Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản

Chú ý: ở mỗi dòng dữ liệu đều có một ô vuông, nếu bạn muốn xóa hoặc muốn duyệt nội dung của nó thì bạn tích vào những ô vuông đó và bấm chuột vào những chữ tương thích ở cuối mỗi trang

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản

Mục lục

Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản? 2

Mục đích sử dụng 3

Yêu cầu hệ thống 4

Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt 4

Chương 1 Module quản lý công văn – văn bản 5

Chương 2 Module quản lý thư mục 35

Chương 3 Module quản lý tin tức 38

Chương 4 Module quản trị hệ thống 42

Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản?

- Nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn

- Quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học

- Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin

- Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu

- Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị

- Hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều so với thông thường

- Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn

- Đẩy mạnh sự phát triển của đơn vị

Mục đích sử dụng

- Giúp cho đơn vị bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí

- Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm bất kỳ một công văn chứng từ nào

- Nó giúp sử lý một lượng công việc lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bảo tính

an toàn và bảo mật

- Với hệ thống quản trị tác nghiệp thống nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả các đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành chính…

- Giao diện chương trình đơn giản dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết của một chương trình quản lý

- Tìm kiếm tài liệu, công văn nhanh chóng đơn giản thuận tiện

Yêu cầu hệ thống

Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt

• Máy tính CPU tương đương Pentium 4 trở lên

• RAM tối thiểu 128MB

• Hệ điều hành Windows 2000/XP/2003

• SQL 2000 Server

Chương 1 Module quản lý công văn – văn bản

Module này gồm các mục sau:

Quản lý công văn đi Quản lý công văn đến Quản lý công danh mục dự án Quản lý hợp đồng

Đăng ký công văn đi Các mục trên có thể thay đổi tùy theo yêu cầu sử dụng

Màn hình đăng nhập

Giao diện màn hình chính gồm 3 phần: Menu trái, Menu phải, và nội dung ở giữa

Cây thư mục

Dùng để tổ chức các loại tài liệu theo cấu trúc thư mục nhằm tìm kiếm phân loại

nhóm tài liệu Giúp người sử dụng đơn giản hóa việc tìm kiếm và tổ chức thông tin khoa

học

Bạn có thể thêm bớt, sửa, xóa các mục theo nhu cầu sử dụng của đơn vị mình

I Quản lý công văn gồm:

1 Quản lý công văn đi

2 Quản lý công văn đến

3 Quản lý quyết định

4 Quản lý thông báo

5 Văn bản nội bộ

6 Tài liệu ISO

7 Hồ sơ thực hiện ISO

8 Hợp đồng

9 Văn bản khác

10 Văn bản cá nhân

11 Quản lý dự án

Quản lý công văn đi

+ Tạo lập dự thảo văn bản đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan

+ Lưu chuyển dự thảo văn bản đi: chuyên viên soạn thảo văn bản gửi văn bản xin

ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các văn bản được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành văn bản

đi, các văn bản cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý

+ Cấp số đi cho văn bản đi: Mỗi văn bản khi được phát h ành đều có số việc cấp

số có thể tự động hoặc do văn thư cấp

+ Phát hành văn: Hệ thống chương trình hỗ trợ việc trao đổi qua mail, nếu đơn vị nhận văn bản cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ thống

Giao diện của quản lý công văn đi :

Trên cùng là tạo mới, công văn đi, năm làm việc, bộ lọc công văn, tổng số bản ghi, từng tháng làm việc…

- Năm làm việc: hiển thị năm làm việc hiện tại

- Công văn đi: Bạn đang làm việc với công văn đi

- Lọc công văn: đưa ra kết quả muốn tìm kiếm (nói ở phần dưới)

- Tổng số bản ghi: liệt kê tất cả các bản ghi có trong phần quản lý công văn đi này

- Khi chưa mở chi tiết bản ghi nào thì các chữ: Chọn tất cả, thực hiện, Đánh dấu,

Bỏ đánh dấu, Duyệt, Bỏ duyệt không có tác dụng

- Tháng /năm(): số bản ghi của từng tháng trong năm đó, nếu muốn xem chi tiết ta bấm vào dấu + ở cuối để xem nội dung của từng bản

ghi một

- VD Bấm vào dấu + của tháng 12 có nội dung như hình sau:

Tháng 12/2008(14) có 14 bản ghi trong tháng 12 của năm 2008

+ Trên thanh ngang màu xanh hiển thị thứ tự công văn và nội dung trích yếu của mỗi công văn đó và ngày tháng tạo công văn

+ Dưới gồm có 3 ô: ô1 ghi số công văn, ký hiệu, ngày, người ký, người tạo công văn, ghi chú Ô2 là ô tương ứng với ô1 Ô3 đưa ra nội dung trích yếu

+ Thanh công cụ hiển thị các chức năng như: files đính kèm, xem, sửa, xóa, trạng

thái công văn,… (hình dưới) Bên tay trái luôn là menu chương trình còn bên tay phải là

phần nội dung chi tiết

+ Bạn muốn xem: nhấn chuột vào xem

+ Bạn muốn xóa: nhấn chuột vào Xóa hoặc tích vào ô vuông bên cạnh và bấm

vào chữ thực hiện ở cuối cùng của cửa sổ Trong trường hợp bạn muốn xóa tất cả các dữ liệu trên trang màn hình đó bạn tích vào ô vuông chọn tất cả ở bên dưới cùng của cửa sổ rồi nhần vào chữ thực hiện

Chú ý: ở mỗi dòng dữ liệu đều có một ô vuông, nếu bạn muốn xóa hoặc muốn

duyệt nội dung của nó thì bạn tích vào những ô vuông đó và bấm chuột vào những chữ

tương thích ở cuối mỗi trang cửa sổ (hình dưới) Trong trường hợp bạn muốn duyệt, xóa tất cả thì bạn chỉ cần tích vào ô chọn tất cả

+ Bạn muốn Sửa: Nhấn chuột vào Sửa

Bên phía tay trái có một số biểu tượng khi bạn đưa chuột tới biểu tượng nào thì ý nghĩa của biểu tượng ấy sẽ hiện ra ở dưới

Tạo mới: Nhập dữ liệu cho quản lý công văn đi

Bấm chuột vào tạo mới giao diện mở ra: như hình dưới bạn hãy nhập đầy đủ

thông tin cho chúng

Để nhập dữ liệu cho phần dưới đây được thuận tiện thì trước hết bạn nên nhập dữ liệu cho phần quản trị thông tin danh mục (xem ở phần dưới).Khi đã nhập dữ liệu cho phần quản trị thông tin danh mục xong chúng ta chỉ cần đưa chuột vào và chọn những yếu tố thích hợp

+ Đưa ảnh vào: Để đưa ảnh chúng ta vào Browse sau đó đưa đường dẫn tới địa chỉ

file ảnh của bạn

+ Hoặc xóa ảnh: Bấm chuột vào nút xóa

+ Trạng thái văn bản: Tùy từng văn bản từng điều kiện nội dung văn bản mà bạn đặt trạng thái cho nó (bạn chỉ cần tích vào các ô bên cạnh là được)

Sau khi các thao tác nhập dữ liệu đã hoàn tất bạn nhấn ghi

Trong trường hợp tài liệu dài ta ghi tài liệu đó dưới dạng file đính kèm:

Bạn vào files

khi đó sẽ mở ra giao diện bạn vào thêm tệp đính kèm

Trên giao diện này bạn nhấn chuột vào chữ files/thêm tệp đính kèm sau đó nhấn

vào Browse và chỉ tới địa chỉ file của bạn muốn đính kèm Bạn gõ tên tệp và mô tả chi tiết cho tệp Nếu có nhiều tệp đính kèm khác bạn nhấn vào các tệp khác sau đó nhấn ghi ngược lại nếu không cần bạn nhấn xóa

Quản lý công văn đến

Nhập văn bản trực tiếp hoặc nhập qua may scanner, nhập qua fax hoặc lưu trực tiếp từ email

Cũng giống như quản lý công văn đi: quản lý công văn đến cũng có giao diện

và các chức năng như màn hình cập nhật có phần thông tin chung, 1 hoặc nhiều lưới dữ

liệu đi kèm với thanh công cụ để thực hiện các chức năng như: files đính kèm, xem, sửa,

xóa, trạng thái công văn,… (hình dưới) Bên tay trái luôn là menu chương trình còn bên

tay phải là phần nội dung chi tiết

- Bạn muốn xem: nhấn chuột vào xem

- Bạn muốn xóa: nhấn chuột vào Xóa hoặc tích vào ô vuông bên cạnh và bấm vào

chữ thực hiện ở cuối cùng của cửa sổ Trong trường hợp bạn muốn xóa tất cả các dữ liệu

trên trang màn hình đó bạn tích vào ô vuông chọn tất cả ở bên dưới cùng của cửa sổ rồi

nhần vào chữ thực hiện

Chú ý: ở mỗi dòng dữ liệu đều có một ô vuông, nếu bạn muốn xóa hoặc muốn

duyệt nội dung của nó thì bạn tích vào những ô vuông đó và bấm chuột vào những chữ

tương thích ở cuối mỗi trang cửa sổ (hình dưới) Trong trường hợp bạn muốn duyệt, xóa

tất cả thì bạn chỉ cần tích vào ô chọn tất cả

- Bạn muốn Sửa: Nhấn chuột vào Sửa

Bên phía tay trái có một số biểu tượng khi bạn đưa chuột tới biểu tượng nào thì ý

nghĩa của biểu tượng ấy sẽ hiện ra ở dưới

- Bên trên cùng của cửa sổ chính là công văn bạn đang mở ở dạng nào (Công

văn Đến)

- Bên tay trái là tạo mới và năm làm việc hiện tại

- Tổng số bản ghi: Tổng tất cả các bản ghi của công văn đến

- Thanh ngang màu xanh: hiển thị thứ tự công văn và nội dung trích yếu của công văn đó cuối là ngày tháng tạo công văn

Giao diện của quản lý công văn đến

- Tạo mới: tạo nhập một công văn khác với đầy đủ nội dung

Mở từng mục để xem nội dung

Các mục

Quản lý quyết định Quản lý thông báo Văn bản nội bộ Tài liệu ISO

Hồ sơ thực hiện ISO Hợp đồng

Văn bản khác Văn bản cá nhân

Quản lý dự án Bạn làm tương tự như trên

Để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu về sau được dễ dàng thì trước hết chúng ta

nên nhập cho mục thông tin danh mục trước:

+ Trong thông tin danh mục gồm có các danh mục như: chức vụ, phòng ban, lĩnh

vự, khối phát hành, vụ việc, địa chỉ lưu công văn… như hình trên

Bạn hãy vào từng chức vụ một và nhập đầy đủ thông tin cho chúng:

VD: Bạn muốn nhập thông tin cho danh mục chức vụ:

Thông tin danh mục/chức vụ: khi đó chương trình hiện ra cửa sổ của danh mục

chức vụ, bạn vào tạo mới và nhập các thong tin trong cửa sổ này rồi nhấn nút ghi

Chú ý: những chỗ có đánh dấu (*) có nghĩ là bắt buộc phải nhập

Tạo mới, sửa, xóa chi tiết danh mục địa chỉ

Cứ lần lượt như thế bạn hãy nhập đầy đủ các chức vụ mà cơ quan bạn có

+ Để xem trong danh mục chức vụ có những chức vụ gì rồi từ cửa sổ tạo mới này

bạn hãy bấm vào chữ Danh mục chức vụ ngay phía trên bên phải của cửa sổ:

+ Các danh mục khác bạn cũng nhập tương tự

Cũng như quản lý công văn đến: Việc quản lý công văn đi cũng gồm có các chức năng: Màn hình cập nhật thông tin gồm một hoặc nhiều lưới thông tin và thanh công cụ

thể hiện các chức năng : files đính kèm, xem, sửa, xóa, trạng thái công văn, … (hình

dưới) Bên tay trái luôn là menu chương trình còn bên tay phải là phần nội dung chi tiết

Khi bạn muốn xóa bạn di chuột vào chữ Xóa

Khi bạn muốn sửa bạn di chuột vào chữ Sửa

Hoặc bạn muốn xem thì di chuột vào chữ Xem

Nếu có files đính kèm thì bạn di chuột vào files

Các thao tác của quản lý công văn đi cũng giống hệt như quản lý công văn đến Bạn có thể xem cách nhập thông tin của quản lý công văn đến

Các thông tin trong mục tin tức bạn hãy vào mục quản trị thông tin để nhập

Nhóm dữ liệu:

Ưu điểm: Nhóm các dữ liệu theo các trường nội dung chính để thuận tiện cho việc tìm kiếm:

VD1: Bạn đang muốn tìm tất cả các công văn đến trong khoảng thời gian là tháng

10 năm 2007 thì bạn phải làm thế nào?:

Trên giao diện luôn mặc định là dữ liệu của năm hiện tại vì vậy bạn hãy thao tác theo cách sau:

Bạn vào mục Công văn đến rồi chọn tiếp mục Hàng tháng trong ô Nhóm theo

mà cửa sổ đưa ra Khi đó chương trình sẽ cho ra kết quả toàn bộ dữ liệu công văn đến trong 12 tháng của năm 2007 và trong mỗi tháng lại có tổng số công văn đến

Tiếp đó bạn chọn vào ô có hình dấu [+] ở tháng 10 khi đó tất cả các công

văn đến trong tháng 10 sẽ mở ra và đó chính là kết quả mà bạn đang muốn tìm

Trên đây là toàn bộ số công văn đến trong tháng 10, nếu bạn muốn Xem hoặc Sửa hoặc Xoá chi tiết công văn nào bạn chỉ cần nhấn chuột vào chữ Xem, Sửa, hoặc Xoá

trên mỗi công văn đó

Trong trường hợp khi bạn đã nhóm rồi mà kết quả đưa ra vẫn quá nhiều bạn rất mất thời

gian để tìm được nó thì bạn hãy bấm chuột vào ô Lọc dữ liệu Lọc dữ liệu sẽ đưa ra kết

quả gần hơn so với kết quả bạn cần tìm Nếu bạn nhớ càng nhiều chi tiết liên quan tới công việc bạn đang tìm thì kết quả càng chính xác Ở đây bạn chỉ cần nhớ thêm hai thông

như Lĩnh vực và Khối phát hành thì kết quả đã rút xuống rất nhiều như ví dụ dưới kết

quả cho ra chỉ đúng 1 bản ghi đáp ứng những yêu cầu của bạn (hình dưới)

Ví dụ 2: Bạn làm việc ở phòng ban là Phòng vật tư nên bạn chỉ quan tâm tới công văn đến liên quan đến phòng ban của bạn thì bạn làm?

Trước hết bạn vào menu trái chọn Công văn đến rồi chọn tiếp Phòng ban trong

Nhóm theo

(hình dưới)

Kết quả cho ra danh sách các phòng ban và tổng số bản ghi tương ứng với tổng số

công văn đến của từng phòng Bạn chọn tiếp tên phòng là phòng vật tư (Bấm vào dấu

[+]), lúc đó dấu [+] chuyển thành dấu [-] có nghĩa là phòng vật tư đã được mở có tổng số

