Hệ thống Thông tin Quản lý

HTTTtựđộngvănphònglàmộthệthốngdựatrênmáytínhnhằmthuthập,xửlý,lưutrữvàgửithôngbáo,tinnhắn,tàiliệuvàcácdạngtruyềntinkhácgiữacáccánhân,cácnhómlàmviệc,vàcáctổchứckhácnhau.

Trang 1

Hệ thông Thông tin Quản lý

(Management Information Systems)

Giang vién: Phan Van Thanh

Bộ môn: Quản trị Kinh doanh - FEMHUT

E-mail: thanhpv-fem@mail.hut.edu.vn

thanhpv fem@yahoo.com

Trang 2

Nội dung hoc phan

Chương 1 Giới thiệu chung vê HTTTQL Chương 2 Các thành phần cơ bản của HTTT Chương 3 Thiết kê cơ sở dữ liệu

Chương 4 Xây dựng và phát trién HTTT Chương 5 Các HTTT cấp chuyên gia và các

HTTT chức năng Chương 6 HTTT hỗ trợ ra quyết định Chương 7 TMĐT: Chiên lược phát triển trong

môi trường kinh doanh mới

Bài tập thực hành: Phân tích hệ thông quản lý

nhân sự tiên lương

Trang 3

A Các hệ thông thông tin cap chuyén gia

Hệ thông thông tin tự động hóa văn phòng

- Hệ thống thông tin cung cấp kiên thức

Các hệ thông thông tin chức năng

Trang 4

1 Hệ thông tự động hoa van phòng (OAS)

Trang 5

Hoat dong trong mot van phong

1 Quản lý tài liệu 40% | Quản lý tài liệu

Tạo tệp tin, lưu trữ, khôi phục và liên kết hình ảnh Các phần cứng và phần mềm xử lý văn

và các tài liệu dưới dạng sô hóa ban, in an van phòng, xử lý tài liệu sô

2 Lên kế hoạch cho mỗi cá nhân và mỗi nhóm 10% | Lịch số

Thiết kế, quản lý, và liên kết các tài liệu, các kế Tạo lịch điện tử, Thư điện tử hoạch, và lịch hoạt động Các phâm mêm làm việc theo nhóm

3 Liên kết với các cá nhân và các nhóm 30% | Liên lạc

Thiết lập, nhận, và quản lý các cuộc liên lạc âm Điện thoại

thanh và sô hóa với các cá nhân và các nhóm Thư thoại khác nhau Các phân mêm làm việc theo nhóm

4 Quản lý dữ liệu về các cá nhân và các nhóm 10% | Quản lý dữ liệu

— Lập và quản lý dữ liệu về các khách hàng, nhà Cơ sở dữ liệu về khách hàng

cung câp và các tô chức bên ngoài doanh Theo dõi dự án nghiệp; và các cá nhân, các nhóm bên trong tô Quản lý thông tin cá nhân chức

5 Quản lý dự án 10% | Quản lý dự án

Lập kế hoạch, thực hiện, đánh gia, va diéu khién Các công cụ quản lý dự án trên máy các dự án tinh: PERT, CPM, MS Project

Trang 6

HTTT tự động hóa vẫn phòng

HTTT tự động văn phòng là một hệ thông dựa

trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu và các dạng

truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm

Trang 7

IS lý văn bản Thư điện tử Phòng họp điện tử Quản lý văn bản Thiết bị văn phòng

Sao chụp Fax Hội nghị truyền Xử lý ảnh Lịch điện tử

hình Đa phương tiện Quản lý nhiệm vụ

Trang 8

Ví dụ: Hệ thông truyên thông

Thư điện tử Trang mạng Hoạt động tốt

Chat & họp xa ly tal na va Cac du an

dòng công việc

Chương trình CSDL & Nghiên cứu &

nhóm Kho dữ liệu tham khảo

Công cụ tim kiêm Ưng dụng trong Cung cấp tin tức

& các thư mục doanh nghiệp

Trang 9

Hoi nghi qua cac phuong tien

viên thông

Sử dụng các phương tiện điện tử cho phép các

cuộc họp có thê thực hiện được cùng lúc tại nhiêu

địa điểm khác nhau

Họp âm thanh (Audio conferencing): một cuộc gọi điện

thoại với sự tham gia đàm thoại của 3 người trở lên Họp âm thanh và đồ họa (Audiographic conferencing):

mở rộng của Audio conferencing, cho phép các thành

viên có thê xem được các tài liệu dưới dạng biểu diễn

Họp video (Videoconferencing): cuộc gặp gỡ trao đổi của một nhóm người mà mỗi người có thể quan sát những người khác qua một màn hình

