Công Tác Tổ Chức Và Bảo Quản Tài Liệu Địa Chí Tại Thư Viện Thành Phố Hà Nội

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí là một quy trình kỹ thuật hếtsức quan trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu quả công tác địa chí - hoạt động mangtính đặc thù của Thư vi

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực của chính bảnthân, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, động viên từ người thân, thầy cô và bạnbè

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các Ban chủ nhiệm, các giảng viên trong KhoaThông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn - Đại học Quốcgia Hà Nội, cùng tập thể các cán bộ thư viện Thành phố Hà Nội đã tạo mọi điều kiệnthuận lợi, giúp tôi hoàn thành khoá luận này

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thạc sỹ Trịnh Khánh Vân người đã trực tiếp hướng dẫn, tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tàinày

-Mặc dù đã rất cố gắng, song do thời gian và trình độ có hạn nên khoá luận ắthẳn không tránh khỏi những sai sót Tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến quý báu củacác thầy cô giáo, chuyên gia trong ngành và bạn bè để khóa luận trở nên hoàn thiệnhơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2013

Sinh viên

Trần Hoài Nam

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

1 Bảng 1 Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của TVHN 10

2 Bảng 2 Bảng thống kê số lượng báo đống bìa của TVHN 11

3 Bảng 3 Bảng thống kê vốn tài liệu điện tử của TVHN 11

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

1 Bảng 1 Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của TVHN 8

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

2.1 Mục đích nghiên cứu: 1

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: 2

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

4.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài 3

4.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

5.1 Phương pháp luận 3

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể 3

6 Đóng góp của niên luận 3

6.1 Đóng góp về lý luận 3

6.2 Đóng góp về thực tiễn 3

7 Cấu trúc của khoá luận 4

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ 5

1.1 Khái quát về Thư viện Thành phố Hà Nội 5

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Thành phố Hà Nội 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.1.4 Vài nét về phòng Địa chí – thông tin – thư mục 8

1.1.5 Vốn tài liệu địa chí 9

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu thông tin địa chí ở Thư viện Thành phố Hà Nội 17

1.3 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí 18

1.3.1 Các khái niệm cơ bản 18

1.3.2 Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu địa chí 19

1.3.3 Những vấn đề về bảo quản vốn tài liệu địa chí 23

1.4 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện thành phố Hà Nội 24

1.4.1 Vai trò của công tác tổ chức vốn tài liệu địa chí 24

1.4.2 Vai trò của công tác bảo quản vốn tài liệu địa chí 25

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 26

2.1 Xử lý tài liệu 26

2.1.1 Xử lý hình thức 26

2.1.2 Xử lý nội dung 28

2.2 Tổ chức vốn tài liệu địa chí ở Thư viện Hà Nội 29

2.2.1 Hình thức tổ chức kho tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội 29

2.2.2 Công tác tổ chức vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội 32

2.3 Nguyên nhân hủy hoại tài liệu tại Thư viện thành phố Hà Nội 35

2.3.1 Môi trường 35

2.3.2 Vi sinh vật, côn trùng 37

2.3.3 Hoả hoạn 37

2.3.4 Điều kiện kho chứa 38

2.3.5 Điều kiện khí hậu 38

2.3.6 Do quá trình vận chuyển nhiều lần 38

2.3.7 Sự lão hóa của tài liệu 38

2.3.8 Do sự tác động của con người 39

2.4 Một số biện pháp bảo quản vốn tài liệu địa chí ở Thư viện Hà Nội 39

2.4.1 Tổ chức và sắp xếp tài liệu thành kho riêng 38

2.4.2 Dùng các loại hóa chất diệt côn trùng 39

2.4.3 Đảm bảo môi trường bảo quản 42

2.4.4 Kiểm tra, tu bổ, đóng bìa cứng các tài liệu bị hư hỏng, rách nát 43

2.4.5 Giáo dục ý thức bảo quản tài liệu với bạn đọc 43

CHƯƠNG 3 MỘT VÀI NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 45

3.1 Nhận xét 45

3.1.1 Ưu điểm 45

3.1.2 Hạn chế 46

3.2 Kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại thư viện thành phố Hà Nội 47

3.2.1 Về vấn đề tổ chức vốn tài liệu địa chí 47

3.2.2 Về vấn đề bảo quản vốn tài liệu địa chí 48

KẾT LUẬN 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nghiên cứu vùng, địa phương đã trở thành mối quan tâm của nhiều quốc giatrên thế giới hiện nay Trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, mỗi vùng, mỗiđịa phương đều giữ một vị trí chiến lược Từ khi Đảng và Chính phủ thực hiện chínhsách mở cửa, các vùng, địa phương lại có thêm điều kiện phát huy tiềm năng và thếmạnh của mình Cùng với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công tácđịa chí và tài liệu địa chí ngày càng thể hiện vai trò và ý nghĩa của mình đối với sựphát triển kinh tế - văn hoá – xã hội

Thư viện Thành phố Hà Nội là trung tâm của mạng lưới thư viện công cộngThủ đô - đầu não của cả nước, là nơi lưu giữ vốn tài liệu địa chí đồ sộ và quý giá vềThủ đô Hà Nội Thư viện không chỉ thu thập, tàng trữ, bảo tồn mà còn truyền bá thôngtin địa chí, qua đó giới thiệu hình ảnh Thủ đô ngàn năm văn hiến với bạn bè trongnước và quốc tế

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí là một quy trình kỹ thuật hếtsức quan trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu quả công tác địa chí - hoạt động mangtính đặc thù của Thư viện Hà Nội (TVHN) nói riêng và các thư viện tỉnh, thành phốnói chung Đặc biệt trong thời đại ngày nay, nhu cầu và giá trị thông tin địa chí ngàycàng lớn Chính vì vậy, việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí phong phú, đadạng về nhiều lĩnh vực và loại hình một cách khoa học lại càng là một vấn đề đượcquan tâm hơn bao giờ hết

Đứng trước tình hình đó, Thư viện Hà Nội cần phải nhanh chóng đổi mới, hoànthiện và nâng cao chất lượng công tác địa chí, nhằm tìm ra một phương thức tổ chức

và bảo quản kho tài liệu địa chí phù hợp, hiệu quả nhất

Ý thức được tầm quan trọng đó, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài “Công tác tổ chức

và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội” làm đề tài khoá luận của

số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác tổ chức và bảo quản vốntài liệu địa chí, gìn giữ nguồn di sản văn hoá thư tịch quan trọng và quý giá của Thủ đôtại Thư viện Hà Nội.