89 công văn đến trong cả năm Hình dưới

Tương tự như thế bạn cũng có thể nhóm các Công văn đến, đi, quyết

định… theo các nhóm khác như: theo Tuần làm việc, Vụ việc, Khối phát hành, Loại

tài liệu, Lĩnh vực, Địa chỉ lưu

Các mục khác như: Công văn đi, Quyết định, Thông báo, Văn bản nội

bộ, Văn bản hành chính, Tài liệu ISO, Hợp đồng, Văn bản khác cũng thực hiện nhóm

tương tự như thao tác ở Công văn đến

Lọc dữ liệu:

Trước hết ta định nghĩa lọc dữ liệu nghĩa là gì: Lọc dữ liệu nghĩa là đưa ra kết quả gần đúng với những gì bạn đang tìm kiếm trong khi bạn chỉ nhớ được một vài chi tiết liên quan tới nó Nếu bạn nhớ được càng nhiều chi tiết thì kết quả đưa ra càng chính xác

Dưới đây là giao diện chính của bộ Lọc dữ liệu:

Nhìn vào cửa sổ trên ta thấy chương trình đưa ra đầy đủ các danh mục để bạn có thể dựa vào đó để lựa chọn như:

Lọc về Lĩnh vực: Khi bạn đưa chuột vào Lĩnh vực thì chương trình sẽ hiện tất cả những

vấn đề thuộc về lĩnh vực như: Văn hoá, khoa học, kinh tế, chính trị, nhà đất, môi

trường… ở đây bạn quan tâm đến lĩnh vực nào thì bạn đưa chuột và chọn lĩnh vực ấy

Nếu bạn chỉ quan tâm tới nội dung xung quanh lĩnh vực mà không nhớ những thứ khác

như: Độ khẩn, Phòng ban, Mức độ quan trọng, kiểu tài liệu, khối phát hành… thì

chương trình sẽ đưa ra tất cả những nội dung xung quanh vấn đề mà trong lĩnh vực bạn chọn Còn nếu bạn chọn thêm thuộc tính cho nó như:

Trong Lĩnh vực bạn chọn lĩnh vực đất đai, môi trường; Khối phát hành là Trung ương;

Vụ việc là Quy hoạch đất năm 2007 Thì chương trình sẽ đưa ra kết quả gồm tất cả

những bản ghi có nội dung liên quan đến quy hoạch đất năm 2007 của trung ương phát hành gửi tới

Nếu bạn chọn thêm chi tiết nào nữa như: Kiểu tài liệu là thư điện tử; Độ mật là công

khai thì kết quả đưa ra càng gần có nghĩa là càng ít bản ghi độ chính xác càng cao

Đăng ký công văn đi

Màn hình đăng ký công văn đi

Hiển thị danh sách công văn đi ở bên phải màn hình

Tìm kiếm

Tìm kiếm nhanh thông tin trên màn hình chính

Sau khi nhấn phím Enter màn hình tìm kiếm hiện ra như sau:

Chương 2 Module quản lý thư mục

Menu quản lý thư mục

Khi người dung click vào từng thư mục danh sách file của thư mục đó hiện ra, các

thư mục này được phân quyền cho từng người dung (ở phần sau)

Ở đây bạn có thể xem và download các file về (nếu bạn có quyền truy cập thư

mục)

Cập nhập nội dung chi tiết cho từng file và ghi chú

Bạn click chuột vào từng file để mở ra màn hình sau:

Bạn có thể thêm các thư mục (phần quản trị) và phân quyền truy cập cho từng người

Chương 3 Module quản lý tin tức

Menu tin tức dành cho người dùng

Quản trị nội dung

Danh sách tin tức trong phần quản trị

Cập nhập bài viết

Khi ta chọn để xem, sửa bài viết “Phó giám đốc TTCK TP HCM trả lời về khớp

lệnh liên tục123”

Chương 4 Module quản trị hệ thống

Menu quản trị hệ thống

Menu công văn

Cập nhập thông tin cho menu công văn

Menu tin tức

(Sử dụng tương tự chức năng menu công văn)

Menu thư viện

(Sử dụng tương tự chức năng menu công văn)

Đăng ký nhóm công văn đi