Trang 10

Thư điện tử, thư thoại và fax

Các đặc trưng

Nội dung mang tính xã hội

Dễ hiểu nhằm thông tin Các mỗi quan hệ

Tính riêng tư và tính bảo mật

Trang 11

Cả hai đều chịu ảnh hưởng của văn hóa

Internet và được phát trién nhu mot cong cu

kinh doanh

Trang 12

Ưu nhược điểm của OAS

Ưu điểm

Truyền thông hiệu quả hơn Truyên thông trong thời gian ngắn nhất

Giảm thời gian lập lại các cuộc gọi, tránh khả năng

người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, fax)

Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi

Nhược điểm

Chi phí cho phần cứng khá lớn

Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công Việc

An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa va

thường nhận được những thông tin không mong muôn, gây gián đoạn công việc

Trang 13

2 HTTT cung cap kiên thức (KWS)

Trang 14

HTTT cung cấp kiên thức

Bao gồm các hệ thông chuyên gia và hệ thông

trí tuệ nhân tạo

Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiêm soát, thiêt kê, lập kê hoạch và lịch hành động,

tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết

cho một vẫn đề cụ thể cho doanh nghiệp

Trang 15

Cơ sở lưu trữ CSDL

Hướng dẫn /Giải thích

các phương pháp Đầu ra Số liệu

Trang 16

HTTT cung cấp kiên thức

Hệ thông trí tuệ nhân tạo (Artificial

Intelligence)

Phat trién các chương trình máy tính đề thực hiện

một sô hành vi tri thức của con người

Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiễn thức Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt

Trang 17

Vi du: Hé thong chuyén gia

Hé thong chuyén gia (Expert System — ES)

Một hệ thông kiên thức sử dụng kiên thức cho các

lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp đê giải

quyêt các vân đê mà thông thường phải yêu câu tới các chuyên gia giải quyêt

Kiên thức sâu rộng trong một lĩnh vực hẹp

Hoạt động với các thuật toán (néu-thi)

Cơ sở dữ liệu chuyên gia

Trang 18

Hé thong chuyén gia

Trang 19

Uu diém

Hoan thanh cac phan céng viéc tham chi nhanh hon mét

chuyên gia

Tỷ lệ sai sót khá thấp (đôi khi còn thập hơn một chuyên gia)

Có khả năng tạo được những lời khuyên phù hợp và không thay đôi

Có thê đóng vai trò của một chuyên gia hiểm ở một lĩnh vực hẹp

Khi được sử dụng cho mục đích đào tạo, ES giúp quá trình

| học hiệu quả hơn

Có thể sử dụng ES cho những môi trường gây nguy hiểm cho con người

Co thé str dung dé tao kiên thức của một tổ chức

Có thể cung cấp kiến thức tại bất kỳ thời điểm nào

Trang 20

Nhược điêm Giới hạn về mặt công nghệ Khó thu thập kiên thức cho ES

Phải xác định được ai là chuyên gia cho lĩnh vực đang quan tâm

Phải có sự thông nhất của các chuyên gia trong cùng lĩnh vực về

giải pháp cho một vân đề cụ thê

Chuyên gia phải sẵn sàng hợp tác với các nhân công kiến thức

Khó duy trì các chuyên gia trong cùng một tổ chức

Trang 21

Vai tro cua HTTT cung cap kién

thức trong doanh nghiệp

Diễn đạt các kiên thức ngoài doanh nghiệp

Người cô vẫn nội bộ của mỗi doanh nghiệp

Nhân công kiên thức là những tác nhân thay đôi tô chức

Trang 22

Yêu câu đôi với HTTT cung cap

kiên thức

Phải liên hệ được với nhiêu nguôn thông tin

và đữ liệu bên ngoài doanh nghiệp Đòi hỏi các phần mềm hỗ trợ đô họa, phân tích, quản lý tài liệu, dữ liệu, và có khả năng truyền thông ở mức cao hơn các hệ thông khác

