§ Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và quản lý nhóm làm việc thông qua một tập hợp các giai đoạn, công cụ và kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa.. § Nếu không có kế hoạch và c
Trang 1Lê Thị Mỹ Hạnh
Khoa Công nghệ Thông tin Đại học Bách khoa, ĐH Đà Nẵng
Trang 3§ A “project” is “a temporary endeavor undertaken to create
a unique product, service or result ” (The Project
Management Institute)
§ “A large or major undertaking, especially one involving
considerable money, personnel, and equipment.”
(dictionary.com)
§ Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một
tập thể , nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời
gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.
3
Trang 4§ Mọi dự án phải có các thành phần sau:
Trang 5§ Quản lý dự án là áp dụng thực tế kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để
hoàn thành một dự án theo các yêu cầu cụ thể
§ Bao gồm: xác định vấn đề, tạo kế hoạch để giải quyết vấn đề, và sau đó thực hiện kế hoạch đó cho đến khi vấn đề đã được giải quyết
§ Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và quản lý nhóm làm việc thông qua một tập hợp các giai đoạn, công cụ và kỹ thuật được tiêu chuẩn
hóa.
§ Nếu không có kế hoạch và chuẩn bị trước, các quy trình được thiết lập, sự
lãnh đạo mạnh mẽ, các thành viên trong nhóm được cam kết và các công cụ
phù hợp, dự án của bạn có thể sẽ bị lúng túng.
5
Trang 7§ Quản lý dự án sẽ giúp tổ chức của bạn:
§ có một kế hoạch dự án được dự báo và quy trình thực hiện tốt hơn
§ tuân thủ ngân sách dự án, lịch trình và phạm vi
§ giải quyết các rào cản của dự án và giải quyếtcác vấn đề nhanh hơn và dễ dàng hơn
§ xác định và chấm dứt các dự án không còn giá trị kinh doanh liên quan
§ trở nên hiệu quả hơn
§ cải thiện sự hợp tác xuyên suốt giữa các nhóm
§ xác định và lập kế hoạch cho rủi ro
Trang 8§ Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, giám sát,
kiểm soát và hoàn thành các dự án
§ đó chỉ là phần nổi của tảng băng quản lý dự án.
§ Một số trách nhiệm của quản lý dự án
§ Build the plan
§ Assemble the team
§ Handover the project
§ Document the process
Trang 9§ The five project management process groups are:
§ Initiating: The goal for this phase is to define the project.
§ Planning: This phase includes developing a roadmap for everyone
to follow.
§ Executing & Monitoring: In this stage, the project team is built
and deliverables are created Project managers will monitor and measure project performance to ensure it stays on track.
§ Closing: The project is completed, a post mortem is held, and the
project is transferred to another team who will maintain it.
9
Trang 11§ Giai đoạn khởi tạo dự án
§ Là giai đoạn đầu tiên của toàn bộ vòng đời quản lý dự án
§ Mục đích của giai đoạn này: định nghĩa dự án, phát triển các
trường hợp nghiệp vụ cho nó và làm cho nó được chấp nhận
§ Bao gồm các hoạt động
§ Nghiên cứu khả thi - Perform a feasibility study
§ Tạo điều lệ dự án - Create a project charter
§ Các định các bên liên quan chính - Identify key stakeholders
§ Lựa chọn các công cụ quản lý dự án -Select project management
tools
§ Cuối giai đoạn này: người quản lý dự án cần có hiểu biết
cao về mục đích, mục tiêu, yêu cầu và rủi ro của dự án
11
Trang 12l Đây là tài liệu đầu tiên nhằm phác thảo nên một dự án để thuyết
phục cấp trên hoặc khách hàng xem xét để đi đến một dự án.
l Nội dung: nhấn mạnh vào lợi ích có thể có, Không đi sâu vào
kỹ thuật, không đi sâu vào tính khả thi (vì không phải là lúc
quyết phải đầu tư như thế nào), dự toán có thể không chính
xác.
l Cần lưu ý rằng khi viết đề cương thì ta đang đứng với vai trò
rất có thể là người đang nhắm sau này sẽ là người thực hiện dự
án này.
Trang 13l Tên dự án
l Đơn vị chủ trì (phân biệt đơn vị
phối hợp, đơn vị thực hiện )
tổ chức con người, quy trình, phần
mềm, thông tin ), yêu cầu…)
§ Mô tả các hạng mục cần thực hiện
l Mô tả hiệu quả dự kiến
l Hiệu quả nghi ệp vụ
l Hiệu quả kinh tế - xã hội
l Dự toán sơ bộ và lịch trình
sơ bộ
l Kết luận : kết luận về lợi ích, khả năng thực hiện và kiến nghị cấp trên cho triển khai dự án
l Các phụ lục Làm rõ thêm dự
án nhưng không để trong dự án làm rối
13
Trang 14l Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Trường
Đại học Bách khoa
l Đơn vị chủ trì: Trường Đại học Bách khoa
l Các căn cứ
– Căn cứ pháp lý (các văn bản về tổ chức bộ máy và nhiệm vụ chính trị của Trường
ĐHBK, các văn bản về tin học hoá hành chính nhà nước, nghị quyết của Đại hội Đảng
bộ cơ quan về tin học hoá, Quyết định của Hiệu trưởng về triển khai tin học hoá …)
– Tình hình tin học hoá (thiết bị, các phần mềm ứng dụng, con người, dữ liệu, chính
sách)
– Tình hình nghiệp vụ (tần suất công văn, nguyên nhân trì trệ trong hoạt động hành
chính, xác định …)
– Tính cần thiết của dự án: khẳng định hệ thống hiện tại không đáp ứng được yêu cầu
hiện tại cũng như trong thời gian tới, cần phải tin học hoá
l Mục tiêu và phạm vi
– Mục tiêu dài hạn: cải cách hành chính, tăng cường năng lực quản lý
– Mục tiêu cụ thể: Xây dựng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc qua
Trang 15l Nội dung
– Xây dựng phần mềm với các chức năng và tính năng sau (quản lý
văn bản: có thể tạo văn bản mới, tổ chức lưu trữ văn bản theo danh
mục, tìm kếm văn bản, gửi văn bản đi; quản lý công việc: ….)
– Xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản
– Tổ chức lại quy trình thực hiện
– Chuyển giao công nghệ
l Hiệu quả dự kiến
– Tính sẵn sàng của văn bản, tìm kiếm nhanh, chính xác
– Xử lý văn bản dễ dàng: tiếp nhận, công bố, phân văn bản, lập hồ sơ xử lý
– Dễ dàng xác nhận trách nhiệm, dễ dàng kiểm soát tiến độ và nội dung xử lý
– Xây dựng được nề nếp làm việc văn minh, công nghiệp
– Giảm được thời gian làm việc để có thể giảm biên chế ??? Thành lập được
bộ phận dịch vụ mà không phải tăng người
15
Trang 16l Dự kiến tiến trình triển khai
– Xây dựng đề án khả thi : 2 tháng
– Chọn nhà thầu: 1 tháng
– Thống nhất thiết kế: 1 tháng
– Xây dựng phần mềm: 8 tháng
– Chuyển giao: 1 tuần
– Đưa vào vận hành : 3 tháng thử nghiệm, sau đó đưa vào chính thức
l Dự kiến kinh phí (phác thảo – không cần quá chính xác)
– Cơ sở dự toán
– Kinh phí làm phần mềm (giải trình theo phụ lục)
– Kinh phí làm dữ liệu
– Kinh phí mua sắm thêm máy scanner và nâng cấp mạng
– Kinh phí đào tạo
– Kinh phí quản lý (tư vấn, giám sát, nghiệm thu…)
Trang 17l Kết luận
– Không thể không tin học hoá
– Điều kiện đã chính muồi
– Nếu được thực hiện sẽ …
– Kính đề nghị lãnh đạo Trường xem xét cho triển
Trang 18§ Giai đoạn lập kế hoạch là rất quan trọng để tạo ra một
lộ trình dự án mà toàn bộ nhóm có thể làm theo
§ Tất cả các chi tiết được phác thảo và các mục tiêu được
xác định để đáp ứng các yêu cầu được đặt ra bởi tổ chức.
§ Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án thường sẽ:
§ Tạo một kế hoạch dự án
§ Xây dựng kế hoạch tài nguyên
§ Xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện
§ Truyền đạt vai trò và trách nhiệm cho các thành viên trong
nhóm
§ Xây dựng quy trình công việc
§ Dự đoán rủi ro và tạo kế hoạch dự phòng
§ Giai đoạn tiếp theo (thực hiện) thường bắt đầu bằng một
cuộc họp khởi động (kickoff) dự án nơi người quản lý dự
án phác thảo các mục tiêu dự án cho tất cả các bên liên
Trang 19§ Giai đoạn lập kế hoạch
§ Trước khi cuộc họp diễn ra, điều quan trọng đối với người quản lý dự án là phải làm như sau:
§ Thiết lập tầm nhìn và khả năng cung cấp: Đặt mục tiêu chung cho mọi người Đặt ra những gì
cần phải được thực hiện và khi nào.
§ Xác định nhóm và thiết lập vai trò: Ai làm gì? Tạo một danh sách chi tiết này và bao gồm thông
tin liên lạc để dễ dàng giao tiếp.
§ Phát triển kế hoạch dự án ban đầu: Có kế hoạch tại chỗ nhưng hoàn thiện chi tiết với nhóm tại
buổi khai mạc.
§ Xác định độ đo cho sự thành công: Dự án sẽ được đo lường như thế nào? Điều gì sẽ làm cho nó
thành công? Đặt kỳ vọng sớm.
§ Xác định các rủi ro tiềm ẩn và tắc nghẽn: Chuẩn bị cho nhóm các rào cản tiềm năng và có một
quy trình tại chỗ để những vấn đề có thể xảy ra có thể được đưa ra nhanh chóng.
§ Thiết lập qui định cho giao tiếp nhóm: Bạn sẽ cập nhật lẫn nhau như thế nào? Thiết lập một quy
trình nhất quán (các cuộc họp hàng ngày, hàng tuần) và xác định công nghệ cho nó.
§ Chọn quy trình làm việc hoặc phương pháp quản lý dự án: Thiết lập các thông lệ tốt nhất mà
nhóm sẽ tuân theo.
§ Quyết định những công cụ nào sẽ sử dụng: Đảm bảo mọi người đều có các công cụ phù hợp và
biết cách sử dụng chúng.
§ Lên lịch cuộc họp khởi động: Toàn bộ đội và các bên liên quan phải có mặt, ngay cả khi thông
qua hội nghị video hoặc điện thoại.
§ Thiết lập chương trình nghị sự và chuẩn bị các slide cho cuộc họp: Gửi chương trình nghị sự
trước cuộc họp, để mọi người có thể chuẩn bị cho phù hợp và cung cấp các slide sau cuộc họp
Trang 20§ Giai đoạn lập kế hoạch
§ Giai đoạn này thường bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu Hai trong số các phương
pháp phổ biến hơn để đặt mục tiêu là S.M.A.R.T và CLEAR:
§ Mục tiêu SMART - Phương pháp này giúp đảm bảo rằng các mục tiêu đã được xem xét kỹ lưỡng Nó cũng cung cấp một cách để hiểu rõ ý nghĩa của quá trình thiết lập mục tiêu.
