1.1 KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Theo Điều 4 Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17062003: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, thời gian và hiện vật lao động”. Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý của các đơn vị kế toán. Đơn vị kế toán là một thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập các báo cáo tài chính. Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế toán. Đơn vị kế toán có sự khác biệt với một thực thể pháp lý. Một đơn vị kế toán có thể đồng thời là một thực thể pháp lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và ngược lại một đơn vị kế toán cũng có thể bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên trong. Thông qua khái niệm đơn vị kế toán cho thấy sự tách biệt giữa đơn vị kế toán với các bên liên quan và chủ sở hữu. Đơn vị kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật. 1.2 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm. Xuất phát từ bản chất kế toán là một hệ thông thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp của mình, có thể thấy : Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kê toán trong doanh nghiệp phải giải quyêt được cả 2 phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm.
Trang 1Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1 KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN
Theo Điều 4 - Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17/06/2003: “Kế toán là việc thuthập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị,thời gian và hiện vật lao động” Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt độngkinh doanh và là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý của các đơn
vị kế toán
Đơn vị kế toán là một thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài
sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập các báo cáotài chính
Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế toán Đơn vị kế toán có sựkhác biệt với một thực thể pháp lý Một đơn vị kế toán có thể đồng thời là một thực thể pháp
lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và ngược lại một đơn vị kếtoán cũng có thể bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên trong Thông qua khái niệm đơn vị kếtoán cho thấy sự tách biệt giữa đơn vị kế toán với các bên liên quan và chủ sở hữu Đơn vị
kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đạidiện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kếtoán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán vàthực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật
1.2 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạtđộng sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán mộtcách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quantâm
Xuất phát từ bản chất kế toán là một hệ thông thông tin kinh tế, tài chính của doanhnghiệp và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp bằng hệ thống các
phương pháp của mình, có thể thấy : Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các
phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin
về hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức công tác kê toán trong doanh nghiệp phải giải quyêtđược cả 2 phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán
và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán và
tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toántrong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò vànhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tàichính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm
1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Nội dung tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp bao gồm những công việc cơbản sau:
Trang 2- Tổ chức thu nhận thông tin kế toán về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh ở doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó Muốn thực hiệnđược điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu đề ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán và
tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi số kế toán kịp thời
- Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầucủa thông tin kế toán Muốn thực hiện được điều đó phải tổ chức thực hiện các phương pháp
kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để có thể hệ thống hóa thông tin
kế toán
- Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi
mô Muốn thực hiện được điều đó phải tổ chức việc lập báo cáo kế toán định kỳ, báo cáo kếtoán nội bộ, bao gồm cả các báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của Nhànước và của nội bộ doanh nghiệp
- Tổ chức bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở doanhnghiệp; Tổ chức trang bị sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán nhằm nân cao hiệu suấtcủa nhân viên kế toán, tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho các nhân viên
kế toán
- Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ vềquản lý kinh tế, tài chính nói chung và Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán nói riêng
Nắm chắc các công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán là điều kiện cần thiết để
có thể tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở đơn vị mình
1.4 Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Việc tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ mang lại các ý nghĩa cụ thể
- Giúp cho kê toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của mình trong hệthống các công cụ quản lý
- Giúp cho doanh nghiệp có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, nâng cao hiệusuất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán
Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và đảm bảo thực hiện tốtnhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp thì tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo chấp hành tốt cácnguyên tắc, các chính sách chế độ, thể lệ và các quy định pháp luật hiện hành
- Tổ chức công tác kê toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản
lý và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
Trang 3- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý,mức độ trang bịcác phương tiện thiết bị phục vụ cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụcủa kế toán trong doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tượng quan tâm
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm
1.5 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Xuất phát từ các yêu cầu về tổ chức công tác đã nêu trên, việc tổ chức công tác kế
toán trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ và kết hợp tốt giữa các nguyên tắc cơ bản như
sau:
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy địnhcủa pháp luật về kế toán và các quy định của Hiệp hội nghề nghiệp kế toán Với mục đíchtạo ra một một môi trường pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc gia sẽ ban hành một
hệ thống các quy định pháp luật cho hoạt động của kế toán Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luậtpháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán củatừng quốc gia mà doanh nghiệp đang hoạt động.Mặt khác, để thống nhất hóa công tác kếtoán các hiệp hội nghề nghiệp về kế toán trên toàn thế giơi, tại các quốc gia và vùng lãnh thổ
sẽ ban hành các quy định mang tính chất nguyên tắc mà những người tham gia các hiệp hộinghề nghiệp này khi thực hiện công tác kế toán phải tuân thủ, vì vậy tổ chức công tác kếtoán cũng phải tuân thủ các quy định của các hiệp hội nghề nghiệp này
Tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các quy định về kế toán đề dược thực hiện bằng cácquy định của Pháp luật, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ Luật kế toán,Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định pháp luật có liên quan khác
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất Tổ chức công tác kếtoán trong doanh nghiệp phải đảm bảo được tính thông nhất giữa các bộ phận kế toán trongđơn vị, giữa các đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chứccông tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty con
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất giữa kếtoán và các bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp Kế toán là một trong các công cụ quản
lý thuộc hệ thống các công cụ quản lý chung của toàn doanh nghiệp Vì vậy để phát huy hếtvai trò và nhiệm vụ của kế toán trong hệ thống quản lý chung khi tổ chức công tác kế toánphải chú ý đến mối quan hệ của kế toán với các bộ phận quản lý khác nhằm đảm bảo tínhthống nhất trong xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành các hoạt động của doanhnghiệp
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng phải đảm bảo sự thống nhất giữacác nội dung của công tác kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa đối tượng, phương pháp,hình thức tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanhnghiệp Tổ chức công tác kế toán phảo đảm bảo phù hơp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm
tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của doanh nghiệp, ngoài ra cần phải phù hợp với yêu cầu,trình độ quản lý, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp Mặt khác
Trang 4tổ chức công tác kế toán cũng cần phù hợp với trang thiết bị, phương tiện tính toán và cáctrang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Việc tổ chức tốt công tác kế toán sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụcủa mình trong doanh nghiệp, mang lại các ý nghĩa cụ thể sau:
- Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính củađơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời
- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại sản phẩm, nguồnvốn kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong cácdoanh nghiệp
- Giúp kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ của mình trong hệ thốngcác công cụ quản lý
- Giúp cho các doanh nghiệp có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả,nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu suất
Trang 5Chương 2 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ
MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP
2.1 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