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần giải quyết một số nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu đặc điểm của Thư viện Hà Nội

- Phân tích đặc điểm của tài liệu địa chí; xác định các nhân tố huỷ hoại tài liệuđịa chí nói chung và ở TVHN nói riêng

- Tiến hành khảo sát thực tiễn kho tài liệu địa chí ở TVHN; các phương pháp tổchức và bảo quản đã và đang được áp dụng

- Phân tích, đánh giá những thuận lợi và khó khăn của công tác tổ chức và bảoquản vốn tài liệu địa chí ở thư viện

- Đề xuất một só giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác tổchức và bảo quản

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Liên quan đến đề tài này đã có một số công trình khoa học nghiên cứu đến côngtác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nói chung tại các thư viện và trung tâm thông tin –thư viện (TT – TV) các trường đại học như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Đại họcQuốc gia Hà Nội, Đại học Giao thông vận tải …

Cho đến nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về TVHN trên các khía cạnhsau: Công tác phát triển vốn tài liệu; Tìm hiểu nhu cầu tin; Tìm hiểu bộ máy tra cứutin…tiêu biểu như Luận văn cử nhân khoa học thông tin – thư viện của Nguyễn ThịKim Dung với đề tài “Công tác địa chí ở thư viện Hà Nội trong những năm đổi mới(1986 – 1998), cũng như như có một số công trình khoa học nghiên cứu đến công tác

tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nói chung tại các thư viện và trung tâm TT – TV cáctrường đại học như: thư viện Quốc gia Việt Nam, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại họcGiao thông vận tải ….Tuy nhiên về mặt thời gian đã không còn phù hợp nữa và về nộidung cũng không đề cập đến nguồn tài liệu địa chí Vì thế, tôi hy vọng có thể kế thừanhững thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước, đồng thời vận dụng các kiến thức

đã lĩnh hội được trong quá trình học và thực tập để làm rõ thực trạng “Công tác tổchức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Thành phố Hà Nội’

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

4.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội

4.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Trên cơ sở phương pháp luận, đề tài đã sử dụng một số phương pháp cụ thể sau:

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu, tài liệu

6 Đóng góp của niên luận

6.1 Đóng góp về lý luận

Niên luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý nghĩa và giátrị khoa học của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nói chung và vốn tài liệu địachí nói riêng

6.2 Đóng góp về thực tiễn

- Giới thiệu chung về TVHN với công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí

- Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại TVHN

- Phân tích những thuận lợi và khó khăn, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằmgóp phần hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại TVHN

7 Cấu trúc của khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung củakhoá luận được chia thành 3 chương:

Chương 1: Thư viện Hà Nội với vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

địa chí

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí ở Thư

viện Hà Nội

Chương 3: Một vài nhận xét, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ

chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ

TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ

1.1 Khái quát về Thư viện Thành phố Hà Nội

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Thư viện Hà Nội được thành lập vào ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu là

“Phòng được sách nhân dân” Thư viện đã nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc ở nhà hàngThủy Tạ - bên bờ hồ Hoàn Kiếm, khi chuyển về phố Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu –Quốc Tử Giám Đến tháng 1/1959 thư viện chính thức được định vị tại số 47 phố BàTriệu – Quận Hoàn Kiếm và mang tên Thư viện nhân dân Hà Nội, sau là Thư việnThành phố Hà Nội

Ngày đầu thành lập, thư viện chỉ có 4 cán bộ với 5.000 cuốn sách, một số báo,tạp chí được chuyển từ chiến khu về Khó khăn còn nhiều, nhưng với lòng nhiệt tìnhcháy bỏng, các cán bộ thư viện đã sáng tạo nhiều hình thức phong phú phục vụ kịpthời cho cách mạng cho nhân dân

Trong những năm tháng chiến tranh chống Mỹ cứu nước (1960-1975), vớiphương châm “sách đi tìm người” bằng những phương tiện thô sơ (ba lô, túi sách, xeđạp…) Thư viện Hà Nội đã đưa hàng vạn cuốn sách, báo đi phục vụ bộ đội, dân quân,công nhân, nông dân nội, ngoại thành Hà Nội Sách báo của thư viện thủ đô đã đến tậncác chiến hào, bên các ụ pháo, vào các nhà máy xí nghiệp, đến với ruộng đồng, len lỏivào từng ngõ xóm làng quê, góp phần cùng toàn dân đánh Mỹ

30/4/1975 kháng chiến thắng lợi, thư viện Hà Nội cùng với Thành phố bướcvào mặt trận mới: khắc phục những hậu quả của chiến tranh, vượt qua những khókhăn, hạn chế của thời bao cấp, xây dựng và phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội thủ

đô ngang tầm với vị thế mới Hà Nội thay da đổi thịt Những con đường mới, nhữngkhu khu đô thị mới cao tầng liên tiếp mọc lên Tháng 5/1996, thư viện Hà Nội đượccải tạo và xây dựng lại Nếp nhà cấp 4 năm xưa đã nhường chỗ cho khu nhà 3 tầngkhang trang, xinh xắn Kho sách báo thư viện lớn dần lên với 25 vạn bản Đội ngũ cán

bộ thư viện được bổ sung thêm và được đào tạo cơ bản hơn với 31 người, trong đó có

1 tiến sĩ, 3 thạc sĩ,27 cử nhân Đây là đội ngũ có đủ nhiệt tình và năng lực kế thừaxứng đáng sự nghiệp của lớp đàn anh.

Trong chương trình phát triển văn hóa thủ đô, thư viện Hà Nội đươc xây dựnglại Đây là một trong những công trình văn hóa tiêu biểu chào mừng kỉ niệm 1000 nămThăng Long – Hà Nội Trong thời gian 3 năm xây dựng (2005 – 2008) thư viện HàNội tạm chuyển vào hoạt động tại Thành cổ Hà Nội số 12 phố Nguyễn Tri Phương,quận Ba Đình

Ngày 10/10/2008 trụ sở thư viện Hà Nội mới được khánh thành với tòa nhà 9tầng với 7.000 m2 sàn Đây là sự kiện đánh dấu sự thay đổi về chất trong hoạt độngcủa thư viện

Thực hiện quyết định của chính phủ về việc mở rộng địa giới hành chính thủ đô

Hà Nội, thủ đô mới bao gồm Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ, huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc)

và thêm 4 xã của tỉnh Hòa Bình Với 29 quận, huyện thị, 575 phường, xã và 6,5 triệudân – Hà Nội làm thành phố lớn nhất về diện tích vad lớn thứ 2 về dân số ở việt Nam.Theo quyết định số 593/QĐ-UBND ngày 4/2/2009 của UBND Thành Phố, thư viện HàNội mới được thành lập trên cơ sở hợp nhất thư viện Hà Nội và thư viện Hà Tây

Hiện nay TVHN có 2 cơ sở:

- Cơ sở 1: 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm – Trụ sở làm việc: 9 tầng với 7.500 m2

sử dụng – Đây là công trình kỷ niệm 1000 năm Thăng long – Hà Nội

- Cơ sở 2: 2B Quang Trung – Hà Đông – Trụ sở làm việc: 2.029 m2

UBND TPHN đã đầu tư 44,457 tỷ đồng cho xây dựng trụ sở 47 Bà Triệu,trong đó 2,8 tỷ cho dự án xây dựng thư viện điện tử Năm 2010 Sở đã cấp 880 triệucho việc nâng cấp cơ sở 2 tại Hà Đông

Hiện nay, TVHN có 4 máy chủ, 133 máy tính, 2 máy scan, 3 máy chiếu, 3máy photocopy và máy in Hệ thống bảo vệ, bảo quản tài liệu: camera, máy hút bụi,máy điều hòa… Có hệ thống nội bộ, máy Internet đường truyền tốc độ cao, mạng wifi

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Thành phố Hà Nội

* Chức năng

Thư viện Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có chức năng thu thập, bảo quản

tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và nói về HàNội, các tài liệu trong nước và nước ngoài phù hợp với đặc điểm yêu cầu xây dựng và

phát triển thủ đô về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời

kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện quận, huyện và cơ sở trênđịa bàn thành phố

Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thư viện;xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu…

Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng nhiệm vụ đượcgiao và phù hợp với quy định của pháp luật Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơtài liệu; thực hiện chính sách chế độ với cán bộ viên chức và nhà lãnh đạo Quản lý, sửdụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật.Thực hiện các nhiệm vụ khác của Giám đốc Sở VHTT&DL thành phố Hà Nội giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội

Hiện nay thư viện Hà Nội có 75 cán bộ, trong đó có 56 cán bộ biên chế, 19lao động hợp đồng 100% cán bộ chuyên môn có trình độ cử nhân, 7 cán bộ có trình độthạc sĩ, 7 cán bộ có văn bằng 2 các chuyên ngành ngoại ngữ, báo chí, hành chính

1.1.4 Vài nét về phòng Địa chí – thông tin – thư mục

Cuối năm 1970 khi có QĐ 178/CP của HĐCP, việc thành lập kho tư liệ địa chí

về công tác thư viện tại thư viện Hà Nội (TVHN) đã được đề cập và bàn bạc Năm

1973, Ban giám đốc sở văn hóa quy định rõ chức năng của TVHN là: “ thư viện phổthông phục vụ đại chúng, đồng thời tiến dần lên phục vụ KHKT công tác địa chí và tưliệu” Từ năm 1973, thư viện đã đặt kế hoạch xây dựng và tổ chức hoạt động địa chí,

có cán bộ địa chí chuyên trách Năm 1983, phòng Địa chí – TVHN được chính thứcthành lập với 3 cán bộ Phòng có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản các loại

hình tài liệu có nội dung phản ánh hoặc viết về Thủ đô Hà Nội; bổ sung và xây dựngkho tư liệu địa chí một cách đầy đủ và tổ chức khai thác phục vụ bạn đọc, đáp ứng nhucầu tìm hiểu, nghiên cứu toàn diện hay một khía cạnh riêng biệt về Thủ đô Hà Nội.

Năm 2008, Thành phố Hà Nội mở rộng địa giới hành chính, thư viện Tỉnh HàTây sát nhập về thư viện Hà Nội, nên hiện nay phòng Địa chí – thông tin – thư mụccủa TVHN về nhân sự gồm 6 cán bộ, 2 kho tài liệu (Cơ sở 1: tầng 7, số 47 Bà Triệu;

Cơ sở 2: tầng 2, số 2B Quang Trung, Hà Đông) với trang thiết bị, kho tàng khang trang

ổn định

Phòng Địa chí – thông tin – thư mục chính là một thư viện thu nhỏ nằm trongTVHN với vốn tài liệu chuyên biệt về Thủ đô Hà Nội Ở đây, các hoạt động nghiệp vụcũng là một chu trình khép kín bao gồm: nhập kho, đăng ký, phân loại, miêu tả, tổchức kho, tổ chức mục lục, phục vụ bạn đọc theo quy định chung của ngành thư viện

Vốn tài liệu địa chí được bảo quản ngay tại kho tài liệu địa chí trong phòng Địachí – thông tin – thư mục

1.1.5 Vốn tài liệu địa chí

Vốn tài liệu địa chí là nguồn tin quan trọng và đặc thù của các thư viện tỉnh,thành phố Đây là nguồn tin thường được người dùng tin rất quan tâm khi nghiên cứu

về địa phương Xác định được tầm quan trọng đặc biệt của vốn tài liệu Địa chí nên thưviện Hà Nội đã có nhiều hình thức thu thập, bổ sung kịp thời như: Mua, trao đổi, biếutặng, tìm kiếm trong nhân dân… Đến nay, thư viện Hà Nội đã thu thập được 16.505 tàiliệu địa chí, bao gồm sách, báo tạp chí, ảnh, bản đồ, tài liệu điện tử…khái quát khá đầy

đủ mọi lĩnh vực về thủ đô Hà Nội từ xưa đến nay (trước năm 2008) Tiêu biểu lànhững bộ sách 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, Bách khoa thư viện Hà Nội, tủ sáchThăng Long - Hà Nội (với 100 tên sách), Tổng tập thư mục địa chí Thăng Long – HàNội (4 tập), Lịch sử Thăng Long – Đông Đô – Hà Nội, Văn hoá Thăng Long – Hà Nội,

1000 câu hỏi, đáp về Thăng Long – Hà Nội Dư địa chí, Bắc thành địa dư chí lục,Thượng kinh phong vật chí, Hà Nội địa dư, trọn bộ 120 tập Tạp chí Nam Phong…

Hiện nay,nguồn tài liệu địa chí của các địa phương mới sát nhập vào thủ đô từnăm 2008 như: Hà Tây, Mê Linh…đang được các cán bộ của Phòng Địa chí tiếp tụcthu thập, bổ sung, xử lý…nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của bạn đọc

* Tài liệu truyền thống:

