Với vai trò là người trực tiếp được giao nhiệm vụ quản lý các hồ sơ, tàiliệu hành chính của Trung tâm, sau khi học xong chương trình cao học ngànhQuản trị văn phòng, tôi nhận thấy: Để nâ
Trang 1MỞ ĐẦU
Hồ sơ, tài liệu là sản phẩm phản ánh trực tiếp quá trình hoạt động, pháttriển của các cơ quan, tổ chức Hồ sơ, tài liệu cũng chính là tài sản giá trịchứa đựng thông tin, dữ liệu cần thiết làm chứng cứ, công cụ quan trọngđáng tin cậy phục vụ đắc lực cho lãnh đạo trong công tác quản lý, điều hành
Để giữ gìn cũng như phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu thì công tác tổ chức quản
lý hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức phải được thực hiện tốt
Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương là cơ quan thuộc Sở Laođộng – Thương binh và Xã hội tỉnh Bình Dương có chức năng giải quyết một
số chính sách về lao động – việc làm của tỉnh như: Tư vấn giới thiệu việclàm, đào tạo nghề, giải quyết chính sách bảo hiểm thất nghiệp Hiện nay, dotính đặc thù trong hoạt động DVVL, nên việc quản lý hồ sơ bảo hiểm thấtnghiệp tại Trung tâm được thực hiện khá tốt Nhưng bên cạnh đó, vẫn tồn tạinhững hạn chế, bất cập cần được khắc phục hoàn thiện như: Hồ sơ, tài liệuhành chính của Trung tâm vẫn phân tán tại các phòng chuyên môn, chưađược thu thập, bảo quản tập trung tại một nơi, chưa được quản lý thốngnhất, Do việc lập hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính chưa được thực hiệntốt, nên vấn đề quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng chưa thực hiện theo đúngquy định hiện hành… Thêm vào đó, hiện nay Trung tâm đang sử dụng phầnmềm quản lý văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương cung cấp nhưngviệc quản lý hồ sơ điện tử mới chỉ thực hiện bước đầu, cần có giải pháp thiếtthực và hiệu quả hơn
Với vai trò là người trực tiếp được giao nhiệm vụ quản lý các hồ sơ, tàiliệu hành chính của Trung tâm, sau khi học xong chương trình cao học ngànhQuản trị văn phòng, tôi nhận thấy: Để nâng cao hiệu quả và khắc phục nhữnghạn chế trong việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm cần tăngcường các biện pháp về quản trị và quản lý Chính vì vậy, tôi quyết định chọn
vấn đề “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương” để làm luận văn tốt nghiệp của mình.
Trang 2Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1.1 Một số khái niệm cơ bản được dùng trong luận văn
1.1.1 Khái niệm về hồ sơ, tài liệu
a) Khái niệm tài liệu
Trong phạm vi đề tài này khái niệm tài liệu được hiểu theo định nghĩa
tại Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
b) Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng phổ biến trong công tác hành chínhvăn phòng và công tác lưu trữ Trong đề tài này, tác giả tiếp cận khái niệm hồ
sơ theo định nghĩa tại Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: Hồ
sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.2 Khái niệm về lập hồ sơ
Theo quy định tại Khoản 11, Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011: Lập hồ
sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
1.1.3 Khái niệm về tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
a) Khái niệm tổ chức, quản lý
* Khái niệm tổ chức
Trong đề tài này tác giả sử dụng từ “Tổ chức” theo nghĩa động từ để tiếp
cận vấn đề và được định nghĩa như sau: Tổ chức là cách sắp xếp, bố trí, điều khiển con người hay công việc, hoạt động theo những quy định hiện hành
Trang 3* Khái niệm quản lý
Trong luận văn này, từ quản lý được hiểu như sau: Quản lý là các biện pháp của chủ thể quản lý, bao gồm việc đặt ra những nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phương pháp để tác động và kiểm soát đối tượng quản lý theo mục tiêu đã định.
b) Khái niệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu là những định hướng, biện pháp của cơ quan, nhằm quản lý tốt các hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định hiện hành.
1.2 Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
1.2.1 Nguyên tắc và yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu
a) Nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan theo sự quản lý của Nhà nước:
b) Nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: c) Các yêu cầu về mặt tổ chức thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất:
1.2.2 Các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
a) Phổ biến các quy định hiện hành về quản lý hồ sơ, tài liệu cho các đối tượng liên quan
- Đối với Lãnh đạo cơ quan:
- Đối với lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành chính:
- Đối với cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ cơ quan:
- Đối với lãnh đạo và nhân viên các bộ phận phòng, ban chuyên môn:
b) Ban hành và phổ biến các văn bản của cơ quan về quản lý hồ sơ, tài liệu
Trên cơ sở hệ thống văn bản quy định chung của Nhà nước về quản lý
hồ sơ, tài liệu thì tại cơ quan cần ban hành riêng một hệ thống văn bản quyđịnh về công tác này, để cụ thể hóa các quy định chung cho phù hợp với cơquan Đây là nội dung, nhiệm vụ quan trọng góp phần đưa công tác văn thư,lưu trữ nói chung và quản lý hồ sơ, tài liệu đi vào nề nếp, ổn định, thống nhấttoàn cơ quan
c) Phân công và giao nhiệm vụ cho các bộ phận, cá nhân trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu
- Đối với lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành chính:
- Đối với bộ phận, cá nhân phụ trách công tác quản lý hồ sơ, tài liệu:
- Đối với các bộ phận, cá nhân của các phòng chuyên môn:
Trang 4d) Tổ chức phổ biến, hướng dẫn các nghiệp vụ về quản lý hồ sơ, tài liệu cho các đối tượng liên quan
- Đối với Lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành chính hoặc lãnh đạo bộ phậnquản lý hồ sơ, tài liệu:
- Đối với bộ phận, cán bộ phụ trách công tác quản lý hồ sơ, tài liệu:
- Đối với toàn thể cán bộ, nhân viên thuộc các phòng ban chuyên môn:
đ) Đảm bảo các điều kiện, cơ sở vật chất cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu:
Trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, việc đảm bảo điều kiện, cơ sở vậtchất chính là đảm bảo về các yếu tố như: bìa, hộp, tủ, giá, kho lưu trữ, phầnmềm quản lý văn bản, hồ sơ, … Các yếu tố này phải đảm bảo theo đúng quyđịnh hiện hành của Nhà nước
e) Tổ chức việc kiểm tra, đánh giá kết quả quản lý hồ sơ, tài liệu
Việc kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ, tài liệu thường do lãnhđạo Phòng Tổ chức Hành chính và cán bộ, nhân viên được phân công phụtrách thực hiện Các nội dung cần kiểm tra như: nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tàiliệu, trong đó tập trung vào khâu lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và nhất là côngtác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Đối tượng được kiểm tra là các đơn vị, cá nhân cótrách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu trong Trung tâm
g) Xử lý vi phạm và đổi mới, chỉnh sửa các biện pháp quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu khi không còn phù hợp
- Đối với trường hợp vi phạm trong thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tàiliệu thì: Lãnh đạo cơ quan sẽ đưa ra các hình thức xử lý vi phạm phù hợptheo mức độ và tính chất công việc và theo các quy định hiện hành của phápluật Nội dung, hình thức xử lý vi phạm trong thực hiện quản lý hồ sơ, tàiliệu cũng cần được đưa vào trong các văn bản quy định thực hiện công tácquản lý hồ sơ, tài liệu và kế hoạch công tác đầu năm của cơ quan
h) Đào tạo bồi dưỡng nhân sự thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
Đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu thì việc đào tạo, bồi dưỡngnghiệp vụ cho lãnh đạo, nhân viên sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc vàđưa công tác này hoạt động thống nhất, đúng quy định góp phần nâng caohiệu quả cung cấp và xử lý thông tin một cách chuyên nghiệp Ngoài ra,cùng với việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ thì tinh thần, thái độ làm việccủa nhân viên cũng không kém phần quan trọng, có tinh thần và thái độ làm
Trang 5việc tích cực thì con người mới thực hiện tốt các nghiệp vụ Vì vậy, nhân sựthực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu phải được bồi dưỡng, đào tạo nângcao chuyên môn nghiệp vụ cũng như nâng cao tinh thần, thái độ làm việctích cực.
