Công Tác Thống Kê Văn Thư Lưu Trữ Của Chính Quyền Cơ Sở _ www.bit.ly/taiho123

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thống kê nhà nước- Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về thống kê; - Cơ quan thống kê TW thực hiện công tác thống kê trong nội dung, nhiệm vụ, quyền

BÀI GIẢNG

CÔNG TÁC THỐNG KÊ VĂN THƯ LƯU

TRỮ CỦA CHÍNH QUYỀN CƠ SỞ

ThS Lê Văn Quyến Trường Chính trị tỉnh Bình Phước

NỘI DUNG

I CÔNG TÁC THỐNG KÊ

II.CÔNG TÁC LƯU TRỮ

I CÔNG TÁC THỐNG KÊ

1.NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC

THỐNG KÊ

a.Đối tượng thống kê

Thống kê học là mặt lượng trong sự liên hệ mật

thiết với mặt chất của các hiện tượng số lớn, trong điều kiện thời gian, không gian cụ thể

b Các khái niệm thường dùng trong công tác thống kê

- Thống kê

Là môn học thu thập, trình bày các dữ liệu, phân

tích, diễn giải để từ đó tìm ra bản chất hay một quy luật về một hiện tượng

- Thông tin thống kê

Bao gồm số liệu thống kê, bản phân tích các số liệu

đó, là sản phẩm thu được của hoạt động thống kê do một tổ chức hoặc một cá nhân nhất định tiến hành trong một không gian và thời gian cụ thể

b Các khái niệm thường dùng trong công tác thống

kê

- Tổng thể thống kê

Là hiện tượng số lớn, bao gồm những đơn vị, hoặc phần tử cấu thành hiện tượng số lớn bao gồm những đơn vị, hoặc phần tử cấu thành

hiện tượng cần được quan sát, phân tích mặt lượng của chúng

b Các khái niệm thường dùng trong công tác thống kê

- Chỉ tiêu thống kê

Là tiêu chí mà biểu hiện bằng số của nó phản ánh quy mô, tốc độ phát triển, cơ cấu, quan hệ tỷ lệ của hiện tượng kinh tế - xã hội, tự nhiên trong điều kiện thời gian- không gian cụ thể

- Hoạt động thống kê

Là thu thập những thông tin định lượng về hiện

tượng nghiên cứu trong điều kiện cụ thể, trên cơ sở

đó phát hiện bản chất, quy luật phát triển của hiện tượng, giải quyết các vấn đề lý thuyết và thực tiễn

2 Tổ chức thống kê Việt Nam

a Hệ thống thống kê nhà nước

- Hệ thống thống kê nhà nước tập trung

- Hệ thống tổ chức thống kê tập trung của cơ quan nhà nước ở trung ương

b Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thống kê nhà nước

- Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về

thống kê;

- Cơ quan thống kê TW thực hiện công tác

thống kê trong nội dung, nhiệm vụ, quyền hạn thuộc nội dung quản lý nhà nước về lĩnh vực, ngành theo quy định của chính phủ

- ủy ban nhân dân tỉnh-tp thuộc TW trong phạm

vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách

nhiệm quản lý nhà nước về thống kê

c Điều tra thống kê tại chính quyền cơ sở

- Khái niệm điều tra thống kê

Là hình thức thu thập thông tin thống kê theo phương pháp điều tra, là việc tổ chức một cách khoa học theo một kế hoạch thống nhất việc

thu thập, nghi chép nguồn tài liệu ban đầu về hiện tượng nghiên cứu trong điều kiện cụ thể

về thời gian và không gian

- Ý nghĩa của điều tra thống kê

+ Là căn cứ tin cậy để kiểm tra, đánh giá thực

trạng hiện tượng nghiên cứu

+ Cung cấp những luận cứ cho việc phân tích,

phát hiện, tìm ra những yếu tố tác động, những yếu tố quyết định sự biến đổi của hiện tượng nghiên cứu