Sách ngoại văn Sách tiếng Anh

650

Sách tiếng PhápSách tiếng Nga

Tủ sách Thăng Long Tài liệu tiếng Việt 953

Tài liệu Hán Nôm - TSTL 178

Bảng 1 Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của TVHN

Bảng 2 Bảng thống kê số lượng báo đống bìa của TVHN

Sách tiếng Việt: 9.500 cuốn phản ánh các lĩnh vực địa lý tự nhiên, tiềm năng

thiên nhiên của Hà Nội, lịch sử hình thành các địa danh Hà Nội, bộ máy tổ chức chínhquyền của Hà Nội qua các thời kỳ lịch sử, kinh tế Hà Nội, các ngành thủ công truyềnthống, văn hóa giáo dục và đặc biệt mảng tư liệu văn học Hà Nội và Hà Nội trong vănhọc, trong đó có khoảng 200 tư liệu trước năm 1954 ( thu thập từ các tủ sách gia đình,

tủ sách cá nhân, cơ quan,…) Tư liệu này chủ yếu là phóng sự, truyện ngắn, tiểu thuyếthoặc bút ký và một số tài liệu tra cứu…

Sách ngoại văn (Pháp – Anh – Nga): 650 cuốn, mặc dù số lượng này không lớnngưng có nhiều tài liệu quí và giá trị, tập trung chủ yếu là sách tiếng Pháp như cuốnHistoire de HaNoi nguyên là đề tài tiến sĩ về lịch sử của Philippapine – Giám đốc việnviễn Đông Bác Cổ, hay cuốn Le pagoda de HaNoi của G.Dumoutier giới thiệu về cácchùa, chùa Một Cột, chùa Dục Khánh…

Sách Hán Nôm: 1.100 cuốn, chủ yếu là tư liệu photo với các thần tích, thần

sắc, thần Thành hoàng, hương ước ở các làng xã, phủ…thuộc Hà Nội Các tư liệu viếtdưới dạng chữ Hán cổ, chữ Nôm (có chú giải) Đây là một bộ phận tư liệu đặc biệt quýgiá của kho tư liệu địa chí Mảng tài liệu này đã giúp ích rất nhiều cho các nhà nghiêncứu am hiểu về lịch sử, bộ máy hành chính, về địa danh, về nhân vật, phong tục tạpquán của một Thăng Long – Hà Nội xưa Đây là những tư liệu lịch sử có giá trị chocác nhà nghiên cứu viết sách về Hà Nội

Bản dập văn bia: trên 4.000 bản Các văn bia tại các đền miếu cho chúng ta

những thần tích của các vị thánh, thần được thờ phụng, như: Bà chúa Thiên Niên, thônTrích Sài, Hồ Tây, bia đền Cao Sơn phường Kim Liên, huyện Hoàng Long (Đống Đa),chép sự tích đánh giặc cứu dân của thần Cao Sơn, bia đình Thanh Hà (số 10 ngõ Gạch)

là ngôi đình thuộc loại cổ nhất của Hà Nội có tấm bia ghi sử tích của Đại Vương TrầnLưu Nội dung của các bản dập văn bia còn cho chúng ta hiểu thêm về một địa danh,

về một sự kiện, nhân vật trong lịch sử Như bia chùa Hưng Phúc cho biết cho biết:phường Hòe Nhai đông Bộ Đầu có ngôi chùa tên là Hồng Phúc, lấy Nhị Hà là đạilưng, lấy Tô Lịch làm vạt áo … xưa là chợ nay là đạo trưởng, xưa là trại binh nay làchùa… Hay những tấm bia trong Văn Miếu Quốc Tử Giám đã là nhân chứng lịch sửcho một nền văn hiến nghìn năm, truyền thống hiếu học, chính sách trọng dụng nhântài của dân tộc

Bản đồ: 55 bản, trong đó có 20 bản đồ Hà Nội thời kỳ phong kiến Ngoài ra

còn có các bản đồ nằm rải rác trong các tài liệu Hán nôm mà thư viện đã có phích chỉdẫn giúp bạn đọc tra cứu Việc nghiên cứu bản đồ Thăng Long – Hà Nội kết hợp vớicác thư tịch cổ giúp chúng ta có một cái nhìn tổng thể, rõ nét về một Thăng Long với

sự biến đổi qua các triều đại: sự thay đổi giới hành chính, sự quy hoạch Tăng Longqua các triều đại

Báo – tạp chí của Hà Nội: 1.200 đơn vị (báo đóng tập), gồm báo trước năm

1954 đến nay Đây cũng là một nguồn tư liệu quý, bởi có những lĩnh vực, khía cạnhcủa Hà Nội chưa được nghiên cứu một cách đầy đủ trọn vẹn, nhiều nội dung nằm rảirác trong các bài nghiên cứu Dù chỉ là các bài báo cứu nhỏ lẻ, nhưng các bài viết nàycũng giúp ích rất nhiều cho các nhà nghiên cứu

Ngoài ra, còn phải kể đến 200 bức ảnh về Hà Nội xưa và nay, ảnh về Bác Hồ,một số cuốn sách ảnh tư liệu và những bức ảnh mới về thủ đô văn minh hiện đại và hộinhập hôm nay là những tư liệu giúp các nhà nghiên cửu rất nhiều trong việc tìm hiểu

về kiến trúc đường phố, di tích, về trang phục, về cuộc sống con người Hà Nội xưa

Cho đến nay dựa trên vốn tài liệu địa chí trong kho, TVHN đã biên soạn được

nhiều bộ thư mục có giá trị Những thư mục địa chí hiện có của thư viện gồm:

1 Thư mục “Đảng bộ Hà Nội”

2 Thư mục “Hà Nội qua các thời đại”

3 Thư mục “Truyền thống chống ngoại xâm của Hà Nội”

4 Thư mục “Vành đai thực phẩm”

5 Thư mục tổng quát “Hà Nội 1954 – 1979”

6 Thư mục “30 năm văn hóa – văn nghệ Hà Nội”

7 Thư mục “Công nghiệp Hà Nội”

8 Thư mục “Tiểu công nghiệp – thủ công nghiệp”

9 Thư mục “Hà Nội 12 ngày đêm”

10 Thư mục “Điện biên phủ trên không”

11 Thư mục “Bác Hồ với thủ đô Hà Nội”

12 Thư mục “Hà Nội văn bia”

13 Thư mục “Hà Nội ngoại văn”

14 Thư mục “Hà Nội – Hán Nôm”

15 Thư mục “Hà Nội trước năm 1954” (tiếng Việt)

16 Thông tin tư liệu “Khoán sản phẩm” theo nghị quyết 10 của Bộ Chính trị

17 Thông tin tư liệu “Công tác tổ chức cán bộ “

18 Thư mục “Nếp sống văn minh – gia đình văn hóa”

19 Thư mục “Hà Nội trên con đường đổi mới”

20 Thư mục “Hương ước Hà Nội xưa”

21 Thư mục “Hà Nội thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của đảng, Nhà nước”

22 Thư mục “50 năm toàn quốc kháng chiến” (1946 – 1996)

23 Thư mục “50 năm ngày thương binh liệt sĩ” (1947 – 1997)

24 Thư mục “25 năm chiến thắng B52 của Hà Nội” (1972 – 1997)

25 Thư mục ngoại văn

Nhờ các thư mục này mà các đề tài khoa học và các công trình nghiên cứu củabạn đọc về Hà Nội được tiến hành thuận lợi, rút ngắn thời gian nghiên cứu hơn

Những bản thư mục do thư viện biên soạn đều có lời dẫn giải cụ thể, nhờ đó mà bạnđọc có thể nắm được những nội dung có trong tài liệu, thậm chí những vấn đề, những chi tiết

mà bạn đọc cần tìm còn được chỉ rõ ở phần nào, trang nào trong thư mục

* Tài liệu điện tử:

Kho Địa chí cơ sở 1: gồm 41.877 biểu ghi trên phần mềm quản lý thư viện

CDS/ISIS (số liệu tập hợp ngày 20/10/2011)

BIỂU GHI

Thư mục toàn bộ bài trích báo theo chủ đề 17.905

TCUU toàn bộ bài trích phục vụ tra cứu

Bảng 3 Bảng thống kê vốn tài liệu điện tử của TVHN

Hiện tại với tư liệu địa chí TVHN có những CSDL thư mục sau:

CSDL DCHI: toàn bộ sách trong kho 5000 biểu ghi

CSDL THMUC: 18.597 biểu ghi, toàn bộ các thư mục địa chí của TVHN đã

được nhập vào cơ sở dữ liệu này Với hệ thống từ khóa tìm kiếm rất khoa học, baoquát được chủ đề chính, chủ đề cụ thể, chi tiết, từ khóa địa lý, thời gian, loại hình tư

liệu; cùng với bài tóm tắt tương đối tổng quát nhằm giúp bạn đọc có thể tìm kiếm đượctài liệu chính xác, phù hợp với nhu cầu thông tin của mình Thêm vào đó, cán bộ thưviện cũng dễ dàng tạo sản phẩm thư mục theo yêu cầu: chủ đề, thời gian xuất bản, loạihình tài liệu, hình thức trình bày thư mục…

Với cách tổ chức quản lý thông tin trong CSDL, một số chủ đề như: nhân vật,

di tích, sự kiện lịch sử… có thể coi như là CSDL dữ kiện

CSDL TCUU: 5000 biểu ghi gồm các ài trích mang tính tra cứu dữ liệu – hỏi

đáp Trong đó có một phần nội dung là các bài trích về hổi đáp pháp luật hay những sựkiện nổi bật, những di tích danh thắng vào bậc nhất của thế giới, sự kiện lịch sử, nhữngngày kỷ niệm, thủ đô của các nước… Với chức năng là phòng thông tin – thư mục –địa chí có ý tưởng xây dựng CSDL này kết hợp với CSDL THMUC nhằm mục đíchtrả lời các nhu cầu thông tin dữ kiện về địa danh, nhân vật, sự kiện cho bạn đọc

CSDL TTTM: 9.700 tư liệu trong bộ tổng tập thư mục được cập nhật và lưu

trữ trên máy tính Đây là sản vật của đề tài “Cơ sở và giải pháp thu thập phát triển kho

tư liệu địa chí Thăng Long – Hà Nội”, tập hợp gần như toàn bộ các tư liệu về Hà Nộiđược lưu trữ trong cơ quan thông tin – thư viện – lưu trữ Sau này, nhiều thư việntrong nước học tập thư viện Hà Nội đã xây dựng các bộ thư mục địa chí cho tỉnh Việclàm này góp phần không nhỏ cho việc nghiên cứu tiềm năng kinh tế, lịch sử, văn hóa,

xã hội của địa phương Trên cơ sở đó giúp cho các cán bộ lãnh đạo hoạch định chínhsách phát triển, kế hoạch sản xuất, quy hoạch kiến trúc, đô thị cho địa phương

CSDL HNOM: 1500 biểu ghi Nguồn lực thông tin được xử lý, lưu trữ trên

máy tính và được cập nhật thường xuyên đã tạo một hiệu quả rất tốt cho công tác phục

vụ thông tin địa chí Bạn đọc sẽ nhanh chóng tìm kiếm được câu trả lời cho câu hỏi dữkiện trong nhiều lĩnh vực, dễ dàng tìm kiếm thông tin phục vụ cho công tác nghiêncứu, với việc kết hợp nhiều phương pháp một lúc

Kho Địa chí cơ sở 2: tổng số vốn tài liệu địa chí 2.626 bản sách, 5 loại báo,

tạp chí chuyên đề được bổ sung thường xuyên (số liệu tập hợp ngày 20/10/2011)

- Sách Địa chí nằm trong CSDL sách thư viện tỉnh (STVT) trên phần mềm quản

lý thư viện điện tử Ilib 3.6

- Tra cứu trích báo: 17.000 biểu ghi (trên phần mềm quản lý thư viện(CDS/ISIS)

Có thể thấy với số ít vốn tài liệu này, công tác phục vụ địa chí tại cơ sở 2 chưa thực sự khởi sắc, cán bộ làm công tác địa chí chưa phát huy hết được năng lực chuyên môn nghiệp vụ, chưa tận dụng được sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số trong việc swu tầm, bảo quản, khai thác phục vụ nguồn thông tin tài liệu…

Hơn nữa, vốn tài liệu địa chí của TVHN chưa đủ để đáp ứng nhu cầu bạn đọc Cũng vì hoàn cảnh xã hội Việt Nam nhiều biến cố thăng trầm và sự điều chỉnh địa giới nhiều lần của Hà Nội nên việc thu thập, khai thác, gìn giữ vốn tài liệu đại chí còn chưa có tính hệ thống , tài liệu còn chắp vá, không liên tục.

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu thông tin địa chí ở Thư viện Thành

phố Hà Nội

 Đặc điểm người dùng tin địa chí ở Thư viện thành phố Hà Nội

Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống tin Đó là đối tượng phục vụcủa công tác thông tin tư liệu Người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thôngtin, đồng thời họ cũng là người sinh sản ra thông tin mới Người dùng tin giữ vai tròquan trọng trong các hệ thống thông tin

Người dùng tin luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin.Người dùng tin tham gia vào hầu hết vào các giai đoạn của dây truyền thông tin Họbiết các nguồn thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó

Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất kì một cơ quan thông tin thư việnnào Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời là người sáng tạo ra và làmgiàu nguồn thông tin Thỏa mãn nhu cầu tin cho người dùng tin cũng đồng nghĩa vớiviệc phát triển nguồn tin của thư viện Sự thỏa mãn nhu cầu tin cho người dùng tinchính là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện

Hiện nay người dùng tin của thư viện phát triển nhanh chóng cả về số lượng vàthành phần Trình độ của người dùng tin có nhiều cấp độ khác nhau Đối tượng ngườidùng tin mà thư viện hướng tới là các nhà quản lý, lãnh đạo các cấp, các ngành; cáccán bộ giảng dạy ở các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, các trườngphổ thông; cán bộ công tác tại các phòng hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinhdoanh; sinh viên các trường đại học cao đẳng

Có thể chia thành 3 nhóm người dùng tin địa chí như sau:

- Nhóm 1: Cán bộ quản lý, lãnh đạo

- Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, doanh nghiệp

- Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên

- Nhóm 4: Quần chúng nhân dân nói chung

 Đặc điểm nhu cầu thông tin địa chí ở Thư viện thành phố Hà Nội

Cách mạng khoa học công nghệ đang diễn ra một cách mạnh mẽ trên toàn thếgiới Nhiều thành tựu khoa học mới ra đời đã tạo nên hiện tượng “bùng nổ thông tin”.Lượng thông tin trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng Cũng từ đây thông tin trởthành động lực cho sự phát triển của xã hội Nhu cầu thông tin ngày càng lớn và trởnên cấp thiết Nhu cầu tin chính là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếpnhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống Nhu cầu tin xuất phát từ nhucầu nhận thức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xãhội và mang tính chất chu kỳ Nếu nhu cầu tin được thỏa mãn kịp thời, chính xác thìnhu cầu tin ngày càng được phát triển

Qua khảo sát thực tế tại TVHN, chúng tôi thấy bạn đọc tới thư viện sử dụng tàiliệu địa chí rất đa dạng về thành phần Vì thế, nhu cầu sử dụng tài liệu địa chí của từngđối tượng hết sức cụ thể, đòi hỏi có tính hệ thống và chuyên môn sâu

- Nhu cầu tin của cán bộ quản lý, lãnh đạo

Đây là nhóm người dùng tin chiếm lượng số lượng khá lớn, đồng thời lại lànhóm người dùng tin rất quan trọng của Thư viện, đáp ứng nhu cầu tin của họ là việc

mà thư viện hết sức quan tâm Bởi lẽ họ là những người đưa ra quyết định mang tínhchiến lượng và sách lược ở tầm vĩ mô hay vi mô có ảnh hưởng đến sự phát triển của xãhội; họ có thể là những người xây dựng, phác thảo đường lối chính sách của Đảng vànhà nước, của các cán bộ, các ngành, các đơn vị sản xuất kinh doanh Ngoài ra côngtác quản lý, một số cán bộ còn trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học Do đó, nhu cầutin của họ rất đa dạng, phong phú và chính xác cao Thông tin phải vừa rộng đồng thờicũng phải mang tính chuyên sâu, bảo mật và hệ thống

- Nhu cầu tin của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, doanh nghiệp

Họ có nhu cầu tài liệu khá cao Thông tin họ cần vừa mang tính tổng hợp lạimang tính chuyên sâu Nhóm người dùng tin này có khả năng sử dụng mọi loại hìnhthức tài liệu cả truyền thông lẫn hiện đại Tài liệu họ cần thường là tài liệu quý hiếm,

tài liệu xám, tài liệu đa số hóa, các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực cụthể mà họ quan tâm.

Thư viện phục vụ bạn đọc là các nhà nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vựcnào đó của Hà Nội như: giúp đỡ các chuyên gia kinh tế tìm hiểu về các ngành nghềtruyền thống của Hà Nội, những ngành nghề nào còn tồn tại hoặc bị mai một; giúp đỡcán bộ Sở Văn hoá, Viện Sử học…tìm những tài liệu Hán Nôm (văn bia, thần phả,hương ước…) để nghiên cứu về lịch sử, văn hoá Thủ đô…

Những người làm kinh tế sử dụng tài liệu địa chí (chủ yếu là sách, báo tạp chí)nghiên cứu đặc điểm môi trường kinh doanh, giúp họ vạch ra chiến lược đầu tư, pháttriển đúng đắn Thư viện còn lựa chọn tài liệu cho Sở Giáo dục và đào tạo, các trườngđại học, cao đẳng trên địa bàn thành phố để phục vụ công tác giảng dạy và học tập,nghiên cứu khoa học

- Nhu cầu tin của nghiên cứu sinh, học sinh, sinh viên

Nhu cầu tin của họ rất đa dạng và rất cao Họ mong muốn tham khảo tài liệu để

mở rộng kiến thức (sách, báo tạp chí và các nguồn tài liệu điện tử - CSDL) Thư việntạo điều kiện cho sinh viên các trường đại học, cao đẳng thực tập và giúp các bạn làmniên luận, khoá luận tốt nghiệp về đề tài địa chí Hà Nội

Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại thư viện là giúp choviệc nhận dạng nhu cầu thông tin và sử dụng các nguồn tài liệu số của họ, qua đó tìm

ra những biện pháp phù hợp để đáp ứng đúng với nhu cầu Điều này khẳng định vai tròquan trọng của TVHN

- Nhu cầu tin của quần chúng nhân dân

Họ sử dụng tài liệu địa chí chủ yếu để tìm hiểu thông tin, nâng cao hiểu biết vềthủ đô Hà Nội, nơi họ đang sống và làm việc

Thư viện cũng phục vụ bạn đọc là người nước ngoài có nhu cầu tìm hiểu về mọimặt lĩnh vực của Thủ đô Hà Nội; giúp đỡ các tổ chức xã hội, các đoàn thể như: Hộiliên hiệp Phụ nữ, Công an thành phố Hà Nội…viết về lịch sử của mình

1.3 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí

1.3.1 Các khái niệm cơ bản

Khái niệm tài liệu địa chí

Tất cả mọi loại hình tài liệu dù xuất bản ở trong nước hay ngoài nước, tại địaphương hay ngoài địa phương, bằng bất cứ ngôn ngữ gì, song có nội dung đề cấp đếnđịa phương đều được gọi là tài liệu địa chí.

Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu địa chí Tài liệu địa chí căn cứ vào những dấu hiệuchủ yếu sau:

- Theo nội dung phản ánh: Tài liệu có thể phản ánh nhiều mặt, tổng thể hay toàndiện về địa phương hoặc một mặt nào đó của địa phương không kể xuất bản ở đâu và

- Báo – tạp chí và các bài báo – tạp chí

- Sách Hán Nôm, thần phả, gia phả, hương ước

- Tác giả và người biên soạn:

Có thể là người Việt Nam hay là người nước ngoài

Khái niệm tài liệu quý hiếm

Từ những gì trình bày ở trên chúng ta thấy tài liệu quý hiếm là tài liệu có cácyếu tố sau:

- Giá trị của thông tin có trong tài liệu:

- Tài liệu đó phải là những tài liệu có giá trị đặc biệt về lịch sử, văn hoá, khoahọc, xã hội

- Là những tài liệu phản ánh các khía cạnh của đời sống chính trị, kinh tế, vănhoá - xã hội và khoa học – kỹ thuật của đất nước trong những giai đoạn lịch sử nhấtđịnh

- Số lượng bản ít và khó bổ khuyết được nếu như bị mất hoặc hư hỏng, xét về ýnghĩa pháp lý và bút tích của chúng Hoặc là những tài liệu có niên đại cổ và trênnhững vật mang tin đặc biệt như: trên lá cây, trên da, trên đất sét…

Qua những phân tích và gợi ý trên, có thể hiểu khái quát:Tài liệu quý hiếm làtài liệu có giá trị đặc sắc về các vấn đề lịch sử, văn hóa xã hội, khoa học, nội dungthông tin bao quát được các sự kiện, biến cố và các hiện tượng đặc biệt quan trọngtrong cuộc sống: tài liệu quý hiếm có số lượng bản ít, hình thức đặc biệt và khó bổkhuyết được nếu như bị mất hoặc hư hỏng, xét về ý nghĩa pháp lý và bút tích củachúng

1.3.2 Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu địa chí

Tổ chức vốn tài liệu về bản chất là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoahọc, hợp lý và hiệu quả

Tổ chức vốn tài liệu trong thư viện hay nói cách khác, tổ chức kho tài liệu làmột loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tựnhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ khi độc giả yêu cầu và có tính chính sáchbảo quản hợp lý nhất

Sự chính xác cẩn thận trong từng thao tác của quá trình tổ chức kho có ý nghĩa

to lớn đối với việc sử dụng tài liệu của độc giả, bởi vỉ chỉ cần có những thiếu sót nhỏcũng ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ bạn đọc

Nhiều người cho rằng: Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu thế nào để độc giả cóthể sử dụng tối đa các tài liệu mà Thư viện có Nếu tổ chức vốn tài liệu không khoahọc thì kho sách sẽ bị hủy hoại, vì vậy tổ chức vốn tài liệu khoa học sẽ tạo diều kiệncho thư viện hoạt động được dễ dàng, hiệu quả và bảo quản tốt vốn tài liệu mà thư

viện có

Vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng của mọi hoạt động của thư viện, đó là vấn đềthen chốt, quyết định sự tồn tại và phát triển của mọi thư vện Để có vốn tài liệu phongphú và đa dạng, đáp ứng mọi nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu người sử dụng, vốntài liệu là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc quyết định chất lượng của công tácthông tin – thư viện (TT-TV)

Tài liệu trong thư viện là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, và không

có thư viện nào lại không có tài liệu

Muốn tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả ta phải tổ chức kho tàiliệu sao cho khoa học: Cất giữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy, dễ bảo quản Vậy “tổ chứcvốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả” “Tổ chức khotài liệu là một loạt các quá trình và thao tác liên tục với mục đích vừa sử dụng tài liệutốt nhất cho bạn đọc, vừa bảo quản tài sản đảm bảo nhất”.

Tổ chức kho tài liệu là một loạt các thao tác các nghiệp vụ kế tiếp nhằm làmcho vốn tài liệu có một trình tự nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ khi độc giảyêu cầu và có chính sách bảo quản hợp lý nhất Đây chính là nghệ thuật tổ chức kho.Các thao tác bao gồm:

- Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu

- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu

- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu

- Bảo quản tài liệu lâu dài

- Sử dụng tài liệu lâu bền

- Tiết kiệm kinh phí

Sự chính xác, cẩn thận trong từng thao tác của quá trình tổ chức kho có ý nghĩa

to lớn đới với việc sử dụng tài liệu của độc giả, bởi vì những sai lầm, thiếu xót trongtừng công việc nhỏ nhất cũng ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ bạn đọc

1.3.3 Những vấn đề về bảo quản vốn tài liệu địa chí

Thư viện là nơi lưu giữ các di sản văn hóa thành văn của dân tộc, của nhân loại.Các tài liệu được thu thập qua nhiều thế hệ và tổ chức thành các kho tài liệu Đồngthời với công việc đó là vấn đề bảo vệ cho các kho tài liệu không bị hư hỏng, mất mát

Song song với công tác tổ chức vốn tài liệu thì bảo quản cho các kho tài liệukhông bị hư hỏng, mất mát lại cũng là một vấn đề được hết sức lưu ý Bảo quản vốntài liệu là chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu

thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại Tất cả những công việcbảo quản là nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu tránh sự mất mát, hư hỏng đảm bảo tínhthông tin đầy đủ của tài liệu Bảo quản vốn tài liệu bao gồm những phương pháp và kỹthuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.

Theo IFLA (Liên hiệp Quốc tế các Hội thư viện ) nguyên lý bảo tồn và bảoquản tài liệu được định nghĩa như sau:

“Bảo tồn bao gồm tất cả những suy xét về mặt quản lý và tổ chức liên quan đếnviệc tàng trữ và cung cấp tiện nghi, biên chế, các chính sách, kỹ thuật và phương phápđược sử dụng để bảo tồn các tài liệu thư viện và lưu trữ cùng với thông tin chứa đựngtrong đó”

“Bảo quản là chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệtài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồmnhững phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra”

Việc bảo quản vốn tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện được phân chiathành hai loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế

- Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộcác tư liệu nói chung

- Bảo quản phục chế nhằm phục sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tínhhoặc hóa tính của tài liệu Nó đòi hỏi phải có một lượng công nhân cũng như một độingũ chuyên gia có chuyên môn, do vậy mà nó rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trongphạm vi chọn lọc của toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập Bảo quản tài liệu là nhữngbiện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu trongkho Nói cách khác, bảo quản tài liệu là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặcthù kéo dài tuổi thọ của tài liệu tránh sự mất mát, hư hỏng, đảm bảo tính thông tin đầy

đủ của tài liệu

1.4 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện thành phố Hà Nội

1.4.1 Vai trò của công tác tổ chức vốn tài liệu địa chí

Vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng của mọi hoạt động địa chí của thư viện, đó là vấn

đề then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của thư viện Để có vốn tài liệu địa chíphong phú, đa dạng đáp ứng được với nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu người đọc

Bên cạnh việc bổ sung vốn tài liệu thường xuyên cần phải có cách thức tổ chức tàiliệu, việc này có ý nghĩ vô cùng quan trọng quyết định đến rất nhiều vấn đền như: Tổchức kho đúng đắn không chỉ tiết kiệm được nhân lực, phương tiện và thời gian chocán bộ thư viện mà tăng cường chất lượng bạn đọc Tổ chức kho đúng đắn giải quyếtđược hai nhiệm vụ đồng thời đối lập nhau đó là việc sử dụng tích cực vốn tài liệu vàbảo quản vốn tài liệu được lâu dài.

Ngoài ra tổ chức kho sách còn có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống mục lục.Trong việc tổ chức kho, hệ thống mục lục đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sựthành công của thư viện Việc sử dụng tích cực vốn tài liệu địa chí của thư viện đềuphụ thuộc vào hệ thống mục lục Vì vậy, việc tổ chức kho không thể tách rời việc tổchức hệ thống mục lục

Việc tổ chức kho địa chí cũng gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung liệu địa chívào thư viện Bổ sung làm cho kho được tăng cường về số lượng và chất lượng Nhưngtài liệu có được phát huy hay không lại phụ thuộc vào việc tổ chức kho Khả năng thưviện có thể hoàn thành những nhiệm vụ đặt ra hay không hoàn toàn dựa vào việc xácđịnh những cuốn sách nó bổ sung cho kho sách bằng giá trị chính trị, khoa học haynghệ thuật của cuốn sách đó Vì vậy, nhiệm vụ bổ sung vốn tài liệu địa chí thư việnphần lớn xác định phương pháp tổ chức kho hay viêc bổ sung vốn tài liệu có ảnhhưởng trực tiếp đến tổ chức kho

Việc tổ chức kho tài liệu địa chí đúng đắn có ý nghĩa lớn lao về phương diệntiết kiệm diện tích, phương diện về nhân lực cho thư viện Nếu kho được đăng ký hoàntoàn, được thể hiện vào mục lục cấu tạo tốt, sắp xếp có trật tự nhất định, được đóng bìabảo quản tốt thì thư viện sẽ đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng nhanh chónghơn

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức kho tài liệu địa chí TVHN

đã tổ chức được những kho sách hợp lý, đúng đắn, đảm bảo đầy đủ các yếu tố để hìnhthành nên kho sách thư viện, phù hợp vói chức năng nhiệm vụ của mình, đảm bảo đầy

đủ các yêu cầu của kho sách được tổ chức sắp xếp khoa học đó là phải dễ tìm, dễ thấy,

dễ lấy và dễ bảo quản Đảm bảo thông tin đến với người đọc nhanh chóng, chính xác,kịp thời và tiết kiệm diện tích kho

TVHN thường xuyên sưu tầm, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, nên mụcđích của việc tổ chức tài liệu là rất cụ thể nhằm: tạo ra một trật tự trong các kho tàiliệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu, bảo quản lâu dài, tránh mất mát, hưhỏng, đồng thời sử dụng lâu dài, tiết kiệm kinh phí.

1.4.2 Vai trò của công tác bảo quản vốn tài liệu địa chí

Bảo quản vốn tài liệu địa chí nhằm giữ gìn di sản văn hóa của thủ đô và đấtnước vì vốn tài liệu địa chí được thư viện xây dựng trong suốt quá trình hoạt động củamình

Bảo quản vốn tài liệu địa chí nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dùngtin, tiết kiệm ngân sách vì không phải bổ tiền ra bổ sung vốn tài liệu rát nát, mất mát.Chính vì thế mà cơ quan đã rất chú trọng quan tâm đến việc bảo quản vốn tài liệu Vấn

đề này đặt ra một cách cấp bách và toàn diện hơn trước

Bảo quản vốn tài liệu địa chí không chỉ góp phần vào việc tăng cường nguồnlực thông tin địa chí và khả năng đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của người đọc mà còngiảm số lần từ chối, phát huy hết giá trị của vốn tài liệu, giảm được chi phí không cầnthiết Bảo quản vốn tài liệu và sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu có mối quan hệ biệnchứng với nhau, bảo quản, sử dụng và muốn sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu thì côngtác bảo quản tài liệu của các cơ quan TT-TV phải tốt Đồng thời giúp tiết kiệm nguồnngân sách cho việc bổ sung những tài liệu bị mất trước đó

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN

VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Xử lý tài liệu

Xử lý tài liệu là một khâu xử lý kỹ thuật quan trọng quy trình nghiệp vụ củamỗi thư viện Nó bao gồm một loạt các thao tác nghiệp vụ từ tiếp nhận tài liệu vào sổđăng ký tổng quát, vào sổ đăng ký cá biệt, phân loại, mô tả tài liệu, định từ khóa,… Xử

lý tài liệu được chia thành hai khía cạnh nhỏ hơn là: Xử lý hình thức tài liệu và xử lýnội dung tài liệu

Từ kết quả của xử lý tài liệu, các tài liệu được đảm bảo của tài sản của thư viện,được sắp xếp một cách đúng đắn, khoa học hợp lý Từ đó tạo cho việc tìm kiếm và lựachon tài liệu được nhanh chóng, chính xác theo đúng yêu cầu của độc giả Việc tiếnhành xử lý tài liệu chính là cơ sở khoa học cho việc tổ chức và sắp xếp kho tài liệu

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, vốn tài liệu trở nên vôcùng phong phú, đa dạng cả về nội dung lẫn hình thức Do vậy, yêu cầu đặt ra ở mỗi

cơ quan thông tin - thư viện là phải có cách tổ chức tài liệu hợp lý nhất để có thể tổchức vốn tài liệu một cách khoa học nhất để bạn đọc nhanh chóng có thể tiếp cậnnhanh với vốn tài liệu của thư viện để từ khai thác có hiệu quả với nhu cầu tin củamình Đó cũng là lý do làm tăng hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin thư viện

Ý thức được điều này, TVHN luôn cố gắng làm tốt công tác xử lý tài liệu và sâuhơn nữa có những biện pháp, kế hoạch, định hướng để làm công tác tổ chức vốn tàiliệu một cách có hiệu quả tạo ra bước phát triển mới, nhanh chóng hội nhập với cácthư viện hiện đại khác trong khu vực và trên thế giới

2.1.1 Xử lý hình thức

Các loại tài liệu địa chí khi được nhập kho của thư viện phải được xử lý về mặthình thức như: ghi vào sổ đăng ký tổng quát, ghi vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, dánnhãn, định ký hiệu xếp giá

Đăng ký tài liệu: là cơ sở khoa học để giúp cán bộ thư viên biết được tình trạng

của kho sách, từ đó cũng có biện pháp, kế hoạch bổ sung vốn tài liệu, làm cho vốn tàiliệu của cơ quan thông tin - thư viện ngày càng thêm phong phú và đa dạng