Bảo quản tư liệu lưu trữ trong thời gian tân trang, sửa chữa ppt

Nên di chuyển các tư liệu lưu trữ ra xa khỏi khu vực xây dựng hoặc rào chắn, che phủ kỹ lưỡng các tư liệu lưu trữ trong quá trình xây dựng, tuy vậy rất khó thực hiện việc này... Để đảm b

Bảo quản tư liệu lưu trữ trong thời gian tân trang, sửa chữa

Karen Motylewski

Phần giới thiệu:

Tân trang toà nhà lưu trữ là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển

chương trình bảo tồn của cơ quan chủ quản Quá trình tân trang có thể khắc phục những bất cập về lắp đặt thiết bị khi xây dựng như thiếu hệ thống phòng cháy, hệ thống kiểm soát môi trường kém hiệu quả, mái dột, và sử dụng các khoảng không chưa hợp lý

Tuy nhiên, bất cứ một dự án xây dựng nào cũng gắn liền với những hiểm họa Sách và các tư liệu bằng giấy đặc biệt dễ bị hư hại do cháy, khói, nước, bụi bẩn, các chất ô nhiễm hoá học, và vận chuyển không đúng cách, mà toàn bộ các yếu tố trên đều liên quan đến việc tân trang sửa chữa Thư viện, nơi lưu trữ và bảo tàng cần có thêm các biện pháp bảo vệ thường xuyên để đảm bảo việc xây dựng toà nhà đúng tiêu chuẩn Bất cứ rủi ro ở phạm vi nào cũng mất thời gian để xử lý và cứu chữa và có thể còn đòi hỏi phải thay thế, in ấn lại tài liệu, hay đòi hỏi các biện pháp bảo tồn, phục chế đối với các tư liệu bị hư hỏng

Trong trường hợp xấu nhất, bản thân toà nhà lưu trữ cũng bị thiệt hại do hoả hoạn liên quan đến quá trình xây dựng Nên di chuyển các tư liệu lưu trữ ra

xa khỏi khu vực xây dựng hoặc rào chắn, che phủ kỹ lưỡng các tư liệu lưu trữ trong quá trình xây dựng, tuy vậy rất khó thực hiện việc này Trong nhiều

trường hợp không có đủ người và cũng không có đủ chỗ để di chuyển tư liệu Việc rào chắn che phủ tư liệu kỹ lưỡng cũng tốn nhiều công sức và làm cho không thể truy cập được tư liệu ở một phạm vi rộng, trong khi đó có thể cơ quan chủ quản vẫn phải thực hiện công việc truy cập Do đó cần có những cách ứng phó với từng trường hợp cụ thể Bản hướng dẫn này có ý định cảnh báo các cơ quan chủ quản trước các nguy cơ thông thường dẫn đến thiệt hại liên quan đến quá trình xây dựng và đưa ra một số giải pháp cho các khó khăn có thể tiên liệu được

Trong mọi trường hợp, rất quan trọng khi đưa ra đầy đủ các chi tiết trong các điều khoản quy định của hợp đồng để đảm bảo rằng các nhà thầu: (1) hiểu rõ khách hàng đòi hỏi việc tuân thủ hợp đồng một cách nghiêm ngặt về các vấn

đề an toàn; (2) chấp nhận chi phí phát sinh để thực hiện một cách nghiêm ngặt các biện pháp an toàn; và (3) áp dụng các biện pháp xử lý rủi ro một cách hữu hiệu Tuy nhiên, không nên hy vọng nhà thầu sẽ thực hiện các biện pháp bảo hộ như đã yêu cầu trong hợp đồng nếu không có sự giám sát tích cực của khách hàng Rất khó phát giá chính xác cho các dự án lớn, mà giá bỏ thầu để có tính cạnh tranh thì thường thấp hơn giá phát Do đó các nhà thầu

có thể sẽ tìm cách cân đối khoản thâm hụt này bằng cách làm tắt hợp đồng Nhiều nhà thầu cho rằng khắc phục hậu quả sau thảm hoạ còn rẻ hơn là tìm cách phòng tránh Vì vậy khi mời thầu nên đưa ra chi phí cho việc thay thế hoặc bảo tồn đối với một số tư liệu đặc trưng, điều đó có thể sẽ thuyết phục các nhà bỏ thầu suy nghĩ một cách nghiêm túc về các biện pháp phòng ngừa hiểm họa

