Tài liệu về EXCEL 2003 thi KTV

Cơ bản về excel

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU 2

II XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 7

III ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 16

IV MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL 18

V SẮP XẾP, LỌC DỮ LIỆU VÀ TÍNH TOÁN THEO NHÓM 25

VI THIẾT LẬP TRANG IN 32

I GIỚI THIỆU

Excel là một trong các ứng dụng của bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office của hãng Microsoft Excel được sử dụng rất phổ biến trong tính toán các bảng biểu, vẽ biểu đồ và xử lý số liệu

Ngoài ra Excel còn có một tính năng quan trọng nữa là dùng để quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) gọi là Hệ quản trị CSDL

Phiên bản đầu tiên của Excel là Microsoft Office Excel 95, tiếp đến là Excel

97, Excel 2000, Excel XP, Excel 2003, Excel 2007, trong đó các phiên bản ra sau là những phiên bản được nâng cấp và cải tiến từ các phiên bản ra trước Sau đây chúng tôi hướng dẫn bạn sử dụng phiên bản phổ biến nhất hiện nay của Excel là Excel 2003

1 Khởi động chương trình Excel

Sau khi khởi động Windows, thực hiện một trong các cách sau:

- Cách 1: Nhấp chuột lần lượt Start\Programs\Microsoft Office\ Microsoft

- Thanh tiêu đề (Title bar): Thanh tiêu đề ở dòng trên cùng của màn hình

Cho biết tên tệp đang mở Khi mới khởi động Excel tại đây ghi Microsoft Book1, khi bạn đặt tên cho bảng tính, tên này kèm theo phần mở rộng xls sẽ thay thế từ Book1

Excel Thanh trình đơn (Menu bar):

Là tập hợp danh sách các lệnh, tuỳ chọn và các tính năng khác của chương

trình mà bạn có thể kích hoạt Thanh Menu của Excel bao gồm: File, Edit, View,

Insert, Format, Tools, Date, Window, Help

- Thanh công cụ (Toolbars):

Thanh công cụ gồm nhóm các biểu tượng tương ứng với các thao tác xử lý

Ví dụ như để mở một Workbook mới ta phải vào File\New, nhưng nhờ thanh công

cụ ta có thể kích vào biểu tượng trên thanh công cụ để mở một Workbook mới

- Thanh định dạng (Formatting): Chứa các nút lệnh định dạng bảng tính.

- Thanh công thức (Formula bar): Hiển thị dữ liệu nhập vào ô bảng tính.

- Thanh trạng thái (Status bar): Thanh trạng thái nằm ở phía dưới cửa sổ

Excel, hiển thị chế độ làm việc của Excel:

- Ready: Đang sẵn sàng làm việc

- Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức

- Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ

- Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại

Bên phải thanh trạng thái hiển thị các phím CAPS Lock, NUM Lock, hay SCRL Lock được bật hay tắt

- Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs): Là dòng trên thanh trạng thái, hiển

thị tên của các bảng tính (khi chưa được đặt tên, tại đây ghi Sheet 1, Sheet 2, Sheet 16) Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính

- Cửa sổ bảng tính (Worksheet window): là vùng rộng nhất dùng để nhập

dữ liệu, tính toán, vẽ biểu đồ,…

Cột: (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh

thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, …), tổng số có 256 cột trong một bảng tính

Hàng (Row): là tập hợp các ô trong bản tính theo chiều ngang được đánh số

thứ tự từ 1 đến 65.536

Ô (Cell): là giao của một cột và một hàng Mỗi cell có địa chỉ tương ứng với

tên cột và tên hàng Ví dụ: ô C5 có địa chỉ tương ứng với cột C và hàng thứ 5 Ô hiện tại hay gọi là con trỏ ô là ô có khung viền bao quanh với ô vuông nhỏ ở góc phải dưới (mốc điền) Địa chỉ của ô hiện tại được hiển thị ở hộp tên địa chỉ trên thanh công thức

Sheet: là một bảng tính lớn gồm 256 cột và 65.536 hàng.

