Tài liệu THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ppt

Khái niệm• Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống TTB

TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581

CHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CHƯƠNG VI

THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

I Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc

II Đối tượng và đơn vị thống kê

III Nội dung và phương pháp thống kê TLLT

IV Lập báo cáo thống kê tổng hợp

V Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê

VI KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ

1 Khái niệm

• Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT

3 Yêu cầu của công tác thống kê TLLT

• Phải cụ thể

• Phải phù hợp với thực tế, chính xác (phản ánh đúng số lượng, chất lượng trên thực tê)

• Phải kịp thời (cơ quan LT cấp trên mới đủ căn

cứ để lập KH, để KL vụ việc)

TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581

4 Nguyên tắc thống kê

• Đảm bảo sự thống nhất giữa sổ sách

thống kê và thực tiễn bảo quản

• Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu

trữ quốc gia VN

II Đối tượng và đơn vị thống kê

1 Đối tượng thống kê

2 Đơn vị thống kê

2 Đơn vị thống kê

• Đối với TLLT: phông, sưu tập, hồ sơ (đơn vị bảo quản), mét giá, văn bản, bó, gói

• Đối với công cụ tra tìm: bộ, quyển, CSDL

• Đối với trang thiết bị bảo quản: chiếc, cái

• Đối với cán bộ lưu trữ: người, b/chế

• Đối tượng thống kê: Toàn bộ TLLTHC được

nhập vào kho LT (không phân biệt thời gian, nguồn nhập, số lượng tài liệu)

Tên

cơ quan, đơn vị nộp

Tên phông phôngSố Năm của

tài liệu

Văn bản căn

cứ

để nhập

Số lượng

hồ sơ

Số cặp, hộp, bó, mét

Tóm tắt tình hình tài liệu

Ghi chú

- Để quản lý tài liệu được chặt chẽ

• Đối tượng thống kê: Toàn bộ tài liệu LT hành

chính được xuất ra khỏi kho LT

lý do

Số và tên phông

Mục lục số

Số lượng tài liệu

Ghi chú

3 Sổ thống kê phông lưu trữ

• Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu

trữ lịch sử và 1 số kho lưu trữ hiện hành (trong kho có nhiều phông)

• Tác dụng:

- Để thống kê số lượng các phông, các bộ sưu tập TLLT cho từng kho

- Để cố định trật tự sắp xếp các phông, các bộ sưu tập trong kho

- Để phản ánh khái quát tình hình tài liệu trong kho

TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581

3 Sổ thống kê phông lưu trữ (tiếp theo)

• Đối tượng thống kê: Tất cả các phông

lưu trữ và các bộ sưu tập TLLT được bảo quản trong kho

Mẫu sổ thống kê phông lưu trữ

Số

phông phôngTên gian bắt Thời

đầu và kết thúc

Số lượng tài liệu

đã chỉnh lý

Số lượng tài liệu chưa chỉnh lý

Ghi chú

- Để tra tìm TLLT

• Đối tượng thống kê: Tất cả HS của 1 phông

hoặc 1 phần phông

Số lượn

g tờ

Thời hạn bảo quản

Ghi chú

- Để tra tìm tài liệu nhanh chóng

MLHS trong 1 KLT

Mẫu sổ đăng ký MLHS (giáo trình trang 357)

S

tt Phông

số

Mục lục

hồ

sơ số

Tên mục lục

hồ sơ

Thời gian tài liệu

có trong ML

Số lượng

hồ sơ

Số

tờ của ML HS

Số bản ML HS

Thời hạn bảo quản

Ghi chú

• Thời gian lập báo cáo: Cuối năm.

• Nội dung: Thống kê số liệu tổng hợp về

tình hình TLLT, kho tàng, TTB bảo quản, cán bộ lưu trữ.

V Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê

• Sổ sách thống kê là 1 loại hình TL có ở trong các phòng kho lưu trữ Tuy không phải là TLLT nhưng chứa đựng những thông tin liên quan đến TLLT => phải quản lý và sử dụng chặt chẽ

TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581

II KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ

• 1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc

• 1.1 Khái niệm

• Kiểm tra trong LT là một nội dung hoạt động quản lý nhà nước của CQ quản lý CTLT hoặc của cán bộ công chức LT có thẩm quyền để phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý những sai sót trong việc thực hiện các chính sách, chế độ và nghiệp vụ đối với TLLT và công tác LT

TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581

1.2 Mục đích, ý nghĩa

(tiếp theo)

• Kiểm tra chất lượng của mỗi HS, TL là yếu

tố đảm bảo sự hoàn chỉnh của mỗi PLT

trong toàn kho, toàn TTLT.

• Kiểm tra việc thực hiện các văn bản QPPL của ngành LT nhằm tìm ra những ưu điểm

để phát huy, phát hiện những tồn tại cần khắc phục và đưa ra những p/án tối ưu áp dụng thống nhất trong toàn ngành LT

1.3 Nguyên tắc kiểm tra

• - đưa ra những đánh giá xác thực để CQ quản lý

có những quyết định điều chỉnh => kiểm tra

phải đảm bảo tính ch/xác và trung thực

• - Kiểm tra cần đảm bảo tính kh/quan để có sự

so sánh giữa việc thực hiện các VB quản lý của

cơ quan LT này với cơ quan LT khác để NN có những đánh giá, xếp loại đúng đắn, hợp lý

• - C/tác kiểm tra gắn liền với C/tác thống kê, dựa

và b/cáo thống kê để C/tác kiểm tra được thực hiện thuận lợi, khẳng định lại mức độ chính xác

TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581

2 Nội dung và ph/pháp kiểm tra trong LT

2.1 Nội dung của c/tác kiểm tra

• - Kiểm tra CSVC, CB thực hiện c/tác LT của CQ

• - Kiểm tra việc thực hiện các ng/vụ LT tại CQ

• - Kiểm tra việc triển khai thực hiện các văn

bản QPPL về LT tại CQ

• - Trên cơ sở đó, c/tác kiểm tra còn đưa ra

những nhận xét, đánh giá, xếp loại giữa các

đối tượng kiểm tra

2.2 Chế độ kiểm tra

• Kiểm tra TLLT được tiến hành theo một chế độ

do CQ lưu trữ NN quy định Việc kiểm tra có thể được tiến hành theo hai cách

- Kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ nhất

định, một năm một lần hoặc hai năm một lần…

- Kiểm tra đột xuất do có những biến cố xảy

ra như thiên tai, lũ lụt có tác động trực tiếp đến ngành hoặc khi có một VB mới ban hành và cần

TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581

2.3 Phương pháp kiểm tra

• Muốn tiến hành kiểm tra tài liệu đạt hiệu

quả cao, trước hết cần nắm:

• + Số lượng tài liệu thực có

• + Số lượng tài liệu bị thiếu, bị mất

• + Số lượng tài liệu bị hư hỏng

Muốn kiểm tra việc thực hiện các VB mới

cần nắm được:

• + Các quy định trước đó về việc tổ

chức và thực hiện các ng/vụ LT mà đối

tượng kiểm tra đang thực hiện.

• + Các quy định của VB mới ban hành

về việc tổ chức và thực hiện các

nghiệp vụ LT đang phổ biến hay bắt

buộc áp dụng tại đối tượng kiểm tra.

+ Ghi lại các sai sót đã phát hiện được trong khi đối chiếu với sổ sách

+ Lập biên bản kiểm tra ghi rõ: Kết quả kiểm tra (thiếu hay đủ, thiếu bao nhiêu…); ý kiến của người kiểm tra; đề ra biện pháp khắc phục

những thiếu sót

* Những biện pháp cần được khắc phục sau

khi tiến hành kiểm tra

Sau khi tiến hành kiểm tra CQLT và cán bộ

LT cần có biện pháp tích cực để khắc phục những sai sót như

- tìm các TL bị mất, bổ sung các TL thiếu, thu hồi TL cho mượn quá hạn, phục chế

TL hư hỏng,

- sửa chữa lại kho tàng, trang bị thêm phương tiện bảo quản, tuyển dụng thêm

TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa của thống kê trong lưu trữ?

2 Các nguyên tắc thống kê trong lưu trữ?

3 Nội dung và phương pháp thống kê trong lưu trữ?

4 Khái niệm, mục đích ý nghĩa của kiểm

trong lưu trữ?

CÂU HỎI ÔN TẬP

5 Các ng/tắc kiểm tra trong LT?

6 Nội dung và ph/pháp kiểm tra trong LT?

7 Mối quan hệ giữa c/tác thống kê và c/tác kiểm tra trong LT?

8 Nhiệm vụ của người cán bộ LT trong

việc thống kê và kiểm tra trong LTCQ?

• 2 Xử lý tình huống khi phát hiện số liệu trong b/cáo thống kê lãnh đạo đã ký để gửi lên cấp trên không phù hợp với tình hình thực tế tại LTCQ