task Pane và nhấn vào lệnh hiển thị hoặc ẩn ngăn công việc.
Để ngăn công việc xuất hiện mỗi lần bạn khởi động Word và tự động đóng lại khi mở văn bản, hãy bỏ chọn ô "Show at Startup" trong ngăn công việc.
Các thao tác cơ bản
Có nhiều cách để tạo mới 1 tập tin trong Word, ta có thể thực hiện 1 trong 3 thao tác sau:
Vào File New Blank Document
Click vào biểu tượng (New Blank Document) trên thanh công cụ chuẩn
Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N b Lưu 1 tập tin
Nội dung vừa được nhập vào văn bản được lưu tạm thời trong bộ nhớ máy tính và cần được lưu vào đĩa cứng dưới dạng tập tin để sử dụng sau này Tập tin là tập hợp dữ liệu hoặc thông tin liên quan, được gán tên riêng và lưu trữ trên đĩa Nếu không lưu, văn bản sẽ bị xóa khi kết thúc Word Để lưu văn bản, người dùng chỉ cần nhấn nút Save trên thanh công cụ chuẩn và đặt tên duy nhất cho tập tin.
Khi lưu một văn bản lần đầu, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện để bạn đặt tên và chọn thư mục lưu trữ, nơi chứa các tập tin như văn bản, chương trình hay đồ họa Để lưu các thay đổi cho một văn bản đã có tên, bạn chỉ cần nhấn nút Save, điều này sẽ lưu phiên bản mới nhất mà không hiển thị lại hộp thoại Save.
Tên tập tin trong Word có thể dài tối đa 255 ký tự Khi lưu lần đầu, Word tự động sử dụng các từ đầu tiên của văn bản cho tên tập tin, cho đến dấu ngắt đầu hoặc dấu ngắt dòng Tuy nhiên, bạn nên xóa tên mặc định và tự đặt tên cho tập tin để dễ quản lý và tìm kiếm sau này.
Để tối ưu hóa tên tập tin, hãy sử dụng tối đa 255 ký tự và diễn đạt rõ ràng nội dung của tập tin Lưu ý rằng tên tập tin không được chứa các ký tự đặc biệt như: * \ / < > ? :
Tránh sử dụng các chữ cái có dấu trong tên tập tin tiếng Việt để tránh xung đột với ký tự điều khiển của hệ thống.
Các bước thực hiện: Ta thực hiện 1 trong 3 thao tác sau
Click vào biếu tượng (Save) trên thanh công cụ chuẩn
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
=> Để hiển thị hộp thoại Save As
Mục Save In: Xác định vị trí sẽ lưu tập tin
Mục File name: Tên tập tin
Click vào nút Save để lưu
Sau khi lưu tập tin trên đĩa cứng, người dùng có thể đóng cửa sổ văn bản hoặc thoát khỏi Word Nếu có thay đổi chưa được lưu, Word sẽ nhắc nhở người dùng lưu lại trước khi đóng Trong Word, có hai nút Close ở góc trên bên phải: nút Close dưới dùng để đóng cửa sổ văn bản, trong khi nút Close trên dùng để đóng văn bản và thoát khỏi Word.
Để đóng cửa sổ văn bản trong Word, bạn có thể nhấp vào "Close" trên thanh thực đơn lệnh hoặc chọn "Close" từ menu "File" Lưu ý rằng chương trình Word vẫn sẽ chạy sau khi bạn đóng cửa sổ văn bản; để thoát hoàn toàn khỏi chương trình, hãy vào "File" và chọn "Exit" hoặc nhấp vào nút "Close" ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề Để mở một tập tin đã tồn tại trên đĩa, bạn cần thực hiện các bước tương ứng trong giao diện của Word.
Sau khi lưu văn bản Word, bạn có thể mở lại để xem nội dung hoặc thực hiện các thay đổi Để làm điều này, bạn cần xác định thư mục chứa văn bản và sau đó mở tệp văn bản đó.
Word tự động lưu tên bốn tài liệu được mở gần đây nhất trong menu File, cho phép người dùng dễ dàng mở lại chỉ bằng một cú nhấp chuột Để mở một tập tin khác, người dùng cần sử dụng hộp thoại Open Ngoài ra, các tài liệu này cũng được hiển thị ở đầu ngăn New Document khi khởi động Word hoặc mở một văn bản mới.
- Các bước thực hiện: Ta thực hiện 1 trong 3 thao tác sau
Click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn
Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O
Hộp thoại Open được mở ra:
Mục Lookin: Xác định vị trí chứa tập tin văn bản cần mở
D_Click vào tập tin cần mở để mở tập tin đó ra vùng làm việc
III> Sử dụng vietkey để gõ dấu tiếng việt
Cách khởi động Vietkey
Để khởi động chương trình VietKey, bạn cần nhấp đúp vào biểu tượng VietKey trên màn hình Desktop Nếu không thấy biểu tượng này, hãy tìm kiếm chương trình VietKey trong danh sách ứng dụng trên máy tính và nhấp vào biểu tượng của nó để mở.
Các bảng mã thường dùng
- Chương trình VietKey hổ trợ khá nhiều bảng mã nhưng chúng ta thường dùng chủ yếu
Bảng mã 29 – VNI – WIN Dùng cho hầu hết các font chữ có phần tên bắt đầu bằng VNI
Bảng mã 23 – Vietware_X Dùng cho hầu hết các font chữ có phần tên bắt đầu bằng VN
Bảng mã 15 – TCVN3 – ABC Dùng cho hầu hết các font chữ có phần tên bắt đầu bằng VN
Bảng mã 39 – VN Unicode 1 Dùng cho hầu hết các font chữ còn lại
Cách gõ dấu tiếng việt
a Kiểu gõ Telex: Sử dụng các kí tự để mô tả dấu, cụ thể như sau:
Chữ Ơ: OW b Kiểu gõ VNI: Sử dụng các chữ số để mô tả dấu, cụ thể như sau:
Các chế độ của con trỏ văn bản
- Trong quá trình soạn thảo văn bản, con trỏ chuột có 2 chế độ chính đó là chế độ chèn và chế độ ghi đè
Chế độ chèn là tính năng cho phép khi người dùng nhập một ký tự tại vị trí con trỏ văn bản, các ký tự bên phải sẽ tự động dịch chuyển sang bên phải một vị trí.
Chế độ ghi đè cho phép người dùng thay thế ký tự bên phải con trỏ văn bản khi nhập một ký tự mới trong vùng soạn thảo Khi chế độ này hoạt động, mỗi lần gõ phím, ký tự mới sẽ xóa ký tự hiện có, tạo ra một trải nghiệm soạn thảo hiệu quả hơn.
- Để chuyển đổi qua lại giữa 2 chế độ ta có thể nhấn phím Insert trên bàn phím
Cách di chuyển con trỏ văn bản (điểm chèn)
Để chỉnh sửa nội dung trong văn bản, trước tiên bạn cần di chuyển con trỏ đến vị trí muốn thay đổi Các công cụ như con trỏ chuột, phím mũi tên trên bàn phím và thanh cuộn sẽ hỗ trợ bạn trong việc di chuyển điểm chèn trong văn bản.
