NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Đối với NVL xuất kho để dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động củatừng DN, dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà cóthể sử dụng một trong các phương pháp

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT

LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ VẬT LIỆU.

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm vật liệu.

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là những đối tượng lao độngđược thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chếtạo, sợi trong DN dệt, da trong DN đóng giày, vải trong DN may mặc…Vì vậy,NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thànhnên thực thể sản phẩm.Trong quá trình sản xuất-kinh doanh, NVL chỉ tham giavào một chu kỳ SXKD nhất định và dưới tác động của lao động chúng bị tiêuhao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vậtchất của sản phẩm

Do giá trị của NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo ra nênNVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ CPSX và giá thành sản phẩm ởcác DN Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng trựctiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng,chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận…

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL, năng lượng mới tồn tại được Vìvậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác NVL là điều kiện

có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình SXKD của DN Hơn nữa, đảmbảo cung ứng NVL có chất lượng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lượng sảnphẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm NVL, tăng năng suất lao động Xuất phát từđặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình SXKD, đòi hỏi công tác quản

lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dựtrữ

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu sử dụng trong DN có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhaunên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại NVL Córất nhiều cách phân loại NVL theo những tiêu thức khác nhau (theo vai trò tácdụng của vật liệu, theo nguồn hình thành…) nhưng phân loại NVL theo vai tròtác dụng của nó trong sản xuất được sử dụng phổ biến nhất Theo cách phân loạinày, NVL được chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽcấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Ngoài ra, bán thành phẩmmua ngoài để tiếp tục chế biến cũng thuộc NVL chính, ví dụ sợi mua ngoàitrong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là NVL chính

Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong SX, được sửdụng kết hợp với NVL chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặcdùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cholao động của công nhân viên (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm…)

Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trìnhSXKD như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt…

Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế chomáy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…

Vật liệu và thiết bị XDCB: gồm các loại vật liệu và thiết bị (cần lắp, khôngcần lắp, vật kết cấu, công cụ…) mà DN mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xâydựng cơ bản

Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình SX hay thanh lý tàisản, có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…)

Vật liệu khác: gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên nhưbao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng.

Việc phân loại NVL như trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản

lý một cách khoa học NVL phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằmkiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỉ

mỉ chính xác từng thứ vật liệu

1.1.3 Tính giá vật liệu.

1.1.3.1 Tính giá vật liệu nhập kho.

Trong hạch toán vật liệu tính theo giá thực tế (giá gốc) Tuỳ DN tính thuếVAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế

có thuế VAT (nếu tính theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếutính theo phương pháp khấu trừ)

Với vật liệu mua ngoài:

Giá

thực

tế

trên hoá đơnngười bán

+ Các CP liên quan (tiền thuê gia công,chế biến, chi phí vận chuyển…)

Với vật liệu nhận góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:

Giá thực tế = Giá thoả thuận do các

bên xác định

+ CP tiếp nhận (nếu có)Với phế liệu:

Giá thực tế = Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được

Với vật liệu được tặng, thưởng:

Giá thực

tế

= Giá thị trường tương đương + Chi phí tiếp nhận (nếu có)

1.1.3.2 Tính giá vật liệu xuất kho.

Đối với NVL xuất kho để dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động củatừng DN, dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà cóthể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán tronghạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

* Phương pháp bình quân gia quyền.

Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ được tính theogiá đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước haybình quân sau mỗi lần nhập)

Giá thực tế NVL xuất dùng = SL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng

độ chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gâyảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung

Giá bình quân

cả kỳ dự trữ =

GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kỳLượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước mặc dù khá đơn giản vàphản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chínhxác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này

Giá đơn vị bình

quân cuối kỳ

trước

= GTT vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ

trước)

Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập vừa khắc phục được nhượcđiểm của hai phương pháp trên, lại vừa chính xác vừa cập nhật Nhưng phươngpháp này có nhược điểm là tốn nhiều công sức và phải tính toán nhiều lần.

Giá đơn vị bình quân

GTT vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhậpLượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

* Phương pháp nhập trước, xuất trước.

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trước thì sẽ đượcxuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng

số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở phương pháp này là giá thực tế của NVLmua đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuấttrước và do vậy giá trị của NVL tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của NVLnhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho Phương pháp nàythích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

* Phương pháp nhập sau, xuất trước.

Phương pháp này giả định những NVL nào mua vào sau cùng thì sẽ đượcxuất trước tiên, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trước theo giá thực tế củatừng số hàng xuất Hay nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tếcủa NVL nhập kho sau hoặc gần sau cùng sẽ được dùng làm giá để tính giá thực

tế NVL xuất trước và giá trị NVL tồn kho cuối kỳ được tính theo giá thực tế của

số NVL nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho Phương pháp này thíchhợp với điều kiện khi mà nền kinh tế có lạm phát

* Phương pháp tính theo giá đích danh.

Theo phương pháp này thì NVL được xác định giá trị theo đơn chiếc haytừng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng Khi xuất NVL

nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Phương pháp này được áp dụng đốivới DN có ít loại NVL hoặc NVL ổn định và nhận diện được.

1.1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán vật liệu.

Yêu cầu của kế toán NVL là phải theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ tìnhhình nhập, xuất, tồn kho về mặt SL, tình trạng và giá trị của từng loại, từng thứNVL theo từng kho, từng người quản lý Để thực hiện được yêu cầu đó thì kếtoán phải làm tốt các nhiệm vụ sau:

Phản ánh kịp thời, chính xác SL, chất lượng và giá trị NVL tăng, giảm, tồnkho trong kỳ

Xác định chính xác SLvà giá trị NVL thực tế tiêu hao cho các mục đíchnhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được nhanhchóng

Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu,phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp sử dụng lãng phí vật tư hay thất thoát vật

tư cũng như các nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất…từ đó đề xuấtcác biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế thiệt hại cho DN

1.2 HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP

KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN.

1.2.1 Tài khoản hạch toán, thủ tục và chứng từ.

* Phương pháp KKTX là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên,

liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của HTK trên tài khoản và sổ kế toán.Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện íchcủa nó Tuy nhiên, với những DN có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trịthấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán nếu áp dụng phương pháp này sẽ tốn

nhiều công sức Tuy vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấpthông tin về HTK một cách kịp thời cập nhật.

* Tài khoản hạch toán.

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của vật liệu theophương pháp KKTX, kế toán sử dụng những TK sau:

Tài khoản 152- NVL: TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hìnhtăng, giảm, tồn kho của NVL theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại,từng nhóm…tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL tại kho trong kỳ

Bên Có : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL tại kho trong kỳ

Dư Nợ : Giá thực tế NVL tồn kho (đầu kỳ, cuối kỳ)

Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường: TK này sử dụng để theo dõi cácloại NVL, CCDC, hàng hoá… mà DN đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho ( kể cả sốđang gửi tại kho người bán)

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giaocho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu kỳ, cuối kỳ)

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK có liênquan khác như 111,112,331,311,…

* Thủ tục và chứng từ.

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi

có thể lập biên bản kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về SL, chất lượng,quy cách…Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểmnhận vật tư” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật tư” trên cơ

sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủkho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi

sổ Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộphận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở DN thường bao gồm:hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT của người bán, phiếu nhập kho, phiếu xuấtkho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theo hạn mức…tuỳtheo nội dung nghiệp vụ cụ thể

1.2.2 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm vật liệu trong các DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ.

Đối với các thực thể kinh doanh đủ điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ

để tính thuế VAT thì giá trị của NVL tăng thêm trong kỳ do mua ngoài khôngbao gồm phần thuế VAT đầu vào Phần thuế VAT đầu vào đó được tách riêng ra

và được phản ánh trên TK 1331- Thuế VAT đầu vào được khấu trừ của hànghoá dịch vụ

Các nghiệp vụ làm tăng, giảm vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụngphương pháp khấu trừ để tính thuế VAT được thể hiện ở sơ đồ sau:

(Xin xem trang bên)

Sơ đồ 1: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ).

141,311…

NVL mua ngoài nhập kho Xuất NVL để sản xuất SP

Nhận cấp phát, góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh

Thừa phát hiện khi kiểm kê, thừa Thiếu phát hiện qua

định mức

Nhận lại vốn góp liên doanh

Xuất NVL thuê gia công

Nhập kho NVL dùng không Xuất NVL bán, trả lương

hết hay thu hồi phế liệu từ SXKD trả thưởng cho CNV

NVL tăng do được tặng, thưởng Đánh giá giảm đánh giá tăng

1.2.3 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm NVL trong DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp.

Trình tự hạch toán sự biến động tăng giảm NVL trong các doanh nghiệp tínhthuế VAT theo phương pháp trực tiếp được thể hiện:

TK 151 Xuất dùng cho PX, cho

VL đi đường về nhập kho BH , cho QLDN

NVL thừa khi kiểm kê Xuất NVL cho các cá nhân,

thừa trong định mức cho nội bộ vay tạm thời

TK627,641,642 TK 632

Nhập kho NVL dùng không Số NVL thiếu sau khi đã trừ

hết hay thu hồi phế liệu các khoản bồi thường

NVL tăng do được tặng, thưởng Đánh giá giảm NVL Đánh giá tăng

Sơ đồ 2: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp).

Do DN áp dụng phương pháp trực tiếp để tính thuế VAT nên giá trị các NVLtăng do mua ngoài của DN là bao gồm cả thuế VAT Phần thuế VAT đầu vàokhông được phản ánh ở TK 1331 như các DN tính thuế VAT theo phương phápkhấu trừ mà nó được phản ánh trực tiếp trên TK 152 (chi tiết cho từng loại vậtliệu)

1.3 HẠCH TOÁN TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ.

1.3.1 Tài khoản sử dụng.

* Phương pháp KKĐK kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường

xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩmtrên các tài khoản phản ánh từng loại HTK mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu

kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn khothực tế và lượng xuất dùng cho SXKD và các mục đích khác

Độ chính xác của phương pháp này là không cao mặc dù nó có tiết kiệmđược công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh nhữngchủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng,xuất bán

Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế NVL, CCDC, hàng hoá… tồn đầu kỳ và tăngthêm trong kỳ.

Bên Có: Phản ánh giá thực tế NVL, CCDC, hàng hoá…xuất dùng, xuất bán,thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và nó được chi tiết thành hai TK cấp hai:

TK 6111- Mua nguyên, vật liệu

TK 6112- Mua hàng hoá

Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vậtliệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

Bên Nợ : Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ

Bên Có : Kết chuyển giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ

Dư Nợ : Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 151- Hàng mua đi đường: dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đãthuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán,chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán

Bên Nợ : Giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ

Bên Có : Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đường đầu kỳ

Dư Nợ : Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK khác cóliên quan như 133,331,111,112,311,131…Kết cấu và nội dung phản ánh của các

TK này giống như hạch toán theo phương pháp KKTX

1.3.2 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu trong DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ.

Trong các đơn vị SXKD sử dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế VAT,giá trị các vật liệu tăng thêm trong kỳ của đơn vị do mua ngoài là không baogồm phần thuế VAT mà chỉ có giá mua vật liệu ghi trên hoá đơn và các chi phíthu mua vật liệu Phần thuế VAT này được phản ánh trên TK 1331- thuế VATđầu vào được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động tăng, giảm vật liệu trongdoanh nghiệp được thể hiện trên sơ đồ tài khoản sau:

( Xin xem trang bên)