Tầm quan trọng của công tác điều hành và giám sát

Để đảm bảo đầy đủ công tác bảo vệ tư liệu, đòi hỏi phải phân chia có hệ

thống các hoạt động xây dựng thành các giai đoạn cũng như đòi hỏi có sự liên hệ chặt chẽ giữa kiến trúc sư, nhà thầu, ban điều hành của khách hàng, và liên lạc viên dự án Nhân viên của cơ sở chủ quản phải có khả năng lập được

kế hoạch cho việc tiếp tục truy cập các tư liệu nhiều người sử dụng và các tư liệu lưu trữ quan trọng Những nhân viên này phải nắm được các kế hoạch xây dựng và lịch thi công ở những khu vực lưu trữ quan trọng ngay khi có kế hoạch, vì những khu vực này đòi hỏi phải có sự quan tâm đặc biệt đến vấn đề bảo vệ và an ninh Cũng phải báo trước cho các nhân viên này về những thay đổi không tránh khỏi trong kế hoạch thi công khi tiến hành dự án Cần đưa ra các điều khoản về trách nhiệm thông báo và phổ biến thông tin trong các quy định của hợp đồng cũng như trong kế hoạch nội bộ về quản lý dự án của cơ quan chủ quản

Tốt nhất là nên chỉ định một liên lạc viên dự án, có thể là nhân viên của cơ quan chủ quản hoặc thuê nhân viên tư vấn Liên lạc viên dự án cần đảm bảo thực hiện đúng tiến trình các bước vận chuyển di dời khi có hiểm hoạ và đảm bảo sao cho các nhân viên được huấn luyện phù hợp để có thể thực hiện các tiến trình này Liên lạc viên dự án phải phối hợp với đội phòng cháy chữa cháy địa phương để lên kế hoạch phòng cháy chữa cháy, và phải làm việc chặt chẽ với các nhà chức trách địa phương cũng như với nhà thầu để đảm bảo tuân theo các nội quy cần thiết

Liên lạc viên dự án cần xem lại toàn bộ hợp đồng và mọi điều khoản để đảm bảo tư liệu lưu trữ được bảo vệ đầy đủ cũng như được thu hồi khi xảy ra thiệt hại Có thể thực hiện việc này dưới sự tư vấn của cố vấn pháp luật của cơ

quan chủ quản Cần đưa ra các điều khoản và quy trách nhiệm trong các

trường hợp cần thiết như trong quá trình thu dọn hoặc quá trình che phủ tư liệu khỏi các khí thải và nước Hợp đồng cũng cần định rõ trách nhiệm của nhà thầu trong các trường hợp cứu hộ (về nhân sự, khi các tư liệu bị ẩm hay

bị khô, hút ẩm toàn bộ kho chứa, thu dọn, tổng vệ sinh) hoặc trong các trường hợp cất trữ (chụp vi phim, đóng tập tư liệu, sao chụp, và bảo tồn)

Hợp đồng cần đưa ra các điều khoản chi tiết về việc thực hiện các biện pháp

an toàn đối với các thành viên trong đội xây dựng trong suốt thời gian xây dựng hoặc tân trang toà nhà lưu trữ Trong khu vực xây dựng cấm hút thuốc

và ăn uống Mặc dù nhân viên thư viện có trách nhiệm chính trong việc di chuyển tư liệu, nhưng công nhân xây dựng cũng phải nhận thức được tư liệu rất dễ bị hỏng và họ phải được huấn luyện để khi cần thiết có thể vận chuyển sách báo, hòm tủ và các tư liệu khác một cách cẩn thận

Hợp đồng cần định ra trách nhiệm quản lý công tác phòng cháy chữa cháy; thông thường đây là trách nhiệm của nhà thầu hoặc của đội trưởng đội xây dựng và công nhân của họ Ngoài ra, người của cơ quan chủ quản hàng ngày nên giám sát khu vực lưu trữ đang thi công để bảo đảm đã che phủ, gói ghém

tư liệu cẩn thận trước khi tiến hành xây dựng, đảm bảo công tác thu dọn vệ sinh, đảm bảo tốt công tác phòng cháy và chống ngập, và đảm bảo có đủ hệ thống thông gió để có thể sử dụng các chất hoá học, các lớp phủ hoặc các chất khí thải khác mà không ảnh hưởng đến tư liệu Người của cơ quan chủ quản có trách nhiệm phải thông báo với ban điều hành về hiện trạng của tư liệu Tốt nhất không nên chọn liên lạc viên dự án làm công việc này, nếu cơ quan chủ quản có đủ quỹ lương và nhân sự để thuê thêm người khác