Đề tổ chức thu nhân, xử lý và cung cấp thông tin, đáp ứng nhu cầu của các đối tượng sửdụng, một trong những khâu quan trọng là khâu tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở doanhnghiệp là bộ phận quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệphoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau Do vậyviệc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau
Việc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể
và được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán Hình thức tổ chức công tác kếtoán là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác
kế toán Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể củatừng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp
Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa
và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh củadoanh nghiệp, làm giảm được khối lượng công tác kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sảnxuất kinh doanh Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau:
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
- Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp (vừa phân tán vừa tập trung)
Việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và xây dựng mô hinh tổ chức bộ máy kếtoán của doanh nghiệp phải được dựa và các căn cứ sau:
- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp; lĩnhvực, ngành nghề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp
- Biên chế bộ máy kế toán, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán
- Tình hình trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin trong công tác kế toáncủa doanh nghiệp
2.1.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình tập trung
KẾ TOÁN TRƯỞNG
BP
tài chính
BP kế toán tiền lương
…
BP kế toán thanh toán
…
BP kế toán chi phí…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận
kế toán tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ
Trang 6Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) chỉ tổ chức mộtphòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty,…) còn ở các đơn vị phụ thuộcđều không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu tráchnhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế,tài chính của doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu
kế toán của doanh nghiệp
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp ứng yêucầu quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp
Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội,…), phòng kế toán trung tâm bốtrí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm trachứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm Ở đơn vị phụthuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều,phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần hànhcông việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từgốc gửi về phòng kế toán trung tâm
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với các đơn vị kế toán cóquy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp Hình thức này không phù hợp với đơn vị kế toán
có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa phương
2.1.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình phân tán
ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN
Kế toán trưởng
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài
chính ở đơn vị kế toán cấp trên Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƯỚI
Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3 Đơn vị 4 ……
Bộ phận kế
toán
…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận kế toán tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới
Trang 7Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với các doanh nghiệp(công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng trênnhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng Hình thức này không phù hợp đối vớicác doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh hẹp Doanh nghiệplựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán này thường là những doanh nghiệp đã phân cấpquản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phânphối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của cácđơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…)thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên) ở văn phòng của doanh nghiệp(công ty, tổng công ty,…); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng(đơn vị kế toán cấp cơ sở)
Trong trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân côngnhư sau:
* Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
- Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên vàcông tác tài chính của doanh nghiệp
- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên vàcùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báocáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp
* Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở:
- Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chứcthu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báocáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm
- Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách,nhiệm vụ như các bộ kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánhhoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở
Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở đơn vịmình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị cho phù hợp
2.1.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp
Trang 8Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán hỗn hợp
Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường phù hợp vớicác doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ
sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản
lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn thành lậpphòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tuỳ thuộc vào quy mô, yêucầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức
kế toán riêng Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thi được thành lập phòng kế toán đểthực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chínhgửi về phòng kế toán trung tâm; còn đơn vị nào không được tổ chức kế toán riêng thi chỉ bốtrí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm trachứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm
Trong trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:
- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp
- Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ởcác đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên vàcùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báocáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp
Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng, vì vậy cần phảilựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực trạng tổ chức hoạtđộng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp để xây dựng mô hình bộ máy kế toán thích hợp Có
Đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế
toán cấp trên
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận
kế toán… kế toán… kế toán… kế toán
Kế toán trưởng các đơn vị cấp cơ sở
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận
kế toán… kế toán… kế toán… kế toán
Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ
thuộc không
tổ chức kế toán riêng
Trang 9như vậy mới phát huy được đầy đủ khả năng, trình độ của nhân viên kế toán và sử dụng họhợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán ở doanh nghiệp.
2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để thực hiện được công việc thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kếtoán của toàn doanh nghiệp thì người tổ chức kế toán phải tiến hành phân chia công việc kếtoán trong phòng kế toán thành các phần hành công việc kế toán, mỗi phần hành giao chomột người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện
Căn cứ để phân chia công việc kế toán trong một phòng (ban) kế toán thành các bộphận kế toán là dựa vào các điều kiện cụ thể của mình như quy mô hoạt động; trình độ cán
bộ kế toán; đặc điểm sản xuất, kinh doanh; yêu cầu quản lý doanh nghiệp; phương tiện kỹthuật trang bị phục vụ cho công tác kế toán; mà phân chia cho phù hợp
Cơ quan tài chính không bắt buộc doanh nghiệp phải phân chia công việc kế toántrong phòng kế toán thành bao nhiêu bộ phận kế toán và mỗi bộ phận đảm nhiệm công việcgì? Công việc này do người tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp thực hiện sao cho tinhgọn, hiệu quả và phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của doanh nghiệp
Các bộ phận kế toán trong một phòng kế toán doanh nghiệp thường bao gồm:
- Bộ phận kế toán Lao động, tiền lương: Bộ phận kế toán này làm công việc chủ yếu
là tổ chức chấm công, lập bảng tính lương, các khoản phụ cấp, cho cán bộ công nhân viêntrong doanh nghiệp
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận này thực hiện công việc ghi chép việc nhập,xuất, kiểm kê,… các kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm
- Bộ phận kế toán tài sản cố định: Bộ phận này nhằm theo dõi tình hình tăng, giảm,trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp
- Bộ phận kế toán thanh toán-công nợ: Bộ phận này hằng ngày lập các chứng từ thu,chi và theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng thiếu doanh nghiệp cũng như nhữngkhoản nợ của doanh nghiệp còn thiếu ngân hàng, các tổ chức tài chính và của những ngườicung cấp
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Bộ phận này nhằmtheo dõi và tập hợp các khoản chi phí phát sinh cho quá trình sản xuất và tính giá thành sảnphẩm
- Bộ phận kế toán tổng hợp: Đây là bộ phận kế toán tổng hợp của tất cả các bộ phận
kế toán trên Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi chung tất cả các số liệu trên các tàikhoản kế toán trong sổ cái và lập các báo cáo tài chính
* Khi tổ chức các bộ phận kế toán, người tổ chức công tác kế toán cần phải tổ chứctheo hướng kết hợp giữa công việc kế toán tài chính với công tác kế toán quản trị cho các bộphận kế toán
- Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo
từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng,…Kế
Trang 10toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toánquản trị phần hành đó Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kếtoán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán vàphân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp Các nộidung công việc này có thể bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm.
- Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ
phận kế toán tài chính trong phòng kế toán của doanh nghiệp Hình thức này chỉ thích hợpvới các doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế,
- Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức trên như: Tổ chức bộ phận
kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp
2.2.2 Người làm kế toán
Khi tổ chức bộ máy kế toán, doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán đúng theotiêu chuẩn, điều kiện quy định, nếu không bố trí được thì phải thuê làm kế toán Người thựchiện công việc kế toán cần đạt được những tiêu chuẩn nhất định và có quyền lợi cũng nhưtrách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc kế toán như sau:
Luật kế toán - Điều 50 ( Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán) quy định như sau:
1 Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:
a) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hànhpháp luật;
b) Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán
2 Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán
3 Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán,thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ củamình Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giaocông việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới Người làm kế toán cũ phảichịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán
Những người không được làm kế toán theo quy định của Luật kế toán Việt Nam theo Điều 51 Những người không được làm kế toán
1 Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính
2 Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tùhoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán
mà chưa được xóa án tích
3 Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhànước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng
Trang 11kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
4 Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức
có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí
ngân sách nhà nước
2.2.3 Thay đổi người làm kế toán
* Các trường hợp kế toán bị thay đổi:
- Vi phạm về tiêu chuẩn người làm kế toán, bị buộc thôi việc, chuyển công tác
- Có nhu cầu làm công việc khác và được chấp nhận
- Không thực hiện đúng hợp đồng thuê dịch vụ làm kế toán (làm thuê kế toán)
* Thủ tục thực hiện khi thay đổi người làm kế toán
- Bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu kế toán cho người kế toán mới
- Lập Biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của Kế toán trưởng, kế toán cũ và kếtoán mới
2.2.4 Thuê làm kế toán
Các quy định trong việc thuê làm kế toán:
a.Bên đi thuê làm kế toán:
- Được thuê làm kế toán với các doanh nghiệp, cá nhân đăng ký kinh doanh cung cấpdịch vụ thuê làm kế toán
- Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên
- Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liênquan đến công việc thuê làm kế toán
- Thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ làm kế toán theo hợp đồng
b.Bên cung cấp dịch vụ làm kế toán: Chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toántheo thoả thuận trong hợp đồng
2.3 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG DOANH NGHIỆP
2.3.1 Bổ nhiệm kế toán trưởng và nhiệm vụ của kế toán trưởng
a) Bổ nhiệm Kế toán trưởng
- Tất cả các đơn vị kế toán đều phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ Văn phòng đạidiện doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt nam, Hộ kinh doanh cá thể và Tổ hợptác
- Khi thành lập doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán trưởng, nếu trường hợpchưa bố trí được thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng
Đối với doanh nghiệp Nhà nước, Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp cóvốn đầu tư nước ngoài, Hợp tác xã chỉ được cử người phụ trách kế toán không được quá 1năm tài chính, sau đó phải bố trí kế toán trưởng
Trang 12b) Chức danh Kế toán trưởng Là người đứng đầu bộ máy kế toán doanh nghiệp.c) Nhiệm vụ của Kế toán trưởng:
- Tổ chức công tác kế toán cho doanh nghiệp
- Kiểm tra, giám sát tài chính, phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm tài chính,bảo vệ tài sản doanh nghiệp
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầuquản lý doanh nghiệp
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định
2.3.2 Trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chuẩn của Kế toán trưởng doanh nghiệp.
a) Trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán trong doanh nghiệp
+ Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán doanh nghiệp
+ Lập Báo cáo tài chính
- Quyền hạn kế toán trưởng: Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.Riêng đối với Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước ngoài quyền trên còn có quyền thêm:
+ Có ý kiến bằng văn bản về tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷluật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ thuộc quyền quản lý của mình
+ Yêu cầu các bộ phận phòng, ban khác của đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệuliên quan đến kế toán, giám sát tài chính của doanh nghiệp khi KTT có yêu cầu
+ Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người raquyết định
+ Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán khi pháthiện những hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán trong đơn vị
Trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp củangười đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu tráchnhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó
b) Tiêu chuẩn và điều kiện của Kế toán trưởng doanh nghiệp
- Tiêu chuẩn kế toán trưởng:
+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành luậtpháp
+ Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định sau:
Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, doanhnghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì phải có trình độ từ đại học trở lên, thời gian công tácthực tế về kế toán ít nhất 2 năm; trường hợp nếu trình độ cao đẳng thì thời gian công tác thực
tế kế toán ít nhất là 3 năm
Kế toán trưởng Công ty hợp doanh, Doanh nghiệp tư nhân, Chi nhánh doanh nghiệpnước ngoài hoạt động tại Việt nam, Hợp tác xã thì phải có trình độ trung cấp, cao đẳng, thờigian công tác thực tế kế toán ít nhất 3 năm
Trang 13Kế toán trưởng đơn vị có các đơn vị cấp cơ sở và kế toán trưởng Tổng công ty Nhànước: trình độ từ đại học trở lên, thời gian công tác thực tế kế toán ít nhất 5 năm.
-.Điều kiện để được bố trí làm Kế toán trưởng Không thuộc đối tượng sau:
+ Chưa thành niên, mất năng lực hành vi dân sự, đang đưa vào cơ sở giáo dục, chữabệnh, bị quản chế hành chính
+ Người đang bị cấm hành nghề kế toán, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị phạt tù.+ Cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người đang điều hành đơn vị, kể cả
kế toán trưởng ở doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Hợp tác xã, cơ quan nhà nước,đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách, tổ chức không có sử dụng kinh phíngân sách
+ Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng đơn vị là doanh nghiệp Nhànước, Công ty cổ phần, Hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụngkinh phí ngân sách, tổ chức không có sử dụng kinh phí ngân sách
- Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế toántrưởng theo quy định tại quyết định số 43/2004/QĐ-BTC ngày 26/04/2004 của BTC
2.3.3 Tổ chức thuê làm kế toán trưởng
- Đối với bên đi thuê Kế toán trưởng
+ Được thuê làm kế toán với các doanh nghiệp, cá nhân đăng ký kinh doanh cung cấpdịch vụ thuê làm kế toán
+ Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên
+ Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liênquan đến công việc thuê làm kế toán
+ Thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ làm kế toán theo hợp đồng
- Bên cung cấp dịch vụ làm kế toán trưởng:
+ Chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thoả thuận trong hợp đồng.+ Tiêu chuẩn, điều kiện, trách nhiệm và quyền của người được thuê làm KTT
+ Tiêu chuẩn: đủ tiêu chuẩn nghề nghiệp đối với KTT
+ Điều kiện: Có chứng chỉ hành nghề kế toán; Có chứng chỉ bồi dưỡng KTT; Có đăng
ký kinh doanh dịch vụ hoặc đăng ký hành nghề kế toán;
Trang 14+ Người được thuê làm KTT có trách nhiệm, quyền hạn của KTT theo quy định.