Để di chuyển điểm chèn trong văn bản, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột (hình dạng giống chữ I hoa) đến vị trí mong muốn và nhấn chuột để xác định điểm chèn.
Khi làm việc với văn bản trống, điểm chèn (con trỏ văn bản) không thể di chuyển bằng các phím mũi tên Bạn chỉ có thể sử dụng các phím mũi tên để di chuyển điểm chèn tới những vị trí có nội dung Để di chuyển điểm chèn vào văn bản trống, bạn có thể sử dụng tính năng Click And Type.
Bảng dưới đây tổng hợp các phím và tổ hợp phím giúp di chuyển nhanh chóng đến điểm chèn, trong đó tổ hợp phím là những phím được nhấn đồng thời để thực hiện chức năng cụ thể.
Nhấn Để di chuyển điểm chèn
Phím mũi tên trái Sang trái một ký tự
Phím mũi tên phải Sang phải một ký tự
Phím mũi tên xuống Xuống một dòng
Nhấn Để di chuyển điểm chèn
Phím mũi tên lên Lên một dòng
Ctrl + Mũi tên trái Sang trái một từ
Ctrl + Mũi tên phải Sang phải một từ
Home Về đầu dòng hiện thời
End Về cuối dòng hiện thời
Ctrl + Mũi tên lên Lên 1 đoạn văn bản
Ctrl + Mũi tên xuống Xuống 1 đoạn văn bản
Ctrl + Home Về đầu văn bản
Ctrl + End Về cuối văn bản
Page Up Lên một màn hình đầy
Page Down Xuống một màn hình đầy
Ctrl + Page Up Về đầu trang trước
Ctrl + Page Down Về đầu trang tiếp
II> Các thao tác đối với văn bản
Lựa chọn (bôi đen văn bản)
Để thao tác với nội dung văn bản, trước tiên bạn cần chọn phần văn bản đó bằng cách nhấn giữ chuột và kéo qua đoạn văn bản muốn chọn Để bỏ chọn, chỉ cần nháy chuột ra ngoài vùng đã chọn Văn bản được chọn sẽ hiển thị dưới dạng chữ trắng trên nền đen, và mọi thay đổi sẽ chỉ ảnh hưởng đến phần văn bản đã được chọn.
Nên sử dụng miền chọn để nhanh chóng lựa chọn các khối văn bản Miền chọn nằm ở lề trái của văn bản; khi đưa con trỏ chuột lên miền này, hình dạng của con trỏ sẽ chuyển từ dạng I thành mũi tên chỉ sang bên phải.
Để chọn các khối văn bản không liền kề, hãy chọn khối văn bản đầu tiên, giữ phím Ctrl và chọn khối văn bản tiếp theo Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím Shift kết hợp với phím mũi tên để chọn các từ, dòng hay đoạn kề nhau Đặt điểm chèn tại một đầu vùng cần chọn, giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên hoặc nháy chuột ở cuối vùng muốn chọn.
- Bảng sau tóm tắt các phương pháp để chọn các khối văn bản Để chọn Thực hiện
Một từ Nháy đúp từ đó
Một dòng Nháy miền chọn bên trái dòng
B à i 2 : S o ạ n t hả o v ăn b ả n Để chọn Thực hiện
Một câu Nhấn phím Ctrl và nháy vị trí bất kỳ trong câu
Nháy đúp bên trái miền chọn của bất kỳ dòng nào trong đoạn, hay nháy ba lần bất kỳ đâu trong đoạn này
Nhấn phím Ctrl và nháy tại vị trí bất kỳ trong miền lựa chọn, hay nháy chuột ba lần trong miền lựa chọn
Bạn có thể chọn văn bản bằng bàn phím bằng cách đặt điểm chèn trước văn bản muốn chọn và sử dụng tổ hợp phím Shift cùng với các phím mũi tên Nhấn Shift+mũi tên phải để chọn từ bên phải hoặc Shift+mũi tên xuống để chọn một dòng Lưu ý rằng nếu điểm chèn ở giữa dòng, việc nhấn Shift+mũi tên xuống sẽ chọn cả phần văn bản của dòng tiếp theo Ngoài ra, bạn cũng có thể nháy vào điểm bắt đầu của văn bản, giữ phím Shift và nháy vào điểm kết thúc để chọn một khối văn bản.
Sao chép – di chuyển – xoá văn bản
Sao chép khối văn bản là quá trình tạo ra một bản sao của đoạn văn bản đã có sẵn, nhằm mục đích giữ nguyên nội dung và định dạng Phương pháp này hữu ích khi bạn cần tái tạo một đoạn văn bản giống hệt hoặc tương tự với bản gốc Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về khái niệm định dạng trong phần tiếp theo.
Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn bản cần sao chép
Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:
Vào menu Edit chọn Copy hoặc
Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard (chuẩn) hoặc
Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C
Để dán văn bản đã chọn vào vị trí mong muốn, bạn cần đặt con trỏ tại nơi cần dán và thực hiện lệnh dán bằng một trong các phương pháp sau.
Vào menu Edit chọn Paste hoặc
Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard (chuẩn) hoặc
Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V
Bạn có thể dán một đoạn văn bản mới vào vị trí mong muốn Khi thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán sẽ luôn là dữ liệu từ lần lệnh Copy gần nhất.
Phương pháp sao chép văn bản cho phép bạn giữ nguyên đoạn văn bản cũ tại vị trí ban đầu, trong khi vẫn có thể di chuyển đoạn văn bản mới đến một vị trí khác và xóa đoạn văn bản cũ Để thực hiện điều này, bạn có thể áp dụng hai cách khác nhau.
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển
Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau:
Vào menu Edit chọn Cut hoặc
Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard (chuẩn) hoặc
Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X
Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm (Clipboard) của máy tính
Bước 3: Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở trên vào vị trí định trước
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển
Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di chuyển đến
Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop) c Xoá văn bản:
Để xóa ký tự, hãy đặt điểm chèn bên trái hoặc bên phải ký tự và nhấn Delete hoặc Backspace Để xóa một từ, đặt điểm chèn bên trái hoặc bên phải từ và nhấn Ctrl+Delete hoặc Ctrl+Backspace Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chọn một vùng văn bản lớn và xóa thay vì từng ký tự Để xóa một phần văn bản, chỉ cần chọn đoạn văn bản đó và nhấn Delete hoặc Backspace.
Nếu điểm chèn ở bên trong một từ, dùng các tổ hợp phím này sẽ xóa một phần của từ trước hay sau điểm chèn
Có thể dùng chế độ thay thế để vừa xóa vừa gõ nội dung mới của văn bản
III> Sử dụng 1 số tiện ích trên Word
Tiện ích Undo và Redo
Word lưu lại các thay đổi trong quá trình soạn thảo văn bản, giúp người dùng dễ dàng phục hồi nội dung trước đó khi cần Sau khi thực hiện các thao tác, đặc biệt là thao tác xóa, người dùng có thể nhanh chóng khôi phục lại trạng thái trước đó bằng cách sử dụng hai nút lệnh Undo (Khôi phục) và Redo (Tái khôi phục) trên thanh công cụ.
Để khôi phục trạng thái trước đó của văn bản, bạn chỉ cần nhấn nút Undo Nếu bạn muốn khôi phục lại trạng thái trước khi sử dụng Undo, hãy nhấn nút Redo Ví dụ, khi bạn xóa một phần văn bản bằng phím Delete và nhận ra đã xóa nhầm, chỉ cần nhấn Undo để đưa phần bị xóa trở lại Nếu bạn muốn xóa lại phần đó, hãy nhấn Redo.
Chúng ta có thể sử dụng Edit→Undo hoặc Edit→Redo để khôi phục hoặc thực hiện lại các thao tác Bằng cách nhấp vào các mũi tên bên cạnh nút Undo và Redo, một danh sách các thao tác trước đó sẽ được hiển thị, tùy thuộc vào các hành động đã thực hiện Di chuột xuống danh sách để chọn số thao tác cần khôi phục, và nhấp chuột sẽ tương đương với việc nhấn nút Undo hoặc Redo nhiều lần.
Tiện ích tìm kiếm và thay thế (Find and Replace)
Tính năng Find & Replace trong Word cho phép người dùng tìm kiếm và thay thế văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả Điều này đặc biệt hữu ích khi làm việc với các tài liệu lớn như giáo trình hay báo cáo dài, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình chỉnh sửa.
- Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau:
Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu
Để khởi động tính năng tìm kiếm văn bản, bạn vào menu Edit và chọn Find hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F, sau đó hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện.
Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find ý nghĩa các mục tin như sau:
Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau:
+ Match case: tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường + Find whole words only: chỉ tìm trên những từ độc lập
Bước 4: Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm b Tìm và thay thế văn bản
Tính năng này cho phép người dùng xác định các cụm từ trong văn bản và thay thế chúng bằng những cụm từ mới Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.
Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, khởi động tính năng tìm kiếm văn bản
Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ Replace của hộp thoại
Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what:
Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with:
Hộp thoại trên thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, nếu tìm thấy có thể thay thế cụm từ đó bởi Việt Nam
Để tìm và thay thế văn bản trong Word, bạn nhấn nút "Find next" để xác định vị trí cụm từ cần tìm Khi đã tìm thấy, bạn có thể chọn "Replace" để thay thế cụm từ đó bằng cụm từ đã chỉ định trong mục "Replace with", hoặc nhấn "Replace All" để tự động thay thế tất cả các cụm từ theo yêu cầu.
Tính năng AutoCorrect
Tính năng tự động sửa lỗi chính tả trên Word giúp tăng tốc độ soạn thảo văn bản, đồng thời giảm thiểu các lỗi chính tả không cần thiết nhờ vào khả năng tự động sửa lỗi hiệu quả Bạn có thể thêm từ viết tắt để tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách mở menu lệnh: Tools
AutoCorrect Options Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:
Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace:
Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With:
Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì:
Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của
Word b Xoá đi một từ viết tắt:
- Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Khởi động tính năng
Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xoá bằng cách gõ từ viết tắt vào mục
Ví dụ muốn xoá từ vb – văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vb vào mục Replace
Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt này c Các tuỳ chọn về sửa lỗi chính tả:
AutoCorrect cho phép người dùng thiết lập các tính năng tự động sửa lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo Để cấu hình các tính năng này, bạn cần thực hiện một số bước cụ thể.
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect
Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau:
Chức năng tự động sửa lỗi sẽ điều chỉnh những từ có hai ký tự hoa đầu dòng, chỉ giữ lại ký tự hoa đầu tiên Ví dụ, từ "TWo" sẽ được tự động sửa thành "Two".
- tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa
- viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày Ví dụ: sẽ luôn sửa là Monday
- tự động sửa lỗi kiểu nh- cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock
IV> Cách khắc phục 1 số lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản
1) Lỗi các nguyên âm tiếng Việt có dấu bị cách ra
Ví dụ: c òn gì ăn ko, tao đ ói l ắm rồi?
- Vào menu Tools, chọn Oftions, vào tab Edit:
- Bỏ đánh dấu ở mục Smart cut and paste rồi OK là xong
2) Chữ i tự động đổi thành I
Ví dụ: Hà NộI nIềm tIn và hy vọng
- Vào menu Tools, chọn AutoCorrect Options
- Trong ô Replace, gõ chữ “i” vào, chọn dòng như hình trên rồi chọn Delete, OK là xong
3) Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:
- Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options >
AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Correct Two
4) Muốn gõ chữ thường ở đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ hoa:
- Bạn vào Tools > AutoCorrect Options >
AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Capitalize first
5) Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ
Chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh không phải là lỗi mà chỉ là tính năng hỗ trợ người dùng Nó không xuất hiện trong bản in, nhưng có thể gây rối mắt Để tắt tính năng này, bạn vào Tools > Options > Spelling and Grammar và bỏ dấu kiểm ở các mục Check grammar as you type và Check spelling as you type.
6) Khi bạn chèn các hình vẽ trong mục AutoShape trên thanh công cụ Draw thì xuất hiện đường viền rất to làm che mất văn bản
- Bạn hãy khắc phục bằng cách mở menu Tools >
Options; tại thẻ General, bạn bỏ chọn mục Automatic create drawing canvas when inserting AutoShape
7) Mỗi khi thực hiện thao tác copy/cut rồi paste thì xuất hiện nút Paste Options xuất hiện gây cản trở công việc
- Bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit, bỏ chọn mục Show Paste Options Buttons
Bài 3: Định Dạng Văn Bản
- Định dạng trang giấy dùng để soạn thảo văn bản
- Xác định được vị trí văn bản
- Định dạng cơ bản nội dung văn bản
Chức năng này cho phép bạn thiết lập cấu trúc và khổ giấy cho trang in Để kích hoạt, hãy mở menu File và chọn Page Setup, sau đó hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện.
The Margin settings allow you to customize the print layout by adjusting various parameters: the Top option sets the height of the top margin, the Bottom option determines the height of the bottom margin, the Left option controls the width of the left margin, and the Right option adjusts the width of the right margin Additionally, the Gutter option specifies the width of the document's spine, while the Gutter Position defines its placement Lastly, the Orientation setting lets you choose the printing direction on the paper, with options for Portrait (vertical) or Landscape (horizontal) layouts.
Thẻ Paper cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in phù hợp với từng loại máy in, bao gồm các kích thước như Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, trong đó khổ A4 thường được sử dụng cho văn bản Bạn cũng có thể thiết lập chiều rộng và chiều cao cho khổ giấy Ngoài ra, mục Preview giúp bạn xem trước cấu trúc trang in đã thiết lập.
The "Apply to" section allows you to specify the range of printed pages for the applied settings Selecting "Whole Document" applies the settings to the entire document, while "This point forward" applies them from the current page onward to the end of the document.
