Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất

Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu vàsự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán

Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh

nghiệp sản xuất

Biên tập bởi:

Hà Thị Tân

Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh

4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

5 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX

Tham gia đóng góp

Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và

sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán

nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Khái niệm, đặc điểm

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ thamgia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuấtdưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vậtchất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu đượcchuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổngchi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lượng của cả quá trình sản xuất Đầu vào cótốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lượng cao

Nguyên vật liệu tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn nhưsắt,thép, ở thể lỏng như dầu, xăng, sơn ở dạng bột như cát, vôi… tuỳ từng loại hình sảnxuất

Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng như:

- Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, chưa chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào

- Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang,bán thành phẩm đẻ tiếp tục đưa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyênvật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và

sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nhiều thứ

có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó,đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản

lý và hạch toán nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳtheo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

* Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Theo đặc trưngnày, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất được phân ra thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽthành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Ngoài ra, còn có cả bán thành phẩm muangoài để tiếp tục chế biến

- Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất kinh doanh được sử dụng kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tínhnăng, chất lượng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quảnhoặc để sử dụng để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình thường hoặc dùng đểphục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

- Nhiên liệu là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinhdoanh như than, củi, xăng dầu…

- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơbản

Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thuhồi Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánhtổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu

Ngoài ra còn có cách phân loại khác:

* Phân loại theo nguồn hình thành:

- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanhnghiệp mua ngoài thị trường

- VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến

- Vật liệu nhận vốn góp liên doanh

- Vật liệu được biếu tặng, cấp phát

* Phân loại theo quan hệ sở hữu:

- Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp

- Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài

- Vật liệu nhận giữ hộ.

Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quantrọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý,bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và dự trữnguyên vật liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu:

- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyênvật liệu cả về số lượng lẫn chất lượng

- Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tượng sử dụnghay các khoản chi phí

- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vậtliệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kếtoán chi tiết theo chế độ quy định

- Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng,hoặc khan hiếm ảnh hưởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh

- Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quytrách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phânxưởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp

Như vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời,ngăn ngừa hiện tượng hư hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng caohiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạchtoán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất:

Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạchtoán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng, giámua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuấtkho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sảnxuất kinh doanh.

- Tính toánvà phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiệnkịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biệnpháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

Tính giá nguyên vật liệu- NVL

Tính giá nguyên vật liệu- NVL:

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyênvật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Trong côngtác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được tínhtheo giá thực tế

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp

lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu

Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tếbao gồm cả thuế giá trị gia tăng Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phươngpháp khấu trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng

Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ:

Giá thực tế của VL nhập kho được xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập:

- Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán, cáckhoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lưu kho, lưu bãi trừ đi các khoảngiảm trừ như: giảm giá, chiết khấu(nếu được người bán chấp nhận)

- Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuêngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công)

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL được các bên thamgia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có)

- Nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đươngcộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế đượctính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trường

Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì.

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm củatừng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp

Các phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thường dùng là:

Phương pháp tính giá thực tế bình quân:

Giá thực tế của NVL xuất

Giá bình quân 1 đơn vị

Lượng NL xuấtkho

Trong đó:

- Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập trong kỳ

Số lượng NVL(tồn đầu kỳ+ số lượng nhập trong kỳ)

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng

số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều:

Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nhược điểm: công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đế tiến độ

của các khâu kế toán; đồng thời phải tính cho từng loại NVL

- Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:

Theo phương pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyênvật liệu sau mỗi lần nhập:

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập =

Giá trị thực tế NVL (tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này

Lượng thực tế VL(tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này)

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và sốlần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít

Ưu điểm: Theo dõi thường xuyên, kịp thời, chính xác.

Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều.

- Phương pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trước:

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước =

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước)

Lượng VL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước)

- Phương pháp này có:

Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính toán.

Nhược: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trường có sự biến động.

Phương pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu

có giá thị trường ổn định

Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lôNVL nào nhập trước sẽ được xuất trước Vì vậy, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhậpnào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời

Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi phí

kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trường NVL

Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lượngnhập, xuất NVL ít, giá cả thị trường ổn định

Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO)

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho giả định là lô NVL nàonhập vào kho sau sẽ được dùng trước Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL được làmngược lại với phương pháp nhập sau - xuất trước

Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được

phản ảnh kịp thời theo giá thị trường của ngân hàng

Nhược điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công.

Phương pháp trực tiếp (gọi là phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp đặc điểm riêng)

NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đếnlúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thìtính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lônguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống khotàng cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho

Ưu điểm: công tác tính giá được thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể theo

dõi được thời gian bảo quản riêng từng loại NVL

Nhược điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL

Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ

Áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhaunhưng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Vì vậy, doanh nghiệp phảitính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được NVL xuấtkho trong kỳ:

Giá thực tế NVL

Giá thực tếNVL nhập kho +

Giá trị thực tế tồn

-Giá trị thực tếtồn cuối kỳDoanh nghiệp nên áp dụng đối với những NVL có giá thị trường ổn định

Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế vàgiá hạch toán.

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kỳ

Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp NVLtrong công tác tính giá nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng không bị phụthuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối lượng công việc ít, hạch toánchi tiết đơn giản hơn

Tuy nhiên, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ

Phương pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủyếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

Trên đây là một số phương pháp tính giá xuất NVL trong kỳ Từng phương pháp có ưu,nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp

và trình độ quản lý của kế toán mà sử dụng phương pháp tính toán thích hợp

Tổ chức chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán

Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ được sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoáđơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế

Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thờitheo đúng chế độ quy định Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trưng chonghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lượng, thời gian… xảy ra cũngnhư trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan

Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu

Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng quy cách giá trị NVL, nhập kho và làm căn

cứ để thủ kho và kế toán ghi vào các bảng, sổ kế toán

Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu 01 VT do Bộ tài chính ban hành

Phiếu nhập kho được lập và luân chuyển như sau:

- Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên vàngười lập phải ký vào đó Trước khi lập phiếu nhập, người lập phải căn cứ vào chứng từbên bán như hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, các chứng từ khác

- Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trưởng đơn vị hoặc người phụ trách ký

- Người giao hàng nhận phiếu nhập

- Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lượng, quy cách vào cột thực nhập cùngngười giao ký xác nhận

Ba liên của phiếu nhập kho được lưu giữ như sau:

Liên 1: lưu tại quyển gốc

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ

Liên 3: Dùng để thanh toán

Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu:

Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho Phiếu này

là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư tínhthành tiền và ghi vào sổ kế toán

Phiếu xuất kho được lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành

Phiếu xuất kho được lập và luân chuyển như sau:

- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên Sau khilập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuốngkho để lĩnh

- Thủ kho căn cứ vào lượng xuất để ghi vào cột số lượng thực xuất và cùng người nhậnhàng ký vào phiếu xuất kho

+ Ba liên phiếu xuất được luân chuyển:

- Liên 1: Lưu ở bộ phận rập phiếu

- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thành tiền vàghi vào sổ kế toán

- Liên 3: Người nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng Cuối tháng, kế toán xác nhận sốlượng sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của kế toán