Bài giảng Lập bảng tính với Microsoft Excel

Bài giảng Lập bảng tính với Microsoft Excel được biên soạn nhằm trang bị cho các bạn những kiến thức về tổng quan Excel, tạo lập bảng tính, định dạng bảng tính, công thức và hàm, tổ chức CSDL, phân tích, tổng hợp, xử lý dữ liệu trong Microsoft Excel.

T ng quan Excel ổ

 Khởi động Excel

 Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu

 Kết thúc phiên làm việc với Excel

Cạo sửa

Tự động cập nhật

Ph n m m x  lý b ng tính ầ ề ử ả

Microsoft Excel là phần mềm chuyên dùng xử lý bảng tính

được tích hợp trong bộ công cụ Microsoft Office của

Microsoft.

Chức năng

Tạo bảng tính

Đồ thị Quản trị dữ liệu Phân tích dữ liệu

Database

T ng quan ổ

 Giới thiệu

 Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu

 Kết thúc phiên làm việc với Excel

Kh i đ ng Microsoft Excel ở ộ

Khởi động Excel giống như khởi động các ứng dụng trong Windows

T ng quan ổ

 Giới thiệu

 Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu

 Kết thúc phiên làm việc với Excel

C a s   ng d ng Microsoft Excel ử ổ ứ ụ

Formatting toolbar Standard toolbar

Title bar

Menu bar

Mouse pointer Active cell

Tên t p tin b ng  ậ ả tính hi n hành ệ

Các tên Book1, Book2 … đ ượ c Excel dùng đ  g i các  ể ọ

b ng tính m i t o ch a đ ả ớ ạ ư ượ ư c l u tr  lên đĩa ữ

Các tên Book1, Book2 … đ ượ c Excel dùng đ  g i các  ể ọ

b ng tính m i t o ch a đ ả ớ ạ ư ượ ư c l u tr  lên đĩa ữ

Active document name

Windows control button

Standard Toolbar (thanh công c  chu n) ụ ẩ

Open

Print Preview

Print

New Save

Spelling Format

Painter Cut/Copy/

Paste Undo/Redo

Web  toolbar functionPaste 

Insert  Hyperlin k

Auto  Sum Sort Map

Charts Wizard

Drawing

Context  Sensitive  Help

Decimal

Percent  style

Left/Center/Right

Comma  style

mode

T ng quan ổ

 Giới thiệu

 Kết thúc phiên làm việc với Excel

Row

heading

Column heading Select all button

Sheet tab Tab scrolling button

Tên/đ a ch   ị ỉ

đ i t ố ượ ng  đang ch n ọ

N i dung  ộ active cell

N i dung  ộ active cell

T ng quan ổ

 Giới thiệu

 Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu

T o l p b ng tính ạ ậ ả

•Các d  li u – ki u d  li u ữ ệ ể ữ ệ

Cách nh p d  li u ậ ữ ệ

Các thao tác c  b n ơ ả

D  li u văn b n (text) ữ ệ ả

 Dữ liệu kiểu text là tổ hợp của ký tự số, khoảng trắng, và các

“ký tự phi số”

Ví dụ : 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

 Text chứa mô tả, giải thích, định danh đối tượng.

 Phép xử lý trên text bao gồm phép kết nối chuỗi (&), và một số hàm xử lý văn bản.

 Dấu $ dùng để nhập dạng tiền phụ thuộc cài đặt trong

mục Regional Setting trong Control Panel

 Phân số bắt đầu bằng 1 số sau đó là khoảng trắng và

phân số Ví dụ phân số 1/2 được nhập là 0 1/2

D  li u ngày và gi  (Date & Time) ữ ệ ờ

 Ngày và giờ được Excel xử lý như là dữ liệu số. 

 Khi nhập đúng dạng ngày và giờ, Excel sẽ tự phát hiện và biểu diễn theo dạng đã chọn trong Regional Settings của Control Panel.

Dấu : : dùng phân cách giờ và phút

Dấu / / phân cách ngày tháng và năm

Dấu cách dùng để phân cách khi nhập chung ngày và giờ vào trong cùng 1 ô

 Bình thường Excel dùng dạng giờ 24 Để nhập giờ ở dạng

12 thì nhập sau giá trị giờ dấu cách và chữ AM hay PM

Ki u d  li u (H ng – Công th c) ể ữ ệ ằ ứ

Dữ liệu nhập vào bảng tính gồm 2 loại

Hằng (constant)

Hằng (constant) - là các dữ liệu gốc do người sử dụng

nhập và thay đổi Hằng bao gồm văn bản (text), số (number), ngày (date) hay giờ (time).

Công thức (formula)

Công thức (formula) - là

biểu thức dùng để tính toán ra giá trị hiển thị Nó biểu diễn mối quan hệ về giá trị của ô công thức với các đại lượng khác.

T o l p b ng tính ạ ậ ả

•Các ki u d  li u ể ữ ệ

Cách nh p d  li u ậ ữ ệ

Các thao tác c  b n ơ ả

Nhấn Tab để chuyển sang ô bên phải hoặc Enter để chuyển sang ô dưới

Ô ph i đ ả ượ c ch n (select ­ highlight) tr ọ ướ c khi đi u  ề

ch nh hay đ nh d ng ỉ ị ạ



Ch n đ i t ọ ố ượ ng – Cell  

Nguyên tắc : SELECT THEN DO

Chọn ô - di chuyển cell pointer đến ô chọn bằng các phím sau

Cuối bảng tính (ô cuối có dữ liệu) CTRL+End

Ch n đ i t ọ ố ượ ng – Range  

Nguyên tắc : SELECT THEN DO

Chọn vùng bằng cách chọn ô đầu rồi dùng các phím sau :

Các ô bên trái active cell SHIFT+left arrow

Toàn trang trính Click nút Select All

của vùng chọn

nh p k  ti p ậ ế ế

Ch n ô k ọ ế

Ch n ô k ọ ế

Shift

Nh p tiêu đ  b ng ậ ề ả

HOÁ ĐƠN Khách hàng Công ty TNHH Srallod Ngày xuất hoá đơn

Nh p tiêu đ  c t ậ ề ộ

STT Hàng hoá

Số lượng Đơn giá Thành tiền







 Home 

Ô Nội dung nhập Sang ô kế 

Để điền số thứ tự vào vùng A6:A8

Nhập giá trị số 1 vào ô A6.

Drag fill handle qua A7 và A8.

Thả nút mouse Chuyển sang ô khác

Nh p chu i s  th  t  ­ Auto Fill ậ ỗ ố ứ ự

Đối tựơng Fill handle ở góc dưới bên phải cell

pointer dùng thực hiện thao tác copy hoặc fill

chuỗi số

Fill handle

2 3

+ D

Nh p d  li u văn b n và s ậ ữ ệ ả ố

1. Nên b t đèn Num Lock và dùng ph n bên ph i bàn phím ậ ầ ả

đ  nh p s  ể ậ ố

2. Ch  nh p 1 d u ch m th p phân (n u có). Không nh p ỉ ậ ấ ấ ậ ế ậ

d u phân cách ph n ngàn, tri u  ấ ầ ệ

Sao chép công th c b ng Autofill ứ ằ

Tính năng Autofill sẽ tự động điều chỉnh các toán hạng địa chỉ khi sao chép công thức từ ô nguồn sang ô đích

Tính giá tr  t ng ­ AutoSum ị ổ

Trình tự :

Chọn ô chứa giá trị tổng Click AutoSUM

Nhấn Enter để chấp nhận công thức AutoSum

Enter

S a đ i n i dung ô ử ổ ộ

Double-click vào ô muốn sửa Chọn ô rồi nhấn F2.

Sử dụng các phím soạn thảo văn bản để điều chỉnh Nhấn Enter / Tab sau khi sửa.

T o l p b ng tính ạ ậ ả

•Các ki u d  li u ể ữ ệ

Cách nh p d  li u ậ ữ ệ

Các thao tác c  b n ơ ả

Paste Special 

L nh Paste Special … cho phép l a ch n các n i dung,  ệ ự ọ ộ tác v  khi paste ô g c vào ô đích ụ ố

Freeze panes

Lệnh Window, Freeze Panel dùng đối với bảng tính lớn để

người sử dụng luôn luôn quan sát tiêu đề hàng và cột khi

di chuyển trên bảng

Click ô nằm dưới hàng tiêu đề và bên phải cột tiêu đề của bảng

Ra lệnh Window  Freeze Panes Huỷ lệnh

Window  UnFreeze Panes

Zoom

Nội dung cửa sổ dữ liệu có thể phóng to hay thu

nhỏ (zoom) để giúp quan sát rõ ràng.

