KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

CHUYÊN ĐỀ 5 KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC  MỤC TIÊU HỌC TẬP : Sau khi học xong bài này, người học sẽ có thể:  Trình bày được các nguyên nhân gây lãng phí thời gian v

CHUYÊN ĐỀ 5

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

 MỤC TIÊU HỌC TẬP : Sau khi học xong bài này, người học sẽ có thể:

 Trình bày được các nguyên nhân gây lãng phí thời gian và các nguyên tắc quản lý thời gian

 Lập mục tiêu và kế hoạch để quản lý thời gian và công việc hiệu quả

 Chủ động và có trách nhiệm với bản thân và công việc

 NỘI DUNG:

I Giá trị của thời gian

Tất cả chúng ta đều có cùng một tài sản, đó là thời gian – 1440 phút/ngày

Thời gian được ví như vàng và là thứ tài

sản không thể tái tạo được, không thay

đổi được, không mua bán được

Có người đã viết “Muốn biết giá trị một đời người, hãy hỏi người đang hấp hối; muốn biết giá trị một năm, hãy hỏi sinh viên trượt đại học; muốn hiểu hết về giá trị của một tháng, hãy tiếp xúc với người mẹ đã phải sinh con thiếu tháng; để hiểu được giá trị của một tuần, hãy đến gặp tổng biên tập của tờ báo tuần; muốn biết giá trị một ngày, hãy hỏi tù nhân; muốn biết giá trị một giờ, hỏi người đang chờ đợi; để đánh giá đúng giá trị của một phút, hãy đặt mình vào tình cảnh của một người vừa lỡ chuyến

Thời gian = VÀNG

bay hoặc chuyến tàu; muốn biết giá trị một giây, hãy hỏi người vừa thoát chết khỏi tai nạn; và để đánh giá đúng giá trị của một phần ngàn giây, hãy đến gặp người vừa mất huy chương vàng tại kỳ thi đấu thể thao Olympic”

“1 giây không nhiều nhưng cũng không ít 1 giây không làm được

gì nhưng có thể làm được tất cả; 1 giây là thời gian, mà thời gian là vòng xoay bất tận, 1 giây của hôm nay không như 1 giây của hôm qua và càng không giống 1 giây của ngày mai Hãy sống để không bao giờ phải hối tiếc dù chỉ 1 giây ngắn ngủi Có thể chỉ 1 giây sẽ thay đổi cuộc đời người.”

Vì những đặc điểm trên, chúng ta cần phải nhìn nhận giá trị thời

gian và quí trọng nó; thật sự chúng ta không bao giờ quản lý được thời

gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử dụng thời gian sao cho hiệu quả nhất Ai cũng có thể làm chủ được thời gian, chỉ cần học, luyện tập, kỷ luật và kiên trì thì sẽ làm chủ được thời gian

Hãy nhớ rằng: “Tiền có thể mua được một chiếc đồng hồ nhưng

không mua được thời gian” và “Thời gian không bao giờ chờ đợi ai”

II Bạn sử dụng thời gian tốt không?

Bạn hãy hoàn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm bên dưới bằng cách ghi 3 (“thường xuyên”) hoặc 2 (“thỉnh thoảng”) hoặc 1 (“chưa bao giờ”) vào ô “kết quả” tương ứng với câu hỏi; sau đó, bạn cộng các kết quả lại để có được một đáp

án về việc sử dụng thời gian của bạn

Bạn sử dụng thời gian có tốt không?

Câu hỏi

Câu trả lời

Kết quả Thương

xuyên

Thỉnh thoảng

Chưa bao giờ

1 Mỗi ngày bạn đều bỏ ra một 3 2 1

khoảng thời gian nhất định để

lập kế hoạch làm việc cho ngày

mai

2 Bạn sẽ giải quyết những vấn đề

3 Bạn có thể hoàn thành mọi việc

4 Bạn có thể hoàn thành công việc

đúng thời hạn mà không vội

vàng

5 Góc học tập của bạn luôn ngăn

6 Bạn có thể tìm thấy những tài

liệu đã được cất giữ lâu một

cách nhanh chóng

7 Bạn không gặp khó khăn trong

việc quyết định xem sẽ làm việc

gì tiếp theo

8 Bạn đã nộp bài tập theo đúng kế

hoạch và yêu cầu của giáo viên 3 2 1

9 Bạn có vừa ăn vừa đọc sách, báo

10 Bạn có chỉnh lại đồng hồ đeo tay

và đồng hồ treo tường để thời 3 2 1

gian được chính xác

Tổng cộng

Đáp án cho việc sử dụng thời gian của bạn:

 Điểm 27 – 30: Bạn rất giỏi trong việc sắp xếp và sử dụng thời gian Bạn nên

tiếp tục duy trì và phát huy cách sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn

 Điểm 24 – 26: Bạn sắp xếp và sử dụng thời gian khá tốt Bạn nên dành thêm

thời gian quan tâm đầu tư vào việc sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hợp

lí hơn thì hiệu quả học tập và công việc của bạn sẽ cao hơn

 Điểm 10 – 23: Khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém Bạn

hãy phân tích cẩn thận các nguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả hơn

III Nhật ký thời gian

Nếu bạn đang sử dụng thời gian chưa hiệu quả thì việc đầu tiên nên làm là xem xét một cách cẩn thận về việc phân bổ thời gian cho các công việc Hiện tại, bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho việc: Học tập? Lướt web, Facebook, Zalo…? Nghe hoặc nhắn tin điện thoại? Đi chơi hoặc uống café với bạn bè? Đi mua sắm? …

Việc phân tích cách bạn phân bổ và sử dụng thời gian là giải pháp tốt nhất giúp bạn biết bạn đã lãng phí thời gian vào những việc gì để có thể phân bổ lại thời gian cho hợp lí hơn

Một công cụ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiện trạng phân bổ và sử dụng thời gian là Nhật ký thời gian Bạn có thể tham khảo mẫu nhật ký thời gian bên dưới hoặc điều chỉnh cho phù hợp với bạn Khi lập nhật ký thời gian, bạn nên bắt đầu từ thời điểm bắt tay vào công việc đầu tiên cho đến khi kết thúc công việc cuối cùng trong ngày để nghỉ ngơi

Nhật ký thời gian

Thứ …… ngày… tháng …… năm…

Thời gian Nội dung công việc Thời lượng Kết quả ………… ……… ………… ………

………… ……… ………… ………

………… ……… ………… ………

………… ……… ………… ………

Điều quan trọng là bạn phải ghi lại các công việc cùng với thời lượng đã sử dụng một cách chính xác và theo trình tự thời gian Không chỉ ghi lại các công việc lớn, quan trọng chiếm nhiều thời gian hoặc đã được lên lịch trước như lên lớp, học nhóm, đi làm thêm… mà cả các việc nhỏ, không quan trọng nhưng vẫn chiếm thời gian trong ngày của bạn như đi chợ, nấu ăn, giặt quần áo, đi mua sắm hay ngồi tán gẫu với bạn bè…

Để phân tích việc phân bổ và sử dụng thời gian, bạn phải ghi lại nhật ký thời gian ít nhất là 3 ngày, kết quả sẽ tốt hơn nếu bạn ghi nhật ký thời gian trong một tuần

Sau khi có nhật ký thời gian, bạn tiến hành phân tích nhật ký Công việc phân tích nhật ký thời gian gồm 2 bước:

Bước 1: Phân loại công việc theo các nhóm

Bước 2: Nhận định cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc

1 Bước 1: Phân loại công việc theo các nhóm

Việc phân loại công việc theo nhóm dựa vào bản chất công việc Công việc (CV) có thể được phân loại thành 3 nhóm như sau:

 Nhóm CV 1: Công việc phục vụ nhu cầu cá nhân (vệ sinh cá nhân,

ăn uống, giặt đồ, )

 Nhóm CV 2: Công việc phục vụ cho học tập, công tác

 Nhóm CV 3: Công việc dành cho xã hội, gia đình và sở thích

Sau khi hoàn thành việc phân loại công việc, bạn tính tỷ lệ phần trăm (%) thời gian bạn đã sử dụng cho từng nhóm công việc

Tỷ lệ % thời gian cho từng nhóm công việc của bạn:

 Nhóm CV1: ……… %

 Nhóm CV 2: ……….%

 Nhóm CV3: ……… %

2 Bước 2: Nhận định cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc

Bạn có thể nhận định về cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc thông qua trả lời các câu hỏi sau:

 Bạn đã dành thời gian nhiều nhất cho nhóm công việc nào?

 Bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc học tập?

 Bạn có đang làm quá nhiều công việc so với khả năng của bạn không?

Biểu đồ phân bổ thời gian lý tưởng:

Nhóm CV1 Nhóm CV2 Nhóm CV3 Nhóm CV2: 50%

 Bao nhiêu thời gian của bạn bị “đánh cắp” vào những việc không phải của bạn hoặc không thực sự cần đến sự có mặt của bạn?

