Khái quát Word 2003 thi Công chức

Khái quát Word 2003

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU 2

1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH WORD 2

2 MÀN HÌNH GIAO DIỆN 2

3 TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI 3

4 LƯU MỘT TÀI LIỆU LÊN ĐĨA 3

5 MỞ MỘT TÀI LIỆU ĐÃ TỒN TẠI TRÊN ĐĨA 4

6 THOÁT KHỎI MÔI TRƯỜNG WORD 4

II SOẠN THẢO VĂN BẢN 5

1 MÔI TRƯỜNG SOẠN THẢO TIẾNG VIỆT 5

2 CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO CƠ BẢN 5

3 CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT 7

III ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 8

1 ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ (FONT) 8

2 ĐỊNH DẠNG CHO ĐOẠN VĂN BẢN (PARAGRAPH) 9

3 THIẾT LẬP TAB CHO ĐOẠN VĂN BẢN 10

4 THIẾT LẬP BULLETS VÀ NUMBERING 11

5 CHIA VĂN BẢN THÀNH NHIỀU CỘT 12

6 TẠO CHỮ CÁI LỚN ĐẦU DÒNG 13

7 TẠO KHUNG VIỀN VÀ ĐỔ MẦU (BORDERS AND SHADING) 13

IV CHỈNH SỬA VĂN BẢN 14

1 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN (FIND AND REPLACE) 14

2 TỰ ĐỘNG CHỈNH SỬA VĂN BẢN (AUTOCORRECT) 15

V BẢNG BIỂU 16

1 TẠO VÀ CHỈNH SỬA BẢNG BIỂU 16

2 TẠO KHUNG VIỀN, ĐỔ MẦU 19

3 TÍNH TOÁN, SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG 19

4 CHUYỂN VĂN BẢN THÀNH BẢNG BIỂU VÀ NGƯỢC LẠI 21

VI ĐỒ HOẠ 21

1 VẼ CÁC HÌNH KHỐI ĐƠN GIẢN 21

2 TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT (WORDART) 22

3 CHÈN ẢNH VÀO TÀI LIỆU 23

VII IN ẤN 23

1 ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN 23

2 TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU/CUỐI TRANG (HEADER AND FOOTER) 24

3 CHÈN SỐ TRANG TỰ ĐỘNG 25

Thanh tiêu đề (Title bar): Là thanh ngang nằm trên cùng của cửa sổ thể hiện tên

tài liệu Trước khi được đặt tên thì tên mặc định là Document 1

Thanh trình đơn (Menu bar):

Là tập hợp danh sách các lệnh, tuỳ chọn và các tính năng khác của chương trình

Thanh trình đơn của Word gồm: File, Edit, View, Insert,

Format, Tool, Window, Help

Thanh công cụ (Toolbars):

Chứa một số biểu tượng (Icon) thể hiện một số lệnh thông dụng Thay vì phải vào các hộp menu để chọn lệnh, chỉ cần nháy chuột lên biểu tượng của lệnh tương ứng Ví dụ: muốn lưu văn bản lên đĩa thay vì vào Menu File chọn Save, chỉ cần nháy chuột lên biểu tượng đĩa mềm ( )Là thanh chứa các nút lệnh, bạn có thể tự tạo những thanh công cụ tuỳ theo sở thích

Thanh định dạng (Formatting): chứa các nút lệnh định dạng văn bản.

Thước đo (ruler): gồm có thước đo ngang và thước đo dọc Muốn lựa chọn đơn vị

đo thực hiện: Kích vào Tools\Options\General\Measurement Units rồi kích chọn đơn vị

đo theo ý muốn

Thanh trạng thái(Status bar): Nằm ở phía dưới cùng của cửa sổ Word, hiển thị

chế độ làm việc của Word như: số thứ tự trang, thứ tự cửa sổ, tổng số trang, vị trí con trỏ (dòng, cột), giò, tình trạng của Capslock, Numlock,…

Vùng soạn thảo văn bản (Text Area): Vùng soạn thảo văn bản chiếm phần lớn

trong cửa sổ màn hình Word Tại đây bạn có thể gõ các ký tự, ký số, ký hiệu, công thức toán học và khoa học, chèn ngày, giờ, hình ảnh và hiệu ứng âm thanh dạng Wave vào văn bản, Vùng văn bản có 5 dạng hiển thị sau: Normal View, Web Layout View, Print Layout View, Outline View, Reading Layout

Menu tắt (Shortcut Menu): kích hoạt bằng cách nháy phải chuột Thao tác nhanh

theo từng đối tượng (tuỳ theo vị trí con trỏ chuột mà kích hoạt Shortcut Menu tương ứng)

3 Tạo một tài liệu mới

Để tạo một tài liệu mới, thực hiện một trong các cách sau:

− Cách 1: Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ

− Cách 2: chọn File -> New hoặc Ctrl + N

4 Lưu một tài liệu lên đĩa

a Lưu một tài liệu mới

Khi tạo một văn bản mới, điều đầu tiên bạn nên làm là lưu văn bản với một tên gợi nhớ thay cho tên mặc định khi tạo văn bản mới là Document1 Để lưu văn bản bạn thực hiện một trong các cách sau:

- Cách 1: Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ

- Cách 2: chọn File -> Save hoặc Ctrl + S

Xuất hiện hộp thoại:

+ Tại dòng Save in: chọn thư mục lưu văn bản (ví dụ: My Documents).

+ Tại dòng File name: gõ tên văn bản (ví dụ: Word 2003_KTNN) -> nhấp chuột vào nút Save để lưu văn bản

Sau khi lưu tài liệu thì mỗi khi thực hiện thao tác lưu trữ thì văn bản sẽ được lưu vào tên tệp đã đặt theo dạng của lần ghi đầu tiên

b Lưu tài liệu với một tên khác

Chọn File -> Save As Xuất hiện hộp thoại Save as:

− Tại dòng Save in: chọn vị trí lưu văn bản

− Tại dòng File name: gõ tên văn bản -> Save hoặc ấn Enter

c Thiết lập cấu hình lưu tự động

Để thiết lập cho hệ thống tự động lưu văn bản trong quá trình soạn thảo thực hiện: vào menu Tools, chọn Options, lựa chọn mục Save Hộp thoại Save Options xuất hiện Một số cấu hình hay sử dụng:

− Always Create Backup Copy: luôn tạo tệp dự phòng (*.BAK) khi lưu tệp lên đĩa

− Allow Fast Saves: cho phép lưu tệp nhanh (chỉ lưu những phần sửa đổi, không tạo tệp dạng *.BAK)

− Save AutoRecover info every: chọn thời gian Word sẽ tự động lưu văn bản trong quá trình soạn thảo Mặc định là 10 phút, bạn có thể thay đổi thời gian theo mong muốn.Muốn cấu hình nào có tác dụng, cần đánh dấu tích vào hộp trắng phía trước

5 Mở một tài liệu đã tồn tại trên đĩa

− Cách 1: Bấm vào biểu tượng

− Cách 2: chọn File -> Open hoặc Ctrl + O

6 Thoát khỏi môi trường Word

Khi kết thúc việc soạn thảo văn bản, bạn có thể rời khỏi chương trình Word bằng một trong ba cách sau:

− Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng trên cùng bên phải của cửa sổ

− Cách 2: Vào menu File, chọn Exit (hoặc bấm Alt+F+X)

− Cách 3: Dùng tổ hợp phím Alt+F4

Nếu trong quá trình trên bạn có thể thực hiện một sửa đổi nào đó trong các văn bản đang mở mà chưa lưu vào đĩa (cho đến thời điểm thoát) thì Word sẽ hỏi lại xem bạn có muốn ghi lại những sửa đổi đó không

II SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Môi trường soạn thảo tiếng Việt

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm gõ tiếng Việt trong các ứng dụng khác như: VietKey, Abc, UniKey… các phần mềm này gọi tắt là bộ gõ Tiếng Việt

Một trong các bộ gõ phổ biến nhất hiện nay là VietKey VietKey có các phiên bản khác nhau phù hợp với các hệ điều hành khác nhau:

− Với các hệ điều hành Window 16-bit (Win 3.1, Win 3.11…) có các phiên bản VietKey 16 bit (Vietkey16)

− Với các hệ điều hành Windows 32-bit (Win NT, Win9x, Win 2000, WinXP…)VietKey có các phiên bản VietKey 32 bit (VietKey95, VietKey2000)

VietKey cho phép gõ được tiếng Việt trong hầu hết các ứng dụng: Word, Excel, Access…

Ngoài ra, nó còn hỗ trợ hầu như tất cả các bảng mã tiếng Việt trong và ngoài nước

Phiên bản VietKey mới nhất hiện nay là VietKey2000

Để sử dụng được VietKey cần phải có tối thiểu 2 file: VKNT.exe và VKNTDLL.dll Chỉ cần copy hai file này vào một thư mục bất kỳ là có thể gõ tiếng Việt một cách dễ dàng sau khi chạy file VKNT.exe và bật chế độ gõ tiếng Việt

Bộ cài đặt VietKey đầy đủ gồm có các file sau: VKNT.exe, VKNTDLL.dll, VKNT.hlp, VKNT.fon Ngoài ra nếu trên máy chưa có bộ cài các font chữ thì cần phải cài chúng trước khi gõ tiếng Việt Thường thì có sẵn cả bộ cài font chữ trong bộ cài VietKey

do đó khi cài VietKey nó sẽ tự động cập nhật các font chữ này

Để gõ được tiếng Việt, sau khi cài đặt chương trình VietKey, bạn phải khởi động VietKey theo hai cách sau:

− Cách 2: Kích biểu tượng Vietkey trên màn hình Desktop

2 Các thao tác soạn thảo cơ bản

a Nhập văn bản

− Di chuyển con trỏ:

+ Mũi tên sang phải: di chuyển con trỏ qua phải một ký tự

− Phím xoá ký tự:

+ Delete: xoá ký dự tại vị trí con trỏ

+ Backspace: xoá ký tự bên trái con trỏ

− Phím Insert: dùng để chuyển giữa chế độ chèn ký tự và đè ký tự

− Phím Alt: dùng để chọn các thực đơn dọc bằng bàn phím

− Phím ESC: dùng để ngắt một công việc đang thực hiện

Nguyên tắc nhập một văn bản trong Word:

- Không được gõ Enter để ngắt các dòng trong một đoạn (Paragraph)

- Phím Enter dùng để ngắt một đoạn (Paragraph)

b Thao tác trên khối văn bản

Khối (Block) là một đoạn văn bản liên tục

Chọn một khối văn bản (bôi đen khối văn bản):

Đưa con trỏ đến đầu khối rồi dùng một trong các cách sau:

- Cách 1: Giữ phím Shift, bấm các phím mũi tên sang trái, sang phải, lên trên, xuống dưới, PgUp, PgDown, Home, End, tuỳ chọn

- Cách 2: Rê chuột đến vị trí cuối

- Cách 3: Giữ phím Shift, đưa con trỏ chuột đến vị trí cuối rồi nháy nút trái chuột

Chú ý:

♦ Nếu chọn một số dòng bằng chuột, có thể rê chuột ở bên lề trái các dòng

♦ Chọn toàn bộ văn bản: gõ Ctrl+A

♦ Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản: gõ Shift+Ctrl+End

♦ Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản: gõ Shift+Ctrl+Home

♦ Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối dòng: gõ Shift+End

Sao chép (copy) một khối văn bản vào vùng nhớ đệm (clipboard)

− Chọn khối muốn copy

− Thực hiện lệnh Edit\Copy (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng copy trên thanh công cụ, hoặc gõ Ctrl + C)

− Di chuyển con trỏ đến vị trí mới cần sao chép

− Thực hiện lệnh Edit\ Paste (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng paste trên thanh công cụ, hoặc gõ Ctrl+V)

Di chuyển một khối văn bản

− Chọn khối muốn di chuyển

− Thực hiện lệnh Edit\Cut (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công

cụ, hoặc gõ Ctrl + X)

− Di chuyển con trỏ đến vị trí mới

− Thực hiện lệnh Edit\ Paste (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng paste trên thanh công cụ, hoặc gõ Ctrl+V)

…

Để chèn thêm một ký tự đặc biệt, thực hiện theo các bước sau:

− Đưa con trỏ văn bản đến nơi cần chèn

− Thực hiện lệnh Insert\Symbol, hộp thoại Symbol xuất hiện

− Nháy chuột vào hộp Font để chọn bộ Font chứa các ký hiệu.

− Nháy nút Insert để chèn, sau khi chèn xong, nháy nút Close để đóng hộp thoại Symbol

Trường hợp thường xuyên sử dụng một số ký hiệu đặc biệt nào đó, bạn nên định nghĩa cho nó một tổ hợp phím tắt theo trình tự sau:

− Vào Insert\Symbol, chọn ký hiệu cần định nghĩa (ví dụ ký hiệu )

− Nháy chuột vào nút Shortcut Key, hộp thoại

Customize Keyboard xuất hiện

− Con trỏ lúc này nằm ở hộp Press New Shortcut

Key, bấm tổ hợp phím tắt cần định nghĩa (ví dụ tổ hợp

phím Shift và phím mũi tên di chuyển con trỏ bên phải)

− Nháy nút Assign, nháy nút Close để trở về hộp

Symbol

− Chọn một ký hiệu khác để định nghĩa hoặc nháy

nút Close để đóng hộp Symbol

Kể từ đó, chỉ cần bấm tổ hợp phím đã định nghĩa

thì ký hiệu tương ứng sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ Tất cả

các định nghĩa được cất giữa trong tệp *.Dot khi thoát khỏi Word

III ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

1 Định dạng phông chữ (font)

− Thay đổi phông chữ (font): Chọn ký tự hoặc đoạn văn bản cần thay đổi, nháy

chuột vào mũi tên xuống trong hộp tên Font, một danh sách các tên Font hiện ra, từ đó chọn Font cần sử dụng

− Thay đổi kích cỡ phông chữ (Font Size): Chọn ký tự hoặc đoạn văn bản cần thay

đổi, nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp Font Size, chọn số chỉ cỡ Font

Chý ý: nếu muốn tăng cỡ font lên 1 đơn vị thì bấm Ctrl+], nếu muốn giảm cỡ font

1 đơn vị thì bấm Ctrl+[

− Thay đổi kiểu phông chữ (Type Style): có 3 kiểu thể hiện chính là: Đậm (Bold),

Nghiêng (Italic), Gạch dưới (Underline)

+ Có thể kết hợp nhiều kiểu chữ Ví dụ: đậm nghiêng, nghiêng gạch dưới,

+ Muốn chọn kiểu nào thì kích vào một trong các ký tự B, I, U trên thanh công cụ

(hoặc sử dụng tổ hợp phím nóng Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U)

− Thay đổi mầu chữ: Chọn ký tự hoặc đoạn văn bản cần thay đổi, nháy chuột vào

mũi tên của biểu tượng thay đổi mầu chữ trên thanh công cụ, chọn mầu mong muốn

Để định dạng đầy đủ, chọn Font trong menu Format, khi đó hộp thoại sau xuất hiện:

2 Định dạng cho đoạn văn bản (paragraph)

Chức năng định dạng đoạn văn bản cho phép bạn thay đổi cách hiển thị của một đoạn văn bản (paragraph)

Vào Format, chọn Paragraph, hộp thoại sau xuất hiện:

Thẻ Indents and Spacing: Định lề và các khoảng cách lề, dòng.

− Trong Alignment:

+ Left (Right): canh đều theo biên trái (phải), phím nóng: Ctrl+L (R)

+ Centered: canh vào giữa (Ctrl+E)

.+ Justified: canh đều hai biên trái và phải (Ctrl+J)

− Trong Indentation:

+ Left (Right): đặt lề trái (phải) cho đoạn văn bản

+ Special: đặt lùi vào cho dòng đầu của đoạn văn bản

− Trong Spacing:

+ Before: khoảng cách giữa đoạn được chọn và đoạn trước

+ After: khoảng cách giữa đoạn được chọn và đoạn sau

+ Line spacing: đặt khoản cách giữa các dòng trong đoạn

Single: cách dòng đơnDouble: cách dòng đôi1.5 lines: cách 1 dòng rưỡi

At least: cách dòng nhỏ nhấtExactly: cách dòng chính xác theo thông số do người dùng đặt

Thẻ Line and Page Breaks: Định dạng dòng và ngắt trang

Sau khi đã định lề, khoảng cách lề, dòng trong đoạn văn bản, nháy chuột vào nút

OK để đóng cửa sổ Paragraph

3 Thiết lập Tab cho đoạn văn bản

Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dùng tại một vị trí Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là chiều dài của Tab Stop (Tab) Khoảng cách ngầm định là 0,5 inch

Việc thay đổi chiều dài của Tab Stop có thể thực hiện như sau:

- Vào Format, chọn Tabs…, hộp thoại Tabs sau xuất hiện:

Tab stop position: Xác định vị trí của mỗi điểm dừng Tab bằng cách gõ vào các con số

cho khoảng cách đó Có thể chọn ký tự trong Leader (2,3,4) nếu muốn những ký tự này trình bày giữa hai Tab stop

Default tab stops: Xác định khoảng cách dừng Tab đều đặn trên thước đo ngang (theo

mặc định là 0.5 inch hay 1.27 cm)

Alignment: Chọn 1 trong 5 vị trí dóng hàng cho điểm dừng Tab Hình dưới đây minh hoạ

cho 5 điểm dóng hàng của vị trí dừng Tab ở trên:

Left Center Right Decimal Bar

− Chọn OK hay gõ Enter

4 Thiết lập Bullets và Numbering

Chức năng Bullets and Numbering cho phép bạn xác định các dấu chấm đen hình tròn (Bullets) hay đánh số (Numbering) hay đánh ký tự Alphabe khác ở đầu các đoạn văn bản

− Chọn đoạn văn bản muốn định Bullets và Numbering

− Thực hiện lệnh Format\Bullets and Numbering Xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering

+ Chọn thẻ Bulleted: để thiết lập các ký hiệu ở đầu đoạn văn bản

Chọn kiểu Bulleted mong muốn.

Nháy vào nút OK

+ Chọn thẻ Numbered để thiết lập kiểu đánh số ở đầu đoạn văn bản

Chọn kiểu số mong muốn

Nháy vào nút OK

5 Chia văn bản thành nhiều cột

Có thể trình bày văn bản thành nhiều cột như dạng bài báo bằng các thao tác:

− Chọn chế độ Layout (thực hiện lệnh View\Print Layout)

− Chọn đoạn văn bản cần chuyển thành cột, thực hiện lệnh Format\Columns Hộp thoại sau xuất hiện

− Gõ số cột tương ứng trong hộp Number of Columns.

− Chọn OK hay ấn Enter trên bàn phím

6 Tạo chữ cái lớn đầu dòng

Có thể sử dụng khả năng Drop Cap để tạo chữ cái lớn đầu dòng Thực hiện các bước sau:

− Chọn chữ cái hoặc đoạn văn bản cần tạo

− Vào Format, chọn Drop Cap Hộp thoại Drop Cap xuất hiện

− Trong mục Position, chọn Dropped hoặc In Margin

− Chọn kiểu, cỡ Font, số dòng văn bản cần chứa cho chữ cái (Line to Drop), khoảng cách từ chữ cái đến các chữ khác trong đoạn văn bản (Distance from text)

− Chọn OK

Để huỷ bỏ hiệu ứng này, các bước tiến hành tương tự nhưng trong mục Position, chọn None

Chọn thẻ Borders để tạo khung viền:

− Chọn kiểu khung (Border) trong phần Setting (có các lựa chọn: Box, Shadow,

− Chọn mầu nền trong bảng mầu (Fill)

− Chọn kiểu nền tại khung Style

− Nhấp OK

IV CHỈNH SỬA VĂN BẢN

1 Tìm kiếm và thay thế văn bản (Find and Replace)

a Tìm kiếm (Find):

Để tiến hành tìm kiếm một chuỗi ký tự trong văn bản, thực hiện các bước sau:

− Vào Edit, chọn Find (hoặc gõ Ctrl + F) Xuất hiện hộp thoại:

− Gõ chuỗi ký tự muốn tìm vào hộp Find What

− Nhấp chuột vào More để thiết lập vị trí tìm kiếm: trong mục Search chọn:

+ Up: để tìm từ vị trí con trỏ lên đầu văn bản

+ Down: để tìm từ vị trí con trỏ xuống cuối văn bản