BẢO QUẢN TÀI LIỆU

KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CỦA C/TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ  1.. Khái niệm Bảo quản TLLT là sử dụng một hệ thống các biện pháp KH-KT nhằm tạo ta các đ/kiện tốt nhất để bảo đảm an

BẢO QUẢN TÀI LIỆU

TS CVC Nguyễn Lệ Nhung

I KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CỦA C/TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

 1 Khái niệm

Bảo quản TLLT là sử dụng một hệ thống các biện pháp KH-KT nhằm tạo ta các đ/kiện tốt nhất

để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho TL, nhằm phục vụ được tốt các y/cầu khai thác, sử dụng tài liệu

2 Ý nghĩa

 C/tác bảo quản TLLT có ý nghĩa rất quan trọng Muốn gìn giữ TL lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích

phát triển xã hội thì cần có những biện pháp bảo quản an toàn TL khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc

do con người gây ra

 góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ý

nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ

3 Nội dung bảo quản tài liệu

 bao gồm xây dựng, cải tạo kho LT, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức TL trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đối với những TL đã bị hư hỏng

hoặc có nguy cơ bị hư hỏng

 đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định, sử

dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu

 để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng

II CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TL

1. Vật liệu cấu thành tài liệu lưu trữ

2. Điều kiện tự nhiên

Nhiệt độ không khí

Độ ẩm Ánh sáng Bụi

Côn trùng và các loài gặm nhấm

3 Điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu

tài liệu sẽ bị phá huỷ bởi chính các chất cấu

thành điều kiện bảo quản tài liệu và chế độ khai thác,

sử dụng tài liệu cũng là những nguyên nhân góp phần vào việc gây hư hại tài liệu.

III NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

1 Yêu cầu về kho tàng

Về địa điểm

Về kỹ thuật xây dựng

2 Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản TLLT

Giá

Tủ Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu Các trang thiết bị khác để bảo quản tài liệu

3 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản TLLT

Nhiệt độ trong kho luôn được duy trì ở nhiệt độ

từ 180C đến 220C

a) Biện pháp phòng chống ẩm

- Các ph/pháp chống ẩm trong kho lưu trữ:

+ Thông gió:

+ Dùng chất hút ẩm + Bao gói cách ly độ ẩm

b) Biện pháp chống nấm mốc

- Khái niệm về nấm mốc

- Biện pháp phòng chống nấm mốc

c) Biện pháp phòng chống côn trùng

- Các loại côn trùng phá hoại tài liệu

d) Phòng chống chuột đ) Phòng chống cháy

IV CÁC PHƯƠNG PHÁP BẢO QUẢN TL

1 Sắp xếp TLLT trong kho giúp cho cán bộ

LT xử lý kịp thời việc thống kê, kiểm tra, bảo quản, di chuyển nhanh TL và để tiết kiệm diện tích sàn kho.

2 Sắp xếp các ĐVBQ trong phông LT theo

số thứ tự của ĐVBQ trong MLHS.

3 Sắp xếp tài liệu các phông lên giá theo số thứ tự phông Các cặp TL của mỗi phông được sắp xếp lên giá theo trật tự của phông; sắp xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.

Đối với TL khổ rộng như bản đồ, bản vẽ, các thiết kế có cách sắp xếp khác như cuốn, treo, đặt nằm phẳng Tài liệu phim, băng từ, băng ghi hình được bảo quản trong hộp cứng, chuyện dụng thì được sắp xếp nằm phẳng, chồng thành cột.

4 Sắp xếp các giá trong kho: các giá trong kho được sắp xếp vuông góc với cửa sổ

để dễ thông thoáng không khí, đi lại trong kho thuận tiện

Khoảng cách giữa 2 giá hoặc giữa giá với tường, vách kho: 0,75m – 0,90m; chiều

rộng lối đi chính trong kho: 1,2m – 1,5m.

2 Chế độ bảo quản TL trong kho LT

- Nội quy ra vào và làm việc trong kho LT

- Quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu.

- Quy chế về kiểm kê và kiểm tra tài liệu

- Chế độ làm vệ sinh kho tài liệu lưu trữ

- Nội quy phòng cháy chữa cháy

- Quy chế phòng gian bảo mật

Quá trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu phải làm đầy đủ các thủ tục xuất nhập tài liệu, kiểm tra chu đáo

3 Chế độ sử dụng tài liệu

V TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU

1 Khái niệm, ý nghĩa và ng/tắc tu bổ, phục chế TL

1.1 Khái niệm

Tu bổ TL: thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của TLLT đang có nguy cơ bị hư hỏng

để phục vụ c/tác khai thác và sử dụng TL

Phục chế TL: thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm phục hồi lại những TL đã bị hư hỏng do tác động của các yếu tố tự nhiên và con người phục vụ cho c/tác khai thác và sử dụng TL.

 tu bổ và phục chế TL được thực hiện trên các đối tượng TL đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng