Bài giảng tổ chức công tác kế toán

Mục tiêu của môn học giúp sinh viên nắm được những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về tổ chức công tác kế toán bao gồm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ c

TS HOÀNG VŨ HẢI ThS NGUYỄN MINH THÙY

TS HOÀNG VŨ HẢI - ThS NGUYỄN MINH THÙY

BÀI GIẢNG

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2020

MỤC LỤC

Mục lục i

Danh mục các chữ viết tắt iv

Danh mục các bảng v

Danh mục các sơ đồ vi

Lời mở đầu 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 3

1.1 Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp 3

1.1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán 3

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán 3

1.1.3 Yêu cầu cơ bản của thông tin kế toán 4

1.2 Các khái niệm và nguyên tắc kế toán cơ bản 4

1.2.1 Các khái niệm kế toán cơ bản 4

1.2.2 Các nguyên tắc kế toán cơ bản 6

1.3 Nội dung, căn cứ, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 8

1.3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 8

1.3.2 Căn cứ vào nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 11

1.3.3 Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 12

Câu hỏi ôn tập 12

Chương 2 TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN 13

2.1 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán 13

2.1.1 Thông tin kế toán và yêu cầu của việc thu nhận thông tin kế toán 13

2.1.2 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán bằng các chứng từ kế toán 13

2.2 Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán ở Việt Nam hiện nay để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp 15

2.2.1 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để xây dựng danh mục và biểu mẫu các chứng từ kế toán 15

2.2.2 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán 17

2.2.3 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy các chứng từ kế toán 19

2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán để thu thập thông tin kế toán một số

nghiệp vụ chủ yếu 20

2.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán tiền 20

2.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán hàng tồn kho 27

2.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán bán hàng 31

Câu hỏi ôn tập 34

Chương 3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG HÓA, XỬ LÝ THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 35

3.1 Yêu cầu hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán 35

3.2 Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán 35

3.2.1 Vận dụng phương pháp tính giá để xử lý thông tin kế toán 35

3.2.2 Vận dụng phương pháp tính giá để tính giá trị tài sản và xử lý thông tin kế toán 36

3.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán để hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán 39

3.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hóa thông tin kế toán 45

3.3 Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán hiện nay ở Việt Nam để tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán 46

3.3.1 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để quy định các nguyên tắc và phương pháp tính giá 46

3.3.2 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 47

3.3.3 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức hệ thống sổ kế toán 48

3.3.4 Tổ chức hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán một số phần hành kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung 66

Câu hỏi ôn tập 71

Chương 4 TỔ CHỨC CUNG CẤP THÔNG TIN KẾ TOÁN 75

4.1 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán 75

4.1.1 Đối tượng cần sử dụng thông tin kế toán và yêu cầu của thông tin kế toán cần sử dụng 75

4.1.2 Tổ chức kiểm tra thông tin kế toán 76

4.1.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 77

4.1.4 Tổ chức phân tích thông tin kế toán 81

4.2 Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán ở Việt Nam hiện nay để tổ chức

và cung cấp thông tin kế toán 82

4.2.1 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để lập Báo cáo kế toán tài chính 82

4.2.2 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để lập BCKT quản trị 91

4.2.3 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để cung cấp các thông tin kế toán 93

Câu hỏi ôn tập 96

Chương 5 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 97

5.1 Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán 97

5.1.1 Căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán 97

5.1.2 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán 97

5.2 Mô hình tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị 102

5.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt 103

5.2.2 Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp 104

5.2.3 Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị hỗn hợp 106

5.3 Tổ chức đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán 107

5.3.1 Kế toán viên 107

5.3.2 Hành nghề kế toán 108

5.3.3 Kế toán trưởng doanh nghiệp 109

5.4 Tổ chức kiểm tra kế toán 111

5.4.1 Trách nhiệm của doanh nghiệp 112

5.4.2 Quyền của doanh nghiệp 112

5.4.3 Cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán 112

5.4.4 Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế toán 112

Câu hỏi ôn tập 113

Tài liệu tham khảo 114

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nghĩa của từ viết tắt

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 3.1 Bảng kê (ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK liên quan) 55

Bảng 3.2 Chứng từ ghi sổ 56

Bảng 3.3 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ 56

Bảng 3.3 (Trích) Sổ cái TK tiền mặt 57

Bảng 3.4 (Trích) Sổ cái TK tạm ứng 57

Bảng 3.5 (Trích) Sổ quỹ tiền mặt 61

Bảng 3.6 (Trích) Sổ tiền gửi ngân hàng 61

Bảng 3.7 (Trích) Sổ nhật ký chung 62

Bảng 3.8 (Trích) Sổ cái TK tiền mặt 62

Bảng 3.9 (Trích) Sổ cái TK tiền gửi ngân hàng 63

Bảng 4.1 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán 75

Bảng 4.2 So sánh BCTC và BCQT 79

Bảng 4.3 Nơi nhận BCTC 95

Bảng 4.4 Kết quả kinh doanh của DN năm N 96

Bảng 5.1 Tổ chức công tác kế toán riêng biệt 104

Bảng 5.2 Tổ chức công tác kế toán kết hợp 105

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt 21

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt 23

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng 25

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi TGNH 26

Sơ đồ 2.5 Xử lý và luân chuyển chứng từ nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất 28

Sơ đồ 2.6 xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật tư 30

Sơ đồ 2.7 Quy trình bán hàng 32

Sơ đồ 2.8 xử lý và luân chuyển chứng từ ở bộ phận bán lẻ 33

Sơ đồ 3.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 52

Sơ đồ 3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 54

Sơ đồ 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 59

Sơ đồ 3.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ 65

Sơ đồ 3.5 Sơ đồ quy trình tự ghi sổ kế toán thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 66

Sơ đồ 3.6 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tài sản cố định (Hình thức NKC) 67

Sơ đồ 3.7 Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán CPSX tính giá thành sản phẩm 68

Sơ đồ 3.8 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán bán hàng (Kế toán thủ công - Hình thức chứng từ ghi sổ) 69

Sơ đồ 3.9 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán bán hàng (Kế toán thủ công - Hình thức nhật ký chung) 69

Sơ đồ 3.10 Sơ đồ xử lý và luân chuyển các sổ kế toán tổng hợp kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh (hình thức Nhật ký chung) 70

Sơ đồ 5.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán DN áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung 98

Sơ đồ 5.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán 100

Sơ đồ 5.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) 102

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời gian qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế tài chính, đặc biệt là chính sách chủ động mở cửa, hội nhập đã giúp nước ta phát triển nhanh chóng, nâng cao hiệu quả của công tác quản

lý kinh tế tài chính Trong xu thế đó, hệ thống pháp lý về kế toán ở Việt Nam không ngừng được đổi mới và phát triển đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế, tiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc tế Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp tiến hành tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp mình.Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là nội dung trọng tâm, xuyên suốt trong quá trình xây dựng và vận dụng hệ thống pháp lý về kế toán vào từng doanh nghiệp cụ thể

Nhận thức được điều đó, môn Tổ chức công tác kế toán đã được đưa vào khung chương trình đào tạo của ngành kế toán và các ngành kinh tế khác của Trường Đại học Lâm nghiệp Mục tiêu của môn học giúp sinh viên nắm được những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về tổ chức công tác kế toán bao gồm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán trong các loại hình đơn vị sản xuất kinh doanh Sinh viên sẽ được thực hành các kỹ năng, vận dụng các quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành trong việc xử lý các khâu công việc của công tác tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán

Bài giảng môn Tổ chức công tác kế toán được tổ chức biên soạn trong nền kinh tế chuyển biến theo yêu cầu hội nhập, hành lang pháp lý về các nội dung tổ chức công tác kế toán đang trong quá trình hoàn thiện từng bước phù hợp với các chuẩn mực kế toán quốc tế, đặc biệt chế độ kế toán hiện nay theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ra ngày 22/12/2014 đã đổi mới hơn nhiều so với trước kia Bài giảng Tổ chức công tác kế toán do TS Hoàng Vũ Hải và ThS Nguyễn Minh Thùy biên soạn, các tác giả đã có nhiều cố gắng để bài giảng đảm bảo tính khoa học, hiện đại, gắn với thực tiễn kế toán Việt Nam Tuy nhiên, nội dung và hình thức bài giảng không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Các tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp chân thành của các nhà khoa học, độc giả quan tâm để bài giảng được sửa chữa, bổ sung và hoàn thiện hơn

Nhóm tác giả

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán

Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành

từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay

Ngày nay, sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính

Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế

Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định kinh tế

Vì vậy, kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính nhà nước và rất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Kế toán là việc thu nhận, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Kiểm tra, giám sát việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế toán

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

1.1.3 Yêu cầu cơ bản của thông tin kế toán

Thông tin kế toán là thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy, thông tin kế toán đòi hỏi phải có độ tin cậy, phù hợp với yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau

Các yêu cầu cơ bản của thông tin kế toán như sau:

- Đầy đủ: Thông tin kế toán phải phản ảnh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp;

- Kịp thời: Thông tin kế toán phải được phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định;

- Rõ ràng, dễ hiểu;

- Trung thực: Thông tin kế toán phải phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất

sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính;

- Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán phải phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán

kỳ trước;

- Phân loại, sắp xếp theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được

1.2 Các khái niệm và nguyên tắc kế toán cơ bản

1.2.1 Các khái niệm kế toán cơ bản

Đơn vị kế toán: Là một thực thể kinh tế có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản

lý, sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập các báo cáo tài chính

Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế toán Đơn vị kế toán có

sự khác biệt với một thực thể pháp lý Một đơn vị kế toán có thể đồng thời là một thực thể pháp lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và ngược lại một đơn vị kế toán cũng có thể bao gồm nhiều thực thể pháp lý bên trong Theo khoản 4 điều 3 của Luật kế toán (Luật số 88/2015/QH13 của Quốc Hội) Đơn vị kế toán gồm cơ quan, tổ chức, đơn vị có lập báo cáo tài chính sau:

+ Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp;

+ Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước; + Tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước;

+ Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; + Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

Thước đo tiền tệ: Thông tin kế toán là thông tin kinh tế tài chính với thước đo

chủ yếu và bắt buộc là thước đo tiền tệ Chỉ nghiệp vụ kinh tế, tài chính biểu hiện bằng tiền mới là đối tượng ghi chép của kế toán

Theo điều 10 của Luật kế toán (Luật số 88/2015/QH13 của Quốc Hội): Đơn vị

tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu

quốc tế là “VND” Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ, thì đơn vị kế toán phải ghi theo nguyên tệ và Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam

Đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng một loại ngoại tệ thì được tự lựa chọn loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ để kế toán, chịu trách nhiệm trước pháp luật và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp Khi lập báo cáo tài chính sử dụng tại Việt Nam, đơn vị kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực

tế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

Kỳ kế toán: Là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu

ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính

Theo Điều 12 Luật Kế toán: Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý,

kỳ kế toán tháng và được quy định như sau:

- Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch Đơn vị kế toán có đặc thù về tổ chức, hoạt động được chọn kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn theo năm dương lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và phải thông báo cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế;

- Kỳ kế toán quý là 03 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý;

- Kỳ kế toán tháng là 01 tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng

Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn 90 ngày thì được phép cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng

với kỳ kế toán năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm; kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn 15 tháng

1.2.2 Các nguyên tắc kế toán cơ bản

* Cơ sở dồn tích

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền

Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai

Kế toán dựa trên cơ sở dồn tích ngược với kế toán quỹ

Ví dụ: Doanh nghiệp A bán 1 lô hàng trị giá 100 triệu đồng ngày 15/3/N cho

khách hàng Khách hàng đã nhận đủ hàng, thanh toán 50 triệu, số nợ còn lại cam kết trả vào ngày 20/3/N Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh thu của lô hàng sẽ được

kế toán ghi nhận vào ngày bán lô hàng, tức ngày 15/3/N chứ không phụ thuộc vào ngày khách hàng thanh toán tiền

* Hoạt động liên tục

Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình

Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính

* Giá gốc

Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể

Ví dụ: Công ty A tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Ngày 5/7/N,

công ty mua máy điều hòa trị giá 30 triệu chưa thuế GTGT 10% Chi phí vận chuyển 3,3 triệu đã gồm thuế GTGT 10%, chi phí lắp đặt chạy thử 1 triệu

Như vậy, theo nguyên tắc giá gốc, nguyên giá của máy điều hòa = trị giá + chi phí vận chuyển + chi phí lắp đặt chạy thử (không gồm thuế GTGT)

 Nguyên giá của máy điều hòa = 30 + 3 + 1 = 34 triệu đồng

* Phù hợp

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau: Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó

Chi phí tương ứng với doanh thu gồm:

+ Chi phí của kỳ tạo ra doanh thu;

+ Chi phí của các kỳ trước (Chi phí trả trước);

+ Chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó

Ví dụ: Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu từ cung cấp dịch vụ tư vấn khách

hàng năm 2018 Doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí liên quan tới việc tạo ra doanh thu đó như: Chi phí nhân công: lương, bảo hiểm, thưởng…; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí ăn ở, đi lại… Các chi phí này có thể bao gồm:

- Chi phí đã phát sinh từ năm 2017 nhưng khi đó doanh thu chưa được ghi nhận;

- Chi phí đã phát sinh năm 2018;

- Chi phí phát sinh năm 2019 nhưng liên quan đến doanh thu được ghi nhận

* Nhất quán

Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

Thực hiện nguyên tắc này đảm bảo thông tin kế toán trung thực, khách quan, thống nhất giữa các niên độ, đảm bảo yêu cầu có thể so sánh được của kế toán

* Thận trọng

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính

kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

- Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng

về khả năng phát sinh chi phí

* Trọng yếu

Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính

Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính

1.3 Nội dung, căn cứ, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác

Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các

nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp

thông tin về hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong DN phải giải quyết được hai phương diện:

+ Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán nhằm

đạt mục đích của công tác kế toán;

+ Tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp

Như vậy, tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm

Việc tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ mang lại các ý nghĩa

cụ thể sau:

- Thu thập, hệ thống hóa thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ;

- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp

luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp;

- Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế toán giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lặp, tiết kiệm được chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, các chủ thể trong nền kinh

tế thị trường

Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp thì tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Chấp hành tốt các nguyên tắc, chính sách chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành;

- Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

- Phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý, mức độ trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp;

- Phải đảm bảo được thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của kế toán;

- Phải đảm bảo tính tiết kiệm

Xuất phát từ các ý nghĩa, yêu cầu trên, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải tuân thủ tốt các nguyên tắc cơ bản sau:

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật

về kế toán và các quy định của Hiệp hội nghề nghiệp về kế toán

Đối với Nhà nước, kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng

và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của nhà nước, điều hành nền kinh tế quốc dân Do đó, trước hết tổ chức công tác kế toán phải theo đúng những quy định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán

Việc ban hành chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân Vì vậy, tổ chức

công tác kế toán phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước quy định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ Có như vậy việc tổ chức công tác kế toán mới không vi phạm những nguyên tắc, chế độ quy định chung của nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngành, góp phần tăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất:

+ Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác;

+ Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ

kế toán hiện hành;

+ Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự

so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh;

+ Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phương pháp kế toán hành tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạch toán ngoại tệ)

- Tổ chức công tác kế toán phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp:

+ Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp;

+ Phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý, phù hợp với trình độ quản lý, trình độ nhân viên kế toán;

+ Phù hợp trình độ trang thiết bị, phương tiện tính toán và các thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả:

Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng do đó thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức công tác

kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Những nguyên tắc trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể

tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với các chính sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp với đặc điểm tình hình

cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế

Tóm lại: Tổ chức tốt công tác kế toán tại doanh nghiệp không những đảm bảo

cho việc thu thập, hệ thống hóa thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

1.3.2 Căn cứ vào nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

* Căn cứ để tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán doanh nghiệp

- Căn cứ vào chế độ tài chính kế toán của nhà nước, Luật kế toán, chuẩn mực

kế toán

- Căn cứ vào đặc điểm, tính chất hoạt động và mục đích hoạt động của doanh nghiệp, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp bộ máy quản lý doanh nghiệp

- Căn cứ vào trình độ và khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có của doanh nghiệp

- Căn cứ vào trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán ở doanh nghiệp

* Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán

với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công cụ kế toán cho từng bộ phận, từng

người trong bộ máy kế toán

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế

độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, phương tiện kỹ

thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán

- Xác định rõ mối quan hệ của các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ

phận quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan đến công tác kế toán

ở tổ chức

- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý

kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và chế độ kiểm tra kế toán nội bộ

1.3.3 Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

* Tổ chức thu nhận thông tin kế toán

Tổ chức thu nhận thông tin kế toán về nội dung các nghiệp vụ tài chính phát

sinh trong doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các nghiệp vụ

* Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán

Nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thông tin, kế toán phải tổ chức thực

hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế

toán để có thể hệ thống hóa thông tin kế toán

* Tổ chức cung cấp thông tin kế toán

Tổ chức việc lập các báo cáo kế toán định kỳ, các báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và nội bộ doanh nghiệp nhằm phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi mô

* Tổ chức bộ máy kế toán

Để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên, tổ chức trang bị sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và trình độ của nhân viên

* Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ

Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ

về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán nói riêng

Nắm chắc các công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán là điều kiện cần thiết để có thể tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán ở đơn vị mình

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Trình bày các nguyên tắc kế toán cơ bản?

2 Nêu yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp?

3 Nêu căn cứ, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp?

4 Trình bày nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp?

Chương 2

TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN KẾ TOÁN

2.1 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán

2.1.1 Thông tin kế toán và yêu cầu của việc thu nhận thông tin kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán Đó là các thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực

sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị

Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của đơn vị Do

đó, việc thu nhận thông tin kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh;

- Ghi nhận, phản ánh rõ tên và địa chỉ của những người thực hiện nghiệp vụ;

- Ghi nhận và phản ánh rõ các chỉ tiêu số lượng hiện vật và giá trị;

- Việc ghi nhận thông tin kế toán phải kịp thời nhằm phản ánh đúng thực tình hình tài sản và sự vận động tài sản

2.1.2 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán bằng các chứng từ kế toán

Thu nhận thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định tới tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán cung cấp Để thực hiện được điều này thì công việc đầu tiên là phải thiết lập hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán vừa là giấy tờ, vật mang tin ghi chép phản ánh lại nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ Việc thu nhận thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn cứ không thể thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp

Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của doanh nghiệp Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu

và quy chế quản lý sử dụng chứng từ Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục

cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán Cụ thể nội dung tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế toán:

* Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

và các biểu mẫu chứng từ kế toán

- Doanh nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ nhất định, xác định những chứng từ nào dùng cho kế toán quản trị, những chứng từ nào dùng cho

kế toán tài chính, chứng từ nào dùng cho một nghiệp vụ cụ thể

- Xây dựng biểu mẫu chứng từ phù hợp, nội dung và phương pháp ghi chép chứng từ phải đảm bảo tính thống nhất

* Tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở tất cả bộ phận và mọi người lao động trong đơn vị, do vậy việc tổ chức hạch toán ban đầu của quy trình kế toán không hoàn toàn do người làm kế toán thực hiện mà do mọi người lao động trong đơn vị thực hiện Nội dung công việc chủ yếu gồm:

- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để ghi đầy đủ nội dung thông tin nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu;

- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị Hướng dẫn cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ

* Tổ chức kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán

Đây là công việc quan trọng của người làm kế toán trước khi ghi sổ kế toán,

nó quyết định tính trung thực của số liệu kế toán Nội dung kiểm tra gồm:

- Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị nhằm loại trừ sai sót, hiện tượng giả mạo chứng từ;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, chế độ kế toán, quy định của nhà nước;

- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán đảm bảo thông tin phù hợp với kế hoạch, dự toán, định mức kinh

tế, kỹ thuật, giá cả thị trường;

- Kiểm tra tính trung thực, chính xác của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán;

- Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán

* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Cần xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảm bảo cho chứng từ kế toán vận động qua các khâu nhanh nhất, tránh được khâu trung gian, dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

- Căn cứ vào tình hình tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán;

- Căn cứ vào đặc điểm của từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế

* Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán

- Đơn vị kế toán cần phải thực hiện về loại chứng từ lưu trữ, địa điểm lưu trữ

và thời hạn lưu trữ Tuyệt đối không để hư hỏng, mất mát, đảm bảo có thể sử dụng khi cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra kế toán, thanh tra kinh tế

- Mọi trường hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với bộ phận chức năng

để xử lý kịp thời

- Chứng từ hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy theo quy định

2.2 Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán ở Việt Nam hiện nay để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

2.2.1 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để xây dựng danh mục và biểu mẫu các chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu và tài liệu kế toán Thông tin kinh tế tài chính của kế toán chỉ có giá trị pháp lý khi có chứng từ kế toán chứng minh

Theo quy định kế toán hiện hành, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải lập chứng từ kế toán Theo Luật Kế

toán và chế độ kế toán Nhà nước ban hành, hệ thống chứng từ kế toán đều là hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn

Hệ thống chứng từ kế toán

- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:

+ Là những chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp;

+ Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các doanh nghiệp trên cơ sở đó vận dụng;

+ Có thể thay thế một số chỉ tiêu, thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, Bảng chấm công, giấy đi

đường, bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản thanh lý tài sản

cố định…

Các doanh nghiệp tùy đặc điểm, cơ chế quản lý cũng như số lượng các loại nghiệp vụ KTTC phát sinh để lựa chọn sử dụng các loại chứng từ kế toán sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của mình Trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu quy định thì đơn vị kế toán được tự lập mẫu chứng từ nhưng phải có đầy đủ các nội dung của chứng từ

* Nội dung chứng từ kế toán gồm: (Điều 16 và 17 Luật kế toán số 88/2015/QH13):

- Tên và số hiệu chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;

- Chữ ký, họ, tên người lập, người duyệt, người liên quan tới chứng từ kế toán

Lưu ý: Đối với chứng từ điện tử, Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế

toán khi có các nội dung quy định như trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện

tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy

tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh

toán Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức

lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp

để sử dụng Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp

vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi

và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán

2.2.2 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán

* Tổ chức lập chứng từ kế toán (Điều 18 và điều 19 của Luật kế toán)

- Khi có các nghiệp vụ KTTC phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán thì phải lập chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần duy nhất cho mỗi nghiệp vụ phát sinh

và thực sự hoàn thành

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ KTTC phát sinh, không được viết tắt, tẩy xoá, sửa chữa; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; khi viết phải dùng bút mực; số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và không được

sử dụng ghi sổ kế toán Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai

- Chữ ký của một người phải thống nhất, ký phải bằng bút bi hoặc bút mực, không ký bằng bút đỏ, bút chì, chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký theo từng liên

- Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp

* Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ KTTC phát sinh và chỉnh lý những sai sót (nếu có)

- Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của công tác

kế toán trong doanh nghiệp

- Nội dung kiểm tra gồm:

+ Kiểm tra tính trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ; + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ KTTC phát sinh ghi trên chứng từ, đối chiếu với các tài liệu có liên quan;

+ Kiểm tra tính chính xác của chỉ tiêu số liệu và giá trị ghi trên chứng từ

- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện và báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời

- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng để ghi sổ kế toán như lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán, ghi sổ kế toán…

* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình luân chuyển đối với từng loại chứng từ, quy định rõ đường đi của chứng từ và chức trách nhiệm vụ của bộ phận cá nhân

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán, trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm từng loại nghiệp vụ KTTC phát sinh và từng loại chứng từ kế toán

Quy trình luân chuyển chứng từ phải xây dựng hợp lý, đảm bảo cho chứng từ

vận động qua các khâu nhanh nhất, tránh khâu trung gian, tiết kiệm thời gian

2.2.3 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy các chứng từ kế toán

* Bảo quản và lưu trữ

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán

Theo điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

- Chứng từ kế toán;

- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;

- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách;

- Tài liệu có liên quan tới kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thế, phá sản, chia, tách, hợp nhất sát nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác

Yêu cầu khi lưu trữ, bảo quản:

- Chứng từ kế toán phải lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng, phải sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo kỳ kế toán năm;

- Lưu trữ phải là bản chính;

- Nơi lưu trữ: Kho của doanh nghiệp hoặc thuê tổ chức lưu trữ;

- Thời gian lưu trữ: Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán

+ Tối thiểu 5 năm: Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của

doanh nghiệp, không dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…

+ Tối thiểu 10 năm: Chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

Ví dụ: Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, BCTC quý - năm

của doanh nghiệp, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, tài liệu liên quan tới thanh lý tài sản cố định…

+ Vĩnh viễn: Tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh,

quốc phòng

* Tiêu hủy tài liệu kế toán

- Hết hạn lưu trữ có thể tiêu hủy chứng từ

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán đưa ra quyết định tiêu hủy chứng từ kế toán

- Tài liệu kế toán lưu ở đơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu hủy

- Thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” gồm: Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ

- Khi tiêu hủy phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu, lập “danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy”, “biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”

- Chứng từ trực tiếp: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…

- Chứng từ liên quan khác: Giấy đề nghị tạm ứng, UNC, giấy lĩnh tiền mặt…

* Xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt (Sơ đồ 2.1)

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)

(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)

(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên 1

(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)

(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) - người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt

(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt

(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu

Người nộp

tiền tiền mặt Kế toán Kế toán trưởng liên quan Kế toán Thủ quỹ

(1) (3)

(9)

(2)

(6) (7)

(8) (10)

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt

Ví dụ: Trong tháng 6/N công ty A có nghiệp vụ như sau:

Ngày 5/6/N, công ty B thanh toán tiền hàng X cho công ty A theo HĐ

0012345 số tiền là 10.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10%

Yêu cầu: Xác định trình tự lập và luân chuyển phiếu thu

Phiếu thu (2)

(5)

Viết Phiếu thu

3 liên

Duyệt, ký phiếu thu

Phiếu thu

Phiếu thu (2, 3)

Phiếu thu

(2, 3)

Phiếu thu (2)

Phiếu thu (2)

Ghi sổ quỹ

Ghi sổ kế toán liên quan

Ghi sổ kế toán tiền mặt

Phiếu thu (2)

Lưu CT

Kết thúc

đó chuyển kế toán trưởng xem xét

3 Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thu tiền và các chứng từ liên quan

4 Giám đốc hoặc phó giám đốc phê duyệt

5 Kế toán tiền mặt lập phiếu thu

6 Kế toán trưởng ký vào phiếu thu

7 Chuyển phiếu thu cho kế toán tiền mặt

8 Kế toán lưu liên 1, chuyển liên 2 và 3 cho thủ quỹ

Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ:

Khi nhận được phiếu thu (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ phải:

- Kiểm tra số tiền trên phiếu thu với chứng từ gốc;

- Kiểm tra nội dung ghi trên phiếu thu có phù hợp với chứng từ gốc;

- Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Kiểm tra số tiền thu vào chính xác để nhập quỹ tiền mặt;

- Cho người nộp ký vào phiếu thu;

- Thủ quỹ ký vào phiếu thu vào giao cho khách hàng 1 liên;

- Sau đó Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu ghi vào sổ quỹ;

- Cuối cùng, Thủ quỹ giao liên còn lại cho kế toán

* Xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt (Sơ đồ 2.2)

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu chi (3 liên)

(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)

(3) Phiếu chi chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên 1

(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(5) Thủ quỹ chi tiền và ký nhận vào phiếu chi (2 liên)

(6) (7) Chuyển phiếu chi cho người nhận tiền ký nhận (2 liên) - người nhận tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu chi (liên 2) cho kế toán tiền mặt

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt

(10) (11) Chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu chi về cho kế toán tiền mặt

(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu chi

Bộ phận liên

quan (người

nhận tiền)

Bộ phận duyệt chi

Bộ phận

kế toán

Kế toán tiền (lập phiếu chi)

Kế toán trưởng Chủ tài khoản

(9) (11)

(12)

(6)

(5)

(6) 6)

(8) (7)

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt

từ duyệt chi

Ký duyệt phiếu chi

Phiếu chi (3 liên)

Phiếu chi (2, 3)

Xuất kho

Phiếu chi (2, 3)

Phiếu chi (2)

Phiếu chi (2)

Ghi sổ

KT liên quan

Lưu chứng từ

Ghi sổ kế toán TM

Phiếu chi (2)

Ghi sổ quỹ

Ví dụ: Ngày 10/6/N, Công ty A thanh toán tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu cho

ông C giao dịch với công ty D theo hóa đơn số 0001357 số tiền là 10.000.000 VNĐ

Trả lời:

* Trình tự luân chuyển phiếu chi:

1 Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị chi tiền Chứng từ kèm theo: Giấy thanh toán tiền tạm ứng mua NVL theo HĐ số 0001357;

2 Kế toán tiền mặt đối chiếu chứng từ với đề nghị chi tiền, đảm bảo tính hợp

lý hợp lệ (có đủ chữ ký, tuân thủ quy định quy chế tài chính của công ty) Sau đó chuyển kế toán trưởng xem xét;

3 Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán;

4 Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó giám đốc;

5 Kế toán tiền mặt lập phiếu chi;

6 Kế toán trưởng ký phiếu chi;

7 Thực hiện chi tiền

* Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận phiếu chi do kế toán lập kèm

theo chứng từ gốc, thủ quỹ cần phải:

- Kiểm tra số tiền trên phiếu chi với chứng từ gốc;

- Kiểm tra nội dung trên phiếu chi với chứng từ gốc;

- Ngày tháng lập phiếu chi và chữ ký người có thẩm quyền;

- Kiểm tra số tiền chi ra cho chính xác để xuất quỹ tiền mặt;

- Cho người nhận ký vào phiếu chi;

- Thủ quỹ ký vào phiếu chi vào giao cho khách hàng 1 liên;

- Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi ghi vào sổ quỹ;

- Thủ quỹ giao liên còn lại cho kế toán

* Xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng (Sơ đồ 2.3)

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng

Ngân hàng Kế toán ngân hàng

(tại Doanh nghiệp)

Kế toán trưởng (tại Doanh nghiệp) (1)

(2)

(3) (4)

Lập chứng từ thu tiền

Ký và duyệt thu

Ghi sổ tiền gửi

Lưu chứng từ

Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng

(tại doanh nghiệp) Ngân hàng

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi TGNH

Giải thích:

Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ chi TGNH:

(1) Kế toán TGNH viết UNC (3 liên);

(2) Kế toán trưởng, chủ TK ký UNC (3 liên);

(3) Kế toán TGNH nhận lại UNC, chuyển ra ngân hàng;

Lập Uỷ nhiệm chi

Ký và duyệt chi

Ký Uỷ

Thực hiện lệnh chi

Lập giấy báo Nợ

Nhận giấy báo Nợ

Ghi sổ kế toán tiền gửi

Lưu chứng từ

(4) Ngân hàng làm thủ tục, ký UNC, lưu 1 bản; 1 bản gửi cho đơn vị hưởng tiền (liên 2) - (nếu cùng hệ thống ngân hàng) Trường hợp không cùng hệ thống ngân hàng thì UNC viết 4 liên; ngân hàng chuyển cho ngân hàng phục vụ 2 liên; 1 liên gửi lại kế toán TGNH;

(5) Kế toán TGNH ghi sổ và chuyển UNC cho bộ phận liên quan;

(6) Bộ phận kế toán liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả UNC cho kế toán TGNH; (7) Ngân hàng phát hành giấy báo số dư TK cuối ngày;

(8) Kế toán TGNH lưu chứng từ

2.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán hàng tồn kho

- Chứng từ kế toán trực tiếp: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho

kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư - hàng hóa

- Chứng từ kế toán liên quan khác: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, chứng

từ chi tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng…

Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại như: nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm Để quản lý hàng tồn kho, kế toán

sử dụng chứng từ là Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để hoạch toán cho tất cả các loại hàng tồn kho Đồng thời, để theo dõi cho từng loại hàng tồn kho, tại kho thủ kho mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng loại hàng; còn tại Phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi cho cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ hàng tồn kho tương ứng với thẻ kho đã mở

