NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Xét về mặt hiện vật thì nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN

VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong

doanh nghiệp sản xuất

1.1.1. Vị trí và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

1.1.1.1 Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Khái niệm vật liệu:

Vật liệu là đối tượng lao động - một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ giá trị mộtt lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Đặc điểm vị trí vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất :

Vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, vì thế nó là yếu tố không thể thiếu được của mỗi quá trình sản xuất Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Xét về mặt hiện vật thì nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Vì vậy có thể nói vật liệu là yếu tố quan trọng quyết định cả về số lượng và chất lượng của sản phẩm Vật liệu có chất lượng cao đúng quy cách chủng loại, chi phí được hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra đạt yêu cầu, với giá thành hạ Đậy là yếu tố mang tính sống còn đối với một doanh nghiệp Hơn nữa nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản lưu động việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần làm tăng tốc độ lưu

chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp Và trong một chừng mực nào đó sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm còn là cư sở để tăng thêm của cải vật chất cho xã hội

Từ đặc điểm trên cho thấy vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Do đó tăng cường công tác quản lý vật liệu là một yêu cầu không thể coi nhẹ trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1.1.2.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu, mua, nhập, xuất, tồn, dự trữ nguyên vật liệu Việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu

sẽ thúc đẩy việc cung cấp một cách kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho sản xuất Đồng thời nó giúp cho công tác kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng lãng phí, hao hụt, mất mát vật liệu trong quá trình sản xuất Qua đó các nhà quản lý có những chính sách phù hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán giá thành Do vậy đảm bảo hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu chính xác và khoa học

1.1.2 Ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất

Ngày nay trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt một doanh nghiệp muốn tồn tại phải có khối lượng sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đa dạng phong phú Do vậy vật liệu cung cấp cho sản xuất cũng không ngừng được nâng cao cả chất lượng

và chủng loại Tuy nhiên nguồn vật liệu trong nước chưa đáp ứng đủ cả về mặt số lượng và chất lượng, rất nhiều vật liệu chúng ta phải nhập ngoại Vấn đềcần dặt ra

ở đây là làm sao sử dụng vật liệu tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo đạt hiệu quả kinh tế cao, muốn thế cần phải có hệ thống quản lý vật liệu ở các khâu: Từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng

- Tại khâu thu mua: vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động, các doanh nghiệp thường phải tiến hành thu mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho

quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp Ngay từ khâu thu mua phải quản lý về số lượng, quy cách chủng loại, giá mua, lựa chọn địa điểm mua thích hợp để hạ thấp chi phí thu mua góp phần hạ giá thành sản phẩm

- Tại khâu bảo quản: Tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp kỹ thuật, tránh lãng phí tổn thất

- Tại khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

- Tại khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý tiết kiệm trên

cơ sở xác định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quảnlý kinh tế, xuất phát từ vị trí của vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất và vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu thì nhà nước đã xác định nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất như sau :

- Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật

tư hàng hoá cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của vật tư, hàng hoá nhập, xuất kho, trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá

- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ thẻ kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh

1.2 Nội dung công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất :

1.2.1 Phân loại vật liệu:

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu được sử dụng có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính năng lý hoá khác nhau Bởi vậy để quản lý dược vật liệu đảm bảo có đủ vật liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu Mặt khác tổ chức phân loại nguyên vật liệu còn có ý nghĩa rất lớn đối với công tác

kế toán nguyên vật liệu trong quá trình vận dụng các tài khoản lựa chọn các phương phương pháp hạch toán nguyên vật liệu hợp lý Đồng thừi giúp cho người quản lý doanh nghiệp nhận biết được nội dung kinh tế, vai trò chức năng của từng loại nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp quản lý, thích hợp đối với từng loại nguyên vật liệu

- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

+ Nguyên liệu, vật liệu chính (Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cư bản nên thực thể của sản phẩm như sắt thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản , bông trong doanh nghiệp kéo sợi, vải trong doanh nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp

+ Vật liệu phụ: vật liệu phụ chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho việc bảo quản bao gói sản phẩm như: các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, xà phòng

+ Nhiên liệu là loại nhiên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho hoạt động của các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như xăng dầu, than củi, khí ga

+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại thiết bị phương tiện được sử dụng trong công việc xây dựng cơ bản ( Cả thiết bị cần lắp, không cần lắp )

+ Vật liệu khác: là các loại vật loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm như : gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản

cố định

-Căn cứ vào nguồn gốc vật liệu được chia thành

+ Vật liệu do mua ngoài

+ Vật liệu tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài chế biến

+ Vật liệu nhập do nhận vốn góp liên doanh

Tuỳ thuộc vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà có cách phân loại khác nhau phù hợp với nhu cầu quản lý, thực hiện tốt việc sử dụng vật

liệu một cách có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liêụ:

Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu thực thống nhất

- Tại sao phải đánh giá vật liệu ?