Zoom

Đ nh d ng b ng tính ị ạ ả

•Đ nh d ng ký t , ô ị ạ ự

Căn l , g p các ô ề ộ

Đ nh d ngcác ô ki u s , ngày gi ị ạ ể ố ờ

T o đ ạ ườ ng vi n ề

Sort Percent 

style

Left/Right/Center  justification

Comma  style

Đ nh d ng tiêu đ  b ng ị ạ ề ả

Chọn ô / vùng

Click nút lệnh định dạng trên formatting toolbar

Chọn ô A1, font Helve, Size 11, Bold

VNI-1

Chọn ô A2, nhấn Shift+ để chọn vùng A2:A3, chọn size 10, Italic

2

Đ nh d ng s ị ạ ố

Comma Style

Increase Decimal

X  lý trang tính (worksheet) ử

Điều khiển trang tính bằng cách tác động lên sheet tab và

shortcut menu của sheet

Thêm / h y b  hàng, c t, và ô ủ ỏ ộ

Chọn ô nằm trong vị trí tác động Right-Click, chọn Insert / Delete Chọn đối tượng thực hiện (row / colum / cell)

Row  : R­Click vào row label, Insert/Delete Column : R­Click vào column label, Insert/Delete



R

Đ nh d ng ô ị ạ

Format    Cells

Font - Điều

chỉnh các thuộc tính

về font chữ gồm font face, size, style, and effects.

Format  Cells

Border - điều

chỉnh đường khung : kiểu đường, màu sắc và cách

vẽ khung

Format Painter

Công cụ Format Painter trên standard toolbar cho phép sao chép các định dạng ô (font style, date format, border, and other formatting options) sang các ô khác

Chọn ô chứa định dạng cần sao chépClick nút Format Painter

Chọn ô muốn có định dạng giống ô gốc

Format Painter

Tràn ô ch a văn b n ứ ả

Văn bản canh lề trái và nằm trên 1 hàng trong ô

Tràn ô : khi nội dung văn bản vượt quá bề rộng ô thì phần

vượt sẽ hiển thị sang ô kế bên (nếu ô đó rỗng) hoặc bị che (nếu ô kế có dữ liệu)

Để tránh hiện tượng tràn ô :

Định dạng wrap textXuống dòng trong ô (Alt + Enter)

Tăng bề rộng ô

Đ nh d ng văn b n ­ Formatting Toolbar ị ạ ả

  Left Center Right

Center Across Selection

Điều khiển văn bản

  Left (Indent) Center Right

Center Across Selection

Text alignment ­ Vertical

Vertical Alignment, Justify

Vertical Alignment, Justify

Top

Center

Bottom

Đ nh d ng s  ­ Formatting Toolbar ị ạ ố

Tràn ô d  li u s ữ ệ ố

Dữ liệu số được canh theo lề phải trong ô. 

Khi ô không đủ bề rộng để hiển thị số thì 

Excel sẽ tự nới rộng nếu được Chuyển sang dạng scientific Biểu diễn bằng các dấu thăng #

Để tránh hiện tượng tràn ô :

Tăng bề rộng ô Giảm ký số thập phân

Đ nh d ng s  ­ Format  ị ạ ố   Cells  Number

Trong Excel ngày được đánh số từ năm đầu thế kỷ ví dụ như serial number là 1 biểu diễn cho ngày 01/01/1900.

Đ nh d ng ngày và gi ị ạ ờ

Trong ô ngày và giờ được canh theo lề phải

Nếu Excel không nhận dạng được thì sẽ xem nội dung nhập vào là text

Công th c và Hàm ứ

 Tham chiếu trong công thức  

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Liên kết trang tính

Mở mục Name Box để xem các tên vùng.

Click vào tên vùng muốn chọn

TyGia

Đ t tên vùng ặ

 Để nhập tham chiếu tên trong công thức

Nhấn phím F3Chọn tên vùng muốn đưa vào côngthức

=E6*

=E6*TyGia

F3

Ki u d  li u công th c ể ữ ệ ứ

Công thức (formula)

Công thức (formula) - là biểu thức dùng để tính toán ra giá

trị hiển thị Nó biểu diễn mối quan hệ về giá trị của ô công thức với các đại lượng khác.

Sao chép công th c b ng Autofill ứ ằ

 Autofill được dùng để sao chép công thức và hàm.

 Nếu ô chọn chứa công thức Autofill sẽ sao chép công

thức sang các ô “kế cận”.

