NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

NVL có đặc điểm riêng khác với các loại sản phẩm khác của doanhnghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyể

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT

LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NVL

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tượng lao động, một trong ba yếu

tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể thức củasản phẩm

NVL có đặc điểm riêng khác với các loại sản phẩm khác của doanhnghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lầnvào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

NVL là loại tài sản sản xuất thường xuyên biến động, các doanh nghiệpthường xuyên phải tiến hành mua NVL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quátrình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trongdoanh nghiệp Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NVLthường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sảnphẩm Do vậy, tăng cường công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sửdụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sảnphẩm có ý nghĩa quan trọng

Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanhnghiệp, nó là lượng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là cácchi phí về bảo quản, bốc dỡ Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệvốn đầu tư hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp Nếu dự trữ quá ít, sảnxuất sẽ lâm vào tình trạng ngừng trệ hoặc giảm tiến độ Khi đó không có doanh thu

mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định như khấu hao, bảo dưỡng máy móc,lương công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ Nếu dự trữ quá nhiều, cácchi phí cho hàng và chi phí liên quan (như bến bãi, kho dự trữ…) sẽ tăng khôngcần thiết Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn Như vậy, việc xây dựng một tỷ

lệ NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà quản trị Nếuthực hiện được sẽ tạo được khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơhội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính Việcnghiên cứu để đưa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi phí mua, vừa đảm bảochất lượng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ

2 Phân loại NVL.

Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanhnên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ với nộidung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau

Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng

có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiếnhành phân loại NVL theo những tiêu thức thích hợp Tuỳ thuộc vào mục đích

sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khácnhau, dựa trên những đặc trưng khác nhau Căn cứ vào nội dung kinh tế vaitrò, chức năng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầuquản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động

chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Vì vậy, khái niệm NVLchính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể NVL chính cũngbao gồm cả giá bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trìnhsản xuất chế tạo sản phẩm Đối với doanh nghiệp in ấn thì NVL chiếm tỷtrọng lớn trong tổng giá trị sản lượng (khoảng 70%-80%)

- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản

xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụtrợ, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩmhoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, choviệc bảo quản đóng gói sản phẩm như các loại bao bì, vật liệu đóng gói…

- Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho công nghệ

sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc hoạt động trong quá trình sảnxuất kinh doanh Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi…) chất lỏng (xăng, dầu…)

và chất khí (hơi đốt, ga…)

- Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để sửa chữa thay thế máy

móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị

sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí

cụ, vật kết cấu…

- Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như giấy

vụn…hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định…Tuỳ thuộc vàoyêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vậtliệu trên được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn

3 Đánh giá NVL.

Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theonhững nguyên tắc nhất định

Trị giá thực tế NVL nhập kho

=Giá thực tế NVL xuất khoChi phí gia công chế biến+

Trị giá thực tế NVL nhập khoGiá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài chế biến= Chi phí chế biến phải trả cho người chế biến+ +Chi phí vận chuyển đi về

 Đánh giá NVL theo giá thực tế

Về nguyên tắc NVL phải được đánh giá theo thực tế bao gồm giá mua, cộngvới chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng(GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là thực tế không có thuế GTGT đầu vào

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháptrực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào)

- Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Đối với NVL mua ngoài nhập kho:

Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại cửakhẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu

- Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho:

- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:

Trị giá thực tế NVL nhập kho

Giá mua trên hoá đơn (giá chưa có thuế)

Các loại thuế không được

ho n l àn l ại

Các chi phí thu mua thực tế

Các khoản giảm giá

-Trị giá thực tế VL nhập kho Giá trị thị trường tương đươngCác chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi lạivốn góp thì giá thực tế NVL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấpnhận

- Đối với NVL được cấp trên cấp, được biếu tặng hay viện trợ

- Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NVL nhập kho được xácđịnh theo giá ước tính, giá có thể sử dụng được hoặc bán được Đánh giáNVL theo giá trị thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực

tế của NVL vào các đối tượng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm

 Giá thực tế NVL xuất kho

Đối với NVL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từngdoanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có thể sửdụng một trong các phương pháp sau:

 Phương pháp giá thực tế đích danh:

Phương pháp này thường được áp dụng với các loại NVL có giá trị cao,các loại vật tư đặc trưng Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơngiá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượngxuất kho theo từng lần

Ưu điểm của phương pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúcxuất Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng côngviệc kế toán chi tiết phức tạp Vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp này trong

Trị giá thực tế

NVL xuất = Số lượng NVL xuất + bình quânĐơn giá

Trị giá TTNVL tồn đầu kỳ Trị giá TTNVL nhập trong kỳ+

Số lượngNVL tồn đầu kỳ

Số lượng NVL nhập trong kỳ

 Phương pháp tính theo giá nhập trước xuất trước (Fifo):

Theo phương pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trướcthì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tếcủa từng lô hàng nhập Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực

tế của vật liệu trước sẽ dùng làm giá để tính thực tế của vật liệu xuất trước,

do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vàosau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc

có xu hướng giảm, sử dụng phương pháp này khi doanh nghiệp có nhiềunhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn

 Phương pháp tính theo giá nhập sau xuất trước (Lifo):

 Theo phương pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho được tính theonguyên giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể được tínhtheo các cách sau:

- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền:

- Tính theo giá bình quân tồn đầu kỳ:

Đơn giá

bình quân sau mỗi lần nhập

Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần

Số lần NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ Giá HT NVL nhập trong kỳ

Hệ số giá NVL

=

+

 Đánh giá NVL theo giá hạch toán (phương pháp hệ số giá).

