Những vấn đề lý luận cơ bản trong kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sx.doc

Những vấn đề lý luận cơ bản trong kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sx

Chơng i

Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuất hiện nay

I Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

1 Đặc điểm và vai trò của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất

Trong xã hội loài ngời, sản xuất luôn là cơ sở để tồn tại và phát triển.Mác đã nói “ Nếu sản xuất chỉ ngừng một ngày thôi chứ không nói đếnngừng vài tuần, một năm thì xã hội sẽ bị tiêu vong “ Để tiến hành quá trìnhsản xuất thì không thể thiếu đợc một trong ba yếu tố cơ bản là : t liệu lao

động, sức lao động và đối tợng lao động

NVL là một loại đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nhcát, sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc, rauquả trong các doanh nghiệp chế biến thực phẩm , là tài sản dự trữ củadoanh nghiệp nhằm phục vụ sản xuất liên tục

Khi nói rằng NVL là một loại đối tợng lao động điều này cũng cónghĩa là không phải mọi đối tợng lao động đều là NVL Chỉ trong điều kiện

đối tợng lao động có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tạo ra sảnphẩm và đối tợng lao động đó do lao động có ích của con ngời tạo ra mớitrở thành NVL Ví nh than, dầu khi còn nằm trong lòng đất, nó đợc coi làtài nguyên, nhng khi con ngời khai thác để sử dụng, chúng trở thành cácNVL Trong quá trình sản xuất, NVL đợc bao gồm các yếu tố đợc đa vàophục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con ngờithông qua t liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm đầu ra NVL có thể trực tiếptạo ra sản phẩm nh bột mì, trứng, sữa để sản xuất ra bánh các loại hoặc cóthể tham gia gián tiếp nh các loại dầu, mỡ bôi trơn, phụ tùng thay thế phục

vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thờng của máy móc, thiết bị, giảmthiệt hại do ngừng sản xuất gây ra Trong quá trình tác động của lao động

về mặt hiện vật, NVL hoặc bị hao mòn toàn bộ nh nhiên liệu, chất đốt ,hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu nh mía để sản xuất đờng ,hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu nh vải để sản xuất quần,

áo

Nh vậy, NVL luôn đợc thể hiện dới hình thái vật hoá có nghĩa là nótồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể, có thể sờ mó cảm nhận bằng trực quan.Nhờ đó có thể cân, đong, đo, đếm đợc nên NVL và sự biến động của nó đợckiểm soát thờng xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lợng thông qua các

đơn vị đo lờng

Một đặc điểm nổi bật của NVL là nó chỉ tham gia vào một chu kì sảnxuất kinh doanh, giá trị của nó đợc chuyển một lần và toàn bộ vào giá thànhsản phẩm tron kì Chính vì thế chỉ khi sản phẩm đợc tiêu thụ, toàn bộ chiphí về NVL sẽ đợc bù đắp tạo tiền đề cho quá trình tái sản xuất tiếp theo

Mặt khác, trong doanh nghiệp NVL còn là một loại tài sản lu độngthuộc nhóm hàng tồn kho Đây là bộ phận dự trữ cho sản xuất đề mỗi khisản xuất có yêu cầu là sẵn sàng cung ứng ngay Nó giúp quá trình sản xuấtdiễn ra liên tục, bình thờng không bị gián đoạn Từ đó giảm các tổn thấtkinh tế do phải ngừng sản xuất gây ra Hơn thế nữa nó còn đồng thời là sốvốn lu động mà doanh nghiệp bỏ ra đầu t Song do không đợc đa vào sảnxuất ngay mà đợc lu tại kho nên phát sinh thêm các chi phí cho bảo quản,

dự trữ nên có thể nói đây là một lợng vốn ứ đọng không sinh lời cho chủ sởhữu Nhng với vai trò không thể thiếu đợc trong việc duy trì sản xuất, doanh

nghiệp luôn phải tính toán để xác định đợc số lợng vốn này một cách cóhiệu quả phù hợp với cơ cấu vốn và đặc điểm hoạt đông của doanh nghiệp.

Từ các đặc điểm trên đây cho thấy, NVL có vai trò hết sức quantrọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không chỉ tác độngtrực tiếp tới khối lợng, chất lợng, mẫu mã sản phẩm mà còn ảnh hởng rấtlớn tới chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Trong các doanh nghiệp sảnxuất nói chung, chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 70% giátrị sản phẩm tạo ra NVL có đảm bảo đợc chất lợng cao, đúng yêu cầu vềquy cách, chủng loại thì chi phí về NVL mới đợc hạ thấp, định mức tiêuhao trong quá trình sản xuất giảm, khi đó sản phẩm tạo ra mới đạt yêu cầu

về chất lợng và giá thành hạ Mặt khác, với ý nghĩa là một loại vốn lu động,NVL là thành phần quan trọng trong cơ cấu vốn lu động của doanh nghiệp

đặc biệt là vốn dự trữ Vì loại vốn này có đặc điểm là vòng quay của nó rấtngắn, chỉ trong một kì kinh doanh khi tạo ra doanh thu là có thể thu hồi đ-

ợc, nên nó có ý nghĩa quan trọng trong việc mang lại lợi nhuận và tạo rahiệu quả sản xuất kinh doanh cho DN Khi lợng vốn này đợc quản lý và sửdụng đúng mục đích, đúng liều lợng nó sẽ góp phần thúc đẩy sản xuất tạo

ra những sản phẩm chất lợng ngày càng cao trong khi gía thành lại giảm,

điều này sẽ nâng tính cạnh tranh cho sản phẩm, qua đó tăng doanh thu cũng

nh lợi nhuận cho DN

Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVL ảnh hởng đến quá trình sảnxuất cũng nh hiệu quả kinh tế của DN, đòi hỏi DN cần phải quản lý chặtchẽ NVL

2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đất nớc bớc sang nền kinh tế thịtrờng, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịutác động của nhiều quy luật kinh tế, trong đó cạnh tranh là yếu tố kháchquan, nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn, nhng cũng là

động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển Để có thể vơnlên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trờng đòi hỏidoanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả Một trong những giải phápcho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà

cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu

Để công tác quản lý này đạt hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải có đầy đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị, vềtình hình nhập , xuất, tôn kho.Tuỳ theo điêu kiện và yêu cầu quản lý củatừng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn

- Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về sốlợng và chất lợng Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thấtthoát vật liệu

- Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khanhiếm vật liệu, ảnh hởng đến tình hình tài chính và tiến độ sản xuất củadoanh nghiệp

Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó, nội dung công tác quản lý nguyênvật liệu tại các khâu nh sau:

+ Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật

liệu, đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lợng và chất lợngvới chi phí tối thiểu, đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu chosản xuất

+Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng, thiết bị kỹ

thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ, lý, hoá của từng loạinguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất Nhìn chung các loại vậtliệu thờng rất dễ hỏng dới tác dụng của môi trờng, khí hậu… và dễ mất và dễ mấtmát, hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản Chi phí cho việc bảoquản đôi khi rất lớn, do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phínày có nghĩa là phải tính đợc tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảoquản chúng

+ Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức

dự trữ tối đa, mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanhnghiệp mình căn cứ vào yêu cầu và đặc điểm của hoạt động sản xuất

+ Khâu xuất nguyên vật liệu : bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng,

xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định đợc chính xác giá xuất kho thực tếcủa nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chínhxác

Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác,các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các loại nguyên vật liệu có nghĩa làquản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số, bằng chữ hoặc kết hợp cả haibằng cách lập sổ danh điểm vật liệu

Sổ danh điểm vật liệu

… và dễ mất 1521-02-01 1521-02-02

… và dễ mất

Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh

điểm vật liệu để ghi đủ các nhóm, thứ của nguyên vật liệu đó Sổ này đợcxây dựng trên cơ sơ số liệu của loại, nhóm và đặc tính thứ vật liệu Tuỳ theo

số lợng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc3 chữsố( Nếu số lợng dới 10: sử dụng 1 chữ số, nếu dới 100: sử dụng 2 chữ

số… và dễ mất) Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt

ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuậnlợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứugiữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng và phòng kế toán, đồng thời báocáo cho các cơ quan chủ quản

3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

3.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu

Hạch toán kế toán là môn khoa học thu thập, xử lý và cung cấp toàn

bộ thông tin của các hoạt động kinh tế nhằm đề ra các biện pháp kiểm tra,giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế của một đơn vị một cách đúng đắn.Kếtoán nguyên vật liệu cũng là sự ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình

hình thu mua, bảo quản, dự trữ, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vậtliệu.

