Giao ánThống kê-Văn thư-Lưu trữ pptx

Trong đó nội dung quản lý văn bản và tài liệu bao gồm: - Quản lý và giải quyết văn bản đi; - Quản lý và giải quyết văn bản đến; - Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ

Bµi 6

c«ng t¸c thèng kª, v¨n th­, l­u tr÷

chÝnh quyÒn cÊp c¬ së

I Mục đớch, yờu cầu

Cung cấp cho học viên một số kiến thức cơ bản

về công tác thống kê, văn thư, lưu trữ Nắm được nguyên tắc, ý nghĩa, mục đích trong việc áp dụng các quy định của công tác thống kê, văn thư, lưu trữ

Nắm vững trì tự, thủ tục, thẩm quyền giải quyết các loại văn bản trong cơ quan

Nắn chắc kiến thức, vận dụng vào thực tiễn công việc tại cơ quan, theo đúng quy định của Nhà nước

II Phương pháp thể hiện bài giảng

- Phương pháp giảng: Thuyết trình, nêu vấn đề, phân tích và giải thích những vấn đề trọng tâm, trọng điểm

- Phương tiện: Máy chiếu, bảng, phấn

III Tài liệu phục vụ bài giảng

* Tài liệu chính thức:

1 Giáo trình khoa học hành chính, chương trình Trung cấp

lý luận chính trị - Hành chính, Nhà xuất bản lý luận chính trị, năm 2010;

2 Luật thống kê 2003

3 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001

4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư

5 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết về thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001.

6 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về Quản

lý và sử dụng con dấu

Tài liệu tham khảo:

1 Nghị định số 40/NĐ-CP ngày 13/2/2004 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thống kê 2003

2 Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01/4/2009 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

2001 về quản lý và sử dụng con dấu

3 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư.

4 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản

đi, văn bản đến.

5 Thông số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà

Kết cấu bài giảng: gồm ba phần

I Công tác thống kê

1 Những vấn đề chung về thống kê

2 Tổ chức thống kê ở Việt Nam

3 Công tác báo cáo thống kê cơ sở

II Công tác văn thư

1 Các khái niệm công tác văn thư

2 Ý nghĩa vai trò của công tác văn thư

3 Nội dung công tác văn thư

4 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan.

III Công tác lưu trữ

1 Tổng quan về tài liệu lưu trữ

2 Công tác lưu trữ

3 Nội dung công tác lưu trữ

Khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư nêu rõ

“Công tác văn thư tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” Trong đó nội dung quản

lý văn bản và tài liệu bao gồm:

- Quản lý và giải quyết văn bản đi;

- Quản lý và giải quyết văn bản đến;

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan.

Như vậy, Công tác văn thư là toàn bộ quá trình làm văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong hệ thống các cơ quan.

- Công tác văn thư là công việc không thể thiếu đư

ợc trong các cơ quan Mọi cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức trong hoạt động có liên quan đến công văn, giấy tờ đều thực hiện nghiệp vụ văn thư

- Là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản

lý, là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

b, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư

- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phụ vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung.

- Góp phần giả quyết công việc của cơ quan và tổ chức

được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ.

- Là phương tiện bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước.

- Bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Góp phần giữ gìn, lưu trữ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ

* Yêu cầu của công tác văn thư

- Nhanh chóng: quá trình giải quyết công việc của mọi cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, ban hành văn bản đi, và tổ chức quan lý, giải quyết văn bản

đến.

- Chính xác: Nội dung không trái với văn bản QPPL và văn bản cơ quan cấp trên, đúng thể thức và hình thức văn bản.

- Bí mật: Thực hiện đúng quy định Nhà nước về công tác bảo vệ bí mật nhà nước

- Hiện đại: Luôn gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

2 Néi dung cña c«ng t¸c v¨n th­

a, So¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n

b Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan.

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý văn bản đi

- Tổ chức quản lý các giấy tờ, sổ sách nội bộ

- Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan

c, Quản lý và sử dụng con dấu

- Bảo Quan con dấu

- Quản lý và sử dụng con dấu

* Hình thức tổ chức công tác văn thư

- Văn thư tập trung: Toàn bộ các công đoạn văn thư và các thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được thực hiện tại một nơi chung cho cả cơ quan.

