Page 6 of 83 B1: Đăng nhập tài khoản shopone B2: Tại mục Khách hàng Nhập thông tin khách hàng Số điện thoại, tên, giới tính… B3: Chọn nút Thêm Cách 2: Thêm từ file excel, dành cho tr
Trang 1TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Shop.ONE TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
<Hồ Chí Minh, 03/2015>
Trang 2Page 2 of 83
MỤC LỤC
TỔNG THỂ ỨNG DỤNG 4
A HỆ THỐNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 4
1 KHÁCH HÀNG 4
1.1 Tạo danh sách nhóm khách hàng 4
1.2 Thêm mới khách hàng 5
1.3 Tìm kiếm khách hàng 8
2 GỬI SMS 8
2.1 Chọn tập khách hàng nhận tin 8
2.2 Thống kê các tin đã gửi 12
B NẠP TIỀN 14
1 Trả phí thuê bao 14
2 Lịch sử giao dịch 17
C CẤU HÌNH 18
1 Thông tin chung 18
2 THIẾT LẬP SĐT/ BRANDNAME GỬI - NHẬN TIN 19
3 Quản lý mẫu 21
4 Tài khoản 21
5 Chi nhánh 22
6 Lấy mã xác thực 23
7 Kết xuất dữ liệu 25
8 Lịch sử thêm mới KH 28
D HỆ THỐNG BÁN HÀNG 29
I THIẾT LẬP 29
1 Danh sách kho 29
2 Nhóm sản phẩm 32
Trang 3Page 3 of 83
3 Sản phẩm 35
4 Thiết lập tem sản phẩm 38
5 In tem sản phẩm 39
6 Thiết lập máy in 41
7 Thông tin hóa đơn 41
8 Thiết lập chung 42
9 Quản lý tài khoản 45
10 Phân quyền tài khoản 47
II TỔNG QUAN 52
Mục đích: Cho phép người sử dụng nhìn thấy tổng quan doanh thu của cửa hàng 52
III BÁN HÀNG 53
IV KHO HÀNG 54
1 Nhập mua 54
2 Điều chuyển hàng hóa 56
3 Nhập trả hàng 58
4 Xuất trả hàng 59
5 Kiểm kê 60
V TIỀN 61
1 Thu chi 61
2 Kết ca 62
3 Lịch sử kết ca 65
4 Điều chỉnh tiền trong két 65
VI ĐỐI TÁC 66
1 Nhóm khách hàng 66
2 Khách hàng 68
VII BÁO CÁO 72
Trang 4Page 4 of 83
1 Báo cáo bán hàng theo hóa đơn 72
2 Báo cáo bán hàng theo nhân viên 74
3 Báo cáo bán hàng theo sản phẩm 74
4 Báo cáo nhập kho 75
5 Báo cáo xuất kho 76
6 Báo cáo nhập xuất tồn 77
7 Báo cáo tồn kho 78
8 Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm 79
9 Báo cáo lợi nhuận theo hóa đơn 80
10 Báo cáo công nợ khách hàng 81
TỔNG THỂ ỨNG DỤNG
Hai phân hệ chính của dịch vụ Shop.ONE: Hệ thống chăm sóc khách hàng
và bán hàng
A HỆ THỐNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
1 KHÁCH HÀNG
1.1 Tạo danh sách nhóm khách hàng
B1: Đăng nhập tài khoản shopone.viettel.vn Sau đó chọn phân hệ nhắn tin
chăm sóc khách hàng
Trang 5Thêm mới khách hàng bằng 2 cách sau:
Cách 1: Thêm trực tiếp ( dùng trong trường hợp bạn thêm Khách hàng với
số lượng ít )
Trang 6Page 6 of 83
B1: Đăng nhập tài khoản shopone
B2: Tại mục Khách hàng Nhập thông tin khách hàng (Số điện thoại, tên,
giới tính…)
B3: Chọn nút Thêm
Cách 2: Thêm từ file excel, dành cho trường hợp thêm nhiều khách hàng
cũng lúc
B1: Đăng nhập tài khoản shopone
B2: Tại mục Khách hàng => Chọn Thêm KH từ Excel
B3: Chọn Download template mẫu nếu chưa có file mẫu và điền các
thông tin theo hướng dẫn trong file và lưu lại
Trang 7o Không thay đổi định dạng của file template Nếu chép dữ liệu từ file
khác sang, lưu ý khi dán chọn "Paste Special"
Trang 8Page 8 of 83
1.3 Tìm kiếm khách hàng
Sử dụng để tìm kiếm thông tin khách hàng nhanh hơn Ngoài ra, sử dụng
kết quả danh sách khách hàng vừa tìm kiếm được để gửi tin nhắn
B1: Đăng nhập tài khoản shopone
B2: Tại mục Tìm kiếm khách hàng
B3: Nhập thông tin (Tên, số điện thoại,…) Chọn nút Tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm khách hàng sẽ được hiển thị ở bên phải màn hình
Ngoài ra, chọn vào ô tác vụ để thay đổi thông tin khách hàng
B3: Tại mục Danh sách nhóm => Chọn dấu tích vào Nhóm khách hàng
cần gửi tin ( Nếu muốn gửi hết cho tập Khách hàng trong nhóm đó )
B4: Chọn nút Gửi SMS cho tập khách hàng này
Trang 9Page 9 of 83
B5: Sau đó màn hình sẽ hiển thị bảng Tạo nội dung tin nhắn, người dùng
cần điền đầy đủ thông tin tiêu đề, nội dung tin nhắn…cần gửi
o Trường hợp không muốn gửi tin cho khách hàng trong nhóm đã
chọn Có thể tích chọn ở ô thao tác => Chọn nút Xóa khách hàng
được chọn
o Tiêu đề: Tên của chương trình do chủ địa điểm đặt tên (VD :
Khuyến mãi ngày 02/09/2013)
o Số hiển thị trên máy người nhận: Là SĐT hiển thị khi tin nhắn
gửi đi
Trang 10Page 10 of 83
o Nội dung: Là nội dung SMS mà chủ địa điểm muốn gửi đi Chủ
địa điểm nhập nội dung bằng tiếng Việt không dấu
o Thời gian áp dụng: Từ ngày/tới ngày Đây là khoảng thời gian
áp dụng KM của chủ địa điểm, code KM chỉ có giá trị trong
khoảng thời gian này Chủ địa điểm nhấn vào biểu tượng lịch để
lựa chọn thời gian
o Lưu nội dung trên làm mẫu: Lưu nội dung tin nhắn vừa nhập
làm mẫu để sử dụng sau này
o Ngày gửi/Giờ gửi tin nhắn vào thời điểm: Là ngày/giờ mà
chủ địa điểm muốn gửi thông báo Chủ địa điểm nhấn vào biểu
tượng lịch để lựa chọn thời gian
o Loại chương trình: Thông báo hoặc Khuyến mãi Khuyến mãi sẽ
có kèm mã code trong nội dung tin nhắn
Cách 2: Gửi theo từng Khách hàng riêng lẻ
B1: Tại mục Tìm kiếm KH điền thông tin KH cần gửi SMS ( tên, sđt )
B2: Chọn Gửi SMS cho danh sách KH này
B3: Sau đó màn hình sẽ hiển thị bảng Tạo nội dung tin nhắn, người dùng
cần điền đầy đủ thông tin tiêu đề, nội dung tin nhắn…cần gửi giống bước 5
Trang 11Page 11 of 83
B3: Download template mẫu về, điền thông tin theo các cột tương ứng: số
điện thoại, tên KH, nội dung tin nhắn cần gửi
B4: Chọn Browse chọn file excel => Chọn tiếp Gửi SMS
Trang 12Page 12 of 83
2.2 Thống kê các tin đã gửi
Có 5 trạng thái sau:
TH1: Đối với chương trình chưa kết thúc ( chờ duyệt, chờ gửi, đã gửi,
từ chối ) Khi click vào tên chương trình=> Nút Xem thông tin chi tiết
sẽ không hiển thị
TH2: Đối với chương trình có trạng thái kết thúc Nút Xem thông tin
chi tiết được hiển thị
Trang 13Page 13 of 83
B1: Chọn Tên chương trình kết thúc
B2: Chọn nút Xem thông tin chi tiết
B2: Xem lại nội dung đã gửi
B3: Tại mục Danh sách người nhận => Xem số lượng SMS thành công,
SMS thất bại, SMS đã gửi
Chọn Download kết quả gửi tin để download file kết quả định dạng
excel
Trang 14Page 14 of 83
Ngoài ra, còn xem thống kê được bằng biểu đồ và màu sắc
B1: Chọn Tên chương trình
B2: Xem chi phí thực hiện thông qua biểu đồ
B3: Tại mục Danh sách chương trình đã thực hiện dựa vào màu sắc
có thể check được chương trình đang ở trạng thái nào
Trang 15Page 15 of 83
B1: Chọn Nạp tiền -> Trả phí thuê bao
Tại màn hình này có thể xem các thông tin: số dư tài khoản, gói cước
