Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và Quản lý thời gian - ĐH Ngoại thương

Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được => Muốn thành công, hãy tìm cách lượng hóa các chỉ tiêu để thuận tiện cho việc đánh giá.. phối hợp với các thành viên nhóm Sẵ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

Khoa Quản trị Kinh doanh

-MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN

KHI LÀ SINH VIÊN FTU….

BỐ MẸ NGHĨ XÃ HỘI NGHĨ

VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ????

www.themegallery.com

CẤU TRÚC

 Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả:

Khái niệm, Phân loại, Vai trò

 Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả

 Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

I KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

công việc được giao

định những công việc cần phải làm và

phân công cho các cá nhân, đơn vị

liên quan tạo ra mối liên hệ ngang

dọc trong nội bộ công việc, tổ chức

Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm Cầu chỉ chịu

được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin

soi đường để không bị sa xuống vực Lưu ý là cầu dài nên

không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên

kia Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin Tốc độ đi của mỗi

người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút Giả sử 2

người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính

theo người chậm Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập Vậy

4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất

2 TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

trình công việc cũng như những kết quả dự kiến.

sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi

của mội trường bên ngoài.

thành tựu của cá nhân, tổ chức.

II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG

VIỆC HIỆU QUẢ

TRÒ CHƠI 1:

TRÒ CHƠI 1:

1 T HIẾT LẬP MỤC TIÊU

thể tổ chức và quản lý công việc một cách

1.2 VAI TRÒ

Là phương tiện để đạt được mục đích.

Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập

kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn

1.3 ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU:

 Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của

nguyên tắc SMART:

Specific

Mesuarable Time

Bound

NGUYÊN TẮC SMART

 S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

 M-Measurable: Đo đếm được

 A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của

mình

 R-Realistic: Thực tế, không viển vông

 T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch

ra

Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc

SMART thành SMARTER, trong đó, E là

Engagement – liên kếtvà R là Relevant – thích

đáng

SPECIFIC – CỤ THỂ, DỄ HIỂU

 Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt

động trong tương lai

EX:

- Đừng hoạch định mục tiêu của bạn một cách

chung chung là dẫn đầu lớp về môn Tiếng Anh,

trong khi SV giỏi nhất lớp hiện nay về tiếng Anh

đạt 850 điểm TOIEC

- Hãy khẳng định mục tiêu của bản thân là phải đạt

bằng được mốc : 900 điểm TOIEC…

MEASURABLE –ĐO LƯỜNG ĐƯỢC

 Chỉ tiêu mà không đo lường được thì sẽ không kiểm

soát được kết quả

 “Mọi vấn đề đều có thể dùng chỉ tiêu để đánh giá kết

quả…”

EX:

Đừng yêu cầu: “Phải trả lời thư của khách hàng ngay

khi có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay

trong ngày nhận được

=> Muốn thành công, hãy tìm cách lượng hóa các

chỉ tiêu để thuận tiện cho việc đánh giá.

ACHIEVABLE – VỪA SỨC

Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng

nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại ko thể

đạt được.

REALISTICS – THỰC TẾ

 Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả

năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp

bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc….)

TIME BOUND – CÓ THỜI HẠN

thanh, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

vẫn đủ dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

SMARTER : GIÁ TRỊ VỚI TỔ CHỨC

Engagement – liên kết : Tổ chức phải đảm liên

kết được lợi ích chung với lợi ích của các chủ thể

 Cùng thảo luận để trả lời câu hỏi:

“Nếu có 50 triệu đồng trong tay, nhóm bạn sẽ lựa chọn

kinh doanh thứ gì? Tại sao?”

