TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICEMODULE VĂN BẢN PHÁP QUY

Tìm kiếm toàn văn Để thực hiện tìm kiếm toàn văn văn bản, người dùng thực hiện những thao tác sau: B1: Lựa chọn chức năng Tìm kiếm văn bản\ Tìm kiếm toàn văn tại danh mục Chức năng B2: N

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICE

MODULE VĂN BẢN PHÁP QUY

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU 2

I GIỚI THIỆU CHUNG 2

II ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG 2

III ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH 2

IV CHÚ THÍCH CÁC CHỨC NĂNG THƯỜNG SỬ DỤNG 4

PHẦN II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 5

I CẬP NHẬT VĂN BẢN 5

II TÌM KIẾM VĂN BẢN 6

1 Tìm kiếm toàn văn 6

2 Tìm kiếm theo thuộc tính 7

III VĂN BẢN MỚI BAN HÀNH 8

IV PHÂN LOẠI VĂN BẢN 9

1 Văn bản QPPL 9

2 Văn bản khác 10

V KHAI BÁO DANH MỤC 10

1 Cập nhật danh mục 10

2 Tham số hệ thống 11

VI KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU 12

1 Kết chuyển dữ liệu 12

2 Danh sách văn bản chờ cập nhật 15

PHẦN I GIỚI THIỆU

I GIỚI THIỆU CHUNG

Modul Văn bản pháp quy là một thành phần của Hệ phần mềm TDOffice được xây dựng và phát triển trên nền Lotus Domino 6.x Modul này được xây dựng nhằm cung cấp cho người dùng một công cụ để quản lý, lưu trữ và hỗ trợ tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương và các đơn vị có thẩm quyền ban hành

II ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

Tham gia sử dụng modul Văn bản pháp quy là 3 nhóm người dùng tương ứng với các nhóm chức năng sau:

 Cập nhật văn bản: Người dùng thuộc nhóm chức năng này có quyền cập nhật văn bản

quy phạm pháp luật do Trung ương và các cấp có thẩm quyền ban hành

 Tra cứu & Tìm kiếm: Người dùng có tài khoản truy cập đều có quyền khai thác chức

năng này Đây là chức năng cho phép người dùng tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật

đã được ban hành

 Quản lý danh mục & Kết chuyển dữ liệu: Chức năng này dành riêng cho nhóm người

dùng có quyền quản lý các tham số hệ thống, bộ danh mục và kết chuyển dữ liệu từ các modul khác của Hệ phần mềm TDOffice

III ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH

Để tham gia sử dụng chương trình, người sử dụng mở trình duỵệt web Internet Explorer và gõ vào địa chỉ:

http://<Tên máy chủ>[:<Cổng>]/<Tên chương trình>

Trong đó:

 Tên máy chủ: Là tên máy chủ cài đặt Hệ phần mềm

 Cổng: Là cổng chạy dịch vụ http của Domino

 Tên chương trình: Là tên của Hệ phần mềm TDOffice (Tên này được đặt khi cài đặt

chương trình)

Sau khi gõ vào địa chỉ này, chương trình hiển thị hộp thoại đăng nhập với hai thông tin là Tên đăng nhập và Mật khẩu để xác thực người sử dụng có quyền tham gia sử dụng chương trình

Sau khi đăng nhập thành công, Hệ phần mềm TD Office hiển thị với một trong hai giao diện người sử dụng thiết lập như sau:

Giao diện 1:

Giao diện 2:

Đây là giao diện hiển thị toàn bộ các modul của Hệ phần mềm TDOffice Tại đây người sử dụng lựa chọn module Văn bản pháp quy để tới giao diện làm việc chính của module này

Chú thích:

 ( 1 ): Danh mục các chức năng của chương trình

 ( 2 ): Vùng hiển thị danh sách văn bản đã tồn tại

 ( 3 ): Vùng chức năng cho phép chuyển tới trang trước, tiếp, trang đầu và trang cuối

của danh sách văn bản

IV CHÚ THÍCH CÁC CHỨC NĂNG THƯỜNG SỬ DỤNG

 : Chuyển tới trang đầu tiên trong danh sách văn bản

 : Chuyển tới trang trước kế tiếp trang hiện tại trong danh sách văn bản

 : Chuyển tới trang sau kế tiếp trang hiện tại trong danh sách văn bản

 : Chuyển tới trang cuối cùng trong danh sách văn bản

 : Thu nhỏ trang hiển thị dữ liệu

 : Mở rộng trang hiển thị dữ liệu

 : Lọc dữ liệu

PHẦN II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG

I CẬP NHẬT VĂN BẢN

Chức năng Cập nhật văn bản cho phép người dùng cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật

do các cấp có thẩm quyền ban hành vào cơ sở dữ liệu của modul Văn bản pháp quy Để cập nhật văn bản, người sử dụng thao tác như sau:

B1: Chọn chức năng Cập nhật văn bản/ Nhập mới văn bản tại danh mục Chức năng bên trái

giao diện làm việc chính, form nhập mới văn bản hiển thị:

B2: Cập nhật các thông tin để quản lý văn bản trên các trường thông tin tương ứng Trong quá

trình cập nhật văn bản, người dùng lựa chọn văn bản là:

 Văn bản QPPL: Đối với trường hợp văn bản đang cập nhật là văn bản Quy phạm

pháp luật

 Văn bản khác: Đối với trường hợp văn bản đang cập nhật là các loại văn bản khác B3: Nhấn Ghi để ghi lại thông tin văn bản vừa cập nhật vào cơ sở dữ liệu Văn bản pháp quy

hoặc nhấn Tiếp mới nếu người dùng muốn mở giao diện nhập mới văn bản

Chú ý: Với những trường thông tin có đánh dấu sao đỏ là những trường thông tin bắt buộc phải nhập Nếu người dùng bỏ qua không nhập, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép lưu văn bản Tại đây người dùng cũng có thể đính kèm file nội dung văn bản bằng cách nhấn nút Browse và chọn đường dẫn đến file đã được scan và lưu trên máy tính cá nhân.

II TÌM KIẾM VĂN BẢN

Tìm kiếm văn bản là chức năng cho phép người dùng tìm kiếm văn bản bất kỳ đã được lưu trong cơ sở dữ liệu Người dùng có thể tìm kiếm theo từng thuộc tính của văn bản hoặc tìm kiếm toàn văn với bất kỳ từ khoá nào tồn tại trong văn bản

1 Tìm kiếm toàn văn

Để thực hiện tìm kiếm toàn văn văn bản, người dùng thực hiện những thao tác sau:

B1: Lựa chọn chức năng Tìm kiếm văn bản\ Tìm kiếm toàn văn tại danh mục Chức năng

B2: Nhập vào từ khoá của văn bản muốn tìm kiếm và lựa chọn các phương thức tìm kiếm

B3: Nhấn Tìm kiếm để xác nhận tìm kiếm theo từ khoá đã lựa chọn

Chú thích các lựa chọn:

 Tìm theo từ khoá:

 Toàn bộ các từ ở trên: Cho phép tìm kiếm các văn bản có chứa toàn bộ cụm từ đã lựa chọn

 Mỗi từ ở trên: Cho phép tìm kiếm văn bản có chứa một từ hoặc nhiều hơn trong

từ khoá đã lựa chọn

 Đúng cú pháp trên: Cho phép tìm kiếm văn bản có chứa cụm từ đúng với cú pháp của từ khoá đã lựa chọn

 Các lựa chọn:

 Số lượng kết quả tối đa: Là số lượng văn bản tối đa hiển thị cho mỗi lần tìm kiếm

 Số lượng kết quả hiển thị trong một trang: Là số lượng văn bản hiển thị tối đa trên mỗi trang danh sách tìm kiếm

 Tìm theo từ có chứa: Cho phép tìm văn bản có chứa từ khoá nằm trong một từ khác

 Tìm gần đúng: Cho phép tìm văn bản có chứa từ gần đúng với từ khoá đã lựa chọn

2 Tìm kiếm theo thuộc tính

Tìm kiếm theo thuộc tính cho phép người dùng tìm kiếm văn bản theo các tiêu thức quản lý của văn bản Để tìm kiếm theo phương thức này, người dùng thực hiện theo như sau:

B1: Nhấp chọn chức năng Tìm kiếm văn bản\ Tìm kiếm theo thuộc tính tại danh mục Chức

năng, giao diện tìm kiếm văn bản hiển thị

B2: Lựa chọn các tiêu thức tìm kiếm văn bản tuỳ vào mục đích tìm kiếm của người dùng.

Trên form Tìm kiếm theo thuộc tính, người dùng thu nhỏ phạm vi tìm kiếm bằng cách lựa chọn:

 Văn bản QPPL: Để tìm kiếm những văn bản thuộc dạng văn bản Quy phạm pháp

luật

 Văn bản khác: Để tìm kiếm văn bản thuộc loại khác

B3: Nhấn nút chức năng Tìm kiếm để xác nhận tìm kiếm theo những tiêu thức đã lựa chọn

III VĂN BẢN MỚI BAN HÀNH

Văn bản mới ban hành là chức năng cho phép người dùng tra cứu văn bản được cập nhật trong ngày phân theo các tiêu thức của văn bản đó như Loại văn bản, Cơ quan ban hành và Ngày ban hành Để tra cứu văn bản mới ban hành, người dùng thao tác như sau:

B1: Lựa chọn Văn bản mới ban hành\ Cơ quan ban hành tại danh mục Chức năng, giao

diện tra cứu văn bản hiển thị:

B2: Nhấn trỏ chuột vào mũi tên màu xanh trước tên cơ quan ban hành để tìm văn bản thuộc

cơ quan ban hành đó

B2: Nhấp chuột vào số ký hiệu của văn bản để mở chi tiết văn bản vừa lựa chọn

Chú ý:

 Người sừ dụng có thể tìm kiếm văn bản bằng cách nhập từ khoá có chứa trong văn bản muốn tìm vào phần Lọc văn bản và nhấn biểu tượng tìm kiếm để tìm tới văn bản thoả mãn từ khoá đã lựa chọn

 Để tra cứu văn bản theo Ngày ban hành và theo Loại văn bản hoặc theo Lĩnh vực văn bản, người dùng thực hiện tương tự như đối với tra cứu theo Cơ quan ban hành.

IV PHÂN LOẠI VĂN BẢN

Phân loại văn bản là chức năng cho phép người dùng tra cứu một văn bản bất kỳ theo các tiêu thức quản lý văn bản Với chức năng phân loại văn bản người dùng có thể lựa chọn tra cứu văn bản đã nhập trong ngày, tra cứu toàn bộ văn bản hoặc theo ngày nhập của văn bản và thu hẹp phạm vi tra cứu với hai lựa chọn Văn bản QPPL và Văn bản khác

Chú thích các lựa chọn:

 Toàn bộ văn bản: Cho phép tra cứu văn bản bất kỳ đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu Văn

bản pháp quy

 Theo cơ quan ban hành: Cho phép tra cứu văn bản theo cơ quan ban hành văn bản

 Theo ngày ban hành: Tra cứu văn bản theo ngày ban hành văn bản

 Theo loại văn bản: Tra cứu văn bản theo loại văn bản

 Theo người ký: Tra cứu văn bản theo thông tin về người ký văn bản

 Theo lĩnh vực: Tra cứu văn bản theo lĩnh vực của văn bản

1 Văn bản QPPL

B1: Lựa chọn phương thức tra cứu tại danh mục chức năng Phân loại văn bản Ví dụ đối với

lựa chọn Toàn bộ văn bản, giao diện hiển thị như sau:

B2: Nhấp chọn vào tiêu đề của văn bản để mở chi tiết văn bản đã lựa chọn

Người sừ dụng có thể tìm kiếm văn bản bằng cách nhập từ khoá có chứa trong văn bản muốn tìm vào phần Lọc văn bản và nhấn biểu tượng tìm kiếm để tìm tới văn bản thoả mãn từ khoá đã lựa chọn

2 Văn bản khác

Để tra cứu văn bản thuộc dạng Văn bản khác, người dùng thao tác như sau:

B1: Nhấp chọn Phân loại văn bản/ Văn bản khác và lựa chọn phương thức tra cứu Ví dụ

đối với lựa chọn Toàn bộ văn bản, giao diện hiển thị như sau:

B2: Nhấn chuột vào tiêu đề văn bản để mở chi tiết văn bản đã lựa chọn

Người sừ dụng có thể tìm kiếm văn bản bằng cách nhập từ khoá có chứa trong văn bản muốn tìm vào phần Lọc văn bản và nhấn biểu tượng tìm kiếm để tìm tới văn bản thoả mãn từ khoá đã lựa chọn

V KHAI BÁO DANH MỤC

Khai báo danh mục là chức năng cho phép người dùng cập nhật bộ dữ liệu danh mục và quản lý các tham số của hệ thống

1 Cập nhật danh mục

Để cập nhật danh mục, người dùng thao tác như sau:

B1: Lựa chọn loại danh mục muốn cập nhật tại danh mục chức năng Khai báo danh mục Ví

dụ đối với loại Danh mục Cơ quan ban hành tại danh mục, form cập nhật Cơ quan ban hành

hiển thị

B2: Nhấn chọn Nhập mới để mở giao diện cập nhật tên Cơ quan ban hành

B3: Nhập tên đầy đủ và tên tắt của Cơ quan ban hành Đây là các trường thông tin bắt buộc

phải nhập Nếu người dùng bỏ qua không nhập, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép lưu lại thông tin

B4: Nhấn Ghi để ghi thông tin vừa cập nhật vào cơ sở dữ liệu của chương trình Nhấn Tiếp

mới nếu người dùng muốn mở giao diện cập nhật cơ quan mới.

Chú ý: Người dùng có thể lựa chọn xoá Cơ quan ban hành bằng cách đánh dấu chọn cơ quan muốn xoá và nhấn nút chức năng Xoá để xoá tên Cơ quan ban hành khỏi danh mục Cơ quan ban hành hoặc có thể nhấn Cập nhật tự động để kế thừa bộ danh mục từ các modul khác của Hệ phần mềm TDOffice.

2 Tham số hệ thống

Tham số hệ thống là danh mục chức năng cho phép người dùng thiết lập và quản lý các tham

số của hệ thống Để thao tác với chức năng này, người sử dụng thực hiện như sau:

B1: Nhấp chọn Khai báo danh mục\ Tham số hệ thống, giao diện hiển thị các tham số hệ

thống

B2: Nhấn nút chức năng Sửa để cập nhật hoặc chỉnh sửa các tham số này

B3: Nhấn Ghi để ghi lại thông tin vừa cập nhật và kết thúc quá trình cập nhật các tham số hệ

thống

VI KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU

Kết chuyển dữ liệu là danh mục chức năng cho phép người dùng kết chuyển để kế thừa bộ dữ liệu từ các modul khác của Hệ phần mềm TDOffice

1 Kết chuyển dữ liệu

Để thực hiện kết chuyển dữ liệu từ những cơ sở dữ liệu này, người dùng thao tác như sau:

B1: Nhấp chọn chức năng kết chuyển văn bản tại danh mục Chức năng Ví dụ đối với chức

năng KC từ văn bản đến, giao diện sau hiển thị

Trên giao diện hiện thời là những tiêu thức để tìm kiếm văn bản Người dùng có thể lựa chọn một hoặc nhiều tiêu thức để tìm kiếm đến chính xác văn bản muốn kết chuyển vào cơ sở dữ liệu của modul Văn bản pháp quy

B2: Nhấn Xác nhận để xác nhận tìm kiếm văn bản theo những tiêu thức đã lựa chọn, kết quả

tìm kiếm hiển thị sau đó

B3: Đánh dấu chọn văn bản muốn kết chuyển trong danh sách văn bản để chuyển văn bản đã

lựa chọn vào danh sách văn bản chờ cập nhật, chương trình hiển thị cảnh báo để xác nhận người dùng có chuyển văn bản đã lựa chọn vào cơ sở dữ liệu văn bản pháp quy hay không

B4: Nhấn Ok nếu người dùng xác nhận chuyển văn bản đã chọn thành văn bản pháp quy và

nhấn chọn Cancel cho trường hợp ngược lại

Chú thích các nút chức năng:

 Cập nhật văn bản: Cho phép chuyển những văn bản đã lựa chọn vào danh sách văn

bản chờ cập nhật

 Xoá: Cho phép xoá những văn bản đã lựa chọn

 Chọn tất cả: Cho phép chọn tất cả văn bản trong danh sách văn bản

Ghi chú: Với các chức năng kết chuyển khác như KC từ văn bản đi và KC từ VBPQ khác, người dùng thực hiện tương tự như đối với KC từ văn bản đến.

2 Danh sách văn bản chờ cập nhật

Văn bản sau khi được lựa chọn kết chuyển sẽ chuyển tới danh sách văn bản chờ cập nhật để lưu văn bản vào cơ sở dữ liệu văn bản pháp quy Để thao tác với danh sách văn bản chờ cập nhật, người sử dụng thực hiện như sau:

B1: Nhấp chọn chức năng Kết chuyển dữ liệu\ Danh sách văn bản chờ cập nhật tại danh

mục Chức năng, toàn bộ văn bản thuộc dạng văn bản chờ cập nhật hiển thị tại danh sách này

B2: Đánh dấu chọn văn bản trong danh sách văn bản chờ cập nhật Tại danh sách này người

dùng có thể nhấp chọn vào tiêu đề văn bản để xem chi tiết văn bản đó

B3: Nhấn Cập nhật văn bản, chương trình hiển thị cảnh báo yêu cầu người dùng xác nhận

B4: Nhấn OK để xác nhận lưu văn bản vào cơ sở dữ liệu Văn bản pháp quy hoặc nhấn chọn

Cancel cho trường hợp ngược lại