Bài giảng Lập bảng tính với Microsoft Excel

Bài giảng Lập bảng tính với Microsoft Excel được biên soạn nhằm trang bị cho các bạn những kiến thức về tổng quan Excel, tạo lập bảng tính, định dạng bảng tính, công thức và hàm, tổ chức CSDL, phân tích, tổng hợp, xử lý dữ liệu trong Microsoft Excel.

Trang 3

Tổng quan Excel

 Khởi động Excel

 Cửa sổ ứng dụng - thành phần

 Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu

 Kết thúc phiên làm việc với Excel

Trang 4

Cạo sửa

Tự động cập nhật

Trang 5

Phần mềm xử lý bảng tính

Microsoft Excel là phần mềm chuyên dùng xử lý bảng tính

được tích hợp trong bộ công cụ Microsoft Office của

Trang 6

Tổng quan

 Giới thiệu

Trang 7

Khởi động Microsoft Excel

Khởi động Excel giống như khởi động các ứng dụng trong Windows

Trang 8

Tổng quan

 Giới thiệu

Trang 9

Cửa sổ ứng dụng Microsoft Excel

Formatting toolbar Standard toolbar

Title bar

Menu bar

Mouse pointer Active cell

Trang 10

Tên tập tin bảng tính hiện hành

Các tên Book1, Book2 … được Excel dùng để gọi các bảng tính mới tạo chưa được lưu trữ lên đĩa

Active document name

Windows control button

Trang 12

Standard Toolbar (thanh công cụ chuẩn)

Open

Print Preview

Print

New Save

Spelling Format

Painter Cut/Copy/

Paste Undo/Redo

Web toolbar functionPaste

Insert Hyperlink Auto Sum Sort Map

Charts Wizard

Drawing

Context Sensitive Help

Trang 13

Increase/Decrease

Decimal

Percent style

Left/Center/Right

Comma style

+/

indent Fill color

Border Font color

Size

Center Across Column

Trang 14

mode

Trang 15

Tổng quan

 Giới thiệu

Trang 16

Tập tin bảng tính của Excel

Dữ liệu của Excel (workbook) được lưu lên đĩa thành tập tin

có phần kiểu là XLS

Mỗi workbook gồm nhiều trang tính ( worksheet ).

Trang tính có dạng bảng gồm nhiều cột và hàng.

worksheet workbook

Trang 17

Cell pointer

Row

heading

Column heading Select all button

Sheet tab Tab scrolling button

Trang 18

Name Box &Formula Bar

Tên/địa chỉ đối tượng đang chọn

Nội dung active cell

Trang 19

Tổng quan

 Giới thiệu

Trang 21

Tạo lập bảng tính

•Các dữ liệu – kiểu dữ liệu

Cách nhập dữ liệu

Các thao tác cơ bản

Trang 22

Dữ liệu văn bản (text)

 Dữ liệu kiểu text là tổ hợp của ký tự số, khoảng trắng, và các

“ký tự phi số”

Ví dụ : 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

 Text chứa mô tả, giải thích, định danh đối tượng.

 Phép xử lý trên text bao gồm phép kết nối chuỗi (&), và một số hàm xử lý văn bản.

Trang 23

mục Regional Setting trong Control Panel

phân số Ví dụ phân số 1/2 được nhập là 0 1/2

Trang 24

Dữ liệu ngày và giờ (Date & Time)

 Ngày và giờ được Excel xử lý như là dữ liệu số

 Khi nhập đúng dạng ngày và giờ, Excel sẽ tự phát hiện và

biểu diễn theo dạng đã chọn trong Regional Settings của

Control Panel.

 Dấu : : dùng phân cách giờ và phút

 Dấu / / phân cách ngày tháng và năm

 Dấu cách dùng để phân cách khi nhập chung ngày và giờ vào trong cùng 1 ô

 Bình thường Excel dùng dạng giờ 24 Để nhập giờ ở dạng 12 thì nhập sau giá trị giờ dấu cách và chữ AM hay PM

Trang 25

Kiểu dữ liệu (Hằng – Công thức)

Dữ liệu nhập vào bảng tính gồm 2 loại

Hằng (constant)

Hằng (constant) - là các dữ liệu gốc do người sử dụng

nhập và thay đổi Hằng bao gồm văn bản (text), số (number), ngày (date) hay giờ (time).