đang dùng, số SMS nội mạng miễn phí, thời hạn sử dụng
B2: Để xem chi tiết từng loại SMS được miễn phí, tại dòng SMS nội
mạng miễn phí, chọn Xem chi tiết
B3: Để quy đổi số SMS nội mạng miễn phí đầu số sang SMS nội mạng
miễn phí Brandname, chọn Chuyển SMS đầu số sang SMS Brandname
Trang 16Page 16 of 83
Phần 2: Mua gói dịch vụ SMS
Khi khách hàng gửi với số lượng SMS lớn, Với gói dịch vụ SMS này khách
hàng sẽ tiết kiệm chi phí gửi tin hơn giá tin nhắn SMS thông thường
B1: Chọn Nạp tiền => Chọn Trả phí thuê bao
B2: Chọn Mua gói dịch vụ SMS
Chọn các thông số tương ứng theo bảng dưới:
Loại tin nhắn: có 2 loại theo đầu số và theo Brand name
Gói dịch vụ: Theo đầu số ( có gói ShopS 10000; 2000; 3000; 5000 tin)
Theo Brand name ( có gói Lite 1000; 5000 tin)
Để xem chi tiết thông tin gói dịch vụ => Chọn xem Thông tin gói dịch
vụ
Trang 17Page 17 of 83
Lưu ý:
o Số lượng SMS mua chỉ có giới hạn thời gian sử dụng trong vòng
30 ngày kể từ khi mua gói cước
o Chỉ gửi được cho mạng Viettel
Trang 18Page 18 of 83
C CẤU HÌNH
1 Thông tin chung
Mục đích: Hỗ trợ chủ địa điểm thay đổi các thông tin đã điền khi đăng ký
tài khoản
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Thông tin chung
B2: Tại bảng Thông tin cơ bản => Cập nhật, thay đổi các thông tin đã
điền trước đó => Chọn xác nhận
B3: Màn hình sẽ hiện thông báo cập nhật thành công
Trang 19Page 19 of 83
2 THIẾT LẬP SĐT/ BRANDNAME GỬI - NHẬN TIN
Hỗ trợ chủ cửa hàng thiết lập SĐT nhận tin nhắn doanh thu và SĐT gửi
o Hỗ trợ thêm SĐThiển thị khi gửi tin nhắn Sau khi thêm, cần
dùng SĐT đó nhắn tin xác thực, cú pháp DK Shopone gửi
6000 (500 Đ/ SMS)
o Hỗ trợ thêm Brandname hiển thị khi gửi tin nhắn
Đồi với SĐT gửi tin:
o Hiện tại dịch vụ chỉ hỗ trợ thêm 5 SĐT nhắn Chăm sóc khách hàng
và không hỗ trợ xóa / sửa SĐT đã đăng ký
o Sau khi nhắn tin xác thực, 15' sau SĐT vừa thêm mới xuất hiện
trong mục gửi tin
o Đồi với Brandname gửi tin:
Phí khai báo và phí duy trì Brandname được tạm thu khi đăng ký và
sẽ hoàn lại nếu bị từ chối
Trang 20B3: Tại mục Tin nhắn Chăm sóc khách hàng, chọn Thêm số điện
thoại/ Brandname gửi tin nhắn
Lưu ý: Bỏ qua bước này nếu chỉ cần gửi tin bằng đầu số mặc định của
dịch vụ 0979709898
Trang 21Page 21 of 83
3 Quản lý mẫu
Mục đích: Tạo và lưu giữ nội dung tin nhắn đã gửi để gửi các chương trình
nhắn tin lần sau người dùng không phải soạn lại nội dung tin nhắn
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Quản lý mẫu
B2: Chọn Thêm mới để tạo nội dung tin nhắn
B3: Chọn ô Tác vụ để sửa, xóa tin mẫu
4 Tài khoản
Mục đích: Hỗ trợ chủ địa điểm tạo và quản lý các tài khoản có quyền
đăng nhập để thao tác trên hệ thống
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Tài khoản
B2: Chọn Thêm mới
B3: Nhập thông tin Chọn Lưu lại
Trang 22Page 22 of 83
Lưu ý:
o Quyền chủ chi nhánh: chỉ được phép gán quyền quản lý 1 chi
nhánh Các chức năng có thể sử dụng: bán hàng, kho hàng, khách
hàng, cấu hình (dữ liệu chỉ giới hạn trong chi nhánh quản lý)
Không được sử dụng chức năng gửi SMS và nạp tiền