- Văn thư phân tán: Các công đoạn và thao tác nghiệp

vu văn thư được phân chia cho nhiều đơn vị trong cơ quan cùng thực hiện (các đơn vị thực hiện nhiệm vụ giống nhau).

- Văn thư hỗn hợp: Một số công việc về văn thư được thực hiện tập trung (tiếp nhận, đăng ký, nhân bản, đóng dấu, kiểm tra ), một số công việc được được thực hiện …

dấu, kiểm tra ), một số công việc được được thực hiện …

phân tán (soạn thảo, in ấn, lưu giữ hồ sơ sự việc.

4 Tæ chøc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n

a, VÞ trÝ, ý nghÜa cña viÖc tæ chøc qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n.

Qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n lµ c«ng viÖc diÔn ra hµng ngµy ë c¸c c¬ quan

Lµ m¹ch m¸u th«ng tin quan hÖ chÝnh thøc gi÷a c¸c c¬ quan víi nhau vµ gi÷a c¸c c¬ quan víi nh©n d©n

§©y lµ mét c«ng viÖc mang tÝch chÊt c¬ mËt trong c¬ quan

b, Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan.

- Thủ trưởng cơ quan: chỉ đạo giải quyết kịp thời văn

bản đến.

- Cấp phó của người đứng đầu: được giao giải quyết

những văn bản đến theo sự uỷ quyền của người đứng đầu

và các lĩnh vực được phân công.

- Chánh văn phòng, trưởng phòng TC-HC hặc người đư

ợc giao trách nhiệm: Xem xét toàn bộ văn bản đến để

phân phối văn bản cho các cá nhân đơn vị giải quyết và báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan

trọng; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

c, Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản

- Mọi văn bản đi - đến cơ qan đều phải chuyển qua văn thư

- Khi tiếp nhân, chuyển giao văn bản đi - đến từ người này sang người khác, từ đơn vị này sang đơn vị khác phải được bàn giao, ký nhận.

- Các loại sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản phải đúng tiêu chuẩn do Cụ văn thư lưu trữ nhà nước ban hành.

- Tiếp nhận đăng ký văn bản đến:

Mọi văn bản đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (văn bản đến không được đăng ký, các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết)

Khi nhận văn bản đến văn thư cần phải tiến hành các công việc sau:

+ Xem nhanh qua một lượt ngoài bì…

+ Sơ bộ phân chia văn bản thành từng loại riêng (thư từ riêng, sách báo, bản tin không đăng ký sổ) …

.riêng, sách báo, bản tin không đăng ký sổ) …

Văn bản gửi đến cơ quan phải vào sổ, chia làm 2 loại:

Loại bốc bì vào sổ: ngoài bì đề tên cơ quan, không có dấu

+ Khi lấy văn bản ra cần kiểm tra, đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì xem có khớp không.

+ Đối với những đơn thư khiếu tố hoặc những đơn thư cần kiểm tra lại phải giữ lại cả phong bì.

+ Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu và giử trả

- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

Dấu đến được đóng góc trái dưới phần trình bày yếu tố “số

và ký hiệu văn bản hoặc trích yếu văn bản)

- Đăng ký văn bản đến:

Thông qua việc đăng ký văn bản sẽ nắm được số lượng văn bản, nội dung văn bản, việc giải quyết văn bản.

Có một số hình thức đăng kí văn bản: dùng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính

Có các loại sổ đăng kí văn bản đến: văn bản mật; văn bản thường; văn bản các cơ quan đơn vị trực thuộc

và cấp dưới gửi lên…

“Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.

- Trình văn bản đến:

Chánh văn phòng, trường phòng TC - HC, thủ trưởng.

Trước khi trình văn thư cần sơ bộ phân loại, dự kiến phân phối văn bản.

- Chuyển giao văn bản đến:

Sau khi đăng ký xong văn bản phải được phân phối, chuyển ngay đến tay người có trách nhiệm nguyên cứu, giải quyết.

Đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, chính xác, bí mật, trực tiếp, và theo thứ tự (thủ trưởng, chánh văn phòng, các phòng ban ) …

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người

nhận Ký nhận Ghi chú

Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).

Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường), riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến /.

- Theo dõi việc giải Quyết văn bản đến:

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời những văn bản đến.

Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định riêng của từng cơ quan.

đ, Quản lí văn bản đi:

- Khái niệm: là tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để quản lí, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan

Bao gồm: văn bản qppl, văn bản hành chính, các loại giấy tờ khác do cơ quan ban hành gửi đi

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày tháng năm của văn bản Văn bản trước khi trình lãnh đạo ký phải được kiểm tra về thể thức, trình tự Nếu thiếu sót thì yêu cán bộ hoặc đơn …

thức, trình tự Nếu thiếu sót thì yêu cán bộ hoặc đơn …

thảo văn bản đó sửa lại

Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng văn thư trình ký, sau đó đóng dấu, vào

số, ghi ngày tháng làm thủ tục giửi đi

Điều 9 (NĐ 09/2010) Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

1 Thủ trưởng đơn vị hoặc các nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và pháp luật

2 Chánh văn phòng; Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan tổ chức không có văn phòng; người đư

ợc giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước ngư

- Vào sổ đăng ký văn bản đi:

Tất cả văn bản, giấy tờ cơ quan gửi đi đều phải đăng

ký vào sổ (sổ đăng ký văn bản đi, máy tính)

+ Ghi số lên văn bản là số đăng ký thứ tự văn bản

+ Ghi ngày tháng năm lên văn bản

+ Vào sổ đối với cơ quan tổ chức dùng sổ số lượng văn bản được ban hành nhiều (trên 500 bản) thì lập nhiều loại sổ văn bản đi đối với mỗi loại văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký nhận Nơi

văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Mẫu con dấu các độ mật

- Mẫu con dấu “Mật”:

Hình chữ nhật, kích thước 20 mm x 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.

- Mẫu con dấu “Tối mật”:

Hình chữ nhật, kích thước 30mm x 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TỐI MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.

- Mẫu con dấu “Tuyệt mật”:

Hình chữ nhật, kích thước 40mm x 8mm, có đường viền xung quanh bên trong là chữ “TUYỆT MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.

mËt

tèi mËt

TuyÖt mËt

Tổ chức bao gói và gửi văn bản đi

+ Chia văn bản thành từng nhón cơ quan, trường hợp không

có tên trong tập bìa thì phải làm bì ngay khi vào sổ.

+ Cho văn bản vào bì và viết bì

+ Văn bản nếu có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”

-Mẫu con dấu thu hồi tài liệu mang bớ mật nhà nước:

Dấu thu hồi tài liệu mang bớ mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phỏt ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đú rồi nộp lại cho nơi phỏt tài liệu Khi đúng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phỏt ra, ở dũng thời hạn phải ghi rừ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.

- Mẫu con dấu “Chỉ người cú tờn mới được búc bỡ”

Dấu “Chỉ người cú tờn mới được búc bỡ” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bớ mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được búc bỡ để bảo đảm bớ mật của tài liệu, ngoài bỡ ghi rừ tờn người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người cú tờn trờn bỡ.

tài liệu thu hồi Thời hạn

Chỉ người có tên mới được bóc bì

Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc

- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Mật” ngoài

bì đóng dấu chữ (con dấu chữ “C” in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).

Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ (con dấu chữ “B” in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).

Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ

có người có tên mới được bóc bì”.

+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký

C

B

- Lưu văn bản đi (Điều 9)

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ

+ Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải đư

ợc đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

+ Bản lưu văn bản qppl và văn bản quan trọng khác phải được làm bằng loại giấy tốt

e, Quản lí và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản Dấu thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản cơ quan nhà nước

Điều 1 Nghị định 58/2001 quy định việc quản lý và

sử dụng con dấu “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị

vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp

lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”

- Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu

+ Mỗi cơ quan tổ chức chỉ dùng một con dấu cùng loại

+ Việc khắc dấu phải do cơ quan công an quản lí

+ Việc đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ phải đúng quy định của pháp luật

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lí việc sử dụng con dấu

+ Mực in dấu là mực màu đỏ