Tiểu luận quản lý dự án nâng cao

Phân tích thực trạng phương pháp lập và quản lý tiến độ được sử dụng trong các dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam. Trong tiểu luận này, ta sẽ phân tích thực trạng lập tiến độ cho cả dự án. Việc phân tích tổng thể dự án sẽ cho ta cái nhìn tổng quan về các giai đoạn của dự án, các hoạt động chưa đảm bảo tiến độ sẽ được xem xét và điều chỉnh cho phù hợp tổng tiến độ dự án.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NÂNG CAO

CHỦ ĐỀ:

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG PHƯƠNG PHÁP LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG Ở VIỆT NAM

HỌC VIÊN : NGUYỄN XUÂN PHÚ LỚP : CAO HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN 1405.2

HÀ NỘI – 5/2015

Mục lục

1 Lựa chọn giai đoạn, hoạt động xây dựng sẽ phân tích thực trạng lập tiến độ và

2 Phân tích tích thực trạng phương pháp lập tiến độ được sử dụng trong cac dự

2.1 Trình tự lập và phê duyệt tiến độ của các dự án 3

2.1.3 Sự tham gia của các bên trong lập và phê duyệt tiến độ dự án 3

2.2 Cách xác định danh mục công việc được đưa vào tiến độ 3

2.3.Cách xác định thời gian cho từng công việc trong danh mục công việc của

2.4.Các căn cứ/ yêu cầu do chủ đầu tư cung cấp cho đơn vị lập tiến độ 5

2.5 Những ràng buộc/ giới hạn được cân nhắc khi lập, kiểm tra tiến và phê duyệt

2.6 Ảnh hưởng của các quy luật tâm lý xã hội tới tiến độ dự án 6

3 Các điều khoản hợp đồng liên quan đến tiến độ và một số tình huống xử lý

3.1.Các điều khoản hợp đồng về thường phạt liên quan đến tiến độ

3.2 Phương pháp giám sát và đo lường tiến độ thực hiện được sử dụng của

3.3 Các tình huống chậm tiến độ và phương pháp xử lý của các bên liên quan 7

0

Đề bài:

Phân tích thực trạng phương pháp lập và quản lý tiến độ được sử dụng trong các dự

án đầu tư xây dựng ở Việt Nam.

1 Lựa chọn giai đoạn, hoạt động xây dựng sẽ phân tích thực trạng lập tiến độ

và giới thiệu tóm tắt các dự án

Trong tiểu luận này, ta sẽ phân tích thực trạng lập tiến độ cho cả dự án Việc phân tích tổng thể dự án sẽ cho ta cái nhìn tổng quan về các giai đoạn của dự án, các hoạt động chưa đảm bảo tiến độ sẽ được xem xét và điều chỉnh cho phù hợp tổng tiến độ dự án

1.1 Giới thiệu tóm tắt về các dự án

*

Tên dự án 1: Tổ hợp dịch vụ thương mại văn phòng và nhà ở

- Địa điểm: Tại lô đất 4.5- No tuyến đường Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân

- Hình thức đầu tư: Xây dựng mới toàn bộ

- Chủ đầu tư: Công ty Cổ phần Phát triển Đầu tư Hà Nội- Sunrise

- Tổng mức đầu tư: khoảng 560 tỷ đồng

- Nguồn vốn: Vốn tự có: 30%

Vốn vay: 50%

Vốn vay huy động từ nguồn khác: 20%

- Thời gian thực hiện: từ tháng 10/2013 đến tháng 12/2016

- Đơn vị lập, kiểm tra, thẩm tra tiến độ dự án: phòng kế hoạch và phát triển dự án-công ty cổ phẩn phát triển đầu tư Hà Nội- Sunrise

- Địa chỉ đơn vị: Lô đất No 4.5 đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

- Tổng nguồn vốn (công ty) : khoảng 170 tỷ đồng

- Số lao động bình quân năm (công ty) : 200 người

* Tên dự án 2: Nhà máy xử lý chất thải nix Ninh Thủy

- Địa điểm xây dựng: Lô CN9- CN10 khu công nghiệp Ninh Thủy, địa phận thôn Mỹ

Á, xã Ninh Thủy, huyện Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa

- Chủ đầu tư: Công ty cổ phần khoáng sản luyện kim Hà Nội

- Tư vấn thiết kế :Công ty cổ phần kiến trúc xây dựng phát triển số 1

- Hình thức đầu tư: Xây mới đồng bộ và hiện đại

- Ban quản lý: BQL dự án xây dựng nhà máy xử lý chất thải nix Ninh Thủy

- Quy mô công suất: Dự án thực chất bao gồm tổ hợp các công trình : phân xưởng hoàn nguyên sắt, phân xưởng sản xuất xi măng xỉ, phân xưởng sản xuất gạch, trạm khí

ga, phân xưởng bao bì, trạm phát điện dư nhiệt, trạm biến áp tổng và khu hành chính đời sống

- Diện tích chiếm đất: 25ha, diện tích xây dựng: 72126.9 m2, diện tích sàn 87484 m2

1

- Tổng mức đầu tư: dự kiến khoảng 1500 tỷ

- Thời gian thực hiện: quý I/2013 đến quý IV/2014

- Đơn vị lập, kiểm tra, thẩm tra tiến độ dự án: BQL dự án xây dựng nhà máy xử lý chất thải nix Ninh Thủy

- Địa chỉ đơn vị: Lô CN9- CN10 khu công nghiệp Ninh Thủy, địa phận thôn Mỹ Á, xã Ninh Thủy, huyện Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa

- Vốn điều lệ (công ty) : 179 tỷ đồng

- Tổng nguồn vốn (công ty) : hơn 2000 tỷ đổng

- Số lao động bình quân năm (công ty) : 500 người

1.2 Tiến độ thực hiện các dự án

Tiến độ thực hiện các dự án được thể hiện bằng sơ đồ ngang

Việc lựa chọn sử dụng dạng sơ đồ tiến độ này có các ưu điểm sau, và cũng là lý do các

dự án lựa chọn sơ đồ này để thể hiện tiến độ:

- Dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế cũng như kế hoạch của từng công việc cũng như tình hình chung của toàn dự án

- Dễ xây dựng, được sử dụng phổ biến trong các dự án, công trình xây dựng

- Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng Trên cơ sở đó, có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại các công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực

- Biểu đồ thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những mốc thời gian quan trọng, những vấn đề liên quan đặc biệt đến các công việc

- Là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý nhất

2

Hình 1 Tiến độ thực hiện các dự án

2 Phân tích tích thực trạng phương pháp lập tiến độ được sử dụng trong cac dự án:

2.1 Trình tự lập và phê duyệt tiến độ của các dự án [3]

2.1.1 Xác lập mục tiêu dự án

Thực hiện các bước:

- Tuyên bố mục tiêu

- Liệt kê những mốc thời gian quan trọng trong khuôn khổ thời gian hoàn thành dự án

- Bổ nhiệm cá những cá nhân hoặc bộ phận có trách nhiệm để thực hiện dự án

2.1.2 Phát triển kế hoạch

- Lập danh mục mã hóa công việc

- Phát triên cơ cấu phân tách công việc (WBS)

- Xây dựng sơ đồ kế hoạch của dự án

- Lập lịch trình thực hiện dự án

- Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho mỗi công việc kế hoạch

- Chuẩn bị báo cáo và kế thúc dự án

- Chủ đầu tư: chủ đầu tư là bên hữu quan đưa ra chủ trương về tiến độ, đề ra mục tiêu

về tiến độ và phê duyệt tiến độ thực hiện dự án

- Tư vấn quản lý dự án: tư vấn quản lý dự án giúp chủ đầu tư lập tiến độ dự án, đông thời kiểm soát quá trình lập và thực hiện tiến độ dự án

- Tư vấn giám sát: tư vấn giám sát đóng vai trò giám sát nhiều mặt của quá trình thực hiện dự án, trong đó có giám sát việc thực hiện tiến độ của nhà thầu, giúp kiếm soát tiến độ chặt chẽ và phân phối nguồn lực hợp lý

- Nhà thầu: nhà thầu là bên trực tiếp thực hiện các công việc theo tiến độ đã đề ra, nhà thầu là nhân tố trực tiếp quyết định tiến độ và chất lượng thực hiện tiến độ của chủ đầu

tư đã phê duyệt

 Về cơ bản, trình tự lập tiến độ của các dự án tương đối giống với trình tự lập tiến độ theo PMBOK, là:

Lập kế hoạch thời gian => xác định các công việc => Sắp xếp thú tự các công việc =>

Dự tính nguồn lực thực hiện công việc => Dự tính thời hạn công việc => Lập tiến độ

=> kiểm soát tiến độ [4]

2.2 Cách xác định danh mục công việc được đưa vào tiến độ:

Việc xác định danh mục công việc đưa vào tiến độ dựa trên các kế hoạch đã đề ra từ những bước đầu, bao gồm : kế hoạch phạm vi, kế hoạch thời gian, kế hoạch chi phí, kế hoạch nhân lực, kế hoạch quản lý chất lượng Từ những kế hoạch đã đề ra ở trên, ta xây dựng được một hệ thống các danh mục công việc có liên quan tới dự án và sử dụng cơ cấu phân chia công việc (WBS) để phân tách và xem xét các mối liên hệ giữa các công việc

Để kiểm tra danh mục có chính xác hay không ta dựa vào mỗi liên hệ giữa các công việc, đó là:

- 4 mối liên hệ phụ thuộc: [1]

+ Bắt buộc: được quy định bởi yêu cầu trong hợp đồng hoặc do bản chất công việc + Tự do: logic ưu tiên/ mềm, dựa trên các kiến thức hoặc kinh nghiệm

+ Từ bên ngoài: là quan hệ giữa các hoạt động của dự án và các hoạt động không thuộc dự án

+ Từ bên trong: thứ tự ưu tiên các hoạt động

- 4 mối liên hệ lo logic ( FS, SS, FF, SF) [1]

Hình 2 Các mối liên hệ logic giữa các công việc

 Việc không chia danh mục công việc chi tiết hay tổng quát hơn là do thông thường ta sử dụng 6 cấp độ để phân tách công việc, trong đó 3 cấp độ đầu phục vụ yêu cầu quản lý, 3 cấp độ sau phục vụ yêu cầu kỹ thuật Ở đây, tiến độ của cả dự án là phục

vụ yêu cầu quản lý nên mức độ chi tiết không được như ở các cấp độ sau Mặt khác, ngay cả ở các cấp độ sau, mức độ chi tiết của các công việc cũng chỉ nên vừa đủ để làm sao phân phối chính xác nguồn lực và kinh phí cho từng công việc lại cho phép giao nhiệm vụ đúng người đề người nhận trách nhiệm về một công việc nào đó có thể trả lời rõ ràng câu hỏi “công việc đó đã hoàn thành hay chưa?” và nếu hoàn thành rồi thì “có thánh công hay không?”

2.3.Cách xác định thời gian cho từng công việc trong danh mục công việc của tiến độ

Việc xác định thời gian từng công việc ở đây dựa vào tính toán khối lượng thực tế kết hợp phương pháp chuyên gia Phương pháp chuyên gia được sử dụng để phân bổ ngược lại cho các công việc từ thời gian yêu cầu của chủ đầu tư Việc tính toán khối lượng công việc được tính toán theo các phương pháp thông thường: sau khi lập danh mục các công việc, ta lựa chọn biện pháp thi công, tính hao phí lao động và ca máy, xác định sơ đồ tổ chức công nghệ, lựa chọn chế độ làm việc và ấn định thời gian thực hiện công việc

Do ở đây ta xem xét kế hoạch tiến độ cho toàn bộ dự án, nên sẽ có những công việc khác ngoài công việc xây dựng đơn thuần Các công việc đó được dự tính theo phương pháp chuyên gia, đông thời căn cứ vào tình hình nguồn lực của các đơn vị để đưa ra

thời gian phù hợp trong tiến độ Tuy nhiên, công tác xây dựng trong dự án vẫn chiếm tỉ trọng lớn nhất, các công việc khác phải điểu chỉnh thời gian và kế hoạch thực hiện bám sát quá trình xây dựng và chịu sự phụ thuộc tương đối lớn vào tiến độ xây dựng công trình

 Các căn cứ đầu vào: việc tính toán thời gian tiến độ dự án, mà ở đây là tính toán cho công tác xây dựng các hạng mục công trình dựa vào khối lượng bóc tách từ bản

vẽ, các tiêu chuẩn kỹ thuật tại thời điểm lập dự án, các định mức kinh tế- kỹ thuật của nhà nước công bố (đinh mức 1776,1777…), các số liệu điều tra khảo sát và năng lực của các nhà thầu tham gia vào dự án

Sau khi tính toán thời gian cho từng công việc nhỏ, ta tổng hợp thời gian cac công việc

đó, kết hợp phương pháp chuyên gia và thời hạn dự án, ta xáy dựng được bảng tiến độ hoàn chỉnh, đầy đủ nhất

2.4 Các căn cứ/ yêu cầu do chủ đầu tư cung cấp cho đơn vị lập tiến độ:

- Thời gian của phương án tổ chức và kế hoạch tiến độ thi công phải đảm bảo hoàn thành các phần việc, từng bộ phận và toàn bộ công trình đúng theo thời hạn quy định