Nhân viên này cần xem lại toàn bộ các mục trong kế hoạch đối phó khi có sự

cố để có thể nhanh nhất gọi các dịch vụ cứu hộ, và đảm bảo các nhân viên hiểu rõ vai trò của họ khi có sự cố Số điện thoại và hệ thống báo tin cho nhau phải được thông báo rõ trong nội bộ, và khi cần thiết có thể thông qua cảnh sát và đội phòng cháy chữa cháy Cần thông qua kế hoạch ứng phó tức thời và các thao tác khi có sự cố cháy, ngập với các nhà thầu, nhân viên, và các dịch vụ cứu hộ địa phương

Nên chuẩn bị sẵn các bản sao chụp các catalô và các danh mục tư liệu lưu trữ hiện hành, và cất giữ chúng cách xa khỏi nơi xây dựng Dù việc cất trữ các bản sao dự phòng ở cách xa nơi dự phòng là việc cần thiết, nhưng trong thời gian tân trang toà nhà lưu trữ thì việc này càng đặc biệt quan trọng Đối với các tư liệu lưu trữ bằng máy tính, cần chọn một nơi lưu trữ thứ hai và tiến hành việc sao lưu các tư liệu đó Tuỳ thuộc vào khối lượng nạp dữ liệu mà việc sao lưu các danh mục có thể được thực hiện theo ngày hoặc theo tuần, và phảI chuyển các bản sao lưu ra khỏi khu vực xây dựng Nếu khối lượng nạp

dữ liệu ít, có thể cất trữ các bản sao lưu hàng ngày hoặc hàng tuần ngay tại chỗ, còn các bản sao lưu hàng tháng thì cất trữ ở chỗ khác Các bản in catalô

và danh mục sách đòi hỏi ít nhất phải có hai nơI cất trữ ngoài khu vực xây dựng Bất cứ bản vi phim gốc nào đang cất trữ tại nơi xây dựng cũng phải di chuyển Cần ghi lại nơi cất trữ các vi phim gốc

Kế hoạch ứng phó khi có sự cố (dành cho các nhân viên có phận sự và có thể

sử dụng khi dập cháy) có thể còn bao gồm vị trí các tư liệu hoặc các hiện vật cần cứu hộ đầu tiên Các tư liệu và các hiện vật này cần được chú ý hơn trong các trường hợp khẩn cấp

Hiểm hoạ cháy

Nguyên nhân phổ biến thứ hai dẫn đến cháy thư viện ( nguyên nhân thứ nhất

là cố ý gây hoả hoạn) là xây dựng và tân trang toà nhà lưu trữ Công nhân thường sử dụng các thiết bị sưởi, các thiết bị cơ khí và đuốc Các tình huống cháy nổ tiềm tàng bao gồm lắp đặt hệ thống sưởi, lắp đặt hệ thống thông gió ,và các thiết bị điều hoà không khí (HVAC), thay dỡ mái, lắp đặt hệ thống nước và tróc sơn tường Ngoài ra, phá bỏ các phần xây dựng, lắp đặt hệ thống ống dẫn, lắp đặt hệ thống bình cứu hỏa, và hệ thống đường dây điện cũng có thể gây ra cháy nổ

Sách và giấy rất dễ cháy Mùi khói và bồ hóng về mặt hoá tính cũng có thể gây thiệt hại đến giấy và gáy sách Rất khó có thể lau đi các lớp bồ hóng còn sót lại; bất cứ ai vận chuyển các tư liệu bị ám khói đều dính bồ hóng trên tay,

và làm dính bồ hóng vào các tờ giấy bên trong hoặc dính sang các cuốn sách khác hoặc sang các giấy tờ khác Giá trị nội tại của tư liệu đặc biệt có thể bị huỷ hoại hoặc bị giảm đi đáng kể sau các sự cố cháy

