SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM VĂN PHÒNG OPEN OFFICE

Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, thực hiện một trong các cách sau đây: Cách 1: Vào File \ Open.. Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới.Bấm đúp chuột vào biểu tượn

BÀI 4: SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM VĂN PHÒNG OPEN OFFICE

1 Cài đặt phông chữ Unicode.

Một điều dễ nhận thấy là khi vào một trang web hoặc một phần mềm có

tiếng Việt, phông chữ của Ubuntu thể hiện chưa được rõ ràng về phông chữ.

Để khắc phục vấn đề này cần bổ sung thêm phông chữ Unicode để hiển thị tiếng Việt Để cài đặt phông chữ Unicode thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Vào Ứng dụng\ Trung tâm phần mềm Ubuntu.

- Bước 2: Tìm kiếm gói ứng dụng có tên là “Microsoft TrueType” và

tiến hành cài đặt

- Bước 3: Đăng xuất khỏi Ubuntu và đăng nhập lại để bộ phông được

cập nhật

2 Cài đặt bộ gõ tiếng Việt.

Để có thể gõ được tiếng Việt trong Ubuntu cần cài đặt và cấu hình hai phần: Một là phần mềm gõ tiếng Việt và hai là bảng mã tiếng Việt Ubuntu đã được tích hợp sẵn một bộ gõ có tên là Ibus, tuy nhiên để sử dụng bộ gõ này

để gõ tiếng Việt cần cấu hình để Ibus nhận kiểu gõ Tiếng Việt – Unikey.

Để cài đặt bộ gõ tiếng Việt trong Ubuntu thực hiện theo các bước sau

đây:

- Bước 1: Chọn phần mềm bộ gõ mặc định Vào Hệ thống \ Quản lý \

Hỗ trợ gói ngôn ngữ.

- Bước 2: Chọn Hệ thống phương thức nhập vào của bàn phím rồi chọn Ibus.

- Bước 3: Chọn Hệ thống \ Tùy thích \ Tùy chọn Ibus.

- Bước 4: Kiểm tra đã có kiểu gõ Tiếng Việt – Unikey.

- Bước 5: Kiểm tra màn hình đã có biểu tượng Ibus.

- Bước 6: Để chuyển sang kiểu gõ tiếng Việt, chọn chuột trái vào biểu tượng Ibus, chọn Tiếng Việt – Unikey hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl + Space.

3 Trình soạn thảo văn bản Writer.

3.1Môi trường làm việc của Writer

a Thiết lập Writer.

Các nội dung cài đặt này cũng là những cài đặt chung cho OpenOffice

và đặc biệt quan trọng trong việc sử dụng Writer.

Các cài đặt này xuất hiện khi lần đầu tiên khởi động OpenOffice, bao

gồm thông tin về người sử dụng và các thông số thiết lập

Để hoàn tất các cài đặt này thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Chọn Next để tiếp tục.

Bước 2: Điền các thông tin cá nhân để thể hiện trong văn bản:

First Name: Tên.

Last Name: Họ

Initials: Viết tắt.

Bước 3: Chọn tích vào Check for updates automatically (Tự động kiểm tra các phiên bản cập nhật) rồi chọn Next.

Bước 4: Đây là bước để đăng ký tham gia vào cộng đồng OpenOffice Trong trường hợp chưa muốn đăng ký ngay, có thể chọn mục I want to register later (Tôi muốn đăng ký sau) sau đó chọn Finish.

b Khởi động, thoát Writer.

- Khởi động Writer

Có nhiều cách để khởi động phần mềm soạn thảo Writer như sau:

Cách 1: Vào Start\ Programs\ OpenOffice.Org 3.3 \ OpenOffice.Org Writer

Cách 2: Vào Start \ Programs \ OpenOffice.Org 3.3 \ OpenOffice.Org sau

đó chọn Text Document

Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của OpenOffice.Org 3.3 trên Desktop

Cách 4: Nếu OpenOffice Writer là phần mềm mặc định để xử lý văn bản, muốn mở nhanh một tệp văn bản gần đây nhất trên máy tính đang làm việc,

có thể chọn Start \ Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

- Thoát khỏi Writer

Để thoát khỏi Writer có thể thực hiện theo những cách sau:

Cách 1: Nhấn vào biểu tượng Thoát ở mép trên bên phải của cửa sổ Writer.

Cách 2: Chọn File sau đó chọn Exit ở dưới cùng của thực đơn.

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Q.

c Các thanh công cụ.

Các thanh công cụ của Writer gồm những thành phần sau:

Thanh tiêu đề (Title): Hiển thị tên chương trình OpenOffice (ví dụ Writer, Impress …) và tên tài liệu đang soạn thảo

Thanh trình đơn (Menu): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc

Thanh công cụ chuẩn (Standard): Chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng như cắt, dán, sao chép

Thanh công cụ định dạng (Formatting): Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng cho văn bản

Thanh thước kẻ (Ruler): Gồm 2 thước dọc và ngang bao viền trang văn bản dùng để chỉnh lề và thiết lập các tab cho văn bản

Thanh trạng thái (Status): Hiện thị các trạng thái làm việc như đang soạn thảo ở trang nào, kiểu ngôn ngữ soạn thảo, chức năng của phím Insert trên bàn phím

Thanh cuộn (Scroll): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên hoặc xuống hoặc sang phải hoặc sang trái

d Tạo mới, mở và lưu tài liệu.

* Tạo mới một tài liệu

Để tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer thực hiện những cách

Cách 1: Vào File \ New \ Text Document

Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

* Mở một tài liệu

Writer không chỉ mở được những tài liệu được tạo ra bằng chương trình (có đuôi .odt), mà còn cả những tài liệu được tạo ra bằng chương trình Microsoft Word (tệp doc và docx)

Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, thực hiện một trong các cách sau đây:

Cách 1: Vào File \ Open

Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Sau khi dùng một trong những cách trên, hộp hội thoại Open xuất hiện: Trong hộp Look in chọn tên ổ đĩa Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục chứa tài liệu cần mở Nhấn chọn tài liệu cần mở

* Lưu tài liệu

Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng odt Thường thì các tệp tài liệu sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên ổ đĩa cứng

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, có thể thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Vào File \ Save

Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

Trường hợp văn bản là văn bản mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện:

Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới.

Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục muốn lưu tài liệu mới

Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name

Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của văn bản là Open Document Text (.odt) Khi muốn lưu văn bản ở dạng mở rộng khác như doc; txt; html… thì nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type và chọn dạng mở rộng mong muốn

Nếu văn bản đã được ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả những sự thay đổi trên văn bản sẽ được ghi lại lên đĩa

3.2Tùy chọn định dạng tài liệu

OpenOffice Writer có rất nhiều định dạng tùy chọn cho tài liệu Các định dạng bao gồm định dạng của Writer có đuôi odt, ott, sxw, stw; các

định dạng của Microsoft Word như doc, rtf; định dạng text cơ bản như txt và

định dạng html …

Các định dạng này sẽ được lựa chọn khi lưu một tài liệu mới hoặc khi

muốn lưu một văn bản đã có sang một định dạng khác hoặc tên khác.

Để thực hiện lưu một văn bản đã có sang một định dạng khác thực hiện theo các cách dưới đây:

Cách 1: Trên thực đơn chính chọn File \ Save As.

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + S.

Sau khi thực hiện 1 trong 2 cách trên hộp hội thoại sẽ mở ra:

Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới.

Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục muốn lưu tài liệu

mới Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type và chọn định dạng tài liệu mở rộng mong

muốn

2 Bảng tính điện tử Calc.

4.1Môi trường làm việc của Calc

a Khởi động và thoát Calc

Cách khởi động Calc

Để khởi động Calc thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Vào Start \ Programs \ OpenOffice.org 3.3 \ OpenOffice.org Calc

Cách 2: Vào Start \ Programs \ OpenOffice.org 3.3 \ OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Spreadsheet

Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng OpenOffice.Org trên màn hình Desktop

Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start \ Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần

mở Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định

Thoát khỏi Calc

Để thoát khỏi Calc thực hiện vào File \ Exit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q

b Các thanh công cụ

Các thanh công cụ của Calc bao gồm:

Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng tính hiện thời Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ là Untitled

và số tài liệu

Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc trong khi làm việc; phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn

Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: A5 Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức Có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó

Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert …

4.2Tạo mới, mở và lưu tài liệu

a Tạo mới tài liệu

Để tạo mới một tài liệu thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1 (Dùng thanh thực đơn): Vào File \ New \ Spreadsheet;

Cách 2 (Dùng thanh công cụ): Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ Nhấn giữ biểu tượng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet;

Cách 3 (Dùng phím tắt): Nếu đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính mới

b Mở một tài liệu

Để mở một tài liệu thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1 (Dùng thanh thực đơn): Vào File \ Open;

Cách 2 (Thanh công cụ) : Nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ;

Cách 3: Dùng phím tắt

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O, hộp thoại Open xuất hiện

Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa sau đó chọn tệp tài liệu Chọn Open trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ được mở ra trên màn hình Calc

c Lưu tài liệu

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Vào File \ Save;

Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Biểu tượng này sẽ có màu xanh đen và không chọn được nếu như tệp đã được lưu

và không có bất cứ sự thay đổi nào mới;

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, sử dụng một trong các cách trên

sẽ mở ra hộp hội thoại Save As

Chọn vị trí lưu bảng tính mới.

Đặt tên bảng tính tại ô File name.

Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type Mặc định phần mở rộng

là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên có thể chọn lưu tệp dưới dạng xls, xml

Chọn Save để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.

4.3Tùy chọn định dạng tài liệu

Khi mở ra hộp thoại Save As ở phần Save as type sẽ là các phần mở rộng của Calc Để lựa chọn phần mở rộng, nháy chuột vào mũi tên bên phải của Save as type và chọn định dạng mong muốn

Kết xuất tài liệu sang dạng PDF

Để kết xuất tài liệu sang định dạng PDF, nháy chuột vào biểu tượng PDF trên thanh công cụ:

Hộp thoại Export được mở ra:

Chọn vị trí lưu bảng tính mới

Đặt tên bảng tính tại ô File name.

Chọn Save để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.

4.4Các thao tác với trang tính (sheet)

4.1.1Thêm, xóa, đổi tên trang tính.

a Thêm trang tính

Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống Để thêm một trang tính mới thực hiện các bước sau:

Vào Insert \ Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính

và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:

Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời.

After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.

Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No of sheets.

Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.

Chọn OK để thêm trang tính mới.

b Xóa trang tính

Để xóa một trang tính thực hiện như sau:

Chọn trang tính cần xoá

Vào Edit \ Sheet \ Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Delete Sheet.

Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn Yes để thực hiện xóa.

c Đổi tên trang tính

Ngầm định 03 trang tính được đặt tên lần lượt là Sheet1, Sheet2 và

Sheet3 Tuy nhiên có thể đổi tên các trang để dễ nhớ nội dung của từng trang

tính Để đổi tên trang tính thực hiện như sau:

Vào Format \ Sheet \ Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.Chọn

OK để chấp nhận tên mới của trang tính

4.1.2 Sao chép, di chuyển trang tính.

Để sao chép hay di chuyển một trang tính thực hiện các bước sau:

Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao

chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Tích chọn ô Copy nếu muốn sao chép trang tính.

Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ được

di chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này, hoặc sẽ được di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu chọn move to end position)

Chọn OK để sao chép hoặc di chuyển trang tính.

4.1.3Bảo vệ trang tính.

Mục đích cần bảo vệ trang tính là để tránh khỏi sự thay đổi dữ liệu do người khác gây nên Để bảo vệ trang tính có thể thực hiện như sau:

Chọn trang tính cần bảo vệ

Vào Tools \ Protect Document \ Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.

Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.

Chọn OK để chấp nhận mật khẩu.

Sau khi thực hiện chức năng trên, toàn bộ trang tính sẽ được bảo vệ

và không sự thay đổi nào có thể thực hiện được đối với trang tính đó

Để bỏ bảo vệ, thực hiện các bước sau:

Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ

Vào Tools \ Protect Document \ Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống sau đó chọn OK để kết thúc.

Thao tác trong bảng tính

4.5Thao tác đối với dữ liệu

a Các kiểu dữ liệu

Dạng chuỗi (Text):

Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z

Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được canh sang trái ô

Dạng số (Number):

Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows

Theo mặc định, dữ liệu dạng số được canh sang phải ô

Dạng công thức (Formulas):

Bắt đầu bởi dấu bằng (=) Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô

Một số trường hợp dữ liệu bị chuyển sang các dạng sau:

Thông báo Lý do

#DIV/0! Lỗi không thể chia cho 0

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên

không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

Dạng ngày (Date), giờ (Time)

Quy ước: DD là 2 con số chỉ ngày; MM là 2 con số chỉ tháng; YY là 2 con số chỉ năm

Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, định dạng sẽ là 27/03/07, trường hợp dùng kiểu Mỹ (mặc định) định dạng là 03/27/07 Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi (canh sang trái ô) và không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán

b Nhập, sửa, xóa dữ liệu

Để nhập dữ liệu bất kỳ thực hiện các bước sau:

Đưa con trỏ về ô cần thiết

Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau: Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới hoặc nhấn một phím mũi tên để đưa