1.2.3 Vai trò, tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ, tài liệu
a) Đối với Nhà nước
Quản lý hồ sơ, tài liệu đối với Nhà nước chính là bảo vệ bí mật quốc gia,bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia Đây là quá trình bảo vệ tài sảnchứa đựng thông tin gốc có giá trị pháp lý cao phản ánh trực tiếp sự quản lý,điều hành của Nhà nước qua các giai đoạn phát triển về mọi mặt: chính trị,kinh tế, văn hóa, xã hội, nghiên cứu khoa học nhằm phục vụ những nhu cầuchính đáng
b) Đối với cơ quan
- Quản lý hồ sơ, tài liệu là công cụ để kiểm soát, bảo quản chặt chẽ hồ
sơ, tài liệu tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản, góp phầngiữ gìn bí mật cơ quan, đơn vị, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệulưu trữ
c) Đối với các đơn vị, bộ phận
- Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu giúp các đơn vị, bộ phận thực hiện tratìm thông tin tài liệu phục vụ hoạt động chuyên môn một cách nhanh chóng.Trong hoạt động của mình mỗi đơn vị, bộ phận cần thực hiện công tác lập hồ
sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan để hoàn chỉnh cho phông lưu trữ cơquan đối với hồ sơ, tài liệu từng lĩnh vực chuyên môn
d) Đối với từng cán bộ, nhân viên
Quản lý hồ sơ, tài liệu giúp nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ,nhân viên, chúng là tiền đề để công việc mỗi cá nhân được nhanh chóng,chính xác và hiệu quả: Trong quá trình giải quyết công việc, mỗi cá nhânphải dựa trên các căn cứ pháp lý đã có (quy định, quy phạm hiện hành) đểthực hiện công việc
1.2.4 Trách nhiệm trong tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
a) Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan
Trong quá trình chỉ đạo, điều hành thì người đứng đầu cơ quan phải tổchức quản lý hồ sơ, tài liệu của toàn cơ quan thông qua việc ban hành các
Trang 6quy định về công tác này trên cơ sở các quy định của Nhà nước và cơ quancấp trên Người đứng đầu cơ quan phân công cho lãnh đạo Phòng Tổ chứcHành chính phụ trách để trực tiếp tổ chức thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệutrong quá trình hoạt động của cơ quan Trong quá trình thực hiện, ngườiđứng đầu cơ quan phải có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giácác kết quả thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu đối với các tập thể và
cá nhân thực hiện
b) Trách nhiệm của Phòng Tổ chức Hành chính
Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị có trách nhiệm trực tiếp thực hiệncác quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu cơ quan
c) Trách nhiệm của Trưởng các phòng chuyên môn
Trưởng các phòng chuyên môn có trách nhiệm tổ chức thực hiện, hướngdẫn nhân viên phòng mình trong công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan Xây dựng hoặc tham mưu cho Trưởng phòng Tổ chứcHành chính trong việc xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu chuyên môn củaphòng Thực hiện phổ biến, hướng dẫn các quy định chung của Nhà nướccũng như của cơ quan về quản lý hồ sơ, tài liệu cho cán bộ, nhân viên phòng
d) Trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên
Đối với tất cả các cán bộ, nhân viên trong cơ quan phải có trách nhiệmquản lý hồ sơ, tài liệu thông qua việc thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan Trong hồ sơ đã lập của mỗi cán bộ, nhân viên phải đượcsắp xếp các văn bản, tài liệu một cách khoa học để dễ quản lý, tra cứu phục
vụ thuận lợi cho công việc hàng ngày Mỗi cá nhân phối hợp thực hiện quản
lý hồ sơ, tài liệu của phòng một cách đầy đủ, rõ ràng và khoa học và đề xuấtcác trang thiết bị (hộp đựng hồ sơ, tủ, kệ, …) để thực hiện tốt công tác của cánhân và của phòng
1.3 Những quy định pháp lý hiện hành về quản lý hồ sơ, tài liệu
1.3.1 Văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
Nội dung công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu được thể hiện trong cácvăn bản quy định của Chính phủ; Bộ Nội vụ; cơ quan quản lý Văn thư vàLưu trữ Nhà nước ban hành Trong đó, Luật lưu trữ năm 2011 ngày11/11/2011 của Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua đã chính thức có