Trong nền kinh tế thị trường, giá cả hàng hoá luôn biến động theo quan hệ cung cầu và nhiều yếu tố khác Nguyên liệu, vật liệu cũng không nằm ngoài quy luật đó, chúng cũng luôn có sự biến động Vì thế việc xác định chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ đồng thời là căn cứ để tính chính xác giá thành sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọn Và công tác quản

lý phải thực hiện nghiêm túc việc đánh giá nguyên liệu, vật liệu

- Nguyên tắc đánh giá vật liệu

Theo quy định hiện hành vật tư hàng hoá hiện ở doanh nghiệp được phản ánh trong

sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có số vật tư hàng hoá đó Song đối với những doanh nghiệp thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng, chủng loại vật liệu thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho.ty nhiên dù đánh giá theo giá hạch toán thì kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế

1.2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế:

- Giá thực tế nhập kho:

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như sau:

+ Đối với vật liệu mua ngoài:

Trị giá vốn thực

tế của hàng mua

nhập kho

=

Trị giá mua thực

tế của hàng mua nhập kho

+

Các khoản chi phí thu mua( Chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu nếu có )

* Tại doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thì giá trị mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại (nếu có)

* Tại doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp thì giá mua thực tế là trị giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT) trừ đi các khoản giảm giá triết khấu và hàng trả lại

+ Đối với doanh nghiệp tự gia công chế biến:

Trị giá vốn

thực tế vật liệu

nhập kho

=

Giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến

+

Các chi phí gia công chế biến

+ Đối với vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến

Giá vốn

thực tế vật

liệu nhập

kho

=

Giá vốn thực tế vật liệu xuất cho gia công chế biến

+

Số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến (không có thuế GTGT

+

Chi phí v/c vật liệu

+ Đối với vật liệu đơn vị khác góp vốn liên doanh thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá do hội đồng Liên doanh quyết định

+ Đối với vật liệu được ngân sách, cấp trên cấp, giá vốn thực tế bằng giá thoả thuận cấp (lấy trong biên bản cấp) cộng chi phí khác nếu có

+ Đối với phế liệu nhập kho

Giá vốn thực tế = Giá ước tính (nếu giá trị nhỏ)

Giá vốn thực tế = Giá thực tế tương đương trên thị trường ( nếu giá trị lớn) + Vật liệu khác được đánh giá theo ước tính

-Giá thực tế xuất kho:

Vật liệu được nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, có giá mua khác nhau nên khi xuất kho kế toán phải tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho theo phương pháp tính đã đăng ký áp dụng, phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ

kế toán Để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp dưới đây cho phù hợp với đặc điểm riêng, yêu cầu trình độ quản lý

+ Tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ:

Theo phương pháp này trị giá mua thực tế của hàng xuất kho được tính bằng công thức:

Trị giá thực

tế vật liệu

xuất kho

=

Số lượng vật

Đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

Trong đó:

Đơn giá thực tế thực tế

Trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ

Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Tính theo đơn giá bình quân gia quyền:

Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ

và đơn giá bình quân để tính

Trị giá thực tế vật liệu xuất kho

liệu xuất kho

quân Trong đó:

Đơn giá

Trị giá mua thực tế còn

Trị giá mua thực tế nhập

trong kỳ

+ Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước:

Theo phương pháp này giả thiết số vật liệu nào nhập kho trước thì xuất kho trước

và lấy trị giá mua thực tế của vật đó để ước tính

+ Tính theo phương pháp nhập sau xuất trước:

Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và cũng giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì xuất trước sau đó

căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá trị vật liệu thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó Như vậy giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá trị thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ

+ Tính theo giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu từng lô Khi xuất kho vật liệu thuộc lô nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất kho

1.1.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá

cả, khối lượng và chủng loại, tình hình nhập xuất diễn ra nhiều thì việc xác định giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho là rất phức tạp Ngay cả trong trường hợp ta có thể xác định được đối với từng lần, từng đợt nhập thì chi phí quá tốn kém mà công tác kế toán lại không hiệu quả.Vì thế doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho

Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài Doanh nghiệp có thể lấy giá kế hoạch hoặc bất

kỳ giá mua nào tại một thời điểm nào đó Giá hạch toán phải được quy định thống nhất trong một thời gian dài ít nhất là một kỳ kế toán

Việc nhập xuất vật liệu hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán Cuối

kỳ kế toán phải tính giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp Để tính được giá trị thực tế của vật liệu xuất kho, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu trong kỳ(H) Sau đó tính giá trị thực tế của vật liệu xuất trong kỳ

Trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ

vật liệu nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của vật liệu

tồn đầu kỳ

vật liệu nhập trong kỳ

vật liệu xuất trong kỳ = vật liệu xuất trong kỳ tế và giá hạch toán Việc sử dụng giá hạch toán của vật liệu trong công tác kế toán vật liệu hàng ngày sẽ giảm nhẹ công việc tính toán giá vật liệu nhập xuất tồn kho hàng ngày, tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra của kế toán

Mỗi phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho đều có ưu nhược điểm riêng vì thế doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ nghiệp vụ kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà có thể đăng ký lựa chọn phương pháp thích hợp

1.2.3 Kế toán chi tiết vật liệu:

1.2.3.1 Chứng từ sử dụng:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện ở cả kho

và phòng kế toán dựa trên các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ

kế toán do Bộ tài chính ban hành Các chứng từ về vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-Vt)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho(mẫu 02- BH)

- Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-BH)

- Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01- GTGT) nếu doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp trực tiếp

- Hoá đơn bán hàng (mẫu 02- GTGT) nếu doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp trực tiếp

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa (mẫu 08-VT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT)