Tài liệu Hướng dẫn sử dụng: VNUNi SIC – Quản lý Bán hàng-Siêu thị-Kho hàng docx

Để cài đặt chương trình, người dùng đặt hai files có tên là MSDE2KA.exe và Setup.exe vào cùng một thư mục trên máy tính của người dùng sau đó chạy file Setup.exe bộ cài đặt sẽ tự động th

VNUNI JOINT STOCK COMPANY

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Quản lý Bán hàng – Siêu thị - Kho hàng

Mã phần mềm: VN UNi® SIC

Mã tài liệu: 15BM/STPM/VNUNI

1.1 Thiết lập cấu hình chạy trên mạng 14

1.2 Chạy chương trình máy đã cài MS SQL 2000 17

1.3 Lỗi khi đăng nhập vào phần mềm 18

2 Đăng ký bản quyền 22

3 Quản trị Database 25

3.1 Detachdb 25

3.2 Attachdb 29

3.3 Backupdb 32

3.4 Restoredb 44

3.5 Updatedb 47

3.6 Update_struct 48

4 Quản trị người dùng 51

4.1 Người sử dụng 52

4.2 Nhóm người sử dụng 57

4.3 Quyền sử dụng 62

4.4 Phân quyền 66

5 Theo dõi lưu vết hệ thống 68

6 Thiết lập thông số chương trình (Lựa chọn) 73

6.1 Đơn vị sử dụng 75

6.2 Chương trình 77

6.3 Danh mục 80

6.4 Chứng từ 80

III Thanh công cụ, menu và các phím tắt 95

1 Áp dụng chung 95

1.1 Thanh menu chính 95

1.2 Thanh công cụ 100

1.3 Phím tắt 101

2 Áp dụng cho màn hình danh sách 102

2.1 Menu 102

2.2 Thanh công cụ 103

2.3 Nút thao tác 103

2.4 Phím tắt 104

3 Áp dụng cho màn hình chi tiết 105

3.1 Trạng thái màn hình 105

3.2 Nút thao tác 107

3.3 Phím tắt 111

IV Quản lý danh mục 112

1 Nhóm hàng hóa 112

2 Hàng hóa 126

3 Kho hàng 168

4 Nhóm đối tác kinh doanh 181

5 Khách hàng 193

6 Nhà cung cấp 226

7 Nhà sản xuất 253

8 Nhân viên 266

9 Tài khoản kế toán 286

10 Khoản mục thu chi 297

11 Tiền tệ 309

12 Đơn vị tính 321

13 Tài khoản ngân hàng 322

V Quản lý nghiệp vụ 332

1 Đơn đặt hàng 332

2 Nhập mua 353

3 Khách hàng trả lại 389

4 Xuất bán 412

5 Bán lẻ siêu thị 438

6 Trả lại nhà cung cấp 455

7 Điều chuyển kho 479

8 Xác nhận điều chuyển kho 491

9 Kiểm kê kho 495

10 In tem mã vạch, tem kệ hàng 508

19 Chi tiền 585

20 Sổ quỹ 596

21 Tra cứu hàng theo chứng từ 600

21.1 Đơn đặt hàng 603

21.2 Phiếu nhập hàng 608

21.3 Phiếu trả lại nhà cung cấp 615

21.4 Phiếu xuất bán 621

21.5 Phiếu khách hàng trả lại 628

21.6 Phiếu bán lẻ siêu thị 634

21.7 Phiếu điều chuyển kho 640

21.8 Phiếu điều chỉnh kho (kiểm kê) 645

22 Cập nhật giá nhập mới nhất 651

23 Theo dõi khách hàng 660

24 Doanh số theo khách hàng 664

25 Phân tích bán hàng 670

26 Theo dõi giá vốn 677

27 Thông tin quản trị 684

VI Báo cáo 701

1 Báo cáo nhập 703

1.1 Nhật ký mua hàng 703

1.2 Nhật ký trả lại nhà cung cấp 705

1.3 Bảng kê mua hàng 707

1.4 Bảng kê hàng trả lại nhà cung cấp 709

2 Báo cáo xuất 711

2.1 Nhật ký bán hàng 711

2.2 Nhật ký khách hàng trả lại 713

2.3 Nhật ký bán lẻ siêu thị 715

2.4 Bảng kê hàng bán 717

2.5 Bảng kê hàng khách trả lại 720

2.6 Bảng kê hàng bán lẻ siêu thị 722

3 Báo cáo chuyển kho 724

3.1 Nhật ký chuyển kho 724

3.2 Bảng kê hàng chuyển kho 725

4 Báo cáo tồn kho 727

4.1 Tổng hợp nhập-xuất-tồn (Theo số lượng và giá trị ) 727

4.2 Tổng hợp nhập-xuất-tồn (Theo số lượng ) 729

4.3 Thẻ kho 732

5 Báo cáo thu tiền 735

5.1 Nhật ký thu tiền bán hàng 735

5.2 Nhật ký thu tiền nhà cung cấp trả lại 736

5.3 Nhật ký thu tiền khác 738

6 Báo cáo chi tiền 740

6.1 Nhật ký chi tiền mua hàng 740

6.2 Nhật ký chi tiền khách hàng trả lại 741

6.3 Nhật ký chi tiền khác 743

7 Báo cáo công nợ 745

7.1 Tổng hợp công nợ phải thu 745

7.2 Tổng hợp công nợ phải trả 747

8 Báo cáo quản trị 749

8.1 Danh sách khách hàng có doanh số cao nhất 749

8.2 Danh sách nhà cung cấp có chi phí mua hàng cao nhất 751

8.3 Danh sách nhân viên có doanh số cao nhất 753

8.4 Danh sách mặt hàng bán chạy nhất 755

8.5 Sổ tổng hợp tài khoản 757

8.6 Sổ quỹ 759

8.7 Doanh số bán hàng (Bán buôn) 761

8.8 Doanh số bán hàng (Bán lẻ) 763

8.9 Bảng phân tích bán hàng (Bán buôn) 765

8.10 Bảng phân tích bán hàng (Bán lẻ) 767

trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các doanh nghiệp muốn bán được hàng, ngoài việc tìm ra thị trường, các mặt hàng phù hợp mà còn phải có chiến lược bán hàng hợp lý, linh động, đánh đúng vào tâm lý và nguyện vọng của khách hàng Từ những nhu cầu này đòi hỏi các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp và đem lại hiệu quả cao

Đúc kết từ những thực tế này cộng với lòng nhiệt huyết cùng toàn thể đội ngũ lập trình viên có kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm qua nhiều dự án lớn, công ty chúng tôi đã xây dựng phần mềm

VN UNi® SIC, phần mềm này sẽ giúp người quản lý bán hàng thu được những thông tin quản lý cần

thiết, từ đó vạch ra những chiến lược bán hàng hiệu quả cũng như giúp các nhân viên bán hàng tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng với hiệu suất làm việc cao

Với mong muốn sản phẩm ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng

VN UNI rất mong nhận được các ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về:

Công ty Cổ phần VN UNI

Địa chỉ 1: Nhà 17, ngõ 14, ph ố Pháo Đài Láng, Q.Đống Đa – TP Hà Nội

Địa chỉ 2 : Phòng 1506, tòa nhà 4F, khu đô thị Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 04-24.25.829 MB: 0912.006.999

Email : info@vnuni.net

Website : http://www.vnuni.net

II Quản trị hệ thống

1 Cài đặt chương trình

Chương trình VN UNi® Sales - Inventory Control được triển khai trên nền hệ quản trị cơ sở dữ

liệu là MS SQL của Microsoft Bộ cài của chương trình gồm 2 file MSDE2KA.exe và Setup.exe

MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Engine) là hệ quản trị CSDL phiên bản miễn phí của

Microsoft, được sử dụng hầu hết trong các ứng dụng do Công ty Cổ phần VN UNi phát triển File

MSDE2KA.exe đã được VN UNi "đóng gói" lại để khi chạy có thể tự động cài đặt theo đúng yêu cầu của các sản phẩm của VN UNi

Để cài đặt chương trình, người dùng đặt hai files có tên là MSDE2KA.exe và Setup.exe vào cùng một thư mục trên máy tính của người dùng sau đó chạy file Setup.exe (bộ cài đặt sẽ tự động thực

hiện công việc cài đặt từ đầu cho đến khi việc cài đặt chương trình được hoàn tất bao gồm cài đặt CSDL MSDE và cài đặt chương trình) Trong chương hợp, chương trình đã cài sẵn hệ quản trị CSDL

MS SQL 2000 (Standard, Professional, Enterprise) hoặc MSDE 2000A thì chương trình sẽ kiểm tra và không cài MSDE2KA

Hình 2.1.1: Màn hình cài đặt chương trình

Hình 2.1.2: Màn hình thông báo license

Hình 2.1.3: Màn hình thông tin người sử dụng

Hình 2.1.4: Màn hình chọn các tính năng cài đặt

Chú ý:

1 Khi người dùng chọn “Database & Data utilities” thì chương trình sẽ cài cả database (database cũ không bị cài đè) và cả các file: attachdb, detachdb, backupdb, restoredb vào cùng thư mục với database (mặc định là C:\Program Files\VNUNi® Sales - Inventory Control\Data\)

2 VNUNI Sales – Inventory Control là chương trình sử dụng của phần mềm (mặc định được cài khi cài đặt chương trình)

Hình 2.1.5: Màn hình đường dẫn thư mục cài đặt chương trình

Chú ý: Chương trình mặc định là C:\Program Files\VNUNi® Sales - Inventory Control, người dùng có thể thay đổi đường dẫn cài đặt bằng cách kích chuột vào “Change” và chọn đến nơi cần cài đặt

Hình 2.1.6: Màn hình tạo shortcuts của chương trình

Hình 2.1.7: Màn hình thông báo các tính năng sẽ được cài đặt

Hình 2.1.8: Màn hình cài đặt chương trình

Hình 2.1.9: Màn hình thông báo khi cài đặt xong

Hình 2.1.10: Màn hình kết thúc quá trình cài đặt chương trình

Sau khi cài đặt xong thì bộ cài sẽ tự thực hiện attachdb (xem mục II.3.3.1 về attachdb) và người dùng chạy chương trình với thông tin đăng nhập: Username: admin, Pwd: nimda (người dùng có thể

tự thay đổi mật khẩu của admin)

Chú ý:

- Nếu trong máy tính chưa cài sẵn MSDE2KA thì quá trình cài đặt lần đầu hơi lâu (từ 5 đến

10 phút tùy theo cấu hình máy) vì lần cài đặt đầu tiên bộ cài sẽ cài MSDE2KA

- MSDE2KA chỉ cần cài 1 lần, những lần cài đặt nâng cấp về chỉ chạy file Setup.exe mới

1.1 Thiết lập cấu hình chạy trên mạng

Để thiết lập cấu hình chạy trên mạng, ít nhất phải có một máy đã cài hệ CSDL MS SQL 2000,

2005 hoặc MSDE2000 do VN UNI cung cấp Sau đó, người dùng xác định tên (hoặc IP) của máy chủ

- Trên các máy trạm cần cài đặt, người dùng vào thư mục “DA” nằm trong thư mục đã cài chương trình (mặc định là C:\Program Files\VNUNi® Sales - Inventory Control\DA) nháy đúp lên file Data.udl và DataDS.udl và cấu hình theo như 2 hình vẽ dưới đây