Tài liệu "Tiêu chuẩn bảo vệ các nguồn tư liệu văn hoá" của NFPA (NFPA 909) đã đưa ra một bản tóm tắt ngẵn gọn các biện pháp phòng ngừa cần thiết trong thời gian tân trang toà nhà Các ấn phẩm khác có liên quan đến vấn đề này của NFPA cũng được giới thiệu ở phần cuối bản hướng dẫn này

Các biện pháp an toàn chống cháy nổ

Cần thực hiện các biện pháp tăng cường chống cháy nổ và chuẩn bị sẵn các thiết bị cứu hộ trước khi sử dụng bất cứ một thiết bị điện, cơ khí và phát nhiệt nào

Cần kiểm tra các hệ thống báo động hiện có trước khi tiến hành các công việc xây dựng sửa chữa Khi kiểm tra cần lưu ý đến các bộ cảm ứng để xác định xem các bộ cảm ứng đó đã được kết nối với đồn cảnh sát hoặc cứu hoả chưa

Hệ thống dò cháy phải được kiểm tra hàng tuần trong suốt thời gian xây

dựng Cần lưu ý để khi thay thế hoặc khi tăng cường các thiết bị điện hay các thiết bị cảm ứng cháy không gây ra sự gián đoạn trong công tác phòng cháy vào thời gian không làm việc

Liên lạc viên dự án cần kiểm tra đánh giá việc thực tập chữa cháy của đội xây dựng Theo quy định địa phương hay quốc gia thì người giám sát đội xây dựng và nhóm trưởng xây dựng có thể phải được huấn luyện để biết cách sử dụng bình cứu hoả; vì hầu hết công nhân là không biết sử dụng Cơ quan chủ quản nên yêu cầu nhà thầu xác định rõ quy trình cứu hỏa mà đội xây dựng phải thực hiện khi có sự cố cháy Các bình cứu hoả xách tay phù hợp ( thông thường là loại bình ABC) phải được chuẩn bị sẵn và dễ thấy ngay trong khu vực xây dựng Trong quá trình xây dựng có thể di chuyển bình cứu hoả theo đội xây dựng Nhân viên thư viện cũng phải biết nơi để các bình cứu hoả và biết cách sử dụng chúng Nếu cơ quan chủ quản có chuyên viên phòng cháy thì nhân viên này có nhiệm vụ tổ chức huấn luyện dập cháy Ban chỉ huy phòng cháy hoặc đội cứu hỏa là các nơi lý tưởng cho công tác huấn luyện

Những đám cháy âm ỉ do hàn hoặc cắt gây ra thường được phát hiện chậm,

do đó hợp đồng cần quy định các biện pháp an toàn như tạm dừng việc phát điện đầu giờ trong ngày xây dựng và để ra 30 phút ngay sau đó ( hoặc nhiều hơn) để kiểm tra cháy Xem "Các biện pháp bảo vệ tạm thời" của Dale Frens

và các tài liệu khác của NFPA để biết thêm hướng dẫn chi tiết về an toàn cháy nổ khi tiến hành các hoạt động xây dựng

Hiểm họa nước

Nước là hiểm họa chính đối với sự tồn tại của các tư liệu bằng chất liệu giấy Nước có thể làm bong keo dán, làm sách, giấy và giấy da bị rộp lên và biến dạng, làm gáy sách bị bong, mực bị nhoè, và giấy bồi ở bìa bị dính lại với nhau Một số giấy ảnh bị bong ra, số còn lại thì bị dính vào nhau Các tư liệu ngấm nước đặc biệt dễ bị nấm mốc làm hỏng, và gần như không thể phục hồi được

Việc thay thế mái, cửa sổ trên mái, việc lắp đặt hệ thống ống, bình phun nước, và đào bới hoặc thay thế hệ thống ống nước đang sử dụng, tất cả đều gây ra hiểm họa ngập nước trong thời gian tân trang Hơn nữa, khi nước chảy thấm vào các mối hàn ở đường điện có thể cũng gây cháy Cần xác định các khu vực dễ bị vỡ ống, rò rỉ ống hoặc úng ngập Mái nhà rất dễ bị hỏng khi con người đi lại trên đó Một nguyên nhân phổ biến gây dột mái ở những toà nhà đã cũ cần sửa là khi nhà thầu nghiệm thu hoặc thử nghiệm trên mái Các biện pháp chống ngập nước

Các hiểm họa nước tiềm tàng sẽ giảm đi đáng kể nếu áp dụng các biện pháp chống cháy, vì nước phun khi dập cháy có thể sẽ làm tư liệu bị thiệt hại thêm Nhà thầu phải thấy được tư liệu rất dễ bị hỏng vì nước và nấm mốc Cơ quan thuê xây dựng cần nêu rõ các khu vực nào đang làm mái cần tuyệt đối không

để nước vào trước khi kết thúc công việc mỗi ngày Liên lạc viên dự án cần soát lại các điều khoản hợp đồng về việc che phủ các khu vực đang sửa mái

và thường xuyên kiểm tra xem các điều khoản này có được tuân thủ hay không Cần thực hiện việc kiểm tra các khu vực xây dựng đều đặn trước khi công nhân nghỉ, đặc biệt chú ý đến các cửa sổ trên mái và các chỗ vá cũng như toàn bộ việc xây mái

Tuyệt đối không để bất cứ khoảng trống nào phía trên tư liệu bị lộ thiên trừ lúc công nhân đang làm việc Các tấm bạt phủ hoàn toàn không đủ bảo vệ qua đêm hoặc dịp cuối tuần, trừ khi chúng được ráp khít hoàn toàn tại các cạnh và các đoạn nối, và phải tạo ra các rãnh thoát nước trên đó Có thể thực hiện việc này bằng cách nghiêng tấm bạt phủ về phía đường thoát nước Mưa

to có thể gây vũng nước trên các tấm bạt phẳng; khi đủ nặng, tấm bạt phủ có thể sẽ ụp xuống, gây úng ngập bên dưới

Cần thường xuyên thông báo cho nhân viên thư viện biết về các khu vực sửa cửa sổ trên mái hoặc sửa mái ít nhất là 48 tiếng trước đó Cũng phải thông báo cho nhân viên thư viện trước 48 tiếng nếu công việc đòi hỏi phải di

chuyển hoặc thử hệ thống chứa nước, từ đó có biện pháp bảo vệ chống nước tràn vào khu lưu trữ tư liệu hoặc có biện pháp tạm thời di dời tư liệu đi chỗ khác Có thể phủ tư liệu bằng các tấm pôli êtilen, nhưng nếu các tấm phủ này

bị hở hoặc chỉ che phủ phía trên của tư liệu thì có thể nước vẫn ngấm vào tư liệu từ phía dưới

Mọi biện pháp bảo vệ cần lưu ý chống cháy theo quy định của Phòng nghiên cứu bảo hiểm (UL) Các tấm phủ phải trùm toàn bộ tủ tư liệu cần bảo quản,

và các tấm phủ cần phải đủ dài để phủ thêm một chút xuống sàn Toàn bộ các giá tủ cũng phải được phủ kín Toàn bộ tư liệu phải được đặt lên giá hoặc tủ

có giá kê cách mặt sàn ít nhất là 4" Cần lắp đặt chuông báo nước tràn ở

những khu vực cất trữ các tư liệu nghiên cứu hoặc các di vật cổ có giá trị quý, không thay thế được Có thể mắc những chuông này vào hệ thống giám sát tự động

Cảnh sát, nhà thầu, liên lạc viên dự án, và những người có chức trách phải biết vị trí và quy trình hoạt động của các hệ thống ống nước chính cung cấp cho khu vực xây dựng Phải luôn có sẵn số điện thoại của những người có chức trách trong mọi trường hợp Nếu chẳng may đường ống có bị vỡ, hay hệ thống phun nước cứu hoả bị hỏng ở bất cứ đoạn nào trong lúc lắp đặt hoặc kiểm tra, thì không được chậm trể phải khoá nước ngay tại nguồn Các điều khoản này phải được đưa ra từ trước, và phải có nhân viên chuyên trách trực 24/24 giờ ( tốt nhất là trực tại chỗ, ở phòng bảo dưỡng tòa nhà hoặc phòng bảo vệ nếu như cơ quan có các phòng như vậy)

Nhân viên chuyên trách hoặc liên lạc viên dự án cần phải nắm được và biết liên hệ khi cần tới các thiết bị làm lạnh, dịch vụ hút ẩm và tổng vệ sinh khi úng ngập như đã kê trong kế hoạch ứng phó khi có sự cố để đảm bảo có đầy

đủ các số điện thoại và các dịch vụ cứu hộ cần thiết khi có sự cố