Thời gian chuẩn bị: 20 phút

Yêu cầu: Sau khi chuẩn bị, mỗi nhóm đưa ra được ý

tưởng kinh doanh của mình kèm theo ít nhất 5 lí do giải

thích cho lựa chọn của mình

Mục tiêu

cụ thể

Chỉ số đo lường hiệu quả

Kế hoạch hành động

Yêu cầu trợ giúp

THE BEST WAY TO PREDICT THE

2 LẬP KẾ HOẠCH

 Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc

cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương

pháp thực hiện

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH

Sống đẹp

phối hợp với các thành viên nhóm

 Sẵn sàng ứng phó đối với những thay

đổi môi trường bên ngoài

 Tiết kiệm thời gian: 1 phútlập kế

hoạch tiết kiệm15-20p

QUI TRÌNH CHUẨN ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Xác định

Mục tiêu

Phân tích Tình hình

Hình thành Chiến lược

Lựa chọn Chiến lược Lập Kế hoạch

Tổ chức Thực hiện

Kiểm tra

Điều chỉnh

Thu thập thông tin

2 Năm sinh: Giới:

3 Ước mơ Lương cao

4 Triết lý sống Thực tế, Đam mê,

Chuẩn bị thông tin cho

kế hoạch tổng thể

Thông tin dự báo

Thông tin về nguồn lực

Mục tiêu phát triển bản thân

Dự báo các yếu tố (vĩ mô, vi mô) có liên quan

Chi phí thực hiện

Khả năng của bản thân

Ước mơ, khát vọng của bản thân

Điểm mạnh

(S: Sthengths)

Điểm yếu (W: Weaknesses)

Cơ hội

(O: Opportunities)

Thách thức (T: Threats)

Làm ở đâu (When)?

Làm như thế nào (How)?

Cần bao nhiêu tiền

 Tìm kiếm nguồn thông tin

 Phân tích tình hình bằng công cụ SWOT

 Xác định các yếu tố cơ bản của kế hoạch 5W 1H

 Trình bày kết quả.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

Lập kế hoạch 5W 2H

Cụ thể hóa kế hoạch

Hình thành chuẩn mực đánh giá

Thu thập dữ liệu đánh giá

Đánh giá và tiến hành điều chỉnh

THỰC HÀNH3

 Hình thành các chỉ tiêu đánh giá cho các công việc

trong bản kế hoạch kinh doanh ở trên:

STT Công việc Mục tiêu Chỉ số đánh giá

27

III K Ỹ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Khái niệm về thời gian

 Khái niệm về quản lý thời gian

 Phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả

BẠN HIỂU GÌ VỀ THỜI GIAN?

 Thời gian là một đại lượng vật lý đặc biệt

 Mọi thứ đều là tương đối, duy chỉ có thời gian là

tuyệt đối: 60s/24h/365ngày

 Mọi người đều bình đẳng trước thời gian

 Thời gian qua đi sẽ không quay trở lại

 Thời gian là vô tận không có điểm bắt đầu và kết

thúc

?

KHÁI NIỆM VỀ THỜI GIAN

 Thời gian là hữu hạn

 Thời gian là tài sản hao mòn dần

 Thời gian là tương đối

 Câu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai

đứa trẻ sinh đôi

 Tàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sáng

 Thời gian với mỗi người mỗi khác

 Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hội

 Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải

biết quý trọng nó!

KHÁI NIỆM VỀ THỜI GIAN

“Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời gian,

vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống”

Benjamin Franklin

KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói

quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử

dụng thời gian hiệu quả hơn

Nguyên tắc

Thói quen

Công cụ

Hệ thống

KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Động cơ đúng Tâm trạng đúng

Kỹ năng chính xác

N GUYÊN NHÂN LÃNG PHÍ THỜI GIAN

 Giấy tờ quá nhiều

 Hoàn hảo thái quá

QUẢN LÝ THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?

 Bạn có biết giá trị thời gian của

bạn?

 Giá của thời gian:

 Chi phí mỗi giờ =1,5x tổng chi phí

một năm của bạn/số giờ làm việc

 Chi phí mỗi phút = chi phí mỗi giờ/60

3 phút để tính

 Mỗi người hãy tính thử chi phí mỗi

giờ của mình là bao nhiêu?

 Đồng tiền đi liền khúc ruột ?

 Xem lại bản ghi chép công việc để

đánh giá xem bạn đang lãng phí

thời gian như thế nào?

 Dành thời gian để suy nghĩ:

 Bạn đang làm gì?

 Làm thế để làm gì?

 Làm có hiệu quả không?

 Muốn hiệu quả hơn thì phải làm gì?

 Muốn hiệu quả hơn thì phải có cách

quản lý

CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN

Cách 1 - Nhắc việc Cách 2 – Lập kế hoạch

 Sử dụng sổ tay liệt kê

đầu việc hàng ngày

 Không quên đầu việc

 Có thời hạn đầu – cuối

 Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình.

67

CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN

Cách 3 - Lập kế hoạch, ưu tiên

hóa, kiểm soát

Cách 4 – Ma trận quản lý thời gian

 Xác định giá trị ưu

tiên

 Kết quả:

 Có thứ tự ưu tiên

 Việc quan trọng là việc

được ưu tiên

Không khẩn cấp

Quan trọng

Khôngquan trọng

III IV

 Đánh giá lại thời gian biểu hàng ngày của mr

Dũng.Excercice for Student.doc

 Trò chơi tình huống tại VP Tiếp dân của UBND TP Hà

Nội

theo nội dung khiếu nại

 Chuẩn bị trước các loại yêu

 Người dân cũng tự xâydựng ma trận

 Nhóm Quan sát cũngxây dựng ma trận

 So sánh 3 ma trận vàrút ra kết luận

ĐỀ SỬ DỤNG THỜI GIAN HÀNG NGÀY

HIỆU QUẢ HƠN

 Tạo ra không gian yên tĩnh cho bản thân: Mỗi ngày hãy tạo

một khoảng không thật yên tĩnh và dành một ít thời gian để hoạch

định chính cuộc đời mình

 Suy nghĩ tích cựcsẽ tiết kiệm thời gian và làm thời gian trở nên

đáng yêu:

 Một ngày cố gắng làm được một việc mình thích

 Biết tận hưởng cuộc sống, sống vui vẻ, khỏe mạnh

 Tập trung nhìn những điểm tích cực của người khác,cũng như của xã

hội.

 Ghi vào sổ những điểm yếu của mình để khắc phục dần.

TẠO HỨNG KHỞI TRONG CÔNG VIỆC

 Tạo một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng,sạch sẽ:

 Giữ mặt bàn làm việc sạch sẽ

 Giữ ngăn kéo gọn gàng

 Để bút, bút chì,kéo và thước vào hộp dễ lấy

 Khi không sử dụng để bàn phím sang một bên để mặt

bàn thêm chỗ trống.

 Sắp xếp giấy tờ

 Sắp xếp không gian làm việc

 Chú trọng sắp xếp và lưu giữ hồ sơ

LÀM VIỆC VỚI NGƯỜI KHÁC

 Tôn trọng và quí thời gian của người khác như của mình

 Chỉ thời gian của mình mới quí

 Suy nghĩ kỹ trước khi làm phiền ai đó.

 Giả định sai về cách sử dụng thời gian của người khác:

 Chỉ mình bận rộn, người khác chơi là chính;

 Nhân viên thường không có việc để làm;

 Nước sông, công lính (nhân viên).

 Nhìn bạn bè bằng nửa ánh mắt

SỬ DỤNG THỜI GIAN TRONG LÚC CHỜ ĐỢI

Trên phương tiện công cộng

Trong lúc đợi gặp khách hàng

Trong phòng khám bác sỹ

Trong lúc chờ máy bay

Trong khi chờ điện thoại

THANKS FOR YOUR LISTENING !