Công thức (formula)

Công thức (formula) - là

biểu thức dùng để tính toán ra giá trị hiển thị Nó biểu diễn mối quan hệ về giá trị của ô công thức với các đại lượng khác.

Trang 26

•Các kiểu dữ liệu

Trang 28

Chọn đối tượng – Cell 

Nguyên tắc : SELECT THEN DO

Chọn ô - di chuyển cell pointer đến ô chọn bằng các phím sau

Cuối bảng tính (ô cuối có dữ liệu) CTRL+End

Trang 29

Chọn vùng bằng cách chọn ô đầu rồi dùng các phím sau :

Các ô bên trái active cell SHIFT+left arrow Các ô bên phải active cell SHIFT+right arrow Cột chứa active cell CTRL+Spacebar Hàng chứa active cell SHIFT+Spacebar

Trang 30

Toàn trang trính Click nút Select All

Vùng Drag từ ô trên trái đến ô dưới phải

của vùng chọn

Drag từ ô trên trái đến ô dưới phải của vùng chọn

Trang 31

Chọn ô kế

Shift

Trang 32

Nhập tiêu đề bảng

HOÁ ĐƠN Khách hàng Công ty TNHH Srallod Ngày xuất hoá đơn

1 Văn bản canh trái, ngày canh phải

2 Nội dung A2 lấn sang B2, C2 lấn sang D2 và A3 lấn sang B3



Trang 33

Nhập tiêu đề cột

STT Hàng hoá

Số lượng Đơn giá Thành tiền



 Home 

Trang 34

Để điền số thứ tự vào vùng A6:A8

 Nhập giá trị số 1 vào ô A6.

 Drag fill handle qua A7 và A8.

 Thả nút mouse

 Chuyển sang ô khác

Nhập chuỗi số thứ tự - Auto Fill

Đối tựơng Fill handle ở góc dưới bên phải cell

pointer dùng thực hiện thao tác copy hoặc fill

chuỗi số

Fill handle

2 3

+ D

Trang 35

Cộng

Trang 36

+ D

=C6*E6 Formula Bar

 Nhập cơng thức vào ơ đầu

 Chọn lại ơ đầu

 Drag fill handle sang các ơ trong vùng cơng thức

Trang 37

Sao chép công thức bằng Autofill

Tính năng Autofill sẽ tự động điều chỉnh các toán hạng địa chỉ khi sao chép công thức từ ô nguồn sang ô đích

Trang 39

Sửa đổi nội dung ô

Trang 40

•Các kiểu dữ liệu

Trang 41

Di chuyển và sao chép ô

Di chuyển và sao chép ô bằng cách

 Dùng các nút lịnh Cut, Copy và Paste

 R-Click đối tượng rồi chọn Cut, Copy hoặc Paste

 Drag & Drop : Drag (Control Drag) đường biên ô sang chép đến.

Trang 42

Paste Special

Lệnh Paste Special … cho phép lựa chọn các nội dung,

tác vụ khi paste ô gốc vào ô đích

Trang 43

Freeze panes

Lệnh Window, Freeze Panel dùng đối với bảng tính lớn để

người sử dụng luôn luôn quan sát tiêu đề hàng và cột khi

di chuyển trên bảng

 Click ô nằm dưới hàng tiêu đề và

bên phải cột tiêu đề của bảng

Trang 44

Zoom

Nội dung cửa sổ dữ liệu có thể phóng to hay thu

nhỏ (zoom) để giúp quan sát rõ ràng.

Zoom

Trang 46

Sort Percent

style

Left/Right/Center justification

Comma style

+/

indent Fill color

Border Font color

Size

Merge and Center (Center Across Column)

Trang 47

Định dạng tiêu đề bảng

Chọn ô / vùng

Click nút lệnh định dạng trên formatting toolbar

Chọn ô A1, font Helve, Size 11, Bold

VNI-1

Chọn ô A2, nhấn Shift+ để chọn vùng A2:A3, chọn size 10, Italic

2

Trang 50

Xử lý trang tính (worksheet)

Điều khiển trang tính bằng cách tác động lên sheet tab và

shortcut menu của sheet

 Chọn sheet : Click tab chứa tên trang tính Chọn sheet

 Đặt tên sheet : Double-Click sheet tab, gỏ tên mới Đặt tên sheet

 Thêm trang tính : R-Click, Insert, Worksheet Thêm trang tính

 Di chuyển : Drag sheet gốc sang vị trí sheet mới Di chuyển

 Sao chép : Control+Drag sheet gốc sang vị trí mới Sao chép

 Hủy bỏ : R-Click, Delete Hủy bỏ

Active sheet

R

Trang 51

Thêm / hủy bỏ hàng, cột, và ô

Column : R-Click vào column label, Insert/Delete



R

Trang 52

Định dạng ô

Trang 53

Format  Cells

chỉnh các thuộc tính

về font chữ gồm font face, size, style, and effects.

Trang 54

Format  Cells

Border - điều

chỉnh đường khung : kiểu đường, màu sắc và cách

vẽ khung

Trang 56

Format Painter

Công cụ Format Painter trên standard toolbar cho phép sao

chép các định dạng ô (font style, date format, border, and

other formatting options) sang các ô khác

 Chọn ô chứa định dạng cần sao chép

 Click nút Format Painter

 Chọn ô muốn có định dạng giống ô gốc

Format Painter

Trang 57

Tràn ô chứa văn bản

Văn bản canh lề trái và nằm trên 1 hàng trong ô

Tràn ô : khi nội dung văn bản vượt quá bề rộng ô thì phần

vượt sẽ hiển thị sang ô kế bên (nếu ô đó rỗng) hoặc bị che (nếu ô kế có dữ liệu)

Để tránh hiện tượng tràn ô :

 Định dạng wrap text

 Xuống dòng trong ô (Alt + Enter)

 Tăng bề rộng ô

Trang 58

Định dạng văn bản - Formatting Toolbar

Center Across Selection

Trang 59

Điều khiển văn bản

Trang 60

Justify Alignment inone cell

Center Across Selection

Trang 61

Text alignment - Vertical

Vertical Alignment, Justify

Top

Center

Bottom

Trang 62

Định dạng số - Formatting Toolbar

Trang 63

Tràn ô dữ liệu số

Dữ liệu số được canh theo lề phải trong ô

Khi ô không đủ bề rộng để hiển thị số thì

 Excel sẽ tự nới rộng nếu được

 Chuyển sang dạng scientific

 Biểu diễn bằng các dấu thăng #

Để tránh hiện tượng tràn ô :

 Tăng bề rộng ô

 Giảm ký số thập phân

Trang 64

Định dạng số - Format  Cells  Number

Trang 65

Trong Excel ngày được đánh số từ năm đầu thế kỷ ví dụ như serial number là 1 biểu diễn cho ngày 01/01/1900.

Trang 66

Định dạng ngày và giờ

Trong ô ngày và giờ được canh theo lề phải

Nếu Excel không nhận dạng được thì sẽ xem nội dung nhập vào là text

Trang 67

Công thức và Hàm

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Một số hàm thường dùng

 Liên kết trang tính

Trang 68

 Click vào Name box (bên phải Formula bar)

 Nhập tên muốn đặt cho vùng đã chọn

 Nhấn Enter

 Để chọn vùng đã đặt tên

 Mở mục Name Box để xem các tên vùng.

 Click vào tên vùng muốn chọn

TyGia

Trang 70

Kiểu dữ liệu công thức

Công thức (formula)

Công thức (formula) - là biểu thức dùng để tính toán ra giá

trị hiển thị Nó biểu diễn mối quan hệ về giá trị của ô công thức với các đại lượng khác.

Trang 71

Công thức (formulas)

các phép toán số học, luận lý

chiếu đến các ô, vùng trên cùng sheet, khác sheet hoặc

trên workbook khác

Ví dụ công thức sau cộng giá trị trong ô B4 với 25 và chia chúng cho tổng giá trị của vùng D5:F5

Trang 72

Sao chép công thức bằng Autofill

thức sang các ô “kế cận”.

khi sao chép công thức từ ô nguồn sang ô đích

Trang 74

Toán tử số học

Trang 75

Toán tử logic

Trang 78

 Công thức

 Tham chiếu trong công thức

 Function Wizard

Trang 79

G:H B5:D8

SRALLOD Information Center

Trang 80

Tham chiếu tương đối , tuyệt đối

Thành tiền (VND) = Thành tiền (USD) x Tỷ giá

Trang 82

Nhập công thức cho 1 vùng

Lưu ý:

Nhập công thức tính chứ KHÔNG nhập kết quả.

Nhập tham chiếu ô chứa dữ liệu chứ KHÔNG nhập giá trị dữ liệu.

Di chuyển cell pointer để Excel tự động đưa tham chiếu ô vào công thức

Ô hiển thị kết quả, Formula bar hiển thị nội dung công thức

Trang 83

 Công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Function Wizard

Trang 84

=

120.000 80.000

Trang 85

 Công thức

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

Trang 86

Hàm (function)

operation

operation và trả về giá trị kết quả – return values return values

Function_Name : tên hàm được Excel quy định Arguments List : danh sách đối số phân cách bằng dấu phẩy

Các đối số của hàm có thể là giá trị, công thức, tham chiếu, array hoặc có thể là hàm khác Một số hàm có thể có đối số tùy chọn (optional argument)

Function_Name : tên hàm được Excel quy định

Arguments List : danh sách đối số phân cách bằng dấu phẩy

Các đối số của hàm có thể là giá trị, công thức, tham chiếu, array hoặc có thể là hàm khác Một số hàm có thể có đối số tùy chọn (optional argument)

Trang 87

Hàm SUM

AutoSum

Hàm SUM được gọi nhanh bằng nút AutoSum

 Đối số được khai báo bằng cách chọn ô phù hợp với vùng dữ liệu trước khi click nút AutoSUM

 Vùng chọn có thể là ô, vùng chứa kết quả, vùng dữ

liệu, hoặc kết hợp vùng dữ liệu với vùng kết quả

Trang 88

 Công thức

 Function Wizard

Trang 89

Wizard hỗ trợ nhập hàm theo “step by step”

Paste Function

Chọn loại hàm Chọn tên hàm

Trang 90

Bước 2 - Khai báo đối số Function Wizard

Nhập các đối số Trị kết quả của hàm

Kết quả của công thức

Trang 91

 Công thức

 Function Wizard

 Một số hàm thường dùng

Trang 92

Một số hàm thường dùng

Function Example Description

SUM =SUM(A1:A100) Tổng các giá trị trong vùng A1:A100

AVERAGE =AVERAGE(B1:B10) Trung bình công các giá trị trong vùng B1:B10

MAX =MAX(C1:C100) Giá trị lớn nhất trong vùng C1: C100

MIN =MIN(D1:D100) Giá trị nhỏ nhất trong vùng D1: D100

ROUND =ROUND(D10,2) Làm tròn giá trị trong ô D10 đến 2 số lẻ

TODAY =TODAY() Trả về ngày hiện hành của máy tính

Trang 93

Một số hàm thường dùng

Function Example Description

COUNT =COUNT(A1:A100) Đếm tất cả các ô có dữ liệu số trong vùng A1:A100

IF =IF(M12>15,”P”,”F”) Biểu thức điều kiện đúng sai

SUMIF =SUMIF(_,_,_) Tính tổng theo điều kiện đơn giản

COUNTIF =COUNTIF(_,_)

VLOOKUP =VLOOKUP(_,_,_,_) Hàm tìm kiếm giá trị theo cột

HLOOKUP =HLOOKUP(_,_,_,_) Hàm tìm kiếm giá trị theo hàng

Đếm theo điều kiện đơn giản

Trang 94

Hàm SUM

AutoSum

Hàm SUM được gọi nhanh bằng nút AutoSum

 Đối số được khai báo bằng cách chọn ô phù hợp với vùng dữ liệu trước khi click nút AutoSUM

 Vùng chọn có thể là ô, vùng chứa kết quả, vùng dữ

liệu, hoặc kết hợp vùng dữ liệu với vùng kết quả

Trang 95

Hàm Round

10 11

A B

C

2.3 3.4 D

Total 12

10 11

A B

C

2 3 D

Total 12

10 11

A B

C

2 3 D

Total 12

Trang 96

Quyết định 2 chiều bằng hàm IF

Thực hiện quyết định 2 chiều

Ngữ pháp : IF(cond,value_if_TRUE IF(cond, value_if_TRUE , value_if_FALSE , value_if_FALSE )

SAL ES

OFF

OFF Mua 10

Trang 97

IF lồng nhau (nested IF)

Thực hiện quyết định nhiều chiều

Trang 98

 fv – giá trị tương lai của tiền tệ (khoản còn lại say khi thanh toán lần

cuối) Nếu không ghi thì là 0

 type – giá trị 0 hoặc không có (trả cuối kỳ), giá trị 1 (trả đầu kỳ)

Trang 99

Tính năng AutoCalculate

của phép gọi hàm và hiện kết quả hàm đó trên status bar.

R

Excel cho phép thay đổi phép tính bằng cách right- click vào status bar và chọn

1 trong các hàm sau : Average, Count, Count num, Max, Min, và Sum

Trang 100

Hàm VLOOKUP

ở dòng tìm thấy và cột chỉ định bởi col_index.

 Ngữ pháp :

VLOOKUP( VLOOKUP(value value ,

lookup_table , col_index, range_lookup)

Trang 101

Không phân biệt in hoa hay chữ thường Tham chiếu đến Lookup-table bằng tham chiếu tuyệt đối Nếu trị dò tìm nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất của cột 1 của bảng dò tìm thì VLOOKUP trả về mã lỗi #N/A.

Đối số VLOOKUP

 Lookup_table : Lookup_table Bảng dữ liệu dò tìm

 Col_index : chỉ số cột trong bảng dò tìm chứa giá trị trả về Các Col_index

cột đánh số từ 1 trở đi

 Range-lookup 1 / TRUE

 Gần đúng - hàng có giá trị cột 1 lớn nhất và nhỏ hơn hay bằng trị dò tìm

 Sắp thứ tự theo cột 1

0 / False

 Chính xác - hàng có giá trị cột 1 bằng trị dò tìm hoặc trả về mã lỗi #NA

 Không cần sắp thứ tự

Trang 102

Hàm HLOOKUP

đầu tiên của lookup_table và trã về giá trị nằm ở cột tìm thấy

Trang 103

 Công thức

 Function Wizard

 Liên kết các trang tính

Trang 104

Tham chiếu dữ liệu trong sheet khác

theo ngữ pháp sau

SHEET_NAME ! CELL_ADDRESS

Trang 105

 Các loại đồ thị

 Tạo đồ thị bằng Chart Wizard

Trang 106

Khái niệm

SRALLOD Information Center

Báo cáo Doanh số Quí 1 - 1999

Chi nhánh Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3

Năm 1995

BIỂU ĐỒ DOANH SỐ

Tây Đông Nam Bắc 20

40 60 80 100 120

Bắc Nam Đông Tây

Đơn Vị

SRALLOD Information Center

Báo cáo Doanh số Quí 1 - 1999

Chi nhánh Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng

Năm 1995

Tây Đông Nam Bắc 20

40 60 80 100 120

Đơn Vị

Trang 107

20 40 60 80 100 120

Năm 1995

Tây Đông Nam Bắc

Category Axis

Trang 108

 Các loại đồ thị

 Tạo đồ thị bằng Chart Wizard

Trang 109

Đồ thị cột - Column

 Đồ thị cột dùng biểu diễn dữ liệu biến động theo thời gian hoặc làm rõ

sự so sánh giữa các mục Loại đối tượng (categories) được tổ chức

theo hàng, giá trị theo cột, để nhấn mạnh sự thay đổi theo thời gian

Định dạng
Số trang	168
Dung lượng	2,63 MB