Định dạng font chữ
Để định dạng font chữ cho văn bản, bạn có thể sử dụng hộp thoại Font Đầu tiên, hãy chọn văn bản cần định dạng và vào menu Format để chọn Font Nếu bạn nhấn vào Font trước khi bắt đầu gõ, tất cả văn bản sau đó sẽ được hiển thị theo định dạng đã chọn cho đến khi bạn thay đổi định dạng một lần nữa.
- Vào Format Font hộp thoại font xuất hiện:
Font: Lựa chọn font chữ cho văn bản
Font style: Lựa chọn kiểu chữ
Bold Italic: Chữ đậm và nghiêng
Size: Lựa chọn cở chữ
Font color: Màu văn bản
Underline style: Kiểu đường gạch chân
Underline color: Màu đường gạch chân
Effects: Thiêt lập 1 số hiệu ứng tĩnh cho chữ
Superscript: Thiết lập chỉ số trên (Vd: X 2 )
Subscript: Thiết lập chỉ số trên (Vd: CH2)
Preview: Xem trước những thay đổi
Spacing: co dãn khoảng cách giữa các kí tự
Normal: Khoảng cách bình thường
Position: Thay đổi vị trí (lên hoặc xuống tại vị trí hiện tại) của kí tự
Normal: để tại vị trí mặc định
Raised: Đưa lên vị trí cao hơn
Lowered: Đưa xuống vị trí thấp hơn
Thẻ Text Effects: Thiết lập 1 số hiệu ứng động cho văn bản
By: tăng giảm bao nhiêu
By: tăng giảm bao nhiêu
Định dạng đoạn văn bản
Trong Microsoft Word, một đoạn văn bản được xác định là phần nội dung kết thúc bằng việc nhấn phím Enter, tạo ra một ký tự định dạng ẩn gọi là dấu ngắt đoạn Dấu ngắt đoạn, hay còn gọi là dấu ngắt dòng cứng, là một ký tự đặc biệt có chức năng điều khiển, nhưng chỉ hiển thị khi chế độ hiển thị các ký tự không được in được bật lên Mặc dù thường không nhìn thấy, các dấu ngắt đoạn luôn hiện hữu và ngay cả một dòng trắng cũng được coi là một đoạn văn do có dấu xuống dòng cứng kết thúc.
Các lệnh định dạng đoạn văn ảnh hưởng đến toàn bộ đoạn, với định dạng được lưu trữ trong dấu ngắt đoạn Định dạng được chọn cho đoạn hiện tại sẽ áp dụng cho đoạn tiếp theo Khi bắt đầu một đoạn mới, nó sẽ mang đặc điểm định dạng của đoạn trước Ngoài ra, khi xóa dấu ngắt đoạn, đoạn trước sẽ nhận các đặc điểm định dạng của đoạn tiếp theo.
- Hình dưới minh họa các đặc trưng định dạng đoạn văn:
- Theo mặc định, các đoạn được thiết lập giãn cách đơn, căn lề trái và không có thụt lề
Bạn có thể thay đổi các thiết lập mặc định của các đoạn bằng cách sử dụng hộp thoại Paragraph trên menu lệnh Format
Mục Aligment: chọn kiểu căn lề cho đoạn:
Justified – căn đều lề trái và lề phải
Left – căn đều lề trái
Right – căn đều lề bên phải
Center – căn giữa 2 lề trái và phải
Mục Indentation: thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang:
Left – khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái của trang văn bản
Right - khoảng cách từ lề phải của đoạn đến lề phải của trang văn bản
Ngầm định, hai khoảng cách này đều là 0
Trong mục Special, bạn có thể chọn các tùy chọn thụt dòng cho đoạn văn Nếu chọn "First line", bạn có thể thiết lập độ thụt dòng của dòng đầu tiên qua mục "By" Tùy chọn "Hanging" cho phép bạn điều chỉnh độ thụt dòng của các dòng thứ hai trở đi so với dòng đầu tiên, với khoảng cách được chỉ định trong mục "By" Cuối cùng, tùy chọn "None" sẽ hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng cho đoạn văn.
Mục Spacing: cho phép thiết lập các khoảng cách dòng:
Before – khoảng cách dòng giữa dòng đầu tiên của đoạn tới dòng cuối cùng của đoạn văn bản trên nó
After- để thiết lập khoảng cách dòng giữ dòng cuối cùng của đoạn với dòng đầu tiên của đoạn sau nó
Line Spacing - để chọn độ dãn dòng Ngầm định độ dãn dòng là 1 (Single)
Màn hình Preview cho phép xem trước những kết quả định dạng đoạn vừa thiết lập
Nhấn Ok để chấp nhận những thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn bản đang chọn, trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm
Trong Word, bạn có thể thay đổi định dạng văn bản bằng cách chọn các đoạn cần chỉnh sửa hoặc áp dụng định dạng trước rồi mới gõ nội dung muốn định dạng.
- Bảng dưới đây liệt kê các thuộc tính định dạng đoạn văn:
Căn lề Căn thẳng lề phải Căn thẳng lề trái
Căn thẳng giữa hai lề Căn thẳng cả hai lề
Thụt lề Thụt lề trái Thụt lề phải
Khoảng cách giữa các đoạn văn Khoảng cách tới đoạn trên Khoảng cách tới đoạn dưới
Dáng vẻ dòng đầu tiên Thụt lề dòng đầu Đoạn “treo”
Khoảng cách giữa các dòng Đơn 1,5 dòng
Kép Khoảng cách chính xác,
Chèn các ký tự đặc biệt
Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc chèn các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím, như , , , , là điều cần thiết Tính năng Insert Symbol trong Word giúp người dùng thực hiện thao tác này một cách đơn giản và hiệu quả.
- Chọn vị trí cần đăt ký tự đặc biệt, tiếp theo mở menu Insert Symbol… Hộp thoại Symbol xuất hiện:
Trong thẻ Symbols, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các ký tự đặc biệt để chèn vào văn bản Nếu không tìm thấy ký tự mong muốn, hãy thử tìm kiếm trong các danh mục khác bằng cách chọn một danh mục chứa các ký tự phù hợp.
Khi thấy ký tự cần tìm, có thể chèn chúng lên tài liệu bởi một trong hai cách sau:
Nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn hoặc
Chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút để chèn ký tự lên tài liệu
- Với tính năng này, bạn có thể chèn một lúc nhiều các ký tự đặc biệt lên tài liệu
Đặc biệt, có hai chức năng hữu ích khi sử dụng nhiều ký tự đặc biệt trong soạn thảo: gán tổ hợp phím nóng và thiết lập cụm từ viết tắt cho ký tự đặc biệt Việc gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Bạn có thể gán tổ hợp phím nóng cho mỗi ký tự đặc biệt, giúp việc soạn thảo trở nên dễ dàng hơn Khi cần chèn ký tự đặc biệt vào tài liệu, chỉ cần nhấn tổ hợp phím đã thiết lập trước đó.