 Tính năng autofill sẽ tự động điều chỉnh tham chiếu địa chỉ khi sao chép công thức từ ô nguồn sang ô đích

Toán t  s  h c ử ố ọ

Toán t  logic ử

& Kết nối chuỗi văn bản

= < > <= >= <> So sánh

Công th c và Hàm ứ

 Tham chiếu trong công thức  

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Liên kết trang tính

G:H B5:D8

SRALLOD Information Center

Tham chi u t ế ươ ng đ i , tuy t đ i ố ệ ố

Thành tiền (VND) = Thành tiền (USD) x Tỷ giá

Nh p công th c cho 1 vùng ậ ứ

 Chọn ô đầu của vùng

 Nhập công thức vào ô đầu vùng

 Sao chép công thức ở ô đầu sang các ô khác

L u ý: ư

Nh p công th c tính ch   ậ ứ ứ KHÔNG nh p k t qu ậ ế ả

Nh p tham chi u ô ch a d  li u ch   ậ ế ứ ữ ệ ứ KHÔNG nh p giá tr  d  li u ậ ị ữ ệ

Di chuy n cell pointer đ  Excel  ể ể t  đ ng đ a tham chi u ô ự ộ ư ế  vào công th c ứ

Ô hi n th  k t qu , Formula bar hi n th  n i dung công th c ể ị ế ả ể ị ộ ứ

Công th c và Hàm ứ

 Tham chiếu trong công thức  

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Liên kết trang tính

Phân b  giá tr ổ ị

Đặc trưng bài toán :

Biết trước tổng số các phần tử (Sxi)Tìm giá trị của các phần tử (xi)

Giá trị mỗi phần tử được quyết định bởi tiêu thức phân bổ (q i )

i

q q

1 1

=$C$7/$B$7*B5

=

=

120.000 80.000

Công th c và Hàm ứ

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Liên kết trang tính

Hàm (function)

 Hàm là công thức được xây dựng sẵn Khi thực hiện hàm

sẽ nhận các giá trị – arguments để xử lý, tính toán – arguments

đ i s  tùy ch n (optional argument) ố ố ọ

Function_Name :   tên hàm đ ượ c Excel quy đ nh ị

Arguments List  : danh sách đ i s ố ố  phân cách b ng d u  ằ ấ

ph y ẩ  Các đ i s  c a hàm có th  là giá tr , công th c, tham  ố ố ủ ể ị ứ chi u, array ho c có th  là hàm khác. M t s  hàm có th  có  ế ặ ể ộ ố ể

đ i s  tùy ch n (optional argument) ố ố ọ

Hàm SUM

AutoSum

Hàm SUM đ ượ c g i nhanh b ng nút AutoSum ọ ằ

Đ i s  đ ố ố ượ c khai báo b ng cách ch n ô phù h p  ằ ọ ợ

v i vùng d  li u tr ớ ữ ệ ướ c khi click nút AutoSUM

Vùng ch n có th  là ô, vùng  ch a k t qu , vùng  ọ ể ứ ế ả

d  li u, ho c k t h p vùng d  li u v i vùng k t  ữ ệ ặ ế ợ ữ ệ ớ ế

quả 

Chi nhánh Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng Bắc 10111 13400 20800

Nam 22100 24050 27890 Đông 13270 15670 19850 Tây 10800 21500 37550 Cộng

Công th c và Hàm ứ

 Tham chiếu trong công thức  

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Liên kết trang tính

B ướ c 2 ­ Khai báo đ i s ố ố   Function Wizard

Kết quả của công thức

Công th c và Hàm ứ

 Tham chiếu trong công thức  

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Liên kết trang tính

M t s  hàm th ộ ố ườ ng dùng

Function Example Description

SUM =SUM(A1:A100) T ng  các  giá  tr   trong  vùng A1:A100ổ ị

AVERAGE =AVERAGE(B1:B10) Trung bình công các giá tr  trong vùng B1:B10 ị

MAX =MAX(C1:C100) Giá  tr   l n  nh t  trong  vùng  C1: C100 ị ớ ấ

MIN =MIN(D1:D100) Giá  tr   nh   nh t  trong  vùng  D1: D100 ị ỏ ấ

ROUND =ROUND(D10,2) Làm tròn giá tr  trong ô D10 đ n 2 s  lố ẻ ị ế

TODAY =TODAY() Tr  v  ngày hi n hành c a máy tínhả ề ệ ủ

M t s  hàm th ộ ố ườ ng dùng

Function Example Description

COUNT =COUNT(A1:A100) Đ m t t c  các ô có d  li u s  trong vùng A1:A100ế ấ ả ữ ệ ố

