BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Khái niệm dự án/ Tính chất  Phạm vi của dự án: Mỗi dự án là duy nhất và phải được thể hiện bằng văn bản, có xem xét yêu cầu hoạt động, mức độ dịch vụ, các quy định phải tuân thủ và c

Trang 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN

VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Giảng viên: ThS Đỗ Thị Lan Anh

Bộ môn: Quản lý dự án – Khoa Tài chính Kế toán

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Trang 2

 Khái niệm Tiêu chuẩn quản lý dự án

 Vòng đời dự án

 Các thành phần của dự án

 Đặc điểm tổ chức

Trang 3

động” (Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh,

‘Guide to Project Management’ 2000)

 Một nỗ lực tạm thời được tiến hành để

tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy

nhất (PMI, PMBOK 2004)

Trang 4

1.1 Khái niệm dự án/ Tính

chất

 Phạm vi của dự án: Mỗi dự án là

duy nhất và phải được thể hiện bằng

văn bản, có xem xét yêu cầu hoạt

động, mức độ dịch vụ, các quy định phải tuân thủ và chất lượng của sản phẩm

 Ngân sách: Nguồn tài chính cần thiết

cho dự án

 Thời gian thực hiện: Ngày khởi đầu

và kết thúc xác định của dự án

Trang 5

1.1 Khái niệm dự án/ Tính

chất

 Tính duy nhất

 Mục đích rõ ràng

 Thời gian tồn tại hữu hạn

 Bị giới hạn bởi các nguồn lực hạn

chế

 Mang tính rủi ro cao

Trang 7

1.2 Quản lý dự án

Thời gian

Kết quả Nguồn lực

QLDA

Đúng thời

hạn

Đạt mục tiêu về Đúng nguồn lực

Hình: Tiêu chuẩn quản lý dự án

Trang 8

 Tại sao phải quản lý dự án?

Trang 9

 Quản lý dự án và quản lý

chương trình: Chương trình là kế

hoạch dài hạn, gồm nhiều dự án

Quản lý chương trình là việc quản

lý phối kết hợp, tập trung hóa giữa các dự án cấu thành, chú trọng tới mối liên hệ phụ thuộc giữa chúng, nhằm đạt được các mục tiêu và lợi ích chiến lược

Trang 10

 Quản lý dự án và quản lý

nghiệp vụ: Quản lý nghiệp vụ là

quản lý liên tục các công việc hàng ngày của doanh nghiệp, tổ chức,

không có điểm kết thúc Quản lý

nghiệp vụ phải đảm bảo tất cả các hoạt động của công ty được thực

hiện trôi chảy và các nhân viên làm việc đúng chức trách của mình

Trang 11

Tiêu chuẩn quản lý dự án

 PRINCE2 ứng dụng phổ biến tại Anh, Châu Âu và Úc

 PMBOK áp dụng phổ biến ở Bắc Mỹ

và các nước ngoài Châu Âu và Úc, với các quy trình chuẩn hoá đã được đưa vào chuẩn quốc gia của Mỹ ANSI/PMI 99-001-2008