Bước 1: Mở hộp thoại Symbol
Bước 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự đó để chọn:
Bước 3: Nhấn nút Shortcut Key , hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện:
Để gán phím tắt, hãy đặt con trỏ tại mục "Press new shortcut key" và nhấn tổ hợp phím nóng mong muốn Ví dụ, nếu bạn muốn gán tổ hợp phím Alt + O cho ký tự , hãy nhấn Alt + O, sau đó nhấn nút "Assign" để xác nhận Cuối cùng, nhấn "Close" để đóng hộp thoại.
Sau khi thiết lập tổ hợp phím tắt cho ký tự , bạn chỉ cần nhấn Alt + O để chèn ký tự này vào tài liệu mà không cần quay lại tính năng Insert Symbol.
sẽ được chèn vào vị trí mà con trỏ đang đứng c Gán từ viết tắt cho ký tự đặc biệt
Ngoài việc gán phím tắt cho ký tự đặc biệt, tính năng AutoCorrect cũng cho phép chúng ta thay thế tổ hợp ký tự bằng ký tự đặc biệt một cách tự động.
Ví dụ, để chèn ký tự đặc biệt bạn có thể gán nó bởi tổ hợp ký tự mc, cách làm như sau:
Bước 1: Khởi động tính năng Insert Symbol
Bước 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự đó để chọn:
Bước 3: Nhấn chuột lên nút AutoCorrect, hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:
Để gán một ký tự đặc biệt, hãy nhập tổ hợp ký tự cần thiết vào mục "Replace" Ví dụ, nếu bạn muốn gán tổ hợp ký tự "mc" cho ký tự đặc biệt , hãy gõ "mc" vào mục này.
Bước 4: nhấn nút Add để đồng ý cho việc gán vừa rồi Cuối cùng nhấn Ok để đóng hộp thoại
- Giả sử bạn đã thiết lập mc cho ký tự như trên, nếu phải gõ nội dung: vui ghê ch ỉ cần g õ vui ghê mc
Đánh dấu đầu đoạn và đánh số thứ tự tự động
- Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây:
Để đánh dấu đầu dòng, đầu tiên bạn cần đặt con trỏ vào đoạn văn cần định dạng Sau đó, kích hoạt tính năng đánh dấu đầu dòng bằng cách truy cập vào menu: Định dạng (Format) → Đánh dấu đầu dòng và Đánh số (Bullets and Numbering), một hộp thoại sẽ xuất hiện để bạn thực hiện các tùy chỉnh cần thiết.
Bước 2: Thiết lập thông tin về dấu đầu đoạn ở thẻ Bulleted như sau:
Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập
Nhấn nút Customize để thực hiện một vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet đang chọn hoặc thay đổi kiểu bullet
Nút font giúp định dạng font cho bullet vừa chọn
Nhấn vào nút character… để chọn 1 kiểu bullet là 1 kí tự đặc biệt (symbol)
Nút picture để chọn một kiểu bullet là các hình ảnh khác
Bullet position: để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép trong lề bên trái tài liệu
Tab space after: Để thiết lập khoảng cách từ hàng đầu tiên trong đoạn văn bản (text) tới mép trong lề trái của tài liệu
Để thiết lập khoảng cách giữa các hàng trong đoạn văn bản và mép lề trái của tài liệu, bạn cần sử dụng chức năng indent Đồng thời, bạn cũng có thể áp dụng đánh số thứ tự tự động để sắp xếp nội dung một cách khoa học và dễ theo dõi.
- Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, hãy làm theo các bước sau đây:
To create an index number in your document, first, place the cursor on the section you want to number Then, activate the numbering feature by navigating to the Format menu, selecting Bullets and Numbering, and choosing the Numbered option, which will bring up a dialog box.
Bước 2: Thiết lập thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbered như sau:
Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số chỉ mục muốn thiết lập
Nút Customize , để định dạng cho số chỉ mục này bởi hộp thoại sau:
Ý nghĩa các mục tin trên hộp thoại này như sau:
Nút Font…, cho phép chọn kiểu phông chữ cho số chỉ mục
Mục "Start at" cho phép người dùng chọn chỉ mục đầu tiên để bắt đầu đánh số Nếu chọn 1, hệ thống sẽ đánh số từ 1 trở đi là 1, 2, 3, Tuy nhiên, nếu chọn 5, thì các chỉ mục sẽ được đánh số từ 5 trở đi, tức là 5, 6, 7,
Mục Number position để thiết lập vị trí của chỉ mục trên đoạn văn bản
Text position để thiết lập khoảng cách văn bản so với mép lề của trang tài liệu.
Chuyển đổi các ký tự hoa thường
- Lựa chọn nội dung văn bản cần chuyển đổi Vào menu Format Change Case… xuất hiện hộp thoại:
Sentence case: Kí tự đầu tiên mỗi hàng được viết hoa, còn lại viết thường tất cả
lowercase: Viết thường tất cả
Title Case: Viết hoa kí tự đầu tiên của mỗi từ
tOGGLE cASE: kí tự đầu tiên của mỗi từ được viết thường còn lại viết hoa.
Chia cột văn bản
- Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột
- Bước 2: Vào menu Format Columns Hộp thoại Columns xuất hiện:
Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các ý nghĩa như sau:
Ý nghĩa các hộp chọn ở mục Presets như sau:
Left: chia văn bản thành 2 cột, cột bên trái có chiều rộng bằng một nửa cột bên phải
Right: chia văn bản thành 2 cột, cột bên phải có chiều rộng bằng một nửa cột bên trái
Bạn có thể thiết lập số cột cần tạo ra nhiều hơn bằng cách gõ số cột vào mục Number of Columns
Mục Width and Spacing cho phép người dùng thiết lập chiều rộng và khoảng cách giữa các cột Bạn có thể dễ dàng thay đổi giá trị của mục Width bằng cách sử dụng chuột hoặc gõ, và độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh tương ứng Để xem trước kết quả, hãy tham khảo hình ảnh trong mục Preview Ngoài ra, bạn cũng có thể điều chỉnh giá trị của mục Spacing để thay đổi khoảng cách giữa các cột.
Khi chọn mục "Equal columns width", khoảng cách và độ rộng giữa các cột kề nhau sẽ trở nên đồng đều Nếu bạn muốn điều chỉnh độ rộng của từng cột hoặc thay đổi khoảng cách giữa các cột, hãy bỏ chọn tùy chọn này.
B à i 4 : M ộ t s ố đ ị n h d ạ n g n â n g c a o mục này Khi đó, có thể điều chỉnh độ rộng hoặc khoảng cách giữa hai cột nào đó một cách trực tiếp
Hãy quan sát mục Col #: để biết được cột sẽ cần điều chỉnh và không quên xem hộp Preview để nhìn thấy trước được kết quả sẽ đạt được
Mục Apply to: cho biết phạm vi văn bản sẽ chia thành các cột
Nếu chọn Seleted Text thì chỉ chia cột cho văn bản đã được chọn (bôi đen)
Nếu chọn Whole Document, toàn bộ các trang văn bản sẽ được chia cột theo thiết lập như trên.