IF =IF(M12>15,”P”,”F”) Bi u th c đi u ki n đúng sai ể ứ ề ệ

SUMIF =SUMIF(_,_,_) Tính  t ng  theo  đi u  ki n  đ n gi nả ổ ề ệ ơ

COUNTIF =COUNTIF(_,_)

VLOOKUP =VLOOKUP(_,_,_,_) Hàm tìm ki m giá tr  theo c t ế ị ộ

HLOOKUP =HLOOKUP(_,_,_,_) Hàm tìm ki m giá tr  theo hàng ế ị

Đ m theo đi u ki n đ n gi n ế ề ệ ơ ả

Hàm SUM

AutoSum

Hàm SUM được gọi nhanh bằng nút AutoSum

Đối số được khai báo bằng cách chọn ô phù hợp với vùng dữ liệu trước khi click nút AutoSUM

Vùng chọn có thể là ô, vùng chứa kết quả, vùng dữ liệu, hoặc kết hợp vùng dữ liệu với vùng kết quả 

Chi nhánh Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng Bắc 10111 13400 20800

Nam 22100 24050 27890 Đông 13270 15670 19850 Tây 10800 21500 37550 Cộng

Hàm Round

10 11

A B

C

2.3 3.4

D

Total 12

10 11

A B

C

2 3

D

Total 12

10 11

A B

C

2 3

D

Total 12

Quy t đ nh 2 chi u b ng hàm IF ế ị ề ằ

Thực hiện quyết định 2 chiều

Ngữ pháp : IF(cond,value_if_TRUE IF(cond, value_if_TRUE , value_if_FALSE , value_if_FALSE )

SAL ES

OFF

SAL ES

OFF Mua 10

mó n giảm 10%

fv – giá trị tương lai của tiền tệ (khoản còn lại say khi thanh toán lần

cuối) Nếu không ghi thì là 0

type – giá trị 0 hoặc không có (trả cuối kỳ), giá trị 1 (trả đầu kỳ)

1 trong các hàm sau :  Average, Count, Count  num, Max, Min, và Sum

 Lookup_table : Lookup_table  B ng d  li u dò tìm ả ữ ệ

 Col_index : ch  s  c t trong b ng dò tìm ch a giá tr  tr  v   Col_index ỉ ố ộ ả ứ ị ả ề

Công th c và Hàm ứ

 Tham chiếu trong công thức  

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Liên kết các trang tính

Tham chi u d  li u trong sheet khác ế ữ ệ

 Công thức có thể tham chiếu đến dữ liệu trong sheet khác theo ngữ pháp sau

 Các loại đồ thị

 Tạo đồ thị bằng Chart Wizard

Khái ni m ệ

 Đồ thị là hình ảnh trực quan của dữ liệu

SRALLOD Information Ce nte r

Báo c áo Doanh s ố Quí 1 ­ 1999

Chi nhánh Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3

Năm 1995

BIỂ U ĐỒ  DOANH SỐ

Tây Đông Nam Bắc 20

40 60 80 100 120

Bắc Nam Đông Tây

Đơn Vị

BIỂ U ĐỒ  DOANH S Ố

Tháng 3 Tháng 2 Tháng 1

20 40 60 80 100 120

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3

Năm 1995

BIỂ U ĐỒ  DOANH SỐ

Tây Đông Nam Bắc

Category Axis

 Các loại đồ thị

 Tạo đồ thị bằng Chart Wizard

Đ  th  c t ­ Column ồ ị ộ

 Đồ thị cột dùng biểu diễn dữ liệu biến động theo thời gian hoặc làm rõ

sự so sánh giữa các mục Loại đối tượng (categories) được tổ chức

theo hàng, giá trị theo cột, để nhấn mạnh sự thay đổi theo thời gian

3D­perspective column chart

 Đồ thị cột phối cảnh 3 chiều so sánh các điểm dữ liệu theo 2 trục

Trong đồ thị 3-D sau đây, ta có thể so sánh hiệu quả kinh doanh 4 quý của khu vực Châu Âu với 2 đơn vị khác

Đ  th  thanh ­ Bar chart ồ ị

 Đồ thị dạng thanh minh họa sự so sánh giữa từng mục riêng rẽ

Categoryđược tổ chức theo chiều dọc, giá trị theo chiều ngang, để tập trung vào việc so sánh độ lớn giá trị thay vì quan tâm đến thời gian

hệ của từng mục đối với tổng thể.

Đ  th  đ ồ ị ườ ng ­ Line chart

 Đồ thị đường biểu diễn xu hướng biến động dữ liệu qua từng thời

khoản bằng nhau.