Trang 12

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng

tới quản lý dự án

Vòng đời của một dự án

Trang 13

tới quản lý dự án Biến động về chi phí thay đổi và về rủi ro

bất trắc theo vòng đời của DA

Trang 14

Quản lý dự án theo giai đoạn

 Áp dụng với các dự án lớn, phức tạp

 Các giai đoạn DA nối tiếp: Giảm rủi

ro nhưng kéo dài thời gian

 Các giai đoạn DA giao thoa: tiết

kiệm thời gian nhưng rủi ro cao

 Dự án có các giai đoạn thay thế

nhau: Áp dụng với các dự án phức

tạp, nhiều yếu tố biến đổi

Trang 15

tới quản lý dự án Chu kì của dự án phát triển phần mềm

công việc

Trang 16

Các chủ thể liên quan tới dự án

của các bộ phận không liên quan

trực tiếp tới dự án; quản lý môi

Trang 17

SƠ ĐỒ QUAN HỆ TÁC ĐỘNG CỦA CÁC CHỦ THỂ TỚI

DA

Trang 18

QLDA Đặc điểm tổ chức ảnh hưởng tới QLDA

Quy trình, cơ cấu tổ chức và văn hóa

doanh nghiệp

Các chuẩn quy định của CP, ban ngành,

Cơ sở hạ tầng, các phương tiện, thiết bị hiện có của doanh nghiệp

Nguồn nhân lực, Hệ thống QLNS

Điều kiện thị trường, yếu tố chính trị, hệ thống thông tin của dự án

Trang 19

1.4 Quy trình QLDA

 Quy trình: một chuỗi các hoạt động

đều đặn hay liên tục được thực hiện theo một cách đã định nhằm đạt

được kết quả

Trang 20

 3 nội dung của quy trình: Đầu vào, công

cụ và kỹ thuật để xử lý đầu vào, đầu ra

Trang 21

Trang 22

Sự chồng chéo của các nhóm quy trình trong một giai đoạn dự án

Trang 23

 Được lặp lại ở mỗi giai đoạn trong các

dự án lớn

Trang 24

 Kết quả: Bản kế hoạch quản lý dự án

và các tài liệu dự án hướng dẫn việc thực thi dự án

Trang 25

Nhóm quy trình Thực thi dự án

(Executing)

 Thực hiện các công việc được xác

định trong bản kế hoạch QLDA

 Trọng tâm: kết hợp con người và các nguồn lực theo phương thức nhất

định nhằm đạt được mục tiêu dự án.

 Chi tiêu phần lớn kinh phí của dự án

Trang 26

Nhóm quy trình Kiểm soát dự án (Controlling)

 những quy trình cần thiết để theo

dõi, xem xét, điều tiết quá trình và

tiến độ của dự án; xác định những bộ phận dự án cần thay đổi; và bắt đầu những thay đổi tương ứng

Trang 27

Nhóm quy trình Kết thúc dự án

(Closing)

 Gồm những quy trình được thực hiện

để hoàn thiện tất cả các công việc

trên mọi quy trình quản lý nhằm chính thức hoàn thành dự án

Trang 28

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC

TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Trang 29

Cơ cấu tổ chức trong QLDA

 2.1 Khái niệm

 2.2 Các mô hình tổ chức trong QLDA

 Tổ chức QLDA theo chức năng

Trang 30

2.1 Khái niệm tổ chức

QLDA

Trang 31

QLDA

 Xây dựng cơ cấu tổ chức QLDA tuỳ

thuộc vào cách thức và chiến lược

quản lý, phạm vi và độ lớn của DA

Mục tiêu: quản lý DA hiệu quả nhất

bằng lực lượng lao động cơ hữu hiện

có

 Nguyên tắc chung: Cán bộ chuyên

trách cho DA lớn; không gian làm việc chung cho các thành viên; hợp nhất công việc giữa các bộ phận, nhân viên

Trang 32

QLDA

2 nhóm quản lý:

 Quản lý chức năng: Quản lý các

nghiệp vụ liên quan tới dự án trong

phạm vi doanh nghiệp

 Quản lý dự án: Tìm cách sử dụng,

phân bổ tốt nhất các nguồn lực trong

và ngoài DN để đạt được mục tiêu dự án

Có sự mâu thuẫn từ các nhóm quản lý?

Trang 33

 Nhiệm vụ sẽ được thực hiện ở đâu?

 Ai sẽ thực hiện nhiệm vụ?

 Việc sử dụng nguồn lực trong dự án có hiệu quả không?

Trang 34

2.2 Các mô hình tổ chức

QLDA 2.2.1 Mô hình tổ chức quản lý theo chức

năng

Trang 35

QLDA2.2.2 Mô hình tổ chức quản lý theo dự án

Trang 36

QLDA

 tập hợp con người từ các bộ phận chức năng khác nhau để thành lập

tổ DA

 4 mô hình: Ma trận yếu, ma trận mạnh, ma trận cân bằng, ma trận hỗn hợp

2.2.3 Mô hình tổ chức quản lý theo ma trận

Trang 37

QLDA

Tổ chức DA theo dạng ma trận

yếu

Trang 38

QLDA

Tổ chức DA theo dạng ma trận cân

bằng

Trang 39

QLDA

Tổ chức DA theo dạng ma trận mạnh

Trang 41

QLDALưu ý khi lựa chọn mô hình tổ chức DA

Trang 42

2.3 Người quản lý dự án

Lãnh đạo (leader)