Phải được hỗ trợ về phân cứng

Có những giao diện tiện ích

Phải sử dụng các máy trạm mạnh hơn so với các máy vị tính thông thường

Trang 23

Đặc điểm trong quản lý kiên thức

Quản lý kiên thức là công việc tôn kém

Quản lý kiên thức hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ

thông giải pháp lai ghép giữa con người và công nghệ

Quản lý kiên thức cân phải có những người quản lý có

kiên thức

Quản lý kiến thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều

hơn là từ các mô hình, được xây dựng từ thị trường hơn là

từ hệ thông câp bậc

Chia sẻ và sử dụng thông tin thường không phải là một

| hành động tự nhiên

Quan ly kién thức có ý nghĩa là phát triển quá trình xử ly

công việc kiên thức

Truy cập dữ liệu mới là bước đầu tiên

Quan ly kiễn thức không bao giờ có điểm dừng

Trang 24

B Các HTTT chức năng

Trang 25

HTTT Marketing

Chức năng marketing

Xác định khách hàng hiện nay là ai?

Khách hàng trong tương lai sẽ là ai?

Các khách hàng này cân và muôn những gì?

Lên kê hoạch và phát triền các sản phẩm và

dịch vụ mới đề đáp ứng được các nhu cau do

Trang 26

Xử lý đặt hàng Nhập liệu, xử lý và theo dõi đơn hàng | Tác nghiệp

Phân tích thị Phân tích khách hàng và thị trường sử | Chuyên môn trường dụng dữ liệu về nhân khẩu, thị trường, | và văn phòng

thái độ của người tiêu dùng và các xu hướng

Phân tích giá cả | Dinh giá cho sản phẩm hoặc dịch vụ | Chiến thuật

Dự báo chiêu Chuan bi kê hoạch 5 năm dự báo Chiến lược

hướng doanh số | doanh sô

Trang 27

HTTT San xuat

Mục tiêu của hệ thông sản xuất

Cung cấp nguyên vật liệu và các yêu tô sản xuất khác Kiêm tra chất lượng nguyên vật liệu

Tìm kiêm nhân công phù hợp, mặt bằng nhà xưởng

và các thiết bị sản xuất Hoạch định nhu câu nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng và các thiết bị sản xuất

Sản xuất sản phẩm và các dịch vụ

Kiểm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra

Kiêm tra và theo dõi việc sử dụng và chỉ phí các nguồn lực cân thiết

Trang 28

HTTT San xuat

Mục tiêu của HTTT sản xuất

Trợ giúp quá trình quản lý hàng hóa dự trữ

Kiêm tra chất lượng các yêu tô đầu vào /đâu ra của

quá trình sản xuât

Dự trữ và giao/nhận hàng hóa dự trữ

Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất Thiết kê các sản phẩm và dịch vụ

Hoạch định các điều kiện sản xuất

Phân chia nguôn nhân lực

Kiêm tra kế hoạch sản xuất

Tìm kiêm các công nghệ sử dụng trong sản xuất Thiết kê sản phẩm và công nghệ

Trang 29

Thiết kê băng | Thiết kê sản phâm mới sử dụng máy _ | chuyên môn

———Ì máy tính (CAD) | tinh và văn phòng

Hoạch định sản | Quyết định số lượng sản phẩm nên | chiến thuật

Định vị khu sản , Quyết định đặt các khu vực sản xuất |

Trang 30

HTTT Quan tri nhan luc

Chức năng của phòng quan lý nhân sự

Tuyên chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguôn

nhân lực; đê bạt, thuyên chuyên hay buộc thôi việc

người lao động Đảm bảo bảo hiễm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động