Bộ phận sản

xuất, gia công Thủ kho

Kế toán hàng tồn kho

Bộ phận kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và

bộ phận liên quan khác

kho (hoàn chỉnh)

Phiếu nhập kho (ghi số lượng và ký) (2 liên)

Nhập

dữ liệu vào máy

Ghi sổ

kế toán hàng tồn kho

Tài liệu giá thành thực tế

* Xử lý và luân chuyển chứng từ nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa do doanh

nghiệp sản xuất (Sơ đồ 2.5)

(1) Căn cứ vào yêu cầu nhập kho… lập PNK làm 3 liên (…) có chữ ký của phụ trách bộ phận sản xuất

(2) Phiếu nhập kho được chuyển liên 2 và 3 xuống thủ kho để làm thủ tục nhập kho

(3) Sản phẩm hàng hóa được nhập vào kho

(4) Thủ kho ghi số lượng sản phẩm, hàng hóa nhập kho và ký vào hai liên phiếu nhập kho

(5) Người nhập cùng thủ kho ký vào hai liên phiếu nhập kho rồi giữ liên ba của PNK

(6) Thủ kho căn cứ vào PNK để ghi số lượng VT, SP, HH nhập kho vào thẻ (sổ) kho

(7) Phiếu nhập kho được thủ kho giao cho kế toán hàng tồn kho

(8) Bộ phận kế toán… cho kế toán hàng tồn kho để hoàn chỉnh PNK

(8’) Hoặc bộ phận kế toán… để ghi sổ hàng tồn kho chỉ tiêu giá trị (…)

(9) Kế toán hàng tồn kho… để ghi sổ kế toán hàng tồn kho (…)

(9b) Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu vào máy (…)

(10) Phiếu nhập kho được chuyển cho bộ phận kế toán liên quan

(11) Bộ phận kế toán liên quan ghi sổ kế toán liên quan

(12) Phiếu nhập được chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lưu giữ

Sơ đồ 2.6 xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật tư

Kế toán chi phí sản xuất và các bộ phận

kế toán liên quan

(1)

(2)

Phiếu xuất kho

Vật tư (nhận)

(6) (6)

(1)

1)

(1)

0) (9)

(9’)

Thẻ kho, sổ kho (phần xuất) Xuất kho vật tư

Phiếu xuất kho

Phiếu yêu cầu xuất vật tư (ký)

Phiếu xuất kho (ghi số lượng thực xuất và ký)

(1)

Phiếu xuất kho lưu giữ

Phiếu xuất kho

Dữ liệu vào máy

Sổ kế toán hàng tồn kho

Phiếu xuất kho (lập)

Sổ kế toán liên quan

* Xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật tư (Sơ đồ 2.6)

(1) Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận lập phiếu yêu cầu có sự xác nhận của phụ trách kỹ thuật

(2) Phiếu yêu cầu được chuyển cho phòng cung ứng phụ trách phòng cung ứng ký

(3) Căn cứ vào phiếu yêu cầu phòng cung ứng lập phiếu xuất kho làm 3 liên 4) Người nhận vật tư (đại diện bộ phận có nhu cầu vật tư) mang 2 liên phiếu xuất kho xuống kho để làm thủ tục xuất kho

(5) Thủ kho xuất vật tư rồi ghi số lượng vật tư xuất kho vào phiếu xuất kho (6) Người nhận vật tư giữ 1 liên phiếu xuất kho, vật tư được giao đến bộ phận

có nhu cầu sử dụng

(7) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi thẻ (sổ) kho

(8) Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho

(9) Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán hàng tồn kho ghi sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công)

(9') Kế toán hàng tồn kho, nhập dữ liệu vào máy tính (nếu kế toán trên máy tính) (10) Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và bộ phận kế toán liên quan

(11) Từ bộ phận kế toán chi phí giá thành vào sổ kế toán có liên quan

(12) Phiếu xuất kho được lưu giữ

2.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán bán hàng

Doanh nghiệp khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn bán hàng theo đúng quy định Các hóa đơn như hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng các doanh nghiệp có thể tự in hoặc đặt in và phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật Khi bán lẻ không nhất thiết phải lập hóa đơn trừ khi người mua hàng yêu cầu thì mới cần lập hóa đơn bán hàng theo đúng quy định Tuy bán lẻ không nhất thiết phải lập hóa đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bán lẻ và cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hóa đơn bán hàng trong ngày

Sau đây là sơ đồ xử lý và luân chuyển một số chứng từ liên quan đến bán hàng của doanh nghiệp