Kết quả phân tích nhật ký thời gian sẽ là cơ sở để bạn phân bổ thời gian cho các nhóm công việc hợp lý hơn khi bạn lập kế hoạch làm việc sau này

IV Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Chúng ta thường lãng phí thời gian bởi

vì những nguyên nhân sau:

 Thiếu các mục tiêu: khi không đặt ra

mục tiêu, bạn sẽ không biết mình nên

làm gì có ích cho cuộc sống của mình,

không biết công việc nào quan trọng để

ưu tiên làm trước

 Đặt quá nhiều mục tiêu: khi có quá nhiều mục tiêu, bạn sẽ mất nhiều

thời gian cân nhắc lựa chọn mục tiêu khi thực hiện các mục tiêu

 Làm việc không có kế hoạch: bạn sẽ không kiểm soát được các việc

cần làm, bạn sẽ rơi vào tình trạng lúc thì thảnh thơi lúc thì “vắt chân lên cổ” để giải quyết công việc Tuy nhiên, công việc đã được lên kế hoạch không phải cứng nhắc được thực hiện theo thời gian đã định trong kế hoạch, đôi khi chúng ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với tình trạng công việc và khi có những tình huống bất ngờ đến

 Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng: bạn sẽ mất thời

gian để tìm kiếm vật dụng học tập/làm việc/sinh hoạt khi bạn cần

 Điện thoại – internet: thời gian sẽ lãng phí nếu bạn dành nhiều thời

gian cho nhắn tin, chat, chơi game, các mạng xã hội …

 Tính trì hoãn: những lúc bạn chần chừ, trì hoãn công việc là lúc thời

gian trôi qua lãng phí Điều này sẽ làm cho công việc của bạn bị dồn đống

 Không có khả năng nói “KHÔNG”: khi bạn không nói “Không” với

những công việc mà người khác nhờ bạn làm, bạn đã làm mất thời gian của chính mình với những công việc không phải của mình

V Các nguyên tắc quản lý thời gian

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn

nên thực hiện các việc dưới đây:

1 Xác định mục tiêu:

Việc xác định mục tiêu sẽ là động lực để bạn phấn đấu Mục

tiêu sẽ định hướng cho các hoạt

động của bạn

Hãy xem thêm mục IV – Lập mục

tiêu SMART

2 Liệt kê những việc phải làm:

Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ của bạn để nhớ nhiều công việc dẫn đến bạn bị quá tải thông tin Việc lập danh sách các việc phải làm là một cách rất tuyệt để sắp xếp và kiểm soát các công việc của bạn Một trong những điều quan trọng là đảm bảo danh sách công việc thật khả thi Không ai thích thú với danh sách quá dài và 2/3 công việc trong danh sách đó vẫn chưa được hoàn thành

- Hãy nhớ rằng, lên danh sách những chuyện cần làm (như học tập, nghiên cứu, vui chơi, giải trí, ăn uống, nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân, tập thể dục, dành thời gian cho gia đình, hoạt động xã hội, công việc, đến những câu lạc bộ hữu ích, suy ngẫm…) chỉ phát huy tác dụng nếu bạn phân bổ giới hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm vụ Và đừng quên ghi chú lên lịch làm việc Cách làm mang tính kỷ luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc, mà còn cải thiện khả năng ước định thời lượng cũng như tăng tốc khi cần

3 Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc:

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách các công việc phải làm sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật quan trọng hoặc khó khăn Một chuyên gia nói rằng: “Bạn chỉ có hai cánh tay

và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó Bạn có thể sẽ được sếp giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được hoàn thành một cách tốt nhất Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”

4 Dành thời gian hiệu quả nhất cho việc quan trọng:

Thành công trong việc quản lý thời gian xuất phát chủ yếu từ sự tự quan sát bản thân và môi trường xung quanh của bạn Đầu tiên, hãy chú ý đến nhịp sinh học của bạn Bạn cảm thấy tỉnh táo hơn và có thể làm việc vào buổi sáng hay vào buổi tối? Ngoài ra, hãy để ý xem trong trường hợp

nào bạn có cơ hội tốt nhất để hoàn thành công việc

5 Lập kế hoạch thực hiện:

Dù bạn đã thực hiện bốn nguyên tắc nêu trên, có một nguyên tắc quản lý thời gian rất quan trọng: lập kế hoạch thực hiện Nếu bạn chưa từng làm như vậy, hãy mua một lịch để bàn và một cuốn sổ để lập kế hoạch hàng tuần, thậm chí hàng ngày Hãy viết các công việc quan trọng, ngày đến hạn và các thời hạn của các công việc này trên lịch hàng tháng để giúp bạn theo dõi những ngày quan trọng sắp đến Sau đó, bạn sử dụng lịch nhắc việc để lên lịch trình hàng tuần hoặc hàng ngày

Hãy xem thêm mục V – Lập kế hoạch

6 Mang theo một quyển sổ nhỏ:

Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những ý tưởng lớn hoặc sự thông thái sáng suốt Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên mất Một cách khác là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số

7 Tận dụng thời gian “chết”:

Bạn có thể tận dụng thời gian “chết” để làm một số việc và như vậy bạn sẽ tiết kiệm thời gian Chẳng hạn, bạn có thể tận dụng thời gian ngồi chờ ở phòng khám để tranh thủ ghi lại những thứ đồ linh tinh cần mua hoặc trong lúc đợi nồi cá kho trên bếp có thể ăn được thì bạn có thể quét nhà Nếu có những cơ hội như vậy hãy tận dụng triệt để, và ghi nhớ rằng

bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng để thư giãn khi cần thiết

8 Tạo cho mình tính kỷ luật và thói quen:

Việc vận dụng các nguyên tắc trên để quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi bạn có tính kỷ luật và rèn luyện thường xuyên để tạo thói quen Nếu bạn đã lập kế hoạch thực hiện cụ thể, nhưng bạn không có kỷ luật tuân thủ thực hiện công việc theo thời gian đã xác định trong kế hoạch thì kế hoạch của bạn sẽ bị phá vỡ Điều này có nghĩa là bạn đã không quản lý được thời gian

9 Nhận ra các thói quen xấu:

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn Sau khi lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một

thói quen tốt

10 Học cách nói “không”:

Là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống Obama, Bill Gates,… sử dụng thành công Nhẹ nhàng nói “không” với những thứ không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn Bạn chỉ có chính xác

24 giờ trong một ngày để làm những điều mà bạn cần làm, nếu bạn không học cách từ chối với những điều không quan trọng,0 bạn sẽ ngập đầu với những công việc mà không mang lại hiểu quả Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những mục tiêu quan trọng của bản thân bạn Tâp trung

thời gian vào những việc quan trong sẽ giúp bạn thành công

11 Từ bỏ tư tưởng trì hoãn

Một chuyên gia cho rằng: “Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù của thành công Nhiều người có kỹ năng cần thiết và tài năng để thực hiện nhiệm vụ nhưng lại quá lười biếng và luôn tồn tại tư tưởng “chây ỳ” Mỗi ngày tích một chút công việc nghĩa là mỗi ngày bạn phí phạm một lượng thời gian đáng kể và tiếp tay nuôi dưỡng thói quen xấu” Do đó, bạn hãy

từ bỏ tính trì hoãn công việc để có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Mục tiêu của bạn trong 5 năm tới là gì? Bạn sẽ trở thành

một doanh nhân thành đạt hay là

một luật sư, bác sĩ, kỹ sư nổi

tiếng? Để thực hiện được những

ước mơ đó bạn không thể ngồi

chờ thành công đến tìm mà cần

tạo ra cơ hội để thành công Cơ

hội đó chính là việc bạn đặt ra mục tiêu cho chính bản thân mình

Khi xác định mục tiêu, bạn nên quan tâm đến giá trị của nó khi hoàn thành Với các mục tiêu có giá trị thì động lực để hoàn thành nó là rất lớn Nếu bạn không hào hứng với kết quả, hoặc mục tiêu không thích hợp với mục tiêu lớn hơn thì bạn sẽ bỏ ít công sức để thực hiện và mục tiêu khó có khả năng hoàn thành

Hãy đặt ra những mục tiêu ưu tiên cần trước chứ đừng đặt ra mục tiêu quá xa vời hoặc nhiều mục tiêu sẽ khiến bạn không đủ thời gian để thực hiện chúng hoặc đuối sức vì mục tiêu cần rất lâu mới hoàn thành

Để xác định mục tiêu cho bản thân, bạn hãy tự trả câu hỏi “Tôi muốn đạt được gì?” Bạn cần theo nguyên tắc dưới đây để mục tiêu của bạn trở thành mục tiêu SMART (thông minh)