Chương 3: Microsoft Word - Lê Thị Nguyên An

Hệ thống menu:- FILE: Chứa các lệnh thao tác trên văn bản - EDIT: Chứa các lệnh soạn thảo - VIEW: Thay đổi cách nhìn, tổ chức sắp xếp màn hình làm việc - INSERT: Chèn thêm thông tin vào

Chương 3

Lê Th Nguyên An ị Nguyên An

 BÀI 1 LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD

 BÀI 2 TIẾNG VIỆT TRONG SOẠN THẢO

VĂN BẢN

 BÀI 3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN TRONG

SOẠN THẢO

 BÀI 4 CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

 BÀI 5 CHÈN ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

 BÀI 6 TẠO VÀ HIỆU CHỈNH BẢNG BIỂU

 BÀI 7 TRỘN VÀ IN VĂN BẢN

 BÀI 8 MỘT SỐ THAO TÁC NÂNG CAO

 - Hệ chương trình xử lý văn bản cao cấp

 - Chạy trong hệ điều hành Windows

 - Nằm trong hệ các ứng dụng văn phòng Microsoft Office.

 - Chương trình đa văn bản

 a Khởi động

Start-> Programs-> Microsoft Office-> Microsoft Office Word 2003

Từ biểu tượng Word (nếu có) có trên:

+ Desktop + Thanh Quick Launch

Click

Dbl-Click

a Hệ thống menu:

- FILE: Chứa các lệnh thao tác trên văn bản

- EDIT: Chứa các lệnh soạn thảo

- VIEW: Thay đổi cách nhìn, tổ chức sắp xếp màn hình làm việc

- INSERT: Chèn thêm thông tin vào văn bản

- FORMAT: Thay đổi định dạng các thuộc tính

- TOOLS: Các công cụ bổ trợ cho Word

- TABLE: Chèn bảng và các thao tác bảng biểu

- WINDOWS: Sắp xếp, tổ chức, chuyển đổi giữa

các cửa sổ văn bản

- HELP: Thông tin trợ giúp của Word

 - Chứa các biểu tượng

 - Có thể được biến đổi, sắp xếp, tổ chức phù hợp với từng người sử dụng

◦ - Standard: thanh chuẩn

◦ - Formatting: thanh tạo dạng văn bản

◦ - Tables and Borders: làm việc với bảng, khung viền

◦ - Drawing: cung cấp các chức năng về đồ họa

 Bật/Tắt các thanh công cụ: [View]\Toolbars hoặc R-Click vào vùng menu và chọn;

 Vào Customize bổ sung, loại bỏ các biểu tượng.

b Thanh công cụ

Thanh Standard Thanh Formatting

Thanh Tables and Borders

Thanh Drawing

 Thông tin cơ bản về tình trạng văn bản đang soạn thảo:

◦ Tổng số trang

◦ Trang đang đặt con trỏ làm việc

◦ Chế độ gõ,

c Thanh trạng thái

Alt-Nếu tài liệu chưa được lưu:

-> Chọn Yes để lưu, No: không lưu,

Cancel: không thoát

 [File]\New, sau đó chọn Blank document trong

cửa sổ con Task pane

 Hoặc Click vào biểu tượng New Blank

Document

 Hoặc gõ Ctrl+N

1 Tạo văn bản mới

 [File]\Save hoặc Ctrl+S để lưu giữ,

 [File]\Save As: Lưu văn bản dưới tên khác

 Khi lưu văn bản lần đầu, Word luôn thực hiện

 Vào menu File | Close

 1 Kiểu gõ Telex

 2 Kiểu gõ VNI

 Để đảm bảo được việc hiển thị nội dung văn bản

tiếng Việt: chọn bộ mã + font tương ứng

VietWare_X 2 Bắt đầu bằng VN (tiếp theo chữ thường)

Ví dụ: VNtimes New Roman, VNarial

Unicode 1,2,3 Các tên chuẩn

Ví dụ: Times New Roman, Arial

Bộ gõ Tiếng

việt Unikey

Bảng mã Kiểu gõ

Biểu tượng Unikey trên

khay hệ thống của thanh

tác vụ

 Bước 1 Chọn Công cụ (Toolkit) từ biểu tượng UniKey trên khay hệ thống

có) và mã Đích (văn bản muốn có được sau khi chuyển mã)

 Chuột, phím, kết hợp

◦ Click vào vị trí cần chuyển đến

◦ Dùng 8 phím di chuyển: Left (), Right (), Up (),

Down (), Home, End, PageUp, PageDown

◦ Kết hợp phím Ctrl với các phím di chuyển trên

 Dùng phím Shift kết hợp với 16 phím di chuyển để chọn

 Chọn các đối tượng phi văn bản: click

 Chọn hết VB: Ctrl+A

 Sao chép khối văn bản đã chọn vào bộ đệm:

Ctrl+C hoặc [EDIT]\Copy hoặc Ctrl+Ins

hoặc [EDIT]\Cut hoặc Shift+Del

Ctrl+V hoặc [EDIT]\Paste hoặc Shift+Ins

Đối tượng được chọn

Clipboard

Đưa ra bản sao ở vị trí mới

 Xoá đối tượng:

◦ + Chọn đối tượng cần xoá ;

◦ + Vào Edit | Clear hoặc nhấn phím Delete

 Huỷ bỏ lệnh vừa thực hiện xong:

 Tìm kiếm: Ctrl+F hoặc [EDIT]\Find

 Thay thế: Ctrl+H hoặc [Edit]\Replace

 Gõ chữ hoa: bật CAPSLOCK hoặc dùng phím Shift

 Delete: xóa ký tự bên phải (của con trỏ)

 Back space: xóa ký tự bên trái

 Kết hợp với Ctrl để xóa một từ.

 Enter : kết thúc đoạn và chèn thêm một đoạn mới

 Shift+Enter: ngắt dòng (không ngắt đoạn)

 Ctrl+Enter: ngắt qua trang mới

 Vào menu View

 Hiện/ ẩn thước: Vào View | Ruler

2 Hiện/ẩn thước và các thanh công cụ:

 Mở rộng và thu hẹp lề trái

 Mở rộng và thu hẹp lề phải

 Phóng to / thu nhỏ (Zoom)

◦ Vào View | Zoom

◦ Chọn kích thước phóng hoặc thiết lập

ở mục Percent

◦ Tràn màn hình:

 View | Full Screen.

3 Thay đổi kích thước vùng làm việc

- Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn

1 Chèn ký hiệu (Symbol)

- Mục Font, chọn các tên font như Wingdings, Symbol, Wedding1, Wedding2

- Nhấn phím Insert

 Có thể tiến hành chèn một lúc nhiều ký hiệu

 Có thể thiết lập tổ hợp phím tắt (ShortCut)

 Insert | Page Numbers

 Position: chọn vị trí trên (Top of Page) hoặc

dưới (Bottom of Page)

 Alignment: xác định đánh số trang vào góc nào

2 Chèn số trang (Page Numbers)

+ Footnotes: đặt cuối trang

+ Endnotes: đặt cuối tài liệu.

 Mục Scale: Điều chỉnh tỉ lệ giữa chiều cao và

 Chọn Text Effects.

 Ở mục Animations, chọn các kiểu hiệu ứng:

◦ None: không thiết lập hiệu ứng.

◦ Viền bao, nhấp nháy….

◦ Left, Right, Centered và Justified

 Indentation: Canh lề cho đoạn

◦ Left, Right

Special:

(hiệu ứng đặc biệt)

◦ (none): tắt hiệu ứng

◦ First Line: dòng đầu thụt vào

◦ Hanging: các dòng sau thụt vào

 Thụt vào bao nhiêu ? (By)

Có thể thay đổi trên thanh

thước ngang.

 - Spacing: Khoảng cách giữa các đoạn.

◦ Before (khoảng cách trước của đoạn)

◦ After (khoảng cách sau của đoạn)

 - Line Spacing (khoảng cách giữa các dòng trong đoạn):

◦ Single (kh/c đơn)

◦ 1.5 lines (gấp rưỡi)

◦ Double (gấp đôi )

◦ Multiple (kh/c bội) At (bao nhiêu lần)

◦ Exactly (kh/c chính xác) At (bao nhiêu điểm)

◦ At least (kh/c tối thiểu) At (bao nhiêu điểm)

 Nhằm tạo bố cục trang in phù hợp với khổ giấy

 Menu: [FILE] | Page Setup

 Hoặc DC vào thanh thước đứng

Lề trên (Top)

Lề trái (Left)

Lề phải (Right)

Tiêu đề đầu trang (Header)

PAPER

PAGE

◦ Khai báo nguồn

giấy của máy in

 Hai phương pháp làm nổi bật các đoạn:

◦ Tạo dấu hiệu đặc biệt (bullet)

◦ Đánh số các đoạn (numbering)

 Menu: [FORMAT]| Bullets and Numbering

 Hoặc dùng biểu tượng Bullets and Numbering

 - Chọn kiểu bullet

 - Tùy chọn: [Customize]

 - Dãy các số sẽ được điều chỉnh khi có sự thay

đổi như: chèn thêm đoạn vào giữa, xóa bỏ một

đoạn

 - Có thể ngưng đánh số ở giữa các đoạn

 - Bắt đầu đánh số lại

 - Tiếp tục từ một số đã được đánh tự động

 Làm nổi rõ một khối văn bản

TIÊU ĐỀ CÓ KHUNG VÀ TÔ BÓNG

1 Tạo khung viền (Border)

+ Chọn đoạn văn muốn tạo khung viền

+ Vào menu Format | Borders and Shading và chọn thẻ Borders

 Tăng khoảng cách giữa viền và văn bản bên trong

nó: Options

 Chọn thẻ Shading

 Để hủy bỏ khung viền và tô bóng của một khối văn bản chọn giá trị

None ở các mục.

 Tương tự như phần viền văn bản

 Hỗ trợ các viền dạng hình ảnh (Art)

 FORMAT | Column

 Apply to:

◦ Whole document

◦ Selected text

◦ This point forward

◦ Ctrl+Shift+Enter

◦ Huỷ chọn Equal column width

◦ Thay đổi độ rộng cột ở ô Width

◦ Thay đổi khoảng cách giữa các cột

ở ô Spacing

 Đặt tab là tạo ra một điểm dừng tại một vị trí xác

định theo phương ngang khi ta (dùng phím TAB)

chèn ký tự Tab

 Khoảng cách mặc định giữa các ký tự tab là 0,5inch

= 1,27cm và tính từ lề trái của trang

 Menu sử dụng: [FORMAT]\Tabs

◦ Tab Stop Position

◦ Default Tab Stops

◦ Alignment (kiểu Tab)

◦ Leader

 Tab Stop Position (điểm dừng Tab)

 Default Tab Stops (giá trị mặc định của tab)

 Alignment (kiểu Tab), có 5 loại:

 Left ( ): tab trái các ký tự đi sau ký tự tab được

chỉnh trái tại vị trí đặt tab.

 Right ( ): tab phải

 Center (): tab giữa

 Decimal (.): tab số, dùng để chỉnh các con số theo

phần nguyên và phần thập phân

Thiết lập:

◦ Sau khi nhập vị trí vào ô

[Tab Stop Position], chọn [Set]

◦ Click vào biểu tượng Tab ở đầu thước để chọn loại Tab

◦ Click trên thanh thước để đặt Tab

◦ Thay đổi vị trí Tab: chọn dấu hiệu tab trên thước và kéo rê qua phải/trái

◦ Xóa tab: kéo thả Tab ra ngoài thước.

 Đặt con trỏ trong đoạn văn bản;

 Vào menu Format | Drop Cap

 Thao tác hộp thoại:

◦ Mục Position, chọn mẫu

◦ None (không tạo chữ cái lớn)

◦ Dropped (chữ cái lớn được

thiết kế trong đoạn)

◦ In margin (chữ cái lớn được

 Kiểu (style) cho phép lưu

giữ lại mọi thuộc tính của

đoạn (paragraph) dưới một

cái tên (gọi là tên kiểu)

 Chọn đoạn văn bản mẫu

 Nhấp chuột vào hộp Style trên thanh công cụ Formatting

 Nhập tên (đặt tên cho mẫu) và nhấn Enter

 Hoặc:

 Vào menu Format | Style and Formatting,

 Nhấp chuột vào New Style

 * Nên đánh dấu chọn (check) vào Add to

template và Automatically Update.

 Mục Properties:

◦ Name (tên);

◦ Style type (kiểu mẫu – Text hay Paragraph);

◦ Style base on (Tên file lưu mẫu - mặc định là file

Normal.dot).

 Mục Formatting:

◦ Có thể đặt phím nóng cho mẫu

 Đặt con trỏ văn bản trong đoạn cần áp đặt mẫu rồi

chọn tên mẫu ở hộp Style

 Có đặt phím nóng: đặt con trỏ trong đoạn và nhấn

tổ hợp phím

 Vào menu Format | Style and Formatting

 Dò tên mẫu ở danh sách tên mẫu

 Nhấp chuột vào nút làm xuất hiện menu và chọn

Modify để hiệu chỉnh.

 Xoá mẫu có sẵn: Thực hiện tương tự như mục hiệu chỉnh, nhưng chọn Delete thay cho Modify.

 Chức năng này cho phép nối 2 hay nhiều file lại thành một file.

 Xác định vị trí cần chèn

 Thực hiện lệnh [Insert]\File.

I CHÈN VĂN BẢN CÓ SẴN

 Đưa con trỏ văn bản tới vị trí cần chèn.

 Vào Insert | Picture | From file

 Hoặc bấm biểu tượng trên thanh

Drawing.

 Chọn file tranh từ hộp thoại

 Bấm Insert để chèn.

1 Chèn tranh ảnh từ file

 Insert | Picture | Clip Art hoặc bấm vào biểu tượng

trên thanh Drawing

 Clip art on Office online: có thể chèn các bức ảnh từ

Clip art có trên Internet.

 ! Để chỉnh sửa: DC vào ảnh cần chỉnh…

 a Chèn

 Dùng menu: [Insert]\Picture\WordArt hoặc dùng biểu tượng WordArt trên thanh công cụ Drawing

 Chọn dạng chữ nghệ thuật (WordArt Gallery)

 Gõ nội dung (Edit WordArt Text)

 Xác định vị trí đặt đối tượng vẽ

 Chọn công cụ vẽ thích hợp (con trỏ sau khi chọn

sẽ có dạng dấu +)

 Drag để xác định kích thước của đối tượng

Thanh công cụ Drawing

 a Thay đổi kích thước đối tượng vẽ:

◦ Chọn đối tượng.

◦ Đưa chuột vào các nốt tròn màu trắng,

chuột sẽ có dạng hình mũi tên 2 đầu ↔.

◦ Bấm vào các nốt đó, giữ và di chuyển chuột

◦ Chọn đối tượng.

◦ Đưa chuột vào đối tượng sao cho có dạng mũi tên 4 đầu.

◦ Bấm vào đối tượng, giữ và di chuyển chuột để thay đổi vị trí.

Select Objects

 Chọn đối tượng

 Chọn một phép tác động thích hợp bằng cách vào

Draw|Rotate or Flip

 Chọn đối tượng

 Vào menu Format | AutoShape hoặc Picture

thực hiện theo hộp thoại

Chỉnh sửa tranh

◦ Dùng thanh công cụ Picture

◦ Crop: cắt tranh

◦ More/Less Brightness: Tăng giảm độ sáng

◦ More/Less Contrast: Tăng giảm độ tương phản

◦ Reset Picture: Khôi phục như tranh gốc

Thay đổi thuộc tính hình bằng thanh công cụ

 Chọn hình và các biểu tượng trên thanh drawing:

Để chèn văn bản vào các đối tượng vẽ ta bấm chuột phải lên đối tượng, chọn Add Text

Màu tô (Fill Color)

Cỡ lớn, kiểu nét vẽ (Line Style)

Kiểu nét đứt (Dash Style) Kiểu mũi tên (Arrow Style) Kiểu tô bóng (Shadow Style)

Kiểu 3D (3-D Style) Màu nét vẽ (Line Color)

 Thay đổi thứ tự trên, dưới

 Chọn hình, R-click, chọn Order, các menu

con tiếp theo:

◦ Bring to Front: Đưa lên trên cùng

◦ Send to Back: Đưa về phía sau cùng

◦ Bring Forward: Đưa lên một mức

◦ Send Backward: Đưa lùi một mức

◦ Bring in Front of Text: Đưa lên trên văn bản

◦ Send Behind Text: Đưa về sau văn bản

 Định dạng hình bằng chức năng Format

◦ Double-click lên hình vẽ, Textbox hay tranh ảnh

◦ Hoặc R-Click trên hình->Format AutoShape (hay

Format Object, Format Textbox, tuỳ theo loại

đối tượng)

◦ Xuất hiện hội thoại Format

 Layout:

◦ In line with text: hình nằm

trong văn bản, đẩy văn bản lên

trên và xuống dưới

◦ Quare: chiếm một khu vực

hình chữ nhật

◦ Tight: chiếm vùng vừa với

hình

◦ Behind text: Nằm sau văn bản

◦ In front of text: nằm trước

văn bản

 Text Box là hộp chứa văn bản bên trong

 Chèn hộp văn bản từ biểu tượng từ thanh

Drawing hoặc thực hiện lệnh từ menu

 Có khả năng chứa văn bản hoặc tranh ảnh

 Có thể di chuyển đến một vị trí bất kỳ của tờ giấy

 Có thể nằm ở một lớp khác hoặc nằm chung lớp với văn bản, do đó có khả năng đưa ra trước hoặc sau hoặc nằm chung với bề mặt của văn bản

 Sử dụng menu [Insert]\Object và chọn Microsoft Equation 3.0 (hoặc 2.0)

 Thanh trên cho phép chọn các ký hiệu.

 Thanh dưới dùng để chọn các mẫu công thức.

 Định dạng đối tượng chọn từ menu Format,

Style và Size

 Các đề mục cấp độ khác nhau trong văn bản phải mang

kiểu (style) khác nhau

 Có thể sử dụng các kiểu chuẩn Heading 1, Heading 2,

Heading 3 hay kiểu tự tạo

 Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn

 Vào [Insert]Reference\Index and Tables và chọn mục

Table of Contents

 Chọn các mẫu khác nhau ở mục Formats

 Show levels: số mức đề mục hiển thị

 Nếu sử dụng kiểu tự tạo thì bấm Options để khai

báo các mức đề mục (theo kiểu), hộp hội thoại sau xuất hiện:

 Gán cho mỗi

style một mức

(TOC level)

 R-click, Update Field

 * Update page numbers only: cập nhật số trang

 * Update entire table: cập nhật toàn bộ

 R-click, Update Field

 * Update page numbers only: cập nhật số trang

 * Update entire table: cập nhật toàn bộ

 - Bảng (table) là một tập hợp các ô (cell) được tổ chức thành hàng (row) và cột (column).

 - Trong các ô có thể chứa văn bản và đồ họa

◦ Bằng công cụ Insert Table trên thanh công cụ

◦ Dùng menu Table

◦ Dùng bút vẽ

 Bằng công cụ Insert Table trên thanh công cụ

◦ Xác định vị trí cần tạo bảng

◦ LC vào biểu tượng chèn bảng

◦ Kéo rê chuột để xác định số cột, số hàng

◦ Nhả chuột

 Dùng menu Table

◦ Xác định vị trí cần tạo bảng

◦ Chọn từ menu:

[Table]\Insert\Table

◦ Nhập số cột, số hàng muốn tạo và chọn [OK]

đã tạo sẵn theo mẫu thì

bấm AutoFormat

 Click mouse vào ô muốn chuyển đến; hoặc nhấn các phím sau:

◦ Đến ô kế tiếp TAB

◦ Đến ô trước SHIFT+TAB

◦ Đến ô đầu tiên trong hàng ALT+HOME

1 Di chuyển bên trong bảng

 - Khi con trỏ văn bản đứng ở trong bảng thì: ô, hàng và cột có chứa nó sẽ được chọn

 - Hoặc vào [Table] | Select

 Chọn ô: đưa mouse sang trái của ô và click

 Chọn hàng: đưa mouse sang trái của hàng  và click

 Chọn cột: đưa mouse lên đỉnh của cột  và LC (hoặc nhấn Alt-click trong cột muốn chọn)

 Chọn nhiều: drag mouse sẽ chọn được nhiều.

 Chọn toàn bộ bảng: Nhấn Alt+DC

 + Định vị con trỏ văn bản ở kề vị trí chèn

 + Vào Table | Insert | chọn thao tác phù hợp

a Chèn thêm phần tử

 + Chọn đối tượng cần xoá

 + Vào Table | Delete | chọn thao tác phù hợp

b Xóa phần tử

 Tách:

◦ Chọn đối tượng cần chia (tách)

◦ Vào Table | Split

 Gộp

◦ Chọn đối tượng cần gộp

◦ Vào Table | Merge

 Table | Properties

 Thiết lập ở Table Properties.

 Hoặc:

◦ Đưa con trỏ chuột tới ranh giới giữa các hàng (cột), con trỏ chuột có dạng mũi tên 2 chiều

◦ Drag

 Format | Border and Shading

 a Từ bảng biểu qua văn bản:

◦ Chọn bảng

◦ Vào Table | Convert | Table to Text

◦ Chọn đoạn văn bản đã nhập

( Có quy định kí tự phân cách)

◦ Table | Convert | Text to Table

 Gọi menu [TABLE]\Sort

 Sort by: chọn cột sắp xếp

 Để sắp theo chiều tăng dần:

[Ascending]

 Ngược lại chọn [Descending].

dòng đầu tiên là tiêu đề của

bảng thì phải chọn [Header

Row], ngược lại, chọn [No

Header Row]