Sửa lại định dạng
- Để sửa lại định dạng cột đã chia, hãy làm theo 2 bước
Bước 1: Đặt điểm trỏ vào một vị trí bất kỳ trên vùng văn bản đã chia cột
Bước 2: Vào menu Format Columns , Hộp thoại Columns xuất hiện cho phép chỉnh sửa các thông số về các cột đã chia
II> Tạo ký tự lớn đầu đoạn:
Tính năng DropCap của word giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu tiên cho một đoạn văn bản.
Cách tạo
- Để tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần tạo chữ cái lớn đầu đoạn khởi động tính năng
Drop Cap bằng cách: vào menu Format Drop Cap Hộp thoại Drop cap xuất hiện:
Bước 2: thiết lập các thông số cho chữ lớn này:
Mục Position- để chọn kiểu chữ cần đặt
Có 3 kiểu chữ là: None – không thiết lập Dropped và In Margin Hãy xem mẫu trên hình
Hộp Font:- chọn phông chữ cho chữ cái này
Mục Line to drop:- thiết lập số dòng văn bản làm chiều cao cho chữ
Mục Distance from text: gõ vào khoảng cách từ chữ cái lớn này đến ký tự tiếp theo nó
Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất.
Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn
- Để thay đổi lại chữ cái lớn đầu đoạn đã tạo được, hãy làm nh- sau:
Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần sửa chữ cái lớn đầu đoạn, khởi động tính năng Drop Cap
Bước 2: Thực hiện thiếp lập lại các thông số trên hộp thoại này Cuối cùng nhấn OK để chấp nhận sự thay đổi
- Tab là một công cụ được Word cung cấp nhằm giúp người sử dụng thiết đặt các điểm dừng cho văn bản.
Các loại Tab
Loại Tab Biểu tượng Tác dụng
Tab trái Căn chỉnh văn bản thẳng bên trái của Tab
Tab phải Căn chỉnh văn bản thằng bên phải của Tab
Tab giữa Đặt văn bản ở giữa 2 bên của Tab
Tab thập phân Căn chỉnh các số dọc 1 vị trí thập phân
Thanh Chèn 1 thanh dọc tại điểm dừng Tab
Cách đặt Tab (gieo Tab)
Để đặt điểm Tab, hãy nhấp vào biểu tượng Tab ở góc trái của thanh thước ngang cho đến khi xuất hiện biểu tượng loại Tab mong muốn Sau đó, di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần đặt Tab trên thanh thước ngang và nhấp chuột để xác nhận Bạn có thể đặt nhiều điểm Tab khác nhau và nhiều loại Tab khác nhau cùng một lúc.
Để sử dụng hiệu quả điểm Tab, con trỏ văn bản cần được đặt đúng vị trí của điểm Tab Để di chuyển con trỏ đến điểm này, người dùng chỉ cần nhấn phím Tab trên bàn phím; mỗi lần nhấn, con trỏ sẽ di chuyển đến điểm Tab gần nhất.
Cách xóa điểm Tab
Để bỏ các điểm Tab không mong muốn trong văn bản, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột đến điểm Tab cần hủy trên thanh thước ngang Sau đó, nhấn giữ chuột vào điểm Tab đó và kéo ra khỏi thanh thước để xóa.
IV> Thanh công cụ định dạng:
Cho phép thực hiện nhanh một số thao tác địng dạng văn bản cơ bản
Lựa chọn font chữ cho văn bản Chọn cỡ chữ
Xác định phong cách chữ Canh chỉnh vị trí đoạn văn bản Thay đổi độ giãn dòng
Thay đổi màu chữ V> Sao chép định dạng:
Nếu bạn có một đoạn văn bản đã được định dạng và muốn áp dụng định dạng đó cho các phần khác trong tài liệu, bạn có thể sao chép định dạng một cách dễ dàng Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:
Bôi đen đoạn văn bản đã định dạng trước đó
Sao chép định dạng văn bản bằng cách kích vào nút Format Painter trên thanh công cụ chuẩn
Áp dụng định dạng được sao chép bằng cách bôi đen đoạn văn bản cần sao chép định dạng đến.
Chèn ảnh từ 1 tập tin
- Để chèn ảnh từ một tệp tin lên tài liệu, bạn làm như sau:
- Vào menu Insert Picture From file, hộp thoại Insert Picture xuất hiện cho phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn lên tài liệu:
- Chọn tập tin ảnh muốn chèn và nhấn Insert để hoàn tất
- Ảnh từ tệp đã chọn được chèn lên tài liệu cùng thanh công cụ Picture giúp bạn thực
B à i 5 : H ì n h ả n h Để chèn thêm 1 ảnh Định dạng màu cho ảnh Điều chỉnh độ tương phản cho ảnh Điều chỉnh độ sáng, tối của ảnh Dùng để cắt ảnh
Sử dụng công cụ để xoay hình ảnh, chọn kiểu đường viền phù hợp cho ảnh, và điều chỉnh chế độ chèn ảnh với văn bản Bật các tính năng định dạng đối tượng ảnh để tối ưu hóa hiển thị, đồng thời có thể hủy bỏ các định dạng ảnh không cần thiết.
- Trong trường hợp không xuất hiện thanh công cụ picture, ta có thể mở ra bằng cách vào menu View Toolbars Picture
Chèn ảnh từ thư viện ảnh
- Để chèn ảnh từ th- viện ảnh Clip Gallery lên tài liệu, bạn làm nh- sau:
- Mở menu Insert Picture Clip Art, hộp thoại Insert ClipArt xuất hiện cho phép tìm hình ảnh cần chèn lên tài liệu:
- Nhập chủ đề ảnh mà bạn muốn tìm vào mục search for
click vào Go để Word để tiến hành tìm
Tất cả các hình ảnh mà Word tìm thấy sẽ được hiển thị trong khu vực bên dưới Để chèn ảnh vào vùng làm việc, bạn chỉ cần nhấp vào ảnh mong muốn Khi ảnh đã được chèn, mọi thao tác định dạng sẽ tương tự như khi chèn ảnh bằng phương pháp fromfile.
II> Tạo chữ nghệ thuật
Chèn chữ nghệ thuật
- Để chèn một dòng chữ nghệ thuật (Word Art) lên tài liệu, bạn làm như sau:
- Vào menu insert Picture WordArt… Xuất hiện hộp thoại
- Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, bằng cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mà bạn muốn
- Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo ở mục Text trên hộp thoại Edit WordArt Text
- Bạn có thể chọn phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho đoạn văn bản này
- Nhấn Ok để kết thúc Dòng chữ nghệ thuật sẽ được hiện lên tài liệu.