o Quyền đại lý: được phép gán quyền quản lý nhiều chi nhánh Các
chức năng có thể sử dụng: bán hàng, kho hàng, khách hàng, cấu
hình (dữ liệu chỉ giới hạn trong chi nhánh quản lý) Không được sử
dụng chức năng gửi SMS và nạp tiền
5 Chi nhánh
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Chi nhánh
Trang 23Page 23 of 83
B2: Chọn Thêm mới điền các thông tin vào bảng Thêm mới Chi nhánh
sau đó lưu lại
B3: Để sửa lại thông tin Chi nhánh vừa cập nhật vào ô Tác vụ
Trang 24Page 24 of 83
Sau đó chọn Cấu hình => Chọn Lấy mã xác nhận
B2: Tại bảng Lấy mã xác thực nhập mật khẩu đăng nhập trên web và Mã
kiểm tra
B3: Chọn Lấy mã xác thực
Lưu ý: Mỗi mã xác thực chỉ được sử dụng 1 lần và chỉ có thời gian sử dụng
tối đa trong 10 phút
Trang 25Page 25 of 83
B4: Tại màn hình đăng nhập dưới Phần mềm chọn Quên mật khẩu
B5: Copy mã xác thực vừa lấy được ở B3 vào bảng Lấy lại mật khẩu dưới
Phần mềm, nhập mật khẩu mới => Chọn Xác nhận
7 Kết xuất dữ liệu
Mục đích: Khi khách hàng cài đặt lại phần mềm, trong khi chờ đồng bộ
dữ liệu từ web về thì mất nhiều thời gian và khách hàng không rõ khi
nào dữ liệu đã được đồng bộ về hết sẽ dùng chức năng này
Trang 26Page 26 of 83
B1: Trên web shopone.com.vn đăng nhập tài khoản online, chọn Cấu
hình => chọn kết xuất dữ liệu
B2: Nhập Mật khẩu tài khoản online (nếu cửa hàng có nhiều chi
nhánh, phải chọn chi nhánh cần xuất dữ liệu)
B3: Sau đó Chọn kết xuất thành file sql theo đường dẫn của trình
duyệt (khách hàng có thể tự cấu hình lại đường dẫn theo ý khách hàng
Trang 27Page 27 of 83
B5: Xuất hiện màn hình xác nhận -> Chọn OK nếu muốn tiếp tục hoặc Hủy
bỏ
B6: Nếu chọn OK chương trình sẽ khời động lại PM, Nhập mật khẩu đăng
nhập phần mềm -> Chọn file SQL đã kết xuất từ trên web -> OK
Xuất hiện màn hình cảnh báo có dữ liệu tồn tại trong phần mềm sẽ bị xóa
-> Chọn OK nếu muốn tiếp tục import dữ liệu hoặc Hủy bỏ
Trang 28Page 28 of 83
B7: Nếu tiếp tục import chọn OK => Sau khi import thành công sẽ xuất
hiện bảng thông báo import dữ liệu thành công
8 Lịch sử thêm mới KH
Mục đích: Để xem chi tiết số lượng danh sách Khách hàng upload thành
công và số lượng danh sách thất bại
Trang 29Page 29 of 83
B1: Chọn Cấu hình => Chọn Lịch sử thêm KH
B2: Xem số lượng thêm mới KH thành công và thất bại là bao nhiêu Tại
danh sách thất bại Download file về để biết danh sách KH nào thất bại và
nguyên nhân tại sao
D HỆ THỐNG BÁN HÀNG
I THIẾT LẬP
Mục đích: Hỗ trợ người sử dụng thiết lập lại 1 số chức năng của phần
mềm theo ý muốn của KH
1 Danh sách kho
Giúp bạn tạo và quản lý danh sách các kho của cửa hàng, cửa hàng của
bạn để hàng ở bao nhiêu kho hãy tạo trên phần mềm bấy nhiêu kho
tương ứng
B1: Đăng nhập tài khoản shopone.viettel.vn Chọn phân hệ quản trị bán
hàng
Trang 30Page 30 of 83
Sau đó chọn Thiết Lập => Danh Sách Kho
B2: Chọn Thêm mới
B3: Màn hình sẽ hiển thị bảng Thêm mới kho hàng, điền đầy đủ các thông
tin bạn muốn tạo: Tên kho, địa chỉ, số điện thoại…
B4: Tại ô Đang sử dụng, nếu bạn muốn sử dụng kho này ngay thì tích vào,
nếu chưa muốn sử dụng thì bỏ tích
B5: chọn Thêm mới
Trang 31Page 31 of 83
Ngoài ra bạn có thể vào ô Tác vụ để thay đổi thông tin hoăc xóa các kho đã
tạo
Lưu ý: Không xóa được Kho chính
Để xóa được Kho bạn phải vào ô Tác vụ bỏ chọn Đang sử dụng và
kho đó chưa phát sinh giao dịch
Trang 32
Page 32 of 83
2 Nhóm sản phẩm
Giúp phân chia các sản phẩm trong cửa hàng thành các nhóm để dễ quản
lý, ví dụ nhóm Quần Jean, nhóm áo Sơ mi…
Có 2 cách để thêm mới nhóm sản phẩm: Thêm trực tiếp và thêm mới bằng
file excel
Cách 1: Thêm mới trực tiếp ( dùng trong trường hợp bạn thêm mới với số
lượng ít )
B1: Vào Thiết lập => Chọn Nhóm sản phẩm
B2: Chọn Thêm mới để thêm từng nhóm hàng => điền đầy đủ Tên và mã
nhóm vào bảng Thêm mới nhóm sản phẩm
Trang 33Page 33 of 83
B3: Chọn Lưu lại
Mã nhóm để trống Phần mềm sẽ tự sinh, hoặc bạn có thể thay đổi tên mã
nhóm theo ý muốn
Để thay đổi thông tin hoặc xóa vào ô Tác vụ
Lưu ý: Chỉ những mã nhóm sản phẩm chưa phát sinh giao dịch mới xóa
được
Cách 2: Thêm mới nhóm sản phẩm bằng file excel ( sử dụng trong trường
hợp bạn thêm với số lượng lớn)
B1: Vào Thiết lập => Chọn Nhóm sản phẩm
B2: Chọn Nhập từ file excel, nếu chưa có file mẫu bạn chọn Lấy file mẫu
về
Trang 34Page 34 of 83
B3: Lưu lại file mẫu và nhập Tên, mã nhóm sản phẩm theo định dạng của
file mẫu vừa down về
B4: Chọn tập tin => Chọn file mẫu nhập nhóm sản phẩm vừa điền ở B3 =>
Chọn Lưu lại
Trang 35B2: Chọn Thêm mới => điền đầy đủ các thông tin sản phẩm tại bảng Thêm
mới, nhập các thông tin: tên sản phẩm,nhóm sản phẩm, giá nhập, giá bán
lẻ, giá bán sỉ
Ngoài ra bạn có thể tải ảnh của sản phẩm đó lên giao diện màn hình bằng
cách vào image not availble
=> Chọn Lưu lại để hoàn tất
Lưu ý: Không được nhập các ký tự sau ở phần tên sản phẩm: < ! ; \ ‘ [ ] { } /
Trang 36Page 36 of 83
Cách 2: Thêm mới nhóm sản phẩm bằng file excel ( sử dụng trong trường
hợp bạn thêm sản phẩm với số lượng lớn)
B1: Vào Thiết lập => Chọn Sản phẩm
B2: Chọn Import Excel, Download file mẫu về và nhập các thông tin tương
ứng theo hướng dẫn của file
Lưu ý: Tại cột trạng thái để 1 là Đang sử dụng; để 0 là không sử dụng
Trang 37Page 37 of 83
B3: Chọn File import vừa nhập thông tin sản phẩm ở Bước2 => Chọn
import,
Màn hình sẽ hiển thị bảng kết quả import sản phẩm từ file excel cho
biết số lượng import thành công và thất bại
Trong quá trình import có những mã sản phẩm thất bại, bạn có thể
download danh sách thất bại về để xem nguyên nhân tại sao dẫn đến import
bị thất bại
Trang 38Page 38 of 83
4 Thiết lập tem sản phẩm
Giúp tùy chỉnh thiết kế tem sản phẩm, địa điểm có thể chọn các thông
số hiển thị trên tem (tên công ty/ nhãn hàng, tên sản phẩm, giá)
(Tham khảo thêm mục In tem sản phẩm)
B1: Vào Thiết lập => Chọn Thiết lập tem sản phẩm
B2: Tại màn hình hiển thị bảng thiết lập tem sản phẩm, tích chọn nếu
Trang 39B1: Vào Thiết lập => Chọn In tem sản phẩm
B2: Tìm kiếm theo mã sản phẩm, tên sản phẩm hoặc chọn Xem để thiết lập
tất cả -> Chọn Thiết lập
Trang 40Page 40 of 83 B3: Chọn Thiết lập, tại bảng Thiết lập thông số in tem sản phẩm nhập
các thông số bạn muốn trên tem sản phẩm => Chọn Lưu