NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Xét trên các phương diện khác nhau ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọngcủa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: - Nguyên vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới d

(3)

(4)

TK 621 (9)

TK 627, 641, 642, 241 (10)

TK 128, 222, 136

(11)

TK 412, 1381 (12)

Sổ nhật ký

quỹ Nhật ký sổ cái

Các sổ,thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp số liệu

chi tiết

Báo cáo tài chính

Chứng từ gốc ( PNK, PXK…)

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ quỹ

Sổ đăng ký

Chứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ chi tiết NVL, thanh toán với người bán

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối số tài khoản

Báo cáo tài chính

Chứng từ ghi sổ

Chứng từ gốc về NVL

Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung

Sổ quỹ

Số( thẻ ) kế toán chi tiết NVL

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Sổ cái các tài khoản

Bảng cân đối tài khoản

Chứng từ gốc và các bảng

phân bổ

Sổ quỹ kiêm báo các quỹ

Bảng kê

Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết

Nhật ký chứng từ

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợpChi tiết

1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng laođộng Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vậthoá như : Sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, vải sợi trong doanh nghiệpdệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc …

Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào quá trình sảnxuất dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình tháivật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

Những đặc điểm trên đây là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chứchạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết

1.1.1.2.Vị trí và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh

Quá trình sản xuất diễn ra là sự kết hợp của các yếu tố: Sức lao động, tư liệulao động, đối tượng lao động Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản khôngthể thiếu được của quá trình sản xuất, nó là thành phần chủ yếu để cấu thành nênthành phẩm, dịch vụ, và nó là đầu vào của quá trình sản xuất

Xét trên các phương diện khác nhau ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọngcủa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh:

- Nguyên vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới dạng vật hoá, là mộttrong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chấttạo thành sản phẩm mới Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp

nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không Nếu nguyên vậtliệu có chất lượng tốt, đúng qui định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất được tiến hànhthuận lợi, chất lượng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường

- Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định, khi thamgia vào sản xuất thì nguyên vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêuhao hoàn toàn, giá trị của nó được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm và nó khôngcòn hình thái ban đầu

- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào sản xuất, nguyên vật liệu chuyển dịch mộtlần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì Điều này thểhiện ở chỗ chi phí nguyên vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần

- Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một bộ phận của hàngtồn kho thuộc tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữcủa doanh nghiệp, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phísản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trìnhthu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp tácđộng đến chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêulợi nhuận, chỉ tiêu giá thành, chất lượng sản phẩm

Như vậy nguyên vật liệu có một vị trí và vai trò đặc biệt quan trọng khôngthể phủ nhận được trong quá trình sản xuất Xuất phát từ tầm quan trọng này trongđiều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay thì việc giảm chi phí nguyên vật liệu mộtcách hợp lý có ý nghĩa to lớn với doanh nghiệp Việc giảm chi phí nguyên vật liệuđồng thời không làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm từ đó hạ giá thành tăngđược lợi nhuận cho doanh nghiệp Do đó các doanh nghiệp phải luôn tìm mọi cáchquản lý, sử dụng nguyên vật liệu hạn chế tối đa mức tiêu hao nguyên vật liệu trongqúa trình sản xuất

1.1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuấtkinh doanh Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phísản xuất kinh doanh Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu

là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giáthành tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp sản xuất cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu,mỗi loại có công dụng riêng, để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạchtoán nguyên vật liệu, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thốngdanh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu Hệ số danh điểm và số danhđiểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủngloại của nguyên vật liệu Như thế mới quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng,chủng loại, giá cả và chi phí mua để sao cho nguyên vật liệu khi mua về phải đủ về

số lượng, tốt về chất lượng Kế hoạch mua nguyên vật liệu phải được thực hiệntheo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạnh sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệmthì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý Do vậy, cácdoanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danhđiểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vậtliệu nào đó Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kếhoạnh thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp

Để đảm bảo tốt nguyên vật liệu dự trữ giảm thiểu hư hao mất mát, các doanhnghiệp cần phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố trínhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lýnguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nhiệm vụ nhập xuất kho, tránh việc bố tríkiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư

Trong khâu sử dụng cần phải sử dụng tiết kiệm hợp lý dựa trên các cơ sởđịnh mức tiêu hao, định mức kinh tế kĩ thuật và dự toán chi phí, từ đó phát huy caonhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nâng cao chất lượng sản phẩm Trong khâunày cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vậtliệu trong sản xuất kinh doanh.

Tóm lại quản lý nguyên vật liệu là cần thiết và là yếu tố tất nhiên của doanhnghiệp, nó đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Nhưng trên thực tế vẫn cónhững doanh nghiệp còn để thất thoát một lượng nguyên vật liệu khá lớn do khôngquản lý tốt ở các khâu, không xây dựng được các định mức hoặc có xây dựngnhưng không thưc hiện đúng Vì vậy cần phải luôn luôn cải tiến công tác quản lýnguyên vật liệu cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp

1.1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lýnguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiệnđược các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số liệu, chấtlượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyênvật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao của nguyênvật liệu

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chiphí sản xuất kinh doanh

- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho,phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanhnghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

1.2 PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Các sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra thường phải sử dụng nhiều loạinguyên vật liệu, mỗi loại lại có một vai trò, công dụng và tính năng hoá khác nhau

Để có thể quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chi tiết từng thứ, từng loạinguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh cần phải tiến hành phânloại nguyên vật liệu Với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp là khác nhau vì thếnguyên vật liệu trong các doanh nghiệp cũng được phân chia khác nhau

Căn cứ vào nội dung kinh tế nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): Là nguyên vậtliệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất của sảnphẩm

Ví dụ: sắt, thép… trong các doanh nghiệp chế tạo máy, xây dựng

- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất kinh doanh, được sử dụng thích hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện

và nâng cao tính năng, chất liệu của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo chocông cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhucầu quản lý

Ví dụ: các loại sơn, bao bì đóng gói…

- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi,xăng, dầu…nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ tuynhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệuchiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân,nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụthông thường

- Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa bảodưỡng tài sản cố định như máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…

- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ chohoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất haythanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài như: gỗ mục, thép vụn, vải vụn…

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên như:bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng …

*Ngoài các cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phânloại theo yêu cầu quản lý ( theo công dụng )

- Nguyên vật liệu trực tiếp: tạo lên thực thể chính

- Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất khác

- Theo nguồn nhập: mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài, gia công, nhận gópvốn, biếu tặng, viện trợ, tài trợ, phế liệu thu hồi

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị ghi

sổ của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chânthực, thống nhất

Đánh giá nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng tính đúng, tính đủ chi phítrong quá trình đánh giá nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp tính toán chínhxác những khoản chi phí đã bỏ ra để sản xuất sản phẩm, điều này thúc đẩy doanhnghiệp sử dụng nguyên vật liệu ngày càng có hiệu quả hơn

Về nguyên tắc: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thuộc tài sản lưuđộng phải được đánh giá theo giá thực tế của nguyên vật liệu mua sắm gia cônghoặc chế biến Song do đặc điểm của nguyên vật liệu là có nhiều loại, nhiều thứ,kích cỡ chủng loại khác nhau lại thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất

và do yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu nên trong công tác kế toánnguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán

1.2.2.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế

1.2.2.1.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

Nội dung giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo từng nguồnnhập Theo thông tư hướng dẫn của bộ tài chính qui định việc áp dụng luật thuế giátrị gia tăng vào quá trình hạch toán từ ngày 1/1/1999 thì việc tính giá nguyên vậtliệu nhập kho sẽ áp dụng một trong hai phương pháp tuỳ theo đặc trưng của từngloại hình doanh nghiệp

 Theo phương pháp khấu trừ thuế

Các đơn vị tổ chức kinh doanh khi áp dụng phương pháp này phải sử dụnghoá đơn thuế giá trị gia tăng Hoá đơn này phải đầy đủ ba yếu tố:

- Giá bán chưa có thuế (kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có)

- Thuế giá trị gia tăng

- Tổng giá thanh toán với người mua

Khi lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ cơ sở kinh doanh phải ghi rõ: giá bánchưa có thuế, thuế giá trị gia tăng và tổng tiền người mua phải thanh toán Trongtrường hợp hoá đơn chỉ ghi tổng số tiền người mua phải thanh toán thì giá tính thuế

là số tiền người mua phải thanh toán đồng thời đơn vị mua hàng hoá dịch vụ cũngkhông được tính khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào trong trường hợp này cụ thểviệc áp dụng phương pháp khấu trừ thuế khi đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhậpkho như sau:

Trong trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài: căn cứ vào hoá đơn mua hàng,phiếu nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152 (giá mua chưa có thuế)

Nợ TK 133 (1331) (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ)

Có TK 111, 112, 331, 141,… (Tổng giá thanh toán)



Với nguyên vật liệu mua ngoài:

Trong đó: chi phí thu mua có thể tính trực tiếp cho từng loại, từng thứ, từngchuyến hàng và cũng có thể phải tính toán phân bổ cho từng đối tượng, từng loại,từng thứ, từng chuyến hàng thu mua nhập kho trong tháng Chi phí thu mua như:chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thumua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho lưu hàng, lưu bãi, số haohụt tự nhiên trong định mức (nếu có)…

 Với NVL tự sản xuất:

Trong đó: chi phí gia công chế biến gồm tiền lương, chi phí dịch vụ mua ngoài(điện,nước, điện thoại…), chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

 Với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

Trong đó : chi phí liên quan gồm có: tiền thuê gia công chế biến, chi phí vậnchuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…

Giá vốn thực tế = giá thực tế NVL + chi phí liên quan

NVL nhập kho xuất thuê ngoài gia

công chế biến

Giá vốn thực tế = giá thực tế NVL + chi phí gia công

NVL nhập kho xuất cho gia chế biến

công chế biến

Giá trị thực = giá mua + thuế nhập + chi phí - các khoản giảm

Tế NVL ghi trên khẩu (nếu có) thu mua giá hàng mua

Nhập kho hoá đơn thực tế được hưởng

Phát sinh (nếu có)

*Với NVL nhận góp vốn từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liêndoanh:

Giá vốn thực tế = Giá do hội đồng + Chi phí tiếp

NVL nhập kho liên doanh đánh giá nhận (nếu có)

* Với phế liệu thu hồi :

Giá vốn thực tế NVL nhập kho = giá ước tính

* Với NVL được tặng thưởng:

Giá vốn thực tế = Giá thị trường + Chi phí tiếp

NVL nhập kho tương đương nhận (nếu có)

 Theo phương pháp tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp :

Khi mua vật tư để sản xuất, kế toán phản ánh giá trị vật tư theo giá thực tếgồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào Trong trường hợp này kế toán không sử dụng

TK 133 (1331) để ghi thuế giá trị gia tăng đầu vào mà coi thuế này là một bộ phậncấu thành giá vốn NVL nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh ( nếu vật tưmua về sử dụng ngay) Theo phương pháp này phần thuế giá trị gia tăng được tínhvào giá thực tế NVL, kế toán ghi :

Nợ TK 152 (giá thực tế NVL mua ngoài bao gồm cả thuế GTGT)

Có TK 111, 112, 311, 331… (tổng giá thanh toán)

1.2.2.1.2 Giá thực tế NVL xuất kho:

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vàođặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuấtNVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanhnghiệp Các phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thường dùng là:

 Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ :

giá thực tế = số lượng NVL x đơn giá mua thực

NVL xuất kho xuất kho tế NVL tồn đầu kỳ

 Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền :

Theo phương pháp này giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ được tính theocông thức :

Giá thực tế = số lượng NVL x giá đơn vị bình quân

NVL xuất dùng xuất dùng

Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:

- Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ :

- Cách 2: Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ:

- Cách 3: giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

 Tính theo giá thực tế nhập trước- xuất trước ( FIFO ):

Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế NVL nhập khocủa từng lần nhập và giả thiết số hàng nào nhập trước thì xuất trước Sau đó căn

cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tínhtheo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số

Giá trị thực tế NVL nhập

trong kỳ Giá trị thực tế NVL tồn đầukỳ

Số lượng thực tế NVL tồn

đầu kỳ + Số lượng thực tế NVL nhập trong kỳ

Giá đơn vị bình quân cả

kỳ dự trữ

+ Gi¸ trÞ t hùc t Õ N VL nhËp t ron kú

ZGi¸ trÞ thùc tÕ NVL nhËp tron kú =

Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

Giá đơn vị bình quân

sau mỗi

Lần nhập =

Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ

Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá đơn vị bình quân