Quản Lý Thời Gian – Bài Giảng Tặng Cộng Đồng

Chương trình đào tạo quản lý cấp trung 2 ngày nhằm đưa các khái niệm và những nét chú ý cho quản lý cấp trung tại công ty Buổi 1: Tổng quan quản lý cấp trung Các áp lực và thách thức cho[r]

Trang 1

Quản Lý Thời Gian

www.quanlycaptrung.vn Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment

Trang 4

Giới thiệu

Trang 6

Q ả Lý Thời Gi à Tổ Chứ Quản Lý Thời Gian và Tổ Chức

Cải thiệ hứ ă lê kế h h à kiể át ki h d h

Trang 7

Giới Thiệ Giới Thiệu

Q ả lý thời i là ì Quản lý thời gian là gì Thời gian là hàng hóa Các thói quen tốt

Thời gian của thời gian

Ước lượng nhiều hay ít thời gian hoàn thành

www.quanlycaptrung.vn Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu

Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment

Trang 8

Q ả Lý Thời Gi Là Gì ? Quản Lý Thời Gian Là Gì ?

Trang 9

Thời gian như là hàng hóa

• Thời gian là nguồn lực quý giá nhất các bạn có

Trang 11

Phân loại thời gian

Thời gian chia làm hai loại

Thời i t ôi h h

– Thời gian trôi nhanh

• Khi các bạn chú tâm hoặc rất thú vị với các hoạt động đang diễn ra

diễn ra

– Thời gian trôi chậmg ậ

• Khi chán nản với các hoạt động hoặc trong tâm trạng không vui

• Khi sợ hãi

Trang 12

Ước lượng nhiều hay ít thời gian hoàn thành

Thời gian hoàn thành cho mỗi công việc có thể ước lượng nhiều hơn hoặc ít hơn do

Trang 13

• Chất lượng công việc kém

• Có thể không đáp ứng thời gian hoàn thành

Trang 14

Cá ê lý ả lý thời i

Các nguyên lý quản lý thời gian

Trang 15

Các nguyên lý quản lý thời gian

Quản lý thời gian Ma trận sử dụng thời gian

Tập trung ô thứ 2 Quản lý theo thời gian

Trang 16

Quản lý thời gian

– Lên kế hoạch hướng tới tương lai – 3 Xác lập trọng tâm 3 Xác lập trọng tâm

– So sánh quan trọng tương đối giữa các việc – 4 Quản lý bản thân Q ý

– Nhận thức thời gian không quản lý được‐ chúng

ta phải quản lý bản thân chúng ta

Trang 17

Các công việc bận rộn Lãng phí thời gian Các việc lặt vặt

Không

quan trọng

Trang 22

Tích cách cá nhân tại ô số hai

Trang 23

Yêu cầu cá nhân trong ô số hai

Trang 25

Q ả lý th thời i Quản lý theo thời gian

Trang 26

Tập trung vào thời gian và nguồn lực

• Chất lượng công việc là hàm số của nguồn lực và thời gian

dành cho công việc

Thời gian Nguồn lực

Trang 27

Phân tích trước hiệu năng Phân tích trước hiệu năng

Trang 28

– Relevant: phù hợp với chiến lược của công ty

– Time bound: phù hợp kế hoạch thời gian thực hiện công ty

Trang 30

Quản lý dựa trên thời gian

ầCác bạn cần quan tâm tới

Thời i hâ bổ h à thà h ô iệ ó thự tế ới á

Trang 31

Làm việc năng suất

Trang 32

Làm việc năng suất

Bận rộn Vs Năng suất

Không ra quyết định

và trì hoãn Làm việc quá tải à v ệc quá tả

Cấp bách Vs Quan trọng Cấp bách Vs Quan trọng

Ư tiê hó

Ưu tiên hóa

Trang 33

Bận trong công việc

– Hiệu năng – làm tốt những điều cần làmHiệu năng làm tốt những điều cần làm

Trang 34

Bận vs Làm việc hiệu quả

Trang 35

Đối phó với trì hoãn

• Khi ệp nhận một công việc các bạn có lựa chọnKhi ệp nhận một công việc các bạn có lựa chọn

Trang 36

Bận vs Làm việc hiệu quả

Trang 37

Bận vs làm việc hiệu quả

Trang 38

Làm việc quá tải

Trang 39

Vượt qua quá tải

ảCác biện pháp vượt qua quá tải

Trang 41

Hệ thống lưới ưu tiên

Trang 42

Ưu tiên công việc

• Mục êu của ưu ên công việc đó là tránh các khủng hoảng trong thực hiện

• Để thực hiện điều đó, các bạn nên

Lên kế hoạch cho những ưu tiên

Thay vì y

Ưu ên cho kế hoạch của chúng ta

Trang 43

Khủng hoảng trong công việc

Trang 44

Quản lý khủng hoảng trong công việc

Thụ động và chủ động

xử lý công việc Tạo sao xảy ra khủng hoảng

Dự đoán và ngăn ngừa

khủng hoảng

Trang 45

Trang 47

Tại sao khủng hoảng xẩy ra

Trang 48

Dự báo và phòng ngừa khủng hoảng

Trang 49

Lên kế hoạch

Trang 50

Lập kế hoạch

Kế hoạch là gì Thông tin và kế hoạch

Hệ thống quản lý thời gian Mục tiêu và thời gian

Phân tầng Kế hoạch ngày

Trang 51

Lập kế hoạch trong quản lý thời gian

Lưu ý số mộtThất bại khi lập kế hoạch có nghĩa làBạn đang lập kế hoạch cho thất bại

Trang 52

Kế hoạch là gì

Kế hoạch là bản chỉ đường được lập ra trong thực tế nhằm đạt tới

một tập hợp mục êu cụ thể trong một khoảng thời gian xác định p p g g g

với nguồn lực hữu hạn xác định

Trang 53

Thông tin và kế hoạch

ảCác thông n căn bản

Trang 54

Hệ thống quản lý thời gian

Trang 55

Trang 56

Trang 57

Mục tiêu và thời gian

Hệ thống quản lý thời gian sẽ không hiệu quả nếu như không gắn kết giữa mục êu và thời gian hoàn thành

Trang 58

Bảng checklist khi thành lập mục tiêu

Trang 59

Phân tầng Phân tầng

• Thời gian giảm dần nhưng độ phức tạp gia tăng

Trang 61

Kế hoạch ngày

ếKhi lập kế hoạch ngày các bạn chú ý

Phù hợ ới hị à đồ hồ i h h ủ b

– Phù hợp với nhịp và đồng hồ sinh học của bạn

– Lập kế hoạch vào đầu hoặc cuối giờ

Xác lập ưu ên theo êu chuẩn “ phải làm” “ nên làm” “ có

– Xác lập ưu ên theo êu chuẩn phải làm nên làm có

Trang 62

Các mách nước và kỹ thuật quản lý thời ỹ ậ q ý

gian

Trang 63

Các mách nước và kỹ thuật

quản lý thời gian

Nhật ký thời gian Thời gian chất lượng

Nhật ký thời gian

Quản lý tài liệu cứng- mềm Quản lý các ngắt quãng

Quản lý nơi làm việc Quản lý điện thoại

Điệ th i di độ

Điện thoại di động Quản lý mạng xã hội Quản lý Email

Trang 64

Nhật ký thời gian time log

• Nhật ký thời gian là công cụ hiệu quả để kiểm tra xem thời gian tiêu tốn

như thế nào khi làm việc Ghi nhật ký thời gian khoảng 2 tuần để xem

toàn cảnh sử dụng thời gian như thế nào

• Nhật ký thời gian cho phép xem xét và đánh giá

– Mức độ chính xác khi ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ

Các hoạt động tiêu tốn thời gian

– Các hoạt động tiêu tốn thời gian

– Mức độ bị ảnh hưởng từ bên ngoài

– Mức độ công việc thực hiện hàng ngày

– Các công việc và thời điểm gặp khủng hoảng

Trang 65

Thời gian chất lượng Quality time

Trang 66

Quản lý tài liệu cứng hard copy

Trang 67

Quản lý tài liệu cứng hard copy

Hệ thống quản lý tài liệu tốt cho phép

– Xác định lưu giữ những gì và bao nhiêu lâu Xác định lưu giữ những gì và bao nhiêu lâu

– Hệ thống cho phép lưu trữ và tìm kiếm tài liệu dễ dàng

– Truy cập thông tin nhanh chóng

– Cập nhật tài liệu khoa học và định kỳ

Trang 68

Quản lý tài liệu mềm soft copy

Trang 69

Quản lý các ngắt quãng

Giảm bớt các ngắt quãng

• Tạo rào chắn tầm nhìn tại chỗ làm việc tránh các cuộc ghé thăm không cần thiết

• Xếp lịch hẹn với các bộ phận tránh gặp các giờ không hẹn

t ớtrước

Trang 70

Quản lý các ngắt quãng

Giảm bớt các ngắt quãng

• Làm đúng cam kết hứa với đồng nghiệp sẽ giảm bớt ngắt quãng

Trang 71

Quản lý nơi làm việc

– Tổ chức và xắp xếp nơi làm việc theo luồng công việcTổ chức và xắp xếp nơi làm việc theo luồng công việc

Trang 72

Quản lý điện thoại Quản lý điện thoại

Trang 73

Quản lý điện thoại di động

Trang 74

– Quản lý sổ địa chỉ email hiệu quả

– Tạo một folder các công việc đang triển khai và xóa chúng khi đã hoàn thành

– Tạo một folder có email của tất cả các quan hệ quan trọng để có thể sử dụng để trả lời nhanh chóng

thể sử dụng để trả lời nhanh chóng

– Tránh tham gia vào các email khi nhận dưới dạng cc

Trang 75

Quản lý Email

– Tránh tham gia và gây tranh cãi trên email

– Hạn chế email càng nhiều càng tốt‐ Quy tắc: bạn gửi nhiều email thế nào thì khả năng bạn sẽ mất thời gian nhiều chừng đấy

Trang 76

– Hạn chế gia nhập các mạng xã hội có chức năng tương tự nhau

– Quy định giờ vào và khoảng thời gian sử dụng cố định trong ngày

Trang 77

Tổng kết

Trang 78

Tổng kết quản lý thời gian hiệu quả

• Lập kế hoạch và hệ thống làm việc- Sử dụng trong công việc

• Lập kế hoạch khả thi và lên kế hoạch thực thi chính xác

tương ứng

• Không bao giờ cam kết quá nhiều

• Tạo lập và đồng ý các ưu tiên phân biệt giữa cấp bách và

Trang 79

Tổng kết quản lý thời gian hiệu quả

• Đừng bao giờ trì hoãn

• Xác định và sử dụng từng khoảng thời gian trong lịch làm việc

Tì á h ói Khô h ê hiệ

• Tìm cách nói Không chuyên nghiệp

• Tránh xa hoàn hảo trong công việc- Hướng tới các kết quả hoàn

hỉ h

chỉnh

• Để dành thời gian cho phát triển năng lực bản thân

• Sử dụng email, điện thoại di động và mạng xã hội một cách hiệu quả nhất có thể

Trang 80

Chương trình đào tạo cho doanh nghiệp

01- Chương trình đào tạo trưởng phòng tuyển dụng

02- Chương trình đào tạo Train The Trainer

03- Chương trình đánh giá năng lực lãnh đạo, phát triển lãnh đạo

04 Chương trình đào tạo Trưởng Phòng nền tảng và hơn 20 chương trình

04- Chương trình đào tạo Trưởng Phòng nền tảng và hơn 20 chương trình khác

05- Chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả và hơn 20 chương trình khác 06- Chương trình phát triển nhóm: Đánh Giá- Team Building- Đào tạo

07 Chương trình đào tạo chuyên môn nhân sự

08- Đặc biệt chương trình tặng hơn 50 bài giảng cho cộng đồng trong năm 2016

Liên hệ tuananh.vu@vim.edu.vn

Trang 81

Chương trình đào tạo Train The Trainer 08 buổi

Buổi 1: Các thay đổi về đào tạo trong doanh nghiệp /Đào tạo trong thế giới phẳng/ Thay đổi

của người học/ hệ thống đào tạo / Tích hợp đào tạo và các chức năng nhân sự khác

Buổi 2: Các nguyên tắc giảng dạy sư phạm – khác biệt giữa đào tạo / đào tạo tại doanh nghiệp

Buổi 2: Các nguyên tắc giảng dạy sư phạm khác biệt giữa đào tạo / đào tạo tại doanh nghiệp

/ Năng lực của Giảng viên

Buổi 3: Bộ tài liệu bài giảng/ Thiết kế bài giảng/ Các nguyên tắc thiết kế bài giảng / Các tài liệu

bài giảng khác trong doanh nghiệp g g g g p

Buổi 4: Các công cụ đào tạo thông dụng Ice Breaker/ Action Based / Case Based/ Simulation /

Brain Storming / Group Discussion / Reflection- Presentation / Problem Solving / Games / Team building

Buổi 5: Dẫn giảng/ Các nguyên tắc dẫn giảng / Các kỹ năng dẫn giảng / Xử lý các tình huống

khó

Buổi 6: Thực tập dẫn giảng / quay video

Buổi 7: Đánh giá đào tạo / hệ thống đánh giá / các công cụ đánh giá / Các vấn đề trong đánh

giá đào tạo/Các hệ thống KPI đánh giá hiệu quả đào tạo

B ổi 8 Đá h iá hi hí ủ đà t / Đá h iá hất l dị h ủ ô tá đà t / Hệ

Buổi 8: Đánh giá chi phí của đào tạo/ Đánh giá chất lương dịch vụ của công tác đào tạo / Hệ

thống form biểu mẫu đánh giá đào tạo / Kiểm toán hệ thống đào tạo

Trang 82

Chương trình đào tạo trưởng phòng tuyển dụng

Buổi 1: Đại cương và nền tảng tuyển dụng

Buổi 2: Bảng mô tả công việc

Buổi 3: Các công cụ đánh giá trong tuyển dụng

Buổi 4: Các kỹ thuật phỏng vấn cao cấp

Buổi 5: Thực hành phỏng vấn tuyển dụng quay phim nhận xét

Buổi 6: Xây dựng, vận hành hệ thống tuyển dụng

Buổi 7: Đo lường đánh giá hệ thống tuyển dụng, kiểm toán hệ thống tuyển dụng

dụng

Trang 83

Chương trình đào tạo trưởng phòng – quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung luôn luôn là nền tảng trong công ty Họ là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên, kế hoạch và thực thi, doanh nghiệp và khách hàng Trong bối cảnh hội nhập, quản lý cấp trung càng cần phải được chú ý và đào tạo hơn nữa Chương trình đào tạo quản lý cấp trung 2 ngày nhằm đưa các khái niệm và những nét chú ý cho quản lý cấp trung tại công ty

Buổi 1: Tổng quan quản lý cấp trung

Các áp lực và thách thức cho quản lý cấp trung

Khung năng lực – Các năng lực mới của quản lý cấp trung

Các cách tiếp cận quản lý cấp trung

Các nhiệm vụ trọng tâm quản lý cấp trung - hiệu suất- chất lượng - đào tạo phát triển - nâng cao năng lực

Vòng tròn quản lý cho quản lý cấp trung

Buổi 2 -Chức năng, công cụ, quản trị hiệu suất cho quản lý cấp trung

Quản trị cấp trung và chiến lược - Mô hình Business Canvas

Quản trị thông tin – nền tảng của hiệu suất và chất lượng

Quản trị tinh gọn - Lean Management

Các nguyên lý quản trị chất lượng

Buổi 3- Sáng tạo và đột phá trong tổ chức

eam building indoor sáng tạo

Hiểu đúng về sáng tạo, đột phá và khởi phát - inititiatives

Các rào cản sáng tạo

Làm thế nào thúc đẩy sáng tạo trong doanh nghiệp và phòng ban

Buổi 4 - Lãnh đạo và quản trị con người

Vai trò lãnh đạo của người trưởng phòng - quản trị con người

Các mô hình lãnh đạo thế giới và châu Á - mẫu hình lãnh đạo

Các mẫu hình quản trị con người

Làm thế nào thể hiện vai trò lãnh đạo trong phòng ban

ắ ế ề ả g g

Gắn kết tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên

húc đẩy - Tạo cảm hứng và hướng dẫn tự học

húc đẩy và gắn kết nhóm làm việc

Chia sẻ các trải nghiệm và bí quyết

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	571,1 KB