3 Thao tác với tệp bảng tính (workbook)

a Mở một tệp bảng tính mới

- Cách 1: Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ

- Cách 2: chọn File -> New hoặc Ctrl + N

b Lưu bảng tính

Khi tạo một bảng tính mới, điều đầu tiên bạn nên làm là lưu bảng tính với một tên gợi nhớ thay cho tên mặc định khi tạo bảng tính mới là Book1 Để lưu bảng tính bạn thực hiện một trong các cách sau:

- Cách 1: Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ

- Cách 2: chọn File -> Save hoặc Ctrl + S

Xuất hiện hộp thoại:

+ Tại dòng Save in: chọn thư mục lưu bản tính

+ Tại dòng File name: gõ tên bảng tính (ví dụ: Tai_lieu_Excel) -> nhấp chuột vào nút Save để kết thúc việc lưu bảng tính

c Lưu bảng tính với tên khác

Chọn File -> Save As Xuất hiện hộp thoại Save as:

- Tại dòng Save in: chọn vị trí lưu bản tính

- Tại dòng File name: gõ tên bảng tính -> Save hoặc ấn Enter

d Đóng bảng tính

- Cách 1: Bấm vào biểu tượng góc trên bên phải cửa sổ bảng tính

- Cách 2: chọn File -> Close hoặc Ctrl + W

e Mở bảng tính đã có trên đĩa

- Cách 1: Bấm vào biểu tượng

- Cách 2: chọn File -> Open hoặc Ctrl + O

f Mở và hiển thị nhiều bảng tính đồng thời

- Lần lượt mở các bảng tính

- Để di chuyển sang làm việc với các bảng tính khác chọn Window, Excel sẽ liệt kê các bảng tính đang được mở, tiếp theo chọn bảng tính ta cần chuyển tới (hoặc gõ số thứ tự của bảng tính đó)

- Muốn hiển thị đồng thời tất cả các bảng tính đã

mở:

+ Chọn Window\Arrange Xuất hiện hộp thoại

Arrange Windows

Title: Phủ kín màn hình

Horizontal: Sắp xếp theo chiều ngang

Vertical: Sắp xếp theo chiều dọc

Cascade: Xếp so le

Ví dụ: hình dưới các bảng tính được sắp xếp theo kiểu Title

+ Để chuyển sang làm việc với bảng tính nào, kích chuột tại cửa sổ của bảng tính đó hoặc ấn Ctrl + F6

4 Thao tác với bảng tính (worksheet)

a Chèn thêm một bảng tính

Để chèn thêm một bảng tính chọn một trong các cách sau:

- Cách 1: Chọn Insert\Worksheet, hoặc

- Cách 2: Nhấp phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính, xuất

hiện menu tắt → chọn Insert → worksheet\OK

b Xoá một bảng tính

Chọn bảng tính muốn xoá (có thể chọn để xoá nhiều bảng tính cùng một lúc), sau đó chọn một trong các cách sau:

- Cách 1: Chọn Edit\Delete sheet, hoặc

- Cách 2: Nháy phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính, xuất hiện menu tắt → chọn Delete

c Đổi tên bảng tính

- Chọn bảng tính muốn đổi tên → chọn Format\Sheet\Remane hoặc hoặc chọn Rename từ Menu tắt, hoặc nháy đúp chuột trái vào thẻ tên bảng tính muốn đổi tên

- Gõ tên mới → nhấn Enter

- Chọn bảng tính muốn sao chép (hoặc di chuyển)

→ chọn Edit\Move or Copy sheet (hoặc chọn Move or

Copy từ Menu tắt), xuất hiện cửa sổ Copy or Move

- Chọn vị trí đặt bảng tính muốn sao chép trước

bảng tính nào thì chọn trong khung Before sheet, chọn

vào mục Create a copy → OK Nếu không chọn Create a

copy, Excel sẽ di chuyển bảng tính chứ không sao chép

Chú ý: Có thể sao chép hoặc di chuyển bảng tính

đến một tệp bảng tính khác (workbook khác) bằng cách

chọn tệp bảng tính muốn sao chép hoặc di chuyển tới

trong khung To book của cửa sổ Move or Copy.