2.3.4 Chế độ đãi ngộ đối với Kế toán trưởng
* Đối với các công ty nhà nước thì kế toán trưởng được xếp lương chức vụ theo hạngcông ty quy định tại bảng lương của Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và kếtoán trưởng ban hành kèm theo Nghị định số 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chínhphủ
Trường hợp các công ty nhà nước nêu trên bổ nhiệm người làm phụ trách kế toán thìngười phụ trách kế toán được xếp lương chuyên môn, nghiệp vụ và hưởng phụ cấp giữ chức
vụ như Trưởng phòng doanh nghiệp cùng hạng quy định tại mục 6 Điều 3 Nghị định số205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ
* Đối với các tổ chức hoạt động kinh doanh ngoài doanh nghiệp Nhà nước thì tiềnlương của kế toán trưởng, phụ trách kế toán được hai bên thỏa thuận ghi trong hợp đồng laođộng theo hệ thống thang lương, bảng lương do doanh nghiệp, hợp tác xã quyết định
Trang 15Chương 3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế - tài chính ghi bằng số; tổng sốtiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền thì ghi cả bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đếnchứng từ kế toán
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán cóthể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ kế toán
3.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁNKhi tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyêntắc về lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trên chứng từ kế toán; Kiểm trachứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; Xử lý vi phạm đã được quyđịnh trong luật kế toán về chế độ chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việtnam, cụ thể thực hiện các công việc sau:
Trang 16- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theonội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thìdoanh nghiệp được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định trênmột chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh, không được viết tắt, tẩy xoá, sửa chữa; số tiền viết bằng chữ phải khớp,đúng với số tiền viết bằng số; khi viết phải dùng bút mực; số và chữ viết phải liên tục, khôngngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trịthanh toán và không được sử dụng ghi sổ kế toán Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ kếtoán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối vớichứng từ lập nhiều liên phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằngmáy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liênnhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảmbảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định chochứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoàidoanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp
2 Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷquyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc tráchnhiệm của người ký
3 Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toántrưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng
để chi tiền phải ký theo từng liên
4 Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật”
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới
có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của phápluật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khôngđược ký bằng mực đỏ, bằng bút chì Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thốngnhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ kýthì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế
Trang 17của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúngnhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc ngườiđược uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từphải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký của kếtoán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền kế toán trưởng) không được ký “thừa uỷquyền” của người đứng đầu doanh nghiệp, người được uỷ quyền không được uỷ quyền lạicho người khác
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhânviên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷquyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị(hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ kýmẫu trong sổ đăng ký
- Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền được quyền ký chứng từ, không được
ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm củangười ký
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) đơn vị quyđịnh phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toántrưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng
để chi tiền phải ký theo từng liên
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phảichịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán
3.2.2 Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn và xây dựng hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp.
Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kếtoán hướng dẫn
- Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhànước có thẩm quyền (Bộ Tài Chính) quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệpphải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thốngnhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể
- Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhànước có thẩm quyền (Bộ Tài Chính) quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sungthêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản
lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán
- Căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán ápdụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vàomẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài Chính để có sự bổ sung, sửa đổi phùhợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mà xây dựng hệ thống chứng từ kế toán cho doanh
Trang 18nghiệp mình Những sửa đổi, bổ sung các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nộidung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký người chịu trách nhiệm phê duyệt và nhữngngười chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
3.2.3 Tổ chức thực hiện hoá đơn bán hàng
3.2.3.1 Giới thiệu chung về hóa đơn bán hàng
Theo quy định tại Điều 21 – Luật kế toán, mọi tổ chức hoặc cá nhân khi bán hàng hóahay cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng trừ một số trường hợpngoại lệ
* Các loại hóa đơn:
a) Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hànhkèm theo Thông tư này) là loại hoá đơn dành cho các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trịgia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
b) Hoá đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:
- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bánhàng hoá, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như
xuất khẩu (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vàonội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuếquan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”(mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này)
c) Hoá đơn xuất khẩu là loại hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu
hàng hoá, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế vàquy định của pháp luật về thương mại (mẫu số 5.4 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tưnày)
Ví dụ:
- Doanh nghiệp A là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấutrừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài Doanhnghiệp A sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng trong nước Đối với hoạtđộng xuất khẩu ra nước ngoài, doanh nghiệp A sử dụng hoá đơn xuất khẩu
- Doanh nghiệp B là doanh nghiệp là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo
phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động bán hàng cho
tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan Doanh nghiệp B sử dụng hoá đơn GTGT cho hoạtđộng bán hàng trong nước và cho hoạt động bán hàng vào khu phi thuế quan
- Doanh nghiệp C là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa thì sử dụng hóa đơn
Trang 19hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam), doanh nghiệp C sử dụng hóa đơn xuấtkhẩu.
- Doanh nghiệp D là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trựctiếp, khi bán hàng hoá, dịch vụ trong nước và cho khu phi thuế quan, doanh nghiệp D sửdụng hoá đơn bán hàng, khi xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài, doanh nghiệp D sử dụng hoáđơn xuất khẩu
d) Hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
đ) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế;chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế
và các quy định của pháp luật có liên quan
4 Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.5 và 5.6 Phụ lục
5 ban hành kèm theo Thông tư này)
3.2.3.2 Tổ chức thực hiện hoá đơn bán hàng.
Nội dung trên hóa đơn đã lập
1 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
a) Tên loại hoá đơn
Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIATĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…
Trường hợp hoá đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kếtoán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hoáđơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
- PHIẾU BẢO HÀNH, HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓAĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG(PHIẾU THU TIỀN) …
Đối với hoá đơn xuất khẩu, thể hiện tên loại hoá đơn là HOÁ ĐƠN XUẤT KHẨUhoặc tên gọi khác theo thông lệ, tập quán thương mại Ví dụ: HOÁ ĐƠN XUẤT KHẨU,INVOICE, COMMERCIAL INVOICE…
b) Ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn
Ký hiệu mẫu số hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ
tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu)
Ký hiệu hoá đơn là dấu hiệu phân biệt hoá đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02chữ số cuối của năm
Đối với hoá đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hoá đơn đặt in Đối với hoáđơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hoá đơn ghi trên thông báo phát hành hoặcnăm hoá đơn được in ra
Ví dụ: Doanh nghiệp X thông báo phát hành hoá đơn tự in vào ngày 7/6/2013 với sốlượng hoá đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700 Đến hết năm 2013, doanh nghiệp X chưa
Trang 20sử dụng hết 500 số hoá đơn đã thông báo phát hành Năm 2014, doanh nghiệp X được tiếptục sử dụng cho đến hết 500 số hoá đơn đã thông báo phát nêu trên.
Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hànhnhưng chưa sử dụng thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báophát hành hoá đơn mới theo quy định
c) Tên liên hóa đơn
Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liêntrở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu
+ Liên 2: Giao cho người mua
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơnquy định Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại
cơ quan thuế
Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan cóthẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu,quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hoá đơn có từ 3 liên trở lên, trong
đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng kýquyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật
Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu,quyền sử dụng chỉ tạo hoá đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng
ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 củahoá đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sửdụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngânsách nhà nước theo quy định: Liên 2 hoá đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng
từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phảiđăng ký
d) Số thứ tự hoá đơn
Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7chữ số trong một ký hiệu hóa đơn
đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiềnghi bằng số và bằng chữ
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị giatăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phảithanh toán ghi bằng số và bằng chữ
h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng,năm lập hoá đơn
Trang 21i) Tên tổ chức nhận in hoá đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tổ chứctrung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử.
Trên hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử phải thể hiện tên, mã số thuế của
tổ chức nhận in hoá đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tổ chức trung gian cungcấp giải pháp hoá đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hoá đơn đặt in,
tự cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tự cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử
k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoàithì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt
và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4,
5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.);nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên
là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm(.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việtkhông dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu
và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên Dòng tổng tiềnthanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phảiđảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn Trước khi sử dụng chữ viếttrên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấuphẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sauchữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quanthuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữviết, chữ số đã đăng ký
Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừtrường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độdài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra)
Đối với hoá đơn xuất khẩu, nội dung đã lập trên hoá đơn xuất khẩu phải bao gồm: sốthứ tự hoá đơn; ký hiệu mẫu số hoá đơn; ký hiệu hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vịxuất khẩu; tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơngiá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu (tham khảo mẫu số 5.4 Phụ lục 5 ban hành kèmtheo Thông tư này) Trường hợp trên hoá đơn xuất khẩu chỉ sử dụng một ngoại ngữ thì sử
dụng chữ tiếng Anh.
2 Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập
a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức, cá nhânkinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạolô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo
b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không chekhuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn
3 Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:
Trang 22a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hoá, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hoáđơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau:hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đápứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừtrường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủcác nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lậptheo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký củangười mua, dấu của người bán
- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ kýngười bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua
- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luậtthuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lậphóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và cóvăn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”
- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính
Hướng dẫn lập hóa đơn theo quy định tại Điều 14 – Thông tư 64/2013:
c.Tổ chức thực hiện chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17của Luật kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thayđổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, cácloại thẻ thanh toán
Chứng từ điện tử phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phảiđược mã hoá đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ,các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin,…
Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trongquá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức khaithác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.Chứng từ điện tử được bảo quản, quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó đượctạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đầy đủ thiết bị phù hợp sử dụng khi cần thiết
3.3 TỔ CHỨC THU NHÂN THÔNG TIN PHẢN ÁNH TRÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán Để thunhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế toántrưởng cần phải xác định rõ việc lựa chọn sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đốivới từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp,xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánhtrên chứng từ kế toán
Trang 23Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán Tính trung thực,chính xác của thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán quyết định tính trung thực, chính xáccủa số liệu kế toán Vì vậy, tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượngcông tác kế toán tại doanh nghiệp
Yêu cầu về việc thu nhận thông tin kế toán đầy đủ và kịp thời trong doanh nghiệp đểphục vụ cho quá trình kế toán buộc các doanh nghiệp phải xây dựng nên trình tự luânchuyển của các chứng từ Đôi với mỗi phần hành kế toán khác nhau, doanh nghiệp xây dựngchu trình luân chuyển của các loại chứng từ thuộc phần hành đó sao cho phù hợp nhất vớiđiều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà vẫn tuân thủ theo quy định của phápluật
3.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán tiền
Căn cứ vào các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có
và các chứng từ khác liên quan như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị tạm ứng…kếtoán tiến hành thu nhận thông tin kế toán tiền Trình tự luân chuyển một số chứng từ kế toán
để thu nhân thông tin kế toán tiền thể hiện thông qua một số sơ đồ như sau:
Sơ đồ 001 - Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
- Bắt đầu người nộp tiền chuẩn bị tiền
(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)
(2) Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt (3 liên)
(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) – lưu liên 1
(4) Chuyển liên 2 và 3 cho thủ quỹ
(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhân vào 2 liên phiếu thu
(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (người nộp tiền giữ lại liên 3,chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ)
(8) thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán tiền mặt
(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt
(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ sau đó chuyển trả phiếu thu
về cho kế toán tiền mặt
(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu
Sơ đồ 002: Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
- Bắt đầu, các bộ phận liên quan (người nhận tiền) chuẩn bị các giấy tờ cần thiết liên
quan đến chi tiền
(1) Bộ phân liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi Bộ phận này duyệt chi(2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (3 liên)
(3) Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký duyệt phiếu chi (3 liên)
(4) Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đã ký, lưu liên 1
(5) Chuyển phiếu chi liên 2,3 cho thủ quỹ
Trang 24(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi (liên 2,3)
(7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3 chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ
(8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt
(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt, chuyển phiếu chi cho bộ phận kế toán liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt
(10) Lưu phiếu chi ở bộ phận kế toán tiền mặt
Kế toán trưởng
Kế toán liên quan
Thủ quỹ
24
Bắt đầu
(1)A
Tiền
Viết
Phiếu thu(3 liên)3
Duyệt - kýPhiếu thu3
(2)
Phiếu thu2,3
(5)
(6)
Phiếu thu
2Phiếu thu
2
Phiếu thu
2
(7)(8)
(10)
Ghi sổ kế toán tiền mặt(9)
(12)
Trang 25Kế toán trưởng Chủ tài khoản Thủ quỹ
Ghi sổ kế toán liên quan
Ghi sổ kế toán tiền mặt Lưu chứng từ
(10)
(6)
(8)
Trang 263.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán hàng tồn kho
Sơ đồ 003: Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất sản phẩm hàng hóa
(1) Căn cứ vào nhu cầu xuất sản phẩm, hàng hóa phòng cung tiêu hay phòng bán hàng lậpphiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lưu)
(2) Phiếu xuất kho được chuyển 2 liên xuống kho để làm thủ tục xuất kho
(3) Thủ kho sau khi xuất kho sản phẩm hàng hóa xong ghi số lượng và ký vào 2 liênphiếu xuất kho (3’) sản phẩm hàng hóa được chuyển đến người mua hoặc người nhậnhàng
(4) Liên 3 phiếu xuất kho do người nhận hàng giữ
(5) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng sản phẩm hàng hóa xuất vào thẻhay sổ kho
(6) Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho
(7) Kế toán hàng tồn kho ghi sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công)
(8) Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán liên quan
(9) Bộ phận kế toán liên quan sử dụng phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán liên quan
(10) Phiếu xuất kho được chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lưu giữ (tùy thuộcvào quy định của doanh nghiệp)
Trang 27Sơ đồ 003: Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất sản phẩm hàng hóa
Phòng bán hàng hay
phòng cung tiêu
Người mua (hoặc người
hóa (nhận)
Sản phẩm hàng hóa (xuất kho) (3")
Phiếu xuất kho
(lập và ký)
(1)
3 Phiếu xuất kho (ghi lượng và ký)
2
(3')
Phiếu xuất kho hoàn chỉnh 2
(6)
Phiếu xuất kho
Sổ kế toán liên quan (8)
(10)
(9)
Nhập dữ liệu vào máy
Ghi sổ kế toán hàng tồn kho
Thẻ (sổ) kho (5)
Phiếu xuất kho
(4) (2)
Trang 28Sơ đồ 004: Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật tư
quan
Xuất hiện nhu cầu sủ dụng vật tư
(1) Phiếu yêu cầu xuất vật tư (lập và ký)
Ký xác nhạn
yêu cầu đúng (1) (2) xuất vật tư (ký)Phiếu yêu cầu
Phiếu xuất kho (lập)
Phiếu xuất kho (ghi số lượng thực xuất và ký)
Phiếu xuất kho lưu giữ
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
(12)
(10) (8)
(4)
Dữ liệu vào máy
Sổ kế toán hàng tồn kho
Sổ kế toán liên quan
(11) (9)
(9')
Thẻ kho
Sổ kho (phần xuất)
Xuất kho vật tư
(7)
Phiếu xuất kho
Vật tư (nhận)
(6)
Trang 293.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán bán hàng
Sơ đồ 005: Sơ đồ xử lý và luân chuyển hóa đơn thuế GTGT
A – Bắt đầu: Bộ phận liên quan (người mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ liên quanđến việc trả tiền (giấy báo của ngân hàng, phiếu thu…)
(1) Bộ phận kế toán tiêu thụ thanh toán nhận được chứng từ thanh toán, viết hóa đơnbán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) 3 liên
(2) Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký duyệt hóa đơn
(3) Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đưa người mua ký (người mua giữ 2liên Liên 1 ở bộ phận bán hàng, liên 3 để thanh toán)
(4) Kế toán tiêu thụ, thanh toán ghi sổ kế toán tiêu thụ
(5) Chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế GTGT
(6) Bộ phận kế toán thuế ghi sổ chi tiết thuế GTGT
(7) Chuyển hóa đơn đến bộ phận kế toán liên quan
(8) Ghi sổ kế toán liên quan
(9) Lưu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng
B – Kết thúc
3.4 TỔ CHỨC KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tínhtrung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trongchứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ cácyếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán Kiểm trachứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cầnphải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ phát sinh phản ánh trong chứng
từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ kếtoán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế - tài chính;
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong chứng từ kếtoán nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mứckinh tế - kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã kýkết….;
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị nghiệp vụ ghi trên chứng
từ và các yếu tố khác của chứng từ
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ,các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất
Trang 30quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lýkịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục
và điều chỉnh
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng để ghi sổ
kế toán như lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí(nếu cần), lập định khoản kế toán, ghi sổ kế toán,…
3.5 TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đềuphải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ
kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùngnhững chứng từ đó để ghi sổ kế toán
Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán là nhằm xây dựng con đường đi của chứng từ
kế toán cho từng nghiệp vụ cụ thể từ khâu lập chứng từ đến ghi sổ và lưu trữ Chứng từ kếtoán phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảoquản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp vàliên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởngcần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế - tàichính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thểthực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong chứng từ vàthực hiện việc ghi chép hạch toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo vàquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốcdoanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõchức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt nhữngthủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian
3.6 DỊCH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN RA TIẾNG VIỆT
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở ViệtNam phải được dịch ra tiếng Việt Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinhnhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán.Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ,
từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá
Trang 31nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh người kýtrên chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ratiếng Việt Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm bản chính bằng tiếng nước ngoài.3.7 SỬ DỤNG, QUẢN LÝ, IN VÀ PHÁT HÀNH BIỂU MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy địnhtrong chế độ kế toán ban hành Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửađổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát.Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền
Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính
uỷ quyền in và phát hành Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộcphải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phảichấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, doanh nghiệp có thể mua hoặc tự thiết kếmẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán
3.8 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Việc sử quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phải tuân theo một số yêu cầu như sau:
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và
bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêmphong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩmquyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp;đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bịtịch thu và ký tên, đóng dấu
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do,
số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu
3.9 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SAO CHỤP
Căn cứ Luật Kế toán, chứng từ kế toán sao chụp được quy định như sau:
* Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xácnhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc cơ quan nhànước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ sao chụp
* Chứng từ kế toán sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp bảnchứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ
ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán;
- Đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chínhchứng từ kế toán Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của
Trang 32người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu
kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp;
- Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai,hỏa hoạn Trường hợp này, đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua hoặc đơn vị bán hàng hoá,dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất Trên chứng
từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật củađơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật
DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
(Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của BTC ngày 20/3/2006)Số
Số hiệuchứng từ
Tính chất
BB (*) HD (*)
A Chứng từ kế toán ban hành theo quyết định này
I Lao động tiền lương
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn
thành
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao
khoán
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11 - LĐTL X
II Hàng tồn kho
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,
hàng hóa
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hóa
Trang 339 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc,
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03 – TSCĐ X
B Chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật
Trang 34Ghi chú: BB: Bắt buộc HD: Hướng dẫn
DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
(Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày14 tháng 9 năm 2006).