Cấu hình file DataDS.udl Cấu hình file DataDS.udl

Hình 2.1.1.1: Màn hình File “data.udl” và “datads.udl”

- Thiết lập lựa chọn "Đa người dùng" ở màn hình "Lựa chọn" trên tất cả các máy tính đã cài phần mềm

Hình 2.1.1.2: Màn hình thiết lập chế độ đa người dùng Chú ý:

- Khi cài đặt trên máy trạm, chỉ cần copy file Setup.exe là đủ, không cần copy theo

MSDE2KA.exe và cài đặt MSDE lên máy trạm

- Phải chắc chắn tên (hoặc IP) máy chủ chứa CSDL là đúng

- Nếu sử dụng MSDE do VN UNI cung cấp thì sử dụng account “vnuniadmin” và mật khẩu

“vnunimda” do VN UNI tạo trong quá trình cài đặt chương trình (sau khi attached CSDL) Nếu dùng MS SQL đã được cài từ trước thì hãy sử dụng mật khẩu của account "sa" (liên hệ với người quản trị CSDL)

- Mật khẩu nêu ở hình vẽ trên (vnuninimda) là mặc định ban đầu nếu sử dụng MSDE do

VN UNI cung cấp Trong trường hợp đưa chương trình vào hoạt động kinh doanh thì VN UNI sẽ

hỗ trợ để thay đổi mật khẩu của CSDL

- Kiểm tra kết nối trước khi lưu cấu hình Nếu có thông báo kết nối thành công nghĩa là có thể chạy được chương trình trên các máy trạm, truy cập vào CSDL trên máy chủ

- Khi chạy các chương trình trên máy trạm thì dùng account "admin" để tạo các "users" truy cập theo quyền hạn nhất định (Tham khảo chức năng bảo mật trong phần mềm)

1.2 Chạy chương trình máy đã cài MS SQL 2000

Trường hợp cài đặt trên máy tính đã cài sẵn hệ quản trị CSDL MS SQL 2000 (Standard,

Professional, Enterprise) hoặc MSDE 2000A mà không phải do cài từ file MSDE2KA.exe do VN UNI

đóng gói thì người dùng thực hiện như sau:

- Trên máy cài đặt CSDL và chương trình, vào thư mục “DA” nằm trong thư mục đã cài chương trình (mặc định là C:\Program Files\VNUNi® Sales - Inventory Control\DA), nháy đúp lên file Data.udl và DataDS.udl và cấu hình theo như 2 hình vẽ dưới đây

Khi chương trình không kết nối (connect) được với CSDL, người dùng đăng nhập vào phần

mềm với User: admin, Pws: nimda thì chương trình xảy ra lỗi như hình vẽ sau:

Hình 2.1.3.1: Màn hình thông báo CSDL chưa được kết nối

Để chương trình có thể chạy được, người dùng làm theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra MSDE 2000, cài đặt thành công (do bộ cài chương trình tự cài đặt khi chạy

file Setup.exe):

- Kiểm tra sự tồn tại của menu Service Manager như hình vẽ:

Hình 2.1.3.2: Màn hình kiểm tra sự tồn tại của menu Service Manager

- Kiểm tra xem dịch vụ MS SQL Service đã được khởi động hay chưa

Hình 2.1.3.3: Màn hình kiểm tra xem dịch vụ MS SQL Service

Cách khác:

o Chọn menu Start\Settings\Control Panel\Administrative Tools\Services và kiểm

Hình 2.1.3.4: Màn hình Services

Bước 2: Kiểm tra kết nối vào CSDL:

- Chạy \Data\attachdb.bat để kiểm tra xem CSDL đã được attach hay chưa CSDL đã

được attach nếu có thông báo "Database 'vnuni_INV' already exists." như hình vẽ sau:

Hình 2.1.3.5: Màn hình kiểm tra CSDL đã được attach chưa

- Kiểm tra kết nối qua file Data.udl và DataDS.udl: Trên máy cài đặt CSDL và chương trình, vào thư mục “DA” nằm trong thư mục đã cài chương trình (mặc định là C:\Program Files\VNUNi® Sales - Inventory Control\DA), người dùng nháy đúp lên file Data.udl và bấm

nút "Test Connection" Nếu hiển thị ra thông báo "Test connection succeeded." (xem hình dưới) tức là việc kết nối CSDL đã thành công Người dùng kiểm tra tương tự cho file

DataDS.udl Trường hợp không có thông báo như trên (mà chỉ có thông báo lỗi sau một thời

gian dài kết nối), chương trình sẽ báo lỗi như câu hỏi trên Ở trường hợp đó, người dùng hãy cấu hình lại các thông số trên 2 files *.udl và kiểm tra lại

Hình 2.1.3.6: Màn hình file “data.udl” và “datads.udl”

2 Đăng ký bản quyền

Chức năng: Chức năng này cho phép người dùng đăng ký bản quyền (Lisence) với Công ty Cổ

phần VNUNI dựa vào card mạng của máy tính sử dụng chương trình

Cách sử dụng:

Để đăng ký bản quyền của chương trình, người dùng chọn một trong các cách sau:

• Cách 1: Chọn “Giới thiệu chương trình” từ nút “Trợ giúp” trên thanh công cụ (Toolbar)

Hình 2.2.1: Menu “Trợ giúp” trên thanh công cụ Toolbar

Xuất hiện màn hình About VNUNI Sales & Invetory Control, người dùng kích vào Register để hiện lên màn hình Register

Hình2.2.2: Màn hình thông tin về Licensed

Hình 2.2.3: Màn hình đăng ký bản quyền

• Cách 2: Khi đăng nhập vào chương trình, người dùng sẽ thấy xuất hiện màn hình thông báo, để chạy chương trình ở chế độ dùng thử người dùng kích vào “Dùng thử” hoặc “vào “Đăng ký” để đăng ký bản quyền

Hình 2.2.4: Màn hình thông báo chương trình chưa đăng ký bản quyền

Hình 2.2.5: Màn hình đăng ký bản quyền

Màn hình Register chứa các thông tin về công ty VNUNI, Unique key (mã của máy tính hiện thời), tên công ty, Người dùng gửi thông tin về mã máy, tên công ty, hòm thư điện tử và gửi cho VNUNI VNUNI sẽ gửi lại thông tin bao gồm cả Serial number cho người dùng, sau đó người dùng bấm Register thì chương trình sẽ được đăng ký, không còn ở chế độ dùng thử nữa

3 Quản trị Database

Database là file chứa tất cả dữ liệu của chương trình Một database sẽ được lưu xuống ổ cứng

có hai file chính là database file (vnuni_INV_Data.MDF) và transaction log file (vnuni_INV_Log.LDF) Database file (.MDF) là file chính chứa dữ liệu và hệ thống các bảng File transaction log file (.LDF) giống như một nhật ký của database, nếu có sự tác động tới database (chỉnh sửa, xóa, thêm ) thì tất cả các thay đổi đều được ghi nhận vào file này

Detach database (detachdb) là ngắt file dữ liệu ra khỏi sự quản lý của hệ quản trị CSDL để copy file CSDL, thay đổi CSDL Để detach file dữ liệu của phần mềm VNUNI SIC, người dùng kích đúp vào file “Detachdb.bat” được cài mặc định theo đường dẫn: “C:\Program Files\VNUNi® Sales - Inventory Control\Data\Detachdb.bat”

Hình 2.3.3.1.1: Màn hình trước khi detach Chương trình sẽ thực hiện detach CSDL hiện thời và hiện lên màn hình thông báo khi đang thực hiện detach, khi hoàn tất công việc

Hình 2.3.3.1.2: Màn hình khi đang detachdb

Hình 2.3.3.1.3: Màn hình thông báo khi detachdb xong

Chú ý:

1 Nếu database đang có connection (ví dụ: chương trình VNUNI SIC vẫn đang được sử dụng trên một máy khác) thì chương trình sẽ không cho detachdb, để detachdb phải tắt hết các connection hiện đang kết nối vào CSDL

2 Nếu database đã được detach, người dùng thực hiện detachdb tiếp thì chương trình sẽ hiện lên cảnh báo

Hình 2.3.3.1.4: Màn hình thông báo lỗi khi thực hiện detach liên tiếp

3.2 Attachdb

Sau khi detach một database, để tiếp tục sử dụng database đó, người dùng phải kết nối lại với database đó bằng cách thực hiện attach database Attach là tạo CSDL dựa trên hai file vnuni_INV_Log.LDF và vnuni_INV_Data.MDF Để attach database người dùng kích đúp vào file

“Attachdb.bat” được cài mặc định theo đường dẫn: “C:\Program Files\VNUNi® Sales - Inventory Control\Data\Attachdb.bat”

Hình 2.3.3.2.1: Màn hình trước khi attachdb Chương trình sẽ thực hiện attach CSDL hiện thời và hiện lên màn hình thông báo khi đang thực hiện attach, khi hoàn tất công việc

Hình 2.3.3.2.2: Màn hình khi attachdb

Hình 2.3.3.2.3: Màn hình thông báo sau khi thực hiện attachdb

Chú ý: Nếu database đang được attach vào CSDL hiện thời thì chương trình sẽ hiện lên màn hình thông báo

“vnuni_INV_xyz.rar” (trong đó “x” là năm backup gồm 4 chữ số, “y” là tháng backup gồm 2 chữ

số và “z” là ngày backup gồm 2 chữ số) Khi backupdb, chương trình sẽ tự tạo ra file có đuôi rar

mà người dùng không phải cài chương trình giải nén Để Backupdb người dùng kích đúp vào file

“Backupdb.bat” được cài mặc định theo đường dẫn: “C:\Program Files\VNUNi® Sales - Inventory Control\Data\Backupdb.bat”

Hình 2.3.3.3.1: Màn hình trước khi thực hiện backupdb Chương trình sẽ thực hiện Backupdb hiện thời và hiện lên màn hình thông báo khi hoàn tất công việc backupdb

Hình 2.3.3.3.2: Màn hình thông báo khi thực hiện backupdb xong Chương trình sẽ sinh ra file “vnuni_INV_20080711.rar” (20080711 là ngày thực hiện backupdb theo định dạng yyymmdd)

Hình 2.3.3.3.3: Màn hình sau khi thực hiện backupdb

Ghi chú: Người dùng có thể thiết lập chế độ backup tự động dựa vào các tiện ích có sẵn của

window theo các bước sau:

Hình 2.3.3.3.4: Màn hình Services Người dùng kích đúp chuột vào “Task Scheduled” để mở mang hình “Task Scheduled Properties”, sau đó chọn “Automatic” ở cột “Startup Type” và kích “Start”

Hình 2.3.3.3.5: Màn hình Task Scheduler Properties

• Cách 1: Người dùng vào Start/ Control Panel/ Scheduled Tasks, xuất hiện màn hình

Scheduled Tasks người dùng kích đúp vào Add Scheduled Tasks để hiện lên màn hình Scheduled Tasks Wizard

Hình 2.3.3.3.6: Màn hình Scheduled Task Wizard

Sau khi chọn Next, người dùng tìm đến file Backupdb.bat của chương trình được mặc định theo đường dẫn: “C:\ Program Files\ VNUNi® Sales - Inventory Control\ Data\ Backupdb.bat”, chọn thời gian cần hệ thống backup tự động là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc khi bật máy tính

Hình 2.3.3.3.7: Màn hình chọn thời gian backup Chọn ngày và thời gian người dùng muốn chương trình bắt đầu backup

Hình 2.3.3.3.9: Màn hình Scheduled Task Wizard