Thông qua các số liệu kế toán, doanh nghiệp có thể nắm đợc tìnhhình cụ thể về số lợng, gía trị của từng danh điểm vật liệu để từ đó có kếhoạch thu mua cung cấp kịp thời cho sản xuất, làm cơ sở xây dựng các địnhmức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp và tiết kiệm Đồng thời cũng thấy đợctình hình sử dụng vật liệu cho sản xuất, giảm thiểu tình trạng sử dụng saimục đích dẫn đến hao hụt, lãng phí vật liệu Thông tin mà kế toán cung cấp

là những con số hết sức cụ thể và cập nhật đã tạo điều kiện cho nhà quản lý

có các biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả nhất Vì thế mà kế toán là công

cụ quản lý không thể thiếu đợc của bất kỳ doanh nghiệp nào

Nh đã nói ở trên, nguyên vật liệu chiếm phần lớn trong cơ cấu giáthành của sản phẩm, trong khi giá thành lại luôn là vấn đề quan tâm hàng

đầu của các doanh nghiệp sản xuất Làm thế nào để sản xuất ra sản phẩm

có chất lợng cao hơn trong khi giá thành không đổi hoặc vẫn giữ nguyênchất lợng mà chi phí sản xuất giảm Để làm đợc điều này trớc hết doanhnghiệp cần có biện pháp tập hợp chi phí mà trong đó chi phí nguyên vật liệucần đợc chú trọng hơn cả, qua đó tính toán, xác định chinh xác chi phínguyên vật liệu bỏ ra, luôn cập nhật mọi thông tin từ tổng hợp đến chi tiếttình hình tiêu hao nguyên vật liệu, qua đó có biện pháp tiến tới giảm chi phísản xuất sản phẩm.Một lần nữa, kế toán nguyên vật liệu lại đóng vai tròkhông thể thiếu cho việc đáp ứng các yêu cầu này

Nguyên vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, do đó sự biến

động của nó ảnh hởng không nhỏ đến tình hình tài chính, đến chất lợng vàhiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Chỉ thông qua kế toán doanhnghiệp nắm thấy đợc tình hình vận động tăng, giảm của loại tài sản này từ

đó đi đến sử dụng chúng tích cực hơn

Có thể nói, kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã,

đang và vẫn sẽ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanhnghiệp Nó không chỉ đơn thuần là cung cấp các thông tin mà còn hỗ trợcho các bộ phận thống kê và phân tích trong doanh nghiệp cùng tìm ra ph-

ơng án tối u nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm cũng nh vị thế củadoanh nghiệp trên thơng trờng

3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng nh vaitrò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế, nhiệm vụcủa kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đợc xác định nh sau:

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luânchuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trịgiá của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịpthời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vậtliệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất

- Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cungcấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt độngkinh doanh

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1 Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, cóvai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong

điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổchức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu.

Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanhnghiệp, đặc trng thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò, tác dụngcủa nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý Theo đặc trng này,vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia

công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bánthành phẩm mua vào )

- Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ

trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làmthay đổi mầu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đợc sửdụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng hoặc phục vụcho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viênchức

- Nhiên liệu: Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ

nhng nó đợc tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất vàtiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặtkhác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông th-ờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinhdoanh diễn ra bình thờng Nó có thể tồn tại ở thể rắn , lỏng hoặc khí nhthan, dầu, khí đốt

- Phụ tùng thay thế: là những vật t dùng để thay thế, sửa chữa, bảo

d-ỡng máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là thiết bị ( cần lắp và không cần

lắp, vật kết cấu, công cụ ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xâydựng cơ bản

- Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất

hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu cha kể đến ở trên nh bao bì,

vật đóng gói, các loại vật t đặc trng

Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánhtổng quát về mặt gía trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuậntiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng, giá trịtừng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp

sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyênvật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp

Ngoài cách phân loại phổ biến trên, các doanh nghiệp có thể phânloại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa Mỗi cách phân loại đều có ýnghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau

Theo nguồn hình thành, vật liệu bao gồm:

- Vật liệu mua ngoài

nhanh chóng, chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồnvốn kinh doanh của doanh mgiệp Nhng cách phân loại này không phản ánhchi tiết đợc từng loại nguyên vật liệu.

Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm:

- Vật liệu tự có

- Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ

Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tìnhhình hiện có của vật liệu, từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục

vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu, gồm:

- Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất

- Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý doanhnghiệp, tiêu thụ sản phẩm

Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt đợc tình hình sửdụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân

đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ

2 Đánh gía nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giátrị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định

Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo nguyên tắc

“giá phí “ tức là tính toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có

đợc nguyên vật liệu đó Tuy nhiên, tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vậtliệu ở doanh nghiệp biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một tronghai cách đánh giá nguyên vật liệu sau:

2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế

2.1.1 Giá thực tế nhập kho

Gía thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanhnghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó Tuỳ từng nguồn nhập mà giáthực tế của nguyên vật liệu đợc đánh giá khác nhau

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài

Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinhdoanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn( không bao gồm VAT ) + các loại thuế không đợc hoàn lại ( thuế nhậpkhẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có ) + các chi phí trực tiếp phát sinh( chiphí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liênquan trực tiếp khác) – các khoản triết khấu thơng mại, giảm giá ( do hàngmua không đúng quy cách, phẩm chất )

Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinhdoanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

đơn ( có VAT)

+

Các loại thuế không đợc hoàn lại +

Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua

-Các khoản triết khấu

TM, giảm giá

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến:

Trị giá thực tế NVL

gia công, chế biến

nhập kho trong kỳ =

Trị giá thực tế NVL xuât gia công, chế biến +

Chi phí gia công, chế biến +

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

- Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến:

+

Chi phí phải trả

cho đơn vị

GC, CB

+

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giáthực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá

- Đối với nguyên vật liệu nhận cấp, biếu, tặng thì giá thực tế của… và dễ mấtnguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc đỡcxác định trên cơ sở giá thị trờng của nguyên vật liệu tơng đơng

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc đánh giá theo giá trị thực tếnếu còn sử dụng đợc hoặc đánh giá theo giá ớc tính

2.1.2 Giá thực tế xuất kho

Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giáthực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng khác nhaunhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phơngpháp sau:

Phơng pháp giá đích danh

Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tínhtrên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho củachính lô nguyên vật liệu xuất kho đó