- Cách 3: Đưa con trỏ ô tới vị trí cần tách, chọn Window\Freeze Panes Để bỏ tách, chọn Window\Unfreeze Panes.

f Ẩn và hiện lại bảng tính

- Ẩn bảng tính: chọn bảng tính muốn ẩn → chọn Format\Sheet\Hide.

- Hiện lại bảng tính: chọn Format\Sheet\Unhide, sau đó chọn bảng tính muốn

hiện lại, kích OK

g Chọn nhiều bảng tính

- Chọn các bảng tính liền kề nhau: nháy chuột vào thẻ tên của bảng tính đầu,

giữ phím Shift trong khi nháy chuột đến thẻ tên của bảng tính cuối

- Chọn các bảng tính cách nhau: Giữ phím Ctrl sau đó lần lượt nháy chuột

vào thẻ tên của các bảng tính muốn chọn Để bỏ việc chọn một bảng tính nào thì giữ phím Ctrl trong khi nháy chuột vào thẻ tên bảng tính đó

II XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1 Các kiểu dữ liệu

a Dạng ký tự (Text)

Bắt đầu bằng các chữ cái a đến z hoặc là A đến Z.

Những dữ liệu ký tự dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán

Theo mặc định, dữ liệu dạng ký tự được căn sang trái ô

#NAME? : Thực hiện phép tính với một biến không xác định

(tức là tên biến không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong

danh sách

#VALUE! : Sai về kiểu của toán hạng Ví dụ: lấy số chia cho

- Có thể nhập ngày theo hàm: =DATE(YY,MM, DD)

Ctrl + Shift + ; Cho giờ hệ thốngTheo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô

2 Toán tử trong công thức

b Toán tử chuỗi

Các chuỗi được nối với nhau bằng dấu & Ví dụ: nhập vào ô A1: = “Kiểm

toán” & “Nhà nước” sẽ cho kết quả là: Kiểm toán Nhà nước

Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai) Ví dụ: ô A3

có giá trị là 45, ô B3 có giá trị là 25 Tại ô C3 gõ công thức:

= A3<B3 : kết quả sẽ là False

= A3>B3 : kết quả là True

3 Nhập dữ liệu

a Toạ độ, địa chỉ tương đối, tuyệt đối

- Toạ độ: được đánh số từ A, B, C…IV (256 cột)

- Địa chỉ tuyệt đối cột: Được xác định bởi $<cột><dòng> Ví dụ: $A4

- Địa chỉ tuyệt đối dòng: Được xác định bởi: <cột>$<dòng>.Ví dụ: A$4

- Cách lấy địa chỉ tuyệt đối: Ngay sau khi chọn toạ độ xong ta ấn phím F4

- Toạ độ vùng: Được xác định bởi ô đầu tiên bên trái và ô cuối cùng bên phải của vùng và được viết cách nhau bằng dấu :

- Tương tự địa chỉ ô cũng có địa chỉ vùng tương đối và tuyệt đối Ví dụ: A1:B5 hoặc $A$1: $B$5

b Nhập dữ liệu bất kỳ

- Đưa con trỏ về ô muốn nhập dữ liệu

- Nhập dữ liệu → ấn Enter để kết thúc việc nhập dữ liệu

Chú ý: Nếu bạn muốn nhập một đoạn văn bản dài vào trong một ô bảng tính

và muốn ngắt dòng thì nhấn tổ hợp phím Alt + Enter

c Nhập dữ liệu giống nhau trong nhiều ô

Nhập dữ liệu giống nhau vào các ô khác nhau theo các bước sau:

- Chọn các ô muốn nhập dữ liệu (có thể chọn các ô không liền kề nhau và nhiều bảng tính cùng một lúc bằng cách giữ phím Ctrl)

- Gõ dữ liệu muốn nhập (ví dụ số 12345)

- Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter (↵)

d Nhập dữ liệu trong các ô theo một quy luật

- Chuỗi số với bước nhảy là 1:

+ Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một ô số bắt đầu từ 1, ta gõ 1

+ Trỏ chuột vào mốc điền (góc dưới bên phải của ô) cho xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo và thả chuột tại ô cuối của miền Kết quả ta được chuỗi số 1, 2, 3

- Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

+ Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi

số lẻ ta gõ 3 vào một ô nào đó

+ Về ô dưới hoặc ô bên phải của miền gõ vào số tiếp theo, ví dụ 5

+ Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu + màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối miền

- Chuỗi ngày tháng tăng:

+ Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng bắt đầu

+ Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu +, bấm giữ trái chuột, kéo thả đến ô cuối miền

+ Nếu giữ phải chuột, kéo thả đến ô cuối miền sẽ xuất hiện Menu tắt:

Fill days : để tăng 1 ngàyFill Months: để tăng 1 tháng

- Nhập một danh sách tự tạo:

Để tạo một danh sách:

+ Vào Tool\Option\Custom List

+ Trong khung List Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị bấm ↵ để xuống dòng (ví dụ: tạo danh sách: Phòng A, Phòng B,

…) Sau đó bấm Add → OK

Để sử dụng:

Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu của vùng cần nhập dữ liệu, kéo thả Excel sẽ tự động điền tới ô cuối của vùng

e Nhập dữ liệu kiểu công thức

- Khi nhập công thức phải bắt đầu bằng dấu = hoặc +

- Cần lấy dữ liệu ở ô nào thì nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô

- Nhập công thức giống nhau trong các ô khác nhau: ví dụ bạn muốn tính

lương của các cán bộ trong phòng: Lương = Số NC x Tiền 1 NC:

+ Chọn miền E2:E7, trong miền này sẽ nhập công thức giống nhau

+ Gõ công thức: tại ô E2=C2*D2

+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter ta sẽ được kết quả từ ô E2 đến E7

- Chọn dữ liệu không liền kề: Đưa con trỏ tới ô đầu cần chọn, giữ phím Ctrl

đồng thời bấm trái chuột chọn các ô tiếp theo

- Chọn một cột: Bấm trái chuột tại tên của cột muốn chọn (các chữ cái A, B,

C,…), hoặc đưa con trỏ tới cột muốn chọn rồi ấn tổ hợp phím Ctrl + Dấu cách

- Chọn một dòng: Bấm trái chuột tại số thứ tự của dòng muốn chọn (các số 1,

2, 3, …), hoặc đưa con trỏ tới dòng muốn chọn rồi ấn tổ hợp phím Shift + Dấu cách

- Chọn toàn bộ bảng tính:

+ Ấn Ctrl + A, hoặc

+ Bấm trái chuột vào góc trên cùng bên trái của bảng tính (bên trái cột A và phía trên hàng số 1).

b Sao chép dữ liệu (copy)

+ Chọn ô, vùng muốn sao chép

+ Ấn Ctrl + C hoặc chọn Edit\Copy hoặc nhấp phải chuột chọn Copy

+ Di chuyển đến ô, vùng muốn sao chép tới, ấn Ctrl + V hoặc chọn Edit\Paste hoặc nhấp phải chuột chọn Paste

c Di chuyển dữ liệu (move)

Để di chuyển ô hay vùng dữ liệu sử dụng các cách sau:

- Cách 1: Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển, ấn Ctrl + X hoặc chọn Edit\Cut

Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn chuyển tới, ấn Ctrl + V hoặc chọn Edit\Paste

- Cách 2: Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển Di chuột đến biên ở góc phía

trên bên trái của khối cho đến khi xuất hiện hình trỏ chuột, Sau đó kéo thả đến vị trí muốn di chuyển tới

d Sửa, xoá dữ liệu

- Sửa dữ liệu: Nháy đúp trái chuột vào ô muốn sửa dữ liệu hoặc ấn phím F2,

sau đó sửa dữ liệu và ấn ↵ để kết thúc

- Xoá dữ liệu: Đưa con trỏ về ô hoặc vùng muốn xoá, ấn phím Delete để xoá

dữ liệu

5 Xử lý cột, hàng, ô trong bảng tính

a Thay đổi kích thước cột, hàng

- Thay đổi độ rộng của cột:

+ Một cột: Trỏ chuột tới vạch đứng ở bên phải của cột sao cho xuất hiện hình mũi tên hai đầu, kéo và thả vạch đó tại vị trí mới

+ Nhiều cột: Chọn một số ô của cột (hoặc chọn các cột bằng cách nhấp chuột lên tên của các cột) → chọn Format\Column\Width → gõ vào độ rộng của cột → ấn OK hoặc ↵

- Thay đổi độ cao của hàng:

+ Một hàng: Trỏ chuột tới vạch nganh dưới số thứ tự của hàng sao cho xuất hiện hình mũi tên hai đầu, kéo thả vạch đó tới vị trí mới

+ Nhiều hàng: Chọn một số ô của hàng (hoặc chọn hàng bằng cách nhấp chuột lên số thứ tự của hàng) → chọn Format\Row\Height → gõ vào chiều cao của hàng → ấn OK hoặc ↵

b Chèn thêm cột, hàng, ô

- Chèn thêm cột:

+ Nháy chuột lên tên của cột (các chữ A, B,…) tại vị trí cần chèn, cần chèn thêm bao nhiêu cột thì chọn bấy nhiêu cột

+ Chọn Insert\Columns hoặc nháy phải chuột rồi chọn Insert Excel sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột được chọn sang bên phải

Entire column: chèn thêm cột

Shift cells left: Chuyển dữ liệu của các ô sang bên phải vùng bị xoá.Shift cells up: Chuyển dữ liệu của các ô phía dưới vùng bị xoá.

Entire Row: Xoá toàn bộ các hàng chứa vùng được chọn

Entire Column: Xoá toàn bộ các cột chứa vùng được chọn

d Ẩn, hiện lại cột, hàng

Trong một bảng tính lớn (có nhiều cột, hàng), để tiện cho việc thao tác ta nên

ẩn một số cột hoặc hàng không cần thiết và khi nào cần lại cho chúng hiện lại

Để ẩn cột, hàng:

- Chọn cột hoặc hàng muốn ẩn đi

- Chọn Format\Column hoặc Row\Hide

Để hiện lại cột, hàng:

- Tại vị trí của cột (hoặc hàng) bị ẩn sẽ xuất hiện dòng kẻ dọc (hoặc ngang)

Để hiện lại cột (hoặc hàng) bị ẩn, chọn các cột (hoặc hàng) liền kề với chúng Ví dụ: bạn làm ẩn cột D và muốn hiển thị lại thì chọn các cột B và C

- Sau đó chọn Format\Column\Unhide hoặc nháy phải chuột chọn Unhide

e Cố định cột, hàng tiêu đề

Trong các bảng tính lớn, khi ta muốn xem hay nhập dữ liệu ở phía dưới thì không thấy tiêu đề của hàng đầu tiên, tương tự đối với cột cũng vậy Excel có chức năng cố định cột, hàng tiêu đề, các bước như sau:

- Đưa con trỏ về ô chuẩn để cố định, ô này nằm ngay dưới hàng và bên phải cột cần cố định Ví dụ muốn cố định cột A và dòng 1 thì đưa con trỏ về ô B2

- Chọn Window\Freeze Pane

- Để bỏ việc cố định cột, hàng thì chọn Window\Unfreeze

Chú ý: Nếu bạn chỉ muốn cố định cột (hoặc hàng) tiêu đề thì chọn cột bên

phải của cột cần cố định (hoặc chọn hàng phía dưới của hàng cần cố định), sau đó chọn Window\Freeze Để bỏ cố định cột (hoặc hàng) tiêu đề chọn Window\Unfreeze

f Tạo ghi chú cho ô

Việc tạo ghi chú cho ô sẽ giúp ta giải thích cho nội dung của ô đó rõ ràng hơn

Các bước tạo ghi chú:

- Trong mục Underline để chọn kiểu gạch chân

- Chọn mầu chữ tại mục Color

- Trong mục Effects: chọn Strikethrough: gạch nganh, Superscript: là số mũ, Subscript: chỉ số dưới

- Chọn Normal font: áp dụng kiểu định dạng ngầm định

b Định dạng kiểu số

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Chọn Format\Cells hoặc Ctrl + 1 Chọn mục Number trong hộp thoại Format Cells

- Chọn các kiểu dữ liệu tại mục Category:

+ General: Kiểu mặc định của Excel

+ Number: Kiểu số Chọn mục Use 1000 Separator (,): dùng dấu “,” để tách

hàng nghìn Trong mục Negative numbers: chọn chế độ hiển thị cho số là một số âm (ví dụ ô E3 là -123, thay vì muốn hiển thị -123 bạn muốn hiển thị là (123) thì chọn số trong ngoạch đơn tại mục Negative numbers)

+ Currency: Kiểu tiền tệ Chọn kiểu tiền tệ trong mục Symbol.

+ Accounting: Kiểu kế toán

+ Date: Kiểu ngày tháng Chọn kiểu hiển thị ngày tháng tại mục Type

Excel mặc định hiển thị kiểu ngày tháng theo kiểu Mỹ (thường là: Tháng/Ngày/Năm) Để phù hợp với kiểu ngày tháng ở Việt Nam (tức là: Ngày/Tháng/Năm), nên chọn theo kiểu ngày tháng của một số nước giống Việt Nam như kiểu English, French, Chinese,… tại mục Locale (location)

+ Time: Kiểu giờ Chọn kiểu hiển thị giờ tại mục Type

+ Percentage: Kiểu phần trăm

+ Fraction: Kiểu phân số

+ Custom: Theo kiểu định dạng của người sử dụng

+ Horizontal: theo chiều ngang.

sang phải, các giá trị logic được văn vào giữa

Left, Right, Center: Căn sang trái, phải và giữa

Center Across Selection: Căn vào giữa miền đã chọn Tương tự như

chọn ←a→ trên thanh công cụ

+ Vertical: theo chiều dọc.

Distribute: Dữ liệu sẽ tự động xuống dòng nếu chiều dài

dữ liệu vượt quá độ rộng cột

+ Orientation: chọn hướng của dữ liệu Có thể chọn theo hướng dọc, ngang

hay nghiêng

+ Text control:

Wrap text: Nội dung dữ liệu sẽ tự động xuống dòng nếu nội dung

vượt quá chiều ngang của ô

Shrink to fit: Co dữ liệu lại để vừa với kích thước ô

Merge cells: trộn các ô đã chọn thành một ô Tương tự như chọn

←a→ trên thanh công cụ

- Ngoài ra, có thể chọn căn lề trái, giữa, phải hay căn thẳng 2 bên bằng cách chọn các biểu tượng trên thanh công cụ

2 Kẻ khung

- Chọn vùng dữ liệu cần kẻ khung (border)

- Chọn Format\Cells hoặc Ctrl+1, chọn Border

+ Chọn kiểu đường viền tại khung Style

+ Chọn mầu đường viền tại khung Color

+ Outline: đường viền bao quanh vùng được chọn

+ Inside: đường viền bên trong vùng được chọn

- Ngoài ra, có thể chọn kẻ khung bằng biểu tượng trên thanh công cụ

3 Đổ mầu nền cho ô

- Chọn ô cần đổ mầu

- Cách 1: Chọn Format\Cells hoặc Ctrl+1, chọn mục Patterns Chọn mầu trong bảng mầu → ấn OK

- Cách 2: Sử dụng biểu tượng trên thanh công cụ

IV MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

Quy tắc sử dụng hàm

Hàm (Function) được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiện các tính toán chuyên biệt Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc một thông báo lỗi Excel có trên 300 hàm và đuợc phân loại thành từng nhóm

Cú pháp của hàm: =tên hàm(tham biến 1, tham biến 2 )

- Tên hàm có thể viết thường hay hoa hoặc vừa viết thường vừa viết hoa đều được

- Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu () và cách nhau bởi dấu phẩy “,” hoặc chấm phẩy “;” hoặc một dấu ngăn cách nào khác tuỳ theo cách đặt các thông số quốc tế

- Trong hàm không được có dấu cách

- Hàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu của một phép tính Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàm khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu = trước tên hàm đó