TÍNH CHẤT
BB (*) HD
(*)A- CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY
I- Lao động tiền lương
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn
thành
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao
khoán
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL XII- Hàng tồn kho
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,
hàng hoá
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hoá
Trang 357 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc,
kim khí quý, đá quý)
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ X
B- CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
Trang 367 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL X
8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá
đơn
9
Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hướng dẫn
Chương 4 TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ XÂY
DỰNG QUY TRÌNH HẠCH TOÁN
4.1 LỰA CHỌN ÁP DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Sự hình thành hệ thống tài khoản kế toán xuất phát từ yêu cầu phản ánh thông tinnhiều chiều, đa dang cho quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Do trong mỗiđơn vị, các đối tượng kế toán rất phong phú, đa dạng do vậy không chỉ có một hay một vàitài khoản mà có thể phản ánh đầy đủ và chi tiết được các đối tượng kế toán mà cần phải cónhiều tài khoản Mặt khác giữa các tài khoản này phải có những mối quan hệ nhất định phụthuộc lẫn nhau mới có thể phản ánh được các mối quan hệ vốn có giữa các đối tượng kếtoán Mỗi tài khoản phản ánh một đối tượng kế toán riêng rẽ, nhưng chúng lại nằm trongmột hệ thống với sự phụ thuộc tương đối với nhau giúp kế toán có thể phản ánh được toàn
bộ đối tượng kế toán và có thể thu thập và tổng hợp được những thông tin hữu ích cho banlãnh đạo doanh nghiệp
Trang 37Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định
để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị Doanh nghiệp phải tuân thủ các quyđịnh về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phươngpháp kế toán của từng tài khoản kế toán Cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng: +) Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành;
+) Dựa vào loại hình sở hữu của doanh nghiệp (Doanh nghiệp quốc doanh, doanhnghiệp ngoài quốc doanh; Doanh nghiệp có quy mô lớn, hay vừa và nhỏ);
+) Dựa vào quy mô hoạt động; chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động củadoanh nghiệp;
+) Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị
Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản sử dụng tiến hành chắc lọc, lựa chọn các tàikhoản kế toán phù hợp, cần thiết để xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán cho doanhnghiệp mình Do tính chất đa dạng của các đối tượng kế toán nên tài khoản kế toán cũng rất
đa dạng Thông tin kế toán muốn được xử lý và hệ thống hóa theo từng yêu cầu quản lý cụthể thì cần thiết phải tổ chức hệ thống tài khoản theo các tiêu thức thông tin cần thiết để đápứng yêu cầu đặt ra như:
- Loại tài khoản kế toán phản ánh theo đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế (tàikhoản tài sản, tài khoản nguồn vốn, tài khoản quá trình);
- Loại tài khoản kế toán phản ánh đối tượng kế toán theo mối quan hệ giữa tài khoản
kế toán và báo cáo tài chính (tài khoản cung cấp số liệu để lập bảng cân đối kế toán – tàikhoản thực và các tài khoản cung cấp số liệu để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh –tài khoản tạm thời)
- Loại tài khoản phản ánh mức độ chỉ tiêu biểu thị đối tượng kế toán cụ thể ở tàikhoản kế toán (tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản chi tiết);
- Loại tài khoản kế toán theo cách ghi (tài khoản ghi đơn và tài khoản ghi kép);
- Loại tài khoản phản ánh đối tượng kế toán theo công dụng (tài khoản chủ yếu và tàikhoản điều chỉnh)
Mặt khác, việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán còn phụ thuộc vào hệ thống thốngthông tin mà hệ thống tài khoản đó cung cấp thông qua hệ thống báo cáo tài chính hay hệthống báo cáo quản trị Có 2 quan điểm tổ chức hệ thống tài khoản để cung cấp thông tin:
- Quan điểm thứ nhất: Kế toán tổ chức đồng thời 2 hệ thống tài khoản độc lập để cungcấp thông tin cho 2 đối tượng khác nhau:
+ Hệ thống tài khoản cung cấp thông tin kế toán tài chính
+ Hệ thống tài khoản cung cấp thông tin kế toán quản trị
- Quan điểm thứ hai: Kế toán tổ chức một hệ thống tài khoản cung đồng thời cung cấpthông tin cho cả 2 đối tượng vừa kế toán tài chính và kế toán quảng trị
Tổ chức xây dựng kết cấu chung của tài khoản được xây dựng trên cơ sở tính cân đốicủa kế toán và tính vận động của đối tượng kế toán Tính cân đối của kế toán chỉ ra rằng tại
Trang 38một thời điểm bất kỳ, tổng tài sản luôn ngang bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Đây
là hai mặt biểu hiện của cùng một lượng tài sản mà tài khoản kế toán phản ánh Kết cấu tàikhoản kế toán phản ánh đảm bảo tính cân đối này, cụ thể khi xem xét nghiên cứu tài sản củađơn vị kế toán trong trạng thái tĩnh, thì số phản ánh tình hình hiện có về tài sản phải bằng sốphản ánh tình hình hiện có của nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Mặt khác, các đối tượng kếtoán luôn luôn vận động theo hai mặt đối lập tăng và giảm, sau mỗi sự biến động thì số hiện
có của chúng lại thay đổi Kết cấu của tài khoản kế toán phải đảm bảo phản ánh được tìnhhình hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể Vì vậy, tình chất đối lập củahai mặt vận động cũng tác động đến xây dựng kết cấu tài khoản kế toán
Vì vậy:
- Kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản đối lập với kết cấu của những tài khoản phảnánh nguồn hình thành tài sản;
- Kết cấu tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí phải đối lập nhau;
- Các số liệu có tính chất cộng hưởng (tăng) cho nhau thì được phản ánh cùng bên củamột tài khoản hoặc tương tự nhau giữa các tài khoản;
- Các số liệu có tính chất loại trừ (giảm) cho nhau thì được phản ánh khác bên củacùng một tài khoản hoặc ngược nhau giữa các tài khoản
Tài khoản kế toán được chia làm 2 phần rõ rệt để phản ánh từng mặt vận động của đốitượng kế toán Nếu quy ước bên trái của tài khoản kế toán phản ánh một mặt vận động củađối tượng kế toán thì phần bên phải của tài khoản kế toán phản ánh mặt vận động đối lập cònlại của đối tượng kế toán (có thể quy ước gọi phần bên trái là bên Nợ, phần bên phải là bênCó) Số hiện có của đối tượng kế toán được phản ánh trên tài khoản kế toán gọi là số dư củatài khoản kế toán Số dư của tài khoản kế toán có thể xác định ở mọi thời điểm, hoặc thờiđiểm đầu kỳ hoặc cuối kỳ, tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của đối tượng sử dụng Tài khoản
kế toán có thể có Số dư bên Nợ hay bên Có Số dư của tài khoản kế toán và số phát sinh tăngluôn ở cùng một bên Số phát sinh giảm ở khác bên so với số dư và phát sinh tăng Quan hệcân đối giữa các chỉ tiêu phản ánh trên tài khoản theo công thức sau:
Số dư
đầu kỳ +
Số phát sinhtăng trong kỳ =
Số phát sinh giảm
Số dưcuối kỳ
- Tổ chức xây dựng kết cấu tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn:
Theo nguyên tắc kết cấu chung của tài khoản đã nêu trên, tài khoản tài sản và nguồnvốn có kết cấu ngược nhau Xét về phương diện nguyên lý tổ chức kế toán, có thể lựa chọnmột trong 2 phương án xây dựng kết cấu tài khoản như sau:
+ Quan điểm thứ nhất: Tài khoản tài sản có số dư Nợ, tài khoản nguồn vốn có số dưCó; Kết cấu tàu khoản nguồn vốn được xây dựng ngược với kết cấu tài khoản tài sản, nghĩa
là số dư và phát sinh tăng ở bên Có, phát sinh giảm ở bên Nợ
+ Quan điểm thứ hai: Tài khoản tài sản có số dư Có, tài khoản nguồn vốn có số dưbên Nợ; Kết cấu tài khoản nguồn vốn được xây dựng ngược với kết cấu tai khoản tài sản,nghĩa là số dư và phát sinh tăng ở bên Nợ, phát sinh giảm ở bên Có
Trang 39- Tổ chức xây dựng kết cấu tài khoản quá trình hoạt động:
Tài khoản quá trình hoạt động không có số dư Thu nhập và chi phí là hai mặt đối lậpvới quá trình hoạt động nên được phản ánh ở hai bên khác nhau của tài khoản Theo đó, cóthể lựa chọn một trong 2 phương án:
+ Phương án 1: Thu nhập phản ánh bên Nợ và chi phí phản anh bên Có
+ Phương án 2: Thu nhập phản ánh bên Có và chi phí phản ánh bên Nợ
Tuy nhiên việc tổ chức lựa chọn phương án nào còn phụ thuộc và quan điểm lựa chọnkết cấu tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn cho phù hợp Chẳng hạn, nếu chọn quanđiểm thứ nhất để xây dựng kết cấu tài khoản tài sản thì tài khoản tài sản có số dư Nợ và tàikhoản nguồn vốn có số dư Có thì khi đó cần chọn phương án 2 cho phù hợp Mặt khác, dokhông có số dư nên tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có của tài khoản quá trình phảibằng nhau Xuất phát từ quan hệ cân đối:
Kết quả hoạt động = Thu nhập – Chi phí
Trong đó: Trường hợp lãi: Chi phí + Lãi = Thu nhập
Trường hợp lỗ: Chi phí = Thu nhập + LỗTài khoản quá trình hoạt động được phận chia thành nhóm tài khoản thu nhập, tàikhoản chi phí, tài khoản xác định kết quả với kết cấu tùy thuộc vào việc lựa chọn phương án
1 và phương án 2 ở trên:
Ví dụ: Nếu chọn phương án 2 trong việc tổ chức tài khoản thu nhập và chi phí (thunhập phản ánh bên Có, chi phí phản ánh bên Nợ) thì khi đó kết cấu tài khoản xác định kếtquả
- Tổ chức xây dựng kết cấu tài khoản điều chỉnh
Kết cấu tài khoản điều chỉnh tăng được xây dựng tương tự kết cấu tài khoản chủ yếu
mà nó điều chỉnh (áp dụng nguyên tắc cộng hưởng) Kết cấu tài khoản điều chỉnh giảmngược với kết cấu tài khoản chủ yếu mà nó điều chỉnh (áp dụng nguyên tắc loại trừ) Ví dụ:Tài khoản hao mòn tài sản cố định, các tài khoản dự phòng… Để phản ánh và cung cấp cảthông tin về giá gốc của tài sản và thông tin về giá trị còn lại hoặc giá trị thuần có thể thựchiện được của tài sản, kế toán cần sử dụng tài khoản để điều chỉnh giảm cho tài sản tươngứng Kết cấu tài khoản hao mòn tài sản cố định hoặc tài khoản dự phòng được xây dựng
Nợ TK xác định kết quả hoạt động CóSPS: Chi phí trong kỳ SPS: Thu nhập trong kỳ
Trang 40cũng phải phụ thuộc vào quan hệ điểm xây dựng kết cấu tài khoản đã nói ở trên Giả sử nếulựa chọn quan điểm kết cấu tài khoản tài sản theo quan điểm thứ nhất (tài khoản tài sản có số
dư Nợ) thì kết cấu tài khoản điều chỉnh sẽ được biểu diễn như sau:
4.2 CỤ THỂ HÓA HỆ THỐNG TÀI KHOẢN
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp chủ yếu theo
QĐ 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của BTC Hệ thống tài khoản này có một
số đặc điểm như sau:
- Hệ thống tài khoản kế toán được sắp xếp theo nguyên tắc cân đối giữa giá trị tài sản
và nguồn hình thành tài sản, phù hợp với các chỉ tiêu phản ánh trên các báo cáo tài chính
- Các tài khoản được “số hiệu hóa”, thuận lợi cho việc hạch toán và xử lý thông tincũng như thu thập thông tin Ví dụ, nếu một DN ghi nhận biến động về tiền mặt trên TK
“Tiền mặt” thì một số DN khác ghi nhận biến động về tiền mặt trên TK “Tiền mặt tại quỹ”
Do đó, các TK được số hóa (một số khác dùng thuật ngữ “mã hóa”) nhằm đưa ra một kýhiệu thống nhất cho một loại TK nào đó
- Các tài khoản kế toán được chia thành 3 nhóm lớn:
+ Nhóm các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán: gồm các tài khoản thuộc loại 1 vàloại 2 (phản ánh tài sản) và các tài khoản thuộc loại 3 và loại 4 (phản ánh nguồn hìnhthànhtài sản)
+ Nhóm các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: TK loại 0
+ Nhóm các tài khoản thuộc báo cáo kết quả kinh doanh: gồm các tài khoản phảnánhchi phí ( loại 6 và loại 8), phản ánh doanh thu và thu nhập (loại 5 và loại 7) và tài khoảnxácđịnh kết quả kinh doanh ( loại 9)
Ngoài ra đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, số lượng nghiệp vụ phát sinh ít, khôngphức tạp có thể áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC với hệ thống tài khoản đơn giản hơn (Có 51 tài khoản cấp I, 62 tài khoản cấp II, 05 tài khoản cấp III, 05 tài khoản ngoài bảng)
4.3 XÂY DỰNG QUY TRÌNH HẠCH TOÁN
4.3.1 Cở sở xây dựng quy trình hạch toán
Tổng SPS trong kỳ Tổng SPS trong kỳ
SDĐK: Giá trị điều chỉnh lũy kế cuốikỳ