Phơng pháp này sẽ nhận diện đợc từng loại nguyên vật liệu xuất vàtồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt Do đó trị giá của nguyênvật liệu xuất và tồn kho đợc xác định chính xác tuyệt đối, phản ánh đúngthực tế phát sinh Nhng nh vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặcbiệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ Khi

đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện ợc.Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp tính giá này đối với những loạivật liệu đặc trng có gía trị cao

Với phơng pháp này kế toán phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số ợng của từng lô hàng nhập kho Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lợngxuất tính ra giá thực tế theo công thức sau:

l-Trị giá thực tế NVL

xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế NVL của lô hàng nhập trớc

Khi nào xuất hết số lợng của lô hàng nhập trớc mới lấy đơn giá thực

tế của lô hàng tiếp sau để tính ra giá thực tế xuất kho Cách xác định náy sẽ

đơn giản hơn cho kế toán so với phơng pháp giá đích danh nhng vì giá thực

tế xuất kho lại đợc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn lạinên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời, xa rời thực tế

Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan

đến thời hạn sử dụng

ở phơng pháp này, kế toán cũng phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và

số lợng của từng lô hàng nhập kho Sau đó khi xuất, căn cứ vào số lợng xuấtkho để tính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách:

Trị giá thực tế

NVL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế NVL của lô hàng nhập sau cùng

Khi nào hết số lợng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơngía thực tế của lô hàng nhập ngay trớc đó và cứ tính lần lợt nh thế Nh vậygiá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế củanguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ Ngợc lại với phơng phápFIFO, với phơng pháp này mọi sự biến động về giá đợc chuyển ngay vàochi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do đó phản ánh đúng điều kiện kinhdoanh tại thị trờng hiện tại nhng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồnkho lại xa rời thực tế Vì vậy phơng pháp này thích hợp với những nguyênvật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay nh các loại thực phẩm tơi sốngtrong công nghiệp chế biến

bộ giá trị xuất đợc phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập

Điều đó làm cho công việc bị dồn lại, ảnh hởng đến tiến độ quyết toán songcách tính này đơn giản, tốn ít công nên đợc nhiều doanh nghiệp sử dụng

đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thờigian sử dụng ngắn và số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều

Đơn giá bình quân cuối kỳ trớc:

Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giábình quân cuối kỳ trớc đã tính đợc làm cơ sở tính giá Có thể thấy đây là sựkết hợp giữa cách tính bình quân gia quyền cả kỳ với phơng pháp nhập trớc– xuất trớc Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nênviệc phản ánh thiếu chính xác Nhng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảmbảo tính kịp thời về số liệu

Đơn giá bình quân liên hoàn (hay đơn gía bình quân sau mỗi lầnnhập ):

Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầutên nguyên vật liệu nh sau:

Đơn giá

bình

Lợng tồn trớc khi nhập x đơn giá bình quân trớc khi nhập + NVL nhập kho Trị giá thực tế Lợng tồn trớc khi nhập

+ Lợng nhập Thực tế

Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh, đơn giá bình quân lần nhập cuốicùng trớc khi xuất đợc dùng làm đơn gía để tính ra trị giá thực tế nguyênvật liệu xuất kho Cách tính này khắc phục đợc nhợc điểm của hai cách tínhtrên, vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh đợc sựbiến động về gía nhng khối lợng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập, kế toánphải tính giá một lần

Nhìn chung, dù là tính đơn gía bình quân theo cách nào thì phơngpháp gía thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có

xu hớng bình quân hoá Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế củanguyên vật liệu tồn kho có xu hớng san bằng cho nhau không phản ánh đợcthực tế ở thời điểm lập báo cáo

Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ.

Theo phơng pháp này, giá thực tế xuất kho chỉ đợc xác định vào cuối

kỳ và cách tính lần lợt nh sau:

Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trêncơ sở giá mua của lần nhập cuối cùng trong kỳ :

Trị giá NVL thực

tồn cuối kỳ = Số lợng NVL thực tồn cuối kỳ x Đơn giá lần mua cuối cùng

` Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ

Trị giá NVL xuất

kho trong kỳ = Trị giá NVL nhập trong

kỳ

+(-) NVL tồn đầu và cuối kỳ Chênh lệch trị giá t.tế

Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ đợc tính vào cuối kỳ nênkhông cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập Phơng pháp này phù hợpvới những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mãkhác nhau, giá trị thấp nhng lại xuất dùng thờng xuyên không có điều kiện

để kiểm kê liên tục

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Các phơng pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho cácdoanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trongcông tác kế toán Còn đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều chủngloại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra liên tục kèm theo sựbiến động không ngừng của giá cả, việc tính toán, ghi chép và phản ánhtheo giá thực tế là khó khăn, phức tạp nhiều khi không thể thực hiện đợc Vìthế để đơn giản hơn cho công tác kế toán , doanh nghiệp tự đặt ra cho mìnhmột loại gía, gọi là giá hạch toán

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định, có tính chất ổn định

và chỉ dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ýnghĩa trong việc thanh toán, giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài

chính.Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính đợc quy địnhthống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giáhạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào cáctài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán.Việc điều chỉnh gía hạchtoán theo giá thực tế tiến hành theo hai bớc sau:

Bớc 1: Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế

Bớc 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạchtoán xuất kho và hệ số giá vừa tính đợc

Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H

Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu,yêu cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch củanguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc từng loạinguyên vật liệu

Để sử dụng phơng pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tếnguyên vật liệu xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kếtoán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau:

bảng tính giá thực tế vật liệu

Ngày … tháng … năm … tháng … tháng … năm … năm … tháng … năm …

TK 152 Nguyên liệu, vật liệu

Mỗi một phơng pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung, u nhợc

điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Doanh nghiệp phải căn cứvào hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kếtoán để lựa chọn và đăng ký một phơng pháp tính phù hợp.Phơng pháp tínhgiá đã đăng ký phải đợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán Khimuốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải đợc thể hiệncông khai trên báo cáo tài chính Nhờ vậy có thể kiểm tra, đánh giá chínhxác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

III Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giátrị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Tuỳ vào tình hình thực

tế mà có thể lựa chọn một trong hai phơng pháp kế toán tổng hợp sau:

1.1 Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyênHạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờngxuyên là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệthống tình hình nhập, xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế

toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu Với phơng pháphạch toán này, kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồnkho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào

1.1.1.Hạch toán ban đầu

Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằngchứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, kếtoán mới đợc ghi chép và phản ánh Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn,chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập, làchứng từ bắt buộc hay hớng dẫn nhng phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ Cónghĩa là phải đợc lập theo đúng chế độ quy định cả về nội dung, số lợngcũng nh trình tự luân chuyển Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanhnghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây:

-Phiếu nhập kho: Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (Theo mẫu

01-VT) trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm Đây

là loại chứng từ bắt buộc gồm hai liên( nếu NVL do mua ngoài) hoặc 3liên( nêu NVL do gia công, chế biến)

Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng

Liên 2: giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghisổ

Liên 3 (nếu có): ngời lập giữ

-Biên bản kiểm nghiêm vật t (Mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này,

doanh nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý đểlập theo kết cấu phù hợp nhất Biên bản đợc lập vào lúc hàng về đến doanhnghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng Khi đó doanh nghiệp có trách nhiệmlập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm nghiệm nguyên vật liệu thu mua cả về

số lợng, chất lợng, quy cách, mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quảthực tế ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật t” gồm 2 bản

1bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu nhập khohay không

1 bản giao cho kế toán

Trờng hợp nguyên vật liệu không đúng nh trong hoá đơn phải lập thêm mộtbản kèm theo các chứng từ có liên quan gửi cho ngời cung ứng

-Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật t nhng chủ

yếu là cho xuất các loại nguyên vật liệu không thờng xuyên với số lợng sửdụng ít.Phiếu này gồm 3 liên do bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứnglập

Liên 1 : lu tại nơi lập

Liên 2: giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho rồi chuyển lên bộ phận kếtoán

Liên 3: giao cho ngời nhận vật t giữ để ghi sổ kế toán nơi sử dụng

-Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu 04-VT): Trong trờng hợp vật txuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập đợc định mức tiêuhao vật t cho sản phẩm thì sử dụng loại chứng từ này, gồm 2 liên

Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật t

Liên 2: giao thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuấtvào thẻ kho.Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thulại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển lên phòng kế toán

-Thẻ kho(Mẫu 06-VT): do kế toán lập và giao thủ kho để ghi chép

hàng ngày Thẻ kho đợc lập cho từng loại vật t ở cùng một kho và là căn cứ

để kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác Do vậy, thẻkho cũng là một loại chứng từ bắt buộc.