+ Là căn cứ cho việc phát hiện, xác định xu

hướng, quy luật hiện tượng trong tương lai

+ Giúp cho việc xây dựng các định hướng, các

kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trong

tương lai

- Các yêu cầu cơ bản của điều tra thống kê + Trung thực

+ Chính xác

+ Kịp thời

+ Đầy đủ

- Các loại điều tra thống kê

+ Điều tra thống kê thường xuyên và không thường xuyên

+Điều tra toàn bộ và không toàn bộ

- Phương pháp thu thập thông tin trong điều tra thống kê

+ Phương pháp đăng ký trực tiếp

+ Phương pháp phỏng vấn

3 Công tác báo cáo thống kê

a.Chế độ báo cáo thống kê

-Khái niệm:

Chế độ báo cáo thống kê cơ sở gồm các quy định về đối tượng thực hiện, phạm vi, nội dung, báo cáo, kỳ hạn, thời gian thực hiện, nơi nhận báo cáo do cơ quan nhà

nước có thẩm quyền ban hành để thu thập thông tin thống kê từ các chứng từ, sổ ghi chép số liệu ban đầu

3 Công tác báo cáo thống kê

a.Chế độ báo cáo thống kê

-Xây dựng và ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở + Không được trùng lặp về nội dung, kỳ báo cáo giữa các chế độ báo cáo

+ Đáp ứng yêu cầu của chế độ báo cáo thống kê tổng hợp và yêu cầu quản lý ngành, lĩnh vực

+ đảm bảo tính khả thi

-Đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở -Quyền và nghĩa vụ của tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở

thực hiện, nơi nhận báo cáo do cơ quan nhà

nước có thẩm quyền ban hành để tổng hợp

thông tin thống kê từ các báo cáo thống kê cơ

sở, báo cáo tài chính, kết quả các cuộc điều tra thống kê và các nguồn tin khác

b Chế độ báo cáo thống kê tổng hợp

- Xây dựng và ban hành chế độ báo cáo thống kê

tổng hợp.

+ Việc xây dựng chế độ báo cáo thống kê tổng hợp phải căn cứ vào hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia

và đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Đáp ứng yêu cầu kinh tế -xã hội;

+ Không được trùng lắp về nội dung, kỳ báo cáo

giữa các chế độ báo cáo;

+ Bảo đảm tính khả thi.

b Chế độ báo cáo thống kê tổng hợp

- Xây dựng và ban hành chế độ báo cáo thống kê

tổng hợp

- Quyền và nghĩa vụ của tổ chức thực hiện chế độ

báo cáo thống kê tổng hợp

+ Tổ chức thu thập, tổng hợp số liệu, lập và nộp báo cáo theo quy định của chế độ báo cáo thống kê tổng hợp

+ Lập báo cáo chế độ báo cáo thống kê tổng hợp trung thực, chính xác

+ Khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành

chính liên quan đến chế độ báo cáo thống kê tổng

hợp

c Thẩm địịnh chế độ báo cáo thống kê

Cục thống kê có trách nhiệm thẩm định

về chuyên môn, nghiệp vụ đối với chế

độ báo cáo thống kê cơ sở, chế độ báo cáo thống kê tổng hợp thuộc thẩm

quyền ban hành của bộ, cơ quan ngang

bộ, toà án nhân dân tối cao, viện kiểm sát nhân dân tối cao

II CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.Các khái niệm công tác văn thư

a Văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là một

phương tiện để ghi nhận và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn

ngữ nhất định nào đó

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các

tài liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ

quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế

b Công tác văn thư

Công tác văn thư là họat động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.

quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân

2 Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư

-Cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung.

- Giải quyết nhanh chóng công việc của cơ quan

- Lưu gĩư lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

3 Nội dung công tác văn thư

Bao gồm các họat động soạn thảo, ban hành

văn bản, quản lý tài liệu hình thành trong quá

trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý và

sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định về công tác văn thư

a Quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các giấy tờ gửi đến cơ quan gọi là văn bản đến

- Văn bản đến gồm: văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến trực tiếp

- Văn bản nhận được từ con đường bưu điện

- Văn bản, giấy tờ do cá nhân mang về từ hội nghị

Lưu ý: mọi văn bản đến phải tập trung đăng

ký tại văn thư cơ quan

Việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến tại văn thư cơ quan phải kịp thời, chính xác …

- Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết

văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

+ Đăng ký văn bản đi

+ Trình văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Tổ chức theo dõi, giải quyết văn bản đến + Sao văn bản đến

b Quản lý giải quyết văn bản đi

để thực hiện nhiệm vụ quản lý, điều hành

nhiệm vụ của minh gọi là văn bản đi.

- Nguyên tắc chung để giải quyết văn bản đi Việc quản lý, giải quyết văn bản đi phải thực hiện một cách chính sác, kịp thời, đúng quy trình, đúng pháp luật

- Nội dung quản lý văn bản đi

+ Đăng ký văn bản đi

+ Chuyển giao văn bản đi

+ Sắp xếp và lưu văn bản

c Quản lý và sử dụng dấu trong cơ quan

- Khái niệm dấu

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp

và tính chân thực của văn bản Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các

cơ quan nhà nước

- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan

Dấu nổi

Dấu chìm

Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

- - Bảo quản con dấu

+ Bảo quản tại trụ sở cơ quan

+ Bảo quản trong tủ, có khoá chắc chắn

+ Chỉ giao cho một người trong cơ quan chịu trách nhiệm bảo quản

+Không được dùng vật cứng để rửa dấu

+ Dấu bị mòn, bị cong vênh phải xin cấp phép cấp dấu mới

+ Dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất biết, báo cho cơ quan cấp giấy phép cấp dấu

để phối hợp truy tìm…

d Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Là quá trình tạo lập, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

4 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm

vụ công tác văn thư trong cơ quan

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong

phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào

công tác văn thư.

b Trách nhiệm của chánh văn phòng- trưởng

phòng hành chính quản trị

- Xem xét toàn bộ văn bản đến

- Ký thừa lệnh những văn bản được thủ trưởng

cơ quan uỷ quyền

- Kiểm tra tính pháp chế của văn bản đi

- Tổ chức các hoạt động và quản lý bộ phận văn thư

c Thủ trưởng các đơn vị

-Tổ chức giải quyết văn bản đến

- Tổ chức soạn thảo văn bản

- Tổ chức lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lưu trữ

d Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong

d Trách nhiệm của văn thư chuyên trách-Nhận văn bản đến

- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

- Đăng ký văn bản đến

- Trình ký văn bản đến

- Chuyển giao văn bản

- Kiểm tra thể thức văn bản đi

- Ghi số, ngày tháng năm và đóng dấu cơ quan

- Làm thủ tục gủi văn bản đi…

III CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.Tổng quan về tài liệu lưu trữ

a.Khái niệm về tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của

những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ

trong khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai

III CÔNG TÁC LƯU TRỮ1.Tổng quan về tài liệu lưu trữ

b Phân loại tài liệu lưu trữ

- Tài liệu hành chính

- Tài liệu khoa học kỹ thuật

- Tài liệu nghe nhìn

- Tài liệu điện tử

III CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.Tổng quan về tài liệu lưu trữ

c Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

- Ý nghĩa thực tiễn

- Ý nghĩa khoa học

- Về văn hoá

III CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.Tổng quan về tài liệu lưu trữ

d Phông lưu trữ

- Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

- Phông lưu trữ cơ quan

2 Công tác lưu trữ

a.Khái niệm

Là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao

gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến quá trình quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

b

b Tính chất của công tác l Tính chất của công tác l ưu trữ

- Tính khoa học

- Tính chất cơ mật

3 Nội dung của công tác lưu trữ

a Hoạt động quản lý

quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ.

- Biên soạn văn bản về quản lý công tác lưu trữ

và chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ

- Lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ

- Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định

của nhà nước về công tác lưu trữ ở các đơn

hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ

b Hoạt động nghiệp vụ

- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Thống kê tài liệu lưu trữ

- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

b Hoạt động nghiệp vụ

+ Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ Nguyên tắc lịch sử

Nguyên tắc tôn trọng phông

+ Thu thập tài liệu lưu trữ cơ quan + Bảo quản tài liệu lưu trữ

+ Tổ chức quản lý tài liệu trong kho

b Hoạt động nghiệp vụ

- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Thống kê tài liệu lưu trữ

- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