Tiểu luận quản lý chi phí dự án đầu tư XDCT Đại học xây dựng

Tăng cường công tác quản lý chi phí phát sinh các dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách nhà nước của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Hạ Long Trong các dự án đầu tư xây dựng hiện nay vấn đề quản lý chi phí phát sinh của các dự án làm chậm tiến độ của dự án, gây khó khăn trong việc lập thủ tục đầu tư, thanh quyết toán và gây thiệt hại về kinh tế. Quản lý tốt và hạn chế tối đa chi phí phát sinh trong dự án sẽ góp phần giảm thiểu đáng kể thời gian, kinh tế và công sức của các bộ phận trong quá trình thi công và vận hành dự án, tạo ra được các công trình thi công nhanh gọn, đạt chất lượng và tiến độ, tạo tiền đề cho sự phát triển của thành phố Hạ Long.

MỞ ĐẦU 1

2 Lý do chọn đề tài: 1

3 Mục đích – mục tiêu của đề tài 1

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 1

5 Phương pháp nghiên cứu 1

NỘI DUNG 3

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ PHÁT SINH CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 3

1 Khái niệm về các loại chi phí và chi phí phát sinh trong các dự án đầu tư xây dựng 3

2 Công tác quản lý chi phí phát sinh trong xây dựng 5

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ PHÁT SINH TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HẠ LONG, TỈNH QUẢNG NINH 8

1 Giới thiệu về Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh 8

2 Thực trạng công tác quản lý chi phí phát sinh tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Hạ Long 9

III GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 13

1 Lựa chọn các đơn vị Tư vấn, nhà thầu có đầy đủ tư cách pháp nhân có năng lực hoạt động trong lĩnh vực xây dựng: 13

2 Phối hợp tốt giữa các bên trong quá trình lập dự án, hoàn thiện hồ sơ thiết kế cho công trình 14

3 Tăng cường công tác thanh kiểm tra tại các công trình xây dựng ở các giai đoạn khác nhau 14

4 Việc xử phạt vi phạm hành chính đối với các trường hợp vi phạm nghiêm khắc có tính răn đe 14

5 Đào tạo, tập huấn đội ngũ cán bộ quản lý dự án 15

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

MỞ ĐẦU

1 Tên đề tài: Tăng cường công tác quản lý chi phí phát sinh các dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách nhà nước của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Hạ Long.

2 Lý do chọn đề tài:

Trong các dự án đầu tư xây dựng hiện nay vấn đề quản lý chi phí phát sinh của các dự án làm chậm tiến độ của dự án, gây khó khăn trong việc lập thủ tục đầu

tư, thanh quyết toán và gây thiệt hại về kinh tế

Quản lý tốt và hạn chế tối đa chi phí phát sinh trong dự án sẽ góp phần giảm thiểu đáng kể thời gian, kinh tế và công sức của các bộ phận trong quá trình thi công và vận hành dự án, tạo ra được các công trình thi công nhanh gọn, đạt chất lượng và tiến độ, tạo tiền đề cho sự phát triển của thành phố Hạ Long

3 Mục đích – mục tiêu của đề tài

* Mục đích: Nêu rõ thực trạng vấn đề quản lý chi phí phát sinh của các dự

án đầu tư xây dựng do Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Hạ Long làm chủ đầu tư Tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng và đề xuất các giải pháp cụ thể giải quyết vấn đề này

* Mục tiêu nghiên cứu: Cập nhật thông tin về các chi phí phát sinh của các

dự án từ kho hồ sơ lưu trữ của Ban, nghiên cứu các tài liệu có liên quan tới vấn đề quản lý chi phí của các dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách, vận dụng kiến thức và kinh nghiệm sẵn có khi đang làm tại Phòng Tư vấn giám sát của Ban để nêu rõ nguyên nhân cũng như các giải pháp khắc phục các tồn tại đã nêu

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

* Đối tượng nghiên cứu: Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Hạ

Long

* Phạm vi nghiên cứu: Các chi phí phát sinh dự án đầu tư sử dụng vốn ngân

sách nhà nước

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết

- Phân tích và tổng hợp lý thuyết

- Phân tích và tổng kết kinh nghiệm.

Qua việc học tập môn học “Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng” và

thu thập, tìm hiểu tài liệu thực hiện bài tiểu luận, học viên có thêm những kiến thức mới mẻ về môn học góp phần làm tăng vốn kiến thức hữu ích cho công việc hiện tại của học viên Học viên xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, giảng dạy của

thầy giáo PGS.TS.Trần Văn Tấn đã giúp học viên có những kiến thức về Quản lý

chi phí dự án đầu tư xây dựng và hoàn thành tiểu luận này

Bài tiểu luận được hoàn thiện dựa trên sự cố gắng của học viên, tuy nhiên không tránh khỏi những thiếu sót Học viên mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của thầy giáo để học viên rút kinh nghiệm hoàn thành bài tiểu luận được hoàn thiện hơn

NỘI DUNG

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ PHÁT SINH CÁC DỰ

ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

1 Khái niệm về các loại chi phí và chi phí phát sinh trong các dự án đầu

tư xây dựng.

1.1 Tổng mức đầu tư xây dựng.

1.1.1 Khái niệm

Căn cứ Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 của Chính Phủ có định nghĩa: “Tổng mức đầu tư xây dựng là toàn bộ chi phí đầu tư xây dựng của dự án được xác định phù hợp với thiết kế cơ sở và các nội dung khác của Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng Nội dung tổng mức đầu tư xây dựng gồm chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư (nếu có); chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng cho khối lượng phát sinh và trượt giá”

1.1.2 Phân loại các loại chi phí trong dự án đầu tư xây dựng

Các chi phí của tổng mức đầu tư được quy định cụ thể tại khoản 4 Điều 4 của Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 của Chính phủ

1.1.3 Đặc điểm các loại chi phí trong dự án đầu tư xây dựng

Các loại chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư thường rất khó để xác định

cụ thể, vì đã liên quan tới chuyện bồi thường, tái định cư thì sẽ thường nảy sinh vấn

đề giá cả bồi thường có hợp lý hay không, chất lượng khu tái định cư có tốt hay không, có hợp với ý dân hay không Mặt khác còn liên quan tới đời sống tâm linh, văn hóa, xã hội của một cộng đồng dân cư nằm trong vùng của dự án Tuy nhà nước đã có các chế tài cụ thể về vấn đề này nhưng những chuyện dự án bị giao mặt bằng chậm vẫn thường xuyên xảy ra, thời gian chậm bàn giao đương nhiên hiệu quả của dự án cũng sẽ bị suy giảm

Chi phí xây dựng của công trình thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong các loại chi phí của tổng mức đầu tư Chi phí xây dựng sẽ giúp dự án hình thành nên hình dáng cụ thể, nhưng cũng như các loại chi phí khác, chi phí xây dựng cũng rất khó

để xác định chi tiết ngay từ giai đoạn đầu của dự án Các yếu tố ảnh hưởng chính tới độ chính xác khi xác định chi phí xây dựng là: Chất lượng tư vấn xây dựng, quá trình xác định công năng của công trình, tiềm lực tài chính của dự án, thời gian chuẩn bị và thực hiện dự án

Chi phí thiết bị cũng có đặc điểm tương tự như chi phí xây dựng, khác phần lớn là các sản phẩm được hình thành chủ yếu tại nhà máy, các xưởng sản xuất Việc kiểm soát quá trình hình thành sản phẩm khó khăn hơn so với các sản phẩm xây dựng tại hiện trường, dẫn đến việc quản lý chi phí thiết bị cũng sẽ gặp nhiều khó khăn hơn

Chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng: Có đặc điểm tương tự nhau nên ta đưa vào một nhóm, đều có thể xác định các loại chi phí này khi đã xác định được tổng mức đầu tư và gần như chúng không có phát sinh

Chi phí khác và chi phí dự phòng cũng thường được xác định chủ yếu theo tỷ

lệ phần trăm của dự án, chỉ riêng đối với một số công việc đặc thù ta sẽ phải lập dự toán để có thể xác định chính xác chi phí cần thiết Việc quản lý các loại chi phí này cũng giống như đối với chi phí tư vấn xây dựng thường dễ dàng hơn nhiều so với các chi phí còn lại của một dự án đầu tư xây dựng

1.2 Chi phí phát sinh trong các dự án đầu tư xây dựng.

1.2.1 Khái niệm:

Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản thường bao gồm rất nhiều các bước khác nhau, từ chuẩn bị đầu tư đến thực hiện đầu tư rồi bàn giao, vận hành và đưa sử dụng Tất các bước trên ngoài một phần công việc thuộc phần thuộc trách nhiệm của các cơ quan quản lý của nhà nước như UBND thành phố Hạ Long, Sở xây dựng, Sở kế hoạch đầu tư, Sở tài chính, Phòng Tài chính kế hoạch thành phố Hạ Long, Phòng quản lý đô thị thành phố Hạ Long thì các phần công việc còn lại thường được giao cho các đơn vị tư vấn, nhà thầu có năng lực để triển khai công việc, ví dụ: Tư vấn lập dự án, quản lý dự án, tư vấn khảo sát thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng, cung cấp lắp đặt thiết bị thông qua hình thức ký kết hợp đồng giữa cơ quan quản lý nhà nước và các nhà thầu

Ngoài các hợp đồng được tính theo tỷ lệ % thì đa phần các hợp đồng còn lại được ký kết theo hình thức hợp đồng có khối lượng và đơn giá nhất định Nếu khối lượng hoặc đơn giá ký kết trong hợp đồng mà không có sự chuẩn chỉ thì sẽ nảy sinh các phát sinh làm cho giá trị của hợp đồng không còn được giữ nguyên như ban đầu, chi phí thực hiện cho công trình sẽ phải được điều chỉnh, ta gọi nó là chi phí phát sinh của công trình

1.2.2 Nội dung của các chi phí phát sinh trong dự án đầu tư xây dựng

Các loại chi phí, chi phí phát sinh trong dự án đầu tư xây dựng đa phần xuất hiện ở hai giai đoạn sau:

- Công tác đền bù giải phóng mặt bằng: Chủ yếu do sự không đồng thuận của người dân về phương án đề bù về giá, đất tái định cư Có sự so sánh giữa các

dự án do Nhà nước và doanh nghiệp làm chủ đầu tư

- Triển kha dự án: Do trượt giá, chất lượng khảo sát, chậm tiến độ, khối lượng phát sinh quá lớn, điều chỉnh tăng giá vật tư, nhân công

2 Công tác quản lý chi phí phát sinh trong xây dựng.

2.1 Đặc điểm công tác quản lý chi phí phát sinh trong các công trình xây dựng nói chung

Công tác quản lý chi phí phát sinh trong công trình xây dựng phụ thuộc vào nguồn vốn của công trình xây dựng đó Cơ bản là có các loại công trình sử dụng nguồn vốn như sau:

- Công trình nhà nước sử dụng vốn ngân sách: Đa phần công tác quản lý các loại chi phí xây dựng sẽ được giao cho các Chủ đầu tư, ở đây cụ thể là các ban quản lý chuyên ngành, ban quản lý khu vực hoặc ban quản lý dự án cụ thể Đặc điểm nổi bật của hình thức quản lý này là Chủ đầu tư không phải là người chi tiền, còn người quyết định đầu tư lại đa phần không trực tiếp tham gia quản lý công trình, dẫn đến việc quản lý chi phí phát sinh sẽ gặp rất nhiều khó khăn do phải qua nhiều cầu

- Công trình nhà nước sử dụng vốn ngoài ngân sách: Đây thường là các công trình dạng PPP, vốn ngân sách chỉ chi một phần cho các công tác chuẩn bị đầu tư,

giải phóng mặt bằng còn chi phí xây dựng công trình trực tiếp do các nhà đầu tư chi, việc quản lý dự án ở đây thường sẽ được giao cho các đơn vị tư vấn quản lý dự

án độc lập Do vậy việc quản lý chi phí phát sinh của các dự án nói trên phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của đội ngũ tư vấn hỗ trợ nhà đầu tư trong quá trình triển khai thi công công trình

- Công trình tư nhân: Do vốn tự có của các đơn vị tư nhân hoặc các cá nhân

cụ thể Đối với công trình dạng này việc quản lý chi phí phát sinh thường là do đơn

vị tự làm hoặc thuê tư vấn nếu công trình quá phức tạp Việc quản lý chi phí phát sinh sẽ phức tạp hơn nhiều do các thay đổi tại hiện trường là thường xuyên và liên tục trong suốt quá trình thi công công trình

2.2 Vai trò và trách nhiệm của các chủ thể trong công tác quản lý chi phí phát sinh công trình xây dựng

Các công trình xây dựng cơ bản sẽ bao gồm các chủ thể như sau:

- Người quyết định đầu tư: Là người quyết định phê duyệt đầu tư dự án, sử dụng tiền vốn ngân sách hoặc vốn tự có để chi cho việc thi công công trình Là người có quyền quyết định cao nhất nên tất cả các bộ máy phía sau như: tư vấn thiết kế, tư vấn quản lý, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công đều đa phần do chủ thể này chỉ định Như vậy chi phí phát sinh của công trình phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định của chủ thể này, nhưng trách nhiệm tới các chi phí phát sinh đa phần chỉ chịu trách nhiệm liên đới do các quyết định của chủ thể này đa phần dựa trên các báo cáo, kết quả của các đơn vị chuyên môn dưới quyền Đối với các công trình tư nhân thì đơn giản hơn nhiều do họ chi tiền của họ, nếu có phát sinh thêm chi phí thì cũng chỉ cần có thêm tiền vốn là họ vẫn sẽ thi công bình thường, không làm ảnh hưởng tới người khác

- Chủ đầu tư: Chỉ có công trình vốn ngân sách là có Chủ đầu tư chuyên trách, còn các công trình còn lại đa phần là nhà đầu tư kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ của Chủ đầu tư Chủ đầu tư là người thay mặt người quyết định đầu tư thực hiện các công việc chuẩn bị đầu tư, lựa chọn nhà thầu tư vấn, thi công, đại diện trước pháp luật với các vấn đề liên quan đến pháp lý của công trình, Chủ đầu tư cũng

chính là người quản lý chi phí chính của các dự án thay mặt người quyết định đầu

tư Các chi phí nảy sinh của công trình đều xuất phát từ các quyết định trực tiếp của Chủ đầu tư, ví dụ như việc lập và trình duyệt tổng mức đầu tư của công trình, việc lựa chọn các nhà thầu tư vấn, thi công Do vậy trách nhiệm của Chủ đầu tư là trách nhiệm trực tiếp đối với việc xử lý các chi phí phát sinh trong một dự án

- Các đơn vị tư vấn và nhà thầu: Đây là các chủ thể trực tiếp thực hiện các gói thầu của dự án, bao gồm các gói thầu trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư Các chủ thể này chủ yếu thực hiện công việc dựa trên các hợp đồng và phạm vi sẵn có nên việc nảy sinh chi phí phát sinh ở các chủ thể này chủ yếu do các nguyên nhân sau: dự thầu không đúng về khối lượng và đơn giá, thi công chậm tiến độ, quản lý không chặt chẽ Các nhà thầu này cũng phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc làm nảy sinh các chi phí phát sinh của dự án, việc theo dõi chặt chẽ

và báo cáo xử lý kịp thời các phát sinh của dự án là việc phải làm của các chủ thể này

2.3 Công tác quản lý chi phí phát sinh đối với các công trình sử dụng vốn ngân sách nhà nước

2.3.1 Đặc điểm.

Công trình nhà nước sử dụng vốn ngân sách có đặc điểm nổi bật là Chủ đầu

tư không phải là người chi tiền, còn người quyết định đầu tư lại đa phần không trực tiếp tham gia quản lý chi phí công trình

Dự án càng lớn, chi tiêu càng nhiều thì các bên trực tiếp liên quan tới dự án càng có lợi, chính vì thế các chi phí phát sinh của công trình là thường xuyên xuất hiện trong các dự án vốn ngân sách nhà nước

Công tác quản lý chi phí phát sinh xuất hiện trong tất cả các khâu của dự án,

từ chuẩn bị đầu tư đến thực hiện đầu tư, và các chủ thể thực hiện công tác quản lý chi phí phát sinh rất đa dạng, từ người quyết định đầu tư, chủ đầu tư, các nhà thầu

tư vấn và thi công, các cơ quan chuyên môn có liên quan khác

2.3.2 Hạn chế, khó khăn trong công tác quản lý chi phí phát sinh đối với các công trình sử dụng vốn ngân sách nhà nước

Chi phí phát sinh xuất hiện trong tất cả các khâu của một dự án nên việc quản lý chi phí rất khó khăn Mỗi giai đoạn khác nhau chủ thể quản lý chi phí là khác nhau nên việc quản lý tổng thể là rất quan trọng

Vốn ngân sách là tiền không phải móc từ túi của một chủ thể nào cụ thể, nên

cơ bản là các chủ thể muốn chi càng nhiều tiền càng tốt, khi đó để thực hiện công tác quản lý lại phải phụ thuộc vào một bên thứ 3, độc lập về tài chính đối với dự án, việc nắm bắt các thông tin để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát của dự án cũng

sẽ gặp nhiều khó khăn do không được cung cấp đầy đủ

Đối với các dự án hiện nay, độ phức tạp ngày càng cao thì việc quản lý chi phí sẽ ngày càng khó khăn hơn, việc thiết lập quy trình quản lý sẽ phải làm mới hoàn toàn do không có các dự án tương tự trước đây Quy mô công trình lớn, nếu không tổ chức đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ dẫn đến sự làm việc chồng chéo, không hiệu quả

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ PHÁT SINH TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HẠ LONG, TỈNH QUẢNG NINH

1 Giới thiệu về Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.

Ban quản lý dự án công trình TP Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh được Ủy ban nhân dân thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh giao làm đại diện Chủ đầu tư thực hiện nhiều dự án bằng nguồn vốn Ngân sách Tỉnh và Thành phố

Ban quản lý dự án công trình thành phố Hạ Long là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh Có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản tại Kho bạc thành phố Hạ Long để giao dịch theo quy định của pháp luật Hoạt động theo phương thức tự đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên, chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp và toàn diện của Ủy ban nhân dân thành phố Hạ Long, đồng thời chịu sự kiểm tra, thanh tra và hướng dẫn về chuyên môn của các cơ quan có liên quan