Bài giảng tổ chức công tác kế toán

Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH

LỜI NÓI ĐẦU

Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hang hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính Trong đó công tác tổ chức kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp; tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác

Bài giảng Tổ chức công tác kế toán nhằm phục vụ học tập và nghiên cứu

cho đối tượng đào tạo cử nhân chuyên ngành kế toán tại trường Đại học Quảng Bình Đây cũng là tài liệu tham khảo có giá trị cho các nhà quản trị ở các tổ chức

và những người làm công tác thực tiễn

Trên cơ sở tham khảo nội dung các giáo trình được giảng dạy tại các trường Đại học trong và ngoài nước được xuất bản gần đây, Bài giảng biên soạn nhằm trang bị cho người học những kiến cơ bản về tổ chức công tác kế toán Với mục tiêu đó, bài giảng tập trung nghiên cứu cụ thể các vấn đề cơ bản liên quan đến tổ chức công tác kế toán như: Xác định mô hình tổ chức kế toán, tổ chức khối lượng công tác kế toán, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kịp thời,

Bài giảng được biên soạn lần đầu tiên nên sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Rất mong nhận được sự góp ý của người học và những ai quan tâm đến lĩnh vực nghiên cứu này

Quảng Bình, năm 2016 Người biên soạn

TS Trần Tự Lực

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.1 NỘI DUNG CÔNG VIỆC KẾ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo đơn

vị và kế toán trưởng Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán:

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng

bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy

- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế

- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng

- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp

- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán

- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán

1.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ

1.2.1 Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị

Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành

từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển

và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay

Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh

tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính

Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế

Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định kinh tế

Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính nhà nước và rất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp

1.2.2 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật

kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí , đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của các chủ thể trong nên kinh tế thị trường

Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

1.3 YÊU CẦU VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.3.1 Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán

- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp

- Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp

- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành

 Đối tượng của tổ chức công tác kế toán

* Đối tượng kế toán: (theo luật kế toán năm 2003) tùy theo từng lĩnh vực

- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

+ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

+ Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập

+ Thuế và các khoản nộp ngân sách

+ Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh

+ Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế

* Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán

Đó là các hoạt động kinh tế tài chính, sự biến động về tài sản, nguồn vốn, sự chu chuyển của tiền, sự tuần hoàn của vốn kinh doanh

* Đối tượng của tổ chức công tác kế toán

- Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận

- Mức độ thu nhận, sử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp

- Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định

- Trình độ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng

1.3.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

Để thực hiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần quan triệt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán ở doanh nghiệp

- Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý, áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp

- Sử dụng phương tiện, kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán của doanh nghiệp

- Qui định mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp

- Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp

1.4 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ

1.4.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán

Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng

từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử

lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể:

a Tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán

* Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán

Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập

một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng

từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng

từ sai Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của doanh nghiệp

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký Nghiêm cấm

ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người

ký Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

* Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ

kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế toán

do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể Mẫu chứng từ

kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán

Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để có sự bổ sung,

chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

* Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng

Doanh nghiệp khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì không bắt buộc phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định Hàng hoá bán

lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán hàng theo quy định

để làm chứng từ kế toán, trường hợp lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng trong ngày theo quy định

Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định

Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện Doanh nghiệp được tự in hoá đơn phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn Sau mỗi lần in hoá đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in

Doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định; không được bán, mua, trao đổi, cho hoá đơn hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác; không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoá đơn theo đúng quy định của pháp luật; không được để hư hỏng, mất hoá đơn Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc mất phải thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp

* Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyển tin

Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử

không đúng quy định Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết

b.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp

c Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

 Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán;

 Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính;

 Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết, ;

 Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ

 Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,

d Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp

Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian

1.4.2 Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán ở doanh nghiệp

a Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả

mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn

cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp minh cũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn

vị mình

Trước kia, hiện có 2 hệ thống tài khoản để doanh nghiệp có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và hệ thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ Ngoài ra còn có thể lựa chọn hệ thống tài khoản của các doanh nghiệp đặt thù theo QĐ 214, QĐ19 Hiện tại, chế độ kế toán đã thay đổi áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/QĐ-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

b Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán

Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 nhung phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng

Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với các tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế

riêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả măn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng

1.4.3 Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị

Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong 4 hình thức kế toán sau:

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khoá sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; xử lý vi phạm

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh có liên quan đến doanh nghiệp Sổ kế toán phải ghi rõ

- Tên doanh nghiệp,

- Tên sổ,

- Ngày thàng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ,

- Chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

- Số trang, đóng dấu giáp lai

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

- Ngày tháng ghi sổ

- Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các tài khoản kế toán

a Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập

Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Thông tin, số liệu ghi vào

sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Thông tin số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng Trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp

Doanh nghiệp phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chình và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật

Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện về

sổ kế toán tại luật kế toán và chế độ sổ sách kế toán hiện hành Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyến riêng cho từng thời kỳ

kế toán năm

b Tổ chức sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

(1) Ghi cải chính bằng cách gạch một gạch vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh

(2) Ghi số âm; bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên canh;

(3) Ghi bổ sung; bằng cách chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa số trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán có sai sót

Trường hợp sửa chữa sổ khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính; Nếu phát hiện sai sót trước khi bào cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sủa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; trường hợp phát

hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính

và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót

Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như kế toán bằng tay

1.4.5 Tổ chức công tác lập và phân tích báo cáo tài chính

a Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm :

o Bảng cân đối kế toán,

o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,

o Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

o Thuyết minh báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành

Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá : Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ

b.Tổ chức lập báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm Việc lập báo cáo tài chinh phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán Doanh nghiệp có cá đơn

vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên bào cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ

sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ tài chinh

Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các

kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do

Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký Người ký bào cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo

c Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định

Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định

Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chinh của các đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chinh của các công ty con

Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động

Báo cáo tài chinh của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán

Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau:

o Phát hành ấn phẩm

o Thông báo bằng văn bản

o Niêm yết hoặc

o Các hình thức khác theo quy đinh của pháp luật

1.4.6 Tổ chức kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong

sổ kế toán

Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê toái sản trong các trường hợp sau:

(1) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính

(2) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp

(3) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

(4) Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác

(5) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (6) Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm

kê Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi tên sổ kế toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính

Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập và kỳ báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chiẹu trách nhiệm về kết quả kiểm kê

1.4.7 Tổ chức kiểm tra kế toán

Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế toán và chịu sự kiểm tra kế toán của

cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra trong cùng một năm Việc kiểm tra kế toán chi được thực hiện khi có quyết định kiểm tra cùng nội dung trong một năm Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy đinh khác của pháp luật về kế toán

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu

kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán Đồng thời doanh nghiệp có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nộ dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán Trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật

Đơn vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nước có quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các công ty con

1.4.8 Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia tách, sáp nhập

a Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiên khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới

Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán

và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán

b Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán

Đơn vị bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thành toán của bộ phận bị tách, bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giào, bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán

cho đơn vị kế toán mới, đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định của luật kế toán

Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán

và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán

c Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán

Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị hợp nhất phải thực hiện khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao toàn bộ tài liệu cho đơn vị kế toán hợp nhất

Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây Căn cứ vào các biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán; tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán được hợp nhất thành báo cáo tài chính hợp nhất

e Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực hiên khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị

Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán vào ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán

g Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động; bàn giao tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định

Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì toà tuyên bố phá sản chỉ định người thực hiện công việc kế toán theo quy định

Chương 2

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

2.1 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở ĐƠN VỊ

Tuỳ thuộc vào nguyên tắc, nội dung, yêu cầu quản lý và phạm vi sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp mà công việc kế toán của doanh nghiệp được chia làm 2

bộ phận: Kế toán tài chính và kế toán quản trị, tuy nhiên cả 2 bộ phận trên đều do bộ máy kế toán của doanh nghiệp thực hiện theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng doanh nghiệp Có 2 phương án tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị: phương án tổ chức riêng và phương án tổ chức kết hợp

* Tổ chức thực hiện kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính

- Theo phương án này kế toán ở doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho các doanh nghiệp và hệ thống sổ thống nhất để ghi chép nhằm phản ánh, hệ thống hoá và sử lý thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý

- Tổ chức kế toán tài chính hỗn hợp với kế toán quản trị tránh được sự trùng lắp giữa hạch toán chi tiết với kế toán quản trị (mặc dù ranh giới khá rõ ràng) Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được tổ chức thống nhất bao gồm các bộ phận kế toán theo các phần hành công việc, mỗi bộ phận kế toán đều thực hiện cả phần kế toán tài chính

và kế toán quản trị theo phần hành kế toán được phân công

- Để tổ chức theo mô hình này đơn vị phải giải quyết 1 số vấn đề sau:

+ Xác định rõ yêu cầu về thông tin cụ thể cần hệ thống hoá và cung cấp phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Xác định mức độ cụ thể hoá đến đâu của các chỉ tiêu cần chi tiết từ đó xây dựng kế hoạch, lập dự toán (ví dụ: mức độ cụ thể hoá các khoản mục chi phí sản xuất…)

+ Xác định hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cần sử dụng Giới hạn của việc

mở hệ thống tài khoản chi tiết là chi phí hạch toán có thể chấp nhận và khả năng kế toán có thể thực hiện được (không thể, hay không cần thiết tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành đến từng sản phẩm cụ thể hoặc mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí trong chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) Trường hợp không thể mở chi tiết theo yêu cầu của kế toán quản trị thì phải dùng phương pháp khác để thu nhận và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng yêu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp (Phương pháp thống kê KN, ước tính tỷ lệ giữa chi phí biến đổi và chi phí cố định…)

+ Xây dựng các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh thông tin cụ thể, các bảng tính toán phân bổ, các sổ hạch toán nghiệp vụ để có thể hệ thống hoá và cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh

+ Xác định hệ thống các chỉ tiêu dùng để phân bổ chi phí vì trong kế toán quản trị có rất nhiều khoản chi phí cần phải phân bổ cho các đối tượng tính toán, đối tượng chịu chi phí (kế toán tài chính không cần phân bổ)

* Tổ chức thực hiện kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính

- Theo mô hình này về mặt tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp có 2 bộ phận: kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Bộ phận kế toán quản trị vẫn sử dụng những thông tin do bộ phận kế toán tài chính cung cấp để hệ thống hoá và sử lý thông tin theo các chỉ tiêu cụ thể nhằm phục

vụ yêu cầu quản trị kinh doanh đặt ra

- Kế toán quản trị có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho các doanh nghiệp bằng cách mở tài khoản chi tiết các cấp và các phương pháp khác để thu nhận và sử lý thông tin Trong trường hợp này cần phân định rõ ranh giới

để tránh trùng lắp

- Kế toán quản trị cũng có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán riêng phù hợp với cách phân loại chi phí sản xuất kinh doanh và các yếu tố chi phí cấu thành giá, cách tập hợp chi phí để tính giá thành các đối tượng kế toán phục vụ yêu cầu quản trị chi phí, giá thành và kết quả kinh doanh

- Đối với doanh nghiệp nhà nước tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị

có quan hệ chặt chẽ với nhau, số liệu kế toán tài chính và số liệu kế toán quản trị phải phù hợp với nhau vì thông tin kế toán của doanh nghiệp đều được thu nhận hệ thống hoá và sử lý dựa trên một căn cứ chung là chứng từ kế toán Vì vậy tổ chức phương án

kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính thường được coi là phương án tốt và có thể thực hiện được

2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP

2.2.1 Khái niệm

- Theo quy định của luật kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 của Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán

- Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán được hiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán (lao động kế toán) Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cả việc

tổ chức phương tiện, thiết bị cho lao động kế toán

- Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn trong quá trình công tác kế toán, các mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhau trong quá trình thực hiện công việc của mỗi người, mỗi bộ phận

2.2.2 Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán

- Các đơn vị kế toán phải bố trí cán bộ đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định cán

bộ kế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong chế độ kế toán, phù hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng công việc kế toán

- Người làm kế toán phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định trong luật kế toán không được bố trí người không được làm kế toán làm kế toán tại đơn vị

- Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện công việc theo sự phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình Khi thay đổi người làm kế toán phải thực hiện việc bàn giao kế toán, kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc, cán bộ kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình phụ trách

- Tất cả các bộ phận và mọi người trong đơn vị có liên quan đến công tác kế toán đều phải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ kế toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ và tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các chứng từ và tài liệu do mình cung cấp

- Đảm bảo công việc một cách đồng thời, giảm thời gian chờ đợi công việc để tăng năng xuất lao động

2.2.3 Các hình thức tổ chức công tác kế toán và mô hình bộ máy kế toán của doanh nghiệp

- Hình thức tổ chức công tác kế toán là việc lựa chọn, xắp xếp bộ máy đó làm việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của doanh nghiệp

- Các căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán hợp lý:

+ Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh + Qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp (không gian bố trí các đơn vị) + Đặc điểm về tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế toán tài chính

+ Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị

+ Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật

+ Điều kiện về thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp

Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phối hợp các nhân tố và điều kiện trong một thực tế cụ thể để xác định được một hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý

Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán

a Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Hình thức tổ chức kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp Ở các bộ phận khác không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm

vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép

sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp xử lý và tiến hành công tác kế toán

Theo hình thức này, toán doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty), còn ở các đơn vi phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu kế toán của doanh nghiệp

Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội), phòng kế toán trung tâm

bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm Ở đơn

vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm

Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp

Ƣu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán

kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn

vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm tra, chỉ đạo sâu sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán

Nhƣợc điểm: Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm nếu như việc trang

bị phương tiện, kỹ thuật, tính toán, ghi chép thông tin chưa nhiều, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp lại rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không kịp thời, bị hạn chế

Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp dụng

đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung

a Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Sơ đồ 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung

b Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những

bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp Công việc

kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lỹ chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vị của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng

Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng đơn vị

kế toán cấp cơ sở Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ, lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh

Trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công như sau:

Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp

- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở

BP

kế toán

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc

- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp

Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán của đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị mình cho phù hợp

Ƣu nhƣợc điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, đảm bảo cho

công tác kế toán gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc, tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ kịp thời cho chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các đơn vị phụ thuộc Tuy nhiên, nó chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin phục vụ cho điều hành chung toàn đơn vị, hạn chế việc kiểm tra, giám sát và đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị

Điều kiện áp dụng: áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động

rộng, phân tán có nhiều đơn vị trực thuộc trụ sở đóng ở nhiều địa phương khác nhau và hoạt động tương đối độc lập

Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở

Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc đóng ở nhiều địa phương khác nhau địa bàn, hoạt động rộng Hình thức này thường không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp

b

Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán:

c Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên ở các bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn doanh nghiệp và các bộ phận không tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng đã kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận kế toán khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phận công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chuwcngs từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chúng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Đơn vị kế toán cấp trên

Kế toán trưởng

Bộ phận kế toán hoạt

động tài chính ở đơn vị

kế toán cấp trên

Kế toán trưởng các đơn vị kế toán cấp dưới

Bộ phận

kế toán

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới

Bộ phận kiểm tra

kế toán

Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình

độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thì được thành lập phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi

về phòng kế toán trung tâm: còn đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm

Trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:

Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp

Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên

và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng

Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng

Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn doanh nghiệp

Ƣu điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này tạo điều kiện cho kế toán

gắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó, phục vụ quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Điều kiện áp dụng: Được áp dụng ở những đơn vị quy mô lớn có nhiều đơn vị

kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán

Mô hình 2.3 Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa

phân tán:

2.3 VAI TRÕ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN

2.3.1 Lao động kế toán

a Đặc điểm của lao động kế toán

- Công tác kế toán là một môn khoa học đồng thời cũng là một nghề nghiệp trong lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính Việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức thực hiện các nội dung công việc kế toán bằng các phương pháp khoa học riêng do những người làm kế toán thực hiện

- Sự phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán được gọi là lao động kế toán Người làm kế toán (lao động kế toán) thường xuyên va chạm đến lợi ích và vật chất kinh tế, nếu làm không đúng sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp, phản ánh không đúng sự thật sẽ làm sai lệch các thông tin kế toán ảnh hưởng đến công tác quản trị kinh doanh

b Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây

 Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật

Đơn vị kế toán cấp trên

Kế toán trưởng

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính

ở đơn vị kế toán cấp trên

Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính

ở đơn vị kế toán cấp trên

tổ chức kế toán riêng

 Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, được đào tạo chuyên ngành về kế toán

2.3.2 Phân loại lao động kế toán

 Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc chuyên môn nghiệp vụ, lao động kế toán có thể được chia thành:

- Nhân viên hạch toán: Là nhân viên kế toán làm việc tại các đơn vị kế toán

cơ sở, thực hiện từng công việc kế toán cụ thể, độ phức tạp thấp (hạch toán ban đầu), trình độ đào tạo thấp

- Kế toán viên: Là nhân viên có nghiệp vụ kế toán, làm việc tại đơn vị kế toán

Kế toán viên phải có trình độ chuyên môn nghề nghiệp, được đào tạo chuyên ngành kế toán

- Chuyên viên kế toán: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ kế toán trong hệ thống quản lý nhà nước, thực hiện các công việc nghiên cứu, soạn thảo chế độ kế toán , căn cứ vào tính chất và nội dung công việc chuyên viên kế toán có thể được chia thành nhiều cấp bậc chuyên viên khác nhau, có chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp

 Trong doanh nghiệp kế toán viên có thể có các chức danh sau

- Kế toán phần hành: Là kế toán viên được chuyên môn hoá sau theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nghiệm một số phần hành có trách nhiệm phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra thông qua việc ghi chép đối tượng kế toán phụ trách

từ khâu hạch toán ban đầu đến việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra cuối cùng là lập báo cáo phần hành được giao Kế toán phần hành còn có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành việc ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo kế toán chung khác ngoài báo cáo kế toán phần hành

- Kế toán tổng hợp: Có chức năng nhiệm vụ tổng hợp các phần hành kế toán tại đơn vị kế toán, lập bảng báo cáo kế toán tổng hợp

- Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo các phần hành kế toán, kiểm tra, giám đốc toàn bộ các mặt hoạt động tài chính tại đơn vị, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị để có thể đưa ra quyết định hợp lý

2.3.3 Phương hướng tổ chức khoa học lao động kế toán

- Lao động kế toán cũng như các lao động kỹ thuật khác ngày càng đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kỹ sảo trong công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình Qua nhiều thời gian đúc rút kinh nghiệm và thử nghiệm ở nhiều đơn vị khác nhau Bộ tài chính đã ban hành nhiều chuẩn mực kế toán để người làm kế toán thực hiện đúng nguyên tắc và phương pháp kế toán theo chuẩn mực kế toán đã ban hành

- Hành nghề kế toán: Theo luật kế toán năm 2003 các tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật có quyền hành nghề kế toán, tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán phải thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Người quản

lý kinh doanh dịch vụ kế toán phải có chứng chỉ hành nghề kế toán được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp

- Tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày càng cao nhất là việc ứng dụng các công nghệ thông tin phục vụ các công tác kế toán, vì vậy cán bộ kế toán phải hiểu biết và sử dụng thành thạo máy vi tính để phục vụ công tác kế toán được giao

- Chuyên môn hoá công tác kế toán để tăng cường chất lượng công tác kế toán, phân tích, đề suất nhiều ý kiến vào công tác quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp

2.3.4 Hiệu quả kinh tế của tổ chức lao động kế toán

- Kế toán phản ánh chính xác kịp thời tình hình tài sản, vốn, nguồn vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định kinh

tế kịp thời chính xác từ đó làm tăng hiệu quả của sản xuất kinh doanh

- Kế toán giúp các nhà quản lý kiểm soát tình hình kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, kiểm tra tình hình sử dụng tài sản, tiền vốn, góp phần ngăn chặn các hành vi tham ô, gian lận, vi phạm chế độ chính sách quản lý kế toán tài chính trong doanh nghiệp từ đó tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Thông qua công tác tổng hợp, phân tích hoạt động kinh tế kế toán tham gia đề suất nghiên cứu cải tiến tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh nhằm khai thác các tiềm năng trong đơn vị nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán

- Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ Việc thu nhập thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn

cứ không thể thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp

3.1.2 Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán

- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế trở lên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý, kịp thời Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán

- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn

cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán

Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ

Tổ chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh các nghiệp vụ được đúng đắn, làm cơ sở cho việc sử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác

3.1.3 Phân loại chứng từ kế toán

Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần phải phân loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau:

- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh:

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh

- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế:

+ Chứng từ bắt buộc: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc

đối tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập theo mẫu thống nhất Chứng từ bắt buộc có một số loại đặc biệt như séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, công trái…

+ Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ doanh

nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có đặc thù riêng của từng ngành từng đơn vị

- Phân loại theo công dụng của chứng từ:

+ Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để chuyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của

người quản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư…

+ Chứng từ thực hiện: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, thể hiện

kết quả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện đính kèm với nhau mới đảm bảo đầy đủ tính pháp lý

+ Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác nhau

như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…

- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ:

+ Chứng từ gốc: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh và

được lập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng

từ thực hiện nó có đầy đủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý

+ Chứng từ tổng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) được lập trên cơ sở nhiều

chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại (chứng từ trung gian) nhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán được gọn nhẹ Chứng từ tổng hợp lập theo định kỳ (3

ngày, 5 ngày, 10 ngày hoặc hàng ngày) như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ…

Ngày nay ngoài chứng từ bằng giấy tờ còn có chứng từ điện tử, chứng từ điện

tử là chứng từ kế toán mà nội dung của nó được thể hiện dưới dạng điện tử đã được mã hoá không có sự thay đổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán

Theo các cách phân loại trên tổ chức công tác kế toán là phải xác định số lượng, chủng loại chứng từ, sau đó tiến hành phân loại, xắp xếp chứng từ để xác định danh mục chứng từ sử dụng đối với từng loại chứng từ khi được lập để phản ánh một nghiệp

vụ kinh tế tài chính nào đó

Bộ chứng từ được hình thành thường bao gồm hai loại chứng từ mệnh lệnh hoặc từ cơ sở và chứng từ thực hiện như: Chi tiền mặt cần lệnh chi tiền và phiếu chi; hoá đơn bán hàng và phiếu thu, phiếu lĩnh vật tư và phiếu xuất kho…

3.2 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ HẠCH TOÁN BAN ĐẦU

Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa

- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị

- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có)

- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời gian, địa điểm và giá cả

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả

- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ

- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ

hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành

3.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ HẠCH TOÁN BAN ĐẦU

lý và yêu cầu ghi sổ kế toán

- Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố bổ xung

+ Yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ (tên chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những người có trách nhiệm)

+ Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt của chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…)

- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)

+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ

+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại

+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán

- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu quy định để ghi nhận đầy

đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh Tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên quan thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép hạch toán được kịp thời

- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin bằng các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch toán ban đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các

bộ khác trong doanh nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toán doanh nghiệp

- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn

cứ ghi sổ Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập Doanh ngiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với từng loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ phân bổ và trích trước chi phí để tính giá thành, phân bổ cho các đối tượng, các nghiệp

vụ liên quan đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán điều chỉnh bút toán kết chuyển)

3.3.2 Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ

- Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương tiện truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở doanh nghiệp

- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán

- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra)

+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của số liệu kế toán

+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn kịp thời các hiện tượng tham ô lãng phí

+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với

kế hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại

+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị) Kiểm tra căn

cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán

Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán

Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ

mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá cả thị trường về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp

3.3.3 Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán

- Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định

- Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được dịch ra tiếng việt

- Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi

sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết):

+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình tự thời gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng thời ghi vào thẻ, sổ chi tiết

+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi vào

2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dung các số liệu trên chứng từ ghi vào sổ kế toán chi tiết

+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc ghi sổ

kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau Căn cứ vào chứng từ hàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở ghi

sổ kế toán tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái) Cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã lập

+ Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế toán tiến hành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập thành các nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có các tài khoản và ghi bên Nợ nhiều tài khoản Các sổ chi tiết dựa trên các chứng từ gốc

và các bảng phân bổ để ghi sổ

Chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải tổ chức việc lập, kiểm tra chứng từ kế toán thật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

3.3.4 Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ

Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ hướng dẫn thi hành luật kế toán QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành chế độ chứng từ kế toán

- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng

- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cá 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp

- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết

- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán

- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn (theo điều 40 của pháp luật kế toán) Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt

- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ

3.3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ

a Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ

- Khái niệm: Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán, chứng từ kế toán luân phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình

tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành một chu trình gọi là sự luân chuyển chứng từ

- Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:

+ Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài

+ Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ) + Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ

kế toán)

+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

+ Lưu trữ chứng từ

- Kế toán xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế tài chính khác nhau để các bộ phận chức năng, các kế toán viên thực hiện được việc kiểm tra, ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ được phân công

- Lập chương trình luân chuyển chứng từ là quá trình:

+ Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán (các phòng nghiệp vụ…)

+ Xác định trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh tế (thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho…)

+ Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán, hạn chế sự trùng lặp, tăng tính chính xác kịp thời

+ Qui định rõ thời hạn lưu giữ chứng từ ở các bộ phận để kịp thời chuyển cho các bộ phận kế tiếp và chuyển đến kế toán để hạch toán kịp thời

- Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp cần quy định rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý của từng bộ phận chức năng, của từng cá nhân có trách nhiệm đến việc thực hiện nhiệm vụ, giảm bớt các khâu trung gian và giảm thủ tục chứng từ không cần thiết

b Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt

Chứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện

- Nghiệp vụ thu chi tiền mặt

Thu từ bán SP, hàng hoá, dịch vụ

Thu từ đi vay

Thu từ rút tiền gửi về quỹ

Thu từ các khoản nợ phải thu

Thu hồi các khoản đầu tư chứng

khoán, hoạt động tài chính, hoạt

động khác

Chi tiền do xuất quỹ nộp vào ngân hàng Chi cho hoạt động đầu tư góp vốn, đầu tư chứng khoán

Chi thanh toán các khoản nợ phải trả Chi khác cho hoạt động SX KD

Chứng từ sử dụng

+ Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập trung của đơn vị

+ Phiếu thu: MS01-TT do kế toán thanh toán lập thành 3 liên đặt giấy than viết

1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán

+ Phiếu chi: MS02-TT: Do kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt lập thành 2 hoặc 3 liên, 3 liên trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên trong đó liên 1

lưu tại quyển, liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) chuyển cho

kế toán cấp trên

- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu được thực hiện 1 trong 2 phương

án sau:

Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc

kế hợp cả 2 phương án Nếu thực hiện kết hợp cả hai phương án thì phải tuân thủ yêu cầu sau:

+ Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1để đảm bảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ Thu tiền nhỏ có tính chất thường xuyên để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ thu tiền và ghi sổ kế toán sử dụng phương án 2

Phương án 1:

Trách nhiệm LC

Biểu công việc

Các bộ phận chức năng Người nộp

tiền

KTT thủ

Kế toán thanh toán (KTTT)

tiền

KTT thủ

Kế toán thanh toán (KTTT)

- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi

+ Phương án 1:

Trách nhiệm LC

Biểu công việc

Các bộ phận chức năng Người có

nhu cầu chi tiền

KTT thủ

Kế toán thanh toán (KTTT)

nhu cầu chi tiền

KTT thủ

Kế toán thanh toán (KTTT)

2.3.6 Trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất:

- Khái niệm hàng tồn kho:

Hàng tồn kho là 1 bộ phận tài sản lưu động thường được lưu chuyển qua kho

mà doanh nghiệp mua về với mục đích để sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoặc để bán

Hàng tồn kho là NVL, công cụ, phụ tùng, doanh nghiệp mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng hoá doanh nghiệp mua về với mục đích để bán

Thành phẩm doanh nghiệp sản xuất ra nhập kho để bán

- Chứng từ sử dụng

+ Biên bản giao nhận là chứng từ dùng để minh chứng tính chính xác của nghiệp vụ nhập hàng tồn kho Giữa 3 đối tượng: Người bán, người quản lý tài sản và thủ kho về mặt lý thuyết biên bản kiểm nghiệp được lập cho tất cả các nghiệp vụ hàng tồn kho, nhưng trên thực tế bán hàng này chỉ được lập trong các trường hợp sau đây

- Hàng nhập với khối lượng lớn

- Hàng nhập không nguyên đai nguyên kiện rời lẻ

- Hàng nhập có tính chất cơ khí hoá phức tạp

- Phiếu nhập kho: MS01-PNK: Phiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập thành

3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán

- Phiếu xuất kho: MS02-PXK do cán bộ phòng cung ứng hoặc bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần Trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán

* Tổ chức lập và luân chuyển phiếu nhập kho

Trách nhiệm LC

Biểu công việc

Các bộ phận chức năng Người có

nc nhập hàng

Ban kiểm nghiệm

Cán bộ phòng cung ứng

Phụ trách cung ứng

Thủ kho

KT hàng

* Tổ chức lập và luân chuyển phiếu xuất kho

Trách nhiệm LC

Biểu công việc

Các bộ phận chức năng

Người có nhu cầu

Cán bộ phòng cung ứng

KTT (thủ trưởng đơn vị)

Thủ kho

Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên:

Liên 1: Thủ kho lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toán

Liên 2: Người nhận vật liệu

Liên 3: Kế toán vật tư ghi sổ (sổ chi tiết vật tư) sau đó chuyển sang cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất

2.3.7 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng (hóa đơn)

- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:

+ Hóa đơn theo mẫu in sẵn (hóa đơn vó VAT và hóa đơn có VAT trực tiếp – hoá đơn thông thường)

+ Hóa đơn in từ máy

+ Hóa đơn điện tử

+ Tem, vé, thẻ in giá thanh toán

Bộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán hàng phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền thỏa thuận bằng văn bản

- Trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng như sau:

Trách nhiệm LC

Biểu công việc

Các bộ phận chức năng

Người mua hàng

Cán bộ phòng KD (phòng VT)

KTT (Thủ trưởng đơn vị)

Thủ kho

Thủ quỹ

KT HTK (KTBH)

Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên:

Liên 1: Thủ kho hoặc nhân viên bán hàng Lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với

kế toán

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Kế toán lập chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán

2.3.8 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tăng giảm TSCĐ

- Khi lập chứng từ tăng giảm TSCĐ phải phản ánh đúng nguyên giá

- Chứng từ của chủ sở hữu thường là các chứng từ mệnh lệnh như các quyết định về đầu tư, điều động liên doanh, quyết định về nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

- Chứng từ thực hiện việc giao nhận thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ nó gắn liền với từng TSCĐ

- Trình từ luân chuyển chứng từ TSCĐ thể hiện như sau:

từ thực hiện)

Kế toán TSCĐ

Bộ chứng từ Ghi thẻ Ghi sổ TSCĐ TSCĐ