Hiệu chỉnh
- Bạn có thể thực hiện các phép hiệu chỉnh cho dòng chữ nghệ thuật đã tạo được bởi thanh công cụ WordArt:
- Ý nghĩa các nút lệnh trên thanh công cụ này như sau:
Insert WortArt: cho phép chèn thêm 1 đối tượng chữ nghệ thuật ra vùng làm việc
Edit text: thay đổi nội dung chữ nghệ thuật đã được chèn ra vùng làm việc
Wortart galery: Mở lại hộp thoại Wortart Galery cho phép chọn lại kiểu chữ nghệ thuật Format Object: giúp dịnh dạng màu cho khối chữ
WortArt Shape: Lựa chọn kiểu uốn dẻo cho chữ nghệ thuật
Text Wrapping: Thay đổi chế độ của chữ nghệ thuật so với văn bản
WortArt Same Letter Heights: Thay đổi độ cao của các kí tự trong từ của chữ nghệ thuật
(cao ngang bằng nhau hoặc thể hiện như thông thường) WortArt Vertical Text: Để thay đổi hướng văn bản
WortArt Alignment: Canh chỉnh lề văn bản trong chữ nghệ thuật
WortArt Character Spacing: Thay đổi khoảng cách giữa các kí tự trong từ của chữ nghệ thuật
III> Sử dụng các khối hình AutoShape
- Để sử dụng một mẫu hình trong AutoShapes, Bạn làm như sau:
- Vào menu Insert Picture AutoShape xuất hiện hộp thoại
Nhấp vào từng nhóm hình để chọn hình ảnh bạn muốn vẽ, sau đó sử dụng thao tác nhấn giữ chuột và kéo rê để tạo đối tượng trong khu vực làm việc.
- Để có thể nhập văn bản vào 1 đối tượng AutoShape, ta R_Click vào đối tượng AutoShape đó AddText Tiến hành nhập văn bản vào đối tượng đó
IV> Chèn công thức toán học
Word cung cấp công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng soạn thảo các công thức toán học, từ đơn giản đến phức tạp Để tạo công thức, bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn cụ thể.
- Ở vị trí cần chèn công thức toán học, vào menu Insert Object xuất hiện hộp thoại sau:
Để soạn thảo công thức toán học, bạn hãy mở hộp thoại và chọn Microsoft Equation 3.0, sau đó nhấn OK Một thanh công cụ cùng với một vùng soạn thảo sẽ xuất hiện, cho phép bạn sử dụng các công cụ trên thanh để tiến hành soạn thảo công thức một cách dễ dàng.
- Mọi thao tác định dạng đối với công thức toán học sau khi được chèn ra tương tự nh- thao tác định dạng đối với hình ảnh thông thường
V> Thanh công cụ vẽ - Drawing
Để làm việc hiệu quả với môi trường đồ họa trên Word, bạn cần sử dụng thanh công cụ Drawing, nơi cung cấp nhiều nút tính năng hữu ích để định dạng các khối hình vẽ.
- Nếu chưa nhìn thấy thanh công cụ này có thể bật bằng cách vào View Toolbar Drawing
- Ý nghĩa các nút lệnh trên thanh công cụ này như sau:
Text Wrapping: Lựa chọn chế độ của hình ảnh so với văn bản
Rotate or Flip: Cho phép xoay hoặc lật hình
Khi làm việc với nhiều hình ảnh, bạn có thể sử dụng chức năng "Canh chỉnh" hoặc "Phân phối" để điều chỉnh vị trí của các đối tượng Chức năng này chỉ có tác dụng khi bạn chọn ít nhất hai hình ảnh trở lên, giúp tạo ra sự đồng nhất và chuyên nghiệp trong thiết kế của bạn.
Order: Thay đổi trật tự sắp xếp giữa các hình
Group: Gộp nhóm tất cả các hình ảnh thành 1 hình duy nhất (chỉ sử dụng được khi lựa chọn ít nhất 2 hình)
Ungroup: Tách hình ảnh đã được gộp nhóm thành các hình rời rạc
Select Objects: Được sử dụng để lựa chọn các đối tượng hình ảnh Được sử dụng để vẽ các đối tượng Autoshape (tương tự việc vào
Insert Picture Autoshape) Dùng để vẽ các hình khối đơn giản
Textbox: Tạo ra 1 ô hình chữ nhật (hoặc hình vuông) cho phép chứa văn bản bên trong nó
Insert WortArt: Chèn chữ nghệ thuật
Insert ClipArt: Chèn ảnh ra vùng làm việc từ thư viện hình ảnh
Insert Picture: Chèn ảnh từ 1 tập tin
Fill Color: Định dạng màu nền cho 1 hình ảnh
Line Color: Chọn màu cho đường viền của hình ảnh
Font Color: Chọn màu cho chữ
Line Style: Chọn kiểu đường viền (hoặc đường thẳng)
Dash Style: Chọn kiểu nét đứt đoạn cho đường
Arrow Style: Chọn kiểu đường mũi tên
Shadow Style: Tạo bóng cho hình vẽ
3-D Style: Chọn khối hình trong không gian 3 chiều
- Nắm được các phương pháp tạo bảng
- Hiệu chỉnh định dạng bảng, di chuyển – lựa chọn bảng
- Sắp xếp dữ liệu trong bảng
I> Tạo bảng o Cách 1: Sử dụng hộp thoại Insert Table
- Vào menu Table Insert Table xuất hiện hộp thoại Insert Table như hình sau:
Number of columns: Số cột cần tạo trong bảng mới
Number of rows: Số hàng cần tạo
AutoFit behavior: Thiết lập 1 số các thuộc tính tự động canh chỉnh
Chiều rộng cột cố định: Bạn có thể chọn chế độ Auto để tự động điều chỉnh chiều rộng cột hoặc nhập độ rộng cụ thể cho từng cột Tuy nhiên, nên ưu tiên chọn chế độ Auto để dễ dàng điều chỉnh chiều rộng các cột sau này.
AutoFit to contents: tự động điều chỉnh độ rộng các cột khít với dữ liệu trong cột ấy
AutoFit to window: tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn bản
Nên chọn kiểu Auto của mục Fixed column with
- Nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu o Cách 2: Sử dụng thanh công cụ
Để chèn một bảng vào tài liệu, bạn chỉ cần nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ Standard Sau đó, một bảng chọn sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn số dòng và số cột cho bảng.
- Hình dưới đây chọn một bảng mới với 3 dòng và 3 cột Sau khi thực hiện lệnh trên, sẽ thu được kết quả như sau:
II> Thao tác di chuyển - lựa chọn bảng
Có nhiều cách để di chuyển trong bảng, bao gồm việc nhấn các phím mũi tên, nháy chuột vào ô mong muốn hoặc sử dụng phím Tab Khi sử dụng chuột, bạn chỉ cần nháy vào ô để đặt điểm chèn Nếu dùng bàn phím, bạn có thể áp dụng các tổ hợp phím để di chuyển và đặt điểm chèn trong bảng một cách hiệu quả.
- Bảng sau đây giải thích cách sử dụng các phím:
Sử dụng phím Để di chuyển
Tab Đến ô tiếp theo hoặc thêm vào một hàng mới nếu điểm chèn nằm ở ô phía dưới bên phải của bảng
Nháy phím Tab để chọn dữ liệu của ô tiếp theo
Shift+Tab Đến ô trước đó
Phím mũi tên lên Đến hàng trước đó
Phím mũi tên xuống Đến hàng tiếp theo
Phím mũi tên trái Đến ký tự trước đó
Phím mũi tên phải Đến ký tự tiếp theo
Alt+Home Đến ô đầu tiên trong hàng
Alt+End Đến ô cuối cùng trong hàng
Alt+Page Up Đến ô đầu tiên trong cột
Alt+Page Down Đến ô cuối cùng trong cột
Để định dạng ô, cột hoặc hàng trong bảng, như thay đổi phông chữ, bạn cần chọn phần văn bản muốn thay đổi Có thể thực hiện lựa chọn này bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột.
Toàn bộ bảng Nhấn Alt+5 (sử dụng vùng phím số và phím Num Lock tắt) hoặc nháy chuột vào ô điều khiển di chuyển bảng
Các ô liên tiếp Nhấn Shift+phím mũi tên hoặc kéo thả con trỏ chuột qua các ô
Một hàng Nháy vào vùng chọn ở bên trái của hàng
Một cột Nháy chuột vào đỉnh của cột khi mũi tên chỉ xuống xuất hiện.
Trộn và tách các ô trong bảng
- Để gộp (trộn) các ô trong bảng lại với nhau, ta làm nh- sau: Lựa chọn các ô cần trộn (Các ô liền kề nhau), vào menu Table Merge Cells
- Ngược lại để tách một ô thành nhiều ô, ta lựa chọn ô muốn tách Vào menu Table Split Cells Xuất hiện hộp thoại
Nhập số hàng và số cột muốn tách vào 2 mục:
Number of columns: Số cột muốn tách
Number of rows: Số hàng muốn tách.
Định dạng dữ liệu trong ô
- Việc định dạng phông chữ, màu chữ trên bảng biểu thực hiện theo như phần định dạng văn bản thông thường
Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng
Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng:
Bạn có thể định dạng hướng văn bản trong ô theo chiều dọc hoặc chiều ngang Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Chọn ô cần định dạng hướng
Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện:
Hãy dùng chuột nhấn vào hướng muốn thiết lập ở mục Orientation
Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất
Khi sử dụng Tab trong bảng, các thao tác thực hiện giống như khi sử dụng Tab trong văn bản thông thường Tuy nhiên, để di chuyển con trỏ đến điểm Tab trong bảng, bạn cần sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Tab thay vì chỉ phím Tab như trong văn bản.
Tô nền và kẻ viền cho bảng
- Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau:
Bước 1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô nền hay đặt viền
Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn Border and Shading…
Hộp thoại Border and Shading xuất hiện:
Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn:
Mục Style: chọn kiểu đường định thiết lập
Mục Color: chọn màu cho đường thẳng
Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đường
Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview
Để thiết lập định dạng cho các ô trong bảng, bạn có thể sử dụng mục "Apply to:" để chọn phạm vi áp dụng Nếu chọn "Table", định dạng sẽ được áp dụng cho toàn bộ bảng, trong khi lựa chọn "Cell" chỉ áp dụng cho các ô đã chọn.
Nhấn Ok để kết thúc công việc
Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng:
Mục Fill cho phép bạn chọn màu sắc để tô, với một hộp màu đa dạng có sẵn Bạn cũng có thể nhấn nút "More Colors " để tự do lựa chọn những màu sắc khác theo ý thích.
Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô cấn tô mầu nền: o Table – tô toàn bộ bảng o Cell- chỉ tô cho các ô đã chọn
Nhấn Ok để kết thúc công việc
Bạn có thể thực hiện các phép tính đơn giản trong Word, tương tự như một bảng tính điện tử Mặc dù Word không mạnh mẽ như Excel, nhưng nó vẫn có khả năng xử lý các phép toán cơ bản một cách hiệu quả.
- Tính tổng: Giả sử có một bảng số liệu như sau:
TT Họ Tên Lương Phụ Cấp Thực Lĩnh
Hàm tính tổng SUM của Word để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ?
Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng:
Bước 2: Mở menu Table Formula , hộp thoại Formula xuất hiện:
Ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có 3 loại công thức tính tổng:
=SUM(ABOVE) – tính tổng các dòng từ trên dòng đặt điểm trỏ Công thức này được áp dụng để tính tổng cho dòng Tổng cộng
=SUM(LEFT) – tính tổng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ Công thức này được áp dụng tính tổng cho cột Thực lĩnh ( = Lương + Phụ cấp)
Tương tự, =SUM(RIGHT) – tính tổng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ
Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc tính tổng
- Tính trung bình cộng: Giả sử có bảng số liệu sau:
TT Họ Tên Môn 1 Môn 2 Trung bình
Hàm tính trung bình cộng AVERAGE của Word để điền giá trị vào các ô có dấu ?
Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần tính Ví dụ một ô trên dòng TB chung cả lớp:
Bước 2: Mở menu Table Formula , hộp thoại Formula xuất hiện:
Ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có 3 loại công thức tính trung bình cộng:
Hàm =AVERAGE(ABOVE) được sử dụng để tính trung bình cộng các giá trị trong các dòng nằm trên dòng có điểm đặt trỏ Công thức này rất hữu ích trong việc xác định giá trị trung bình cho toàn bộ lớp học.
Công thức =AVERAGE(LEFT) được sử dụng để tính trung bình cộng cho các dòng bên trái vị trí con trỏ Cách tính trung bình cho cột Trung bình được thực hiện bằng công thức = (Môn 1 + Môn 2)/2.
Tương tự, =AVERAGE(RIGHT) – tính trung bình cộng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ
Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc tính trung bình cộng
VI> Sắp xếp dữ liệu trong bảng
- Dữ liệu trên bảng có thể được sắp xếp theo một thứ tự nào đó
- Giả sử có bảng dữ liệu sau:
TT Họ Đệm Tên Điểm Trung Bình
- Sắp xếp bảng theo Tên và Họ đệm
- Đặt con trỏ văn bản lên bảng cần sắp xếp rồi mở menu Table Sort , hộp thoại Sort xuất hiện:
- Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại này như sau:
Mục Sort by: chọn cột đầu tiên cần sắp xếp (cột Tên)
Mục Type : chọn kiểu dữ liệu của cột đó để
Text – kiểu ký tự, Number – kiểu số học và Date – kiểu ngày
Mục Ascending và Descending: Chọn kiểu sắp xếp cho cột
Các mục Then By được sử dụng để so sánh các giá trị khi trường đầu tiên có sự trùng lặp Ví dụ, nếu tên giống nhau, hệ thống sẽ tiếp tục sắp xếp theo họ đệm.
Mục "My list" cho phép người dùng chọn "Header row" để xác định dòng đầu tiên của bảng là dòng tiêu đề và không tham gia vào quá trình sắp xếp Ngược lại, nếu chọn "No header row", máy tính sẽ sắp xếp cả dòng đầu tiên của bảng, phù hợp khi bảng không có dòng tiêu đề.
- Cuối cùng nhấn OK để thực hiện.