GIÁO TRÌNH MICROSOFT WORD 2016 hoan chinh

Giáo trình Word 2016, tài liệu word 2016, MỤC LỤC PHẦN I. GIỚI THIỆU VÀ NHỮNG THIẾT LẬP CƠ BẢN 4 I.1. Giới thiệu và màn hình khởi động 4 I.1.1. Giới thiệu màn hình khởi động 4 I.1.2. Thanh công cụ nhanh (Customize Quick Access Toolbar) 5 I.1.3. Sử dụng các tùy chọn hiển thị (Ribbon Display Options) 5 I.1.4. Lưu trữ file Word với nhiều định dạng khác nhau 6 I. 1.5. Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo 6 I.2. Các thiết lập mặc định cơ bản trong Word 7 1.2.1.Thiết lập đơn vị trên thanh thước 7 I.2.2. Thiết lập phông chữ mặc định 7 I.2.3. Thiết lập về dòng và đoạn văn bản mặc định 7 I.2.4. Bỏ dòng gợn màu xanh, đỏ trên văn bản khi nhập tiếng Việt 8 I.2.5. Thiết lập chế độ tự động lưu văn bản 8 I.2.6. Thiết lập lề mặc định 8 PHẦN II. SOẠN THẢO VĂN BẢN 9 II.1. Khái niệm văn bản 9 II.1.1. Văn bản thô 9 II.1.2. Một số thuật ngữ thường dùng 9 II.2. Các thao tác với một tệp văn bản 10 II.2.1. Tạo một văn bản mới 10 II.2.2. Lưu lại văn bản 11 II.2.4. Đóng văn bản hiện thời 13 II.2.5. Thoát khỏi ứng dụng 14 PHẦN 3. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 15 III.1. Định dạng văn bản (text) 15 III.1.1. Cách thay đổi phông chữ và các kiểu hiển thị khác nhau 15 III.1.2. Cách ghi chỉ số trên, chỉ số dưới 16 III.1.3. Cách thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản 16 III.1.4. Cách chuyển đổi chữ hoa chữ thường 16 III.1.5. Cách ngắt từ (hyphennation) khi xuống dòng 17 II.2. Định dạng đoạn văn 17 III.2.1. Khái niệm đoạn văn bản và cách chọn một đoạn văn bản 17 III.2.2. Cách thêm, bỏ các dấu đoạn, dấu ngắt dòng 18 III.2.3. Cách thụt lề và căn lề 19 III.2.4. Cách sử dụng bước nhảy của Tab trong văn bản 21 III.2.5. Cách đánh dấu, số tự động 22 III.2.6. Cách tạo đường viền, nền cho một đoạn văn 24 III.3. Kiểu dáng (Style) 25 III.3.1. Cách áp dụng một kiểu dáng 25 III.3.2. Cách sử dụng công cụ sao chép định dạng (Format Painter) 26 PHẦN IV. CHÈN CÁC ĐỐI VÀO VĂN BẢN 27 IV.1. Tạo bảng 27 IV.1.1. Cách tạo bảng 27 IV.1.2. Cách nhập và định dạng dữ liệu trong các ô của bảng 28 IV.1.3. Cách chọn dòng, cột, ô hoặc toàn bộ bảng 28 IV.1.4. Cách thêm, xóa dòng và cột 28 IV.1.5. Cách sửa đổi chiều rộng của cột, chiều cao của dòng 29 IV.1.6. Cách thay đổi đường viền và màu nền 30 IV.1.7. Cách xóa bảng khỏi văn bản 31 IV.2. Chèn đối tượng đồ họa 31 IV.2.1. Cách chèn hình ảnh 31 IV.2.2. Chèn hình vẽ (Shapes) 32 IV.2.3. Cách chèn biểu đồ 32 IV.2.4. Chèn Smart Art 33 IV.2.5 Chèn hộp văn bản 34 IV.2.6. Các thao tác với các đối tượng đồ họa 34 IV.3. Chèn công thức toán (Equations), ký tự đặc biệt (Symbols) 35 IV.3.1. Chèn công thức toán 35 IV.3.2. Chèn kí tự đặc biệt (Symbol) 36 IV.4. Chèn tiêu đề đầu (Header) , tiêu đề cuối (Footer) 36 IV.4.1. Chèn tiêu đề đầu 36 IV.4.2. Chèn tiêu đề cuối 37 IV.4.3. Chỉnh sửa tiêu đề đầu, tiêu đề cuối. 37 IV.5. Chèn đối tượng tham chiếu 37 IV.5.1. Cách thêmxóa chú thích tại chân trang , cuối bài 37 IV.5.2. Chèn liên kết (Hyperlink) 38 IV.6. chèn số trang 38 PHẦN V – IN ẤN VÀ BẢO VỆ VĂN BẢN 40 V.1. In ấn văn bản 40 V.1.1. Định dạng văn bản trước khi in 40 V.1.2. Thực hiện in ấn 40 V.2. Bảo vệ văn bản 44 V.2.1. Đặt mật khẩu cho văn bản 44 V.2.2. Thiết lập chế độ chỉ đọc cho văn bản 45

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU VÀ NHỮNG THIẾT LẬP CƠ BẢN 4

I.1 Giới thiệu và màn hình khởi động 4

I.1.1 Giới thiệu màn hình khởi động 4

I.1.2 Thanh công cụ nhanh (Customize Quick Access Toolbar) 5

I.1.3 Sử dụng các tùy chọn hiển thị (Ribbon Display Options) 5

I.1.4 Lưu trữ file Word với nhiều định dạng khác nhau 6

I 1.5 Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo 6

I.2 Các thiết lập mặc định cơ bản trong Word 7

1.2.1.Thiết lập đơn vị trên thanh thước 7

I.2.2 Thiết lập phông chữ mặc định 7

I.2.3 Thiết lập về dòng và đoạn văn bản mặc định 7

I.2.4 Bỏ dòng gợn màu xanh, đỏ trên văn bản khi nhập tiếng Việt 8

I.2.5 Thiết lập chế độ tự động lưu văn bản 8

I.2.6 Thiết lập lề mặc định 8

PHẦN II SOẠN THẢO VĂN BẢN 9

II.1 Khái niệm văn bản 9

II.1.1 Văn bản thô 9

II.1.2 Một số thuật ngữ thường dùng 9

II.2 Các thao tác với một tệp văn bản 10

II.2.1 Tạo một văn bản mới 10

II.2.2 Lưu lại văn bản 11

II.2.4 Đóng văn bản hiện thời 13

II.2.5 Thoát khỏi ứng dụng 14

PHẦN 3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 15

III.1 Định dạng văn bản (text) 15

III.1.1 Cách thay đổi phông chữ và các kiểu hiển thị khác nhau 15

III.1.2 Cách ghi chỉ số trên, chỉ số dưới 16

III.1.3 Cách thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản 16

III.1.4 Cách chuyển đổi chữ hoa/ chữ thường 16

III.1.5 Cách ngắt từ (hyphennation) khi xuống dòng 17

II.2 Định dạng đoạn văn 17

III.2.1 Khái niệm đoạn văn bản và cách chọn một đoạn văn bản 17

III.2.2 Cách thêm, bỏ các dấu đoạn, dấu ngắt dòng 18

III.2.3 Cách thụt lề và căn lề 19

III.2.4 Cách sử dụng bước nhảy của Tab trong văn bản 21

III.2.5 Cách đánh dấu, số tự động 22

III.2.6 Cách tạo đường viền, nền cho một đoạn văn 24

III.3 Kiểu dáng (Style) 25

III.3.1 Cách áp dụng một kiểu dáng 25

III.3.2 Cách sử dụng công cụ sao chép định dạng (Format Painter) 26

PHẦN IV CHÈN CÁC ĐỐI VÀO VĂN BẢN 27

IV.1 Tạo bảng 27

IV.1.1 Cách tạo bảng 27

IV.1.2 Cách nhập và định dạng dữ liệu trong các ô của bảng 28

IV.1.3 Cách chọn dòng, cột, ô hoặc toàn bộ bảng 28

IV.1.4 Cách thêm, xóa dòng và cột 28

IV.1.5 Cách sửa đổi chiều rộng của cột, chiều cao của dòng 29

IV.1.6 Cách thay đổi đường viền và màu nền 30

IV.1.7 Cách xóa bảng khỏi văn bản 31

IV.2 Chèn đối tượng đồ họa 31

IV.2.1 Cách chèn hình ảnh 31

IV.2.2 Chèn hình vẽ (Shapes) 32

IV.2.3 Cách chèn biểu đồ 32

IV.2.4 Chèn Smart Art 33

IV.2.5 Chèn hộp văn bản 34

IV.2.6 Các thao tác với các đối tượng đồ họa 34

IV.3 Chèn công thức toán (Equations), ký tự đặc biệt (Symbols) 35

IV.3.1 Chèn công thức toán 35

IV.3.2 Chèn kí tự đặc biệt (Symbol) 36

IV.4 Chèn tiêu đề đầu (Header) , tiêu đề cuối (Footer) 36