Giá hạch toán là giá cả ổn định được sử dụng tốt nhất theo phạm vi.Doanh nghiệp, giá hạch toán được xây dựng có thể là giá kế hoạch giáhạch toán chỉ được xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiếtnhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL Cuối tháng cần phải điều chỉnh giáhạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản

và báo cáo có liên quan

- Phương pháp điều chỉnh:

Tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NVL

Phương pháp tính hệ số giá có ưu điểm đơn giản hoá và giảm bớt khốilượng ghi chép, tính toán hàng ngày Tuy nhiên phương pháp này cũng có

nhược điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc qui định hạch toán cũngkhó khăn nhiều khi không sát thực.

II HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL.

Trước khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NVL ta cần nghiên cứu nghiệp vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL.

Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý NVLcông cụ đắc lực của công tác quản lý NVL Việc hạch toán NVL có đầy đủchính xác kịp thời hay không ảnh hưởng lớn tới tình hình quản lý NVL củadoanh nghiệp

Xuất phát từ vị trí và yêu cầu của NVL trong doanh nghiệp sản xuất, kếtoán NVL cần thực hiện các nghiệp vụ:

 Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu về tình hìnhnhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời,đảm bảo số lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

 Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL hướng dẫnkiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập Thựchiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các loại sổ sáchthẻ chi tiết về NVl theo đúng chế độ, phương pháp qui định, đảmbảo sự thống nhất trong công tác kế toán

 Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quảnNVL phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩmchất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NVL

 Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định của Nhànước, lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lýđiều hành, phân tích kinh tế

Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượnglớn và khâu hạch toán khá phức tạp Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh

cả giá trị số lượng lẫn chất lượng của từng loại NVL theo từng kho, từngngười quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng

cơ sở của chứng từ nhập, xuất kho

Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ

kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sảnnói chung và quản lý NVL nói riêng

- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)

- Biên bản kiểm kê sản phẩm vật tư hàng hoá (mẫu số 08-VT)

- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhànước, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán như:

- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 05-VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT)

Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từngdoanh nghiệp

Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theođúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập.

 Thủ tục nhập NVL

Căn cứ vào giấy báo nhập hàng, nếu thấy cần thiết có thể lập bản kiểmnhận để kiểm tra NVL thu mua cả về số lượng lẫn chất lượng, quy cách Bankiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế, ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vậttư” Sau đó bộ nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủkho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi chuyển cho phòng

kế toán làm căn cứ để ghi sổ Trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cáchphẩm chất phải báo cho bộ phận cung ứng biết để cùng giao lập biên bản

 Thủ tục xuất kho NVL

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnhvật tư, sau khi được lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ vàophiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất và ghivào thẻ kho Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập bảng tổnghợp xuất vật liệu

+ Các phương pháp kế toán chi tiết NVL

Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL do nhiều bộ phậnđơn vị tham gia Song việc quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL hàngngày phải được thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng

từ kế toán về nhập, xuất và tồn kho NVL

Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện đồng thời ở kho và phòng

kế toán có thể tiến hành theo ba phương pháp:

1 Phương pháp ghi thẻ song song:

- Ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho của các loại

NVL trên thẻ kho về mặt số lượng

- Ở phòng kế toán: kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào sổ

(thẻ) chi tiết NVL theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theophương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Kế toán tổng hợp

Bảng kê xuất Bảng kê nhập

 Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻkho với sổ chi tiết NVL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp N-X-Tvới sổ tổng hợp

* Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.

* Nhược điểm:

Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và sốlượng Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuốitháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

 Ở kho: thủ kho dùng thẻ kho do kế toán lập ra và bàn giao để theo

dõi số lượng nhập, xuất, tồn của NVL

 Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép

tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo từng kho, dùng cho

Chứng từ nhập Phiếu giao nhận CT nhập Bảng tích luỹ kế nhập

Sổ số dư

Bảng tổng hợp N-X-T

Bảng tích luỹ kế nhập

Sổ tổng hợp Thẻ kho

* Nhược điểm: việc ghi sổ còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu giữa

kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểmtra trong công tác quản lý

3 Phương pháp ghi sổ có dư:

 Ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn

vật tư về mặt số lượng Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi

số lượng NVL vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán

 Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả

năm để ghi số tồn kho của từng số NVL vào cuối tháng theo chỉ tiêugiá trị Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVLtheo phương pháp ghi sổ số dư qua sơ đồ sau: