slide 1 chương i soạn thảo văn bản với microsoft word i bước đầu soạn thảo văn bản với microsoft word khởi động word c1 chọn start → programs → microsoft word hoặc start → programs → microsoft office

Để định dạng văn bản thành nhiều cột giống như trang trí trên báo chí ta thực hiện như sau:. - Nhập đoạn văn bản cần chia cột[r]

Chương I: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

I BƯỚC ĐẦU SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

Khởi động Word

- C1: Chọn Start → Programs → Microsoft Word (hoặc Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Word)

- C2: Kích vào biểu tượng Word trên Desktop, hoặc trên thanh Taskbar

- C3: Kích vào biểu tượng Word trên thanh Office Toolbar

Màn hình Word có dạng như sau:

* Ch c năng m t s thanh công c : ức năng một số thanh công cụ: ột số thanh công cụ: ố thanh công cụ: ụ:

- Thanh tiêu đ (Title bar): dòng đ u tiên ghi rõ tên văn b n hi n hành và các nút ề ầu tiên ghi rõ tên văn bản hiện hành và các nút ản hiện hành và các nút ện hành và các nút Min, Max (Restore), nút Close

- Thanh menu (Menu bar): n m d i thanh tiêu đ ch a các l nh chính c a ằm dưới thanh tiêu đề chứa các lệnh chính của ưới thanh tiêu đề chứa các lệnh chính của ề ứa các lệnh chính của ện hành và các nút ủa

Microsoft Word, bao g m: ồm:

+ File: nhóm l nh x lý t p tin ện hành và các nút ử lý tập tin ập tin

+ Edit: nhóm l nh dùng đ c p nh t văn b n ện hành và các nút ể cập nhật văn bản ập tin ập tin ản hiện hành và các nút

+ View: nhóm l nh dùng đ n đ nh ch đ hi n th văn b n, b t/t t thanh công c ện hành và các nút ể cập nhật văn bản ấn định chế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ịnh chế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ộ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ể cập nhật văn bản ịnh chế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ản hiện hành và các nút ập tin ắt thanh công cụ ụ + Insert: nhóm l nh dùng đ chèn các đ i t ng vào văn b n ện hành và các nút ể cập nhật văn bản ối tượng vào văn bản ượng vào văn bản ản hiện hành và các nút

+ Format: nhóm l nh dùng đ đ nh d ng đ i t ng (hình nh, văn b n…) ện hành và các nút ể cập nhật văn bản ịnh chế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ạng đối tượng (hình ảnh, văn bản…) ối tượng vào văn bản ượng vào văn bản ản hiện hành và các nút ản hiện hành và các nút

+ Tools: nhóm công c h tr ụ ỗ trợ ợng vào văn bản

+ Table: nhóm l nh x lý b ng bi u ện hành và các nút ử lý tập tin ản hiện hành và các nút ể cập nhật văn bản

+ Windows: nhóm l nh liên quan đ n c a s làm vi c ện hành và các nút ế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ử lý tập tin ổ làm việc ện hành và các nút

+ Help: h ng d n s d ng ưới thanh tiêu đề chứa các lệnh chính của ẫn sử dụng ử lý tập tin ụ

- Thanh công c chu n (Standard): giúp th c hi n l nh nhanh, bao g m các nút: ụ ẩn (Standard): giúp thực hiện lệnh nhanh, bao gồm các nút: ực hiện lệnh nhanh, bao gồm các nút: ện hành và các nút ện hành và các nút ồm: New, Open, Save, Print, Cut, Copy, Paste, Undo, Redo,…

- Thanh đ nh d ng (Formatting): dùng đ đ nh d ng nhanh văn b n nh : Font, Size, ịnh chế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ạng đối tượng (hình ảnh, văn bản…) ể cập nhật văn bản ịnh chế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ ạng đối tượng (hình ảnh, văn bản…) ản hiện hành và các nút ư Style, Alignment, Color…

- Thanh công cụ vẽ (Drawing): cung cấp các công cụ vẽ hình, tạo

chữ nghệ thuật, định dạng màu chữ…

- Thanh thước (Ruler): dùng để kiểm soát các lề, điểm dừng của

các Tab

- Thanh cuộn (Scroll Bar): dùng để xem những phần bị che khuất

- Thanh trạng thái (Status bar): nằm ở cuối màn hình ghi rõ vị trí

con trỏ, số trang, số section (phân đoạn)…

Có 2 loại con trỏ: con trỏ text (văn bản: |) và con trỏ chuột (I)

* Bật/tắt thanh công cụ (Standard, Formatting, Drawing…)

Thực hiện: View Toolbars [chọn thanh công cụ tương ứng]→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]

* Bật/tắt thanh thước (Ruler)

Thực hiện: View Ruler→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]

* Bật tắt thanh cuộn

Thực hiện: Tools Options trên → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] hộp thoại chọn thẻ View , click

chọn:

Horizontal Scroll bar (thanh cuộn ngang)

Vertical Scroll bar (thanh cuộn dọc)

2 Nhập văn bản tiếng Việt

a/ Cách gõ dấu tiếng Việt

Chạy chương trình gõ tiếng việt như Vietkey hoặc Unikey…

Chọn kiểu gõ

- Kiểu gõ Telex

ã nặng â, ô, ê ư, ơ ă đ

- Kiểu gõ VNI

sắc huyền hỏi ngã nặng â, ô, ê ư, ơ ă đ

Một số Font tương ứng với bảng mã

B ng mã ảng mã Font t ương ứng ức năng một số thanh công cụ: ng ng

VNI-Jamai, VNI-Univer, )

Arial,

ba chấm (…), đóng ngoặc kép (”), đóng ngoặc đơn (’)…

+ Trước các dấu: mở ngoặc tròn ((), mở ngoặc vuông ([), mở ngoặc nhọn ({), mở ngoặc kép (“), mở ngoặc đơn (‘)…

+ Trước và sau dấu: gạch giữa (-), (&)…

- Những dấu không cách ký tự trắng:

+ Trước các dấu: ký hiệu phần trăm (%), dấu đóng ngoặc tròn ()), dấu đóng ngoặc vuông (]), dấu đóng ngoặc nhọn (}), dấu đóng ngoặc kép (”), dấu đóng ngoặc đơn (’)

+ Sau các dấu: mở ngoặc tròn ((), mở ngoặc vuông ([), mở ngoặc nhọn ({), dấu mở ngoặc kép (“), dấu mở ngoặc đơn (‘)

+ Giữa ký hiệu và con số

+ Trước và sau dấu gạch giữa (_)

c/ Một số quy định khi nhập văn bản

- Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản Khi nhập văn bản nếu có từ vượt quá lề phải thì Word sẽ tự động xuống dòng

- Khi nhập hết một đoạn văn bản nhấn phím Enter để xuống dòng

- Thụt vào đầu dòng một đoạn: nhấn phím Tab

- Xoá văn bản phía trước con trỏ (|): nhấn phím BackSpace, xóa văn bản phía sau con trỏ: nhấn phím Delete

- Di chuyển đến cuối dòng văn bản: nhấn phím End

- Di chuyển về đầu dòng VB: nhấn phím Home

- Di chuyển sang trái, sang phải 1 từ, lên trên, xuống dưới 1 dòng: phím →, ←,

↑, ↓

- Ngắt trang: Ctrl + Enter

-Xuống dòng nhưng chưa muốn kết thúc đoạn: Shift + Enter

- Chuyển chữ thường sang chữ hoa hoặc ngược lại: Caps Lock (có thể sử dụng cách khác bằng cách nhấn giữ phím Shift trong khi nhấn các phím chữ cái)

- Đối với các phím có 2 chức năng: giữ phím Shift và nhấn phím sẽ có tác dụng cho chức năng bên trên Ví dụ: để hiển thị dấu lớn (>): Shift + ,, để hiển thị dấu ?: Shift + /,

- Di chuyển con trỏ đến cuối dòng văn bản: End

- Di chuyển con trỏ đến đầu dòng văn bản: Home

3 Sửa chữa văn bản

a/ Chọn khối

* Đánh dấu khối bằng chuột

- Đưa con trỏ đến vị trí đầu khối, bấm giữ phím trái, giữ và rê chuột đến vị trí cuối khối, thả tay bấm

- Đánh dấu một từ: Click đôi chuột vào từ đó

- Đánh dấu dòng như một khối: đặt chuột ngoài dòng văn bản, phía bên trái,

b/ Thao tác trên khối văn bản

* Cut (cắt): Xoá khối văn bản và sao chép khối văn bản vào trong vùng nhớ lưu trữ tạm thời Thực hiện: Edit Cut (Ctrl + X)Edit Cut (Ctrl + X)→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn)

* Copy (sao chép): Sao chép khối văn bản hiện thời vào trong vùng nhớ tạm thời Thực hiện: Edit Copy (Ctrl + C)Edit Copy (Ctrl + C)→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn)

* Paste (dán khối): Đưa nội dung từ vùng nhớ lưu trữ tạm thời vào vị trí con trỏ Thực hiện Edit Paste (Ctrl + V)Edit Paste (Ctrl + V)→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

4 Lưu trữ và mở văn bản

a/ Mở văn bản

- New: tạo tập tin văn bản mới

+ Thực hiện: File → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] New (Ctrl + N)

+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

- Open: mở tập tin văn bản đã tồn tại

+ File → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] Open (Ctrl + O)

+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn b/ Lưu trữ văn bản

- Save: lưu tập tin văn bản hiện hành

+ Thực hiện: File → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] Save (Ctrl + S)

+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

- Save as: lưu tập tin văn bản với tên khác ở thư mục khác + File → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] Save as

Khi Save lần đầu tiên và Save as sẽ xuất hiện hộp thoại:

5 Thoát khỏi Word

* Đóng tập tin

- Chọn File → Close (Ctrl + F4)

* Đóng chương trình soạn thảo

II THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

1 Định dạng ký tự

Định dạng ký tự là định dạng các yếu tố sau: Font (mẫu chữ), Size (kích thước chữ), Style (kiểu chữ): đậm, nghiêng…, Color (màu chữ), Effect (hiệu ứng cho chữ)

Các bước thực hiện: - Bôi đen khối văn bản cần định dạng

- Trên Menu chọn Format → Font → chọn thẻ Font Hộp thoại Font

có dạng

* Ch c năng c a m t s hi u ng (Effect) ức năng của một số hiệu ứng (Effect) ủa một số hiệu ứng (Effect) ột số hiệu ứng (Effect) ố hiệu ứng (Effect) ệu ứng (Effect) ức năng của một số hiệu ứng (Effect)

Strikethrough: ch 1 g ch gi a ữ ạch giữa ữ

Double strikethrough: ch 2 g ch gi a ữ ạch giữa ữ

Superscript: ch s trên (x2) ỉ số trên (x2) ố hiệu ứng (Effect)

Subscript: ch s d ỉ số trên (x2) ố hiệu ứng (Effect) ưới (x2) i (x2)

Shadow: ch bóng đ ữ ổ

Outline: ch vi n ữ ền

Emboss: ch ch m n i ữ ạch giữa ổ

Engrave: ch ch m chìm ữ ạch giữa

Small caps: ch hoa nh ữ ỏ

All caps: ch hoa l n ữ ới (x2)

Hidden: ch n ữ ẩn

Ch n th Text Effect: dùng đ t o m t s hi u ng nh p nháy cho văn b n $ % ể tạo một số hiệu ứng nhấp nháy cho văn bản ạch giữa ột số hiệu ứng (Effect) ố hiệu ứng (Effect) ệu ứng (Effect) ức năng của một số hiệu ứng (Effect) ấp nháy cho văn bản ả (kích ch n hi u ng trong khung Animations $ ệu ứng (Effect) ức năng của một số hiệu ứng (Effect)

2 Định dạng đoạn văn bản

Định dạng đoạn có tác dụng cả đoạn văn bản

- Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng

- Thực hiện: Format → Paragraph

* Chọn thẻ Indents and Spacing

Hộp thoại Paragraph có dạng:

- Alignment: thiết lập thuộc tính cho lề

+ Left: canh đều bên trái + Right: canh đều bên phải + Centered: canh giữa

+ Justified: canh đều 2 bên

3 Kẻ đường biên và tạo màu nền cho khối văn bản

Định dạng cho một số từ, đoạn hoặc trang văn bản

- Bôi đen đoạn văn bản cần kẻ đường biên

- Thực hiện: Format → Borders and Shading…

- Left: thiết lập khoảng cách của đoạn so với lề trái của

thụt vào bên trong

+ None: cách lề theo quy định của Left và Right

+ First line: dòng đầu tiên của đoạn cách lề trái một khoảng xác định

bởi By

+ Hanging: không phải dòng đầu tiên của đoạn cách lề trái một

khoảng xác định bởi By

- Before: khoảng cách trước đoạn

- After: khoảng cách sau đoạn

- Line spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

* Thẻ Line and Page Breaks: các tính năng dùng để ngắt

(hoặc không ngắt) dòng (hoặc trang)

* Thẻ Boders:

Setting: chọn mẫu đường biên

- Style: chọn kiểu đường biên

- Color: màu đường biên

- Width: độ dày đường biên

• Thẻ Shading: dùng để đổ màu nền cho khối văn bản

Thẻ Page Border: định dạng khung viền trang toàn trang văn bản

Các mục Setting, Preview, : có chức năng tương tự như thẻ Border

- Style: chọn đường viền khung

- Color: chọn màu đường viền khung

- Width: nét to/nhỏ cho đường viền đã chọn ở mục Style

- Art: chọn mẫu đường viền hoa văn đã thiết kế sẵn

- Options: mở hộp thoại Border and Shading Options để điều chỉnh khung viền + Margin: Khoảng cách giữa đường viền khung và văn bản Gồm: Top (trên), Bottom (dưới), Left (trái), Right (phải)

+ Measure from: thiết lập theo 2 dạng:

@ Text: khung viền hiển thị sát giới hạn lề của trang

@ Edge of page: khung viền hiển thị gần đường biên ngoài của trang

4 Định dạng Tab

Mỗi lần gõ phím Tab con trỏ sẽ dừng tại một vị trí Vị trí dừng của Tab gọi là Tab stop Xác định vị trí dừng của Tab gọi là định dạng Tab

Định dạng Tab ta thực hiện: Format TabsFormat Tabs→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]→ Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]

Tab stop position: xác định vị trí Tab theo thước

- Alignment: xác định dữ liệu nhập vào

+ Left: canh trái văn bản từ vị trí Tab

+ Right: canh phải văn bản từ vị trí Tab

+ Center: canh giữa văn bản từ vị trí Tab

+ Decemal: canh theo dấu chấm thập phân

+ Bar: gạch đứng tại Tab stop

- Leader: xác định dạng thể hiện khi nhấn Tab

1: None 2: 3: - 4:

- Nhấn Set để thiết lập Tab

- Nhấn OK để thực hiện

5 Định dạch giữa ng chữ cái lới (x2) n đầu đoạch giữa n

Tạo chữ hoa thả xuống nằm trên nhiều dòng ở đầu mỗi đoạn gọi là định dạng Drop Cap

- Di chuyển đến đoạn văn bản cần tạo chữ lớn

- Thực hiện: Format → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng] Drop Cap

6 Định dạng danh sách khoản mục dạng ký hiệu và số thứ tự

Có thể xác định các ký hiệu đặc biệt ở đầu dòng hay các đánh các số thứ tự hoặc ký ký tự Alphabe ở đầu các đoạn gọi là định dạng danh sách khoản mục Các bước thực hiện:

- Di chuyển đến đoạn (hoặc bôi đen đoạn)

- Format Bullets and Numbering Format Bullets and Numbering → Bullets and Numbering → Bullets and Numbering

* Thẻ Bulleted: chọn các ký hiệu đặc biệt trong danh sách liệt kê sẵn 8 dạng ký hiệu Để điều chỉnh hiển thị của Bulleted kích chọn Customize Trên hộp thoại Customize kích chọn:

- Character: thay đổi ký tự

- Picture: thay ký tự dạng hình ảnh

- Bullet position: vị trí bắt đầu của Bullet tính từ biên trái

- Text position: vị trí bắt đầu của văn bản xuất hiện sau Bullet

* Thẻ Numbered: định dạng số thứ tự, chữ cái trong danh sách liệt

kê sẵn 8 dạng ký hiệu Để điều chỉnh hiển thị của Numbered kích chọn Customize Trên hộp thoại Customize kích chọn:

- Number Style: định dạng hiển thị dạng số, hoặc chữ cái

- Start at: ký hiệu bắt đầu

- Number position: vị trí bắt đầu của Numbert

- Text position: vị trí bắt đầu của văn bản xuất hiện sau Number

* Thẻ Outline Numbered: định dạng các cấp khoản mục Thao tác tương tự như Number

Bullet hay Number cho đoạn mới Để huỷ chế độ tự động này nhấn nút Bullets ( )

7 Chia cột cho đoạn văn bản

Để định dạng văn bản thành nhiều cột giống như trang trí trên báo chí ta thực hiện như sau:

- Nhập đoạn văn bản cần chia cột

- Thực hiện: Format → Columns

Trên hộp thoại Column xác định các thành phần:

- Preset: xác định số cột chia

+ Two: chia hai

+ Three: chia ba

+ Left/Right: chia 2 cột không bằng nhau

- Number of Columns: nhập số cột (khi nhiều hơn 3)

- Width and Spacing: xác định độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột

- Line between: quy định đường kẻ giữa các cột

- Equal Column width: quy định các có cột bằng nhau không

Có thể thực hiện chia cột bằng cách: sử dụng nút công cụ Columns trên thanh công cụ

+ Đặt con trỏ tại vị trí cuối cùng của cột cần chia đều

+ Thực hiện: Insert → Break

b/ Thay thế :Thực hiện: Edit → Replace (Ctrl + H)

+ Find what: Nhập từ cần thay thế (từ cũ)

+ Replace with: Nhập từ sẽ thay thế mới

+ Nhấn Find next: tìm từ cũ đầu tiên (tiếp tục)

+ Nhấn Replace: thay thế tuần tự

+ Nhấn Replace All: thay thế tất cả

+ Nhấn Cancel: dừng thay thế

 c / Di chuyển nhanh đến vị trí xác định

 Thực hiện: Edit Goto (Ctrl + G) → Bullets and Numbering

 Trên hộp thoại Go to chọn:

 - Go to what: vị trí sẽ di chuyển đến

 - Enter [vị trí] number: xác định vị trí cụ thể của con trỏ sẽ di chuyển đến

 - Nhấn Next: để di chuyển con trỏ đến vị trí tiếp theo

 - Nhấn Previous: để di chuyển con trỏ về vị trí trước đó.