IV.4.1 Chèn tiêu đề đầu 36

IV.4.2 Chèn tiêu đề cuối 37

IV.4.3 Chỉnh sửa tiêu đề đầu, tiêu đề cuối 37

IV.5 Chèn đối tượng tham chiếu 37

IV.5.1 Cách thêm/xóa chú thích tại chân trang , cuối bài 37

IV.5.2 Chèn liên kết (Hyperlink) 38

IV.6 chèn số trang 38

PHẦN V – IN ẤN VÀ BẢO VỆ VĂN BẢN 40

V.1 In ấn văn bản 40

V.1.1 Định dạng văn bản trước khi in 40

V.1.2 Thực hiện in ấn 40

V.2 Bảo vệ văn bản 44

V.2.1 Đặt mật khẩu cho văn bản 44

V.2.2 Thiết lập chế độ chỉ đọc cho văn bản 45

PHẦN I GIỚI THIỆU VÀ NHỮNG THIẾT LẬP CƠ BẢN

I.1 Giới thiệu và màn hình khởi động

I.1.1 Giới thiệu màn hình khởi động

Mở Microsoft Word 2016, chúng ta sẽ thấy 5 thông tin và sự lựa chọn hiểnthị tại màn hình khởi động (Xem hình):

1 Các file đã mở gần đây nhất, dưới cùng nếu click chọn Open OrtherDocument, bạn sẽ mở được các file Word từ trong máy tính hoặc từ điện toán đámmây với tài khoản One Driver của chủ sở hữu

2 Ảnh đại diện và thông tin về chủ sở hữu

3 Các mẫu Template do nhà sản xuất cung cấp miễn phí

4 Tìm kiếm hoặc lựa chọn các kiểu mẫu Template miễn phí

5 Lựa chọn Blank Document: Tạo văn bản mới chưa có định dạng Nếu khôngchọn các Template do nhà cung cấp, bạn click sử dụng lựa chọn này

Màn hình khởi động của Microsoft Word 2016

Lưu ý: Các mẫu Template miễn phí do nhà cung cấp thiết kế là những mẫu

được lưu trữ trên internet Nếu muốn sử dụng, máy tính của bạn cần phải kết nốiinternet Sau khi click chọn một trong các mẫu này, bảng thoại hiện ra, bạn nhấnCreate để hoàn thành tạo một Document theo Template đã lựa chọn Ở đây, bạn cóthể lựa chọn mẫu khác khi gõ 2 phím sang trái hoặc sang phải hoặc click chọn 2

1

2

3

4 5

mũi tên ở cạnh trái và cạnh phải hoặc nhấn phím có dấu “x” để hủy việc này (cóthể click ra ngoài thay cho việc nhấn dấu “x”) như hình dưới đây:

Màn hình lựa chọn mẫu Template do nhà cung cấp thiết kế miễn phí

I.1.2 Thanh công cụ nhanh (Customize Quick Access Toolbar)

Click chọn nút Custommize Quick Access

Toolbar (có hình tam giác trỏ xuồng) bên góc trái

trên cùng sẽ xổ ra một menu Ở đây bạn có thể lựa

chọn các nút công cụ nhanh của chương trình

PowerPoint bằng cách click chọn (như hình bên)

Các công cụ được đánh dấu tích là những công cụ

sẽ hiển thị trên thanh công cụ nhanh của Microsoft

Office Word

I.1.3 Sử dụng các tùy chọn hiển thị (Ribbon Display Options)

Ribbon là công cụ chưa toàn bộ nội dung điều khiển của chương trình, bao gồm

các Tab (hay còn gọi là các thẻ) và các commands thực thi, điều khiển

Click chọn vào nút Ribbon Display Option (hình bên góc phải của màn hình)

của văn bản Ở đây ta có 3 sự lựa chọn:

- Auto Hide Ribbon: Lựa chọn này sẽ ẩn toàn bộ Ribbon, giúp cho việc soạn thảovăn bản rộng rãi hơn