- Thực hiện chặc chẽ và liên tục việc phối hợp về thời gian và không gian của các quá trình xây lắp đảm bảo tính ổn định của sản xuất, tuân thủ các điều kiện kỹ thuật, đảm bảo an toàn cho người và thiết bị, sử dụng điều hòa và tiết kiệm các nguồn tài nguyên

- Tăng năng suất lao động bằng cách áp dụng các biện pháp thi công tiên tiến Áp dụng phương pháp thi công dây chuyền

 Trong tiến độ đã tính toán thời gian dự phòng do yếu tố thời tiết Thời gian dự phòng này được tính toán cho các công việc có khả năng gặp phải rủi ro do thời tiết (ví

dụ xây dựng các hạng mục công trình…) Thời gian dự phòng được xác định bằng việc gán thêm cho các công việc có khả năng xảy ra rủi ro, sử dụng phương pháp mô phỏng Monte Carlo để tính thời gian ngừng việc do yếu tố thời tiết Giá trị dự phòng ở khoảng 10-12% cho từng công việc

Tuy nhiên, trong tiến độ mới chỉ tính toán đến dự phòng cho yếu tố thời tiết mà chưa tính toán tới các yếu tố rủi ro khác như ngừng việc do máy hỏng, ngừng việc do công nhân nghỉ ốm….Đây là 1 hạn chế của kế hoạch tiến độ của 2 dự án ta đang xem xét đến

2.5 Những ràng buộc/ giới hạn được cân nhắc khi lập, kiểm tra tiến và phê duyệt tiến độ

Những ràng buộc/ giới hạn được cân nhắc khi lập, kiểm tra tiến và phê duyệt tiến độ này đó là: mức độ nguồn lực tối đa có thể huy động, vật tư, thiết bị, lao động và cả nguồn vốn

Phải cân nhắc các yếu tố này để đảm bảo sự hài hòa giữa các yếu tố với nhau, tránh tình trạng thiếu hụt một nhân tố nào đó hoặc dư thừa gây lãng phí nguồn lực Mặt khác, đây là các yếu tố chủ đạo có vai trò quyết định tới việc hoàn thành tiến độ, nên

sự tối ưu hóa nguồn lực sẽ giúp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh tiến độ (nếu có) và việc tương tác với các yếu tố khác sẽ tránh bị chồng chéo, mà bổ sung, hỗ trợ cho nhau.[5]

 Các khía cạnh của tiến độ được đơn vị kiểm tra/phê duyệt tiến độ xem xét, đánh giá là:

- Khía cạnh về kỹ thuật: so sánh kỹ thuật được áp dụng trong xây dựng tiến độ với khả năng kỹ thuật hiện có

- Khía cạnh về quản lý: xem xét xem các mối liên hệ giữa các công việc đã hợp lý chưa, có đảm bảo hoàn thành tiến độ kịp thời hạn và dễ dàng cho công tác kiểm soát tiến độ hay không?

=> Việc đánh giá như vậy là khá hợp lý với thực tế dự án, đảm bảo tính khách quan và chính xác

* Tiến độ đem đi phế duyệt lần đầu tiên phải điều chỉnh một số thành phần, do chủ đầu

tư yêu cầu thay đổi thời hạn của dự án (các dự án phải rút ngắn thời hạn trước 3 tháng) dẫn tới phải điều chỉnh một số công việc trong dự án

2.6 Ảnh hưởng của các quy luật tâm lý xã hội tới tiến độ dự án

Trong việc thực hiện các dự án trên, vẫn còn tác động của một số quy luật tâm lý xã hội như “hội chứng sinh viên” (student syndrome) và “quy luật Parkinson” (Parkinson’s Law)

Hình 3 Hội chứng sinh viên khi thực hiện công việc

Ở 2 dự án trên, việc để cho một số cán bộ và nhân viên biết được thời gian dự trữ an toàn cho các công việc, dẫn đến các hôi chứng này có điều kiện xảy ra:

- Ở dự án nhà máy xử lý chất thải NIX Ninh Thủy: ở công việc xây lắp các hạng mục công trình (Số thứ tự 10), tiến độ bắt đầu từ quý 4/2013 tuy nhiên ở thời điểm này, một bộ phần nhân viên trì trệ do tâm lý thoải mái thời gian và phải tới quý 3/2014 mới đạt được hiệu suất tối đa, nhưng lúc này phải huy động thêm nguồn lực về con người và máy móc mới hoàn thành tiến độ theo đúng kế hoạch