§ Cụ thể - Để đặt mục tiêu cụ thể, hãy trả lời các câu hỏi sau: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, cái
Trang 21§ Giai đoạn lập kế hoạch
§ Giai đoạn này thường bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu Hai trong số các phương
pháp phổ biến hơn để đặt mục tiêu là S.M.A.R.T và CLEAR:
§ Mục tiêu C.L.E.A.R– Một phương pháp mới để thiết lập mục tiêu là xem xét môi trường nghiệp vụ hàng ngày
§ Hợp tác: khuyến khích nhân viên làm việc cùng nhau
§ Có giới hạn: Mục tiêu nên được giới hạn trong phạm vi và thời gian để giữ cho nó có thể quản lý
§ Tình cảm - Mục tiêu nên chạm vào niềm đam mê của nhân viên và là thứ họ có thể hình thành một kết nối cảm xúc Điều này có thể tối ưu hóa chất lượng công việc
§ Có thể định giá - Chia các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể nhanh chóng đạt được
§ Có thể điều chỉnh - Khi có tình huống mới phát sinh, hãy linh hoạt và tinh chỉnh các mục tiêu khi cần thiết
21
Trang 22§ Giai đoạn lập kế hoạch
§ Tại thời điểm này, vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng, vì vậy mọi người
tham gia đều biết họ phải chịu trách nhiệm gì
§ Một số tài liệu mà một PM sẽ tạo ra trong giai đoạn này để đảm bảo dự án sẽ đi đúng hướng:
§ Phát biểu phạm vi (Scope Statemen)- Một tài liệu xác định rõ nhu cầu kinh doanh, lợi ích của dự án, mục tiêu, khả năng cung cấp và các mốc quan trọng
§ Lịch trình phân rã công việc (Work Breakdown Schedule -WBS) Đây là một biểu diễn trực quan việc phân rã phạm vi của dự án thành các phần có thể quản lý được cho các nhóm
§ Các mốc thời gian (Milestones) - Xác định các mục tiêu cấp cao cần phải đạt được trong suốt dự án và đưa chúng vào biểu đồ Gantt
§ Biểu đồ Gantt (Gantt Chart)- Một dòng thời gian trực quan mà bạn có thể sử dụng để lên kế
hoạch cho các nhiệm vụ và trực quan hóa dòng thời gian của dự án
§ Kế hoạch giao tiếp (Communication Plan )- Điều này đặc biệt quan trọng nếu dự án của bạn liên quan đến các bên liên quan bên ngoài Phát triển thông điệp phù hợp xung quanh dự
án và tạo lịch trình khi nào nên giao tiếp với các thành viên trong nhóm dựa trên các sản
phẩm và cột mốc
§ Kế hoạch quản lý rủi ro (Risk Management Plan) - Xác định tất cả các rủi ro có thể thấy
Trang 23§ Giai đoạn thực hiện dự án
§ Là giai đoạn các hoạt động của dự án diễn ra
§ Các sản phẩm chuyển giao (Deliverables) được xây dựng để đảm bảo dự án đáp ứng yêu cầu
§ Đây là nơi hầu hết thời gian, tiền bạc và con người được đẩy cho dự án.
§ Một cuộc họp khởi động được tổ chức để đánh dấu sự bắt đầu chính thức của giai đoạn thực hiện.
§ Một chương trình họp cuộc họp khởi động:
§ Giới thiệu: Ai là ai?
§ Bối cảnh dự án: Tại sao bạn làm dự án này? Các mục tiêu là gì?
§ Phạm vi dự án: Chính xác bạn sẽ làm gì? Những loại công việc có liên quan?
§ Kế hoạch dự án: Làm thế nào chúng ta sẽ làm điều này? Lộ trình trông như thế nào?
§ Vai trò: Ai sẽ chịu trách nhiệm cho các yếu tố của dự án?
§ Giao tiếp: Loại kênh giao tiếp nào sẽ được sử dụng? Những loại cuộc họp hoặc báo cáo trạng thái mà nhóm mong đợi?
§ Công cụ: Công cụ nào sẽ được sử dụng để hoàn thành dự án và chúng sẽ được sử dụng như thế nào?
§ Các bước tiếp theo: các hành động ngay lập tức cần phải được hoàn thành là gì?
§ Q & A: câu hỏi
23
Trang 24§ Giai đoạn thực hiện dự án
§ Các nhiệm vụ đã hoàn thành trong Giai đoạn thực hiện dự án bao gồm:
§ Phát triển đội ngũ
§ Gán tài nguyên
§ Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
§ Quản lý đấu thầu nếu cần
§ PM chỉ đạo và quản lý thực hiện dự án
§ Thiết lập hệ thống theo dõi
§ Nhiệm vụ được thực hiện
§ Cuộc họp tình trạng
§ Cập nhật tiến độ dự án
§ Sửa đổi kế hoạch dự án khi cần thiết
Trang 25§ Giai đoạn kiểm soát và giám sát
§ Giai đoạn này xảy ra song song với giai đoạn thực hiện
§ Khi dự án tiến về phía trước, người quản lý dự án phải đảm bảo tất cả các bộ phận đều đi đúng hướng mọi lúc và phối hợp với nhau
§ Có thể điều chỉnh kế hoạch dự án do các tình huống không lường trước hoặc thay đổi hướng.
§ Trong giai đoạn kiểm soát và giám sát, người quản lý dự án có thể phải thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
§ Quản lý tài nguyên
§ Giám sát hiệu suất dự án
§ Quản lý rủi ro
§ Thực hiện các cuộc họp và báo cáo tình trạng
§ Cập nhật tiến độ dự án
§ Sửa đổi kế hoạch dự án
§ Vào cuối giai đoạn này, tất cả các sản phẩm dự án đã thỏa thuận nên được hoàn thành và được khách hàng chấp nhận.
25
Trang 26§ Giai đoạn kiểm soát và giám sát
§ Bao gồm tất cả việc đo lường tiến độ và hiệu suất dự án và đảm bảo rằng mọi thứ xảy ra đều phù hợp với kế hoạch quản lý dự án
§ Người quản lý dự án sẽ sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để xác định xem
dự án có đi đúng hướng hay không
§ Một PM thường sẽ chọn hai đến năm trong số các KPI này để đo lường hiệu suất
§ Hiệu suất dự án: Điều này theo dõi những thay đổi trong dự án Cần xem xét số lượng và loại vấn đề phát sinh và cách chúng được giải quyết nhanh chóng Đây có thể xảy ra từ
Trang 27§ Kết thúc dự án
§ Là bước quan trọng trong vòng đời quản lý dự án
§ Nó báo hiệu sự kết thúc chính thức của dự án và cung cấp một khoảng thời gian để phản ánh, wrap-up (bao bọc) và tổ chức các tài liệu.
§ Tổ chức tất cả các tài liệu dự án ở một vị trí tập trung
§ Truyền đạt sự thành công của dự án tới các bên liên quan và giám đốc điều hành
§ Kỷ niệm hoàn thành dự án và công nhận các thành viên trong nhóm 27
Trang 28§ Không có các công cụ thích hợp để
quản lý các dự án, có thể tăng gấp đôi
nỗ lực của mình thay vì tối ưu hóa nó
§ Bằng cách dành thời gian duy trì hàng
tá bảng tính và cố gắng nắm giữ hộp
thư quá tải, sẽ bỏ lỡ cơ hội chiến lược
với thời gian của mình
§ Đây là tầm quan trọng của việc sử dụng
các công cụ phù hợp cho công việc.
Trang 29§ Hai nhóm công cụ chung nên sử dụng để quản lý công việc hiệu quả hơn:
công cụ cộng tác / quản lý công việc và công cụ năng suất cá nhân.
§ Các công cụ quản lý dự án có thể thay đổi theo từng nhóm, nhưng chúng
được sử dụng phổ biến hơn khi các chương trình máy tính cho phép các nhà
quản lý dự án lập kế hoạch, thực hiện và quản lý dự án của họ trong một vị
trí ảo tập trung.
§ Phần mềm quản lý dự án có thể được sử dụng cho bất kỳ điều nào sau đây:
29
Trang 30§ Giúp việc lập kế hoạch và theo dõi dự án trở nên nhanh chóng, ít tốn
công sức, chính xác hơn
§ Phổ biến: Microsoft Project, Microsoft Excel, …
§ Công cụ như sơ đồ Gantt, sơ đồ PERT, các công cụ điều độ, quản lý tiến độ
và chi phí
Trang 31§ Trello
§ ứng dụng quản lý dự án dựa trên web phổ biến, miễn phí và rất dễ sử dụng.
§ Một số tính năng chính của nó là:
§ có thể mời nhiều người vào bảng (board) khi cần
§ Bắt đầu thảo luận với nhận xét và tệp đính kèm
§ Lên danh sách kiểm tra và ngày hết hạn
§ Trello hoạt động mọi lúc mọi nơi
§ có thể tạo thẻ và nhận xét qua email
31