- Show Tabs: Khi sử dụng lựa chọn này, toàn bộ các Commands sẽ ẩn, chỉ

hiển thị các Tabs, khi cần Command trong tab nào, ta click chuột vào Tab đó

- Show Tabs and Commands: Lựa chọn này sẽ hiển thị toàn bộ Tabs và cácCommands của Document

I.1.4 Lưu trữ file Word với nhiều định dạng khác nhau

Khi thực hiện lưu trữ văn bản ta nhấn vào menu File chọn Save hoặc Save

As Với Word 2016 có một số định dạng cơ bản trong phần Save as type như sau:

+ *.doc: Định dạng cũ củaOffice từ 97-2003

+ *.docx: Định dạng mới Office 2007, 2010, 2013 và 2016

+ *.pdf: Định dạng sangdạng File PDF

+ *.xps: Định dạng chỉ đọctrên Windows

+ *.dot: Tạo ra mẫu Template theo Office từ 97-2003

+ *.dotx: Tạo ra mẫu Template theo Office 2007, 2010, 2013 và 2016

+ *.dotm: Tạo ra mẫu Template cho phép sử dụng Macro

…

I 1.5 Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo

- Thanh trạng thái: Nằm dưới đáy màn hình chính bao gồm các thông tin như

chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, tổng số từ, số trang, trang hiện tại,…

- Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thỏa lên trên hoặc xuống

dưới, sang trái hoặc sang phải Thanh cuộn bao gồm 2 thanh là thanh cuộn ngang

và thanh cuộn dọc

- Thanh thước đo: Có chức năng dùng để căn chỉnh vị trí các đối tượng trên

văn bản, cũng như căn lề, bố cục cho văn bản Thanh thước đo cũng bao gồm thànhthước ngang và thanh thước dọc

I.2 Các thiết lập mặc định cơ bản trong Word

1.2.1.Thiết lập đơn vị trên thanh thước

Chọn File Options  Advance  Trong mục Show Mesurement Unit  Kích vào mũi tên trong khung bên phải chọn Centimeters  OK

I.2.2 Thiết lập phông chữ mặc định

Chọn Home  Kích vào mũi tên ở

hộp Font hộp thoại

Chọn Font:Time New Roman

Font style : Regular

Chọn All documents  OK

I.2.4 Bỏ dòng gợn màu xanh, đỏ trên văn bản khi nhập tiếng Việt

File  Options  Proofing  Bỏ hết dấu tích trong hộp thoại OK

I.2.5 Thiết lập chế độ tự động lưu văn bản

File  Options  Save  Kích chọn Save Auto Recover…  Nhập thời giansau bao nhiêu phút sẽ tự động lưu  OK

I.2.6 Thiết lập lề mặc định

Chọn Page Layout Kích vào

mũi tên ở khung Page Setup 

Lề tiêu đề đầu Header:1cm

Lề tiêu đề cuối Footer:1cm

Chọn Set As Default  xuất hiện hộp thoại

Chọn Yes để lưu các thiết lập lề vào file NORMAL khởi động cùng Word

PHẦN II SOẠN THẢO VĂN BẢN II.1 Khái niệm văn bản

II.1.1 Văn bản thô

Văn bản thô là một văn bản chưa được trình bày, nó chỉ cần có đủ nội dung và đúngchính tả Như vậy, sau khi khởi động chương trình Microsoft Word 2016, bạn đã cósẵn một cửa sổ văn bản mới (hoặc sau khi dùng lệnh New) là bạn đã có thể bắt tayvào việc nhập văn bản thô

Để nhập văn bản thô bạn nên chọn một Font chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thường(nên dùng Font chữ mặc nhiên là Times New Roman với Font size 14 point)

Yêu cầu trong lúc nhập văn bản thô là bạn phải gõ sao cho thật nhanh và đúngchính tả Vì vậy, trong khi đang gõ, bạn không nên trình bày theo mẫu của văn bản(như thay đổi Font chữ, kích thước Font chữ, kiểu chữ đậm, chữ nghiêng ) điều

đó chỉ làm cho tốc độ gõ của bạn chậm đi mà thôi Ngoài ra, trong một văn bản thôkhông nên để thừa khoảng trắng (Space Bar), thừa phím Tab, thừa phím Enter, điềunày vừa mất thời gian vừa gây khó khăn cho công việc trình bày văn bản của bạnsau này

Trong quá trình nhập văn bản, bạn có thể dùng:

+ Shift-Enter: xuống dòng không tạo Paragraph mới (Line Break)

+ Enter: xuống dòng tạo Paragraph mới (End of Paragraph)

+ Ctrl-Enter: xuống dòng và ngắt sang trang mới (Page Break)

II.1.2 Một số thuật ngữ thường dùng

- Character (Ký tự): Khi bạn gõ một phím trên bàn phím thì trên màn hình sẽ hiện

ra một ký tự tương ứng và in được ra giấy thì đó là một ký tự Như vậy, phím ký tựtrên bàn phím là tất cả các phím chữ, phím số, phím dấu , các phím này thườngđược bố trí ở khu vực giữa bàn phím giúp cho hai bàn tay của bạn khi gõ các ký tự

sẽ thuận lợi hơn

- Word (Từ): Mỗi nhóm ký tự liền nhau và được phân cách bằng khoảng trắng(phím Space Bar) được gọi là một từ Từ ngắn nhất chỉ có một ký tự còn từ dài nhấtthì không có giới hạn

Chú ý: Trong đoạn văn bản khi có dấu ngắt câu nằm giữa hai từ (như dấu chấm,

dấu phẩy ), bạn phải gõ dấu ngắt câu nằm sát vào từ đứng trước, tiếp đến là mộtkhoảng trắng (phím Space Bar) rồi mới gõ tiếp từ đứng sau - Paragraph: Là mộtđoạn văn bản được kết thúc bằng cách xuống dòng Nếu bạn chỉ gõ phím Enter mà

không gõ thêm chữ nào thì đó là một Paragraph rỗng, ngoài ra Paragraph có thể chỉ

là một dòng chữ ngắn còn thông thường thì một Paragraph sẽ có nhiều dòng chữ

- Word Wrap: Khi gõ một đoạn văn bản dài mà không có dấu chấm xuống dòng,bạn sẽ thấy văn bản tự động xuống dòng mỗi khi gặp lề bên phải của trang giấy, đó

là Word Wrap

II.2 Các thao tác với một tệp văn bản

II.2.1 Tạo một văn bản mới

Mặc định khi khởi Microsoft Word 2016 chương trình sẽ tự động tạo một văn bảnmới, tuy nhiên trong các trường hợp khác bạn có thể tạo một văn bản mới bằng cáccách sau đây:

Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar

Lưu ý: Với hai cách trên

chúng ta sẽ tạo được một văn

bản trắng tuy nhiên Microsoft

Word 2016 còn cung cấp rất

nhiều các mẫu (Template) được xây dựng sẵn mà bạn có thể kế thừa và sử dụng lại.Việc sử dụng các mẫu (Template) được xây dựng sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thờigian cũng như tiếp cận với cách trình bày văn bản hiện đại, khoa học của Microsoft

Quay trở lại cách thứ hai trong

nhấp chuột vào mẫu đó rồi nhấn

Create Một File mới được mở với

nội dung như hình ảnh mô tả về bản

mẫu mà bạn vừa chọn Từ văn bản

này bạn có thể chỉnh sửa thay đổi

nội dung cho phù hợp với yêu cầu

sử dụng

II.2.2 Lưu lại văn bản

Sau khi hoàn thiện một văn bản bạn cần lưu nó lại trên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng

ở các lần tiếp theo Với Microsoft Word 2016 bạn có thể lưu một văn bản bằng cáccách sau đây:

Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trên thành công cụ Quick Access

Cách 2: Nhấp chọn nút Save

trong cửa sổ Office Button,

chọn mục computer phía

bên phải sau đó chọn các

thư mục lưu, hoặc chọn

browe:

Nếu văn bản được tạo mới

và lưu lần đầu tiên, bằng

một trong hai cách trên hộp

thoại Save As sẽ xuất hiện

như hình bên:

Bạn chọn đường dẫn lưu File trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho File văn bản vàomục File Name, cuối cùng nhấp nút Save để lưu lại văn bản

Lưu ý: Để lưu lại văn bản với một tên

khác bạn chọn nút Save As trong cửa sổ

Office Button

Các thao tác còn lại giống như khi chọn

nút Save

II.2.3 Mở một văn bản đã tồn tại

Để mở một văn bản đã tồn tại bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây:

Cách 1: Trong cửa sổ Window Explorer nhấp đúp chuột vào biểu tượng File văn

bản cần mở

Cách 2: Khởi động Microsoft Word 2016, từ thanh Quick Access Toolbar nhấp

chọn biểu tượng Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O)

Cách 3: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Open

Bằng một trong hai cách 2 và 3 hộp thoại Open xuất hiện chọn tới File cần mở rồinhấp chọn nút Open

II.2.4 Đóng văn bản hiện thời

Để đóng văn bản hiện thời bạn thực hiện

như sau:

- Nhấp chọn biểu tượng Word document

phía góc phải màn hình làm việc hiện tại

-Hộp thoại xuất hiện nhấp chọn nút Close

Nếu File văn bản của bạn chưa lưu chương

trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận Nếu

muốn lưu lại thay đổi bạn chọn Save,

ngược lại chọn Don’t Save, nếu muốn hủy

thao tác tắt File văn bản hiện thời bạn nhấp

chọn nút Cancel

II.2.5 Thoát khỏi ứng dụng

Để đóng hoàn toàn ứng dung Microsoft Word 2016 bạn có thể làm theo một trongcác cách sau đây:

Cách 1: Nhấp chọn nút “X” Close ở góc phải trên của màn hình Microsoft Word

2016

Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Close

Bằng một trong hai cách trên nếu File văn bản của bạn chưa lưu chương trình sẽxuất hiện hộp thoại xác nhận Nếu muốn lưu lại thay đổi bạn chọn Save, ngược lạichọn Don’t Save, nếu muốn hủy thao tác tắt ứng dụng bạn nhấp chọn nút Cancel

PHẦN 3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN III.1 Định dạng văn bản (text)

III.1.1 Cách thay đổi phông chữ và các kiểu hiển thị khác nhau

Để người học dễ dàng nắm bắt và hiểu được đâu là tiêu đề chính của vănbản, ta có thể thay đổi các thuộc tính của ký tự như: màu sắc, loại phông chữ, kích

cỡ chữ, kiểu chữ bạn có thể chọn đối tượng cần thay đổi thuộc tính sau đó thựchiện theo một trong những cách sau:

Cách 1: Sử dụng chức năng trong nhóm Font trên thanh Riboon

Cách 2: Kích chuột tại

mũi tên của hộp Font để mở

hộp thoại Font hoặc nhấn tổ

hợp phím Ctrl + D

- Font: Thiết lập phông chữ

- Font style: Thiết lập kiểu

- Size: Thiết lập cỡ chữ

- Font color: Đặt màu cho chữ

- Underline style: Đặt kiểu dòng kẻ chân

- Underline color: Đặt màu cho dòng kẻ chân

- Effects: Tùy chọn hiệu ứng cho nội dung được chọn

- Set As Default: Thiết lập mặc định cho văn bản

- Text Effects: Thiết lập các chức năng cao cấp về hiệu ứng cho văn bản

-Cách 1: Sử dụng nút lệnh Superscript trên nhóm lệnh Font

-Cách 2: Sử dụng lệnh Superscript trong hộp thoại Font

-Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + +

*Cách ghi chỉ số dưới

-Cách 1: Sử dụng nút lệnh Subscript trên nhóm lệnh Font

-Cách 2: Sử dụng lệnh Subscript trong hộp thoại Font

-Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + =

III.1.3 Cách thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản

*Thay đổi màu ký tự

Chọn ký tự cần đổi màu

-Cách 1: Sử dụng nút lệnh Font color trên nhóm lệnh Font

-Cách 2: Sử dụng lệnh Font color trong hộp thoại Font

*Thay đổi màu nền văn bản

Vào menu Design, chọn lệnh Page Color hộp Page Background

III.1.4 Cách chuyển đổi chữ hoa/ chữ thường

-Chọn ký tự cần chuyển đổi

-Tiến hành chuyển đổi theo các cách sau

+ Cách 1: Sử dụng nút lệnh Change Case trong nhóm lệnh Font

+ Cách 2: Sử dụng lệnh All caps trong hộp thoại Font + Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + A

III.1.5 Cách ngắt từ (hyphennation) khi xuống dòng

Khi một từ quá dài, không vừa khít với vị trí cuối dòng, Word sẽ chuyển từnày sang vị trí đầu dòng mới thay vì gạch nối nó Tuy nhiên người sử dụng có thểdùng tính năng Hyphenation để gạch nối tự động hoặc gạch nối bằng tay đoạn text,xác lập số khoảng cách lớn nhất cho phép giữa một từ và lề phải mà không gạchnối từ đó

Để sử dụng hyphennation ta làm như sau:

-Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn ngắt từ

- Bước 2: Trong thẻ Page Layout, trong

nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation

+ Automatic: Tự động chèn dấu gạch

nối

+ Manual: Gạch nối bằng tay

+ Hyphenation Option: Thay đổi vùng gạch nối tại hộp Hyphenation zone

II.2 Định dạng đoạn văn

III.2.1 Khái niệm đoạn văn bản và cách chọn một đoạn

văn bản

*Cách chọn một đoạn văn bản:

iỗ

a mủ

u tiên cầ

cái đữ

ng chờ

t thưếVi

ừ

i tỗ

a mủ

u tiên cầ

cái đữ

t hoa chế

Vi

ữcác chả

t cấ

t hoa

t ếiV

ữcác chả

t cấ

ng tờ

t thưếiV

i câu

ỗ

a mủ

u tiên cầ

cái đữ

t chếVi

- Cách 1: Đặt con trỏ chuột đầu đoạn văn bản kéo di chuột đến cuối đoạn vănbản

- Cách 2: Đưa con trỏ chuột ra selection bar của đoạn văn bản nháy đúpchuột

- Cách 3: Đặt con trỏ chuột tại đầu đoạn văn bản, giữ phím Shift rồi kíchchuột vào cuối đoạn văn bản

III.2.2 Cách thêm, bỏ các dấu đoạn, dấu ngắt dòng

* Cách thêm dấu đoạn, dấu ngắt dòng:

- Trong quá trình soạn thảo mỗi khi nhấn phím Enter (paragraph mark) thì cónghĩa là kết thúc một đoạn và bắt đầu đoạn một mới Để thêm dấu đoạn ta tiếp tụcnhấn Enter

- Ngắt dòng được dùng để ngắt xuống hàng một dòng khi nó chưa đủ dài để

tự xuống dòng hoặc khi muốn các từ nối, từ ghép được liền nhau trong cùng mộtdòng Khi muốn ngắt dòng hãy đặt dấu nháy ngay phía trước từ muốn ngắt xuống

dòng sau đó nhấn và giữ phím Shift rồi nhấn phím Enter Lúc này sẽ có thêm một

dòng mới

* Cách bỏ dấu đoạn, dấu ngắt dòng: Đặt con trỏ ở cuối

dòng rồi nhấn phím Delete cho đến khi dòng dưới nhập vào

dòng trên

Trong một số trường hợp khi nhìn vào văn bản sẽ khó phát hiện văn bảnđược sử dụng ngắt dòng hay đoạn Tuy nhiên Word đã có sẵn một nút chức nănggiúp nhận biết việc này bằng cách hiển thị các dấu kết thúc đoạn Do mỗi khi sửdụng dấu ngắt dòng hoặc khi kết thúc một đoạn thì Word đều tự động chèn một kýhiệu ngay tại điểm ngắt dòng (Line Break) hoặc kết thúc đoạn đó (ParagraphMark) Cho nên khi nhấn vào nút này thì sẽ xuất hiện các dấu kết thúc đoạn và cảcác dấu ngắt dòng để giúp người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa lại

III.2.3 Cách thụt lề và căn lề

Để thụt lề và căn lề cho văn bản bạn chọn đoạn văn bản cần định dạng rồi cóthể sử dụng một trong hai cách sau:

*Cách 1: Sử dụng thanh thước và thanh Ribbon

Trong chương trình Word cung cấp cho bạn 4 ký hiệu đánh dấu để điều chỉnh

độ thụt dòng, thụt lề của văn bản Các ký hiệu này bạn có thể nhìn thấy trên thanhthước ngang

+ First Line Indent: Điều chỉnh độ thụt của dòng đầu trong đoạn + Hanging Indent: Điều chỉnh độ thụt của các dòng sau dòng đầu tiên

trong đoạn

+ Left Indent: Điều chỉnh độ thụt tại cạnh trái của tất cả các dòng + Right Indent Điều chỉnh độ thụt tại cạnh phải của tất cả các dòng

- Căn chỉnh đoạn là tính năng xác lập hình thức căn ngang củađoạn văn bản trong trang in Ở chương trình Word cung cấp 4 hình thức căngồm: căn trái, căn giữa, căn phải và căn đều Bạn có thể sử dụng 4 nút lệnh

nằm trong nhóm Paragraph của menu Home

+ Align Text Left Căn toàn bộ các đoạn văn bản được chọn sát

cạnh trái trang in

+ Center Text Căn toàn bộ các đoạn văn bản được chọn ra giữa

trang in

+ Align Text Right Căn toàn bộ các đoạn văn bản được chọn sát

cạnh phải trang in

+ Justify Căn toàn bộ các đoạn văn bản được chọn đềuhai bên

lề khổ trang in

*Cách 2: Sử dụng hộp thoại Paragraph trong menu Home/Page Layout

- Alignment: Căn lề cho đoạn văn

- First line: Điều chỉnh độ thụt của

dòng đầu trong đoạn

- Hanging: Điều chỉnh độ thụt của

các dòng sau dòng đầu tiên trong

đoạn

- Before: Đặt khoảng cách giữa đoạn

hiện tại và đoạn trước đó

- After: Đặt khoảng cách giữa đoạn hiện tại và đoạn sau đó

- Line spacing: Đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn hiện tại

 Một số phím tắt khi định dạng lề cho đoạn văn bản

Ctrl+L Căn văn bản thẳng lề trái trang in

Ctrl+E Căn văn bản ra giữa trang in

Ctrl+R Căn văn bản thẳng lề phải trang in

Căn văn bản thẳng đều hai bên lề trang in

Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm)

Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab

Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn vănbản vào 1 tab

Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn vănbản ra lề 1 tab

Giãn dòng đơn (1)

Giãn dòng đôi (2)

Ctrl+5 Giãn dòng 1,5

III.2.4 Cách sử dụng bước nhảy của Tab trong văn bản

Tab là một trong các tùy chọn điều khiển văn bản, cho phép bạn di chuyển vàcăn văn bản tại một vị trí xác định theo chiều ngang Bạn có thể đặt một hoặc nhiều

vị trí Tab cho đoạn văn bản Ở chế độ mặc định, tài liệu đã được đặt sẵn Tab vớikhoảng cách 1,27cm một Tab, bắt đầu từ lề trái

Để sử dụng hợp lý các thiết lập Tab, bạn cần hiểu được ý nghĩa của Tab cótrong phần mềm

tab căn trái Xác lập điểm căn trái của văn bản tại vị trí

tab

tab căn giữa Xác lập điểm chính giữa văn bản tại vị trí tab

tab căn phải Xác lập điểm căn phải của văn bản tại vị trítab

* Thiết lập bước nhảy của Tab bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần đặt tab

Bước 2: Thực hiện theo tác đặt tab theo một trong 2 cách sau:

- Cách 1: Sử dụng thanh thước ngang

+ Tại vị trí giao hai thanh thước, kích chuột để chọn loại tab cần đặt

+ Di chuột lên nửa dưới của thanh thước, kích chuột vào vị trí cần đặttab

+ Thực hiện lại các thao tác khi muốn đặt tiếp

- Cách 2: Sử dụng hộp thoại Tabs

Mở hộp thoại Paragraph, kích chọn nút Tabs để mở hộp thoại Tabs

+ Tab stop position: Cho

phép người sử dụng đặtchính xác vị trí của tab

+ Default tab stops: Đặt

lại khoảng cách mặc địnhgiữa các tab

+ Set: Nút xác nhận thiết lập tab đang đặt

Nhấn nút OK để đóng cửa sổ

* Gỡ bỏ vị trí của Tab

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần xóa tab

Bước 2: Thực hiện thao tác gỡ bỏ tab

- Cách 1: Gỡ bỏ tab sử dụng thanh thước

+ Di chuột lên nửa dưới của thanh thước, nhấn giữ nút tab và di chuộtkéo ra ngoài

+ Thực hiện lại các thao tác nếu muốn gỡ bỏ các tab khác

- Cách 2: Gỡ bỏ tab sử dụng hộp thoại + Mở hộp thoại

Tabs

+ Chọn tab cần xóa, kích chọn Clear để xóa tab

+ Thực hiện tiếp với các tab muốn xóa còn lại

+ Kích chọn Clear All nếu muốn xóa toàn bộ các tab đã đặt

+ Kích chọn OK để đóng cửa sổ

III.2.5 Cách đánh dấu, số tự động

a Cách tạo/bỏ đánh dấu tự động (Bullet)