- Ở Dự án tổ hợp dịch vụ văn phòng và nhà ở : ở công việc khảo sát thiết kế (mục II.2) , tiến độ bắt đầu từ tháng 4/2014 tuy nhiên phải tới tháng 5/2014 mới đạt được hiệu suất tối đa, và cũng phải tăng gấp rưỡi số ca làm việc mới hoàn thành công việc theo đúng tiến độ

 Rõ ràng 2 quy luật tâm lý xã hội này thường có thể xảy ra khi có thêm thời gian dự trữ cho các công việc Nguyên nhân của nó không hoàn toàn do những người trực tiếp thực thi tiến độ, mà nó còn có tác động do quy luật khác quan mà quy luật Parkinson thể hiện rõ, đó là chúng ra sẽ sợ bị cắt giảm thời gian thực hiện công việc tương tự trong tương lai nếu hoàn thành sớm hơn kế hoạch tiến độ (có cả thời gian dự trự), thay vì được thưởng cho việc hoàn thành sớm công việc

3 Các điều khoản hợp đồng liên quan đến tiến độ và một số tình huống xử lý chậm tiến độ của các bên liên quan trong dự án

3.1 Các điều khoản hợp đồng về thường phạt liên quan đến tiến độ thực hiện các

dự án đang xem xét:

 Thưởng tiến độ: nếu bên B hoàn thành các nội dung công việc của hợp đồng theo đúng tiến độ tại điểm… và chất lượng tại điểm … của hợp đồng thì bên A sẽ thưởng cho bên B là: 10% giá trị phần hợp đồng làm lợi

 Phạt tiến độ: bên B vi phạm về thời hạn thực hiện hợp đồng mà không do sự kiện bất khả kháng hoặc không do lỗi của bên A gây ra, bên B sẽ chịu phạt 10% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm thời hạn thực hiện

 Việc thưởng phạt được quy định bởi các điều khoản cụ thể trong hợp đồng sẽ giúp các bên thỏa thuận, thống nhất các quyền lợi và nghĩa vụ trong hợp đồng Nó khuyến khích các nhà thầu tích cực làm việc, đổi mới, sáng tạo trong công việc, nâng cao tinh thần trách nhiệm, đảm bảo hoàn thành tiến độ đúng thời hạn và với chất lượng theo yêu cầu Đồng thời, nó sẽ làm cho nhà thầu ý thức được trách nhiệm của mình nếu gây ra chậm tiến độ, gây ảnh hưởng xấu tới cả dự án bằng việc quy định các điều khoản về phạt hợp đồng Tóm lại, các điều khoản hợp đồng về thưởng phạt tiến độ sẽ giúp các bên đảm bảo quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ của mình một cách nghiêm túc, tránh các xung đột có thể xảy ra khi có tình huống phát sinh

3.2 Phương pháp giám sát và đo lường tiến độ thực hiện được sử dụng của chủ

đầu tư và đơn vị thực hiện.

Phương pháp được sử dụng trong giám sát và đo lường tiến độ là trực tiếp theo dõi , nghiệm thu khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành, ghi chép và so sánh với khối lượng kế hoạch đề ra Sử dụng các thuật toán, phương pháp EMV để đánh giá tình trạng thực hiện dự án

3.3 Các tình huống chậm tiến độ và phương pháp xử lý của các bên liên quan

 Tình huống 1: ở dự án tổ hợp dịch vụ thương mại văn phòng và nhà ở, ở công tác giải phóng mặt bằng, do một số hộ dân chưa được đền bù thỏa đáng, nên tiến độ bị chậm 1 tháng so với kế hoạch Khi có vấn đề xảy ra, các bên liên quan tới dự án (chủ đầu tư, tư vấn quản lý dự án…) đã cùng bàn bạc và thống nhất được phương án đền bù cho các hộ dân, đảm bảo quyền lợi thỏa đáng, do đó tiến đô giải phóng mặt bằng được thực hiện tuy chậm nhưng vẫn phù hợp với tiến độ dự án do đã có thời gian dự phòng rủi ro được tính toán trước

 Tình huống 2: ở dự án nhà máy xử lý chất thải NIX Ninh Thủy, ở giai đoạn thi công xây lắp các hạng mục công trình, do chưa tính tới yêu tố máy móc trục trặc và công nhân nghỉ ốm, nên tiến độ đã bị chậm so với kế hoạch 2 tháng Ở dự án này, chủ