Trang 7hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điềucủa Luật Lưu trữ chính là những căn cứ pháp lý cao nhất cho việc triển khaithực hiện công tác lưu trữ Cùng với Luật Lưu trữ thì có hàng loạt các vănbản dưới Luật được Chính phủ, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước ban hành để cụ thể hóa công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, cụ thể:
a) Định nghĩa về hồ sơ, tài liệu
b) Yêu cầu đối với hồ sơ
c) Quy định về lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan d) Quy định về tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu
đ) Quy định về tiêu hủy hồ sơ, tài liệu
e) Quy định về kho lưu trữ chuyên dụng
g) Quy định về trách nhiệm trong quản lý hồ sơ, tài liệu
h) Quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
i) Các quy định về bảo quản, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu
1.3.2 Văn bản hướng dẫn của địa phương quy định về công tác văn thư – lưu trữ
Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Ủyban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành quy định công tác văn thư trên địabàn tỉnh Bình Dương; Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành quy định công táclưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương; Chỉ thị số 03/2013/CT-UBND ngày 08tháng 7 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương về việc tăng cườngquản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương
Tiểu kết chương 1
Như vậy, trong toàn bộ chương 1 tác giả tập trung tìm hiểu những vấn
đề lý luận và pháp lý liên quan đến tổ chức quản lý, hồ sơ tài liệu, cụ thể:
Một là, các khái niệm cơ bản về hồ sơ, tài liệu; lập hồ sơ; tổ chức quản lý hồ
sơ, tài liệu Hai là, trình bày cơ sở lý luận về nguyên tắc, yêu cầu, các biện
pháp, vai trò, tầm quan trọng cũng như trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài
liệu Ba là, trình bày những quy định pháp lý hiện hành về quản lý hồ sơ, tài
liệu Những cơ sở lý luận này là nền tảng để tác giả tìm hiểu thực trạng tổchức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm sẽ được trình bày cụ thể tại chương
2 dưới đây
Trang 8Chương 2 CÁC BIỆN PHÁP VÀ KẾT QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ
HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM
TỈNH BÌNH DƯƠNG 2.1 Khái quát chung về Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương được thành lập từ năm
1981, tiền thân là Trung tâm xúc tiến việc làm tỉnh Sông Bé Trung tâm là đơn
vị sự nghiệp công lập chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Bình Dương, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướngdẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Việc làm thuộc Bộ Lao động
Thương binh và Xã hội, Trung tâm Quốc gia về Dịch vụ việc làm, Tổng CụcĐường bộ và sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.Trung tâm có trụ sở chính tại: Số 369, đại lộ Bình Dương, Hòa Lân,phường Thuận Giao, thành phố Thuận An, tỉnh Bình Dương và có 03 chinhánh đặt tại 03 huyện, thị (Dĩ An, Tân Định, Tân Uyên) Hiện nay, Trungtâm hoạt động theo Nghị định số 196/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 củaChính phủ quy định thành lập và hoạt động của Trung tâm DVVL; Quyếtđịnh số 2026/QĐ-UBND ngày 25/8/2014 của UBND tỉnh Bình Dương vềviệc đổi tên Trung tâm Giới thiệu việc làm thành Trung tâm DVVL tỉnhBình Dương Trải qua quá trình hoạt động gần 40 năm, Trung tâm khôngngừng lớn mạnh và phát triển qua từng thời kỳ
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Trung tâm thực hiện những chức năng nhiệm vụ, quyền hạn theo Quyếtđịnh số 2028/QĐ-SLĐTBXH ngày 16/12/2014 của Sở Lao động – Thươngbinh và Xã hội về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơcấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương
a) Chức năng
Trung tâm có chức năng tư vấn học nghề, việc làm, chính sách pháp luậtlao động cho người lao động và người sử dụng lao động; giới thiệu việc làm,cung ứng và tuyển dụng lao động theo yêu cầu của người sử dụng lao động;giới thiệu, cung ứng lao động cho đơn vị, doanh nghiệp được cấp phép đưangười lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; thu thập,phân tích, dự báo và cung ứng thông tin thị trường lao động; tổ chức đào tạo,tập huấn nâng cao năng lực tìm kiếm việc làm và đào tạo kỹ năng, dạy nghề
Trang 9khác theo quy định của pháp luật; tuyên truyền, phổ biến chính sách, phápluật về lao động, việc làm; giải quyết chính sách BHTN trên địa bàn tỉnh.