Đàm phán

Quản lý

Trang 43

CHƯƠNG 3:

PHƯƠNG PHÁP LƯỢNG

TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Trang 44

Giới thiệu chương 3

 Mô hình

 Xây dựng mô hình phân tích số liệu QLDA;

 QLDA với mô hình Balanced scorecard ;

 Quản lý dự án với mô hình Kano;

 Phương pháp định tính:

 Dự báo ( forecast )

 Xác suất – Thống kê ( probabilities, statistics)

 Tối ưu hoá (optimization)

 Mô phỏng (simulation): Mô hình sắp hàng;

Mô hình tìm số lao động tối ưu

Trang 45

Phương pháp lượng trong

QLDA

 Xây dựng mô hình phân tích dữ liệu

Trang 46

Bài toán

Công ty Rạng Đông chuyên sản xuất các sản phẩm X1, X2 từ các nguyên vật liệu A

Trang 47

Bài toán phân nhiệm

 Yêu cầu: 4 Phó GĐ xuống kiểm tra các cơ sở tại Leipzig, Nancy, Liege Tilburg Chi phí cử người như sau Tìm giải pháp tối ưu.

Trang 48

Bài toán phân nhiệm

Các giả thuyết:

 Cung vượt cầu?

 Cầu vượt cung?

 Phân nhiệm bất khả thi?

Trang 49

Bài toán phân phối

Xem xét công tác vận chuyển sản phẩm từ 5 xưởng tới 4 điểm phân phối, Công ty in Bưu điện nhận thấy nên đóng cửa 1/1 số xưởng nhằm giảm chi phí vận hành, cho dù có tăng chi phí vận chuyển Tìm phương án tối ưu Chi phí vận chuyển

Nhu cầu

Ngọc Hồi Xưởng Xưởng Gia Lâm Hoàng Mai Xưởng Xưởng Mai Dịch Vạn Phúc Xưởng

Hoàn

Kiếm $4,000 $2,000 $3,000 $2,500 $4,500 15

Ba Đình $2,500 $2,600 $3,400 $3,000 $4,000 18 Đống Đa $1,200 $1,800 $2,600 $4,100 $3,000 14 Cầu Giấy $2,200 $2,600 $3,100 $3,700 $3,200 20 Năng lực

Trang 50

Bài toán tuyển sinh

10/29/20 50

Học viện CNBCVT tuyển sinh tại 2 cơ sở Hà đông và Nam hà từ 5 vùng Do chính sách xã hội, Học viện phải nhận các học sinh dân tộc người dân tộc, với số lượng từ 30 đến 40% tổng

số học sinh hàng năm Tìm giải pháp tuyển sinh tối ưu

Cơ sở

đào tạo

Chỉ tiêu tuyển sinh

Khoảng cách đến trường (km) Vùng dân tộc thiểu

Trang 51

Bài toán Bố trí lao động

Bưu cục Hà Đông đã theo dõi tình trạng kinh doanh các ngày trong tuần và nhận thấy để tiếp được hết khách hàng trong ngày, cần bố trí lao động các ngày trong tuần như sau Mỗi lao động phải được nghỉ 2 ngày/tuần Tìm phương

án thuê lao động tối ưu.

Trang 52

Bài toán Bố trí lao động

Bảo tàng Quân đội cần thuê bảo vệ cho các gian trưng bày, sơ đồ như sau Yêu cầu tất cả các gian hàng đều phải được bảo vệ Tìm phương án thuê lao động tối ưu

1 2

E D

G F

Trang 53

Bài toán Tìm đường đi

Tìm đường đi ngắn nhất từ điểm xuất phát tới điểm

6 và từ điểm xuất phát qua tất cả các điểm Khoảng cách giữa các điểm đã xác định được.

Trang 54

Bài toán Dự báo

Tháng Doanh thu Tháng Doanh thu

Trang 55

CHƯƠNG 4:

QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DỰ

ÁN

Trang 56

Quản lý nguồn lực dự án

 4.1 Quản lý nguồn nhân lực

 4.2 Quản lý hoạt động mua bán

trong dự án

Trang 57

4.1 Quản lý nhân sự trong

Trang 58

4.1.1 Khái niệm Nhân sự

DA

Trang 59

4.1.1 Khái niệm Nhân sự

DA

Trang 60

4.1.1 Khái niệm QLNS DA

 Những quá trình cần thiết để sử dựng tối ưu nhân sự tham gia vào DA, kể

cả các bên liên quan

 Là quá trình đạt được và duy trì sự công bằng (quyền lợi và nghĩa vụ)

và sự đáp ứng nhu cầu nhân sự

(lương, đào tạo, phát triển năng lực nghề nghiệp ) nhằm nâng cao hiệu suất công việc của DA

 Tuân thủ luật lao động và các quy tắc

Trang 61

4.1.2 Mô hình QLNS DA

 Mô hình quản lý dạng chức năng

 Mô hình quản lý dạng dự án

 Mô hình quản lý dạng ma trận

Trang 62

4.1.3 Các hoạt động QLNS

DA

Trang 63

DA

Lập kế hoạch nhân sự là quá trình xác

định nhu cầu nhân sự, xây dựng chính sách nhân sự và các chương trình hành động nhằm có được nguồn nhân lực đáp ứng việc thực hiện mục tiêu dự án

Trang 64

Kỹ thuật phân tích nhu cầu

NS

Trang 65

DA Xây dựng nhân sự dự án là quá trình

chính thức thành lập đội ngũ nhân sự của

dự án: thành lập đội, tuyển chọn nhân sự, xác định cách thức hoạt động của đội Câu hỏi: Làm thế nào để có được đội dự án đúng theo kế hoạch nhân sự

Trang 66

Kỹ thuật tuyển chọn nhân

sự

Trang 67

DA Phát triển đội dự án là quá trình nâng cao

năng lực, tương tác nhóm và môi trường hoạt động chung để tăng cường hiệu suất dự án

Kết quả

Ghi nhận hiệu quả hoạt động đội dự án

Trang 68

Kỹ thuật phát triển đội dự

án

10/29/20 68

• Forming: Hình thành Các thành viên

• Storming: Đấu tranh Trao đổi công

việc, các quyết định kỹ thuật, cách tiếp

khẳng định mình

• Norming: Hoàn thiện Thống nhất và

thiết lập các thông lệ và quy định công

nhau

• Performing: Phát triển Đồng lòng

hiệu quả các mục tiêu đã đặt ra

Bài giảng môn học Quản lý dự án

www.ptit.edu.vn

Trang 69

2 Đánh giá hiệu quả dự án

3 Giải quyết xung đột

4 Kỹ năng giao tiếp cá nhân

Kết quả

1 Các yêu cầu thay đổi

2 Bản cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Điều chỉnh hoạt động đội DA là quá

trình quan sát theo dõi hiệu suất hoạt động của các thành viên trong nhóm và thay đổi phương thức quản lý để tối ưu hóa hiệu suất của dự án

Trang 70

Kỹ thuật quản lý xung đột

Trang 71

4.2 Quản lý mua bán trong

DA

4.2.1 Nội dung (mục tiêu, phạm vi)

của hoạt động mua bán trong DA

4.2.2 Quy trình thực hiện

4.2.3 Tổ chức đấu thầu trong dự án

Trang 72

4.2.1 Nội dung Quản lý mua

 Quy trình điều khiển và điều tiết sự

thay đổi cần có để phát triển & quản lý các hợp đồng;

 Các nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện do hợp đồng quy định;

Trang 73

4.2.2 Quy trình thực hiện

Trang 74

2 Đánh giá chuyên gia

3 Các dạng hợp đồng

Kết quả

1.KH quản lý mua bán

2 Quy định hoạt động mua sắm

3 Quyết định mua

4 Hồ sơ mời thầu

Trang 75

Hoạch định nhu cầu/kết quả

 Kế hoạch quản lý TKTM : Mô tả chi tiết các quy trình từ lúc bắt đầu có nhu cầu TKTM cho đến lúc hợp đồng TKTM kết

thúc

 Hồ sơ mời thầu: theo quy định của luật đấu thầu

Trang 76

 Thực hiện kế hoạch mua bán

Đầu vào Công cụ và hỗ trợ

1.Hội nghị nhà thầu 2.Quảng cáo mời thầu 3.Đàm phán mua bán

Kết quả

Danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn

Trang 77

2.Theo dõi hiệu suất

Trang 79

Quản lý hợp đồng

 Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới

nhân lực quản lý dự án (gọi là

Trang 80

 Hợp đồng trọn gói: là hợp đồng theo

giá khoán gọn

 Hợp đồng chìa khóa trao tay: là hợp

đồng bao gồm toàn bộ các công việc

được thực hiện thông qua một nhà thầu.

 - Hợp đồng có điều chỉnh giá: tại thời

điểm ký kết hợp đồng không đủ điều

kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng /biến động lớn về giá cả

Trang 81

 Hợp đồng cố định giá: là hợp đồng

theo giá khoán gọn (Fix Price)

 Hợp đồng chìa khóa trao tay: là hợp

đồng bao gồm toàn bộ các công việc

được thực hiện thông qua một nhà thầu.

 - Hợp đồng có điều chỉnh giá (Cost Reimbursable): tại thời điểm ký kết hợp

đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng /biến

động lớn về giá cả

Trang 82

Xây dựng CSDL hợp đồng

 Tập hợp có tổ chức các dữ liệu liên quan tới việc triển khai, hỗ trợ và

giám sát thực hiện các hợp đồng,

 Dữ liệu số lượng (về thời gian, giá

trị hợp đồng, số lượng nhân sự v.v.)

và dữ liệu chất lượng (Địa chỉ liên

lạc, nghĩa vụ quyền lợi, điều kiện

bảo hiểm v.v.)

Trang 83

Xây dựng CSDL hợp đồng

 Xác định nội dung/tiêu chí, báo cáo

chuẩn của CSDL

 Thống nhất hệ thống mã, ký hiệu cho

các nội dung, tiêu chí, báo cáo của CSDL

 Tập hợp các dự liệu/chi tiết liên quan

tới các hợp đồng của dự án

 Chọn lọc, xắp xếp và tổ chức các dữ

liệu

 Lưu trữ, xử lý

Trang 84

Giám sát thực hiện hợp

đồng

 Nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động trong hợp đồng được thực hiện tốt, loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro

 Nhiệm vụ chính: Kiểm tra tiến độ và kết quả thỏa thuận

Trang 85

dụ, với hợp đồng tư vấn, bảng chấm công, báo cáo tiến độ của từng tư vấn

Trang 86

Quản lý thay đổi hợp đồng

 Thuận: Vượt mức yêu cầu

 Nghịch

 Chậm hơn tiến độ yêu cầu

 Vượt quá chi phí dự kiến

 Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng

Văn bản hoá tất cả những thay đổi

diễn ra, ngay cả khi chưa được phê chuẩn

Trang 87

Quản lý tranh chấp HĐ

Các nguyên nhân dẫn tới tranh chấp

hiện

hợp đồng

yêu cầu ngoài hợp đồng mà không

thay đổi chi phí

Trang 88

CHƯƠNG 5:

QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Trang 89

Quản lý tiến độ dự án

 Là việc xây dựng lịch trình thực

hiện dự án và đảm bảo cho lịch

trình đó được thực hiện đúng theo

kế hoạch đã lập

Trang 90

Quy trình quản lý tiến độ

DA

1. Xác định công việc:

Xác định các hoạt động

cụ thể phải được thực hiện để triển khai dự án

2. Xác định trình tự

hoạt động: Xác định và

chỉ rõ mối liên hệ giữa các hoạt động của dự án

3. Ước lượng nguồn lực:

Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hiện từng hoạt động dự án

4. Ước tính thời gian

hoạt động: Thời gian

để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến

Trang 91

Quy trình quản lý tiến độ

DA

1. Xác định công việc:

Xác định các hoạt động

cụ thể phải được thực hiện để triển khai dự án

2. Xác định trình tự

hoạt động: Xác định và

chỉ rõ mối liên hệ giữa các hoạt động của dự án

3. Ước lượng nguồn lực:

Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hiện

Đầu vào: Bản kế hoạch quản lý dự

án và các giả định

Kỹ thuật sử dụng: Cấu trúc phân rã công việc WBS, chia các hoạt động lớn thành các gói công việc nhỏ dễ quản lý hơn

Kết quả: Bản Danh mục các công việc

Định dạng
Số trang	145
Dung lượng	4,83 MB