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT): do bộ phận

cung ứng lập khi doanh nghiệp xuất kho vật t cho gia công, chế biến, dichuyển nội bộ doanh nghiệp sử dụng Tuỳ vào chế độ và yêu cầu quản lý

mà doanh nghiệp sẽ quy định số liên cần lập

-Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu 08-VT): Vào cuối kỳ, ở mỗi kho phải

tiến hành kiểm kê, đánh giá, xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biênbản kiểm kê vật t làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép, phát hiện ra cáctrờng hợp thừa, thiếu vật t để có biện pháp sử lý kịp thời Biên bản này cầnlập thành 2 bản

1 bản giao cho phòng kế toán

1 bản giao cho thủ kho

-Phiếu báo vật t còn cuối kỳ (Mẫu 07-VT): Trờng hợp tại bộ phận sửdụng vật t còn thừa đợc giữ lại sử dụng tiếp mà không nhập lại kho, bộ phận

đó phải lập “Phiếu báo vật t còn cuối kỳ” từ đó xác định số nguyên vật liệu

đã tính vào chi phí kỳ này đợc chuyển sang kỳ sau, phiếu gồm 2 bản

1 bản giao cho phòng cung ứng

1 bản giao cho phòng kế toán

Ngoài ra, để hạch toán nguyên vật liệu kế toán của doanh nghiệp còncăn cứ vào một số chứng từ khác nh “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, “Hoá

đơn GTGT”, Hoá đơn cớc phí vận chuyển”, “Hoá đơn giám định hàng nhậpkhẩu”, … và dễ mất, các chứng từ phản ánh thanh toán nh “Phiếu chi”, “Giấy báoNợ”, “Phiếu thanh toán tạm ứng”,… và dễ mất

1.1.2.Tài khoản sử dụng

Các tài khoản kế toán sử dụng gồm:

TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh sốhiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giáthực tế

TK 152 có nội dung và kết cấu nh sau:

Bên Nợ

*Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ

*Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

*Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ ( trờng hợpdoanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

Bên có

*Trị gía thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ

*Khoản giảm giá, triết khấu thơng mại nguyên vật liệu mua vào, trị gíanguyên vật liệu mua trả lại bên bán

*Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê

*Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ(áp dụng chodoanh nghiệp hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

D Nợ

*Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể

mở thêm các tài khoản cấp 2,3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vậtliệu

TK 152 – “Nguyên liệu, vật liệu”:

Ngoài ra còn có các tài khoản

TK 151 “Hàng mua đang đi đờng”: tài khoản này phản ánh gía trịvật liệu mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận mua nhng cha về nhập kho

TK 331 “Phải trả ngời bán” : đợc dùng để phản ánh quan hệ thanhtoán giữa doanh nghiệp với các đối tợng khác về khoản vật liệu, hàng hoá,dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết

TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”: theo dõi trị giá nguyên vật liệutrực tiếp xuất sử dụng cho sản xuất, công việc, lao vụ dịch vụ; Trị giánguyên vật liệu không dung hết nhập kho; Trị giá phế liệu thu hồi Tàikhoản này không có số d cuối kỳ và đợc mở chi tiết theo đối tợng hạch toánsản xuất

Và một số tài khoản khác có liên quan nh: TK 111, TK 112, TK

141, TK 627, TK 641, TK 642, TK 133… và dễ mất

1.1.3.Phơng pháp kế toán

1.1.3.1.Tại doanh nghiệp tính thúê GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Kế toán các trờng hợp tăng nguyên vật liệu

Tăng do mua ngoài nhập kho

Nợ TK 152:- Giá thực tế trên hoá đơn(không bao gồm VAT)

Nợ TK 1331: - VAT đầu vào

Có TK 331,111,141… và dễ mất: - Tổng gía thanh toánTăng do nhập kho hàng mua đang đi đờng kỳ trớc

Nợ TK 152: - Trị giá thực tế nhập kho

Có TK 336,338,711,412,154… và dễ mất

Kế toán các trờng hợp giảm nguyên vật liệu

Trờng hợp xuất để chế tạo sản phẩm

Nợ TK 621: - trị giá thực tế xuất kho

Có TK 152Trờng hợp xuất nguyên vật liệu dùng chung cho phân xởng, bánhàng, quản lý hay cho xây dựng cơ bản

Nợ TK 627,641,642,627

Có TK 152Xuất góp vốn liên doanh

Nợ TK 128,222

Có TK 152Xuất gia công, chế biến

Nợ TK 154:

Có TK 152

Đánh giá giảm nguyên vật liệu

Nợ TK 412: - phần chênh lệch giảm do đánh giá lại

Có TK 1521.1.3.2.Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếpTrình tự kế toán tơng tự nh trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào đợc tínhvào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau:

Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

1.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

là phơng pháp theo dõi phản ánh không thờng xuyên, liên tục tình hìnhnhập, xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản tơng ứng.Giá trị của nguyênvật liệu mua vào nhập kho , xuất kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh ở tàikhoản 611 “Mua hàng” Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc

dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinhdoanh những loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuấtdùng, xuất bán

1.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng

NVL di chuyển nội bộ Tại đơn vị nhận

Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL thừa sau kiểm kê

Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất Chế tạo sản phẩm

Xuất dùng cho quản lý PX,phục vụ sản xuất, bán hàng,QLDN, XDCB

Xuất NVL gửi bán Thiếu sau kiểm kê

Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL

Xuất góp vốn liên doanh

Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch giảm

Do đánh giá lại NVL

Giảm giá, trả lại NVL

TK 611”Mua hàng”:tài khoản này sử dụng để phản ánh giá thực tếcủa số vật t, hàng hoá mua vào trong kỳ.Nó chỉ đợc áp dụng trong doanhnghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Nội dung, kết cấu của TK 611

Bên Nợ

*Kết chuyển trị giá thực tế của vật t hàng hoá tồn đầu kỳ

*Trị giá thực tế của vật t, hàng hoá mua vào trong kỳ

*Trị giá thực tế vật t, hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn khác

nh hàng bán bị trả lại)

Bên Có

*Trị giá thực tế vật t, hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết qủa kiểm kê

*Trị giá thực tế vật t, hàng hoá xuất bán, xuất dùng trong kỳ

*Trị giá thực tế hàng hoá gửi bán cha xác định là tiêu thụ trong kỳ

*Trị giá vật t, hàng hoá trả lại ngời bán hoặc số tiền đợc bên bángiảm giá

TK 611 có hai tài khoản cấp 2

-TK 6111 “Mua nguyên liệu, vật liệu “-TK 6112 “ Mua hàng hoá “

Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm

kê định kỳ, TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi tình hình nhập,xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồnkho và đang đi đờng lúc đầu kỳ và cuối kỳ

1.2.2.Phơng pháp kế toán

Trình tự kế toán đợc biểu diễn bằng sơ đồ sau ( áp dụng cho cả doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuếGTGT theo phơng pháp trực tiếp)

15

Kết chuyển trị gia NVL tồn

đang đi đ ờng đầu kỳ

Kết chuyển trị giá NVL Tồn kho cuối kỳ

Nhập kho NVL mua ngoài (nộp VAT theo ph ơng pháp trực tiếp)

Kết chuyển trị giá NVL

đang đi đ ờng cuối kỳ

VAT đầu vào

Thuế nhập khẩu tính vào trị giá

NVL nhập kho

Nhập kho NVL gia công chế biến, Phế liệu thu hồi

Nhận góp vốn liên doanh Bằng NVL

Nhận lại vốn góp liên doanh Bằng NVL

NVL di chuyển nội bộ Tại đơn vị nhận

Chênh lệch tăng do đánh giá

Giảm giá, hàng mua bị trả lại

Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng

Cho SXKD

Kết chuyển giá vốn NVL xuất bán

Phần thiếu hụt, mất mát

1.3 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu trong điều kiện kinhdoanh theo cơ chê thị trờng, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinhdoanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệpcần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cảnguyên vật liệu.

Theo thông t số 107/2001/TT- BTC của Bộ Tài chính trớc đây quy

định: những vật t, hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thờng thấp hơn giátrị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phòng Điều này trong nhiều trờnghợp vẫn cha đảm bảo nguyên tắc thận trọng Chẳng hạn khi một loại hànghoá có giá gốc và giá thị trờng là nh nhau, nếu theo cách làm cũ sẽ không

có khoản dự phòng nào đợc lập, trong khi chi phí để tiêu thụ hàng hoá đókhi cộng vào giá gốc làm cho giá gốc lớn hơn so với giá thị trờng và nh vậy

về thực chất hàng hoá này bị giảm giá trị Thực tế hiện nay cho thấy, chi phí

về tiêu thụ hàng hoá ngày càng chiếm tỷ trọng cao, bất kỳ doanh nghiệpnào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều tồn tại chi phí này Dovậy cách xác lập dự phòng đó đã không còn phù hợp, thiếu chuẩn xác Từthực tế phát sinh, trên cơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế ,vừa qua vào ngày 31 tháng 12 năm 2001 , Bộ trởng Bộ Tài chính đã raquyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố bốn chuẩnmực kế toán Việt nam( Đợt I ) Tại chuẩn mực số 02- Chuẩn mực hàng tồnkho đã quy định nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thểvới nguyên vật liệu nh sau:

- Việc trích lập dự phòng chỉ đợc thực hiện vào cuối niên độ kế toán

tr-ớc khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Số dự phònggiảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồnkho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng:

Giá trị thuần

có thể thực

hiện đợc =

Giá bán ớc tính của hàng tồn kho trong

kỳ SXKD bình

th-ờng

-Chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm

-Chi phí để tiêu thụ hàng hoá

đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ

đợc bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản phẩm Khi có sự giảm giá nguyênvật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thựchiện đợc thì mới đợc đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện

Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL

STT Mã số Tên vật liệu Giá

hạch toán

Giá trị ghi sổ Giá trị thuầncó thể thực

hiện đợc

Chênh lệch

Nội dung và kết cấu của TK 159

Bên Nợ:

*Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hoàn nhập

Bên Có

*Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phíSXKD trong kỳ của doanh nghiệp

Số d bên Có

*Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Và TK 632 “ Giá vốn hàng bán” đợc chi tiết cho khoản dự phònggiảm giá hàng tồn kho

1.3.3 Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

- Trờng hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trớc nhỏ hơnkhoản cần trich lập tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêmbằng bút toán

Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm

Có TK 159Ngựơc lại, nếu số cần trích lập lơn hơn số đã trích lập, kế toán chỉphải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 159: - Phần chênh lệch

Có TK 632

Rõ ràng cách hạch toán nh trên đơn giản hơn rất nhiều so với trớc

đây Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉbằng một bút tóan Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo đợc thựcchất của nghiệp vụ Đây có thể nói là một trong những điểm mới, tiến bộ

mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt đợc Nhờ đó tạo điều kiện thuậnlợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đa kế toán nớc nhàngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hộinhập của nền kinh tế đất nớc

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở nhữngcon số tổng quát và phản ánh sự biến động của nguyên vật liệu một cáchchung nhất Trong khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ

đến từng loại nguyên vật liệu mà còn cần chi tiết đên từng nhóm, từng thứnguyên vật liệu Nh vậy mới có cách quản lý chúng tiết kiệm và hiệu quả.Vì thế, song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổchức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép thờng xuyên sự biên

động nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu, cả về mặt giátrị và hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp Hạch toán chi tiết nguyênvật liệu phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở cácchứng từ nhập, xuất Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệthống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụngphơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cờngcông tác quản lý doanh nghiệp

2.1 Phơng pháp thẻ song song

Về nguyên tắc phơng pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số ợng, phòng kế toán ghi chép cụ thể cả số lợng và giá trị từng thứ nguyên vậtliệu Cụ thể:

l Tại kho: Công tác ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu dothủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng.Thẻ kho do kế toán lậptheo mẫu quy định(Mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng khorồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày

Đơn vị… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất

Tên kho … và dễ mất… và dễ mất Thẻ kho

Số thẻ kho … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Số tờ … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Ngày lập thẻ… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất

Danh điểm vật liệu … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Tên, nhãn hiệu, quy cách VT … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất

Đơn vị tính … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất

Định mức dự trữ

Diễn giải

Số lợng Ký xác

nhận của kế toán

Tối đa: Tối thiểu: Nhập Xuất Tồn

-Tại phòng kế toán : kế toán nguyên vật liệu sử dụng sổ hoặc thẻ kếtoán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm tơng ứng với thẻ kho củatừng kho để theo dõi về mặt số lợng và giá trị

Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu

Năm

Số thẻ kho … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Số tờ … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Danh điểm vật liệu … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Tên, nhãn hiệu, quy cách VT … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Kho … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Giá hạch toán … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất

Đơn vị tính… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất

Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp kếtoán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu trên các sổ ( thẻ) kế toán chi tiếtnguyên vật liệu vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu”

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu

Nhóm vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền

Tổng cộng

Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phơng phápnày làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đốichiếu số liệu Nhng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lợng, nếudoanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lợng các sổ, thẻ sẽ lớngây khó khăn cho việc lu trữ, bảo quản Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếutiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Vìthế phơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu,khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kếtoán còn hạn chế.

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ngay tiêu đề của phơng pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết nguyênvật liệu theo phơng pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Nhng để có

số liệu ghi chép vào sổ này, kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuấttrên cơ sở các chứng từ nhập và xuất, sau đó số liệu đợc tập hợp vào bảngluỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất

liệu Tồn kho đầutháng Từ ngày … và dễ mất đến Nhập (xuất ) trong tháng

ngày… và dễ mất Từ ngàyngày… và dễ mất… và dễ mất đến … và dễ mất Cộng

Theo phơng pháp này, công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra

nh sau:

- Tại kho: Giống nh phơng pháp thẻ song song, thủ kho mở thẻ kho

để theo dõi tình hình biến động tứng thứ nguyên vật liệu theo số lợng

Sổ kế toán

TH về NVL

Bảng

TH nhập, xuất, tồn kho vật liệu

- Tại phòng kế toán : định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ nhập, xuấtkho của thủ kho, kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghichép về số lợng và giá trị từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ đối chiếu luânchuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lầnvào cuối tháng, mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng.

Sổ đối chiếu luân chuyểnSố

+Các cột còn lại lấy số liệu từ các bảng kê chuyển vào

Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa số lợng vậtliệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và

đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồnvới số liệu trên sổ kế toán tổng hợp

Nhìn chung phơng pháp này cũng đơn giản, dễ làm và khối lợng ghichép giảm nhẹ hơn so với phơng pháp thẻ song song, tuy nhiên vẫn có sựtrùng lặp về chỉ tiêu số lợng, số liệu cung cấp cha kịp thời do công việc bịdồn vào cuối tháng

Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

2.3 Phơng pháp sổ số d

Khác với hai phơng pháp trên, phơng pháp này yêu cầu phòng kếtoán theo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ khovẫn quản lý về số lợng

- Tại kho: hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ khotập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ vàphân loại theo từng nhóm nh quy định, sau đó lập một bản chứng từ nhập vàmột bản chứng từ xuất

Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) kho

Báo cáo

TH nhập, xuất, tồn

Sổ kế toán

TH về NVL

Từ ngày… và dễ mấtđến ngày… và dễ mấttháng… và dễ mấtnăm… và dễ mất

kế toán

Sổ số d là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm,cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần.Thông qua đó kế toán kiểm tra vàtính thành tiên

Sổ số d vật liệu

Nhóm vật liệu ĐVT Đơn

giá Định mức dựtrữ SD ĐN SD cuốiT1 SD cuốiT2 … và dễ mất

SL TT SL TT SL TT Cộng

-Tại phòng kế toán :khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất và phiếugiao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán nguyênvật liệu lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất nh ở phơng pháp trên cho từngkho để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theochỉ tiêu giá trị

Cuối tháng, khi sổ số d đã đợc thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứvào số lợng tồn kho mà thủ kho đã ghi và đơn giá từng th vật liệu tính rathành tiền ghi vào cột số tiền Số liệu trên cột số tiền của sổ số d sẽ phải đốichiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn và với số liệu kếtoán tổng hợp

Theo phơng pháp này, khối lợng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ

đáng kể, không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhngviệc tìm ra sai sót để sửa chữa sẽ khó khăn Các doanh nghiệp có khối lợngnghiệp vụ nhập, xuất nhiều, chủng loại vật liệu đa dạng, quản lý theo danh

điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng phơng pháp này, nhng đòi hỏitrình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tơng đối cao

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Báo cáo TH nhập,xuất,tồn

Thẻ

kho

Sổ kế toán

TH về NVL

Sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

IV Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sảnxuất

1 Hình thức Nhật ký – Sổ Cái

Hình thức Nhật ký – Sổ Cái trong hạch toán nguyên vật liệu sử dụngduy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký – Sổ Cái, ngoài ra còn cócác sổ và thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Nhật ký – Sổ Cái là một quyển sổ gồm hai phần, phần Nhật ký ghichép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng chotừng đối tợng ở phần Sổ Cái

Nhật ký – Sổ CáiSố

TT NTghi sổ Chứng từSH NT Diễn giải Số phátsinh Tk 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642

Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu

và các chứng từ có liên quan, kế toán nguyên vật liệu tiên hành ghi vàoNhật ký – Sổ Cái (của các tài khoản 152, 621, 641… và dễ mất) theo trình tự thờigian Cuối tháng, khoá sổ và tiến hành tổng hợp số liệu trên Nhật ký – SổCái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết Về nguyên tắc, số phátsinh Nợ và số d cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627… và dễ mấtphải khớp đúng

số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu” Từ đó tiến hànhlập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kếtoán

Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống sổ của hình thức này rất đơngiản, số lợng sổ lại ít nên khối lợng ghi sổ không nhiều, số liệu kế toán tậptrung cho biết cả hai chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tợng ngay trên mộtdòng ghi, do vậy dễ theo dõi kiểm tra.Tuy nhiên do tài khoản đợc liệt kêngang sổ nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ và khó

Chứng từ nhập,

xuất NVL

Bảng tổng hợp CT nhập, xuất NVL

Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết NVL

Nhật ký – Sổ Cái Bảng TH nhập, xuất,

tồn kho NVL

Báo cáo tài chính

phân công trong lao động kế toán Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sửdụng, ít lao động kế toán , khối lợng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, trình

độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả, không ảnh hởng

đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng nh độ chính xác của số liệu

Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ

về sự biến động tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu theo trình tự thờigian Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngaytrên sổ này

Số Nhật ký chung

Năm… và dễ mất

NT ghi

sổ Chứng từS NT Diễn giải Đã ghiSổ Cái Số hiệuTK NợSố phát sinhCó

Sổ Cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhng đợc dùng để mở cho từngtài khoản, doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêuquyển Sổ Cái Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký

Sổ Cái

Năm… và dễ mấtTên tài khoản… và dễ mất

Số hiệu… và dễ mất

để lập các báo cáo tài chính

Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu

Theo hình thức sổ Nhật ký chung

24

CT nhập, xuất kho NVL

Bảng CĐTK

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi định kỳGhi cuối kỳ

Đối chiếu số liệuHạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có u

điểm là ghi chép đơn giản, sổ cấu tạo đơn giản, rõ ràng nên dễ ghi, dễ kiểmtra đối chiếu nhng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều.Hình thức này phù hợpvới mọi loại hình hoạt động cũng nh quy mô, trình độ và trong điều kiện lao

động kế toán bằng máy Với điều kiện lao động kế toán thủ công, hình thứcnày chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản,trình độ quản lý và kế toán còn thấp, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo môhình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán

3 Hình thức chứng từ ghi sổ

Để kế toán nguyên vật liệu theo hình thức này cần các loại sổ : Sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 152,153… và dễ mất và các sổ kế toán chi tiết

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghichép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhng không tiến hành địnhkhoản ngay trên sổ này Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phátsinh, quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra, đối chiếu số liệu trênbảng cân đối số phát sinh

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Năm… và dễ mất

Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền

Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng

-Luỹ kế từ đầu năm

Hàng ngày, căn cứ các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu hợp

lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất, kế toán tiến hành lậpchứng từ ghi sổ, trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp vụ và định khoản

Đồng thời số liệu cũng đợc chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phần

số tiền) và Sổ Cái tài khoản 152, 153.Đến cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộngtổng số tiền trên các Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết Số liệu ở sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đôi số phát sinhcũng nh các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm

Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức chứng từ ghi sổ

25

Sổ Cái TK 152

Bảng TH CT

N, X khoPhiếu NK,XK NVL

Báo cáo

TH N-X-T kho NVL

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơng giản, dễ ghi và thốngnhất nên tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra Mặt khác, sổ đợc thiết kếtheo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trêncơ sở phân công lao động nhng cũng không khắc phục đợc nhợc điểm ghichép trùng lặp của của các hình thức ghi sổ trên Hình thức này phù hợp vớimọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng nh đơn vịhành chính sự nghiệp Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợph với cả điều kiện

kế toán thủ công và lao động kế toán bằng máy

-Sổ Cái tài khoản 152, 153

-Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế nguyên vật liệu Bảng này lấy sốliệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCTsố 6 (Ghi

Nợ TK 152, ghi Có TK 151), NKCT số 2 (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 112),NKCT số 1 (ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7

Bảng kê gồm tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho và phần chênhlệch giữa giá thực tế và giá hạch toán Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vậtliệu, từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho

Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần:

Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152

Phần theo dõi thanh toán

Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi ngời bán ghi một sổ hoặc một trang sổ,mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanhtoán xong

NKCTsố 5 là sổ tổng hợp thanh toán với ngời bán về các khoản muanguyên vật liệu , hàng hoá, các lao vụ dịch vụ khác Gồm hai phần:

Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan

Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331

NKCT số 5 đợc mở mỗi tháng một tờ Cuối tháng, căn cứ vào số tổngcộng của từng sổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5, mỗi ngờibán ghi một dòng.

NKCT số 6: dùng để theo dõi nguyên vật liệu đang đi đờng trong kỳ chakịp về nhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khinhận đợc hàng

Hạch toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu đợc phản ánh trên bảng phân

bổ số 2 rồi ghi vào các bảng kê: Bảng kê số 4,”Tập hợp chi phí sản xuấttheo phân xởng”(Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627,631 và ghi Có TK152,153); Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng”, “Chi phí quảnlý”(Phần ghi Nợ TK 641, 642, ghi Có TK 152) ;Bảng kê số 6 “Chi phí trảtrớc”, “Chi phí phải trả” (Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152)

Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên đợc ghi vào NKCT số

7 Đồng thời số liệu từ NKCT số 5, số 7, số 6 sẽ đợc chuyển vào Sổ Cái TK

152, TK 153 Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “Bảng tổnghợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết nguyên vật liệu cungcấp Từ đó tiến hành lập các báo cáo tài chính cuối năm

Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu

Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhật ký – Chứng từ kế thừa các u điểm cuẩ các hình thức ra đời trớc nó,

đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán Hầu hết các sổ kết cấutheo kiểu một bên nên giảm 1/2 khối lợng ghi sổ Mặt khác các sổ của hìnhthức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu, kiểm tracao Mẫu sổ in sẵn và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cơng cho việc ghichép sổ sách Nhng số lợng sổ nhiều , đa dạng, phức tạp nên khó vận dụngmáy vi tính vào sử lý số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toánphải cao, số lợng, chủng loại nguyên vật liệu phong phú và doanh nghiệp

Phiếu nhập kho, xuất kho NVL

Sổ (thẻ) kế toán chi tiêt NVL

xây dựng đợc hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sửdụng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách.

Chơng iiThực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu

Tại công ty bánh kẹo hải châu

1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty bánh kẹo Hải Châu tiền thân là Nhà máy Bánh kẹo Hải Châuthành lập ngày 02/09/1965 dới sự giúp đỡ của hai tỉnh Thợng Hải và QuảngChâu (Trung Quốc) Để biểu thị tình hữu nghị Nhà máy đã mang tên ghép

của hai tỉnh là Hải Châu Hiện nay Công ty là một doanh nghiệp Nhà nớc,thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Mía đờng I trực thuộc BộNông nghiệp và Phát triển Nông thôn Theo quyết định số 1355 NN –TCCB/QĐ ngày 29/10/1994 của Bộ trởng Bộ Nông nghiệp và Công nghiệpthực phẩm (Nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn) về việc đổi tên

và bổ sung nhiệm vụ của Công ty :

Tên giao dịch trong nớc: Công ty bánh kẹo Hải Châu

Tên giao dịch quốc tế: HAICHAU CONFECTIONERRYCOMPANY

Trụ sở chính đặt tại: Số 5 Mạc Thị Bởi – Phờng Minh Khai – QuậnHai Bà Trng – Hà Nội

Thời kỳ 1965-1975: Đây là 30 năm đầu hoạt động của Công ty với

chỉ 3 Phân xởng sản xuất chính là Phân xởng mì sợi, Phân xởng sản xuấtbánh và Phân xởng kẹo Vốn đầu t lúc này chủ yếu do Trung Quốc viện trợ.Thời kỳ này diễn ra cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mĩ, một phầnnhà xởng, máy móc, thiết bị của Nhà máy đã bị h hỏng nặng Phân xởngkẹo đợc tách sang Nhà máy Miến Hà Nội (Nay là Công ty bánh kẹo HảiHà) Do trình độ Công nghệ còn thấp, lao động thủ công là chủ yếu nên sảnphẩm sản xuất ra không đáp ứng nhu cầu nhân dân Số cán bộ công nhânviên bình quân của Nhà máy lúc này là 850 ngời/ năm

Thời kỳ 1976-1985: là thời kỳ đất nớc khắc phục hậu quả chiến tranh

và bắt đầu có sự sắp xếp lại sản xuất theo hớng “sản xuất hàng hoá” Nhậnbiết đợc xu hớng phát triển, Nhà máy đã bổ xung thêm hai lò thủ cỗng sảnxuất bánh kem xốp với công suất 240 kg/ ca và thành lập Phân xởng mì ănliền Tuy nhiên do sức cạnh tranh trên thị trờng, sau một thời gian sản phẩmnày đã trở nên không thích hợp Đây là thời kỳ làm ăn kém hiệu quả củaNhà máy, thua lỗ kéo dài và Nhà nớc phải đứng ra bù lỗ

Thời kỳ 1986-1991: do có sự thay đổi cơ chế, Nhà máy bắt đầu

chuyển sang kinh doanh tự bù đắp chi phí, không có sự bao cấp của Nhà n

-ớc Năm 1990-1991, Nhà máy lắp đặt thêm 2 dây chuyền bánh quy ĐàiLoan nớng bằng lò điện, công suất 2,5-2,8 tấn/ca, đầu t thêm dây chuyềnsản xuất bia công suất 2,5 tấn/ca Thời kỳ này Nhà máy gặp rất nhiều khókhăn do có sự cạnh tranh của các sản phẩm nhập lậu, hàng nhái… và dễ mất

Thời kỳ 1992 đến nay: trong giai đoạn này Nhà máy đã chính thức

đổi tên là Công ty bánh kẹo Hải Châu kể từ ngày 29/20/2994 Công ty đãthực hiện việc sắp xếp lại sản xuất theo chủ trơng mới, hớng sản xuất vàocác mặt hàng truyền thống, đầu t mua sắm thêm trang thiết bị mới, thay đổimẫu mã và nâng cao chất lợng sản phẩm Từ năm 1993 đến 1995, Công tyliên tục đầu t các dây truyền sản xuất bánh mới từ nớc ngoài Đên năm

1996, đợc sự tài trợ của chơng trình quốc gia PCRLI và sự tài australiatrong chơng trình phòng chống rối loạn tiêu hoá do thiếu Iốt, Công ty đã

đầu t thiết bị trên 500 triệu đồng để nâng cao chất lợng sản xuất bột canh(đã tăng gấp 2 lần so với năm 1995) Từ đó đến nay, Công ty còn đầu t mới

một số dây truyền nh dây chuyền sản xuất kẹo cứng, kẹo mềm, dây chuyềnsản xuất sôcôla.