b) Nhiệm vụ
Trung tâm đã và đang thực hiện 04 nhiệm vụ chủ yếu như sau: Tư vấn,giới thiệu việc làm, thực hiện các dịch vụ công về lao động và quan hệ laođộng; Thông tin thị trường lao động, điều tra cung – cầu lao động; Đào tạonghề theo nhu cầu lao động; Thực hiện công tác BHTN
c) Quyền hạn
- Ký kết hợp đồng để thực hiện nhiệm vụ theo quy định;
- Khai thác thông tin về lao động, việc làm và dạy nghề;
- Yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp thông tin về tình trạng việclàm của người lao động do Trung tâm giới thiệu hoặc cung ứng lao động;
- Thu phí theo quy định của pháp luật;
- Tự chủ một phần về tài chính theo quy định của pháp luật;
- Tuyển dụng, sử dụng, quản lý viên chức và người lao động theo quy định
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
Trung tâm hoạt động theo cơ chế tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách:
- Ban giám đốc: Trung tâm có 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc
- Bộ máy tổ chức gồm 07 phòng chuyên môn và 03 chi nhánh: Tổng số
nhân viên Trung tâm là 138 cán bộ, nhân viên
2.2 Khái quát số lượng và ý nghĩa của các loại hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương
2.2.1 Số lượng các loại hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm
Trải qua quá trình hoạt động, Trung tâm đã hình thành lên một khốilượng hồ sơ, tài liệu nhất định về các lĩnh vực sau: Hành chính, Kế toán vàcác tài liệu phản ánh công tác chuyên môn về Tư vấn giới thiệu việc làm;Thông tin thị trường lao động; Đào tạo nghề; Giải quyết chính sách BHTN
Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm bao gồmcác hồ sơ, tài liệu từ Chính phủ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, CụcViệc làm, Trung tâm Quản lý Lao động ngoài nước, Trung tâm Quốc gia vềDịch vụ việc làm, Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Lao động - Thương binh và Xãhội, Bộ Giao thông vận tải, Sở Giao thông vận tải, các doanh nghiệp trên địabàn tỉnh và một khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu do chính Trung tâm sản sinh ra
Trang 10Trung tâm là đơn vị sự nghiệp giải quyết các chính sách an sinh xã hộicủa tỉnh Vì vậy hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chủ yếutập trung vào các lĩnh vực lao động - việc làm do Trung tâm thực hiện giảiquyết cho người lao động và doanh nghiệp Thành phần hồ sơ, tài liệu hìnhthành tại Trung tâm chủ yếu gồm 02 khối chính đó là: Khối hồ sơ, tài liệuhành chính và khối hồ sơ, tài liệu chuyên môn, cụ thể như sau:
a) Hồ sơ, tài liệu hành chính
b) Hồ sơ, tài liệu chuyên môn
- Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực tư vấn, giới thiệu việc làm;
- Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực thông tin thị trường lao động;
- Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đào tạo nghề;
- Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giải quyết chính sách BHTN
2.2.2 Ý nghĩa các loại hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương
a) Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm phục vụ cho hoạt động quản lý
* Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâmtrước hết sẽ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành củalãnh đạo Trung tâm Căn cứ vào các thông tin trong tài liệu, lãnh đạo nắmđược khái quát mọi hoạt động theo từng giai đoạn phát triển, từ đó đề ra vàxây dựng các chính sách, chiến lược phát triển mới hiệu quả hơn
* Hồ sơ, tài liệu là chứng cứ chứng minh cho hiệu quả hoạt động củaTrung tâm cũng như kết quả công tác của mọi cán bộ, nhân viên Mỗi phòng,
cá nhân trong quá trình làm việc đều phải đảm trách một nhiệm vụ riêngtrong hệ thống mục tiêu chung Vì vậy hồ sơ, tài liệu đầy đủ, chân thực sẽ làchứng cứ phản ánh hiệu quả làm việc, trách nhiệm cụ thể thuộc về ai, đơn vịnào Khi lãnh đạo giao việc cho phòng, cá nhân đảm trách thì hồ sơ, tài liệu
sẽ thể hiện việc thực thi nhiệm vụ đó, kết quả công việc do phòng, cá nhân đóchịu trách nhiệm trước lãnh đạo
* Hồ sơ, tài liệu là căn cứ chứng minh quan hệ công tác giữa Trung tâmvới các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan hay các mối quan hệ hợp tácvới các tổ chức doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh, cá nhân thực hiện giao kếthợp đồng về đào tạo nghề, cung ứng các dịch vụ
Trang 11* Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động Trung tâm gópphần quan trọng trong công tác quản lý của ngành Lao động - Thương binh
và Xã hội và ngành Bảo hiểm xã hội tỉnh nhà nói riêng và trong cả nước nóichung về chính sách BHTN
b) Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm phục vụ cho hoạt động tuyên truyền, góp ý sửa đổi quy định về chính sách lao động, việc làm
* Phục vụ cho hoạt động tuyên truyền chính sách pháp luật của Nhànước và của tỉnh về lao động, việc làm, BHTN: Hồ sơ, tài liệu chính là công
cụ để Trung tâm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ tuyên truyền các chínhsách pháp luật của Nhà nước về lao động, việc làm, BHTN
* Phục vụ cho hoạt động góp ý, sửa đổi bổ sung các văn bản quy phạmpháp luật về lao động, việc làm: Hồ sơ, tài liệu của Trung tâm phản ánh quátrình triển khai thực hiện các chính sách pháp luật của Nhà nước về lao động,việc làm một cách cụ thể áp dụng tại tỉnh Bình Dương Do đó, những hồ sơ,tài liệu này chính là chứng cứ chứng minh cho các quy định pháp luật về lĩnhvực lao động, việc làm đã phù hợp, đúng với từng đối tượng người lao động,doanh nghiệp, địa phương hay chưa
c) Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm là chứng cứ về công cuộc cải cách hành chính của Trung tâm
Hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm phản ánh quá trình hoạt động của Trungtâm theo các giai đoạn Đây chính là những kinh nghiệm để Trung tâmnghiên cứu xây dựng các mô hình hoạt động hiệu quả hơn góp phần cung cấpnhững dữ liệu, kết quả về chính sách lao động, việc làm cho tỉnh làm căn cứban hành ra các đề án theo từng giai đoạn Tất cả những hồ sơ, tài liệu phảnánh các phương án, cách thức hoạt động sẽ giúp Trung tâm tìm ra giải pháphoạt động hiệu quả và tối ưu nhất Những hồ sơ, tài liệu này là minh chứngcho quá trình học hỏi, rút kinh nghiệm cũng như áp dụng tiến bộ công nghệ,quá trình cải cách hành chính trong công tác
d) Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ
Trang 12* Giúp Trung tâm hoàn thành tốt nhất các nghiệp vụ chuyên môn theohướng đổi mới và phát triển, bao gồm: công tác tư vấn, giới thiệu việc làm,đào tạo nghề, thông tin thị trường lao động và chính sách BHTN.
2.3 Các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Dịch
2.3.2 Ban hành và phổ biến các văn bản của cơ quan về quản lý hồ sơ, tài liệu
Trung tâm chưa có các văn bản quy định và hướng dẫn riêng của Trungtâm về quản lý hồ sơ, tài liệu; chưa ban hành đầy đủ các văn bản quy định vềcông tác văn thư, lưu trữ; chưa có quy trình, quy chế văn thư, lưu trữ Điềunày dẫn đến tình trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm khôngthống nhất giữa các đơn vị, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát
2.3.3 Phân công và giao nhiệm vụ cho các bộ phận, cá nhân trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu
Việc phân công và giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu của Trung tâmmới chỉ tập trung ở khâu văn thư tại các văn bản: “Kế hoạch công tác năm”,
“Bảng phân công nhiệm vụ của Phòng Tổ chức Hành chính” hàng năm Cán
bộ được giao nhiệm vụ quản lý công tác này là 02 nhân viên văn thư (đồngthời kiêm nhiệm thêm một số công việc khác) Trung tâm chưa có văn bản, rõràng về phân công trách nhiệm, nhiệm vụ đối với bộ phận, cá nhân làm côngtác quản lý hồ sơ, tài liệu Điều này dẫn đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệucủa Trung tâm không được nhất quán, rõ ràng về quy trình lẫn việc phâncông, phân cấp quản lý và cá nhân phụ trách thực hiện
2.3.4 Tổ chức phổ biến, hướng dẫn các nghiệp vụ về quản lý hồ sơ, tài liệu cho các đối tượng liên quan
Hàng năm, Trung tâm đã tổ chức phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ chuyênmôn; đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng đối với cán bộ làm công tác quản
lý hồ sơ, tài liệu và toàn thể cán bộ, nhân viên Trung tâm cử cán bộ tham gia