Phân tích khả năng sử dụng nguồn nhân lực trong các

hoạt động của doanh nghiệp

— Giúp các nhà quản lý nhân lực giải quyêt các vẫn đê

vê nhân lực

Cung cập thông tin cho cấp quản lý cao nhất, nhằm hỗ

trợ quá trinh ra quyêt định sách lược

Trang 31

Cac hoat dong chinh

Tuyền chọn người lao động

Đánh giá các ứng viên và người lao động của

doanh nghiệp Phân tích và thiết kê công việc Dao tao va phat trién nguôn nhân lực Cung cap bao cao cho chinh phu theo yéu cau

Quản lý lương bồng cho người lao động va

các kê hoạch trợ câp

Lên kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về nhu câu

nhân lực

Trang 32

Mức tác nghiệp

Hệ thông thông tin quản lý lương

Hệ thông thông tin quản lý vị trí làm việc

HTTT quản lý người lao động

HTTT đánh giá tỉnh hình thực hiện công việc và con

người HTTT báo cáo lên cấp trên

——— HTTT tuyên chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Trang 33

HTTT Quản trị nhân lực

Mức chiên thuật HTTT phân tích và thiệt kê công việc

HTTT tuyên chọn nhân lực

HTTT quản lý lương thưởng, và bảo hiêm, trợ

cấp HTTT đào tạo và phát triên nguôn nhân lực

Trang 35

HTTT Tai chinh, ké toan

Chức năng quản trị tài chính trong doanh nghiệp

Kiêm soát và phân tích điều kiện tài chính của doanh nghiệp

Quản trị các hệ thông kế toán, chuẩn bị các bảng kê và báo cáo

Hỗ trợ quá trình kiểm toán, nhằm đảm bảo tính chính xác của

thông tin tài chính và bảo vệ được vôn đâu tư

Đánh giá các khoản đâu tư mới và khả năng huy động vốn cho

các khoản đâu tư đó

Quản lý dòng tiền của doanh nghiệp

Trang 36

Cac chu trinh nghiép vu trong HTTT tai chính, ké toan

Cac su kién kinh té

[eee eee eee Cac giao dich

⁄“ Chu trình Chu trình Chu trình Chu trình

Cung cấp Sản xuât Tài chính

|

Trang 37

Giao hàng hóa và dịch vụ cho khách

Yêu câu khách thanh toán tiên hàng

Nhận tiên thanh toán

Các hệ thông ứng dụng

Hệ thông ghi nhận đơn đặt hàng

Hệ thông giao hàng hóa và dịch vụ

Hệ thông lập hóa đơn bán hàng

- Hệ thông thu quỹ

Trang 38

Chu trinh cung cap

Ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến quá

Hệ thông thanh toán theo hóa đơn

_ HỆ thông chi tiên

Trang 39

Chu trinh san xuat

Ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kê toán liên quan đên một sự

kiện kinh tê - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuat

chung đề tạo thành sản phâm hoặc dịch vụ

Trang 40

Chu trinh tai chinh

Ghi chép ké toan cac sự kiện liên quan đến việc huy

động và quản lý các nguôn vôn quỹ, kê cả tiên mặt

Các sự kiện kinh tế

Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ nguồn đi vay

Sử dụng vốn dé tạo ra các tài sản mà việc sử dụng tài sản sẽ tạo ra

Trang 41

Chu trinh bao cao tai chinh

Chức năng: thực hiện báo cáo về các nguôn tài chính,

và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguôn tài

chính này

Chú ý: Đây là việc thu thập dữ liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình nghiệp vụ khác và xử lý dữ liệu thu được thành dạng mà có thê tạo ra các báo cáo tài chính

Các hệ thông ứng dụng

Hệ thống số cái

Hệ thống báo cáo tài chính

Tiêu đề	Hệ thống thông tin quản lý
Tác giả	Phan Văn Thanh
Trường học	Đại học FEMHUT
Chuyên ngành	Quản trị Kinh doanh
Thể loại	Bài giảng
Năm xuất bản	2006-2008
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	61
Dung lượng	1,21 MB