Nhờ sự tích cực đổi mới và hớng phát triển phù hợp, Công ty bánhkẹo Hải Châu đã không ngừng vơn lên tạo công ăn việc làm cho trên dới

1000 cán bộ công nhân viên với mức lơng trên 1 triệu đồng/ngời/tháng;doanh thu, lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách ngày càng tăng

Dới đây là một số chỉ tiêu kinh tế cho thấy sự phát triển cuả Công ty S

Đến nay Công ty đã có 50 chủng loại mặt hàng với mẫu mã, bao bìhấp dẫn mang đậm dấu ấn Hải Châu, quy cách đa dạng hoàn thiện mã số,mã vạch đủ tiêu chuẩn quốc tế, sánh ngang với nhiều mặt hàng bánh kẹo n-

ớc ngoài, đã giành nhiều huy chơng vàng và đợc bình chọn vào TOPTEN

“Hàng Việt Nam chất lợng cao” từ năm 1996 đến năm 2000 cùng nhiềugiải thởng khác

2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty bánh kẹo Hải Châu.

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, Công ty bánhkẹo Hải Châu tổ chức mô hình quản lý theo phơng pháp kết hợp giữa trựctuyến và chức năng Do vậy đã thể hiện đợc cả tính tập trung hoá và phi tậptrung hoá, tận dụng đợc u điểm cũng nh hạn chế đợc nhợc điểm của hai ph-

ơng pháp này Bộ máy quản lý của Công ty đợc cơ cấu nh sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bánh kẹo Hải Châu

Cửa

hàng

GTSP

Phòng KH_VT

Phòng hành chính

Phòng

tổ chức

Ban XDCB

Ban bảo vệ

Phòng

kỹ thuật

PX BánhIII

PX Kẹo

PX Bột canh

PX Cơ điện

Bộ phận

in phun

Sơ đồ trên cho thấy, các bộ phận phòng ban trong Công ty gồm có:

☼Ban giám đốc:

•Giám đốc là ngời phụ trách chung và phụ trách công tác tổ chứccán bộ lao động tiền lơng, công tác kế hoạch vật t, tiêu thụ, tài chính, kếtoán, thống kê Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc

•Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc các công tác về kỹthuật, nâng cao bồi dỡng trình độ công nhân, điều hành kế hoạch tác nghiệp(hàng ngày) của các Phân xởng

•Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc các công tác vềkinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, công tác hành chính quản trị và bảo vệ

☼Phòng tổ chức: có chức năng tham mu cho giám đốc về tổ chức, sắpxếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng thời nghiêncứu các biện pháp, xây dựng các phơng án nhằm hoàn thiện việc trả l-

và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc

☼Phòng kế hoạch vật t: Đảm nhiệm công tác kế hoach sản xuất, tiêuthụ, xây dựng các kế hoạch thu mua và cung ứng nguyên vật liệu đáp ứngkịp thời cho sản xuất kinh doanh và theo dõi kế hoạch sản xuất ở các Phânxởng

☼Phòng hành chính quản trị: giải quyết các công việc có tính chấthành chính phục vụ cho bộ máy quản lý

☼Ban bảo vệ: đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn Công ty, tham mu chogiám đốc về công tác tự vệ và thực hiện nghĩa vụ quân sự

☼Ban xây dựng cơ bản: phụ trách công tác kế hoach xây dựng cơbản, công tác sửa chữa nhỏ trong Công ty

☼Các cửa hàng giới thiệu sản phẩm: là đơn vị trực thuộc có nhiệm vụgiới thiệu và bán sản phẩm của Công ty, thăm dò thị trờng

☼Các văn phòng đại diện: có nhiệm vụ thay mặt và thực hiện một sốhoạt động của Công ty tại hai miền Trung và Nam

☼Các Phân xởng (gồm 5 Phân xởng ): có nhiệm vụ quản lý thiết bị,Công nghệ sản xuất, quản lý công nhân để thực hiện các kế hoạch tácnghiệp đồng thời thực hiện việc ghi chép và thống kê các số liệu ban đầuphục vụ cho yêu cầu quản lý và kế toán của Công ty

2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty bánh kẹo Hải Châu Công ty bánh kẹo Hải Châu thuộc loại hình doanh nghiệp Côngnghiệp, thực hiện hoạt động sản xuất, chế biến thực phẩm, các sản phẩmcủa Công ty đa dạng về chủng loại và có yêu cầu kỹ thuật cũng nh quy trìnhCông nghệ khác nhau Do vậy, bộ máy sản xuất của Công ty chia làm nămPhân xởng :

-Phân xởng bánh I: sản xuất bánh Hơng Thảo, bánh Quy Bơ, các loạilơng khô… và dễ mấttrên cùng một dây chuyền sản xuất (của Trung Quốc)

-Phân xởng bánh II: chuyên sản xuất bánh kem xốp các loại khôngphân hóa (125g, 150g, 250g, 300g, 500g), kem xốp phủ sôcôla.

-Phân xởng bánh III: gồm một dây chuyền Đài Loan sản xuất bánhHải Châu, quy hộp các loại

-Phân xởng kẹo: chuyên sản xuất các loại kẹo cứng, kẹo mềm

-Phân xởng bột canh: sản xuất bột canh thờng và bột canh Iốt

Mỗi Phân xởng thực hiện một quy trình Công nghệ khép kín với chu

kỳ sản xuất ngắn Các dây chuyền sản xuất đều là bán tự động máy móc kếthợp với thủ công Ngoài ra để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất, Công ty còn

có thêm hai Phân xởng là Phân xởng cơ điện (đảm nhận việc sữa chữa, baodỡng máy móc của các Phân xởng sản xuất) và bộ phận in phun (phục vụbao bì, in ngày tháng sản phẩm) Trong từng Phân xởng đều có bộ phậnquản lý Phân xởng bao gồm: quản đốc phụ trách hoạt động chung của Phânxởng; phó quản đốc phụ trách về an toàn lao động, vật t, thiết bị; Nhân viên

kỹ thuật chịu trách nhiệm về quy trình kỹ thuật và Công nghệ sản xuất;Nhân viên thống kê ghi chép số liệu phục vụ việc tổng hợp số liệu trênphòng tài vụ Và mỗi Phân xởng đều đợc chia ra thành các tổ để phân công

đảm nhận mỗi công đoạn sản xuất, mỗi tổ lại đợc chia thành các nhóm đểlàm việc theo ca và đều có trởng ca chịu trách nhiệm chung toàn bộ côngviệc diễn ra trong ca

Các sản phẩm của Công ty có đặc điểm nổi bật là các bớc Công nghệtơng đối ngắn nên cuối tháng Công ty không có sản phẩm dở dang, sảnphẩm cũng chính là thành phẩm Trong các sản phẩm của Công ty thì bộtcanh là sản phẩm có khối lợng tiêu thụ lớn và ổn định trong năm còn cácsản phẩm bánh kẹo có khối lợng tiêu thụ không ổn định do nhu cầu tiêu thụtrên thị trờng Điều này dẫn đến kế hoạch sản xuất của Công ty không đềugiữa các tháng, do vậy vào thời điểm sản xuất lớn Công ty phải sử dụng lao

động thời vụ để đảm bảo cung ứng đầy đủ sản phẩm cho nhu cầu dự trữ vàtiêu thụ Sau đây là quy trình Công nghệ sản xuất một số sản phẩm chủ yếucủa Công ty:

Quy trình sản xuất bánh bích quy:

-Nguyên liệu gồm: bột mì, sữa, chất béo và các chất phụ gia

-Sơ đồ quy trình sản xuất:

Quy trình sản xuất bánh kem xốp

-Nguyên liệu gồm: bột mì, đờng, bơ, sữa, chất béo, trứng, hơng liệu

và các chất phụ gia

-Sơ đồ quy trình sản xuất :

Thành phẩm Nhập kho Bao gói

Nhào dịch bột Lò n ớng (điện) Làm nguội Phết kem định hình

Làm lạnh Cắt bỏ bavia

Bao gói đơn Bao gói kép

Nhập kho