MÔN HỌC:

PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG

Chương : Kỹ năng làm việc nhóm

Dụng cụ chuẩn bị cho buổi học

Phương pháp trải nghiệm PHƯƠNG PHÁP HỌC TẬP

Mô hình giáo dục trải nghiệm của Kolb

 IV Xây dựng văn hóa nhóm

 V Phương pháp giải quyết xung đột

nhóm

I.Khái niệm làm việc nhóm và

vai trò của làm việc nhóm

 1.Khái niệm về làm việc nhóm

 2.Vai trò của làm việc nhóm

 2.1.Vai trò của làm việc nhóm với cá nhân,

nhóm và tổ chức

 2.2 Lý do về sự phổ biến của làm việc

nhóm

“A distinguishable set of two or more individuals

Bowers, Clint A., Salas, Eduardo, Weaver, Jeanne L., Et Al

1.1.Khái niệm nhóm

 “Group of people with a full set of complementary skills

required to complete a task, job or project Team

members operate with a high degree of

interdependence, share authority and responsibility for

self-management, are accountable for the collective

performance and work toward a common goal and share

rewards A team becomes more than just a collection of

people when a strong sense of mutual commitment

creates synergy, thus generating performance greater

than the sum of the performance of its individual

members.”

 http://www.businessdictionary.com/definition/team.html

1.2 Làm việc nhóm

same group working together to obtain the same goal.”

http://www.businessknowledgesource.com/blog/what_is_the_definition_of_team_work_021673.ht

ml

people, in order to achieve a goal.”

Như vậy:

doanh.

nhau, dùng kỹ năng của mỗi cá nhân đóng góp cho nhóm và

biết vượt qua những xung đột trong nhóm.

 Funny video _Team Work loL.flv

Phân loại nhóm:

* Các nhóm chính thức

 Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức Chúng

thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và

có phân công rõ ràng Họ có cùng chung tay nghề chuyên

môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án

 Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn

và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu

chuyên biệt Các nhóm chức năng chính thức thường

đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng

của họ.

THẢO LUẬN NHÓM

nhóm làm việc chính thức hiệu quả.

Các nhóm không chính thức

 Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để

làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải

quyết nhiều nhu cầu.

THẢO LUẬN NHÓM

 Các nhóm không chính thức thường xuất hiện trong các loại hình

công việc/DN nào? Đâu là nhược điểm của nhóm không chính

thức.

NHÓM KHÔNG CHÍNH THỨC

các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn

xếp từng vụ việc,

các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án

cần nhiều sáng tạo,

những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút

những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn

So sánh các nhóm chính thức và không

chính thức

 Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng

lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các

quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ,

và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ

 Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình

thất thường Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát

sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn

 Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc

lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối

hợp giữa các nhóm với nhau

2.Vai trò của làm việc nhóm

2.1.Vai trò của làm việc nhóm với cá nhân, nhóm và tổ chức

"một người Việt bằng 3 người Do thái (vốn có tiếng là thông

minh), nhưng ba người Việt không bằng 1 người Do thái!"

nhóm và tổ chức

 Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát

được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu

đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào

 Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề

chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn

giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác

và cả người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là

cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên

(một hình thức đào tạo tại chức)

2.1.Vai trò của làm việc nhóm với cá

nhân, nhóm và tổ chức

mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi

tiềm năng.

tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng

nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng.

2.1.Vai trò của làm việc nhóm với cá

nhân, nhóm và tổ chức

 Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách,

tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người

lãnh đạo.

 Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể

học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên

của mình Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý

trong tổ chức.

 Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp

những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn.

Bài tập và ví dụ

II.Phân công vai trò trong nhóm

II.Phân công vai trò trong nhóm

1 Khái quát chung về phân công vai trò trong nhóm

Vai trò là một tập hợp các hành vi được kỳ vọng gắn với một

người nắm giữ một vị trí nhất định trong một đơn vị xã

hội Trong một nhóm, các cá nhân được kỳ vọng sẽ thực

hiện một vai trò nhất định trong tổ chức.

(Theo Mintzberg )

1 Khái quát chung về phân công vai trò

trong nhóm

trong các tổ chức và trong cả cuộc sống đời thường

5 Người điều phối

6 Người tham gia ý kiến

 Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.

 Có khả năng thông tri hai chiều.

 Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm.

4.2 Người góp ý

Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của

nhóm.

 Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả.

 Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu

trong đó.

 Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

 Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

4.3 Người bổ sung

 Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

 Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.

 Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm

việc nhằm tránh chúng đi.

 Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.

 Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.